AUDIT OPERASIONAL ATAS SISTEM DAN PROSEDUR PENGIRIMAN BARANG PADA PT ABC CABANG MAKASSAR Oleh Sukriah Natsir

PT. ABC Barnch Makassar is business think shipment service broad. Think shipment usually to experience late think to destination, as many customer is complain with this problem. Less effective activity who do will disturb operational activity business in process think shipment. Based on operational audit yield of system and prosedure think shipment get some findings that is there are double job between operational courier sub with operational administrasi sub, between finance sub with finance administrasi sub, between courier pick-up think in addition finded nothing cashier who payment service and also finded happen late think to destination. Key Word : Operational Audit, Effective adn Efficient

1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah Salah satu tantangan yang harus dihadapi ialah pelaku bisnis adalah bagaimana meningkatkan efisiensi, efektifitas dan produktivitas kerja perusahaan, Begitu pentingnya penyelenggaraan aktivitas yang sifatnya operasional, maka diperlukan instrument yang mampu memberikan penilaian dan jaminan akan keefektifan suatu kegiatan operasional, yaitu Audit Operasional. Audit tersebut menghasilkan informasi bagi manajemen perusahaan

mengenai problema yang dihadapi dalam melaksanakan kegiatan operasional yang memerlukan perbaikan guna mencapai tingkat operasi yang lebih efisien dan ekonomis. Audit operasional berorientasi pada usaha peningkatan efisiensi operasi/aktivitas manajemen. Sehingga dengan adanya audit operasional, manajemen akan dapat menilai apakah kegiatan yang sifatnya operasional yang telah dilaksanakan oleh perusahaan tersebut sudah efektif dan efisien. PT. ABC adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa pengiriman barang yang berpusat di Jakarta. Perusahaan ini memiliki beberapa cabang, salah satunya Makassar. Dalam rangka meningkatkan kepuasan costumer, PT ABC perlu meningkatkan kinerja operasionalnya dan menilai ektivitasnya, khususnya sistem dan prosedur pengiriman barangnya.

PT ABC sering mengalami masalah dibidang operasional diantaranya banyak customer yang complain atas keterlambatan pengiriman barang. Hal tersebut disebabkan perusahaan melakukan penundaan pengiriman barang. Hal itu dilakukan jika barang atau paket yang akan dikirim sebesar >10 kg tetapi pihak traffic akan tetap menghitung sebesar tarif 10 kg, sehingga perusahaan harus membayar sebanyak 10 kg tersebut padahal pendapatan yang diperoleh >10 kg. Hal ini mengakibatkan kerugian bagi perusahaan sehingga perusahaan melakukan penundaan pengiriman barangnya sehingga mengakibatkan barang tersebut akan terlambat sampai ke kota tujuan. Berdasarkan hal tersebut di atas, maka penulis tertarik untuk mengangkat sebuah judul Audit Operasional atas Sistem dan Prosedur Pengiriman Barang pada PT. ABC Cab Makassar.

1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah Apakah sistem dan prosedur pengiriman barang yang diterapkan PT. ABC Cab. Makassar sudah berjalan secara efektif dan efisien ?.

1.3 Tujuan Penulisan Tujuan penulisan ini adalah untuk mengetahui apakah sistem dan prosedur pengiriman barang yang diterapkan PT. ABC Cab. Makassar sudah berjalan secara efektif dan efisien. 2.Metode Penelitian Metode yang digunakan dalam penulisan ini adalah analisis deskripif, yaitu menggambarkan sistem dan prosedur pengiriman barang yang diterapkan berdasarkan datadata dan hasil kuesioner yang ada 3. Landasan Teori 3.1 Pengertian Audit Operasional Menurut Guy dkk. (2003:419) : Audit Operasional merupakan penelaahan atas prosedur dan metode operasi entitas untuk menentukan tingkat efisiensi dan efektivitasnya. Audit operasional kadang-kadang disebut audit kinerja, audit manajemen, atau audit komprehensif. 3.2 Tujuan Audit Operasional

Tujuan utama Audit Operasional adalah mengevaluasi efektifitas dan efisiensi organisasi. Menurut Guy dkk. (2003:421) audit operasional biasanya dirancang untuk memenuhi satu atau lebih tujuan berikut : a. Menilai kinerja. b. Mengidentifikasi peluang perbaikan. peningkatan efektivitas, efisiensi, dan ekonomi merupakan kategori yang luas dari pengklasifikasian sebagian besar perbaikan. c. Mengembangkan rekomendasi untuk perbaikan atau tindakan lebih lanjut. . Secara ringkas dapat disimpulkan bahwa audit operasional dilakukan untuk mengevaluasi tingkat efisiensi dan efektivitas pelaksanaan aktivitas suatu organisasi. 3.3 Manfaat Audit Operational Adapun manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya audit operasional menurut Tunggal (2000:14-15) adalah: a. Memberi informasi operasi yang relevan dan tepat waktu untuk pengambilan keputusan. b. Membantu manajemen dalam mengevaluasi catatan, laporan-laporan dan

pengendalian. c. Memastikan ketaatan terhadap kebijakan manajerial yang ditetapkan, rencanarencana, prosedur serta persyaratan peraturan pemerintah. d. Mengidentifikasi area masalah potensial pada tahap dini untuk menentukan tindakan preventif yang akan diambil. e. Menilai ekonomisasi dan efisiensi penggunaan sumber daya termasuk

memperkecil pemborosan. f. Menilai efektivitas dalam mencapai tujuan dan sasaran perusahaan yang telah ditetapkan. Sasaran Audit Operasional adalah kegiatan, aktivitas, program atau bidang-bidang organisasi yang diketahui dan diidentifikasi memerlukan perbaikan/peningkatan dalam segi kehematan, efektifitasnya.Sasaran pemeriksaan tersebut harus selalu mempunyai 3 unsur pokok, yaitu :Kriteria, Penyebab dan akibat 3.4 Tahapan-tahapan Audit Operasional Menurut Leo (1979) dalam buku Sukrisno (2006:178) tahapan dalam audit management atau audit operasional terdiri dari: a. Preliminary Survey (Survei Pendahuluan) b. Review and Testing of Management Control System (Penelahaan dan Pengujian atas Sistem dan Pengendalian Management).

c. Detailed Eximination (Pengujian Terinci) d. Tahap Pelaporan 3.5 Prosedur Pelaksanaan Audit a. Persiapan Audit, bertujuan untuk mengumpulkan informasi, penelaahan peraturan, ketentuan yang berkaitan dengan aktifitas yang di audit serta menganalisis informasi yang diperoleh. b. Pengujian Pengendalian Manajemen c. Pemeriksaan Lanjutan bertujuan untuk mendapatkan bukti-bukti yang cukup, guna mendukung sasaran defenitif pemeriksaan yang telah diperoleh. d. Pengembangan Temuan dalam Pemeriksaan Lanjutan e. Penyusunan Kertas Kerja Pemeriksaan f. Pelaporan Hasil Audit. Laporan tersebut merupakan advis pemecahan masalah yang difokuskan pada usaha peningkatan prosedur dan pelaksanaan

pelaksanaan operasi dan juga ditujukan nilai uang yang dapat dihemat jika dilaksanakan aktivitas yang benar serta peningkatannya. g. Pemeriksaan Tindak Lanjut Temuan Hasil Pemeriksaan h. Peran Auditor

4. HASIL DAN PEMBAHASAN 4. 1 Sistem dan Prosedur Pengiriman Barang Sistem dan prosedur pengiriman barang yang diterapkan PT ABC adalah sebagai berikut : 1) Prosedur Penerimaan Order a. CS menerima order via telepon dari customer b. CS mencatat order ke dalam slip order pick up sebanyak 2 (dua) rangkap; Lbr 1 direkatkan dengan pick up order sheet (akan dikirim ke manajer) Lbr 2 : arsip CS c. CS memasukkan order pelanggan ke dalam sistem d. CS berkoordinasi dengan kurir via sms atau telepon untuk perintah pick up. 2) Prosedur Pick Up Barang a. Kurir melakukan pick up barang b. Setelah melakukan pick up kemudian kurir membuat dan mengisi dengan benar pick up control sheet. 3) Prosedur Penerimaan Barang

a. Kurir memeriksa barang, jika dalam bentuk cair barang harus dibuka kembali b. Kurir menimbang barang dan menghitung tarif barang yang telah ditimbang Kurir membuat Berita Acara Serah Terima sebanyak 5 (lima) rangkap; Lembar 1 untuk Pengirim/ Tagihan, Lembar 2 Arsip Operasional, Lembar 3 Cab. Penerima, Lembar 4 : Penerima, Lembar 5 : Arsip Gudang (pengirim) c. Kurir mengisi konosemen sesuai informasi yang diminta dalam konosemen tersebut. Konosemen dibuat sebanyak 4 (empat) rangkap, yaitu : 1. Untuk Penjualan Tunai :Lembar 1 : (asli) shipper / pengirim, Lembar 2 kasir (lampiran DHKO yang dikirim ke KPO), Lembar 3; arsip, Lembar 4: di tempel di barang (untuk penerima, arsip Cabang POD) 2. Untuk Penjualan Kredit : Lembar 1 Penagihan), Lembar 2 : asli untuk finance (invoicing/ bag.

: shipper / pengirim, Lembar 3: Data Entry dan Arsip,

Lembar 4: ditempel di barang (untuk penerima, arsip cab. POD) d. Setelah mengisi konosemen, lalu konosemen asli diserahkan kepada

pengirim/customer sebagai tanda bukti terima dari kurir. e. Kurir melakukan pembayaran di kasir. f. Kurir menuliskan no. konosemen tersebut pada barang dan lembar ke-4 (empat) konosemen ditempelkan dengan barang tersebut dan pada laporan tersebut dikirim ke KPO. g. Kurir akan memeriksa kembali barang yang akan dikirim dengan mencocokkan no. konosemen yang ada pada barang serta jenis barang, nama penerima/tujuan barang. h. Setelah itu kurir membuat pick up control sheet lalu dilaporkan kepada CS sebagai control pick up. 4) Prosedur Penyimpanan Barang a. Kurir menyimpan barang di gudang b. Kurir memeriksa barang akan segera dikirim c. Setelah diperiksa dan dinyatakan sama dengan konosemennya, kemudian barang disortir sesuai tujuannya d. Setelah disortir kemudian kurir membuatkan manifest sebanyak 3 (tiga) rangkap sesuai kota tujuan, yaitu : Lembar 1 disetor bersama POD, Lembar 2 arsip cab. Penerima, dan Lembar 3: arsip cab. Pengirim e. Setelah dibuatkan manifest kemudian barang disatukan sesuai no konosemen yang ada dalam manifest. f. Barang yang telah disatukan kemudian dibungkus dalam satu tempat

g. Kurir membuat Pengantar Paket Kesatuan (PPK) sebanyak 3 (tiga) rangkap, yaitu :Lembar 1 (asli): Direktur ke perwakilan pengirimLembar 2 (merah):Arsip

perwakilan penerima, Lembar 3 (biru) : Arsip perwakilan pengirim h. Kurir mengisi segel sesuai barang yang ada dan menempelkan segel pada barang tersebut. 5) Prosedur Pengiriman Barang di Bandara / Lapangan a. Barang-barang yang telah disegel kemudian disatukan dalam satu tempat. b. Kemudian di berikan label dan menuliskan kota tujuannya. c. Barang di antarkan ke bandara. d. Kurir membayar dengan tunai atau kredit barang tersebut. e. Kurir menerima Tanda Timbang Barang dan SMU (Surat Muatan Udara) dari Agencies. f. Setelah itu kemudian kurir membuat Data Kiriman Outgoing g. Memberikan Data Kiriman Outgoing dan Manifest ke manajer bagian operasional h. Memberikan bukti pengiriman SMU dan konosemen ke bagian finance. 6) Bagian Finance a. Menerima bukti pengiriman konosemen dan SMU setiap hari dari kurir bagian pengiriman b. Bag. finance dan menandatangani bukti pengiriman yang telah diterima dari kurir bag. Pengiriman c. Bag. Finance menginput data-data konosemen dan SMU ke dalam sistem dengan lengkap dan benar. d. Setiap harinya finance membuat laporan hasil penjualan e. Setiap harinya finance melaporkan hasil penjualan kepada Kepala Perwakilan. Setelah disetujui laporan tersebut akan dikirim ke KPO 7) Bag. Administrasi Finance a. Membuat DHKO (Daftar Harian Kiriman Outbound) setiap harinya b. Setiap Dua mingguan membuat daftar invoice, aging, dan copy invoice warna kuning c. Membuat IDP (Informasi Data Pelanggan) 8) Bag. Administrasi operasional a. Mengarsipkan manifest sesuai urutan tanggal setiap harinya b. Mengarsipkan PPK sesuai tanggalnya. 4.2 Preliminary Survey (Survey Pendahuluan) a) Pengamatan fisik, mengamati fasilitas fasilitas yang dimiliki perusahaan

b) Data tertulis (bagian operasional khusunya pengiriman barang)Data ini digunakanuntuk mendapatkan gambaran apakah proses pengiriman barang sudah berjalan secara efektif dan efisien. c) Wawancara Langsung

Berikut disajikan tabel hasil dari survey pendahuluan yang dilakukan oleh auditor: Tabel 1. Memorandum Survei Survei Pendahuluan Bagian Operasional
No

Uraian Terdapat fasilitas-fasilitas yang menunjang kinerja operasional perusahaan. PT. ABC Cab. Makassar telah memiliki Standar Operasional Prosedure (SOP) yang berkaitan dengan operational.

1. 2.

3.

Adanya perangkapan tugas antara bagian kurir operasional dengan bag. Adm. Operasional.

4.

Bagian melakukan pick up, menerima, menyimpan dan yang mengirim barang tidak dipisahkan dengan kata lain dikerjakan oleh 1(satu) orang

5. 6.

Tidak adanya kasir tempat customer melakukan pembayaran Kurir terkadang tidak mengisi secara lengkap dan benar data-data yang diperlukan dalam konosemen.

7. 8.

Adanya perangkapan tugas antara bagian finance dengan bag. Adm. Finance. Adanya keseringan barang yang dikirim selalu tidak tepat waktu sesuai dengan layanan.
Sumber: Data Diolah

4.3 Review And Testing of Management Control System (Penelahaan dan Pengujian atas Sistem dan Pengendalian Management) Berdasarkan data dan temuan-temuan yang diperoleh pada tahap survei pendahuluan, maka tahap selanjutnya adalah review dan pengujian sistem pengendalian manajemen. Aspek-aspek yang akan dikaji ulang sebagai berikut : 1) Memeriksa apakah struktur organisasi perusahaan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi karyawan berdasarkan job description yang telah ditetapkan oleh perusahaan. 2) Memeriksa SDM yang digunakan untuk melakukan proses pengiriman barang. 3) 4) Memeriksa dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses pengiriman barang. Memeriksa fisik barang yang ada di gudang tempat penyimpanan barang. Adapun hasil review dan pengujian sistem pengendalian manajemen pada PT. ABC Cab. Makassar sebagai berikut :

1) Pemeriksaan Struktur Organisasi, Kantor Perwakilan terdiri dari Kepala Perwakilan membawahi Commercial Coordinator dan Finance & General Affair Coordinator. Commercial Coordinator membawahi Customer Service dan Courier. Sedangkan Finance & General Affair Coordinator membawahi Finance dan General Affair. Tetapi dalam kenyataannya bagian yang merangkap dalam dua atau lebih dalam melakukan tugas. Hal tersebut bisa kita lihat antara bag. Operasional kurir dengan bag. Admnistrasi operasional, antara kurir bagian pick up, penerimaan, penyimpanan, dan pengiriman barang, antara bag. Finance dan bag. Administrasi finance. 2) Pemeriksaan SDM yang digunakan untuk melakukan proses pengiriman barang. SDM yang digunakan dalam proses pengiriman barang adalah 3(tiga) orang kurir, 1 orang bag. finance, 1 orang bag. CS, 1 orang bag. Marketing dan 1 orang commercial coordinator. Satu orang kurir diantaranya di kirim ke perusahaan yang telah melakukan kontrak dengan perusahaan dan sering melakukan pengiriman barang setiap harinya dan yang lainnya ditempatkan di perusahaan tersebut. 3) Pemeriksaan barang. Dokumen yang digunakan berupa Slip Order Pick-Up, Pick-Up Control Sheet, Berita Acara Serah Terima, Konosemen, Manifest, Pengantar Paket Satuan, Data kiriman Outgoing, Tanda Timbang Barang(TTB), SMU (Surat Muatan Udara). Dokumen tersebut diperiksa mulai dari dibuatnya Slip Order Pick-Up sampai dengan SMU (Surat Muatan Udara). 4) Memeriksa fisik barang yang ada di gudang tempat penyimpanan barang.. Hasil temuan ditahap ini adalah, masih ditemukan adanya barang yang seharusnya sudah dikirim tetapi barang tersebut masih ada di gudang. Hal ini memungkinkan barang tersebut terlambat sampai ke tujuan karena penundaan pengiriman. Penundaan tersebut dikarenakan barang atau paket yang akan dikirim > 10 kg akan tetap dihitung 10 kg oleh pihak traffic, maka dari itu perusahaan harus membayar sebanyak 10 kg tersebut padahal pendapatan yang diperoleh >10 kg. ini akan menimbulkan kerugian bagi perusahaan. 4.4 Detail Examination (Pengujian Terinci) Dalam tahapan ini, auditor mengumpulkan bukti-bukti yang cukup, kompeten, material, dan relevan untuk dapat menentukan tindakan-tindakan apa saja yang dilakukan management dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses pengiriman

Bukti yang dikumpulkan harus diikhtisarkan untuk masing-masing yang berkaitan dengan criteria, causes dan effects dalam firm audit objectives

Tabel 2 Pengujian Terperinci KONDISI Perangkapan KRITERIA PENYEBAB AKIBAT 1. Kemungkinan terjadi REKOMENDASI kesalahan- Perangkapan pada

antara Prosedur operasional Perusahaan

bagian finance dengan dari Kantor Pusat PT. kekurangan bag. adm. Finance, ABC memisahkan SDM bag. finance

kesalahan baik yang tidak disengaja bagian tersebut harus maupun barang. disengaja atas pengiriman lebih diperhatikan

antara bag. operasional antara

dan perlu dipisahkan

kurir dengan bag. adm dan bag. adm finance, operasional. Selain itu bag. operasional kurir bag. barang yang menerima dengan bag. adm

2. Ada peluang bagi pihak tersebut untuk untuk mencegah halmenyalahgunakan dikerjakannya. 3. Berpeluang dalam hal memanipulasi konosemen. 4. Mempengaruhi kinerja karyawan. tugas yang hal yang tidak

diinginkan.

dan

yang operasional, bag. yang

mengirim barang tidak menerima barang dan dipisahkan. yang barang. Tidak adanya kasir yang Dalam bertugas menerima uang pengiriman dari customer yang customer prosedure Perusahaan barang, kekurangan harus SDM mengirim

1. Tidak adanya tempat pembayaran khusus Perusahaan jika melayani pelanggan yang bersifat mempekerjakan

perlu

tidak tetap yang melakukan pembayaran seorang kasir untuk secara tunai. menangani

bersifat tidak tetap.

melakukan pembayaran

melalui kasir.

2. Uang dari hasil pembayaran customer pembayarn bisa diterima oleh siapa saja sehingga customer. berpeluang bagi orang tersebut

menggelapkan uang tersebut. Kurir yang terkadang Ketentuan yang wajib Kurir yang 1. Tidak fokus lengkapnya data-data yang Manager sebaiknya memberikan arahan

tidak mengisi atau pun mengisi data dengan kurang salah mengisi data lengkap dan benar dalam

dibutuhkan seperti alamat pengirim

2. Kesalahan dalam pencantuman kode kota agar lebih teliti lagi tujuan dalam melakukan

disebabkan karena waktu yang biasanya mendesak dan buru-buru sehingga kurir lupa mengisi datadata tersebut.

melaksanakan pekerjaan dikarenakan banyaknya pekerjaan yang hanya dibebankan kepada 1 orang saja

pengisian data.

Adanya barang

keseringan Ketentuan sampainya Penundaan yang dikirim barang paling lambat pengiriman

1. Customer

akan

kecewa

dengan 1. Jika kemungkinan

ada

pelayanan tersebut. 2. Dengan kekecewaan tersebut, akan

selalu tidak tepat waktu 24 jam dari waktu untuk

dilakukan

sesuai dengan layanan yang telah ditentukan mengefisienkan atau dengan kata lain untuk seringnya keterlambatan sampainya barang ke tempat tujuan. terjadi barang. menerima biaya

menyebabkan hilangnya minat customer untuk menggunakan jasa pelayan

penundaan pengiriman, maka sebaiknya diinformasikan terlebih dahulu

perusahaan.

kepada customer. 2. Untuk customer yang ingin segera barangnya dikirim, sebaiknya customer dibebankan biaya cash.

Sumber

: Data Diolah

4.5 Tahap Pelaporan Pola penyusunan laporan pemeriksaan audit manajemen terhadap fungsi keuangan perusahaan disesuaikan dengan jalannya arus informasi pada tahaptahap pemeriksaan yang telah dilakukan yang disusun sebagai berikut: 1. Lingkup audit,2 Tujuan audit, 3.Sistimatika evaluasi operasional proses pengiriman barang, 4.Temuan, 5.Rekomendasi dan 6 Tanggapan Manajemen

5.Kesimpulan Dan Saran 5.1 Kesimpulan Dari Kelemahan-kelemahan yang ditemukan penulis dapat menyimpulkan bahwa kegiatan operasional khususnya proses pengiriman barang telah berjalan secara efisien namun tidak efektif. Hal ini ditunjukkan dengan membatasi SDM dengan cara melakukan perangkapan tugas serta melakukan penundaan pengiriman barang untuk meminimalkan biaya gaji serta menghindari kerugian perusahaan. Akibatnya, sering terjadi sampainya barang ke tempat tujuan.

5.2 Saran Jika perusahaan menghendaki adanya pernagkapan tugas karena alasan efisien, hendaknya pilihlah bagian-bagian tertentu yang bisa dirangkap tetapi dijaga dengan system yang lebih baik Keterlambatan barang yang terjadi sebaiknya diinformasikan sebelumnya kepada customer sehingga customer dapat mengetahui sebelumnya keterlambatan. Solusi lain untuk barang yang mengalami penundaan karena untuk

mengefisienkan biaya adalah dengan membebankan biaya cash bagi yang ingin barangnya segera dikirim.

Daftar Pustaka

Agoes, Soekrisno. 2006. AUDITING. Jilid I, Edisi ketiga, Jakarta : Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Agoes, Soekrisno. 2006. AUDITING. Jilid II, Edisi ketiga Jakarta : Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Anonim. 2009. Sekilas tentang auditor internal. (http://library.usu.ac.id/download/fe/akuntansi-manahan2.pdf. 23Juni 2010). (Online). diakses

Boynton, William C. dkk. 2002. Modern Auditing. Jilid 2. Jakarta : Erlangga. Cahyoko. 2005. Prosedur Pelaksanaan Audit Operasional Terhadap Instansi Pemerintah pada Kantor Perwakilan Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) (Online). (http://digilib.unnes.ac.id/gsdl/collect/skripsi/archives/HASH01e4/d57eeac9.dir /doc.pdf). Guy, Dan M dkk, 2003, Auditing, Edisi 5, Jilid 2, Dialihbahasakan oleh Paul A. Rajoe, ichsan Setiyo Budi, Yogyakarta : PT Gelora Aksara Pratama Sawyer, Lawrence B. 2006. Internal Auditing. Buku 1 Edisi 5. Jakarta : Salemba Empat. Sawyer, Lawrence B. 2006. Internal Auditing. Buku 2 Edisi 5. Jakarta : Salemba Empat.