TRANSFORMASI DATA AKUNTANSI DAN KEUANGAN MENUJU ERA DIGITALISASI

Hasyim M Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Ujung Pandang ABSTRACT Tujuan penelitian ini adalah menyiapkan kerangka format data keuangan dan akuntansi yang akan digunakan dalam sistem manajemen basis data elektronik khususnya sistem akuntansi kas. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif pada Fakultas Agama Islam Universitas Muhammadiyah Sulawesi Selatan. Sistem yang dikaji adalah sistem penerimaan dan pengeluaran dana fakultas serta pencatatannya. Data dikumpulkan menggunakan teknik wawancara dan anlasis dokumen. Data dianalisis dengan menggunakan analisis sistem dan analisis desain. Hasil penelitian menunjukkan sistem yang diterapkan sekarang ini memiliki kelemahan dalam hal menghasilkan laporan keuangan secara maksimal. Untuk menanggulangi permasalahan tersebut, desain format data digital dalam bentuk tabel yang akan digunakan dalam Microsoft Excel mampu untuk menutupi kelemahan yang ada. Bentuk format yang dibahas adalah format master anggaran, kas kecil, kas, dan buku bank. Digitalisasi data ini sebagai langkah awal untuk penerapan sistem yang terintegrasi dalam organisasi.

Keywords : Transformasi data, digitalisasi data akuntansi dan kuangan.

PENDAHULUAN Pola hidup manusia dipengaruhi oleh pesatnya perkembangan teknologi informasi. Kebutuhan informasi menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari sederetan kebutuhan-kebutuhan lain baik kebutuhan yang sifatnya individu maupun organisasi. Tingginya kebutuhan informasi dari suatu organisasi menuntut transformasi sistem informasi dari konvensional menuju ke arah digitalisasi informasi. Tuntutan ini sangat penting untuk diperhatikan guna menunjang perolehan informasi yang tepat, cepat, dan akurat. Sistem informasi akuntansi membantu manajemen dalam mengumpulkan, mengolah, dan menyimpan data akuntansi yang menghasilkan informasi keuangan sehingga dapat dijadikan acuan pengambilan keputusan. Hal ini sangat berguna untuk menetapkan rencana strategis organisasi dan pengendalian operasional. Perkembangan teknologi informasi menjadi bagian yang tidak terpisahkan dengan perkembangan sistem informasi. Komputer yang merupakan bagian dari hasil-hasil perkembangan teknologi sangat membantu organisasi menerapkan sistem informasi akuntansi yang lebih bermanfaat. Setiap organisasi yang ada di sekitar kita baik itu instansi pemerintah maupun swasta pada umumnya telah menggunakan komputer untuk menjalankan kegiatannya. Hal ini juga dapat dilihat dalam dunia pendidikan terutama bagi perguruan tinggi negeri maupuan yang dikelolah oleh pihak swasta. Komputer umunya telah digunakan untuk membantu aktifitas keseharian organisasi. Namun pada kenyataannya, keberadaan komputer tidak sepenuhnya digunakan secara maksimal. Hal ini dapat kita jumpai dibeberapa tempat bahwa tidak semua aktivitas administrasi perguruan tinggi terekam

dalam komputer. Hal ini disebabkan sumber daya yang ada sangat terbatas untuk memaksimalkan penggunaan komputer di setiap perguruan tinggi. Penelitian ini merupakan penelitian sistem dengan studi kasus pada salah fakultas yang ada di Universitas Muhammadiyah Makassar. Data yang digunakan dalam

penelitian ini adalah data siklus penerimaan dan pengeluaran kas fakultas. Tujuannya adalah untuk menyiapkan format data dalam bentuk digital guna membantu fakultas untuk beralih dari sistem manajemen basis data konvensional menuju era digitalisasi data. Penelitian ini menggunakan data keuangan yang terkait dengan penerimaan dan pengeluaran kas pada Fakultas Agama Islam Universitas Muhammadiyah Makassar. Fakultas ini dipilih dengan alasan bahwa memiliki kompleksitas transaksi yang relatif tinggi sehingga diasumsikan membutuhkan sistem informasi yang berbasis elektronik untuk menunjang aktivitas operasinya. MASALAH PENELITIAN Sistem pencatatan keuangan yang dilakukan oleh Fakultas Agama Islam Universitas Muhammadiyah masih secara manual sehingga penyajian informasi akuntansi belum bisa dihasilkan secara maksimal. Hal ini dapat menghambat kegiatan operasinal dan pengendalian fakultas. Oleh karena itu diperlukan sistem informasi yang berbasis komputer untuk menyediakan informasi yang secara cepat. Untuk menjalankan sistem informasi berbasis komputer, langkah pertama yang harus disiapkan adalah menyiapkan data berbentuk elektronik yang akan digunakan dalam sistem berbasis komputer.

KAJIAN LITERATUR Pengambilan keputusan oleh para eksekutif sangat tergantung pada informasi. Informasi yang didapatkan menjadi pertimbangan untuk menentukan strategi yang akan dijalankan di masa yang akan datang. Informasi yang dibutuhkan tersebut diperoleh dari suatu sistem informasi. Romney dan Steinbart (2006) mendefinisikan sistem sebagai rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Suatu sistem selalu terdiri dari beberapa sub-sistem yang lebih kecil, yang masing-masing sub-sistem melakukan fungsi khusus yang penting, untuk mendukung atau mencapai tujuan dari sistem yang lebih besar. Kadir (2003) menyatakan bahwa sistem informasi mencakup sejumlah komponen (manusia, komputer, teknologi informasi, dan prosedur kerja), ada sesuatu yang diproses (data menjadi informasi), dan dimaksudkan untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan. Sementara itu Hall (2001) mendifinisikan sistem informasi sebagai suatu rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan distribusikan kepada pemakai. Menurut Handayani (2007) bahwa setiap organisasi harus menyesuaikan sistem dengan kebutuhan pemakai sehingga tujuan penggunaan sistem informasi yang spesifik dapat berbeda-beda dari satu perusahaan dengan perusahaan lain. Terdapat tiga tujuan utama yang umum bagi semua sistem (Hall, 2001) yaitu: untuk mendukung fungsi kepengurusan (stewardship) manajemen, untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen, dan mendukung kegiatan perusahaan hari demi hari. Menurut Hall (2001), informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat digunakan dalam pengambilan keputusan apabila informasi tersebut berkualitas artinya

informasi tersebut harus memenuhi empat hal yaitu: relevan (relevance), akurasi (accuracy), tepat waktu (timeliness), lengkap (complete). Bahkan Jogiyanto (2009) memaparkan bahwa jika suatu informasi yang dihasilkan tidak memenuhi hal-hal tersebut, maka informasi tersebut tidak dapat dikatakan informasi yang berguna, tetapi merupakan sampah. Relevan (Hall, 2001) diartikan bawha informasi harus memberikan manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap individu satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan. Sedangkan akurasi (Hall, 2001) dijelaskan bahwa

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan, dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidakakuratan dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau merubah data-data asli tersebut. Tepat waktu (Hall, 2001) dijelaskan bahwa informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang usang tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal atau kesalahan dalam keputusan dan tindakan. Kondisi demikian menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi, sehingga kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya memerlukan teknologi-teknologi terbaru. Hall (2001) menuturkan bahwa kelengkapan merupakan bagian informasi yang esensial bagi pemakai tidak boleh ada yang hilang atau kurang. Misalnya: sebuah laporan harus menyajikan semua perhitungan dan menyajikannya dengan jelas sehingga tidak menimbulkan laporan yang ambigu.

Dari beberapa definisi tersebut di atas, kesimpulan yang dapat diambil bahwa sistem informasi merupakan sarana untuk menyediakan informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan organisasi dan menambah pengetahuan sehingga dapat mengurangi ketidakpastian bagi para pemakai infomasi.

METODE PENELITIAN Tempat Penelitian Penelitian ini dilakukan di Fakultas Agama Universitas Muhammadiyah Makassar yang berlokasi di Jl. Sultan Alauddin No 259 Makassar. Penelitian ini terfokus pada sistem pencatatan kas masuk dan kas keluar fakultas pada periode tahun 2012. Pihak yang terkait dengan sistem ini adalah bidang keuangan yang dibawahi oleh pembantu dekan bidang dua beserta jajarannya. Instrumen Penelitian Untuk memperoleh informassi yang diperlukan dalam penelitian ini, maka dilakukan metode pengumpulan data sebagai berikut: 1. Wawancara Merupakan bentuk pengumpulan data dengan mewawancarai pegawai instansi yang terkait langsung dengan pengoperasian transaksi-transaksi keuangan Fakultas Agama Islam Universitas Muhammadiyah. 2. Analisis dokumen Analisis dokumen merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan mencatat data-data yang dimiliki oleh fakultas sesuai dengan yang dibutuhkan.

Analisa Data Dalam penelitian ini, penulis menggunakan analisis sistem dengan menggunakan flowchart. Analisis sistem mencakup studi kelayakan dan analisis kebutuhan. Studi kelayakan menentukan kemungkinan keberhasilan solusi yang diusulkan dan berguna untuk memastikan bahwa solusi yang diusulkan dapat diterapkan pada perusahaan dengan sumber daya yang dimiliki. Sedangkan analisis kebutuhan dilakukan untuk menghasilkan spesifikasi kebutuhan dan menentukan spesifikasi yang rinci tentang halhal yang akan dilakukan sistem ketika diimplementasikan. Langkah- langkah dasar yang dilakukan oleh peneliti dalam melakukan analisis sistem sebagai berikut ini : 1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah yang ada di Fakultas Agama Islam Universitas Muhammadiyah Makassar. 2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada (yang diterapkan sekarang ini). 3. Analyze, yaitu menganalis sistem yang didefenisikan sebagai langkah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. 4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis. Sementara itu, analisis desain yang dilakukan penulis dengan melakukan desain formulir berbasis MS Excel bertujuan untuk menentukan data-data yang perlu untuk direkam, sehingga informasi yang dihasilkan dapat terpenuhi dengan baik.

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Pengumpulan Data Data dikumpulkan melalui wawancara dan analisis dokumen yang dilakukan pada Fakultas Agama Islam. Wawancara dilakukan terhadap kasir dan penanggung jawab keuangan Fakultas dalam hal ini oleh Pembantu Dekan bidang keuangan. Selanjutnya, dokumen yang dianalisis berupa dokumen keuangan berupa beberapa bukti transaksi, buku catatan kas masuk dan kas keluar, dan buku rekening bank yang digunakan fakultas. Deskripsi Penelitian dan Pengujian data Sistem yang dianalisis dalam penelitian ini adalah sistem penerimaan dan pengeluaran kas yang meliputi kas kecil, kas, dan kas di bank. Hasil analisis dokumen menunjukkan bahwa terjadinya kesalahan tempat pencatatan transaksi keuangan yang menimbulkan catatan keuangan tidak mampu berfungsi sebagai alat bantu kontrol keuangan fakultas. Kondisi lain yang didapatkan penulis adalah terkadang terjadi transaksi penarikan dana dari pihak bank tidak dicatat dalam buku kas. Kondisi ini juga membuat buku kas menjadi sulit untuk dijadikan pedoman informasi keuangan sebelum dilakukan perbaikan-perbaikan. Kemudian hal lain yang ditemukan bahwa penarikan dana dari bank sebelumnya tidak dicatat, namun pengeluaran untuk penggunaan dana tersebut dicatat dalam buku kas. Kondisi ini tentulah jauh dari standar penerapan akuntansi atas rekening kas, kas kecil, dan bank. Selanjutnya, catatan kas secara umum belum mampu membantu terbentuknya pelaporan penerimaan dan pengeluaran kas fakultas yang terintegrasi secara efektif dan efisien. Untuk keperluan pelaporan misalnya, fihak Fakultas harus menginput data dari buku catatan manual atau dari buku rekening bank untuk disusun menjadi laporan

keuangan yang dibutuhkan saat itu. Hal ini tentunya memerlukan waktu yang relatif lama, dan menurut pihak fakultas hal tersebut terkadang membutuhkan waktu kurang lebih dua hari. Pembahasan Untuk memulai desain sistem digitalisasi, yang pertama-tama yang harus dipetakan adalah master-master data apa yang dibutuhkan. Pada bagian ini, penulis memetakan kebutuhan master data berupa master data mata anggaran pendapatan dan belanja. Master data ini sangat dibutuhkan untuk membantu pihak fakultas untuk mengklasifikasikan data pendapatan dan data belanja. Untuk data master-master ini, kolom-kolom tabel yang dibentuk adalah: Kode Mata Anggaran, Nama Anggaran, Nilai Anggaran. Untuk lebih jelasnya, formulir untuk diterapkan di MS-Excel seperti pada gambar berikut ini: Nama Universitas (diganti dengan nama Universitas) Nama Fakultas (diganti dengan nama Fakultas) Master Anggaran Kode Anggaran Nama Mata Anggaran x.xx.xx.xx1 Nama Mata Anggaran 1 x.xx.xx.xx2 Nama Mata Anggaran 2 Dst Dst Dst Dst Gambar 1: Formulir Master Anggaran Kolom kode anggaran diisikan dengan kode anggaran yang sebelumnya dibuat oleh pihak fakultas. Kode ini bisa disusun berupa angka, huruf, atau dengan gabungan angka atau huruf. Formatnya pun tidak mutlak harus menggunakan pemisah tanda titik seperti pada gambar 1. Pengkodean ini digunakan untuk mempermudah

Nilai Anggaran Nilai Anggaran 1 Nilai Anggaran 2 Dst Dst

pengklasifikasian mata anggaran sesuai dengan tujuan penganggaran. Yang kedua adalah nama mata anggaran, bagian ini akan diisikan nama-nama anggaran pendapatan

dan belanja yang menjadi pendapatan dan belanja fakultas sejak didirikan dan yang akan terjadi di masa yang akan datang. Sebagai contoh pada bagian ini adalah pendapatan SPP mahasiswa. Selanjutnya adalah mendesain formulir untuk mencatat transaksi keuangan harian yaitu terdiri dari formulir untuk mengganti catatan kas kecil, buku kas, serta mendesain buku bank untuk mengontrol kas yang ada di bank. Formulir yang pertama akan kita bahas adalah untuk mencatat kas kecil. Formulir kas kecil setidaknya mampu merekam transaksi kas kecil secara harian atau secara berkala (yang mana dianggap paling efektif). Data-data yang akan direkam secara standar dalam formulir ini adalah tanggal transaksi, keterangan, kode anggaran, referensi, debet, kredit, dan saldo. Kolom tanggal transaksi akan diisi dengan data tanggal saat terjadinya transaksi harian atau tanggal pertanggungjawaban bukti-bukti secara kolektif jika berkala. Kemudian kolom keterangan akan diisikan dengan informasi yang bersifat keterangan atas transaksi yang direkam seperti informasi pengisian kas kecil, penggunaan dana kas kecil, dan lain-lain. Selanjutnya kolom kode anggaran, kolom ini akan diisikan dengan kode anggaran yang berkaitan dengan transaksi belanja kas kecil. Misalnya transaksi belanja untuk keperluan perlengkapan kantor, maka kolom ini akan diisikan dengan mata anggaran belanja perlengkapan kantor. Referensi adalah kolom selanjutnya yang akan diisikan dengan data referensi atas bukti transaksi. Sebagai contohnya adalah nomor bukti transaksi. Untuk memudahkan penelusuran bukti transaksi, kolom referensi bisa dijadikan acuan. Sementara itu, bukti transaksi disarankan untuk diarsip secara rapi dan berurutan berdasarkan nomor bukti dan tanggal transaksi. Kolom selanjutnya adalah debet dan

10

kredit. Kedua kolom ini akan diisi dengan nilai transaksi dalam bentuk satuan mata uang rupiah. Kolom debet diisi jika transaksinya merupakan pembentukan kas kecil, pengisian kembali kas kecil, penambahan saldo kas kecil. Sementara itu, kolom kredit akan diisi jika transaksinya berkaitan dengan belanja-belanja yang menggunakan kas kecil. Kolom terakhir adalah kolom saldo yang merupakan kolom yang berisi nilai uang kas kecil. Nilai ini akan bertambah (berkurang) jika terjadi transaksi penambahan (belanja) dana kas kecil. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 2 berikut: Nama Universitas (diganti dengan nama Universitas) Nama Fakultas (diganti dengan nama Fakultas) Buku kas kecil Kode Tanggal Keterangan Ref Anggaran Jan 13 1 Saldo 2 Pembentukan xxx xxx 3 Belanja Dapur xxx xxx Dst Dst dst dst Gambar 2: Formulir buku kas kecil

Debet xxx dst

Kredit

Saldo xxx xxx Xxx dst

xxx dst

Formulir yang kedua yang dibahas adalah formulir untuk mencatat transaksi kas ditangan. Formulir ini pada dasarnya sama dengan formulir buku kas kecil, cuman yang membedakannya hanya judul formulir saja. Fungsi formulir ini adalah untuk mencatat transaksi mutasi kas yang ada ditangan yang bukan merupakan kas kecil. Kas ini memiliki saldo yang relatif besar untuk operasional organisasi yang pembiayaannya tidak efektif didanai menggunakan dana kas kecil. Transaksi yang menggunakan kas ditangan efektifnya hanya dilakukan jika jumlah nilai nominalnya relatif besar dan pihak kedua tidak memungkinkan untuk melakukan transaksi menggunakan jasa perbankan. Teknik pengisiannya pun tidak berbeda dengan teknik pengisian kas kecil

11

mulai dari kolom tanggal, keterangan, referensi, debet, kredit, dan saldo. Secara lengkapnya dapat dilihat pada gambar 3 berikut ini: Nama Universitas (diganti dengan nama Universitas) Nama Fakultas (diganti dengan nama Fakultas) Buku kas Kode Tanggal Keterangan Ref Anggaran Jan 13 1 Saldo 2 Penarikan Bank xxx xxx 3 Belanja Peralatan xxx xxx Dst Dst dst dst Gambar 3: Formulir buku kas

Debet xxx dst

Kredit

Saldo xxx xxx Xxx dst

xxx dst

Terakhir adalah buku bank yang akan digunakan untuk mengontrol dana organisasi yang disimpan di bank. Buku bank ini secara formulir juga tidak berbeda dengan buku kas kecil dan buku kas. Namun untuk mengontrol dana yang ada di beberapa bank, maka perlu dibuat buku bank sejumlah bank yang digunakan oleh organisasi. Selain untuk mencatat mutasi dan mengontrol dana di bank, formulir ini akan sangat berguna sebagai dasar untuk melakukan rekonsiliasi bank jika terdapat perbedaan antara catatan organisasi dengan catatan pihak bank yang dapat diperoleh dari cetakan rekening koran atau buku tabungan. Gambar 4 berikut merupakan formulir yang dapat digunakan sebagai buku bank: Nama Universitas (diganti dengan nama Universitas) Nama Fakultas (diganti dengan nama Fakultas) Buku Bank xxx (xxx diganti dengan nama bank) Kode Tanggal Keterangan Ref Anggaran Jan 13 1 Saldo 2 Setoran SPP xxx xxx 3 Penarikan xxx xxx Dst Dst dst dst Gambar 4: Formulir buku bank

Debet xxx dst

Kredit

Saldo xxx xxx Xxx dst

xxx dst

12

Dengan terbentuknya keempat formulir data digital ini, maka penelusuran data keuangan semakin mudah. Keuntungan lain yang diperoleh adalah saat membutuhkan laporan, data yang tersedia memungkinkan untuk sortir dan disaring sesuai dengan kebutuhan pengelolah organisasi maupun untuk pihak lain yang berkepentingan. Untuk keperluan sortir dan saring data, MS Excel sebagai program aplikasi pengolah data sangat membantu. Penggunaan MS Excel ini merupakan langkah awal untuk membangun sistem informasi keuangan yang terintegrasi dengan terdigitalisasinya datadata transaksi keuangan organisasi.

13

KESIMPULAN, KETERBATASAN DAN SARAN Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan, maka dapat disimpulkan bahwa sistem yang berjalan pada Fakultas Agama Islam Universitas Muhammadiyah Makassar sebagian besar masih menggunakan sistem pencatatan dan penyimpanan data secara manual serta tidak tersediannya database. Kondisi ini sangat menyulitkan fakultas untuk menghasilkan informasi yang maksimal, baik dari segi waktu selama proses penyusunan pelaporan maupun jenis laporan yang dihasilkan. Hal ini juga mengakibatkan adanya kendala dalam melakukan pencarian dan penyimpanan data sehingga kemungkinan terjadinya kehilangan data menjadi lebih besar. Oleh sebab itu Fakultas Agama Islam Universitas Muhammadiyah Makassar memerlukan sebuah sistem pencatatan data keuangan yang terkomputerisasi untuk mencegah terjadinya resiko-resiko tersebut. Sistem pencatatan data keuangan yang penulis usulkan kepada Fakultas Agama Islam Universitas Muhammadiyah Makassar berbasis Microsoft Excel 2007. Rancangan sistem ini berguna untuk mengatasi masalah-masalah dalam kegiatan yang berkaitan dengan transaksi keuangan Fakultas Agama Islam Universitas Muhammadiyah Makassar. Dengan sistem baru ini, maka digitalisasi data akan terwujud dan laporan yang bisa dihasilkan lebih maksimal tanpa melakukan penginputan data secara berulang-ulang. Keterbatasan Sistem pencatatan data keuangan dalam penelitian ini terbatas pada digitalisasi data transaksi keuangan. Kondisi ini belum mampu membantu pihak fakultas untuk mengasilkan laporan yang dibutuhkan .

14

Riset Kedepan Penelitian selanjutnya diharapkan sampai dengan perancangan bentuk dan variasi pelaporan keuangan guna mendukung pertanggungjawaban keuangan menggunakan database yang ada. Harapan selanjutnya bahwa data yang sudah terdigitalisasi bisa ditransformasikan ke dalam bentuk data base yang terintegrasi dengan pelaporan serta formulir penginputan data keuangan.

15

DAFTAR PUSTAKA

Hall, J.A., 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 3, Salemba Empat. Jakarta. Handayani, Rini, 2007. Analisis Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Minat Pemanfaatan Sistem Informasi Dan Penggunaan Sistem Informasi (Studi Empiris Pada Perusahaan Manufaktur di Bursa Efek Jakarta). Simposium Nasional Akuntansi 10. Makassar: Universitas Hasanuddin. Jogiyanto, 2009. Sistem Teknologi Informasi. Edisi ketiga. Yogyakarta: Penerbit Andi Kadir, Abdul, 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi Romney, M dan Steinbart, P. 2006. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Sembilan. Jakarta: Salemba Empat.

16