KERTAS MAKLUMAT JAWATANKUASA PENGURUSAN MAKLUMAT SEKOLAH (JPMS)

Senario JPMS masa kini 1. Majoriti sekolah-sekolah di negeri Sabah belum menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Sekolah. 2. Tiada penekanan untuk melaksanakan JPMS di sekolah-sekolah.

JUSTIFIKASI PENUBUHAN JPMS 1. Kebanyakan Pentadbir Sekolah hanya mengesahkan data sekolah tanpa mengetahui tatacara kutipan data dibuat. 2. Pentadbir Sekolah keliru dengan pelbagai aplikasi yang digunakan. 3. Penyimpanan data yang tidak teratur boleh menjejaskan keselamatan data yang dikutip.

JUSTIFIKASI PENUBUHAN JPMS 4. Turn over yang tinggi dikalangan Guru Data disebabkan oleh beban tugas yang berlebihan (Pihak Pentadbir tidak mematuhi arahan Pekeliling Ikhtisas 14/2007). 5. Kekurangan peralatan khusus untuk Pengurusan dan Penyimpanan Data dan Maklumat. 6. Kurang kerjasama daripada pihak Pentadbiran dan guru-guru untuk mendapatkan data.

Punca kuasa : Surat Pekeliling Ikhtisas Bil : 14/2007 Tarikh : 19 Disember 2007

Modus Operandi 1. Taklimat kepada Pengurus Maklumat Sekolah (PKTD). 2. Pemantauan ke sekolah-sekolah 3. Pelaporan kepada Jawatankuasa Pengurusan Maklumat JPN dan Jawatankuasa Pengurusan Maklumat PPD.

Sasaran Untuk Tahun 2010 1. Semua Sekolah Menengah telah menubuhkan JPMS 2. Semua sekolah berstatus Lokasi Bandaraya, Bandar. Bandar kecil, dan Pekan telah menubuhkan JPMS.

Konsep
Pengurusan Maklumat Berpusat

Objektif
1. Mewujudkan sistem pengumpulan dan penyimpanan data yang lebih sistematik. 2. Membolehkan semakan silang outcome pengumpulan data dilakukan antara berbagai aplikasi yang ada dengan aplikasi utama (EMIS). 3. Mengurangkan ralat data dan meningkatkan kualiti kesahihan data yang dikumpul dan dikeluarkan.

Fungsi
Memastikan kutipan dan penyelarasan data menggunakan pelbagai aplikasi yang dikeluarkan oleh KPM. Memastikan penyimpanan data yang dikutip, selamat dan teratur. Memastikan maklumat yang dijana adalah berasaskan data yang telah diselaraskan dan disahkan. Mengesah dan mengeluarkan data.

PROSES PELAKSANAAN JPMS

UNIT PENGURUSAN MAKLUMAT JABATAN PELAJARAN NEGERI SABAH
Aplikasi dan arahan kutipan Data Kutipan, penyelarasan dan pengesahan data Daerah

UNIT MAKLUMAT PEJABAT PELAJARAN DAERAH

Aplikasi dan arahan kutipan Data Kutipan, penyelarasan dan pengesahan data sekolah

JAWATANKUASA PENGURUSAN MAKLUMAT SEKOLAH (JPMS)

Sebahagian aplikasi-aplikasi yang digunakan di sekolah EMIS/SMPP (Educational Management Information System Sistem Maklumat Pengurusan Pendidikan) SMM (Sistem Maklumat Murid) SSDM (Sistem Maklumat Disiplin Sekolah) egTUKAR (Sistem Maklumat Pertukaran Guru) DOSR / OPREN(Sistem Data Operasi Sek Rendah) OPMEN (Sistem Operasi Sek Menengah) SISTEK (Sistem Maklumat Buku Teks) PTK (Sistem Pendaftaran Penilaian Tahap Kecekapan) SMS (Sistem Maklumat Staff) HRMIS (dalam proses pelaksanaan)

PENGETUA/GURU BESAR

JAWATANKUASA PENGURUSAN MAKLUMAT SEKOLAH

1. Key-in data ke dalam aplikasi. 2. Mohon bantuan GDM sekiranya ada masalah Teknikal

Mengesahkan Data yang dikeluarkan

PKTD (PENGURUS MAKLUMAT SEKOLAH)

Memeriksa dan memastikan kesahihan Data.

GURU DATA

1. Mengumpul, membuat semakan silang dan menyelaras data yang dikutip dengan data EMIS. 2. Menyimpan data yang telah diselaraskan 3. Memberikan bantuan Teknikal bila perlu.

Guru SMM

Guru OPMen/DOsr

Guru SisTEKS

Penyelaras Peperiksaan

Guru PPSMI

Guru SSDM

AJK

Membekalkan data-data yang diperlukan

Guru Kelas

Guru M/P

Guru J/Waktu

Setiausaha Panitia

Guru Disiplin

Pembantu Tadbir

JAWATANKUASA PENGURUSAN MAKLUMAT DAERAH

PEGAWAI PELAJARAN DAERAH TIMBALAN PPD PEGAWAI MAKLUMAT

Mengesahkan Data yang dikeluarkan (dihantar ke JPN) Memeriksa dan memastikan kesahihan Data. 1. Mengumpul, membuat semakan silang dan menyelaras data yang dikutip dengan data EMIS. 2. Menyimpan data yang telah diselaraskan 3. Memberikan bantuan Teknikal bila perlu.

Mengumpul dan Menyelaras data diperingkat daerah mengikut unit masing-masing

Unit Pengurusan Sekolah

Unit Pengurusan Akademik

Unit Pengurusan Kemanusiaan

Unit Penilaian Dan Peperiksaan

Unit Perkhidmatan & Pembangunan

Unit ICT

JPM SEKOLAH

Membekalkan data-data yang telah disahkan kepada unit-unit yang berkaitan di PPD

PERANAN GDM DALAM PUNGUTAN SMM

PGB
Memantau dan menyelaras pengemaskinian data SMM

GPKHM
1. Membuat instalasi aplikasi SMM 2. Mengemaskini data, membuat semakan, import/eksport data serta menggabung data 1. Membantu menyediakan data yang diperlukan oleh guru SMM seperti - Jadual Kehadiran Murid - Maklumat lain yang diperlukan 2. Membantu key-in data

GURU SMM

GURU DATA

AJK Guru Kelas

1. Membantu dari segi instalasi, masalah teknikal, import/eksport data , dan gabung data 2. Membuat semakan silang dengan Data EMIS. 3. Menyimpan data SMM.

PERANAN GDM DALAM PUNGUTAN OPREN/OPMEN

PGB
Memantau dan menyelaras pengemaskinian data OPREN / OPMEN

GPKTD

1. Membuat instalasi aplikasi OPREN/OPMEN 2. Mengemaskini data, membuat semakan, import/eksport data serta menggabung data

GURU OPREN/OPMEN

GURU DATA

1. Membantu dari segi instalasi, masalah teknikal, import/eksport data , dan gabung data

1. Membantu menyediakan data yang diperlukan.

AJK Guru Kelas, PT

2. Membuat semakan silang dengan Data EMIS. 3. Menyimpan data yang telah dikutip

TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA PENGURUSAN MAKLUMAT SEKOLAH (JPMS)

1. 2. 3. 4. Akauntabiliti kepada Pegawai Pendidikan Daerah (PPD); Selaraskan aktiviti pengumpulan, penyemakan, pengemaskinian, penentusahan dan penganalisisan data sekolah; Pastikan penyimpanan dan keselamatan data; Patuhi tarikh aktiviti pengumpulan maklumat dilaksanakan mengikut jadual yang telah ditetapkan; Pastikan data dan maklumat yang dihasilkan adalah berkualiti, sahih dan menepati masa;

5.

6. 7. 8. 9.

Hasilkan laporan statistik dan maklumat pendidikan; Bekalkan data maklumat kepada PPD/PPG, JPN, KPM; Wujudkan inventori perkakasan, kemudahan bagi pengurusan maklumat; Bertindak sebagai pengantara dalam rangkaian maklumat antara sekolah dengan PPD, JPN dan KPM; dan

TUGAS PENGETUA/GURU BESAR SEBAGAI PENGERUSI JPMS:

1) 2) 3) 4) 5) Melantik AJK JPMS; Mempengerusikan mesyuarat JPMS; Melantik Guru Data sebagai setiausaha merangkap Pegawai Perhubungan Maklumat Sekolah dengan PPD, JPN dan KPM; Memantau pengurusan data pada peringkat sekolah dilaksanakan mengikut prosedur yang ditetapkan; dan Akauntabiliti kepada PPD.

TUGAS PENOLONG KANAN (PENTADBIRAN) SEBAGAI NAIB PENGERUSI JPMS:

1) Menjalankan tugas sebagai Pengurus Maklumat Sekolah;

2)
3)

Bertanggungjawab penuh terhadap segala data dan maklumat yang dihasilkan di peringkat sekolah; dan
Menyelaras pengemaskinian dan pengumpulan data daripada ahli jawatankuasa.

TUGAS GURU DATA SEBAGAI SETIAUSAHA JPMS: 1) Menyediakan data dalam bentuk softcopy serta bercetak setelah melalui proses penyemakan dan penentusahan bagi menghasilkan data dan maklumat yang berkualiti, sahih dan menepati masa; 2) Bertindak sebagai Pegawai Perhubungan Maklumat Sekolah (pengantara) dalam rangkaian maklumat pada peringkat sekolah antara PPD, JPN dan KPM;

3) Menghasilkan laporan statistik dan maklumat pendidikan; (penting) 4) Memastikan data staf yang berpindah dikeluarkan dari data sekolah mengikut tarikh staf tersebut bertukar. 5) Memastikan data staf yang berpindah masuk dimasukkan(dimuat turun) ke data sekolah mengikut tarikh staf tersebut melaporkan diri.

TUGAS GURU, KPT/PT SEBAGAI AJK JPMS:

1) 2) 3) Mengurus, menyelaras dan membekalkan data dan maklumat berkaitan di bawah kawalan masing-masing kepada Pengurus Maklumat Sekolah (PKTD); Bersama-sama Setiausaha JPMS (Guru Data) membuat semakan silang dan menyelaras data yang dikutip dengan data EMIS. Mengemas kini dan menyemak data dan maklumat dalam bidang kawalan masing-masing secara berkala.

Senarai fail yang perlu diwujudkan Fail Profil Guru Profil (bercetak) setiap Guru hendaklah disahkan oleh Guru yang berkenaan. Fail Profil Sekolah Profil Sekolah hendaklah disahkan oleh Pengetua / Guru Besar. Fail Salinan Jadual Waktu Guru Salinan Jadual Waktu hendaklah disahkan oleh Guru Jadual Waktu / PKTD. Fail Peralatan / Pembangunan. Fail Pengesahan Data dan Pengesahan Bebas Ralat (Utiliti KPM)