PENGENALAN

Pengurusan pejabat yang cekap dan efisien amat penting bagi sesebuah organisasi dan juga bagi setiap pegawai yang berkhidmat dalam kerajaan termasuklah Pembantu Tadbir (P/O). Setiap penjawat awam bukan sahaja perlu berusaha memberikan perkhidmatan yang terbaik, malah perlu melaksanakan setiap tugas yang dipertanggunjawabkan dengan berpandukan tatacara kerja dan peraturan-peraturan yang telah termaktub dalam Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 tahun 2007 panduan pengurusan pejabat. Ia bertujuan menguatkuasakan pemakaian Panduan Pengurusan Pejabat bagi menggantikan Arahan Perkhidmatan yang sedang berkuat kuasa. Pekeliling Perkhidmatan ini diharap dapat membantu agensi awam melaksanakan urusan pentadbiran pejabat dengan lebih cekap, teratur dan berkesan. Setiap penjawat awam yang terlibat dalam pengurusan pejabat perlu menjadikan panduan ini sebagai rujukan dalam menjalankan tugas yang diamanahkan. Ini termasuklah bidang tugas sebagai Pembantu Tadbir yang menguruskan segala urusan surat menyurat di sesebuah jabatan atau organisasi. Pembantu Tadbir perlu memastikan diri mahir dan cekap mengendalikan bidang tugasnya dengan baik dan mengetahui setiap inci tindakan yang perlu dilaksanakan dalam pengendalian dan pengurusan surat menyurat yang lebih sistematik.

A) Nyatakan peraturan bagi merekodkan surat rasmi di atas kertas minit.

Pengurusan surat menyurat yang diterima atau dihantar perlu dilaksanakan mengikut panduan dan peraturan yang telah ditetapkan. Sebagai seorang Pembantu Tadbir (P/O) yang bertanggungjawab terhadap urusan surat menyurat, Puan Marlina perlu memastikan setiap fail mengandungi kertas minit dan kandungan surat dan dokumen lampiran yang disusun seturut mengikut tarikh transaksi. Setiap kandungan diberi nombor lampiran dan direkodkan di atas kertas minit menggunakan dakwat merah bagi surat dan dokumen lampiran yang diterima (surat masuk) dan dakwat biru atau hitam bagi surat yang keluar. Rekod tersebut perlu ditulis lengkap dengan nombor rujukan surat dan tarikhnya beserta tarikh surat itu dikandungkan. Surat-surat yang dimasukkan ke dalam fail perlu untuk dicatitkan di dalam kertas minit dan tidak perlu lagi direkodkan dalam apa-apa daftar penerimaan melainkan, Daftar Mel (AP71) dan surat-surat berpengkelasan keselamatan. Kertas minit adalah penting bagi mencatat segala arahan dan keputusan berhubung dengan sesuatu perkara yang diuruskan. Minit pendek seperti minit bebas yang tidak lebih daripada satu perenggan boleh dicatat di atas kertas minit. Manakala minit panjang yang memerlukan penerangan lanjut hendaklah ditaip dan dikandungkan sebagai satu kandungan. Selain itu juga, Puan Marlina perlu sentiasa memastikan segala surat rasmi yang didaftar atas kertas minit tidak boleh dikeluarkan daripada kandungan fail kecuali lampiran yang ketebalannya melebihi 4 sentimeter (contohnya, terbitan, laporan dan sebagainya) atau memerlukan pemeliharaan yang berbeza seperti peta, pelan dan lukisan. Lampiran yang dikeluarkan ini hendaklah dicatatkan dengan nombor kod fail dan nombor lampiran fail berkenaan, serta disimpan di bilik fail. Slip pengganti dokumen ini hendaklah dikandungkan di dalam fail yang mana tercatat maklumat tempat simpanan dokumen tersebut. Ini untuk memudahkan pengesanan semula dokumen.

B) Apakah tindakan terhadap surat yang failnya tidak dapat dikesan?

Bagi surat yang failnya tidak dapat dikesan, Puan Marlina hendaklah meminta Bahagian Pendaftaran Fail supaya membuka sampul kecil sebagai langkah sementara. Ia hendaklah memasukkan surat rasmi itu ke dalam sampul kecil untuk tindakan setelah surat rasmi itu dibuka dan dicop tarikh penerimaannya. kandungannya dimasukan ke dalam fail itu Selain itu, bagi memastikan urusan pemfailan lebih efisien dan tidak terganggu, Puan Marlina boleh membuka fail sementara sebagai rujukan. Fail sementara ini hanya boleh diwujudkan sekiranya surat atau dokumen yang diterima atau diwujudkan memerlukan tindakan segera sedangkan fail yang berkenaan tidak dapat dikesan atau lebih dari seorang pegawai perlu mengambil tindakan dengan menggunakan fail yang sama. Nombor rujukan fail dan tajuk fail bagi fail sementara mestilah sama dengan nombor dan tajuk fail asal. Seterusnya, isi kandungan berserta kulit fail sementara hendaklah dimasukkan kembali ke dalam fail asal sebagai satu kandungan, apabila fail asal telah diperolehi atau tindakan serentak telah selesai dilakukan. Jika fail asal tidak dapat dikesan sehingga satu tempoh tertentu, fail baru hendaklah dibuka bagi menggantikan fail sementara tersebut. Namun begitu, bagi mengelakkan berlakunya masalah fail yang tidak dapat dikesan, Puan Marlina perlu mengambil langkah dengan menyimpan semua fail di Bilik Rekod dengan menggunakan rak yang sesuai. Ia hendaklah disusun seturut mengikut nombor rujukan fail. Setiap rak hendaklah dilabelkan bagi memudahkan pengesanan fail. Fail terperingkat pula hendaklah disimpan dalam kabinet berkunci yang berpalang, rak bergerak yang berkunci atau bilik kebal sesuai dengan Arahan Keselamatan. Pergerakan Fail hendaklah direkodkan bagi memudahkan pengawalan dan pengesanan fail. Bila fail asal dijumpai, maka sampul kecil dan

C) Apakah tindakan yang perlu diambil jika surat yang diterima adalah untuk perhatian salah seorang pegawai?

Semua surat masuk haruslah diberi perhatian segera. Ketua jabatan dan pegawai-pegawai bertanggungjawab seharusnya menentukan bahawa surat-surat masuk diberi perhatian yang segera dan memberikan balasan dalam kadar yang singkat. Kelewatan menjawab atau mengambil tindakan akan membayangkan ketidakcekapan jabatan. Tindakan segera ini amat penting bagi membolehkan pegawai yang bertanggungjawab mengambil tindakan susulan setelah surat berkaitan diterima oleh pegawai tersebut. Sekiranya surat yang diterima adalah untuk perhatian seseorang pegawai di jabatan, surat tersebut hendaklah dihantar terus kepada pegawai berkenaan tanpa dibuka. Surat-surat yang diterima ini perlu dibuat salinan sebagai rujukan semula untuk rekod jabatan atau sekiranya berlaku kes-kes seperti kehilangan dan surat tidak dapat dikesan. Seperti lazimnya, semua surat yang diterima ini perlu direkodkan dan pegawai yang menerima surat tersebut perlu menandatangani pengesahan penerimaan surat atau dokumen sebagai bukti penerimaan di samping memudahkan tugas Pembantu Tadbir untuk mengesan semula pegawai yang bertanggungjawab terhadap surat berkenaan (terutamanya jika tindakan susulan perlu dilaksanakan dengan kadar segera). Setelah surat diserahkan kepada pegawai yang berkenaan, maka tindakan susulan perlulah diambil segera selaras dengan kehendak kandungan surat yang diterima itu. Malah, pegawai tersebut juga bertanggungjawab untuk memastikan surat yang diterima itu disimpan dengan baik sebagai rujukan dan panduan sekiranya diperlukan atau jika timbul masalah yang tidak dijangka kelak.

PENUTUP Tanggungjawab sebagai seorang pembantu tadbir bukanlah semudah yang disangkakan. Walaupun sekadar menguruskan surat menyurat, namun tugas ini sebenarnya memerlukan kecekapan dan tindakan yang cepat, cekap dan efisien. Ini kerana, segala surat atau dokumen yang diterima dan dikeluarkan adalah berpandukan pada panduan pengurusan pejabat yang telah termaktub dalam pekeliling perkhidmatan yang menjadi rujukan semua penjawat awam yang berkaitan dengan bidang tugas masing-masing. Urusan surat menyurat yang dikendalikan oleh pembantu tadbir merupakan perkara yang penting dalam pengurusan pejabat yang lebih efisien. Setiap perkara atau permasalahan yang timbul semasa menguruskannya perlu disusuli dengan tindakan yang seiring dengan peraturan kerana kelewatan sesuatu tindakan diambil akan memperlihatkan ketidakcekapan seseorang pembantu tadbir sekaligus memberikan impak kepada jabatan atau organisasi tersebut. Kesimpulannya, setiap penjawat awam termasuklah pembantu tadbir perlu memahami dengan mendalam bidang tugas masing-masing agar segala permasalahan yang dihadapi dapat ditangani dengan penyelesaian yang bijak dan sama sekali mengangkat martabat profession sebagai penjawat awam yang berdedikasi.

LAMPIRAN

Contoh kertas minit yang digunakan untuk mencatat semua surat-surat masuk dan keluar serta tindakan atau catatan berkaitan dengan isi kandungan surat-surat berkenaan.

Sampul kecil yang digunakan sebagai fail sementara untuk tindakan segera apabila fail induk tidak diperolehi (tidak dapat dikesan) dan iadimasukkan ke dalam fail induk sebagai satu kandungan.

Bibliografi

Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007. Panduan Pengurusan Pejabat.

Ismail Yusof. Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia (2006):Udesa Enterprise.