KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kepada Allah s.w.t. atas berkat dan rahmat yang telah diberikan-Nya serta kenikmatan yang dilimpahkan kepada kita semua sehingga sampai saat ini kita masih diberikan kesempatan untuk menikmati ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin maju. Salawat dan salam juga kita panjatkan kepada Nabi Muhammad s.a.w. atas jerih payahnya dalam upaya membukakan mata dan hati umat manusia yang buta sehingga kita terdorong untuk selalu menelusuri ilmu pengetahuan dan teknologi yang terhampar luas selama ini. Kami mengucapkan terimakasih sedalam-dalamnya kepada semua pihak yang telah berpartisipasi dalam rangka penyelesaian modul kedua ini untuk kami persembahkan kepada pengguna pemula agar mengenal lebih dekat tentang Microsoft Excel. Kami menyadari, modul ini tidaklah cukup menjadi acuan utama dalam rangka mengenal Microsoft Excel, karena bahan ini hanyalah modul dasar semata sebagai langkah awal untuk lebih jauh mengenal Microsoft Excel. Namun demikian, setidaknya modul ini diharapkan dapat mendukung dan membantu kemudahan dalam memahami dasar-dasar pengoperasian program Microsoft Excel. Untuk itu, kritik dan saran terhadap modul ini sangat diharapkan agar bisa menjadi lebih sempurna dan lebih mudah dipahami oleh pengguna.

Banda Aceh, 15 Maret 2005 Penyusun,

M. Yamin, SE

MENGENAL DASAR-DASAR MICROSOFT EXCEL

1. PENDAHULUAN __________________________________________________________ Microsoft Excel adalah program aplikasi pengolah angka yang berguna untuk melakukan penghitungan, analisa dan proyeksi serta dapat mempresentasikan data dalam bentuk tabel dan grafik yang bervariasi, sehingga mudah dipahami oleh setiap orang yang melihat data. Penggunaan Microsoft Excel sangat mudah karena semua menu yang banyak dan sering digunakan sudah dilambangkan dalam bentuk icon-icon yang tersusun dengan rapi. Disamping itu program Microsoft Excel juga dapat dipadukan dengan program aplikasi lain seperti Microsoft Word dan lain-lain. 2. MEMULAI EXCEL ________________________________________________________ Memulai Microsoft Excel sama seperti kita memulai Microsoft Word. Yaitu dengan langkah-langkah berikut: Dari Layar Desktop 1. Klik Start 2. Klik Program (Microsoft Office) 3. Klik Microsoft Excel

3. MENGENAL ELEMEN JENDELA EXCEL ___________________________________ Langkah-langkah memulai Microsoft Excel seperti di atas akan menampilkan lembaran kerja Excel seperti beikut;

Keterangan Gambar : Title Bar, merupakan bar yang berfungsi sebagai indicator yang menampilkan nama file lembaran kerja yang sedang dibuka.

Menu Bar adalah sederetan menu yang berfungsi untuk menjalankan perintah saat bekerja pada lembaran Excel. Dalam Menu Bar terdapat sub menu yang masing-masing memiliki fungsi khusus.

Toolbar Standar, adalah barisan menu yang ditampilkan dengan lambang-lambang yang memudahkan pengguna melakukan pekerjaan Excel dengan mudah dan cepat. Lambanglambang yang tersedia pada toolbar standar ini biasa disebut icon. Icon-icon tersebut dapat juga dikatakan bagian dari menu bar/ sub menu dari menu bar.

Toolbar Formatting, sederetan alat-alat yang berfungsi untuk memformat lembar kerja Excel.

Row Heading (Kepala Baris), adalah penunjuk lokasi baris yang sedang aktif dan sebagai indicator keberadaan penunjuk sel. Row heading terletak di sebelah kiri lembaran kerja Excel dengan jumlah mencapai 65536 baris

Columd Heading (Kepala Kolom), adalah penunjuk lokasi kolom yang sedang aktif. Disamping itu, row heading juga menjadi bagian indicator penunjuk sel. Colum heading yang dilambangkan dengan abjad A-IV yang berjumlah 256 kolom.

Formula bar, adalah tempat mengetikkan rumus yang akan digunakan untuk menghitung.

Cell Pointer (Penunjuk Sel), adalah penunjuk sel yang sedang aktif. Penunjuk sel dapat digerak-gerakkan dengan menggunakan tanda panah pada keyboard.

Tab Lembar Kerja. Dalam lembaran kerja Excel, terdapat sub lembaran yang berguna untuk menambah lembaran kerja baru dengan nama file yang sama. Tab Lembar kerja berfungsi sebagai tombol untuk berpindah-pindah dari lembar satu ke lembar lainnya.

Baris Status, adalah baris yang berfungsi untuk memberikan informasi tentang lembaran kerja Excel.

4. BEKERJA DENGAN EXCEL ________________________________________________ A. MENGGERAKKAN PENUNJUK SEL (CELL POINTER) Seperti halnya Microsoft word, Excel juga menampilkan lembaran kerja yang cukup lemngkap dengan fasilitas dan peralatan editnya. Bedanya terletak pada tampilan halaman kerja, jika lembaran kerja pada word berbentuk lembaran kertas polos, maka pada excel lembarannya berbentuk kotak-kotak yang disebut dengan Cell (Sel). Sel (cell) adalah titik persinggungan/ pertemuan antara kolom dan baris. Dalam Micrsosft word, keberadaan tulisan tergantung dimana letak kursor pada saat kita mengetik. Pada Excel, kursor tersebut bukan berbentuk garis vertikal yang berkedip-kedip, tetapi berbentuk kotak yang disebut penunjuk sel (Cell pointer). Penunjuk sel dapat digerak-

gerakkan ke tempat yang diinginkan dengan menggunakan tombol panah dan tombol fungsi lain pada keyboard; TOMBOL Enter Home Ctrl + home Ctrl + end PgUp PgDn Alt + PgUp Alt + PgDn Ctrl + PgUp Ctrl + PgDn FUNGSI TOMBOL Memindahkan penunjuk sel ke kiri, kanan, atas dan ke bawah Pindah satu sel ke bawah Pindah ke kolom A pada baris yang aktif Pindah ke sel A1 Pindah ke posisi sel terakhir pengetikan Pindah satu layar ke atas Pindah satu layar ke bawah Pindah satu layar ke kiri Pindah satu layar ke kanan Pindah ke tab lembar kerja satu ke tab lembar kerja berikutnya Pindah ke tab lembar kerja satu ke tab lembar kerja sebelumnya

B. MENGENAL TIPE DATA PADA EXCEL Pada Excel dikenal tipe-tipe data yang dapat diolah secara khusus. Untuk lebih mudahnya tipe data dikategorikan pada tiga bagian: 1. Tipe Data Alpha Numerik/Teks Yang dimaksud Tipe Data Alpha Numerik/Teks adalah tipe data berupa teks seperti huruf (A Z, a z), simbol (*, ^, $, %, #, @, dll) dan angka (0 9) yang tidak akan diproses secara matematika. Data dengan tipe ini, dalam excel 2000 akan dibuat rata kiri dan selalu didahului oleh label prefiks berupa tanda kutip satu () yang diberikannya secara otomatis. Jika data yang dimasukkan adalah data angka tetapi kita ingin menganggapnya sebagai alpha numerik/teks, maka kita harus mengetik label prefiks sebelum data tersebut, seperti : 2001 2. Tipe Data Numerik/ Angka Adalah data yang terdiri dari angka (0 9), waktu dan tanggal yang dapat diproses secara matematika. Penulisan data dengan tipe ini tidak boleh didahului oleh label prefiks. Data numerik ini akan ditampilkan rata kanan oleh Excel 2000 secara otomatis. 3. Tipe Data Formula Adalah tipe data yang terdiri dari rumus-rumus, seperti perkalian, pembagian, penjumlahan serta fungsi matematika lainnya. Tipe data ini ini merupakan tipe data yang terpenting dalam Excel 2000, karena akan selalu digunakan dalam pengolahan data.

C. MEMILIH AREA KERJA

1. Memilih Sel Memilih sel dapat dilakukan dengan cara menekan tombol panah yang ada pada keyboard ataupun meng-klik langsung dengan mouse di sel yang dituju (perhatikan pembahasan sebelumnya). 2. Memilih Range Range adalah kumpulan dari beberapa sel. Jika kita menyorot beberapa sel, maka area yang tersorot itu disebut range, seperti contoh berikut;

Pada gambar di atas, area yang disorot merupakan range karena terdiri dari beberapa sel. Sehingga area arsiran tersebut dikatakan range B3:E10 Untuk mengaktifkan range dapat digunakan dua cara : a. Menggunakan Mouse Caranya; - Klik dan tahan mouse di awal range - Geser mouse sampai ke akhir range yang diinginkan - Lepaskan tombol mouse b. Menggunakan Keyboard Caranya ; - Letakkan penunjuk sel pada awal range - Tekan dan tahan tombol Shift - Sorot range dengan menggunakan tombol panah yang ada pada keyboard. D. MEMASUKKAN DATA Secara umum, memasukkan data ke Excel dapat dilakukan dengan cara mengetikkan langsung data tersebut ke sel yang dituju. Untuk mengakhirinya bisa dengan: 1. Menekan tombol Enter ) pada keyboard atau 2. Menggerakkan tanda panah ( 3. Dengan menekan tombol Page Up dan Page Down pada keyboard. Jika terjadi kesalahan pengetikan pada data, dapat dilakukan pengeditan/sunting untuk membetulkan dengan cara: 1. Letakkan penunjuk sel pada data yang akan diedit 2. Tekan tombol F2 pada keyboard

3. Lakukan pengeditan E. MENGHAPUS DATA Untuk menghapus data yang ada pada sel atau range, dapat dilakukan dengan cara : 1. Letakkan penunjuk sel pada data yang akan dihapus 2. Klik Menu Edit 3. Arahkan mouse pada sub menu Clear 4. Pilih dan Klik Contents Del Atau dengan cara : 1. Letakkan penunjuk sel pada data yang akan dihapus 2. Tekan tombol Delete pada keyboard F. MENGATUR KOLOM & BARIS 1. Mengubah ukuran Kolom Secara default, ukuran kolom pada Micrososft Excel bernilai lebar 8,43. Tetapi nilai ini dapat diubah sesuai dengan keadaan data yang diisi. Untuk merubah ukuran kolom tersebut ada beberapa cara: Melalui Menu bar 1. Letakkan penunjuk sel pada kolom yang akan diubah ukurannya 2. Klik Menu Format 3. Klik Arahkan mouse pada sub menu Column 4. Pilih dan Klik Width

5. Proses tersebut akan menampilkan kotak dialog Column Width

6. Pada kolom Column width, isikan nilai kolom yang diinginkan 7. Klik Ok

2. Mengubah ukuran Baris Ukuran baris dapat dirubah dengan melakukan langkah-langkah seperti merubah ukuran kolom, caranya: 1. Letakkan penunjuk sel pada kolom yang akan diubah ukurannya 2. Klik Menu Format 3. Arahkan mouse pada sub menu Row

4. Pilih dan klik Height, maka akan muncul kotak dialog Row Height

5.

Ukuran Baris secara default bernilai 12,75. Silahkan diganti dengan nilai lain yang sesuai dengan data yang kita isi

6. Kil Ok Cara lebih mudah dapat dilakukan untuk merubah ukuran baris dan kolom dengan cara menggunakan mouse; 1. Arahkan mouse pada garis kolom atau baris yang ingin dirubah ukurannya 2. Klik dan tahan tombol mouse 3. Geser mouse sesuai lebar kolom atau tinggi baris yang diinginkan

5. EDIT DATA _______________________________________________________________

Mengedit data adalah bagaimana cara kita meng-copy/salin, memindahkan data, menyisip data, serta bagaimana menghapus baris dan kolom. Secara umum pengeditan pada Microsoft Excel sama dengan pengeditan yang dilakukan pada Microsoft word. A. Menyalin/ copy data Untuk menyalin data, dapat dilakukan dengan cara: 1. Letakkan penunjuk sel/Sorot data yang akan disalin 2. Klik menu Edit, Copy 3. Pindahkan penunjuk sel kearah lokasi sel baru yang diinginkan 4. Kil menu Edit, Paste Pengeditan juga dapat dilakukan dengan menekan icon yang ada pada standart toolbar dengan menggunakan mouse, caranya; 1. Letakkan penunjuk sel/Sorot data yang akan disalin 2. Klik icon Copy pada Standart toolbar;

3. Pindahkan penunjuk sel kearah lokasi sel baru yang diinginkan 4. Klik icon Paste pada Standart toolbar;

B. Memindahkan Data Seperti halnya menyalin data, memindahkan data/cut juga dapat dilakukan dengan beberapa cara; 1. Letakkan penunjuk sel/Sorot data yang akan disalin 2. Klik menu Edit, Cut 3. Pindahkan penunjuk sel pada lokasi baru yang diinginkan 4. Klik Edit, Paste Atau dengan menggeser/drag langsung dengan mouse; 1. Letakkan penunjuk sel/Sorot data yang akan disalin 2. Arahkan mouse ditepi kotak sel/data yang disorot hingga tanda plus ( ) pada mouse berubah menjadi tanda plus kecil dan hitam ( ) 3. Tekan dan tahan tombol mouse, geserlah mouse kearah sel/lokasi baru yang diinginkan. C. Menyisip Baris/Kolom dan Sel (insert) Menyisip adalah menyelipkan baris atau kolom di antara baris atau kolom yang telah ada, karena kita lupa memasukkan salah satu item ke dalam daftar tabel. Lihat table berikut;

Dari daftar barang yang ada dalam table di atas, missal, kita lupa memasukkan Kursi, dan kita bermaksud meletakkan item Kursi di bawah Meja. Untuk itu kita harus menyisipkan baris agar item kursi bias ditempatkan persis dibawah meja. Caranya; 1. Tempatkan penunjuk sel dimana saja, tetapi tetap pada baris ke-5, kita gunakan saja sel C5. 2. Klik menu Insert, Row Proses di atas akan menghasilkan tampilan seperti berikut;

Selanjutnya silahkan isi data yang tertinggal pada baris yang kosong. D. Menghapus Baris/Kolom dan Sel Disamping lupa memasukkan item ke dalam daftar barang, kadang kita juga secara tidak sengaja memasukkan daftar barang yang sebenarnya tidak ada dalam gudang, sehingga kita harus menghapusnya dari daftar tabel persediaan barang. Cara menghapus Baris, kolom dan sel adalah; 1. Tempatkan penunjuk sel/ sorot data yang akan dihapus, kita umpamakan dari daftar table di atas, kita akan menghapus item Taplak Meja. Maka penunjuk sel ditempatkan pada baris ke 7 (sel C7)

2. Klik Edit, Delete, maka akan muncul kotak dialog Delete;

Shift cell left, untuk menghapus isi sel atau range yang disorot, dan digantikan oleh data yang ada di sebelah kanannya. Shift cell up, untuk menghapus isi sel atau range yang disorot, dan digantikan oleh data yang ada di bawahnya. Entire row, untuk menghapus Baris dimana posisi penunjuk sel berada, atau yang disorot. Entire column, untuk menghapus Kolom dimana posisi penunjuk sel berada, atau yang disorot.

3. Karena kita bermaksud menghapus item Taplak meja pada daftar table di atas, maka kita pilih Entire Row. 4. Klik tombol Ok, jika proses yang kita lakukan benar, maka hasilnya adalah seperti gambar berikut;

E. Menggabungkan Baris/ Kolom Menggabungkan Baris atau Kolom (merger) adalah menyatukan beberapa sel untuk keperluan data tertentu. Lihat contoh data tabel di atas, disamping kanan judul kolom JUMLAH (sel D3) terdapat kolom yang kosong (E3), dan menjadi tidak indah dipandang karena judul JUMLAH tidak pada posisi di tengah-tengah dari isinya sebagaimana judul kolom lain, untuk itu, sel D3 dan E3 harus digabungkan (merger), caranya adalah; 1. Sorot Sel D3 dan E3

10

2. Klik icon Merge and Center yang ada pada Formatting Toolbar. Maka secara langsung sel D3 dan E3 bergabung menjadi satu dengan posisi judul kolom berada di tengah;

F. Garis Pembatas Walaupun halaman Excel berbentuk kotak-kotak bergaris, tetapi tampilan tersebut tidak terlihat pada saat di-print out, karena garis-garis tersebut hanya ditampilkan untuk menunjukkan batas-batas sel dalam bekerja. Namun demikian, Excel tetap menyediakan fasilitas pembuat garis yang bias ditampilkan pada kertas saat lembaran di-print. Garis tersebut biasa disebut border. Penggunaan border sangat mudah dan simpel, karena border dapat dibuat dengan hanya menekan icon yang ada pada formatting toolbar;

Dengan menggunakan contoh table data yang telah ada di atas, kita akan memberikan garis pada tabel tersebut; 1. Sorot range yang akan diberikan garis

11

2. Klik tanda panah icon Border pada formatting toolbar 3. Pilih salah satu bentuk garis yang diinginkan;

ICON

KETERANGAN Semua range yang disorot akan diberi garis tanpa kecuali Excel hanya akan memberikan garis pada tepi range yang disorot Excel hanya akan memberikan garis pada tepi range yang disorot dengan ukuran garis yang lebih tebal Excel akan memberikan garis pada tepi atas dan bawah range yang disorot, dimana garis di bagian atas tipis dan bagian bawah lebih tebal Excel akan memberikan garis pada tepi atas dan bawah range yang disorot, dimana garis di bagian bawah bergaris ganda Excel akan memberikan garis yang sama pada tepi atas dan bawah range yang disorot Excel akan memberikan garis tebal hanya pada bagian bawah range yang disorot Excel akan memberikan garis tipis hanya pada bagian bawah range yang disorot Excel akan memberikan garis berganda hanya pada bagian bawah range yang disorot Excel akan menghapus semua garis yang ada pada range yang disorot tanpa kecuali Excel akan memberikan garis hanya pada bagian sebelah kiri range yang disorot Excel akan memberikan garis hanya pada bagian sebelah kanan range yang disorot

6. MENGGUNAKAN RUMUS/ FORMULA DAN FUNGSI _________________________ A. MENULIS RUMUS

12

Dalam program aplikasi Excel, rumus merupakan bagian terpenting karena setiap tabel dan dokumen yang diketik akan selalu berhubungan dengan rumus dan fungsi. Operator matematika yang akan sering digunakan dalam rumus adalah ; LAMBANG + * / ^ % FUNGSI Penjumlahan Pengurangan Perkalian Pembagian Perpangkatan Persentase

Untuk lebih memudahkan pemahaman, berikut dibuat sebuah contoh. Buatlah data seperti di bawah ini pada lembaran Excel anda;

1. Menulis Rumus dengan Mengetik angka secara Langsung Dari data di atas, kita ingin menjumlahkan hasil penjualan bulan Januari dan Februari yang masing-masing berjumlah 3.400.000 dan 4.400.000 ke dalam sel D9. Caranya adalah: - Letakkan penunjuk sel pada sel yang akan ditempatkan hasil dari penjumlahan (dalam contoh ini sel D9) - Ketik =3400000+4400000 - Tekan tombol Enter 2. Menulis Rumus dengan Menggunakan Alamat Sel - Letakkan penunjuk sel pada sel yang akan ditempatkan hasil dari penjumlahan (dalam contoh ini sel D9) - Ketik =D7+D8 - Tekan tombol Enter

3. Menulis Rumus dengan Menggunakan Mouse - Letakkan penunjuk sel pada sel yang akan ditempatkan hasil dari penjumlahan (dalam contoh ini sel D9) - Ketikkan =

13

Dengan menggunakan mouse, klik sel D7 Ketik + Klik sel D8 Tekan tombol Enter

B. MENGGUNAKAN FUNGSI 1. Menulis Fungsi secara Manual - Letakkan penunjuk sel pada sel yang akan ditempatkan hasil dari penjumlahan (dalam contoh ini sel D9) - Ketikkan =SUM(D7:D8) - Tekan tombol Enter 2. Menulis Fungsi dengan Menggunakan Paste Function Paste Function adalah fungsi yang disediakan oleh Excel untuk melakukan kalkulasi matematis dengan memberikan panduan dan argumentasi untuk menghindari kesalahan pengetikan pada rumus secara manual. Dengan contoh yang sama seperti di atas, kita dapat melakukan penjumlahan dengan Paste Function seperti berikut; - Letakkan penunjuk sel pada sel yang akan ditempatkan hasil dari penjumlahan (dalam contoh ini sel D9) - Klik Menu Insert - Klik Function, maka akan muncul kotak dialog Insert Function atau Paste Function

Pada pilihan Fungsi Category, pilih Math & Trigh Karena kita bermaksud menjumlahkan, pada Function Name pilih SUM Klik tombol Ok, maka akan muncul lagi kotak dialog Argumentasi sbb;

14

Tentukan range data pada kotak isian Number1, dalam contoh di atas range datanya adalah D7:D8. Klik Ok, maka hasilnya langsung ditampilkan pada sel D9.

3. Mengenal Fungsi yang Sering Digunakan Sebagai bahan pelatihan, berikut kita buat data-data nilai peserta pelatihan komputer yang diadakan IRM di barak-barak pengungsian. Data-data tersebut akan kita lihat hasilnya dengan menggunakan fungsi-fungsi umum pada Excel;

a. Fungsi Rata-rata (Average) 15

Dari data yang ada di atas, maka kita dapat mencari Nilai Rata-rata setiap peserta pelatihan, caranya adalah: 1. Tempatkan penunjuk sel pada sel F8 2. Ketik =AVERAGE(C8:E8) 3. Tekan tombol enter Lakukan hal yang sama pada baris selanjutnya. Atau dapat juga dilakukan copy paste. b. Fungsi Logika IF Logika IF digunakan sebagai rumus untuk kondisi-kondisi tertentu dimana nilai muncul karena suatu argumentasi dianggap benar atau salah. Dengan data di atas, kita dapat menggunakan fungsi Logika IF. Fungsi Logika IF biasanya selalu menggunakan operator pembanding, yaitu; LAMBANG = < > <= >= <> FUNGSI Sama dengan Lebih kecil Lebih besar Lebih kecil atau sama dengan Lebih besar atau sama dengan Tidak sama dengan

Adapun bentuk umum fungsi logika IF adalah; =IF(logical_test,value_if_true,value_if_false), artinya kalau ekspresi logika (logical_test) bernilai benar, maka perintah pada value_if_true akan dilaksanakan, jika salah, maka perintah pada value_if_false yang akan dilaksanakan. Pada table data Daftar Nilai Peserta di atas, kita bermaksud mencari nilai huruf yang terdiri dari 4 kategori nilai, yakni: 5. 6. 7. 8. 9. 81 100 66 80 56 65 40 55 0 39 =A =B =C =D =E

Untuk memasukkan nilai tersebut, ikuti langkah-langkah berikut; 1. Letakkan penunjuk sel pada sel G8 2. Masukkan rumus fungsi IF dengan mengetikkan;
=IF(F8>=81;"A";IF(F8>=66;"B";IF(F8>=56;"C";IF(F8>=40;"D";"E"))))

3. Tekan tombol Enter

16

Hal yang sama juga dapat dilakukan pada kolom KETERANGAN yang menjelaskan jika nilai; A = SANGAT MEMUASKAN B = MEMUASKAN C = CUKUP D = KURANG E = GAGAL Untuk mengisi kolom KETERANGAN, ketikkan formulanya sebagai berikut; =IF(G8="A";"SANGAT MEMUASKAN";IF(G8="B";"MEMUASKAN";IF(G8="C";"CUKUP";IF (G8="D";"KURANG";"GAGAL")))) c. Fungsi Max Fungsi Max.. adalah untuk mengetahui nilai yang tertinggi dari sekumpulan data yang ada dalam range. Bentuk umum formulanya adalah; =MAX(number1,number1,), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data (numerik) yang akan dicari nilai tertingginya. Untuk mengisi sel F20 pada contoh diatas, rumusnya adalah =MAX(F8:F19) d. Fungsi Min Fungsi MIN justru kebalikan dari Fungsi MAX, jika fungsi MAX mencari nilai tertinggi, maka fungsi MIN digunakan untuk mencari nilai terendah dari data yang ada dalam range. Formulanya adalah =MAX(number1,number1,). Untuk menentukan nilai minimal pada sel F20 pada contoh data di atas adalah dengan mengetikkan =MIN(F8:F19). e. Fungsi Count Fungsi Count digunakan untuk menghitung jumlah data dari suatu range yang kita pilih. Pada contoh diatas, range yang kita pilih adalah (H8:H15). Maka dapat ditulis rumusnya untuk mengisi sel F23 dengan =COUNT(F8:F19). f. Fungsi SUM Fungsi SUM digunakan untuk menjumlahkan sekumpulan data pada suatu range. Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah =SUM(number1,number2,). Dimana number1, number2 dan seterusnya adalah range data yang akan dijumlahkan. Lihat pembahasan sebelumnya. Hasil dari fungsi-fungsi di atas dapat kita lihat pada table berikut;

17

g. Fungsi HLOOKUP Fungsi HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu table secara horizontal, sedangkan VLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel secara secara vertikal. Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah : =HLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Row_index_num,) =VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_num,) Perbedaan dari dua rumus di atas hanya pada nomor indeksnya saja, kalau kita pakai HLOOKUP, maka digunakan nomor indeks baris (Row_index_num), tapi kalau pakai VLOOKUP digunakan nomor indeks kolom (Col_index_num). Nomor indeks adalah angka untuk menyatakan posisi suatu kolom/baris dalam tabel yang dimulai dengan nomor 1 untuk kolom/baris pertama dalam range data tersebut. Sebagai contoh buatlah tabel data berikut untuk latihan fungsi VLOOKUP.

18

h. Fungsi VLOOKUP Tabel data di atas menggambarkan daftar harga barang yang ada pada CV. MEUKAT MEURASEUKI yang dalam persediaannya/stock memiliki 10 macam barang. Sedangkan tabel di dibawahnya adalah daftar penjualan barang. Tugas kita sekarang adalah mencatat barang-barang yang laku terjual ke dalam DAFTAR PENJUALAN BARANG. Untuk mencatatnya, kita hanya perlu mengisi kolom KODE BARANG, selanjutnya kolom NAMA BARANG dan NILAI BARANG akan terisi secara otomatis. Jadi, kita hanya perlu membuat satu kali rumus untuk data tersebut di atas, bahkan ribuan data sekalipun. Untuk memasukkan rumus fungsinya, ikuti langkah-langkah berikut: 4. Kolom NAMA BARANG a. Tempatkan penunjuk sel pada sel E17 b. Ketikkan =VLOOKUP(D17;$C$3:$E$12;2) c. Tekan tombol Enter pada keyboard d. Maka pada sel E17 akan tampil karakter asing #N/A. Ini menandakan rumus fungsi telah masuk. e. Copy-kan rumus fungsi pada sel E17 tersebut ke semua sel yang ada di bawahnya. Karakter aneh yang sama akan muncul pada setiap sel yang dicopy-kan. 5. Kolom NILAI BARANG a. Tempatkan penunjuk sel pada sel F17 b. Ketikkan =VLOOKUP(D17;$C$3:$E$12;3)*C17 c. Tekan tombol Enter pada keyboard

19

d. Pada sel F17 juga akan tampil karakter asing #N/A. Ini menandakan rumus fungsi telah masuk e. Copy-kan rumus fungsi pada sel F17 tersebut ke semua sel yang ada di bawahnya. Karakter aneh yang sama akan muncul pada setiap sel yang dicopy-kan Dari proses yang barusan kita kerjakan akan menghasilkan tampilan lembaran kerja seperti berikut;

6. Sekarang kita tinggal mengisi kode barang yang laku terjual dan siapa pembeli serta berapa unit barang yang dibeli. Kita misalkan barang yang laku adalah : 1. USB Flaskdisk sebanyak 15 unit, dibeli oleh Mariana 2. Kulkas, 3 unit, dibeli oleh Arfan 3. Meja Komputer, 5 unit, dibeli oleh Mulkan 4. Kursi lipat, 13 unit, dibeli oleh Safwan 5. Dispenser, 4 unit, dibeli oleh Amrin 6. Kipas Angin, 8 unit, dibeli oleh Sarimin 7. Power Supply, 9 unit, dibeli oleh Mustari 7. Dengan data-data penjualan pada poin 3 di atas, isikan masing-masing ke kolom NAMA PEMBELI, SATUAN dan KODE BARANG. 8. Hasil pengisian data di atas akan menampilkan data seperti tabel dibawah ini;

20

Selain dengan menuliskan rumus fungsi secara langsung, kita juga dapat melakukannya dengan menggunakan fungsi dari menu. Caranya adalah; 4. Letakkan penunjuk sel pada sel E17 5. Klik menu Insert 3. Klik Function, akan muncul kotak dialog Insert Function

4. Pada kotak isian Select a category, pilih Lookup & Reference 5. Pada kotak pilihan Select a Function, pilih VLOOKUP, akan muncul kotak dialog argumentasi;

21

6. Pada kotak isian Lookup_value diisi dengan sel kunci yang akan dibandingkan dengan tabel. Sesuai contoh diatas, ketikkan D17 7. Table_array diisi dengan range tabel data yang akan dibaca (tabel daftar harga barang). Ketikkan C3:E12, sorot tulisan C3:E12 lalu tekan tombol F4 pada keyboard agar alamat sel tersebut menjadi absolut. Sehingga rumusnya menjadi $C$3:$E$12 8. Col_index_num diisi nomor indeks kolom yang akan dimabil datanya, dalam hal ini isi dengan 2 karena kita akan mengambil data NAMA BARANG, yang berada pada kolom ke 2. 9. Klik Ok

7. MEMBUAT GRAFIK Selain mampu menampilkan data-data dalam bentuk angka, Excel juga dapat menampilkan data-data dalam bentuk grafik guna kepentingan presentasi agar lebih mudah dipahami. Buatlah table data berikut;

Untuk menampilkan data di atas ke dalam grafik, ikuti langkah-langkah berikut;

22

1. Sorot semua range data pada table, termasuk kolom judul, dalam contoh ini sorot range B5:G10 2. Klik icon chart Wizard yang terdapat pada Standart Toolbar, maka akan muncul kotak dialog Chart Wizard Step 1 of 4

3. Pada kotak pilihan Chart Type, pilihlah model grafik yang diinginkan, sedangkan pada kotak pilihan Chart sub-type, pilih model tampilan grafik yang diinginkan. 4. Jika merasa kurang puas dengan tampilan tersebut, pilihan lain dapat dilihat pada tab Custom Types. 5. Sebelum melangkah lebih jauh, kita dapat melihat hasil pilihan grafik kita dengan menekan dan menahan tombol Pres and Hold View Sample. 6. Jika sudah sesuai klik tombol Next. Maka akan muncul kotak dialog Chart Wizard Step 2 of 4

23

7. Pada kolom Data range sudah terisi data range secara otomatis, karena sebelumnya kita telah menyorot data range tersebut, tetapi jika belum, maka kita dapat menyorotnya pada step ini dengan meng-klik tombol pemilihan data yang ada di sebelah kanan. 8. Pada pilihan Series in, kita diberi keleluasaan untuk menentukan apakah grafik akan berorientasi Baris atau Kolom. Untuk kasus ini kita pilih Baris saja dengan meng-klik pilihan . 9. Klik tab Series. untuk menampilkan tahun, klik tombol pemilihan data yang terdapat di sebelah kanan kolom isian Category (X) axis labels

10. Dengan meng-klik tombol sebeleh kanan Category (X) axis labels, maka kotak dialog Chart Wizard Step 2 of 4 akan mengecil dan kita siap menyorot range di lokasi tahun, yakni range C5:G5

24

11. setelah meyoroti range, tekan tombol Enter, kotak dialog Chart Wizard Step 2 of 4 kembali muncul dengan kolom isian Category (X) axis labels telah terisi data range yang barusan kita sorot.

12. Lihat pada grafik, telah ditampilkan tulisan tahun di bawah grafik. 13. Klik Next, muncul lagi kotak dialog Chart Wizard Step 3 of 4

25

Pada kotak isian Chart title, ketikkan Judul Grafik BANTUAN MASYARAKAT MISKIN Category (X) axis, ketikkan TAHUN Value (Y) Axis, ketikkan JUMLAH

Lihat pada preview, isian tersebut langsung ditampilkan pada sisi grafik sesuai dengan keberadaan data. 14. Klik Next, akan muncul kotak dialog Chart Wizard Step 4 of 4

Ada 2 pilihan lagi yang ditawarkan. Jika menggunakan - As new sheet. Ini berarti Grafik akan ditampilkan di lembaran yang berbeda. Excel secara otomatis akan membuka lembaran baru khusus untuk menempatkan grafik. - As object in, berarti Grafik akan ditampilkan beriringan/bersebelahan dengan data table yang ada di halaman yang sama. 15. Untuk contoh ini, kita pilih saja As object in. 16. Klik Finish, maka akan tampil grafik yang barusan diproses.

26

17. Karena layer yang terbatas, maka tabel data dan grafik tampak saling menimpa. Untuk memisahkannya, geser saja dengan menggunakan mouse. - Arahkan mouse ke tempat yang kosong dalam kotak grafik hingga mouse berubah menjadi tanda panah berwarna putih - Tekan dan tahan tombol mouse - Geser mouse kemana ingin ditempatkan grafik agar tidak bertindihan dengan tabel data

27

8. MENCETAK/ PRINT Mencetak atau print data, sama halnya dengan melakukan pencetakan pada Microsoft word. Untuk mereview kembali, perhatikan langkah-langkah berikut dengan asumsi mencetak data dan grafik di atas; 1. Klik file, Print, akan tampil kotak dialog Print

Pada kotak pilihan Name, pilih jenis printer yang sedang tersambung dengan komputer Pada kolom Print range, - All : untuk menentukan bahwa semua halaman akan dicetak - Page(s): diisi dengan halaman tertentu saja, untuk data kita saat ini; From 1, To 1

Pada kolom Copies, ketikkan berapa lembar kita ingin mencetak dokumen tersebut. Jika kita bermaksud mencetak sebanyak 10 lembar, maka isikan angka 10, jika hanya 1, isikan angka 1 dan seterusnya.

2. Klik Ok

28