BAB I PENDAHULUAN 1.

1 latar Belakang Di dalam dunia usaha perlu di perhatikan sebelum kita menjalankan usahanya hal-hal yang perlu di perhatikan tersebut adalah analisis pekerjaan di harapkan dengan menganalisis pekerjaan tersebut usahanya bisa lebih mudah dan sesuai dengan yang kita harapkan .Sebelum membahas desain pekerjaan dan informasi analisis pekerjaan lebih lanjut diharapkan kita mengerti apa yang di maksud dengan desain pekerjaan,tujuan dan analisis itu. Salah satu diantaranya adalah.Desain pekerjaan adalah fungsi penetapan kegiatan-kegiatan kerja seorang individu atau kelompok karayawan dalam wadah organisasi. Tujuannya adalah untuk mengatur penugasanpenugasan kerja yang memenuhi kebutuhan organisasi, teknologi dan keperilakuan. Analisis pekerjaan merupakan proses pengumpulan ,mengevaluasi serta mengorganisasian informasi-informasi tentang perancangan pekerjaan ,pemahaman pekerjaan dan persyaratan-persyaratan. mengarahkan bahwa proses penghimpun dan menyusun berbagai imformasi yang berkenaan dengan setiap pekerjaan, tugas- tugas jenis pekerjaan dan tanggung jawab secara operasional untuk mewujudkan tujuan organisasi atau bisnis. Dan juga di dalam desain pekerjaan terdapat beberapa aspek yang bisa di jadikan acuan atau pandangan di dalam pelaksanaan desain pekerjaan dan informasi analisis pekerjaan antara lain pengerian desain dan tujuan pengertian analisis pekerjaan ,unsur-unsur desain pekerjaan ,elemen elemen desain pekerjaan ,teknik perancangannya bagaimana ,informasi analisis bagaimana , Tahap-Tahap Pengumpulan Informasi Apa Saja,Penggunaan Informasi Analisis Pekerjaannya Contoh deskripsi pekrjaan dan spesifikasi pekerjaan

Page 1

1.2 Tujuan Penulisan Makalah Di dalam rumusan masalah ini terdapat hal yang harus di pahami di antaranya adalah: 1.3 Untuk mengetahui desain pekerjaan &informasi analisis

pekerjaan. Untuk mengetahui unsur unsur desain pekerjaan Untuk mengetahui elemen -elemen apa saja Untuk mengetahui teknik perancangannya bagaimana Untuk mengetahui informasi analisisnya bagaimana Untuk mengetahui tahap-tahap pengumpulan informasi apa saja Untuk mengetahui penggunaan informasi analisis pekerjaannya Contoh deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan

Manfaat Menulisan Makalah Berdaarkan latar belakang di atas maka manfaat dari pembuatan dari makalah ini adalah : 1. Semoga makalah ini dapat menambah wawasan bagi penulis 2. Semoga dengan adanya makalah ini dapat menambah nilai penulis

Page 2

BAB II PEMBAHASAN 2.1 Design Pekerjaan Dan Informasi Analisis Pekerjaan Pekerjaan merupakan jembatan atau penghubung antara karyawan dan organisasi atau perusahaan. Desain pekerjaan adalah fungsi penetapan kegiatankegiatan kerja seorang individu atau kelompok karyawan dalam wadah organisasi. Tujuannya adalah untuk mengatur penugasan-penugasan kerja yang memenuhi kebutuhan organisasi, teknologi dan keperilakuan. Analisis pekerjaan merupakan proses pengumpulan ,mengevaluasi serta mengorganisasian informasi-informasi tentang perancangan pekerjaan ,pemahaman pekerjaan dan persyaratan-persyaratan. 2.2 Unsur-Unsur Desain Pekerjaan Tiga unsur yang membingungkan manajer dalam mengembangan dan mengatur pekerjaan pekerjaan karyawan agar dapat bekerja lebih produktif dan memuaskan yaitu: 1. Sering terjadi konflik antara kebutuhan kebutuhan dan keinginan keinginan karyawan dan kelompok karyawan dengan berbagai persyaratan desain pekerjaan 2. Sifat unit karyawan dapat menimbulkan berbagai macam tanggapan dalam wujud sikap,kegiatan dan produktivitas dalam pelaksanakan pekerjaan 3. Perubahan lingkungan membuat desain pekerja ketetapan pendekatan pengembangan standar kerja dan bentuk-bentuk perilaku karyawan perlu di pertanyakan

2.3 Elemen-elemen desain pekerjaan

Page 3

a) Elemen-elemen organisasional Organisasi mempuyai erat dengan desain pekerjaan yang efisien untuk mencapai output maksimum dari pekerjaan pekerjaan karyawan .dengan adanya efisiensi di dalam pelaksanaan kerja akan menentukan spesialisasi yang merupakan kunci dalam desain bekerjaan secara kontinyu (terus-menerus) dia menjadi terspesialisasi yang selanjutnya dapat mempengaruhi output lebih tinggi . Pekerjaan-pekerjaan yang dirancang secara efisien mendorong karyawan yang mampu dan termotivasi untuk mencapai keluaran maksimum. Elemen-elemen organisasional mencakup pendekatan mekanistik, aliran kerja, dan praktek-praktek kerja. 1) Pendekatan mekanik berupaya mengidentifikasikan setiap tugas dalam suatu pekerjaan guna meminimumkan waktu dan tenaga hasil pengumpulan identifikasi tugas akan menentukan spesialisasi pendekatan ini lebih menekankan pada faktor efisiensi waktu ,tenaga .biaya dan latihan 2) Aliran kerja ini di pengaruhi oleh sifat komoditi yang dihasilkan oleh suatu organisasi atau perusahaan guna menentukan urutan dan keseimbangan pekerjaan 3) Praktek-praktek kerja yaitu cara pelaksanakan pekerjaan yang ditetapkan ,ini bisa berdasarkan kebiasaan yang berlaku dalam perusahaan ,perjanjian atau kontrak serikat kerja karyawan ,kesepakatan bersama. b) Elemen-elemen lingkungan Faktor lingkungan yang mempengaruhi desain pekerjaan adalah tersedianya tenaga kerja yang potensial ,yang mempunyai kemampuan dan kualifikasi ,yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan pengharapan-pengharapan sosial yaitu dengan tersedianya lapangan kerja serta memperoleh kompensasi dan jaminan hidup yang layak c) Elemen-elemen keperilakuan Ada beberapa elemen keprilakuan yang perlu dipertimbangkan dalam desain pekerjaan yaitu :

Page 4

1. Otonomi yang berarti mempunyai tanggung jawab atas apa dilakukan,disini bawahan diberi wewenang untuk mengambil keputusan atas pekerjaan yang dilakukan 2. Variasi yang apabila kurangnya variasi pekerjaan maka akan menimbulkan kebosanan, selanjutnya menimbulkan kelelahan sehingga timbul kesalahankesalahan 3. Identitas tugas, bila pekerjaan tidak mempunyai identitas menimbulkan karyawan kurang tanggung jawab atau kurang puas atas hasil pekerjaannya 4. Umpan balik, bila pekerjan memberikan umpan balik atas seberapa baik pekerjaan maka karyawan termotivasi untuk melaksanakan dengan baik 2.4 Teknik Perancangan Kembali Pekerjaan Simplifikasi Pekerjaan

Dalam mengetahui apakah suatu pekerjaan harus mempunyai tingkat spesialisasi tinggi atau rendah ,ini dapat di lihat dari posisi pekerjaan .Dimana pekerjaan yang dekat dengan posisi biaanya mempunyai tingkat spesialisasi yang tinggi ,sedangkan bekerjaan-bekerjaan yang dekat dengan titik c biasanya memperlukan pengurangan tingkat spesialisasi Spesialisasi pekerjaan yang terlalu rendah perusahaan dapat melakukan simplikasi pekerjaan (penyederhanaan pekerjaan ) resiko dari simplikasi pekerjaan yaitu menimbulkan kebosanan karena terspesialisasi yang akhirnya menimbulkan kesalahan-kesalahan Untuk menghindari adanya kebosanan ,kadang-kadang pekerjaan dapat dibuat lebih menarik dengan cara memperluas ( pemerkayaan pekerjaan ).Tiga metode untuk memperbaiki kondisi pekerjaan yang terlalu spesialiisasi melalui perancangan kembali dengan rotasi Perluasan Kerja

Adalah sebuah pendekatan tugas-tugas yang terkadang dalam suatu pekerjaan bagi seseorang atau sebuah kelompok kerja. Terdapat tujuh komponen yaitu:

Page 5

1. Spesialisasi pekerjaan Spesialisasi pekerjaan yaitu sebuah pendekatan yang menetapkan tugas-tugas yang unik atau khusus. Adam smith menyatakan bahwa komponen ini dapat membantu mengurangi biaya tenaga kerja monitor yang banyak memiliki banyak keahlian. Hal ini dapat dicapai beberapa cara yaitu : pengembangan keterampilan dan pembelajaran yang lebih cepat oleh karyawan karena adanya pengulangan lebih sedikit waktu yang terbuang karaena karyawan tidak perlu mengubah pekerjaan atau perkakas. Pengembangan perkakas yang khusus dan pengurangan investasi karena setiap karyawan hanya memiliki sedikit perkakas yang dibutuhkan untuk tugas tertentu. Adapun keterbatasan spesialisasi pekerjaan adalah kegagalan system ini untuk menjadikan seorang karyawan untuk mengerjakan pekerjaan keseluruhan. Spesialisasi pekerjaan cenderung hanya membawa kemampuan manual karyaawan untuk bekerja 2. Espansi pekerjaan Latar belakang yang mendorong ekspansi pekerjaan yang lebih nervariasi adalah adanya teori bahwa variasi akan membuat pekerjaan lebih baik dan para karyawan akan menikmati kualitas lingkungan keja lebih baik. Pekerjaan dimodifikasi dalam berbagai cara yaitu: pemekaran pekerjaan (job enlargement) yaitu pengelompokan beragam tugas yang memiliki tingkat keahlian yang hampir sama. Rotasi pekerjaan (job rotation) yaitu sebuah versi pemekaran pekerjaan yang terjadi saat karyawan diperbolehkan untuk pindah dari satu pekerjaan yang khusus kepekerjaan khusus lainnya Pengayaan pekerjaan (job enrichment) yaitu sebuah metode yang memberikan karyawan tanggung jawab yang lebih, meliputi perencanaan dan pengendalian yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan Pemberdayan karyawan (pemberdayan karyawan) yaitu kelanjutan dari pengayaan pekerjaan yang merupakan praktik dalam memperkaya pekerjaan, sehingga karyawan menerima tanggung jawab untuk beragam keputusan yang biasanya dikaitkan dengan staf ahli. Dengan kata lain, pemberdayan karyawan yaitu memperluas pekerjaan karyawan
Page 6

sehiungga tnnggung jawab yang lebih dan otoritas berpindah pada tingjkat operasi serendah mungkin. Pemberdayaan karyawan membantu mereka merasa memiliki pekerjaan mereka sehingga memiliki minat dalam diri meraka sendiri untuk mening katkan kinerja mereka. 2.5 Informasi Analisis Pekerjaan Analisis pekerjaan guna untuk mengumpulkan mengevaluasi dan

mengorganisasian informasi pekerjaan secara menyeluruh ,informasi pekerjaan diperoleh dari analisis pekerjaan memainkan peranan krusial dalam kegiataan SDM karena mensuplai data minimum untuk pelaksanakan kegiatan SDM. Informasi analisis pekerjaan : 1. Menetapkan dasar pemberian kompensasi 2. Mengevaluasi faktor-faktor lingkungan yang mempengaruhi pekerjaan 3. Menghilangkan persyaratan-persyaratan kerja yang menyebabkan diskriminasi pekerjaan pekerjaan individual 4. Merencanakan kebutuhan pengadaan SDM untuk waktu yang akan datang 5. Memadukan lamaran-lamaran dengan kualifikasi yang ada 6. Meramalkan dan menentukan kebutuhan latihan bagi karyawan baru dan lama serta mengembangkan karyawan yang potensial 7. Menetapkan standar prestasi kerja yang realistik 8. Menetapkan karyawan sesuai dengan kemampuan dan ketrampilan 9. Membantu revisi struktur organisasi dan memperbaiki aliran kerja 10. Orientasi karyawan Analisis pekerjaan merupakan proses pengumpulan mengevaluasi serta mengorganisasian informasi-informasi tentang perancangan pekerjaan ,pemahaman pekerjaan dan persyaratan persyaratan tahap thap analisid pekerjsan

Page 7

2.6 Pengumpulan Informasi Analisis Pekerjaan

Persiapan > Pengumpulan > Data Klarifikasi Data Output

>

1. Persiapan Merancang bentuk dan merencanakan penyelenggaraan analisis jabatan. Koordinasi dengan semua pihak yang terlibat dalam analisis jabatan. Mendapatkan gambaran tentang fungsi, arus proses, dan struktur organisasi yang akan dianalisis, berdasarkan hasil analisis yang pernah dilakukan (jika ada). Mengadakan inventarisasi pekerjaan dan tenaga kerja yang ada sekarang. Observasi, melakukan pengamatan langsung terhadap karyawan selama melaksanakan tugas. Baik untuk pekerjaan yang sederhana. Kelemahan : lambat, mahal, terkadang kurang akurat Kelebihan : memperoleh informasi dari tangan pertama, mengenal kondisi kerja, ketrampilan yang diperlukan dan peralatan yang digunakan secara riil. Wawancara, bertatap muka langsung dengan karyawan dan atasannya. Kuesioner, menggunakan daftar pertanyaan yang telah disusun sebelumnya. Kelemahan : jika terjadi salah pemahaman maka data akan bias, terkadang tanggapan kurang lengkap Kelebihan : biaya relatif murah, waktu efisien Pelaporan, informasi diperoleh dari catatan yang disimpan karyawan (Log). Kelemahan : tidak dapat menunjukkan data penting, seperti kondisi kerja, peralatan yang digunakan, dan terkadang karyawan enggan untuk mengisi buku tersebut akibat kesibukannya sehingga data tidak lengkap. Kombinasi, dengan menggabungkan metode yang ada. Yang masih dianggap terbaik adalah observasi dan wawancara karena mampu menghasilkan data pekerjaan yang akurat dan lengkap. Namun demikian, penggunaan kombinasi tersebut tergantung jenis pekerjaan yang akan dianalisis. 3. Klarifikasi Data Melakukan penyaringan, pemisahan dan peninjauan kembali informasi yang dikumpulkan agar diperoleh informasi yang akurat dan tidak bias.
Page 8

2. Pengumpulan Data

4. Output Deskripsi Jabatan

Menjelaskan tentang suatu jabatan, tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hal yang lainnya Spesifikasi Jabatan Memiliki syarat-syarat seperti, syarat pendidikan, kesehatan, fisik, dan syarat lainnya 2.7 Penggunaan Informasi Analisis Pekerjaan a. Deskripsi Pekerjaan (job description ) Suatu pertanyaan tertulis yang menguraikan fungsi, tugas-tugas, tanggungjawab, wewenang, kondisi kerja dan aspek-aspek pekerjaan tertentu lainnya. Yaitu pernyataan tertulis tentang fungsi ,tugas ,tanggung jawab ,wewenang ,kondisi kerja dan aspek aspek pekerjaan lainnya. Dalam suatu diskripsi pekerjaan ,bagian identitas jabatan bisa mencankup kode pakerjaan ,bagian departemen,tinggal penyusunan ini menunjukkan apa pekerjaan dan kelas pekerjaan ,setelah itu dilanjutkan ke bagian peringkasan pekerjaan atau fungsi .Bagian yang dilakukan ,bagaimana dan mengapa hal itu dikerjakan ,yang selanjutnya dijabarkan dalam tugas-tugas pekerjaan Dalam diskripsi jabatan juga harus diperinci tentang wewenang dan tanggung jawab pekerjaan secara terpisah ,siapa yang menjadi atasan dan siapa bawahan serta lingkungan b. Sfesifikasi Pekerjaan (job spesification ) Menunjukan siapa yang melakukan pekerjaan itu dan faktor-faktor manusia yang disyaratkan,antara lain pendidikan ,ketrampilan ,latihan ,pengalaman ,serta persyaratan fisik. Standar prestasi kerja (job ferformance standars ) Berfungsi sebagai sasaran-sasaran atau target bagi pelaksanaan kerja karyawan.

Page 9

Standar adalah kreteria dengan mana keberhasilan kerja dinilai dan diukur. Tanpa standar, tidak ada sistem pengawasan yang dapat mengevaluasi pelaksanaan kerja

2.8 Contoh Deskripsi Pekerjaan Dan Spesifikasi Pekerjaan A. CONTOH DESKRIPSI PEKERJAAN

PT DERAI BADAI Deskripsi pekerjaan

Nama jabatan Departemen Lokasi kelas jabatan pengawasan kode jabatan pusat biaya tanggal di setujui oleh Di susun oleh

: Analisis pekerjaan : Departemen sumber daya manusia : Kantor pusat ,jakarta :5c : Manajer sumber daya manusia : NS -346 : 567 : 28 maret 1991 : Lina daniati ,SE.M.B.A :Dra Qurrotul Aini

II

Ringkasan pekerjaan 1. Mengumpulkan dan membantu informasi analisis pekerjaan melalui wawancara ,kuesioner,observasi ,atau cara cara lainnya 2. Memberikan data lainnya yang perlukan oleh spesialis sumber daya manusia

III

Tugas 1. merancang jadwal analisis pekerjaan dan kuesioner 2. mengumpulkan informasi pekerjaan 3. berinteraksi dengan karyawan ,penyelia dan rekan sejawat

Page 10

4. menyusun deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan standar kinerja pekerjaan 5. melaporkan risiko keselamatan kerja kepada manajer terkait 6. mengecek informasi analisis pekerjaan melalui sumber sumber 7. melaksanakan tugas lainnya yang di bebankan oleh pengawasan

IV

Kondisi kerja 1. bekerja di dalam ruangan kantor yang berventilasi baik 2. pada saat pengumpulan data analisis pekerjaan sering harus berlangsung terjun kelapangan perusahaan 3. waktu bekerja standar di mulai dari pukul 08.00 pagi sampAI pukul 17.00 sore ,kecuali pada saat pengumpulan data dari sumber kedua dan saat melakukan perjalanan ke luar kota ( 4 sampai 6 hari perbulan ) pada berbagai kondisi yang ada di dalam grup

hubungan kerja 1. bekerja sama secara erat dengan berbagai kepala bagian ,penyelia ,dan tenaga ahli dari luar 2. melapor kepada atasan mengenai hasil analisis

Page 11

B.CONTO H SPESIFIKASI PEKERJAAN

PT DERAI BADAI SPESIFIKASIi PEKERJAAN

Nama jabatan Departemen Lokasi kelas jabatan pengawasan kode jabatan pusat biaya tanggal Di setujui oleh Di susun oleh

: Analisis pekerjaan : Departemen sumber daya manusia : Kantor pusat ,jakarta :5c : Manajer sumber daya manusia : NS -345 : 567 : 28 maret 1991 : Lina daniati ,SE.M.B.A :Dra Qurrotul Aini

II

faktor keahlian Pendidikan: diperlukan lulusan universitas atau perguruan tinggi Pengalaman :minimal perna memiliki pengalaman selama 2 tahun Sebagai Analisis pekerjaan atau tugas profesional lainnya dalam Bidang sumber daya manusia Komunikasi : keahlian berbicara dan menulis merupakan bukti kemampuan Untuk meringkas data pekerjaan secar tepat dan cepat

III

faktor daya Tuntutan fisik : hanya terbatas pada hal-hal yang biasanya terkait tugas seperi duduk ,berdiri ,jalan Tuntutan mental: penyampaian kesan visual diperlukan untuk memgamati pekerjaan inisiatif dan kecerdasan merupakan hal wajib karena pekerjaan akan diawasi secara umum saja. Pertimbangan mesti dilaksanakan pada karateristik pekerjaan yang dengan

Page 12

ditekankan ,pekerjaan yang diteliti, metode yang di gunakan untuk memgumpulkan data ,pengambilan keputusan

berdasarkan pertimbangan adalah hal yang sering terjadi .menganalisis dan mensintesiskan sejumlah sari informasi ke dalam deskripsi pekerjaan ,spesifikasi pekerjaan dam stamdar kinerja karyawan

Kondisi kerja : perjalanan kerja berbagai kantor cabang perusahaan di berbagai kota ,mulai dari empat hingga tujuh hari dalam sebulan, perjalanan di sekitar lokasi kerja untuk menghimpun informasi pekerjaan .sebagai besar pekerjaan dilakukan di dalam kantor

Page 13

BAB III PENUTUP Sebelum tulisan ini berakhir perlu di ketahui bahwa Desain pekerjaan adalah fungsi penetapan kegiatan-kegiatan kerja seorang individu atau kelompok karayawan dalam wadah organisasi. Tujuannya adalah untuk mengatur penugasan-penugasan kerja yang memenuhi kebutuhan organisasi, teknologi dan keperilakuan. Analisis pekerjaan merupakan proses pengumpulan ,mengevaluasi serta mengorganisasian informasi-informasi tentang perancangan pekerjaan ,pemahaman pekerjaan dan persyaratan-persyaratan. mengarahkan bahwa proses penghimpun dan menyusun berbagai imformasi yang berkenaan dengan setiap pekerjaan, tugas- tugas jenis pekerjaan dan tanggung jawab secara operasional untuk mewujudkan tujuan organisasi atau bisnis. Deskripsi Pekerjaan (job description )

Dalam diskripsi jabatan juga harus diperinci tentang wewenang dan tanggung jawab pekerjaan secara terpisah ,siapa yang menjadi atasan dan siapa bawahan serta lingkungan a. Sfesifikasi Pekerjaan (job spesification ) Menunjukan siapa yang melakukan pekerjaan itu dan faktor-faktor manusia yang disyaratkan,antara lain pendidikan ,ketrampilan ,latihan ,pengalaman ,serta persyaratan fisik. Standar prestasi kerja (job ferformance standars ) Berfungsi sebagai sasaran-sasaran atau target bagi pelaksanaan kerja karyawan. Standar adalah kreteria dengan mana keberhasilan kerja dinilai dan diukur. Tanpa standar, tidak ada sistem pengawasan yang dapat mengevaluasi pelaksanaan kerja.

Page 14

Page 15

Page 16