Strategi dan Teknik Komunikasi Dalam Presentasi

Maksum Staf Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian (PUSTAKA) Bogor Pendahuluan Banyak eksekutif, konsultan, dosen, peneliti, penyuluh, dan profesi lainnya takut gagal berbicara di depan rekan-rekan, kolega, pelanggan, staf, dan kelompok penting lainnya. Sebuah studi yang dilakukan di Amerika Serikat terhadap 10.000 orang manajer, 32% menyatakan bahwa berbicara di depan orang banyak sebagai hal yang menakutkan (Walters, 1989 dalam Macnamara, 1996). Lebih ekstrim lagi, dalam buku tersebut disampakan bahwa ketakutan berbicara melebihi ketakutan menghadapi kesulitan keuangan, kelebihan bobot badan, dan kematian. Dengan kata lain, sepertiga orang dalam studi tersebut menyatakan "lebih baik mati daripada harus berpidato " (The Book of List dalam Walter, 1989 dalam Macnamara, 1996). Sebaliknya, sukses suatu presentasi tidak terletak pada penguasaan subyek pengetahuan saja, tetapi kemampuan berbicara efektif, menjadi penting untuk dipelajari dan dilatih. Niki Flacks mantan artis, kreator terkenal dan pembicara pada Power Talk terkenal di Australia mengatakan "berbicara di depan umum adalah performing", karena bukan terletak pada aktivitas alami yang diperoleh sejak lahir, tetapi penekanan pada keterampilan komunikasi lebih dominan, dimana dibutuhkan pelatihan. Guru besar komunikasi dan hubungan industri terkenal dari Macquarie University di Sydney mengatakan bahwa dewasa ini seorang manajer belum bisa dikatakan baik tanpa memiliki keterampilan berkomunikasi (Macnamara, 1996). Sebuah studi yang dilakukan APM Training Institute di Australia menemukan bahwa 80,7% menyatakan ada tiga keterampilan komunikasi yang paling diinginkan eksekutif pemasaran; keterampilan presentasi adalah yang paling diinginkan (Morphew, 1994). Moderator Keberhasilan presentasi sangat tergantung kepada dua orang yang berperan di dalamnya, yaitu moderator dan pembicara (pemrasaran). Bahkan seringkali suatu presentasi menjadi gagal karena moderator tidak dapat menjalan tugas dan fungsinya dengan baik. Dapat anda bayangkan, bagaimana jadinya sebuah presentasi dan diskusi berlangsung tanpa ada seorang moderator. Moderator adalah penjual ide atau gagasan yang akan disampaikan pembicara, di samping pengatur tempo presentasi dan diskusi, pembuat keputusan dan kesimpulan yang harus dijalankan dengan penuh kebijakan, adil dan memuaskan semua pihak. Kemampuan menggugah perhatian hadirin serta membangkitkan semangat untuk menggali berbagai potensi dan permasalahan yang dibicarakan, menjadi tugas moderator. Salah satu tugas utama moderator adalah memperkenalkan pembicara. Bagian ini merupakan yang paling menentukan langkah sukses suatu presentasi. Oleh karena itu, moderator harus bertindak sebagai seorang penjual yang menawarkan suatu produk. Pasarkan ide, gagasan, dan pembicara agar hadirin
Maksum: Strategi dan Teknik Komunikasi Dalam Presentasi Seminar Rutin Puslitbang Tanaman Pangan, Bogor, 12 Mei 2005.

1/4

memberikan perhatian pada apa dan siapa pembicara dan apa kepentingan topik tersebut bagi hadirin. TIS (topic, importance, speaker) adalah tiga urutan kata kunci utama yang dapat digunakan sebagai formula untuk memperkenalkan pembicara. Presentasi Lakukan persiapan dengan matang Presentasi ibarat gunung es yang nampak indah di atas permukaan laut. Namun keindahan tersebut akan hilang, manakala 90% bagian gunung es yang ada dibawah permukaan laut tersebut tenggelam. Dengan demikian 90% bagian dari presentasi adalah persiapan, sisanya penyajian dan diskusi. Sekalipun anda menguasai subyek dan mampu berbicara penuh wibawa, persiapan cermat tetap diperlukan untuk dua alasan penting: (1) Menemukan informasi lebih lanjut tentang subyek untuk disarikan bagi hadirin. Pilihlah informasi yang menonjol. Jika tidak memiliki cukup informasi, sebaiknya tidak memberikan presentasi; (2) Memasarkan gagasan kepada hadirin serta memperoleh dan mempertahankan perhatian hadirin. Abraham Lincoln pernah mengatakan: "jika memiliki delapan jam untuk merobohkan pohon, saya akan menghabiskan enam jam untuk mengasah kapak (Walters, 1989 dalam Macnamara, 1999). Keuntungan utama dari persiapan yang cermat adalah efisiensi waktu presentasi serta mengurangi kegugupan dan demam panggung. Lincoln, mengisyaratkan bahwa untuk suatu presentasi, 90% waktu perlu digunakan untuk persiapan. Langkah-langkah persiapan itu adalah: (1) analisis sasaran, (2) survei lokasi, (3) kerangka & struktur, (4) penelitian & penerapan, (5) penulisan, (6) visualisasi & media, (7) latihan, dan (8) penyampaian/ penyajian. Namun, kedelapan tahap tersebut tidak berarti jika pembicara tidak menguasai subyek dan pengetahuan penunjang lainnya. Presentasi harus mempunyai tujuan jelas. Menurut Dunckel & Parnham (1995), jika anda membawakan presentasi karena diminta atasan, anda hanya akan membuang waktu; lebih baik anda tidak melakukannya. Jujurlah kepada diri sendiri mengenai sikap anda terhadap gagasan yang dibicarakan, kesempatan, atau subyek presentasi itu. Sikap negatif akan berpengaruh terhadap seluruh aspek organisasi, latihan, dan penyampaian, dan tentunya akan mengakibatkan tanggapan negatif dari hadirin. Sampaikan presentasi anda dengan tenang Banyak pembicara yakin bahwa hadirin akan, atau bahkan harus, menyimak. Seorang pimpinan dapat memaksa bawahannya untuk menyampaikan presentasi, tetapi ia tidak dapat memaksa hadirin menyimak presentasi stafnya. Tiba waktunya presentasi. Saat itu perasaan anda berkecamuk, perut terasa tidak enak, telapak tangan sedikit berkeringat, dan anda baru dapat tidur menjelang pagi karena terus berfikir apa yang harus dikatakan dan dilakukan esok. Pertanyaan yang sering diajukan adalah bagaimana mengatasi kegugupan menjelang presentasi. Persiapan matang merupakan cara paling awal mengatasi kegugupan.
Maksum: Strategi dan Teknik Komunikasi Dalam Presentasi Seminar Rutin Puslitbang Tanaman Pangan, Bogor, 12 Mei 2005.

2/4

Dalam penyajian, sampaikan materi secara sistematis dan berurutan, hubungan kausal, argumentasi, teori-teori pendukung, akurasi data, pengujian yang dilakukan, relevansi metodologi yang digunakan, hasil yang diperoleh, serta manfaatnya. Agar penyajian sistematis dan berurutan: (1) tuliskan kata-kata kuncinya secara berurutan; (2) manfaatkan alat bantu untuk menyampaikan materi secara visual; (3) pelihara komunikasi tatap muka selama penyajian; (4) berikan penjelasan yang jujur pada setiap penanya dan terimalah saran serta kritik; (5) cermati busana dan penampilan anda, karena perhatian pertama hadirin diberikan pada penampilan anda. Menurut Carnegie (1985) hal-hal yang perlu dilakukan dalam suatu penyajian adalah: (1) buat catatan ringkas dari bagian-bagian yang akan disampaikan, (2) jangan menulis sesuatu di luar penyajian, (3) jangan menghafal kata demi kata, (4) sampaikan informasi dalam bentuk ilustrasi atau contoh, (5) kuasai pengetahuan secara luas, (6) jangan cemas waktu penyajian, dan (7) jangan meniru gaya orang lain, jadilah diri sendiri. Ketepatan waktu penyajian merupakan hal penting. Persiapan yang baik termasuk merancang waktu penyajian secara tepat. Ketepatan waktu tentu harus proporsional untuk pengantar, isi pembicaraan, kesimpulan, dan saran. Yakinkan hadirin dengan penampilan anda Kesan pertama - Dalam teori human relations, komunikasi harus diarahkan bukan pada pribadi orang yang diajak bicara, tetapi pada faktor-faktor kejiwaannya, seperti watak, sifat, perangai, kepribadian, sikap, dan tingkah laku. Sukses penyaji tergantung pada sikap hadirin, sikap dan tindakan hadirin tersebut tergantung dari sikap penyaji. Kesan pertama sangat menentukan sikap hadirin selanjutnya. Jika pembicara memberikan kesan pertama yang positif, maka sikap hadirin akan positif dan menyenangkan. Tujuh Detik Pertama Menurut teori public speaking, keberhasilan seseorang berpidato atau presentasi ditentukan oleh tujuh detik pertama dia tampil di atas mimbar. Orang cuma membutuhkan tujuh detik untuk melihat apakah anda cukup berharga untuk didengar atau tidak (Green, 1998). Rute 350 - Christina Stuart, Direktur utama Speak Easy Training Ltd. di Inggeris yang telah melatih ratusan pembicara profesional, mengatakan bahwa pembicara harus mendengarkan dan mengendalikan perhatian hadirin dan secara teratur menghimpun orang berpikiran ke sana ke mari yang berhenti pada Rute 350. Temuan riset psikologi komunikasi memperlihatkan bahwa manusia dapat mendengarkan dan menyerap informasi sekitar 500 kata per menit. Tetapi rata-rata orang dapat menerima dan mengulang berbicara secara jelas hanya sekitar 150 kata per menit. Perbedaan kapasitas mental untuk memproses 350 kata per menit - disalurkan ke pikiran lain. Oleh karena itu harus dimanfaatkan oleh pembicara (Stuart, 1988 dalam Macnamara, 1996). AIDDA - Hadirin hanya akan mendengarkan pembicara, apabila ada perhatian (attention) karena penampilan, sikap, dan perilaku pembicara yang menumbuhkan minat (interest) dan rangsangan (desire), sehingga hadirin berani mengambil keputusan (decision) untuk bertindak (action) dengan memperhatikan, mendengarkan, bertanya, memberikan tanggapan, dan lain-lain. Lebih jauh lagi, hadirin berusaha mengadopsi, mencoba, dan menerapkannya.

Maksum: Strategi dan Teknik Komunikasi Dalam Presentasi Seminar Rutin Puslitbang Tanaman Pangan, Bogor, 12 Mei 2005.

3/4

Manfaatkan diskusi sebaik mungkin Pembicara hendaknya memandang tanggapan, saran, maupun pertanyaan secara positif. Banyak pembicara pemula beranggapan bahwa forum tanyajawab merupakan forum pembantaian, bahkan seringkali khawatir dan takut diserang, dikritik, diuji, bahkan dijatuhkan. Mungkin saja ada hadirin yang memang ingin pamer kepandaian; namun pembicara harus tetap bersikap tenang dan berfikir positif bahwa semua pertanyaan dalam forum itu merupakan masukan berharga. Apabila yang dikemukakan hadirin memang mengandung kebenaran, terimalah itu dengan jujur sebagai kebenaran. Tetapi apabila pernyataan hadirin bertolak belakang, sampaikan penjelasan-penjelasan secara bijaksana dengan argumentasi yang dapat diterima. Kesimpulan Moderator perlu mampu menjual gagasan pembicara, mengatur dan mengarahkan diskusi terfokus dengan bijaksana dan berwibawa, serta membuat kesimpulan. Ada delapan langkah strategi meraih presentasi sukses disamping penguasaan subyek. Semua tanggapan dan pertanyaan hadirin merupakan masukan berharga yang perlu ditanggapi secara positif. Daftar Pustaka
Carnegie, D. 1985. Quick and Easy Way to Effective Speaking. New York: Dale Carnegie & Associates. Dunckel, J. & P. Elizabeth. 1995. Effective Speaking for Buisiness Success. North Van couver, Canada. Green, G. 1998. The Magic of Public Speaking. Alih bahasa Agus Teguh H. Gramedia, Jakarta. Macnamara, J. R. 1996. The Modern Presenter's Handbook. Prentice Hall, Australia. Rudolft, D.1993. Public Relations. Jakarta: Golden Trayon.

Maksum: Strategi dan Teknik Komunikasi Dalam Presentasi Seminar Rutin Puslitbang Tanaman Pangan, Bogor, 12 Mei 2005.

4/4