Anda di halaman 1dari 46

TATA PERSURATAN

(Tehnik Pembuatan Surat)


Disusun Oleh

Drs. H. Djoko Wisnu Pringgo, M.M.

A.

Naskah Dinas/Surat Alat Komunikasi Kedinasan dalam bentuk Tertulis Tata Naskah Dinas/Persuratan Kumpulan Ketentuan yang bersifat Normatif, Mengatur Sifat,bentuk,susunan dan Kewenangan Penandatanganan serta menjadi Pedoman dalam Komunikasi Kedinasan Tertulis

B.

SURAT

Pernyataan tertulis yang dibuat dengan tujuan menyampaikan Informasi kepada pihak lain dan Merupakan alat komunikasi Tertulis yang menyangkut Kepentingan Tugas dan Instansi

Keputusan Gubernur Provinsi DKI Nomor 116 Tahun 2002, Tentang Tata Naskah Dinas di lingkungan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta

MAKSUD DAN TUJUAN


1) Pedoman umum Tata Persuratan Dinas disusun agar dapat digunakan sebagai pedoman yang terpadu dengan tata kearsipan di seluruh aparatur pemerintah baik di Pusat maupun di Daerah 2) Tujuan a) b) Memperoleh keseragaman dalam pola umum penyelenggaraan tata persuratan di seluruh jajaran pemerintah Mewujudkan tata kearsipan yang semakin berdaya guna dan berhasil guna Menunjang dalam

c) tugas-tugas umum pemerintah dan pembangunan kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan pengendalian pelaksanaannya d)

Meningkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan dalam penyelenggaraan

ASAS-ASAS TATA PERSURATAN


1) Asas Keamanan Pada dasarnya semua surat dinas bersifat tertutup, sehingga kerahasiaan isinya harus tetap dijaga. Oleh karena itu, para pejabat dan petugas tata persuratan tidak dibebanarkan memberikan onformasinya kepada yang tidak berkepentingan, baik secara tertulis maupun secara lisan Keaslian surat Tingkat keaslian surat dilihat dari kadar keabsahan dan aspek legalaitasnya dapat dibedakan atas : a) Asli Asli adalah lembaran yang ditujukan kepada instansi sebagaimana tercantum pada alamat yang dituju pada Kepala Surat atau lembaran yang dinyatakan sebagai asli. b) Tembusan Tembusan adalah merupakan lembaran penyampaian informasi kepada instansi yang mempunyai keterkaitan langsung maupun tidak langsung dengan informasi surat sebagaimana dikomunikasikan instansi yang terdapat di kepala surat

2)

c) Salinan Salinan adalah lembaran hasil penggandaan yang dilegalisasi oleh pejabat yang berwenang. Selain isitilah salinan ini sering pula digunakan kata turunan
d) Petikan Petikan adalah lembar berisi beberapa bagian/kalimat, hal yang diambil dari surat asli dan dilegalisasi oleh pejabat yang berwenang , selain istilah petikan ini sering pula digunakan kata kutipan

3)Bobot Informasi

Dilihat dari bobot informasi, surat dapat dibagi menjadi :

a) Surat penting Surat penting ialah surat yang isinya mengandung hal-hal yang bersifat strategis, kebijaksanaan operasional
b)Surat Biasa Surat biasa ialah surat yang isinya hal yang bersifat rutin

dan

mengandung

hal-

4)

Pengamanan Informasi

Dilihat dari pengamanan informasi, surat dapat dibagi menjadi ; a) Sangat Rahasia Sangat rahasia adalah surat yang informasinya membutuhkan tingkat pengamanan yang tertinggi. Tingkat pengamanan informasi surat tersebut erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan negara serta hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berhak menerima b) Rahasia Rahasia adalah surat yang informasinya membutuhkan pengamanan tinggi dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berweang atau yang ditunjuk

5)

Penyampaian Surat

Kecepatan penyampaian surat dapat dibagi menjadi :

a) Sangat segera Sangat segera adalah penyampaian surat yang harus segera dilakukan pada hari yang sama dengan waktu penandatanganan surat b) Segera Segera adalah penyampaian surat yang harus dilakukan secepat mungkin setelah ditandatangani c) Biasa Biasa adalah penyampaian surat yang dilakukan sesuai dengan jadwal pengiriman yang ada

SISTEMATIKA NASKAH DINAS


Naskah Dinas terdiri dari atas : 1. 2. 3. Kepala Tubuh Kaki

KEPALA NASKAH DINAS 1. 2. 3. 4. Kop Naskah Dinas Tanggal, Bulan, Tahun Alamat yang dituju Nomor, Sifat, Lampiran, Hal

TUBUH NASKAH DINAS TERBAGI 1. Aline pembuka yang berisi latar belakang maksud dan tujuan surat secara singkat dan jelas Alenia isi yang berisi permasalahan pokok surat/uraian Alenia Penutup

2. 3.

KAKI NASKAH DINAS 1. Jabatan Penanda Tangan 2. Tanda Tangan Pejabat 3. Nama Jelas Pejabat Penanda Tangan 4. NIP ( Bila Ada ) 5. Stempel ( Bila harus) 6. Tembusan ( Hanya yang Relevan) NASKAH DINAS 1. Bentuk dan susunan peraturan perundang-undangan = Produk Statuter 2. Bentuk dan susunan surat = bukan produk hukum non statuter 3. Bentuk teknologi - Teleks, Faksimale ( fax ) - Komputerisasi

1.

Menguasai Materi : - Tugas Pokok Unit Organisasi - Persoalan Dinas - Data/Bahan yang Relevan - Substansi Materi : a. Mampumenggambarkan maksud dan keiinginan instansi pengirim Naskah Dinas b. Singkat, padat, efektif, lengkap c. Komunikatif, dalam arti mudah dipahami dan dapat memotivasi penerima surat agar mau memberikan dukungan d. Berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi

2.

Menguasai Bahasa Tertulis - Tata Bahasa Tepat - Memahami Arti Kata - Gaya Bahasa yang wajar dan bersahabat/tidak berteletele
Teliti - Penulisan Huruf,Kata,Angka - Memotong Angka - Menyingkat Angka - Menggunakan Tanda Baca - Lampiran/Data Pendukung - Tembusan yang Relevan - Menggunakan Akronim

3.

4. Mematuhi Pedoman Tata Persuratan - Mengikuti Pola/Pedoman yang sudah ditentukan - Menempatkan Bagian-bagian Surat secara Tepat

SUBSTANSI MATERI
1. Mampu menggambarkan maksud dan keiinginan instansi pengirim Naskah Dinas 2. 3. Singkat, padat, efektif, lengkap Komunikatif, dalam arti mudah dipahami dan dapat memotivasi penerima surat agar mau memberikan dukungan 4. Berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi

1.

Penulisan Naskah Dinas harus memperhatikan kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar
Hindari penggunaan bahasa asing, kecuali untuk kata istilah Pemilihan kalimat harus : a. Jelas b. Efektif (tepat sasaran) c. Efisien (hemat dalam menggunakan kata) d. Tegas dan lugas

2.

3.

1.

2.

3.

4. 5.

Pengetikan harus benar dalam arti sesuai dengan konsep Kesalahan pengetikan dapat berakibat kerugian material (menyangkut angka), menimbulkan salah pengertian Pengetikan konsep dilakukan oleh CTU sedangkan pengetikan Net dilakukan oleh ITU Penaklikan dilakukan oleh ITU Naskah Dinas diketik pada kertas HVS ukuran A4

KEWENANGAN PANGKAL PENANDATANGANAN NASKAH DINAS


NO
KEWENANGAN PANGKAL PENANDATANGAN NASKAH DINAS NASKAH DINAS INTERN NASKAH DINAS EKSTERN

PEJABAT
PIMPINAN PEMERINTAH DAERAH (GUBERNUR DAN WAKIL GUBERNUR ) WALIKOTAMADYA DAN WAKIL BUPATI KAB. ADM. KEP. SERIBU DAN WAKIL PIMPINAN UNIT ORGANISASI SELAKU PIMPINAN SATMINKAL PIMPINAN SATUAN KERJA SELAKU PIMPINAN SATMINKAL

1. 2. 3. 4. 5.

YA YA YA YA YA

YA YA YA YA YA

6.

PIMPINAN SATUAN KERJA TIDAK BERPERAN SEBAGAI PIMPINAN SATMINKAL

YA

TIDAK

KEWENANGAN PENANDATANGANAN NASKAH DINAS


NO PEJABAT PENANDATANGAN BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH DINAS
A. PERATURAN PERUNDANG UNDANGAN SURAT ( BUKAN PRODUK HUKUM )

SUBSTANSI

KETERANGAN

GUBERNUR

B.

KEBIJAKAN PEMDA PELAKSANAAN PERUNDANG UNDANGAN YANG LEBIH TINGGI

APABILA GUBERNUR BERHALANGAN, PENANDATANGAN NASKAH DINAS DILAKUKAN OLEH WAKIL GUBERNUR BERKAPASITAS SELAKU GUBERNUR

II

WAKIL GUBERNUR ( ATAS WEWENANG JABATAN )

SURAT ( BUKAN PERATURAN PERUNDANG UNDANGAN )

PELAKSANAAN TUGAS DALAM RANGKA MEMBANTU GUBERNUR KOORDINASI KEGIATAN INSTANSI PEMERINTAHAN DI DAERAH PETUNJUK PELAKSANAAN KEBIJAKN PEMDA PENJELASAN TEKNIS KEBIJAKAN PEMDA

III

SEKDA ATAS NAMA GUBERNUR

A.

B.

PERATURAN PERUNDANG UNDANGAN SURAT

NO

PEJABAT PENANDATANGAN

BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH DINAS


A. PERATURAN PERUNDANG UNDANGAN SURAT

SUBSTANSI

KETERANGAN

IV

SEKDA ATAS WEWENANG JABATANNYA

B.

KEBIJAKAN PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI PEMERINTAH DILINGKUNGAN PEMDA DAN PELAYANAN ADMINISTRASTIF KEPADA SELURUH PERANGKAT DAERAH
KOORDINASI PERUMUSAN DAN PELAKSANAAN KEBIJAKAN SERTA PENGENDALIAN KEBIJAKAN PEMDA KEBIJAKAN OPERASIONAL DALAM RANGKA PELAKSANAAN PEMERINTAHAN DAERAH DAN PEL. MASYARAKAT DI KOTAMADYA / KAB ADM. KEP. SERIBU

BILA SEKDA BERHALANGAN DAN BELUM DITETAPKAN PILIHAN, PENANDATANGAN NASKAH DINAS DILAKUKAN OLEH ASISTEN YANG MEMBIDANGI
BILA BERHALANGAN DAN BELUM DITETAPKAN PILIHAN, PENANDATANGAN NASKAH DINAS DILAKUKAN OLEH SEKDA BILA WALIKOTAMADYA / BUAPTI BERHALANGAN NASKAH DINAS DITANDANGANI OLEH WAKIL WALIKOTAMADYA / BUPATI BERKAPASITAS SELAKU WALIKOTAMDYA / BUPATI

ASISTEN SEKDA

SURAT

VI

WALIKOTAMADYA / BUPATI

A.

B.

PERATURAN PERUNDANG UNDANGAN SURAT

NO

PEJABAT PENANDATANGAN

BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH DINAS


SURAT

SUBSTANSI

KETERANGAN

VII

WAKIL WALIKOTAMADYA / BUPATI ATAS WEWENANG JABATANNYA SEKKODYA A.N. WALIKOTAMDAYA ATAU SEKKAB A.N. BUPATI

PELAKSANAAN TUGAS DALAM MEMBANTU WLIKOTAMADYA / BUPATI KOORDINASI KEGIATAN INSTANSI DI KOTAMADYA / KAB. ADMINISTRASI JUKLAK KEBIJAKAN YANG DITETAPKAN WALIKOTAMADYA / BUPATI PENJELASAN TEKNIS KEBIJAKAN YANG DITETAPAKAN WALIKOTAMADYA KEBIJAKAN OPERASIONAL DALAM PENYELENGGARAAN ADM. PEMERINTAHAN DAN PELAYANAN ADM. KEPADA SELURUH PERANGKAT KOTAMADYA BILA BERHALANGAN DAN BELUM DITETAPKAN PILIHAN, NASKAH DINAS DAPAT DITANDATANGANI A.S. SEKKODYA / A.S. SEKKAB YANG MEMBIDANGI

VIII

A.

B.

PERATURAN PERUNDANG UNDANGAN SURAT

IX

SEKKODOYA / SEKKAB ATAS WEWENANG JABATANNYA

A.

B.

PERATURAN PERUNDANG UNDANGAN SURAT

NO

PEJABAT PENANDATANGAN

BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH DINAS


SURAT

SUBSTANSI

KETERANGAN

ASISTEN SEKKODYA / ASISTEN SEKKAB

KOORDINASI PERUMUSAN DAN PELAKSANAAN KEBIJAKAN SERTA PENGEDALIAN PELAKSANAAN KEBIJAKAN PEMERINTAHA KODYA / KAB

XI

PIMPINAN DINAS DAERAH / LEMBAGA TEKNIS DAERAH ( LTD )


PIMPINAN SATUAN KERJA SELAKU PIMPINAN SATMINKAL

A.

B.

PERATURAN PERUNDANG UNDANGAN SURAT

PELAKSANAAN TUGAS DAN FUNGSINYA

XII

A.

B.

PERATURAN PERUNDANG UNDANGAN SURAT

PELAKSANAAN TUGAS DAN FUNGSINYA

NO

PEJABAT PENANDATANGAN

BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH DINAS


A. PERATURAN PERUNDANG UNDANGAN SURAT

SUBSTANSI

KETERANGAN

XIII

CAMAT

PELAKSANAAN TUGAS DAN FUNSINYA

B.

BILA BERHALANGAN NASKAH DINAS DAPAT DITANDATANGANI WAKIL CAMAT DALAM KAPASITAS SELAKU CAMAT

XIV

WAKIL CAMAT

SURAT

PELAKSANAAN TUGASNYA

XV

LURAH

A.

B.

PERATURAN PERUNDANG UNDANGAN SURAT

PELAKSANAAN TUGAS DAN FUNGSINYA

BILA BERHALANGAN NASKAH DINAS DAPAT DITANDATANGANI WAKIL LURAH DALAM KAPASITAS SELAKU LURAH

XVI

WAKIL LURAH ATAS WEWENANG JABATANNYA

SURAT

PELAKSANAAN TUGASNYA

JANGKAUAN NASKAH DINAS DIKAITKAN DENGAN PEJABAT PENANDATANGAN


NO I PENANDATANGAN
GUBERNUR
A. B. C. D. E. F. G. A. B. C. A. B. A. B.

NASKAH DINAS DITUJUKAN KEPADA


PEJABAT DI LINGKUNGAN PEMDA PRESIDEN / WAKIL PRESIDEN PIMPINAN LEMBAGA TINGGI / TERTINGGI NEGARA MENTERI LPND GUBERNUR PROPINSI LAIN ORMAS DAN PIHAK LAIN YANG DIANGGAP PERLU PEJABAT DI LINGKUNGAN PEMDA GUBERNUR ORMAS DAN PIHAK LAIN YANG DIANGGAP PERLU PEJABAT DI LINGKUNGAN PEMDA PEJABAT INSTANSI LAIN DAN PIHAK LAIN YANG DIANGGAP PERLU SEKDA PEJABAT DI LINGKUNGAN UNIT ORGANISASI / SATUAN KERJA YANG DIKOORDINASIKAN

II

WAKIL GUBERNUR ATAS WEWENANG JABATANNYA SEKRETARIS DAERAH ASISTEN SEKDA

III IV

NO V

PENANDATANGAN
WALIKOTAMADYA / BUPATI
A. B. C. D. A. B. C.

NASKAH DINAS DITUJUKAN KEPADA


PEJABAT DI LINGKUNGAN PEMDA KODYA / KAB. ADM. YANG BERSANGKUTAN GUBERNUR PEJABAT DI LINGKUNGAN PEMDA ORMAS DAN PIHAK LAIN YANG DIANGGAP PERLU PEJABAT DI LINGKUNGAN PEMDA KODYA / KAB. ADMINISTRASI PEJABAT DI LINGKUNGAN PEMDA ORMAS DAN PIHAK LAIN YANG DIANGGAP PERLU

VI

WAKIL WALIKOTAMADYA / BUPATI ATAS WEWENANG JABATANNYA SEKKODYA / SEKKAB

VII

A. B.

PEJABAT DI LINGKUNGAN PEMDA KODYA / KAB. ADMINISTRASI ORMAS DAN PIHAK LAIN YANG DIANGGAP PERLU

VIII ASISTEN SEKKODYA /


ASISTEN SEKKAB

A. B.

SEKKO / SEKKAB PEJABAT DI LINGKUNGAN SATUAN KERJA

lX

PIMP. DINAS DAERAH / LEMBAGA TEKNIS DAERAH

A. B.

PEJABAT DI LINGKUNGAN PEMDA PIHAK LAIN YANG DIANGGAP PERLU

PIMP. SATUAN KERJA SELAKU PIMP.SATMINKAL

A. B.

PEJABAT DI LINGKUNGAN UNIT ORGANISASINYA PEJABAT DAN PIHAK LAIN YANG DIANGGAP PERLU SESUAI KEWENANGANNYA

NO XI XII

PENANDATANGAN
CAMAT
A. B. A. B.

NASKAH DINAS DITUJUKAN KEPADA


PEJABAT DI LINGKUNGAN PEM.KODYA / PEM.KAB. ADMINISTRASI ORMAS DAN PIHAK LAIN YANG DIANGGAP PERLU PEJABAT DI LINGKUNGAN PEM.KODYA / PEM.KAB. YANG BERSANGKUTAN ORMAS DAN PIHAK LAIN YANG DIANGGAP PERLU

WAKIL CAMAT

XIII XIV

LURAH WAKIL LURAH

A.
B.

PEJABAT DI LINGKUNGAN PEM.KODYA / PEM.KAB. PEMERINTAH KECAMATAN ORMAS DAN PIHAK LAIN YANG DIANGGAP PERLU PEJABAT DI LINGKUNGAN PEM.KODYA / PEM.KAB. PEMERINTAH KECAMATAN ORMAS DAN PIHAK LAIN YANG DIANGGAP PERLU

A.
B.

1.

Kop Naskah Dinas adalah bagian teratas dari Naskah Dinas yang memuat sebutan atau nama instansi sesuai ketentuan
Dua jenis Kop Naskah Dinas
a.

2.

Kop Naskah Dinas dengan alamat digunakan untuk mengetik jenis Naskah Dinas yang alamat nomor Naskah Dinasnya dicantumkan pada sisi kiri Kepala Naskah Dinas antara lain : Surat Edaran, Surat Biasa, Surat Undangan, Surat Panggilan. Kop Naskah Dinas tanpa alamat digunakan untuk mengetik jenis Naskah Dinas yang nomor Naskah Dinasnya dicantumkan dibawah tulisan jenis Naskah Dinas dibagian tengah kepala Naskah Dinas, antara lain : Peraturan, Keputusan, Pengumuman, Surat Tugas, Instruksi dan lain-lain.

b.

1.

Bentuk nomor Peraturan, Keputusan, Instruksi, Pengumuman dan Seruan adalah Nomor Bulat, Kata Tahun dan Angka Tahun. Contoh : Nomor 20 Tahun 2009
Bentuk nomor Surat Edaran adalah Nomor Bulat, Garis Miring dan tulisan SE Garis Miring Angka Tahun. Contoh : Nomor 20 / SE / 2009 Bentuk nomor surat-surat lainnya antara lain surat biasa, surat undangan, surat keterangan adalah nomor bulat garis miring kode klasifikasi. Contoh : Nomor 20 / Kode Klasifikasi.

2.

3.

Menindak lanjuti
Dalam rangka Sehubungan dengan Membalas surat Saudara Sebagai tindak lanjut

Berkaitan dengan
Bertalian dengan Sehubungan dengan Berkenaan

Demikian permohonan ini /.../...


Atas perhatian Saudara, saya ucapkan terima kasih Agar Tugas ini dilaksanakan dengan sebaik-baiknya dan penuh rasa tanggung jawab

Kepada Yth. Bapak Ir. Wahyu Abadi, M.T. Kepala Suku Dinas Perumahan dan Gedung Pemda Kota Administrasi Jakarta Timur di Jakarta

Kepada Yth. Kepala Kantor Perpustakaan Dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Utara di Jakarta

Kepada Yth. Ibu Dra. Dewi Sartika, M.M. Jl. Surabaya No. I Menteng Jakarta Pusat

Kepada Yth. Kepala Badan Pengelola Keuangan Daerah Provinsi DKI Jakarta Jl. Merdeka Selatan No. 8-9 Jakarta Pusat

DISKUSI/PRAKTEK PEMBUATAN SURAT DINAS