TATA PERSURATAN

(Tehnik Pembuatan Surat)
Disusun Oleh

Drs. H. Djoko Wisnu Pringgo, M.M.

A.

Naskah Dinas/Surat Alat Komunikasi Kedinasan dalam bentuk Tertulis Tata Naskah Dinas/Persuratan Kumpulan Ketentuan yang bersifat Normatif, Mengatur Sifat,bentuk,susunan dan Kewenangan Penandatanganan serta menjadi Pedoman dalam Komunikasi Kedinasan Tertulis

B.

SURAT

Pernyataan tertulis yang dibuat dengan tujuan menyampaikan Informasi kepada pihak lain dan Merupakan alat komunikasi Tertulis yang menyangkut Kepentingan Tugas dan Instansi

Keputusan Gubernur Provinsi DKI Nomor 116 Tahun 2002, Tentang Tata Naskah Dinas di lingkungan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta

MAKSUD DAN TUJUAN 1) Pedoman umum Tata Persuratan Dinas disusun agar dapat digunakan sebagai pedoman yang terpadu dengan tata kearsipan di seluruh aparatur pemerintah baik di Pusat maupun di Daerah 2) Tujuan a) b) Memperoleh keseragaman dalam pola umum penyelenggaraan tata persuratan di seluruh jajaran pemerintah Mewujudkan tata kearsipan yang semakin berdaya guna dan berhasil guna Menunjang dalam c) tugas-tugas umum pemerintah dan pembangunan kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan pengendalian pelaksanaannya d) Meningkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan dalam penyelenggaraan .

ASAS-ASAS TATA PERSURATAN 1) Asas Keamanan Pada dasarnya semua surat dinas bersifat tertutup. baik secara tertulis maupun secara lisan Keaslian surat Tingkat keaslian surat dilihat dari kadar keabsahan dan aspek legalaitasnya dapat dibedakan atas : a) Asli Asli adalah lembaran yang ditujukan kepada instansi sebagaimana tercantum pada alamat yang dituju pada Kepala Surat atau lembaran yang dinyatakan sebagai asli. sehingga kerahasiaan isinya harus tetap dijaga. Oleh karena itu. para pejabat dan petugas tata persuratan tidak dibebanarkan memberikan onformasinya kepada yang tidak berkepentingan. b) Tembusan Tembusan adalah merupakan lembaran penyampaian informasi kepada instansi yang mempunyai keterkaitan langsung maupun tidak langsung dengan informasi surat sebagaimana dikomunikasikan instansi yang terdapat di kepala surat 2) .

hal yang diambil dari surat asli dan dilegalisasi oleh pejabat yang berwenang .c) Salinan Salinan adalah lembaran hasil penggandaan yang dilegalisasi oleh pejabat yang berwenang. selain istilah petikan ini sering pula digunakan kata kutipan . Selain isitilah salinan ini sering pula digunakan kata turunan d) Petikan Petikan adalah lembar berisi beberapa bagian/kalimat.

surat dapat dibagi menjadi : a) Surat penting Surat penting ialah surat yang isinya mengandung hal-hal yang bersifat strategis. kebijaksanaan operasional b)Surat Biasa Surat biasa ialah surat yang isinya hal yang bersifat rutin dan mengandung hal- .3)Bobot Informasi Dilihat dari bobot informasi.

a) Sangat Rahasia Sangat rahasia adalah surat yang informasinya membutuhkan tingkat pengamanan yang tertinggi. Tingkat pengamanan informasi surat tersebut erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan negara serta hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berhak menerima b) Rahasia Rahasia adalah surat yang informasinya membutuhkan pengamanan tinggi dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berweang atau yang ditunjuk .4) Pengamanan Informasi Dilihat dari pengamanan informasi. surat dapat dibagi menjadi .

5) Penyampaian Surat Kecepatan penyampaian surat dapat dibagi menjadi : a) Sangat segera Sangat segera adalah penyampaian surat yang harus segera dilakukan pada hari yang sama dengan waktu penandatanganan surat b) Segera Segera adalah penyampaian surat yang harus dilakukan secepat mungkin setelah ditandatangani c) Biasa Biasa adalah penyampaian surat yang dilakukan sesuai dengan jadwal pengiriman yang ada .

Lampiran. Kop Naskah Dinas Tanggal. Hal TUBUH NASKAH DINAS TERBAGI 1. Aline pembuka yang berisi latar belakang maksud dan tujuan surat secara singkat dan jelas Alenia isi yang berisi permasalahan pokok surat/uraian Alenia Penutup 2. 2. Bulan. Kepala Tubuh Kaki KEPALA NASKAH DINAS 1. Tahun Alamat yang dituju Nomor.SISTEMATIKA NASKAH DINAS Naskah Dinas terdiri dari atas : 1. Sifat. 3. . 3. 2. 3. 4.

Bentuk dan susunan peraturan perundang-undangan = Produk Statuter 2. Faksimale ( fax ) . Bentuk dan susunan surat = bukan produk hukum non statuter 3.Komputerisasi . Nama Jelas Pejabat Penanda Tangan 4. NIP ( Bila Ada ) 5. Tanda Tangan Pejabat 3.Teleks. Tembusan ( Hanya yang Relevan) NASKAH DINAS 1.KAKI NASKAH DINAS 1. Bentuk teknologi . Stempel ( Bila harus) 6. Jabatan Penanda Tangan 2.

dalam arti mudah dipahami dan dapat memotivasi penerima surat agar mau memberikan dukungan d. Berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi . Singkat. Mampumenggambarkan maksud dan keiinginan instansi pengirim Naskah Dinas b.Tugas Pokok Unit Organisasi . padat. efektif. lengkap c.Substansi Materi : a. Menguasai Materi : .Data/Bahan yang Relevan .Persoalan Dinas .1. Komunikatif.

Lampiran/Data Pendukung .Tembusan yang Relevan .Memotong Angka .Menyingkat Angka . Menguasai Bahasa Tertulis .2.Memahami Arti Kata .Angka .Menggunakan Tanda Baca . .Menggunakan Akronim 3.Kata.Tata Bahasa Tepat .Gaya Bahasa yang wajar dan bersahabat/tidak berteletele Teliti .Penulisan Huruf.

Mematuhi Pedoman Tata Persuratan .Menempatkan Bagian-bagian Surat secara Tepat .4.Mengikuti Pola/Pedoman yang sudah ditentukan .

padat. Mampu menggambarkan maksud dan keiinginan instansi pengirim Naskah Dinas 2.SUBSTANSI MATERI 1. efektif. lengkap Komunikatif. Berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi . dalam arti mudah dipahami dan dapat memotivasi penerima surat agar mau memberikan dukungan 4. 3. Singkat.

Efektif (tepat sasaran) c. Tegas dan lugas 2. 3. Penulisan Naskah Dinas harus memperhatikan kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar Hindari penggunaan bahasa asing.1. . kecuali untuk kata istilah Pemilihan kalimat harus : a. Jelas b. Efisien (hemat dalam menggunakan kata) d.

5. 4.1. menimbulkan salah pengertian Pengetikan konsep dilakukan oleh CTU sedangkan pengetikan Net dilakukan oleh ITU Penaklikan dilakukan oleh ITU Naskah Dinas diketik pada kertas HVS ukuran A4 . Pengetikan harus benar dalam arti sesuai dengan konsep Kesalahan pengetikan dapat berakibat kerugian material (menyangkut angka). 3. 2.

ADM. SERIBU DAN WAKIL PIMPINAN UNIT ORGANISASI SELAKU PIMPINAN SATMINKAL PIMPINAN SATUAN KERJA SELAKU PIMPINAN SATMINKAL 1. 3. KEP. 4. 5.KEWENANGAN PANGKAL PENANDATANGANAN NASKAH DINAS NO KEWENANGAN PANGKAL PENANDATANGAN NASKAH DINAS NASKAH DINAS INTERN NASKAH DINAS EKSTERN PEJABAT PIMPINAN PEMERINTAH DAERAH (GUBERNUR DAN WAKIL GUBERNUR ) WALIKOTAMADYA DAN WAKIL BUPATI KAB. 2. PIMPINAN SATUAN KERJA TIDAK BERPERAN SEBAGAI PIMPINAN SATMINKAL YA TIDAK . YA YA YA YA YA YA YA YA YA YA 6.

KEWENANGAN PENANDATANGANAN NASKAH DINAS NO PEJABAT PENANDATANGAN BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH DINAS A. • KEBIJAKAN PEMDA • PELAKSANAAN PERUNDANG – UNDANGAN YANG LEBIH TINGGI APABILA GUBERNUR BERHALANGAN. PERATURAN PERUNDANG – UNDANGAN SURAT - . B. PENANDATANGAN NASKAH DINAS DILAKUKAN OLEH WAKIL GUBERNUR BERKAPASITAS SELAKU GUBERNUR II WAKIL GUBERNUR ( ATAS WEWENANG JABATAN ) • SURAT ( BUKAN PERATURAN PERUNDANG – UNDANGAN ) • PELAKSANAAN TUGAS DALAM RANGKA MEMBANTU GUBERNUR • KOORDINASI KEGIATAN INSTANSI PEMERINTAHAN DI DAERAH • PETUNJUK PELAKSANAAN KEBIJAKN PEMDA • PENJELASAN TEKNIS KEBIJAKAN PEMDA - III SEKDA ATAS NAMA GUBERNUR A. PERATURAN PERUNDANG – UNDANGAN SURAT ( BUKAN PRODUK HUKUM ) SUBSTANSI KETERANGAN I GUBERNUR B.

SERIBU BILA SEKDA BERHALANGAN DAN BELUM DITETAPKAN PILIHAN. PERATURAN PERUNDANG – UNDANGAN SURAT . B. PENANDATANGAN NASKAH DINAS DILAKUKAN OLEH ASISTEN YANG MEMBIDANGI BILA BERHALANGAN DAN BELUM DITETAPKAN PILIHAN. PENANDATANGAN NASKAH DINAS DILAKUKAN OLEH SEKDA BILA WALIKOTAMADYA / BUAPTI BERHALANGAN NASKAH DINAS DITANDANGANI OLEH WAKIL WALIKOTAMADYA / BUPATI BERKAPASITAS SELAKU WALIKOTAMDYA / BUPATI V ASISTEN SEKDA • SURAT VI WALIKOTAMADYA / BUPATI A.NO PEJABAT PENANDATANGAN BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH DINAS A. PERATURAN PERUNDANG – UNDANGAN SURAT SUBSTANSI KETERANGAN IV SEKDA ATAS WEWENANG JABATANNYA B. KEP. MASYARAKAT DI KOTAMADYA / KAB ADM. KEBIJAKAN PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI PEMERINTAH DILINGKUNGAN PEMDA DAN PELAYANAN ADMINISTRASTIF KEPADA SELURUH PERANGKAT DAERAH KOORDINASI PERUMUSAN DAN PELAKSANAAN KEBIJAKAN SERTA PENGENDALIAN KEBIJAKAN PEMDA KEBIJAKAN OPERASIONAL DALAM RANGKA PELAKSANAAN PEMERINTAHAN DAERAH DAN PEL.

S.N. ADMINISTRASI  JUKLAK KEBIJAKAN YANG DITETAPKAN WALIKOTAMADYA / BUPATI  PENJELASAN TEKNIS KEBIJAKAN YANG DITETAPAKAN WALIKOTAMADYA KEBIJAKAN OPERASIONAL DALAM PENYELENGGARAAN ADM. KEPADA SELURUH PERANGKAT KOTAMADYA BILA BERHALANGAN DAN BELUM DITETAPKAN PILIHAN. BUPATI • PELAKSANAAN TUGAS DALAM MEMBANTU WLIKOTAMADYA / BUPATI • KOORDINASI KEGIATAN INSTANSI DI KOTAMADYA / KAB. PERATURAN PERUNDANG – UNDANGAN SURAT IX SEKKODOYA / SEKKAB ATAS WEWENANG JABATANNYA A. NASKAH DINAS DAPAT DITANDATANGANI A. SEKKODYA / A. WALIKOTAMDAYA ATAU SEKKAB A. PEMERINTAHAN DAN PELAYANAN ADM.N. B.S. PERATURAN PERUNDANG – UNDANGAN SURAT . SEKKAB YANG MEMBIDANGI VIII A. B.NO PEJABAT PENANDATANGAN BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH DINAS • SURAT SUBSTANSI KETERANGAN VII WAKIL WALIKOTAMADYA / BUPATI ATAS WEWENANG JABATANNYA SEKKODYA A.

NO PEJABAT PENANDATANGAN BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH DINAS • SURAT SUBSTANSI KETERANGAN X ASISTEN SEKKODYA / ASISTEN SEKKAB KOORDINASI PERUMUSAN DAN PELAKSANAAN KEBIJAKAN SERTA PENGEDALIAN PELAKSANAAN KEBIJAKAN PEMERINTAHA KODYA / KAB XI PIMPINAN DINAS DAERAH / LEMBAGA TEKNIS DAERAH ( LTD ) PIMPINAN SATUAN KERJA SELAKU PIMPINAN SATMINKAL A. PERATURAN PERUNDANG – UNDANGAN SURAT PELAKSANAAN TUGAS DAN FUNGSINYA . PERATURAN PERUNDANG – UNDANGAN SURAT PELAKSANAAN TUGAS DAN FUNGSINYA XII A. B. B.

PERATURAN PERUNDANG – UNDANGAN SURAT PELAKSANAAN TUGAS DAN FUNGSINYA BILA BERHALANGAN NASKAH DINAS DAPAT DITANDATANGANI WAKIL LURAH DALAM KAPASITAS SELAKU LURAH XVI WAKIL LURAH ATAS WEWENANG JABATANNYA • SURAT PELAKSANAAN TUGASNYA .NO PEJABAT PENANDATANGAN BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH DINAS A. PERATURAN PERUNDANG – UNDANGAN SURAT SUBSTANSI KETERANGAN XIII CAMAT PELAKSANAAN TUGAS DAN FUNSINYA B. BILA BERHALANGAN NASKAH DINAS DAPAT DITANDATANGANI WAKIL CAMAT DALAM KAPASITAS SELAKU CAMAT XIV WAKIL CAMAT • SURAT PELAKSANAAN TUGASNYA XV LURAH A. B.

F. A. G. C. D. NASKAH DINAS DITUJUKAN KEPADA PEJABAT DI LINGKUNGAN PEMDA PRESIDEN / WAKIL PRESIDEN PIMPINAN LEMBAGA TINGGI / TERTINGGI NEGARA MENTERI LPND GUBERNUR PROPINSI LAIN ORMAS DAN PIHAK LAIN YANG DIANGGAP PERLU PEJABAT DI LINGKUNGAN PEMDA GUBERNUR ORMAS DAN PIHAK LAIN YANG DIANGGAP PERLU PEJABAT DI LINGKUNGAN PEMDA PEJABAT INSTANSI LAIN DAN PIHAK LAIN YANG DIANGGAP PERLU SEKDA PEJABAT DI LINGKUNGAN UNIT ORGANISASI / SATUAN KERJA YANG DIKOORDINASIKAN II WAKIL GUBERNUR ATAS WEWENANG JABATANNYA SEKRETARIS DAERAH ASISTEN SEKDA III IV . E. A. A. C. B. B.JANGKAUAN NASKAH DINAS DIKAITKAN DENGAN PEJABAT PENANDATANGAN NO I PENANDATANGAN GUBERNUR A. B. B.

ADMINISTRASI ORMAS DAN PIHAK LAIN YANG DIANGGAP PERLU VIII ASISTEN SEKKODYA / ASISTEN SEKKAB A. PEJABAT DI LINGKUNGAN UNIT ORGANISASINYA PEJABAT DAN PIHAK LAIN YANG DIANGGAP PERLU SESUAI KEWENANGANNYA . YANG BERSANGKUTAN GUBERNUR PEJABAT DI LINGKUNGAN PEMDA ORMAS DAN PIHAK LAIN YANG DIANGGAP PERLU PEJABAT DI LINGKUNGAN PEMDA KODYA / KAB. C. ADM. PEJABAT DI LINGKUNGAN PEMDA KODYA / KAB. B. A. ADMINISTRASI PEJABAT DI LINGKUNGAN PEMDA ORMAS DAN PIHAK LAIN YANG DIANGGAP PERLU VI WAKIL WALIKOTAMADYA / BUPATI ATAS WEWENANG JABATANNYA SEKKODYA / SEKKAB VII A. NASKAH DINAS DITUJUKAN KEPADA PEJABAT DI LINGKUNGAN PEMDA KODYA / KAB. B. DINAS DAERAH / LEMBAGA TEKNIS DAERAH A. B. D. SATUAN KERJA SELAKU PIMP. B. B. SEKKO / SEKKAB PEJABAT DI LINGKUNGAN SATUAN KERJA lX PIMP.SATMINKAL A. PEJABAT DI LINGKUNGAN PEMDA PIHAK LAIN YANG DIANGGAP PERLU X PIMP. C.NO V PENANDATANGAN WALIKOTAMADYA / BUPATI A. B.

KAB. B. PEMERINTAH KECAMATAN ORMAS DAN PIHAK LAIN YANG DIANGGAP PERLU A. PEJABAT DI LINGKUNGAN PEM.KODYA / PEM.KAB.KAB.KODYA / PEM. B. YANG BERSANGKUTAN ORMAS DAN PIHAK LAIN YANG DIANGGAP PERLU WAKIL CAMAT XIII XIV LURAH WAKIL LURAH A. PEMERINTAH KECAMATAN ORMAS DAN PIHAK LAIN YANG DIANGGAP PERLU PEJABAT DI LINGKUNGAN PEM. ADMINISTRASI ORMAS DAN PIHAK LAIN YANG DIANGGAP PERLU PEJABAT DI LINGKUNGAN PEM. .KODYA / PEM. NASKAH DINAS DITUJUKAN KEPADA PEJABAT DI LINGKUNGAN PEM. B.NO XI XII PENANDATANGAN CAMAT A.KODYA / PEM.KAB. B. A.

antara lain : Peraturan. Keputusan. Instruksi dan lain-lain. Surat Biasa. Kop Naskah Dinas adalah bagian teratas dari Naskah Dinas yang memuat sebutan atau nama instansi sesuai ketentuan Dua jenis Kop Naskah Dinas a. 2. Surat Undangan. Kop Naskah Dinas tanpa alamat digunakan untuk mengetik jenis Naskah Dinas yang nomor Naskah Dinasnya dicantumkan dibawah tulisan jenis Naskah Dinas dibagian tengah kepala Naskah Dinas. Surat Panggilan. Kop Naskah Dinas dengan alamat digunakan untuk mengetik jenis Naskah Dinas yang alamat nomor Naskah Dinasnya dicantumkan pada sisi kiri Kepala Naskah Dinas antara lain : Surat Edaran.1. b. . Surat Tugas. Pengumuman.

Bentuk nomor Peraturan. Contoh : Nomor 20 / Kode Klasifikasi.1. Contoh : Nomor 20 Tahun 2009 Bentuk nomor Surat Edaran adalah Nomor Bulat. surat undangan. Pengumuman dan Seruan adalah Nomor Bulat. Garis Miring dan tulisan SE Garis Miring Angka Tahun. Keputusan. 2. . Instruksi. Contoh : Nomor 20 / SE / 2009 Bentuk nomor surat-surat lainnya antara lain surat biasa. surat keterangan adalah nomor bulat garis miring kode klasifikasi. Kata Tahun dan Angka Tahun. 3.

 Menindak lanjuti Dalam rangka Sehubungan dengan Membalas surat Saudara Sebagai tindak lanjut     .

 Berkaitan dengan Bertalian dengan Sehubungan dengan Berkenaan    .

.. Atas perhatian Saudara. Demikian permohonan ini /…./….. saya ucapkan terima kasih Agar Tugas ini dilaksanakan dengan sebaik-baiknya dan penuh rasa tanggung jawab   ..

Bapak Ir. Wahyu Abadi.Kepada Yth. Kepala Suku Dinas Perumahan dan Gedung Pemda Kota Administrasi Jakarta Timur di Jakarta .T. M.

Kepala Kantor Perpustakaan Dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Utara di Jakarta .Kepada Yth.

Kepada Yth. Ibu Dra. Dewi Sartika.M. I Menteng Jakarta Pusat . M. Surabaya No. Jl.

Merdeka Selatan No.Kepada Yth. 8-9 Jakarta Pusat . Kepala Badan Pengelola Keuangan Daerah Provinsi DKI Jakarta Jl.

DISKUSI/PRAKTEK PEMBUATAN SURAT DINAS .