1. Penanganan surat masuk sistem Kartu Kendali a.

Pengertian kartu kendali
Sistem kartu kendali adalah istilah lain yang sering dipakai untuk nama kearsipan pola baru.Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatn surat b. Ciri-ciri kartu kendali 1) Pada system kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain surat penting, surat rahasia dan surat biasa 2) Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah c. Keuntungan menggunakan kartu kendali Lebih efisien dibanding buku agenda Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia) Menghilangkan pencatatan berulang Mudah melacak lokasi surat yang diproses Memudahkan penyusunan arsip Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip d. Kolom kartu kendali Indeks: Diisi indeks surat Kode: Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi Tanggal: Diisi tanggal terima surat No urut: Diisi nomor surat sesuai dengan urutan kartu kendali surat masuk M / K: Diisi apakah surat masuk atau surat keluar Perihal: Diisi hal surat Isi ringkasan: Diisi ringkasan surat Lampiran: Lampiran surat Dari: Alamat pengirim surat kalau merupakan surat masuk Kepada: Alamat yang dikirimi surat untuk surat keluar Tanggal surat: Diisi tanggal surat No surat: Diisi nomor surat Pengolah:Diisi unit pengolah Paraf: Diisi paraf pengolah surat e. Prosedur pengurusan surat masuk dengan system kartu kendali 1. Penerima surat a. Surat-surat yang masuk diterima petugas penerima surat kemudian surat disortir untuk dikelompokkan b. Meneliti kebenaran alamat surat ,apabila salah alamat langsung dikembalikan. c. Membuka surat,mengelompokkan dan menstempel surat . 2. Pencatat Surat a. Membuka amplop surat dinas b. Untuk surat dinas non rahasia Apabila alamat pengirim tidak tercantum dalam surat dinas maka sampul diikut sertakan bersama surat dinas Apabila surat rahasia atau pribadi ,maka cara penanganannya sebagai berikut : a. urat rahasia/pribadi dilengkapi dengan lembar pengantar rangkap dua yang diisi informasi pada kolom tujuan surat (kepada),no urut pencatatan surat,asal surat,tanggal surat dan nomor surat, b.Surat rahasia atau pribadi dan lembar pengantar rangkap 2 diserahkan kepada tujuan surat(pada unit pengolah yang dimaksud) b. Apabila surat rahasia dan lembar pengantar rangkap 2 sudah diterima oleh petugas /TU unit pengolah dan diparaf pada lembar pengantar ,kemudian lembar pengantar kedua diambil dan simpan di untuk kearsipan . c. Untuk kategori surat dinas non rahasia dilampiri dengan kartu kendali surat masuk d. Surat dinas dan KKSM dilampiri lembar disposisi rangkap dua yang sudah diisi . e. Setelah selesai ,surat dikembalikan pada petugas pengendalian surat

6. b. Surat . d. Surat. Setelah surat dinas beserta KKSM rangkap dua dan lembar disposisi diterima dan KKSM kedua diparaf oleh petugas TU unit Pengolah . Meneliti kebenaran kode klasifikasi . Pengendali surat a. b. 4. Penyimpan surat a. Selanjutnya. .maka lembar pengantar disimpan berdasarkan unit pengolah dan disusun secara kronolofis d. Melakukan layanan pengecakan informasi surat masuk melaui KKSM dan lembar pengantar maupun lembar disposisi.seksi tata usaha dan kepala seksi. b.indeks dan isi ringkat c.kepala bidang/bagian.KKSM dan lembar disposisi sudah diisi disposisinya oleh pimpinan instansi maka surat besert KKSM diteruskan . Apabila surat. b. c. e.kemudian KKSM diambil untuk diserahkan kembali kepada petugas di unit kearsipan.petugas center file.KKSM ketiga ditata dan disimpan secara kronologis. e.yaitu kepala sub bagian/sub bidang/sub seksi/urusan dan staf.yaitu pimpinan unit kearsipan. Apabila surat masuk merupakan surat rahasia /pribadi . Pengarah surat a. kemudian diserahkan kepada petugas unit kearsipan (pengendali surat) untuk dikirim 5. Setelah surat diisi disposisi oleh pimpinan instansi . Surat. Pengirim surat Kegiatan yang dikaukan pada bagian pengirim surat a. Menerima surat dinas yang sudah disertai KKSM (rangkap dua) dan lembar disposisi (rangkap dua) dari pengendali surat b.KKSM rangkap dua dan lembar disposisi rangkap dua diserahkan pada pengarah surat . c. c. Menyimpan lembar disposisi kedua pada kotak tickler file disusun secara kronologis e. Menyimpan lembar disiposisi kedua kedalam tickler file secara kronologis. Pimpinan Unit Pengolah fungsi ini dilaksanakan oleh sekretaris .3. surat. d. Menyimpan KKSM kedua pada kotak kartu kendalidan disesuaikan dengan kronologis.kemudian menentukan unit pengolah KKSM sesuai informasi pada lembar disposisi serta membubuhi paraf dan tanggal penyelesaiannya pada kolom tanggal penyelesaian .KKSM dan lembar disposisi yang sudah lengkap diisi disposisi oleh pimpinan. Menerima KKSM yang sudah diparaf oleh petugas TU unit pengolah.KKSM dan lembar disposisi diserahkan kepada pimpinan instansi untuk mendapatkan disposisi.sesksi. Menerimq surat dinas dan KKSM rangkap dua dan lembar disposisi warna putih dari unit keasipan untuk segera diserahkan ke unit pengolah yang dituju.Apabila KKSM kedua sudah diparaf oleh petugas TU unit pengolah maka diambil dan disimpan berdasarkan unit pengolah dan disusun secara kronologis. Prosedur Surat Masuk di Unit Pengolah a. fungsi ini dilaksanakan oleh staf tiap-tiap bidang /bagian .KKSM dan lembar disposisi putih diserahkan kepada unit pengolah . Unit/Unsur pelaksana . Meneliti kebenaran informasi surat yang akan dimintakan disposisi kepada pimpinan instansi. Tata Usaha Unit Pengolah.

Surat yang menyangkutkebijaksanaanpelayanankepegawaian.Sistemkartukendali yang jugadisebut system kearsipanPolaBaru/Modern. penyampaian. sehinggabiladiperlukandapatditemukandenganmudah. sehinggapemrosesannyadilakukandalamkeadaantertutupsampaisurattersebutditerimapihak yang dituju. Apakahitusuratpenting. Secarasederhanasurat-suratdapatdikelompokkansebagaiberikut:  SuratPenting  SuratRahasiadanPribadi (tertutup)  SuratBiasa 1. karena system tradisionalinisudahtidakcocoklagiuntukterusdipergunakan di Indonesia padasaatini. Adapun contoh lembar kartu kendali adalah sebagai berikut : Indeks/ Subjek Hal Isi Ringkas Lampiran Dari/Kepada Tanggal Pengolah Catatan KODE Tanggal No. . Dewasaini system kartukendalimulaibanyakditerapkan di kantor-kantorpemerintahdanswasta. Surat Paraf B. pada system kartukendali pun perlu di lakukanpengelompokkansurat. suratrahasia. KriteriaSuratRahasiadanSuratPribadi Padaumumnyasuratrahasiabersampuldua. SuratPentingadalahsemuasurat yang mengemukakanmasalah-masalahpokok yang terkaitbagikantor/organisasibersangkutan. suratpribadi.Denganmenggunakankartukendali. Surat yang jikainformasi yang termuat di dalamnyatidakdiketahuiatautidaksampaikepada yang bersangkutandapatmenimbulkankerugianbagiorganisasi. di maksudkansebagaipenggganti system KaulbachdanSistemBuku Agenda.PENGURUSAN SURAT SISTEM KARTU KENDALI Sisteminidikembangkansejaktahun 1972. terutama yang dapatmengembangkan system kearsipannya. Surat yang menyangkutkebijaksanaanpokokorganisasi b. penyampaian. suratrutinataubiasa. Termasukkedalamkelompoksuratpenting. baiksuratmasukataupunkeluarharusdiadakanpengelompokkansurat. PENGELOMPOKKAN SURAT Sepertihalnyapenanganansurat yang menggunakanbuku agenda. Dengandemikiankartukendalimerupakansaranauntukmengendalikansurat-surat. 2. dsb. baiksuratmasukataupunsuratkeluarsecaraefektifdanefisien. KriteriaSuratPenting Dalampenanganansurat. berbagaikegiatandarimulaipencatatan. Dari uraian di atasdapatlahdisimpulkan.A. turutmempengaruhiberhasiltidaknyapencapaiantujuanorganisasi. Urut M K No. c. perlengkapan. Sehinggatidakakanterjadikesimpangsiurandarisurat-surattersebut. anatara lain: a. sebagaihasilpenelitian yang diciptakanolehArsipNasional RI bekerjasamadenganLembagaAdministrasi Negara. penyimpanan. bahwakartukendaliadalahlembarisianuntukpencatatan. perencanaa. danpenyimpanansurat. danpenemuankembalidenganmudahdapatdilakukan. baiksecaralangsungmaupuntidak.

KriteriaSuratRutin/Biasa SuratRutin/Biasaadalahsurat yang tidaktermasukdalamgolongansuratpenting. Apabilalembarsatu. ataupribadi. Olehsatuankerjapengarah. Disatukan dengan surat yang akan diselesaikan oleh satuan kerja pengolah. LEMBAR PENGANTAR. Lembar kedua ( berwarna biru ) dan lembar ketiga ( berwarna merah ) disampaikan kepada satuan kerja pengolah untuk diselesaikan. Suratpentingdiserahkankepadasatuankerjapengarahuntukdiproseslebihlanjut. duadantigatelahdiisi. sehinggatidakperludisimpan lama. . f.Penyampaiansuratinikepadasatuankerjapengolahtidakmempergunakankartukendali. biasa. Kartu kendali lembar ketiga. Untuk surat pribadi yang bersifat dinas. b. Prosedursuratmasuk a.3. rahasia. namapribadi di iringidengannamajabatanformalnya. A pabila termasuk surat penting pemrosesannya hendaknya menggunakan kartu kendali. SuratPribadiadalahsurat yang bersampultertutup. atausehelailembardisposisi c. C. PRAKTEK MENGISI KARTU KENDALI. e. LEMBAR TUNJUK SILANG DAN LEMBAR DISPOSISI Untuk memahami penggunaan kartu kendali beserta format yang diperlukan dalam penerapan sistem tersebut dapat memperhatikan terlebih dahulu surat masuk berikut ini. tertulis. PROSEDUR SURAT MASUK Penangansuratmasukdenganmenggunakankartukendaliurutannyasebagaiberikut : 1. suratinidilampiri 3 lembarkartukendali. makalembarpertama (warnaputih )ditinggalparapengarah. D. harus dikembalikan kepada satuan kerja pengarah untuk diproses lebih lanjut. dan lembar kedua kembali kepada pengarah untuk disimpan di bagian kearsipan sebagai pengganti surat asli yang sedang diproses oleh satuan kerja pengolah. Surat-suratini relative singkat. tetapicukupmenggunakanlembarpengantarsuratlatin. d.

Lembar Tunjuk Silang Surat yang mempunyai lebih dari satu kemungkinan untuk di indeks atau mempunyai judul lebih dari satu. kemungkinan yang lainnya menyimpan fotokopinya di tempat lain dengan mempergunakan tunjuk silang ( cross forence sheet ). Cara mengerjakannya LEMBAR PETUNJUK SILANG Subjek SASMITO Perihal: PENATARAN ADMINISTRASI Lihat: DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN No : Tanggal : . Tunjuk Silang dapat ditulis dengan kata lihat atau tanda (X). maka petugas pengolah dapat menyimpan surat aslinya pada satu tempat. Sebagai contoh satu surat dikirim oleh suatu organisasi dengan alamat sebagi berikut : DEPARTAMAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN HAL : PENATARAN ATAS NAMA PEGAWAI SASMITO Maka untuk menyimpan surat tersebut dalam indeks “Sasmito” dengan menyimpan lembar tunjuk silang pada indeks “Departemen Pendidikan dan Kebudayaan atau menyimpan lembar penunjuk silang pada indeks” “Penataran Administrasi”.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful