P. 1
Mklh Penanganan Surat Masuk Sistem Kartu Kendali

Mklh Penanganan Surat Masuk Sistem Kartu Kendali

|Views: 3,792|Likes:
Dipublikasikan oleh puspitadh

More info:

Published by: puspitadh on Jul 23, 2012
Hak Cipta:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOCX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

01/13/2013

pdf

text

original

1. Penanganan surat masuk sistem Kartu Kendali a.

Pengertian kartu kendali
Sistem kartu kendali adalah istilah lain yang sering dipakai untuk nama kearsipan pola baru.Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatn surat b. Ciri-ciri kartu kendali 1) Pada system kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain surat penting, surat rahasia dan surat biasa 2) Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah c. Keuntungan menggunakan kartu kendali Lebih efisien dibanding buku agenda Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia) Menghilangkan pencatatan berulang Mudah melacak lokasi surat yang diproses Memudahkan penyusunan arsip Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip d. Kolom kartu kendali Indeks: Diisi indeks surat Kode: Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi Tanggal: Diisi tanggal terima surat No urut: Diisi nomor surat sesuai dengan urutan kartu kendali surat masuk M / K: Diisi apakah surat masuk atau surat keluar Perihal: Diisi hal surat Isi ringkasan: Diisi ringkasan surat Lampiran: Lampiran surat Dari: Alamat pengirim surat kalau merupakan surat masuk Kepada: Alamat yang dikirimi surat untuk surat keluar Tanggal surat: Diisi tanggal surat No surat: Diisi nomor surat Pengolah:Diisi unit pengolah Paraf: Diisi paraf pengolah surat e. Prosedur pengurusan surat masuk dengan system kartu kendali 1. Penerima surat a. Surat-surat yang masuk diterima petugas penerima surat kemudian surat disortir untuk dikelompokkan b. Meneliti kebenaran alamat surat ,apabila salah alamat langsung dikembalikan. c. Membuka surat,mengelompokkan dan menstempel surat . 2. Pencatat Surat a. Membuka amplop surat dinas b. Untuk surat dinas non rahasia Apabila alamat pengirim tidak tercantum dalam surat dinas maka sampul diikut sertakan bersama surat dinas Apabila surat rahasia atau pribadi ,maka cara penanganannya sebagai berikut : a. urat rahasia/pribadi dilengkapi dengan lembar pengantar rangkap dua yang diisi informasi pada kolom tujuan surat (kepada),no urut pencatatan surat,asal surat,tanggal surat dan nomor surat, b.Surat rahasia atau pribadi dan lembar pengantar rangkap 2 diserahkan kepada tujuan surat(pada unit pengolah yang dimaksud) b. Apabila surat rahasia dan lembar pengantar rangkap 2 sudah diterima oleh petugas /TU unit pengolah dan diparaf pada lembar pengantar ,kemudian lembar pengantar kedua diambil dan simpan di untuk kearsipan . c. Untuk kategori surat dinas non rahasia dilampiri dengan kartu kendali surat masuk d. Surat dinas dan KKSM dilampiri lembar disposisi rangkap dua yang sudah diisi . e. Setelah selesai ,surat dikembalikan pada petugas pengendalian surat

d. . Menerima KKSM yang sudah diparaf oleh petugas TU unit pengolah.seksi tata usaha dan kepala seksi. Prosedur Surat Masuk di Unit Pengolah a.KKSM dan lembar disposisi putih diserahkan kepada unit pengolah . Pimpinan Unit Pengolah fungsi ini dilaksanakan oleh sekretaris .KKSM ketiga ditata dan disimpan secara kronologis. kemudian diserahkan kepada petugas unit kearsipan (pengendali surat) untuk dikirim 5.KKSM rangkap dua dan lembar disposisi rangkap dua diserahkan pada pengarah surat . Menyimpan lembar disiposisi kedua kedalam tickler file secara kronologis. Pengarah surat a.kemudian KKSM diambil untuk diserahkan kembali kepada petugas di unit kearsipan.kepala bidang/bagian. b. Selanjutnya. b. c.yaitu pimpinan unit kearsipan. Surat. Meneliti kebenaran informasi surat yang akan dimintakan disposisi kepada pimpinan instansi. Tata Usaha Unit Pengolah. Setelah surat diisi disposisi oleh pimpinan instansi . Unit/Unsur pelaksana .maka lembar pengantar disimpan berdasarkan unit pengolah dan disusun secara kronolofis d.petugas center file. Melakukan layanan pengecakan informasi surat masuk melaui KKSM dan lembar pengantar maupun lembar disposisi. Menerima surat dinas yang sudah disertai KKSM (rangkap dua) dan lembar disposisi (rangkap dua) dari pengendali surat b. d. 6. Meneliti kebenaran kode klasifikasi . Menyimpan lembar disposisi kedua pada kotak tickler file disusun secara kronologis e. b. Menerimq surat dinas dan KKSM rangkap dua dan lembar disposisi warna putih dari unit keasipan untuk segera diserahkan ke unit pengolah yang dituju.kemudian menentukan unit pengolah KKSM sesuai informasi pada lembar disposisi serta membubuhi paraf dan tanggal penyelesaiannya pada kolom tanggal penyelesaian . surat. Setelah surat dinas beserta KKSM rangkap dua dan lembar disposisi diterima dan KKSM kedua diparaf oleh petugas TU unit Pengolah . 4. Pengendali surat a. Apabila surat.indeks dan isi ringkat c.KKSM dan lembar disposisi yang sudah lengkap diisi disposisi oleh pimpinan.KKSM dan lembar disposisi diserahkan kepada pimpinan instansi untuk mendapatkan disposisi. Surat . Surat. c.sesksi.KKSM dan lembar disposisi sudah diisi disposisinya oleh pimpinan instansi maka surat besert KKSM diteruskan . Apabila surat masuk merupakan surat rahasia /pribadi . Pengirim surat Kegiatan yang dikaukan pada bagian pengirim surat a. Penyimpan surat a. b. e. fungsi ini dilaksanakan oleh staf tiap-tiap bidang /bagian .yaitu kepala sub bagian/sub bidang/sub seksi/urusan dan staf. Menyimpan KKSM kedua pada kotak kartu kendalidan disesuaikan dengan kronologis.Apabila KKSM kedua sudah diparaf oleh petugas TU unit pengolah maka diambil dan disimpan berdasarkan unit pengolah dan disusun secara kronologis.3. e. c.

penyampaian. 2. perlengkapan. PENGELOMPOKKAN SURAT Sepertihalnyapenanganansurat yang menggunakanbuku agenda. Apakahitusuratpenting. danpenemuankembalidenganmudahdapatdilakukan. baiksuratmasukataupunsuratkeluarsecaraefektifdanefisien. Termasukkedalamkelompoksuratpenting. Secarasederhanasurat-suratdapatdikelompokkansebagaiberikut:  SuratPenting  SuratRahasiadanPribadi (tertutup)  SuratBiasa 1. penyimpanan. Dewasaini system kartukendalimulaibanyakditerapkan di kantor-kantorpemerintahdanswasta. terutama yang dapatmengembangkan system kearsipannya. Urut M K No. Adapun contoh lembar kartu kendali adalah sebagai berikut : Indeks/ Subjek Hal Isi Ringkas Lampiran Dari/Kepada Tanggal Pengolah Catatan KODE Tanggal No.Sistemkartukendali yang jugadisebut system kearsipanPolaBaru/Modern. Surat Paraf B. baiksecaralangsungmaupuntidak. danpenyimpanansurat. KriteriaSuratRahasiadanSuratPribadi Padaumumnyasuratrahasiabersampuldua. di maksudkansebagaipenggganti system KaulbachdanSistemBuku Agenda. anatara lain: a. Surat yang menyangkutkebijaksanaanpelayanankepegawaian. suratpribadi.A. Dari uraian di atasdapatlahdisimpulkan. sehinggapemrosesannyadilakukandalamkeadaantertutupsampaisurattersebutditerimapihak yang dituju. Sehinggatidakakanterjadikesimpangsiurandarisurat-surattersebut. dsb.PENGURUSAN SURAT SISTEM KARTU KENDALI Sisteminidikembangkansejaktahun 1972. sebagaihasilpenelitian yang diciptakanolehArsipNasional RI bekerjasamadenganLembagaAdministrasi Negara. SuratPentingadalahsemuasurat yang mengemukakanmasalah-masalahpokok yang terkaitbagikantor/organisasibersangkutan. baiksuratmasukataupunkeluarharusdiadakanpengelompokkansurat. KriteriaSuratPenting Dalampenanganansurat. pada system kartukendali pun perlu di lakukanpengelompokkansurat. c. turutmempengaruhiberhasiltidaknyapencapaiantujuanorganisasi. Surat yang menyangkutkebijaksanaanpokokorganisasi b. penyampaian. perencanaa. suratrutinataubiasa. karena system tradisionalinisudahtidakcocoklagiuntukterusdipergunakan di Indonesia padasaatini. sehinggabiladiperlukandapatditemukandenganmudah. bahwakartukendaliadalahlembarisianuntukpencatatan. Surat yang jikainformasi yang termuat di dalamnyatidakdiketahuiatautidaksampaikepada yang bersangkutandapatmenimbulkankerugianbagiorganisasi.Denganmenggunakankartukendali. berbagaikegiatandarimulaipencatatan. Dengandemikiankartukendalimerupakansaranauntukmengendalikansurat-surat. . suratrahasia.

A pabila termasuk surat penting pemrosesannya hendaknya menggunakan kartu kendali. namapribadi di iringidengannamajabatanformalnya. Olehsatuankerjapengarah. Disatukan dengan surat yang akan diselesaikan oleh satuan kerja pengolah.3. atausehelailembardisposisi c. Suratpentingdiserahkankepadasatuankerjapengarahuntukdiproseslebihlanjut. dan lembar kedua kembali kepada pengarah untuk disimpan di bagian kearsipan sebagai pengganti surat asli yang sedang diproses oleh satuan kerja pengolah. tetapicukupmenggunakanlembarpengantarsuratlatin. Surat-suratini relative singkat. ataupribadi. sehinggatidakperludisimpan lama. d. b. Lembar kedua ( berwarna biru ) dan lembar ketiga ( berwarna merah ) disampaikan kepada satuan kerja pengolah untuk diselesaikan. LEMBAR TUNJUK SILANG DAN LEMBAR DISPOSISI Untuk memahami penggunaan kartu kendali beserta format yang diperlukan dalam penerapan sistem tersebut dapat memperhatikan terlebih dahulu surat masuk berikut ini. biasa. LEMBAR PENGANTAR. KriteriaSuratRutin/Biasa SuratRutin/Biasaadalahsurat yang tidaktermasukdalamgolongansuratpenting. SuratPribadiadalahsurat yang bersampultertutup. tertulis. harus dikembalikan kepada satuan kerja pengarah untuk diproses lebih lanjut. PROSEDUR SURAT MASUK Penangansuratmasukdenganmenggunakankartukendaliurutannyasebagaiberikut : 1. e. suratinidilampiri 3 lembarkartukendali. D. Prosedursuratmasuk a. PRAKTEK MENGISI KARTU KENDALI. Apabilalembarsatu. f. C.Penyampaiansuratinikepadasatuankerjapengolahtidakmempergunakankartukendali. Kartu kendali lembar ketiga. duadantigatelahdiisi. makalembarpertama (warnaputih )ditinggalparapengarah. . rahasia. Untuk surat pribadi yang bersifat dinas.

Lembar Tunjuk Silang Surat yang mempunyai lebih dari satu kemungkinan untuk di indeks atau mempunyai judul lebih dari satu. Sebagai contoh satu surat dikirim oleh suatu organisasi dengan alamat sebagi berikut : DEPARTAMAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN HAL : PENATARAN ATAS NAMA PEGAWAI SASMITO Maka untuk menyimpan surat tersebut dalam indeks “Sasmito” dengan menyimpan lembar tunjuk silang pada indeks “Departemen Pendidikan dan Kebudayaan atau menyimpan lembar penunjuk silang pada indeks” “Penataran Administrasi”. maka petugas pengolah dapat menyimpan surat aslinya pada satu tempat. Tunjuk Silang dapat ditulis dengan kata lihat atau tanda (X). kemungkinan yang lainnya menyimpan fotokopinya di tempat lain dengan mempergunakan tunjuk silang ( cross forence sheet ). Cara mengerjakannya LEMBAR PETUNJUK SILANG Subjek SASMITO Perihal: PENATARAN ADMINISTRASI Lihat: DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN No : Tanggal : .

You're Reading a Free Preview

Mengunduh
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->