1. Penanganan surat masuk sistem Kartu Kendali a.

Pengertian kartu kendali
Sistem kartu kendali adalah istilah lain yang sering dipakai untuk nama kearsipan pola baru.Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatn surat b. Ciri-ciri kartu kendali 1) Pada system kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain surat penting, surat rahasia dan surat biasa 2) Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah c. Keuntungan menggunakan kartu kendali Lebih efisien dibanding buku agenda Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia) Menghilangkan pencatatan berulang Mudah melacak lokasi surat yang diproses Memudahkan penyusunan arsip Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip d. Kolom kartu kendali Indeks: Diisi indeks surat Kode: Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi Tanggal: Diisi tanggal terima surat No urut: Diisi nomor surat sesuai dengan urutan kartu kendali surat masuk M / K: Diisi apakah surat masuk atau surat keluar Perihal: Diisi hal surat Isi ringkasan: Diisi ringkasan surat Lampiran: Lampiran surat Dari: Alamat pengirim surat kalau merupakan surat masuk Kepada: Alamat yang dikirimi surat untuk surat keluar Tanggal surat: Diisi tanggal surat No surat: Diisi nomor surat Pengolah:Diisi unit pengolah Paraf: Diisi paraf pengolah surat e. Prosedur pengurusan surat masuk dengan system kartu kendali 1. Penerima surat a. Surat-surat yang masuk diterima petugas penerima surat kemudian surat disortir untuk dikelompokkan b. Meneliti kebenaran alamat surat ,apabila salah alamat langsung dikembalikan. c. Membuka surat,mengelompokkan dan menstempel surat . 2. Pencatat Surat a. Membuka amplop surat dinas b. Untuk surat dinas non rahasia Apabila alamat pengirim tidak tercantum dalam surat dinas maka sampul diikut sertakan bersama surat dinas Apabila surat rahasia atau pribadi ,maka cara penanganannya sebagai berikut : a. urat rahasia/pribadi dilengkapi dengan lembar pengantar rangkap dua yang diisi informasi pada kolom tujuan surat (kepada),no urut pencatatan surat,asal surat,tanggal surat dan nomor surat, b.Surat rahasia atau pribadi dan lembar pengantar rangkap 2 diserahkan kepada tujuan surat(pada unit pengolah yang dimaksud) b. Apabila surat rahasia dan lembar pengantar rangkap 2 sudah diterima oleh petugas /TU unit pengolah dan diparaf pada lembar pengantar ,kemudian lembar pengantar kedua diambil dan simpan di untuk kearsipan . c. Untuk kategori surat dinas non rahasia dilampiri dengan kartu kendali surat masuk d. Surat dinas dan KKSM dilampiri lembar disposisi rangkap dua yang sudah diisi . e. Setelah selesai ,surat dikembalikan pada petugas pengendalian surat

Apabila surat.petugas center file. fungsi ini dilaksanakan oleh staf tiap-tiap bidang /bagian . c.3. 6. . c. b. Menerima KKSM yang sudah diparaf oleh petugas TU unit pengolah.KKSM ketiga ditata dan disimpan secara kronologis. b. Meneliti kebenaran kode klasifikasi . Prosedur Surat Masuk di Unit Pengolah a. Menyimpan KKSM kedua pada kotak kartu kendalidan disesuaikan dengan kronologis.yaitu kepala sub bagian/sub bidang/sub seksi/urusan dan staf. kemudian diserahkan kepada petugas unit kearsipan (pengendali surat) untuk dikirim 5.sesksi. Melakukan layanan pengecakan informasi surat masuk melaui KKSM dan lembar pengantar maupun lembar disposisi.maka lembar pengantar disimpan berdasarkan unit pengolah dan disusun secara kronolofis d. Selanjutnya. Apabila surat masuk merupakan surat rahasia /pribadi . Menerima surat dinas yang sudah disertai KKSM (rangkap dua) dan lembar disposisi (rangkap dua) dari pengendali surat b. Menyimpan lembar disposisi kedua pada kotak tickler file disusun secara kronologis e.kemudian menentukan unit pengolah KKSM sesuai informasi pada lembar disposisi serta membubuhi paraf dan tanggal penyelesaiannya pada kolom tanggal penyelesaian . b.KKSM dan lembar disposisi yang sudah lengkap diisi disposisi oleh pimpinan. Menerimq surat dinas dan KKSM rangkap dua dan lembar disposisi warna putih dari unit keasipan untuk segera diserahkan ke unit pengolah yang dituju. Pengarah surat a. 4. Setelah surat diisi disposisi oleh pimpinan instansi . b.yaitu pimpinan unit kearsipan. Surat . Setelah surat dinas beserta KKSM rangkap dua dan lembar disposisi diterima dan KKSM kedua diparaf oleh petugas TU unit Pengolah . Penyimpan surat a. d. d.seksi tata usaha dan kepala seksi. Pimpinan Unit Pengolah fungsi ini dilaksanakan oleh sekretaris .indeks dan isi ringkat c. Surat.KKSM rangkap dua dan lembar disposisi rangkap dua diserahkan pada pengarah surat . Pengendali surat a. Surat. Meneliti kebenaran informasi surat yang akan dimintakan disposisi kepada pimpinan instansi.KKSM dan lembar disposisi sudah diisi disposisinya oleh pimpinan instansi maka surat besert KKSM diteruskan . surat. e. Unit/Unsur pelaksana . Menyimpan lembar disiposisi kedua kedalam tickler file secara kronologis.Apabila KKSM kedua sudah diparaf oleh petugas TU unit pengolah maka diambil dan disimpan berdasarkan unit pengolah dan disusun secara kronologis.KKSM dan lembar disposisi diserahkan kepada pimpinan instansi untuk mendapatkan disposisi.kepala bidang/bagian. Tata Usaha Unit Pengolah. e.KKSM dan lembar disposisi putih diserahkan kepada unit pengolah . Pengirim surat Kegiatan yang dikaukan pada bagian pengirim surat a.kemudian KKSM diambil untuk diserahkan kembali kepada petugas di unit kearsipan. c.

SuratPentingadalahsemuasurat yang mengemukakanmasalah-masalahpokok yang terkaitbagikantor/organisasibersangkutan. Dari uraian di atasdapatlahdisimpulkan. Secarasederhanasurat-suratdapatdikelompokkansebagaiberikut:  SuratPenting  SuratRahasiadanPribadi (tertutup)  SuratBiasa 1. penyimpanan.PENGURUSAN SURAT SISTEM KARTU KENDALI Sisteminidikembangkansejaktahun 1972. Sehinggatidakakanterjadikesimpangsiurandarisurat-surattersebut. suratpribadi. Dewasaini system kartukendalimulaibanyakditerapkan di kantor-kantorpemerintahdanswasta. PENGELOMPOKKAN SURAT Sepertihalnyapenanganansurat yang menggunakanbuku agenda.Denganmenggunakankartukendali. danpenyimpanansurat. karena system tradisionalinisudahtidakcocoklagiuntukterusdipergunakan di Indonesia padasaatini. suratrutinataubiasa. baiksuratmasukataupunsuratkeluarsecaraefektifdanefisien. perencanaa. Surat yang menyangkutkebijaksanaanpokokorganisasi b. suratrahasia. Termasukkedalamkelompoksuratpenting.Sistemkartukendali yang jugadisebut system kearsipanPolaBaru/Modern.A. danpenemuankembalidenganmudahdapatdilakukan. Dengandemikiankartukendalimerupakansaranauntukmengendalikansurat-surat. baiksuratmasukataupunkeluarharusdiadakanpengelompokkansurat. sehinggapemrosesannyadilakukandalamkeadaantertutupsampaisurattersebutditerimapihak yang dituju. anatara lain: a. berbagaikegiatandarimulaipencatatan. Adapun contoh lembar kartu kendali adalah sebagai berikut : Indeks/ Subjek Hal Isi Ringkas Lampiran Dari/Kepada Tanggal Pengolah Catatan KODE Tanggal No. perlengkapan. KriteriaSuratPenting Dalampenanganansurat. . Surat Paraf B. c. Apakahitusuratpenting. KriteriaSuratRahasiadanSuratPribadi Padaumumnyasuratrahasiabersampuldua. turutmempengaruhiberhasiltidaknyapencapaiantujuanorganisasi. dsb. sehinggabiladiperlukandapatditemukandenganmudah. Surat yang jikainformasi yang termuat di dalamnyatidakdiketahuiatautidaksampaikepada yang bersangkutandapatmenimbulkankerugianbagiorganisasi. bahwakartukendaliadalahlembarisianuntukpencatatan. 2. terutama yang dapatmengembangkan system kearsipannya. sebagaihasilpenelitian yang diciptakanolehArsipNasional RI bekerjasamadenganLembagaAdministrasi Negara. Surat yang menyangkutkebijaksanaanpelayanankepegawaian. baiksecaralangsungmaupuntidak. pada system kartukendali pun perlu di lakukanpengelompokkansurat. di maksudkansebagaipenggganti system KaulbachdanSistemBuku Agenda. penyampaian. Urut M K No. penyampaian.

Apabilalembarsatu. makalembarpertama (warnaputih )ditinggalparapengarah. b. biasa. Suratpentingdiserahkankepadasatuankerjapengarahuntukdiproseslebihlanjut. duadantigatelahdiisi. Olehsatuankerjapengarah. C. . Prosedursuratmasuk a. Lembar kedua ( berwarna biru ) dan lembar ketiga ( berwarna merah ) disampaikan kepada satuan kerja pengolah untuk diselesaikan. rahasia. LEMBAR TUNJUK SILANG DAN LEMBAR DISPOSISI Untuk memahami penggunaan kartu kendali beserta format yang diperlukan dalam penerapan sistem tersebut dapat memperhatikan terlebih dahulu surat masuk berikut ini. ataupribadi. Disatukan dengan surat yang akan diselesaikan oleh satuan kerja pengolah. e. namapribadi di iringidengannamajabatanformalnya. D. Surat-suratini relative singkat. Untuk surat pribadi yang bersifat dinas. sehinggatidakperludisimpan lama. KriteriaSuratRutin/Biasa SuratRutin/Biasaadalahsurat yang tidaktermasukdalamgolongansuratpenting. A pabila termasuk surat penting pemrosesannya hendaknya menggunakan kartu kendali. tetapicukupmenggunakanlembarpengantarsuratlatin. tertulis. atausehelailembardisposisi c. LEMBAR PENGANTAR. SuratPribadiadalahsurat yang bersampultertutup. dan lembar kedua kembali kepada pengarah untuk disimpan di bagian kearsipan sebagai pengganti surat asli yang sedang diproses oleh satuan kerja pengolah. d.3. suratinidilampiri 3 lembarkartukendali. PRAKTEK MENGISI KARTU KENDALI. harus dikembalikan kepada satuan kerja pengarah untuk diproses lebih lanjut.Penyampaiansuratinikepadasatuankerjapengolahtidakmempergunakankartukendali. f. Kartu kendali lembar ketiga. PROSEDUR SURAT MASUK Penangansuratmasukdenganmenggunakankartukendaliurutannyasebagaiberikut : 1.

kemungkinan yang lainnya menyimpan fotokopinya di tempat lain dengan mempergunakan tunjuk silang ( cross forence sheet ).Lembar Tunjuk Silang Surat yang mempunyai lebih dari satu kemungkinan untuk di indeks atau mempunyai judul lebih dari satu. Sebagai contoh satu surat dikirim oleh suatu organisasi dengan alamat sebagi berikut : DEPARTAMAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN HAL : PENATARAN ATAS NAMA PEGAWAI SASMITO Maka untuk menyimpan surat tersebut dalam indeks “Sasmito” dengan menyimpan lembar tunjuk silang pada indeks “Departemen Pendidikan dan Kebudayaan atau menyimpan lembar penunjuk silang pada indeks” “Penataran Administrasi”. maka petugas pengolah dapat menyimpan surat aslinya pada satu tempat. Cara mengerjakannya LEMBAR PETUNJUK SILANG Subjek SASMITO Perihal: PENATARAN ADMINISTRASI Lihat: DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN No : Tanggal : . Tunjuk Silang dapat ditulis dengan kata lihat atau tanda (X).

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful