E Arsip

KEMENTRIAN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA REPUBLIK INDONESIA
Menuju Masyarakat Informasi Indonesia
PANDUAN PENGOPERASIAN SISTEM INFORMASI KEARSIPAN (E-ARSIP)
KATA PENGANTAR
Untuk mewujudkan Good Governance di pemerintahan, instansi pemerintah berupaya untuk memanfaatkan suatu teknologi informasi dalam penyelenggaraan kepemerintahan berbasis elektronik, karena teknologi informasi mempunyai kemampuan meningkatkan efektitas dan esiensi penyelenggaraan kepemerintahan. Maka dari itu, diperlukan suatu sistem informasi agar proses yang ada dalam instansi pemerintah ini berjalan lancar. Sistem Informasi Kearsipan (e-Arsip) merupakan aplikasi yang dapat digunakan oleh staf dan pegawai instansi pemerintahan sebagai suatu alat yang berguna dalam memantau dan mengelola hal hal yang berkaitan dengan sistem kearsipan baik berbentuk berkas, folder, audio, visual dan lain-lain yang ada pada perusahaan dsb.
ii
Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia

Panduan Pengoperasian Sistem Informasi Kearsipan (E-Arsip)
DAFTAR ISI
PENDAHULUAN ..............................................................................1 1.1 Petunjuk Masuk Aplikasi.......................................................2 1.2 User Management ..................................................................6 1.2.1 Group Pengguna ...............................................................6 1.2.2 Pengguna Aplikasi .............................................................6 1.2.3 Hak Akses Pengguna ......................................................10 3.1 Data Master ..........................................................................12 3.1.1 Klasikasi Arsip ...............................................................13 3.1.2 Data Arsip ........................................................................17 3.1.2.1 Jenis Arsip .................................................................18 3.1.2.2 Media Arsip ...............................................................23 3.1.2.3 Kondisi Fisik ..............................................................25 3.1.2.4 Nilai Guna .................................................................26 3.1.3 Instansi ............................................................................28 3.1.4 Masalah ...........................................................................32 3.1.5 Lokasi Arsip .....................................................................33 3.1.5.1 Gedung .....................................................................34 3.1.5.2 Ruang........................................................................36 3.1.5.3 Rak / Roll O-pack ......................................................37 3.1.5.4 Boks ..........................................................................39 3.1.5.5 Sampul ......................................................................41 3.2 Transaksi .................................................................................43 3.2.1 Arsip Masuk .....................................................................44 3.2.1.1 Arsip Bentuk Berkas..................................................44 3.2.1.2 Arsip Bentuk Buku.....................................................48 3.2.1.3 Arsip Media Baru.......................................................50 3.2.2 Arsip Keluar .....................................................................53 3.2.3 Pemberkasan Arsip .........................................................56 3.2.4 Retensi Arsip ...................................................................58 3.2.5 Pemusnahan Arsip ..........................................................60 3.3 Laporan ...................................................................................62
iii
DAFTAR GAMBAR
Gambar1.1-1 Address Bar ................................................................2 Gambar1.1-2 Halaman Login ...........................................................2 Gambar1.1-3 Halaman Utama .........................................................3 Gambar1.1-4 Halaman Ubah Password...........................................3 Gambar1.1-5 Halaman Peringatan Ubah Password ........................4 Gambar1.1-6 Halaman Peringatan Ganti Password Berhasil ..........4 Gambar1.1-7 Halaman Peringatan Penyimpanan............................5 Gambar1.1-8 Halaman Peringatan Penghapusan ...........................5 Gambar1.1-9 Peringatan Record Data Dihapus...............................6 Gambar1.2-1 Fungsi User Management ..........................................6 Gambar1.2-2 Halaman Group Pengguna.........................................7 Gambar1.2-3 Halaman Ubah Group Pengguna ...............................7 Gambar1.2-4 Halaman Laporan Group Pengguna ..........................8 Gambar1.2-5 Halaman Pengguna Aplikasi ......................................8 Gambar1.2-6 Halaman Edit Pengguna Aplikasi ...............................9 Gambar1.2-7 Peringatan penyimpanan .........................................10 Gambar1.2-8 Halaman Laporan Pengguna Aplikasi ......................10 Gambar1.2-9 Halaman Hak Akses Pengguna................................11 Gambar1.2-10 Halaman Peringatan Hak Akses.............................12 Gambar1.2-11 Halaman Laporan Hak Akses Pengguna................12 Gambar1.3-1 Fungsi Data Master ..................................................13 Gambar1.3-2 Halaman Master Klasikasi Arsip .............................14 Gambar1.3-3 Halaman Tambah Klasikasi Arsip ...........................14 Gambar1.3-4 Halaman Induk Klasikasi Arsip ...............................15 Gambar1.3-5 Halaman Peringatan Penyimpanan..........................15 Gambar1.3-6 Halaman Laporan Daftar Klasikasi Arsip ................16 Gambar1.3-7 Fungsi Cari Klasikasi Arsip .....................................17 Gambar1.3-8 Fungsi Dalam Data Arsip..........................................17 Gambar1.3-9 Halaman Jenis Arsip.................................................18 Gambar1.3-10 Halaman Media Arsip .............................................18 Gambar1.3-11 Halaman Media Arsip Berkas .................................19 Gambar1.3-12 Halaman Media Arsip Buku ....................................19
iv

Gambar1.3-13 Halaman Media Arsip Audio ...................................19 Gambar1.3-14 Halaman Media Arsip Visual ..................................20 Gambar1.3-15 Halaman Media Arsip Video ...................................20 Gambar1.3-16 Halaman Media Arsip Kartogra.............................20 Gambar1.3-17 Halaman Daftar Pemberkasan Arsip ......................21 Gambar1.3-18 Halaman Daftar Retensi Arsip ................................21 Gambar1.3-19 Halaman Pilih Retensi Arsip ...................................22 Gambar1.3-20 Halaman Daftar Pertelaan Arsip Musnah ...............23 Gambar1.3-21 Halaman Master Media Arsip .................................23 Gambar1.3-22 Halaman Menambah Media Arsip ..........................24 Gambar1.3-23 Halaman Laporan Data Media Arsip ......................24 Gambar1.3-24 Halaman Kondisi Fisik ............................................25 Gambar1.3-25 Halaman Menambah Kondisi Fisik .........................25 Gambar1.3-26 Halaman Laporan Data Kondisi Arsip ....................26 Gambar1.3-27 Halaman Master Nilai Guna ...................................27 Gambar1.3-28 Halaman Menambah Nilai Guna ............................27 Gambar1.3-29 Halaman Laporan Data Nilai Guna Arsip ...............28 Gambar1.3-30 Halaman Master Instansi / Unit Kerja .....................28 Gambar1.3-31 Halaman Master Instansi........................................29 Gambar1.3-32 Halaman Menambah Instansi.................................29 Gambar1.3-33 Halaman Menambah Unit Kerja .............................30 Gambar1.3-34 Halaman Laporan Daftar Instansi...........................31 Gambar1.3-35 Halaman Laporan Data Instansi .............................31 Gambar1.3-36 Halaman Master Masalah ......................................32 Gambar1.3-37 Halaman Menambah Masalah ...............................33 Gambar1.3-38 Halaman Laporan Data Masalah............................33 Gambar1.3-39 Halaman Master Gedung .......................................34 Gambar1.3-40 Halaman Menambah Arsip Gedung .......................35 Gambar1.3-41 Halaman Laporan Data Gerung Arsip ....................35 Gambar1.3-42 Halaman Master Ruang .........................................36 Gambar1.3-43 Halaman Menambah Arsip Ruang .........................36 Gambar1.3-44 Halaman Laporan Data Ruang Arsip .....................37 Gambar1.3-45 Halaman Master Rak / Roll O-pack ........................37 Gambar1.3-46 Halaman Menambah Arsip Rak / Roll o-pack.........38 Gambar1.3-47 Halaman Laporan Master Data Rak Arsip ..............39
Gambar1.3-48 Halaman Master Boks ............................................39 Gambar1.3-49 Halaman Menambah Boks Arsip ............................40 Gambar1.3-50 Halaman Laporan Data Boks / Folder Arsip ...........41 Gambar1.3-51 Halaman Master Sampul ........................................41 Gambar1.3-52 Halaman Menambah Sampul Arsip ........................42 Gambar1.3-53 Halaman laporan Data Sampul / Folder Arsip ........43 Gambar1.4-1 Fungsi Transaksi ......................................................43 Gambar1.4-2 Halaman Arsip Bentuk Berkas..................................44 Gambar1.4-3 Halaman Menambah Data Arsip Bentuk Berkas ......45 Gambar1.4-4 Halaman Kode Klasikasi.........................................46 Gambar1.4-5 Halaman Kode Instansi ............................................46 Gambar1.4-6 Halaman Kode Unit Kerja .........................................47 Gambar1.4-7 Halaman Kode Masalah ...........................................47 Gambar1.4-8 Fungsi Cari Data Arsip Bentuk Berkas .....................48 Gambar1.4-9 Halaman Arsip Bentuk Buku.....................................48 Gambar1.4-10 Halaman Menambah Data Arsip Bentuk Buku .......49 Gambar1.4-11 Fungsi Cari Data Arsip Bentuk Buku ......................50 Gambar1.4-12 Halaman Daftar Arsip Bentuk Audio .......................51 Gambar1.4-13 Halaman Daftar Arsip Bentuk Visual ......................51 Gambar1.4-14 Halaman Daftar Arsip Bentuk Film / Video .............52 Gambar1.4-15 Halaman Daftar Arsip Bentuk Kartogra ................52 Gambar1.4-16 Halaman Daftar Arsip Bentuk Elektronik ................52 Gambar1.4-17 Halaman Daftar Pertelaan Arsip Keluar .................53 Gambar1.4-18 Halaman Menambah Kartu Kendali Keluar ............54 Gambar1.4-19 Halaman Pengembalian Arsip ................................55 Gambar1.4-20 Fungsi Cari Arsip Keluar.........................................56 Gambar1.4-21 Halaman Daftar Pemberkasan Arsip ......................56 Gambar1.4-22 Halaman Menambah Pemberkasan Arsip ..............57 Gambar1.4-23 Fungsi Cari Pemberkasan Arsip .............................58 Gambar1.4-24 Halaman Daftar Jadwal Retensi Arsip ....................59 Gambar1.4-25 Halaman Menambah Retensi Arsip ........................59 Gambar1.4-26 Halaman Daftar Pertelaan Arsip Musnah ...............60 Gambar1.4-27 Halaman Menambah Pemusnahan Arsip ...............61 Gambar1.5-1 Daftar Menu Laporan ...............................................62 Gambar1.5-2 Halaman Peringatan mengunggah Laporan ............64
vi

BAB
A
PENDAHULUAN
plikasi arsip pada sistem ini adalah suatu aplikasi yang didisain untuk mengelola informasi tentang pengelolaan arsip perusahaan dimana sumber datanya diperoleh dari instansi pemerintahan mulai dari provinsi hingga tingkat yang paling bawah. Data dari instansi-instansi tersebut kemudian akan dikelola di dalam suatu database yang sudah terintegrasi. Data tersebut memiliki sebuah privilege hak akses, dimana data dari suatu instansi pemerintahan hanya dapat diakses oleh instansi itu sendiri dan level instansi pemerintahan diatasnya. Namun sebaliknya, instansi pemerintahan kabupaten/kota hanya bisa mengakses data dari kabupatennya saja berikut dengan kecamatan dan desa/ kelurahan yang berada di bawahnya.Namun instansi kabupaten/kota tersebut tidak bisa mengakses data dari kabupaten/kota lainnya berikut instansi pemerintahan di bawahnya. Agar sistem ini berjalan dengan benar dan sesuai dengan fungsinya, diharapkan seluruh instansi pemerintahan khususnya dari level yang paling bawah yaitu desa/ kelurahan supaya berperan aktif dalam mendata dan mengelola sistem ini. Karena tanpa adanya peran aktif dari level instansi pemerintahan desa/kelurahan sistem ini tidak akan berfungsi sebagaimana yang diharapkan.
1.1 PETUNJUK MASUK APLIKASI

Untuk masuk ke dalam Sistem Informasi Kearsipan (e-Arsip), terlebih dahulu pengguna harus membuka aplikasi web browser yang terdapat pada komputer pengguna. Setelah itu, masukan alamat ke dalam address bar seperti pada contoh Gambar 1.1-1 di bawah ini.
Gambar 1.1-1 Address Bar
Setelah memasukkan alamat di dalam address bar, klik tombol Go yang terdapat di sebelah kanan address bar atau dengan menekan tombol Enter. Selanjutnya, untuk masuk ke aplikasi e-Arsip, terlebih dahulu calon pengguna harus terdaftar pada sistem dan mempunyai hak akses untuk bisa menggunakan aplikasi ini. Untuk keterangan lebih lanjut tentang cara mengelola pengguna, silahkan lihat buku Panduan Pengoperasian Single Sign On (SSO) Aplika. Apabila calon pengguna telah terdaftar, maka pengguna dapat memasukkan username dan password pada tampilan awal sistem ini yang terlihat seperti pada Gambar 1.1-2 yang ada berikut ini. Lalu pilih tombol Login maka pengguna akan memasuki sistem.
Gambar 1.1-1 Address Bar

Setelah melakukan login dan masuk ke dalam sistem, maka akan terlihat tampilan halaman utama seperti pada Gambar 1.1-3 berikut ini.
Gambar 1.1-3 Halaman Utama
Di sini, pengguna dapat melakukan berbagai fungsi yang tersedia di dalam Sistem Informasi Kearsipan (e-Arsip). Pertama, dalam menu File yang ada pada halaman utama. Di dalam menu tersebut terdapat beberapa sub menu antara lain Halaman Utama yang berfungsi untuk menampilkan kembali halaman utama dimana berfungsi apabila pengguna dalam keadaan berada di halaman lain. Kedua, di dalam menu File juga terdapat sub menu Ubah Password yang berfungsi untuk mengubah kata sandi dari akun pengguna. Di sini, pengguna diharuskan mengisi kolom yang tersedia di halaman ubah password. Untuk lebih jelasnya mengenai halaman ubah password dapat dilihat pada Gambar 1.1-4 berikut ini.
Gambar 1.1-4 Halaman Ubah Password
Selanjutnya, pengguna harus memilih tombol sehingga password baru akan tersimpan ke dalam sistem dan bisa digunakan pada e-Arsip. (Catatan: setelah memilih tombol simpan, maka sistem akanmemeberikan peringatan kepada pengguna yakin untuk mengubah password). Untuk lebih jeasnya dapat dilihat pada Gambar 1.1-5 berikut ini.
Gambar 1.1-5 Halaman Peringatan Ubah Password
Selanjutnya, ketika pengguna menyetujui untuk mengubah password, maka akan muncul halaman seperti pada Gambar 1.1-6 di bawah ini.
Gambar 1.1-6 Halaman Peringatan Ganti Password Berhasil
Terakhir, di dalam menu File terdapat juga sub menu Keluar yang mana berguna apabila pengguna ingin mengakhiri kegiatan dalam penggunaan Sistem Informasi Pengarsipan (e-Arsip). Tambahan: Untuk setiap melalukan penambahan dan pengeditan dalam semua fungsi yang ada di sistem informasi kearsipan, maka sebelumnya akan ada peringatan mengenai persetujuan pengguna

untuk menyimpan data yang ditambah atau diedit. Untuk lebih jeasnya dapat dilihat pada Gambar 1.1-7 berikut ini.
Gambar 1.1-7 Halaman Peringatan Penyimpanan
Selanjutnya untuk melakukan penghapusan data dalam sistem, maka akan muncul peringatan yang sama mengenai persetujuan pengguna untuk menghapus data yang ada dalam sistem. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.1-8 berikut ini.
Gambar 1.1-8 Halaman Peringatan Penghapusan
Untuk penghapusan, pengguna juga harus melakukan checklist terhadapt data yang akan dihapus, apabila pengguna tidak melakukan checklist maka akan muncul peringatan seperti yang ada pada Gambar 1.1-9 berikut ini.
Gambar 1.1-9 Peringatan Record Data Dihapus
1.2 USER MANAGEMENT

User Management merupakan menu di dalam Sistem Informasi Kearsipan yang berfungsi dalam pengelolaan semua data pengguna sistem ini. Di dalam menu User Management terdapat beberapa sub menu yang memiliki masing-masing fungsi yang berbeda, antara lain: Group Pengguna Pengguna Aplikasi Hak Akses Pengguna
Gambar 1.2-1 Fungsi User Management
1.2.1
Group Pengguna
Group Pengguna merupakan sub menu yang mengelola akun pengguna ke dalam beberapa group.

Untuk menggunakan fungsi ini, pengguna terlebih dahulu harus memilih menu (User Management >Group Pengguna). Maka akan tampil halaman seperti yang ditunjukkan pada Gambar 1.2-2 berikut ini.
Gambar 1.2-2 Halaman Group Pengguna
Pada halaman ini, pengguna dapat melakukan beberapa fungsi yakni menambah, menghapus, mengedit group pengguna. Dalam mengedit group pengguna, pengguna dapat memilih tombol . Kemudian mengisi Nama Group, Keterangan dan Kategori Pengguna. Setelah itu memilih tombol simpan. Keterangan lebih lanjut dapat dilihat pada Gambar 1.2-3.
Gambar 1.2-3 Halaman Ubah Group Pengguna
Keterangan: Nama Group Keterangan : Nama yang akan digunakan sebagai group : Menjelaskan mengenai keterangan singkat group Kategori Pengguna : Menjelaskan kategori group
Untuk fungsi tambah, halaman yang digunakanhampir sama dengan fungsi edit.Sedangkan untuk menghapus group pengguna yakni dengan menandai group yang akan dihapus . Selain fungsi di atas, pengguna juga lalu memilih tombol dapat melihat dan mencetak laporan group pengguna yakni . Kemudian akan tampil halaman dengan memilih tombol laporan seperti pada Gambar 1.2-4 berikut.
Gambar 1.2-4 Halaman Laporan Group Pengguna
Untuk keluar dari halaman laporan, pengguna memilih tombol dan untuk mencetak dapat memilih tombol
1.2.2
Pengguna Aplikasi
Pengguna Aplikasi merupakan sub menu yang memiliki fungsi mengatur daftar akun pengguna yang ada dalam Sistem Informasi Kearsipan.Untuk menggunakan fungsi ini, pengguna bisa mengakses dengan memilih menu (User Management. > Pengguna Aplikasi). Sehingga, akan muncul halaman pengguna aplikasi yang terlihat seperti Gambar 1.2-5 berikut.
Gambar 1.2-5 Halaman Pengguna Aplikasi

Pada halaman ini, pengguna dapat melakukan beberapa fungsi yakni menambah, menghapus, mengedit data Pengguna Aplikasi. Dalam mengedit pengguna aplikasi, pengguna dapat . Kemudian mengisi Login ID, Password, User memilih tombol name dan Group Pengguna. Setelah itu pengguna dapat memilih untuk menyimpan dan tombol untuk tombol membatalkan. Keterangan lebih lanjut dapat dilihat pada Gambar 1.2-6.
Gambar 1.2-6 Halaman Edit Pengguna Aplikasi
Keterangan: Login ID Password : Menjelaskan ID yag digunakan dalam sistem : Kata sandi yang digunakan untuk memasuki sistem User Name : Nama user yang digunakan untuk memasuki sistem Group Pengguna : Menjelaskan pengguna termasuk group yang mana Sebelum menyimpan data, sistem akan meminta persetujuan dalam penyimpanan seperti yang terlihat pada Gambar 1.2-7.
Gambar 1.2-7 Peringatan Penyimpanan
Selain fungsi di atas, pengguna juga dapat melihat dan mencetak laporan pengguna aplikasi yakni dengan memilih . Kemudian akan tampil halaman laporan seperti tombol pada Gambar 1.2-8 berikut.
Gambar 1.2-8 Halaman Laporan Pengguna Aplikasi
Untuk keluar dari halaman laporan, pengguna memilih dan untuk mencetak dapat memilih tombol tombol
1.2.3
Hak Akses Pengguna
Hak Akses Pengguna merupakan fungsi dari Sistem Informasi Kearsipan yang berguna dalam memberikan informasi mengenai hak-hak akses bagi para pengguna. Gambar 1.2-9 menunjukkan daftar hak-hak akses pengguna.
10

Gambar 1.2-9 Halaman Hak Akses Pengguna
Di sini, pengguna terlebih dulu harus menentukan kolom Pengguna aplikasi di bagian atas berdasarkan username pengguna. Kemudian, pengguna dapat memilih hak akses yang bisa dilakukan. Hak akses pengguna hanya dapat ditentukan oleh administrator. Pengguna juga dapat memilih tombol untuk menyimpan dan untuk membatalkan. Di dalam menyimpan hak akses, pengguna akan diberikan peringatan sebelumnya mengenai perubahan hak akses yang terlihat pada Gambar 1.2-11 berikut ini.
11
Gambar 1.2-11 Halaman Laporan Hak Akses Pengguna
Untuk mencetak laporan hak akses pengguna, pengguna dapat memilih tombol . Pada halaman tersebut. Untuk lebih jelas mengenai laporan hak akses pengguna dapat dilihat pada Gambar 1.2-10 berikut ini.
Gambar 1.2-10 Halaman Peringatan Hak Akses
3.1 DATA MASTER

Data Master merupakan hal yang sangat penting dalam sistem ini. Pada menu ini, arsip-arsip yang dimiliki oleh perusahaan akan dikelola dengan baik untuk mendukung kinerja dari Sistem Informasi Kearsipan (e-Arsip). Data Master diinisiasikan dengan
12

menu Master pada halaman utama. Di dalam menu tersebut terdapat beberapa sub menu yang memiliki fungsi-fungsi yang berbeda, antara lain: Klasikasi Arsip Data Arsip Instansi Masalah Lokasi Arsip Untuk mengetahui lebih jelas mengenai letak dari fungsi pada Data Master dapat dilihat pada Gambar 1.3-1 berikut ini.
Gambar 1.3-1 Fungsi Data Master
3.1.1
Klasikasi Arsip
Klasikasi Data merupakan sub menu yang berfungsi untuk melakukan pengklasikasian terhadap arsip-arsip yang ada di dalam sistem. Untuk mengakses sub menu klasikasi data maka pengguna dapat melakukannya dengan memilih menu (Master > Klasikiasi Arsip). Setelah memilih sub menu Klasikasi Arsip, maka akan ditampilkan halaman yang memberikan informasi berupa Master Klasikasi Arsip. Di dalamnya terdapat beberapa kolom yang menunjukkan identitas dari masing-masing arsip. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.3-2 berikut ini.
13
Gambar 1.3-2 Halaman Master Klarikasi Arsip
Di sini, pengguna dapat melakukan fungsi menambah Klasikasi Arsip. Pengguna dapat memulai dengan memilih tombol kemudian akan muncul halaman seperti Gambar 1.3-3 berikut ini.
Gambar 1.3-3 Halaman Tambah Klarikasi Arsip
14

Keterangan: Induk : Memberikan informasi mengenai keterangan arsip. Kode : Kode arsip Nama Klasikasi : Nama / jenis dari arsip yang akan digunakan sebagai repositori arsip yang sejenis. Setelah muncul halaman tersebut, pengguna diharuskan mengisi setiap kolom yang ada. Untuk memilih kolom Induk, pengguna harus memilih tombol sehingga akan muncul daftar induk yang dapat dilihat pada Gambar 1.3-4 berikut ini.
Gambar 1.3-4 Halaman Induk Klarikasi Arsip
Setelah pengguna mengisi semua kolom, maka pengguna dapat memilih tombol untuk menyimpan dan tombol untuk membatalkan pembuatan Klasikasi Arsip. Dalam setiap transaksi penyimpanan akan ada kotak peringatan yang menanyakan ketersediaan pengguna untuk menyimpan sesuatu seperti yang terlihat pada Gambar 1.3-5 berikut ini.
Gambar 1.3-5 Halaman Peringatan Penyimpanan

15
Pengguna juga dapat menghapus Klasikasi Arsip dengan memilih tombol dan mengedit dengan memilih tombol . Selain itu, pengguna dapat melihat dan mencetak laporan dari master Klasikasi Arsip yang ditunjukkan pada Gambar 1.3-6 berikut ini dengan memilih tombol .
Gambar 1.3-6 Halaman Laporan Daftar Klarikasi Arsip
Untuk keluar dari halaman laporan Klasikasi Arsip, pengguna dapat memilih tombol dan untuk mencetak .Fungsi lain yang bisa dilakukan dapat memilih tombol pengguna pada sub menu Klasikasi Arsip adalah fungsi Cari, dimana pengguna dapat mencari arsip dengan memasukkan kata kunci seperti Kode Klasikasi dan Nama Klasikasi ke dalam kolom yang tersedia. Untuk lebih jelasnya dapat kita lihat pada Gambar 1.3-7 berikut.
16

Gambar 1.3-7 Fungsi Cari Klarikasi Arsip
3.1.2
Data Arsip
Data Arsip merupakan fungsi yang memberikan informasi mengenai detail dari setiap arsip yang ada pada sistem. Pada Sistem Informasi Kearsipan, sub menu Data Arsip memiliki beberapa fungsi, antara lain: Jenis Arsip Media Arsip Kondisi Fisik Nilai Guna
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.3.8 berikut ini.
Gambar 1.3-8 Fungsi Dalam Data Arsip
17
3.1.2.1
Jenis Arsip
Jenis Arsip merupakan salah satu fungsi yang mengelola arsip berdasarkan jenisnya. Untuk mengakses halaman tersebut, maka pengguna dapat memilih menu (Master > Data Arsip > Jenis Arsip). Setelah itu, akan tampil halaman seperti pada Gambar 1.3-9 berikut ini.
Gambar 1.3-9 Halaman Jenis Arsip
Gambar 1.3-9 menjelaskan bahwa di dalam fungsi jenis arsip terdapat beberapa fungsi lain. Pengguna dapat memulainya dengan fungsi pertama yakni Arsip. Apabila pengguna memilih fungsi Arsip, maka akan muncul halaman seperti pada Gambar 1.3-10 berikut ini.
Gambar 1.3-10 Halaman Media Arsip
Setelah menampilkan halaman Media Arsip, pengguna akan ditampilkan beberapa pilihan Media Arsip. Apabila pengguna memilih salah satu dari media tersebut. Maka akan tampil halaman daftar arsip sesuai dengan media yang
18

ada. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada penjelasan selanjutnya. Gambar 1.3-11 menunjukkan halaman Media Arsip Berkas dimana berisikan daftar arsip yang memiliki jenis berkas. Untuk lebih delas dapat dilihat pada Gambar di bawah ini.
Gambar 1.3-11 Halaman Media Arsip Berkas
Selanjutnya yakni halaman Media Arsip Buku, dimana halaman tersebut mengatur arsip berbentuk buku. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.3-12 berikut ini.
Gambar 1.3-12 Halaman Media Arsip Buku
Berikutnya yakni halaman Media Arsip Audio, dimana halaman tersebut mengatur arsip berbentuk audio. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.3-13 berikut ini
Gambar 1.3-13 Halaman Media Arsip Audio
19
Selanjutnya yakni halaman Media Arsip Visual, dimana halaman tersebut mengatur arsip berbentuk visual. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.3-14 berikut ini.
Gambar 1.3-14 Halaman Media Arsip Visual
Selanjutnya yakni halaman Media Arsip Video, dimana halaman tersebut mengatur arsip berbentuk video. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.3-15 berikut ini.
Gambar 1.3-15 Halaman Media Arsip Video
Selanjutnya yakni halaman Media Arsip Kartogra, dimana halaman tersebut mengatur arsip berbentuk kartogra. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.3-16 berikut ini.
Gambar 1.3-16 Halaman Media Arsip Kartogra
20

Pada setiap halaman media arsip, terdapat fungsi dan fungsi untuk mengatur arsip yang ada. Di halaman tersebut terdapat juga fungsi cari untuk mempermudah pengguna dalam menemukan arsip yang diperlukan. Berikutnya, di dalam jenis arsip terdapat fungsi Pemberkasan Arsip yang berguna dalam mengatur daftar Pemberkasan Arsip di dalam sistem. Di sini, pengguna dapat melakukan proses penambahan Pemberkasan Arsip yakni pada halaman tersebut. dengan memilih tombol Pengguna juga dapat melakukan fungsi hapus dengan memilih tombol pada halaman itu juga. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.3-17 berikut ini.
Gambar 1.3-17 Halaman Daftar Pemberkasan Arsip
Selain Media Arsip dan Pemberkasan Arsip, terdapat juga fungsi Retensi Arsip. Retensi Arsip berguna untuk mencatat arsip-arsip yang akan diretensi. Di sini pengguna dapat melakukan proses penambahan Retensi Arsip yakni dengan memilih tombol dan juga dapat melakukan pada halaman itu fungsi hapus dengan memilih tombol juga. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.3-18 berikut ini.
Gambar 1.3-18 Halaman Daftar Retensi Arsip

21
Fungsi selanjutnya yakni Jadwal Retensi. Di sini pengguna dapat menentukan adwal retensi arsip. Terdapat beberapa pilihan di dalam halaman Retensi Arsip. Selain itu, pengguna juga bisa menentukan bentuk arsip yang akan di retensi. Setelah memilih jadwal retensi, pengguna bisa sehingga arsip yang akan di retensi memilih tombol bisa di unggah. Untuk lebih jelasnya dapat melihat Gambar 1.3-19.
Gambar 1.3-19 Halaman Pilih Retensi Arsip
Keterangan: Bentuk Arsip : Bentuk sik arsip Disimpan & Dimusnahkan : Perkiraan waktu antara arsip disimpan hingga dimusnahkan Disimpan Permanen : Jadwal arsip disimpan secara permanen Dinilai Kembali : Jadwal arsip yang disimpan dan akan dinilai kembali Fungsi terakhir yakni Pemusnahan Arsip. Di sini, pengguna dapat melakukan fungsi maintain arsip yang telah diretensi untuk dimusnahkan. Selain itu, pengguna dapat melakukan proses penambahan pemusnahan arsip yakni dengan memilih tombol dan juga dapat melakukan
22

fungsi hapus dengan memilih tombol pada halaman tersebut. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.320 berikut ini.
Gambar 1.3-20 Halaman Daftar Pertelaan Arsip Musnah
3.1.2.2
Media Arsip
Media Arsip memiliki fungsi sebagai pemberi informasi mengenai jenis dan media apa yang digunakan dan cara pengaksesan dari arsip tersebut. Ketika pengguna memilih menu (Master > Data Arsip > Media Arsip). Maka akan muncul halaman Master Media Arsip yang memberikan informasi mengenai media apa yang digunakan arsip. Untuk lebih jelasnya dapat kita lihat pada Gambar 1.3-21 berikut ini.
Gambar 1.3-21 Halaman Master Media Arsip
23
Di sini, pengguna dapat melakukan fungsi tambah pada halaman tersebut. dengan memilih tombol Setelah itu akan muncul halaman media arsip (tambah) yang berisikan kolom kode dan media arsip yang akan dijelaskan pada Gambar 1.3-22. Pengguna diharuskan mengisi setiap untuk menyimpan dan kolom dan menekan tomboh untuk membatalkan.
Gambar 1.3-22 Halaman Menambah Media Arsip
Keterangan: Kode : Nomor urut / pembeda dari media arsip. Media Arsip : Media yang digunakan dan bentuk dari arsip tersebut. Pengguna juga dapat menghapus media arsip dengan dan mengedit dengan memilih tombol memilih tombol . Selain itu, pengguna dapat melihat dan mencetak laporan dari media arsip yang ditunjukkan pada Gambar 1.323 berikut ini dengan memilih tombol .
Gambar 1.3-23 Halaman Laporan Data Media Arsip
Untuk keluar dari halaman laporan, pengguna memilih tombol dan untuk mencetak dapat memilih tombol .
24

3.1.2.3
Kondisi Fisik
Kondisi Fisik memberikan informasi kepada pengguna mengenai keterangan keadaan sik dari arsip. Untuk menggunakan fungsi ini, pengguna dapat memilih menu (Master > Data Arsip > KondisiArsip). Setelah memilih menu tersebut, akan ditampilkan halaman master kondisi sik yang dijelaskan pada Gambar 1.3-24 berikut.
Gambar 1.3-24 Halaman Menambah Kondisi Fisik
Pengguna dapat melakukan fungsi tambah dengan pada halaman tersebut. Setelah itu memilih tombol akan muncul halaman Kondisi Fisik (tambah) yang berisikan kolom kode dan kondisi arsip yang akan dijelaskan pada Gambar 1.3-25. Pengguna diharuskan mengisi setiap kolom dan menekan tomboh untuk menyimpan dan untuk membatalkan.
Gambar 1.3-25 Halaman Kondisi Fisik
25
Keterangan: Kode : Menjelaskan nomor urut / pembeda dari kondisi arsip Kondisi Arsip : Menjelaskan mengenai kondisi sik dari arsip. Pengguna juga dapat menghapus data kondisi sik dan mengedit dengan dengan memilih tombol memilih tombol . Selain itu, pengguna juga dapat melihat dan mencetak laporan dari data kondisi sik arsip yang ditunjukkan pada Gambar 1.3-26 berikut ini dengan memilih tombol .
Gambar 1.3-26 Halaman Laporan Data Kondisi Arsip
Untuk keluar dari halaman laporan, pengguna memilih dan untuk mencetak dapat memilih tombol . tombol
3.1.2.4
Nilai Guna
Nilai Guna memberikan kepada pengguna informasi mengenai seberapa besarkegunaan dari suatu arsip. Untuk menggunakan fungsi ini, pengguna dapat memilih menu (Master > Data Arsip > Nilai Guna). Setelah memilih menu tersebut, akan ditampilkan halaman master nilai guna yang dijelaskan pada Gambar 1.3-27 berikut.
26

Gambar 1.3-27 Halaman Master Nilai Guna
Pengguna dapat melakukan fungsi tambah dengan pada halaman tersebut. Setelah itu memilih tombol akan muncul halaman nilai guna (tambah) yang berisikan kolom kode dan nilai guna yang akan dijelaskan pada Gambar1.3-28. Pengguna diharuskan mengisi setiap kolom dan menekan tomboh untuk menyimpan dan untuk membatalkan.
Gambar 1.3-28 Halaman Menambah Nilai Guna
Keterangan: Kode : Menjelaskan nomor urut / pembeda dari nilai guna arsip Nilai Guna : Nilai dan kegunaan arsip berdasarkan dari arsip tersebut. Pengguna juga dapat menghapus data nilai guna dan mengedit dengan memilih dengan memilih tombol . Selain itu, pengguna juga dapat melihat dan tombol mencetak laporan dari data nilai guna yang ditunjukkan pada
27
Gambar 1.3-29 berikut ini dengan memilih tombol
Gambar 1.3-29 Halaman Laporan Data Nilai Guna Arsip
3.1.3
Instansi
Instansi adalah master yang menyimpan data instansi dan unit kerja yang ada pada perusahaan. Di sini, pengguna dapat melihat master instansi / unit kerja yang dijelaskan dengan melihat kode dan nama instansi. Cara membuka fungsi ini adalah dengan memilih menu (Master > Instansi). Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.3-30 berikut ini.
Gambar 1.3-30 Halaman Master Instansi atau Unit Kerja
Langkah pertama yang dilakukan pada sub menu ini adalah menambah instansi. Untuk melakukan penambahan instansi maka pengguna dapat memilih tombol pada
28

halaman master instansi / unit kerja. Lalu akan mucul halaman master instansi seperti pada Gambar 1.3-31 berikut ini.
Gambar 1.3-31 Halaman Master Instansi
Setelah muncul halaman di atas, maka pengguna bisa menambahkan instansi dengan memilih tombol pada halaman tersebut. Maka, akan muncul halaman Instansi (tambah) yang berisikan beberapa kolom yang harus diisi oleh pengguna dan menekan tomboh untuk menyimpan dan untuk membatalkan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.3-32.
Gambar 3.1-32 Halaman Menambah Instansi
29
Keterangan: Kode Nama Instansi Alamat Telpon
: Nomor urut / pembeda dari instansi. : Nama instansi yang akan ditambahkan. : Alamat instansi yang akan ditambahkan. : Nomor telepon instansi yang akan ditambahkan. Penanggung Jawab : Nama / orang yang bertanggung jawab atas instansi tersebut.
Setelah menambahkan master instansi, pengguna sudah bisa membuat unit kerja yang mana unit kerja berada di dalam instansi. Untuk melakukan penambahan unit kerja, pengguna dapat memilih tombol pada halaman master instansi / unit kerja (Gambar 1.3-30). Setelah itu akan muncul halaman unit kerja (tambah) yang dapat dilihat pada Gambar 1.3-33.
Gambar 1.3-33 Halaman Menambah Unit Kerja
Keterangan: Kode : Nomor urut / pembeda dari unit kerja Nama Unit Kerja : Nama Unit kerja yang akan ditambahkan Nama Instansi : Nama instansi yang akan ditambah unit kerja Pengguna diharuskan mengisi setiap kolom dan menekan untuk menyimpan dan untuk membatalkan. tomboh Pengguna juga dapat menghapus Unit Kerja dengan memilih tombol dan mengedit dengan tombol . Selain itu, pengguna dapat melihat dan mencetak laporan unit kerja yang ditunjukkan pada Gambar 1.3-34 berikut ini dengan memilih tombol .
30

Gambar 1.3-34 Halaman Laporan Daftar Instansi
Setelah menambahkan instansi dan unit kerja untuk melihat laporan secara keseluruhan dapat memilih tombol yang ada pada Gambar 1.3-30. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.3-35 berikut ini.
Gambar 1.3-35 Halaman Laporan Data Instansi
Untuk keluar dari halaman laporan, pengguna memilih tombol dan untuk mencetak dapat memilih tombol
31
3.1.4
Masalah
Masalah merupakan master data yang berisikan arsip-arsip yang dibedakan berdasarkan masalah. Untuk mengaksesnya yakni dengan memilih menu (Master > Masalah). Pada master masalah terdapat kode masalah dan jenis masalah. Tampilan dari halaman Master masalah dapat dilihat pada Gambar 1.3-36.
Gambar 1.3-36 Halaman Master Masalah
Pengguna dapat melakukan fungsi tambah dengan memilih tombol pada halaman tersebut. Setelah itu akan muncul halaman masalah (tambah) yang berisikan kolom kode dan masalah yang akan dijelaskan pada Gambar 1.3-37. Pengguna diharuskan mengisi setiap kolom dan menekan tomboh untuk menyimpan dan untuk membatalkan.
32

Gambar 1.3-37 Halaman Menambah Masalah
Keterangan: Kode : Nomor urut / pembeda dari masalah Masalah : Masalah apa yang dibahas di dalam arsip. Hasil laporan dari master masalah yang terdapat pada menu master dapat dilihat pada Gambar 1.3-38 dengan menekan . tombol
Gambar 1.3-38 Halaman Laporan Data Masalah
Untuk keluar dari halaman laporan, pengguna memilih dan untuk mencetak dapat memilih tombol tombol
3.1.5
Lokasi Arsip
Lokasi Arsip memberikan informasi kepada pengguna mengenai keberadaan arsip yang dibutuhkan oleh pengguna. Untuk masuk ke dalam fungsi ini, pengguna harus memilih menu (Master > Lokasi Arsip). Dalam fungsi ini, pengguna dapat melihat lokasi berdasarkan beberapa cara yakni:
33
Gedung Ruang Rak / Roll O Pack Boks Sampul / Folder
3.1.5.1
Gedung
Fungsi lokasi arsip ini memiliki beberapa penempatan. Gambar 1.3-39 memberikan informasi mengenai halaman lokasi arsip gedung.
Gambar 1.3-39 Halaman Master Gedung
Di dalam halaman master gedung, terdapat beberapa fungsi yakni tambah, hapus dan laporan. Untuk fungsi hapus, pengguna hanya menandai arsip yang akan dihapus, lalu memilih tombol . Maka arsip yang ditandai akan hilang dari master gedung. Untuk fungsi tambah, pengguna bisa menambahkan . Lalu dengan arsip yakni dengan memilih tombol sendirinya akan muncul halaman seperti pada Gambar 1.3-40 berikut ini.
34

Gambar 1.3-40 Halaman Menambah Arsip Gedung
Keterangan: Kode Nama Gedung Alamat Telpon
Nomor urut / pembeda gedung. Nama gedung yang akan ditambahkan. Alamat gedung yang akan ditambahkan. Nomor telepon gedung yang akan ditambahkan. Penanggung Jawab : Nama / orang yang bertanggung jawab atas gedung tersebut. Fungsi terakhir pada lokasi arsip gedung yakni melihat dan mencetak laporan. Yakni dengan memilih tombol pada halaman master gedung. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.3-41 berikut ini.
: : : :
Gambar 1.3-41 Halaman Laporan Data Gerung Arsip
35
3.1.5.2
Ruang
Gambar 1.3-42 memberikan informasi mengenai Halaman lokasi arsip ruang.
Gambar 1.3-42 Halaman Master Ruang
Di dalam halaman master ruang, terdapat beberapa fungsi yakni tambah, hapus dan laporan. Untuk fungsi hapus, pengguna hanya menandai arsip yang akan dihapus, lalu memilih tombol . Maka arsip yang ditandai akan hilang dari master ruang. Untuk fungsi tambah, pengguna bisa menambahkan arsip yakni dengan memilih tombol . Lalu dengan sendirinya akan muncul halaman seperti pada Gambar 1.2-43 berikut ini.
Gambar 1.3-43 Halaman Menambah Arsip Ruang
36

Keterangan: Kode : Nomor urut / pembeda ruang. Nama Ruang : Nama ruang yang akan ditambahkan. Kode Gedung : Kode dan nama gedung yang akan ditambahkan ruang. Lantai : Lantai letak ruang yang akan ditambahkan. Fungsi terakhir pada lokasi arsip ruang yakni melihat dan mencetak laporan. Yakni dengan memilih tombol pada halaman master ruang. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.3-44 berikut ini.
Gambar 1.3-44 Halaman Laporan Data Ruang Arsip
Untuk keluar dari halaman laporan, pengguna memilih dan untuk mencetak dapat memilih tombol tombol .v
3.1.5.3
Rak / Roll O-pack
Gambar 1.3-45 memberikan informasi mengenai Halaman lokasi arsip rak / roll o-pack.
Gambar 1.3-45 Halaman Master Rak atau Roll O-pack
37
Di dalam halaman master rak / roll o-pack, terdapat beberapa fungsi yakni tambah, hapus dan laporan. Untuk fungsi hapus, pengguna hanya menandai arsip yang akan . Maka arsip yang ditandai dihapus, lalu memilih tombol akan hilang dari master rak / roll o-pack. Untuk fungsi tambah, pengguna bisa menambahkan arsip yakni dengan memilih tombol . Lalu dengan sendirinya akan muncul halaman seperti pada Gambar 1.3-46 berikut ini.
Gambar 1.3-46 Halaman Menambah Arsip Rak atau Roll o-pack
Keterangan: Kode : Nomor urut / pembeda dari rak / roll o-pack. Kode Gedung : Kode dan nama gedung yang akan ditambahkan rak. Kode Ruang : Kode dan nama ruang yang akan ditambahkan rak.
38

Keterangan
: Menjelaskan ciri lain yang menunjukkan keberadaan rak. Fungsi terakhir pada lokasi arsip rak / roll o-pack yakni melihat dan mencetak laporan. Yakni dengan memilih tombol pada halaman master rak / roll o-pack. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.3-47 berikut ini.
Gambar 1.3-47 Halaman Laporan Master Data Rak Arsip
3.1.5.4
Boks
Gambar 1.3-48 memberikan informasi mengenai Halaman lokasi arsip boks.
Gambar 1.3-48 Halaman Master Boks
Di dalam halaman master boks, terdapat beberapa fungsi yakni tambah, hapus dan laporan. Untuk fungsi hapus, pengguna hanya menandai arsip yang akan dihapus, lalu memilih tombol . Maka arsip yang ditandai akan hilang dari master boks. Untuk fungsi tambah, pengguna bisa menambahkan arsip yakni dengan memilih tombol . Lalu dengan sendirinya akan muncul halaman seperti pada Gambar 1.3-49 berikut ini.
39
Gambar 1.3-49 Halaman Menambah Boks Arsip
Keterangan: Kode : Nomor urut / pemeda dari boks arsip Kode Gedung : Kode dan nama gedung yang akan ditambahkan boks. Kode Ruang : Kode dan nama ruang yang akan ditambahkan boks. Kode Rak : Kode dan nama rak yang akan ditambahkan boks. Keterangan : Menjelaskan ciri-ciri yang menunjukkan keberadaan boks. Fungsi terakhir pada lokasi boks yakni melihat dan mencetak laporan. Yakni dengan memilih tombol pada halaman master boks. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.3-50 berikut ini.
40

Gambar 1.3-50 Halaman Laporan Data Boks atau Folder Arsip
3.1.5.5
Sampul
Gambar 1.3-51 memberikan informasi Halaman lokasi arsip sampul.
Gambar 1.3-51 Halaman Master Sampul
Di dalam halaman master sampul, terdapat beberapa fungsi yakni tambah, hapus dan laporan. Untuk fungsi hapus, pengguna hanya menandai arsip yang akan dihapus, lalu memilih tombol . Maka arsip yang ditandai akan hilang dari master sampul. Untuk fungsi tambah, pengguna bisa menambahkan . Lalu dengan arsip yakni dengan memilih tombol sendirinya akan muncul halaman seperti pada Gambar 1.3-52 berikut ini.
41
Gambar 1.3-52 Halaman Menambah Sampul Arsip
Keterangan: Kode : Nomor urut / pemeda dari sampul arsip Kode Gedung : Kode dan nama gedung yang akan ditambahkan sampul. Kode Ruang : Kode dan nama ruang yang akan ditambahkan sampul. Kode Rak : Kode dan nama rak yang akan ditambahkan sampul Kode Boks : Kode dan nama boks yang akan ditambahkan sampul Keterangan : Menjelaskan ciri-ciri lain untuk menunjukkan keberadaan boks. Fungsi terakhir pada lokasi sampul yakni melihat dan mencetak laporan. Yakni dengan memilih tombol pada halaman master sampul. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.3-53 berikut ini.
42

Gambar 1.3-53 Halaman laporan Data Sampul atau Folder Arsip
3.2 TRANSAKSI
Transaksi merupakan menu yang terdapat di dalam Sistem Informasi Kearsipan yang memiliki fungsi dalam mengatur halhal yang terjadi terhadap arsip. Di dalamnya terdapat beberapa Transaksi yang dilakukan terhadap arsip, antara lain: ini. Arsip Masuk Arsip Keluar Pemberkasan Arsip Retensi Arsip Pemusnahan Arsip
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.4-1 berikut
Gambar 1.4.1 Fungsi Transaksi
43
3.2.1
Arsip Masuk
Arsip Masuk merupakan sub menu dari menu transaksi yang menangani masalah pemasukkan arsip di dalam sistem. Di dalam arsip masuk, arsip dibedakan berdasarkan bentuk, antara lain:
3.2.1.1
Arsip Bentuk Berkas
Dalam Arsip Bentuk Berkas, sistem mengelola penyimpanan arsip yang masuk dalam bentuk berkas. Untuk mengakses halaman arsip bentuk berkas yakni dengan memilih menu (Transaksi > Arsip Masuk > Arsip Bentuk Berkas). Maka akan muncul halaman seperti Gambar 1.4-2.
Gambar 1.4-2 Halaman Arsip Bentuk Berkas
Pengguna dapat melakukan fungsi tambah dengan pada halaman tersebut. Setelah itu memilih tombol akan muncul halaman Data Arsip Bentuk Berkas (tambah) yang akan dijelaskan pada Gambar 1.4-3 berikut ini.
44

Gambar 1.4-3 Halaman Menambah Data Arsip Bentuk Berkas
Keterangan: Kode Arsip
: Nomor urut / pembeda dari arsip bentuk bekas. Kode Klasikasi : Kode klasikasi yang digunakan. Tanggal Masuk : Menjelaskan tanggal masuknya arsip bentuk berkas. Tanggal Arsip : Menjelaskan tanggal arsip dibuat Kode Instansi : Kode dan nama instansi tempat arsip berkas disimpan Kode Unit : Kode dan nama unit tempat arsip berkas Kode Masalah : Kode dan masalah tentang arsip berkas Indeks : Indeks yang digunakan pad arsip Ringkasan Isi : Menjelaskan sedikit pemaparan tentang isi arsip Diterima Oleh : Orang yang bertanggung jawab atas arsip tersebut Keterangan : Informasi lain yang berhubungan dengan arsip
45
Dari Gambar 1.4-3 sebelumnya, pengguna diharuskan mengisi kolom yang telah tersedia. Namun, beberapa kolom disediakan tombol untuk memilih isiannya. Seperti terlihat pada Gambar1-4-4 menjelaskan halaman yang digunakan untuk mencari kode klasikasi beserta keterangannya.
Gambar 1.4-4 Halaman Kode Klasikasi
Selain kode klasikasi, pengguna juga diharuskan mengisi kode instansi. Gambar 1.4-5 menjelaskan mengenai kode instansi.
Gambar 1.4-5 Halaman Kode Instansi
Untuk mengisi kolom unit kerja, Gambar 1.4-6 memberikan gambaran mengenai pilihan unit kerja yang ada.
46

Gambar 1.4-6 Halaman Kode Unit Kerja
Terakhir, untuk mengisi kolom masalah, Gambar 1.47 memberikan gambaran mengenai pilihan masalah yang berkaitan dengan arsip.
Gambar 1.4-7 Halaman Kode Masalah
Apabila telah selesai mengisi setiap kolom, pengguna dapat menekan tombol untuk menyimpan dan untuk membatalkan. Pengguna juga dapat menghapus data arsip bentuk dan mengedit dengan berkas dengan memilih tombol memilih tombol . Fungsi lain yang bisa dilakukan pengguna pada sub menu ini adalah fungsi Cari, dimana pengguna dapat mencari arsip dengan memasukkan kata kunci ke dalam kolom yang tersedia. Untuk lebih jelasnya dapat kita lihat pada Gambar 1.4-8 berikut.
47
Gambar 3.2-8 Fungsi Cari Data Arsip Bentuk Berkas
3.2.1.2
Arsip Bentuk Buku
Dalam Arsip Bentuk Buku, sistem mengelola penyimpanan arsip yang masuk dalam bentuk buku. Untuk mengakses halaman arsip bentuk buku yakni dengan memilih menu (Transaksi > Arsip Masuk > Arsip Bentuk Buku). Maka akan muncul halaman seperti Gambar 1.4-9.
Gambar 1.4-9 Halaman Arsip Bentuk Buku
Di sini, pengguna dapat melakukan fungsi tambah dengan memilih tombol pada halaman tersebut. Setelah itu akan muncul halaman Data Arsip Bentuk Buku (tambah) yang akan dijelaskan pada Gambar 1.4-10.
48

Gambar 1.4-10 Halaman Menambah Data Arsip Bentuk Buku
Keterangan: Kode Arsip
: Nomor urut / pembeda dari arsip bentuk buku Kode Klasikasi : Kode klasikasi yang digunakan. Tanggal Masuk : Menjelaskan tanggal masuknya arsip bentuk buku. Tanggal Arsip : Menjelaskan tanggal arsip dibuat Kode Instansi : Kode dan nama instansi tempat arsip buku disimpan Kode Unit : Kode dan nama unit tempat arsip buku Kode Masalah : Kode dan masalah tentang arsip buku Judul : Menjelaskan judul dari arsip bentuk buku Penerbit : Menjelaskan pihak penerbit arsip Edisi : Menjelaskan edisi keberapa arsip dibuat Tahun Cetakan : Menjelaskan tahun keberapa arsip tersebut dibuat Isi : Menjelaskan sedikit isi dari arsip
49
Diterima Oleh Keterangan
: Menjelaskan orang yang menerima arsip tersebut : Informasi-informasi lain yang bisa digunakan dalam mengetahui informasi arsip
Dari Gambar 1.4-10, pengguna diharuskan mengisi kolom yang telah tersedia. Namun, beberapa kolom disediakan tombol untuk memilih isiannya. Seperti terlihat pada Gambar 1.4-4 sampai dengan 1.4-7 pada halaman sebelumya.Apabila telah selesai mengisi setiap kolom, pengguna dapat menekan tomboh untuk menyimpan dan untuk membatalkan. Pengguna juga dapat menghapus data arsip bentuk buku dengan memilih tombol dan mengedit dengan memilih tombol . Fungsi lain yang bisa dilakukan pengguna pada sub menu ini adalah fungsi Cari, dimana pengguna dapat mencari arsip dengan memasukkan kata kunci ke dalam kolom yang tersedia. Untuk lebih jelasnya dapat kita lihat pada Gambar 1.4-11 berikut.
Gambar 1.4-11 Fungsi Cari Data Arsip Bentuk Buku
3.2.1.3
Arsip Media Baru
Dalam Arsip Bentuk Buku, sistem dapat mengelola penyimpanan arsip yang masuk dalam bentuk selain berkas dan buku. Dari menu (Transaksi > Arsip Media Baru), akan muncul beberapa pilihan media yang akan dijelaskan pada Gambar berikut ini. Gambar 1.4-12 menunjukkan halaman arsip bentuk audio yakni dengan memilih menu (Transaksi
50

> Arsip Media Baru > Arsip Bentuk Audio). Pada halaman ini terdapat menu cari yang memudahkan pengguna mendapatkan arsip yang dibutuhkan. Untuk mencari kita bisa menggunakan (kode arsip, instansi, unit dan masalah) sebagai kata sandi.
Gambar 1.4-12 Halaman Daftar Arsip Bentuk Audio
Selain arsip mentuk audio, terdapat juga arsip bentuk baru lain yakni arsip bentuk visual. Untuk mengaksesnya yakni dengan memilih menu (Transaksi > Arsip Bentuk Baru > Arsip Bentuk Visual). Gambar 1.4-13 menunjukkan halaman daftar arsip bentuk visual.
Gambar 1.4-13 Halaman Daftar Arsip Bentuk Visual
Untuk mengakses bentuk arsip lain yakni lm / video dapat diakses dengan memilih menu (Transaksi > Arsip Bentuk Baru > Arsip Bentuk Film / Video). Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.4-14 berikut ini.
51
Gambar 1.4-14 Halaman Daftar Arsip Bentuk Film atau Video
Selain bentuk arsip sebelumnya, terdapat juga bentuk arsip kartogra dimana untuk mengaksesnya yakni dengan memilih menu (Transaksi > Arsip Bentuk Baru > Arsip Bentu Kartogra). Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.4-15 berikut ini.
Gambar 1.4-15 Halaman Daftar Arsip Bentuk Kartogra
Bentuk arsip terakhir dalam arsip bentuk baru yakni elektronik, dimana untuk mengaksesnya dengan memilih menu (Transaksi > Arsip Bentuk Baru > Arsip Bentuk Elektronik). Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.4-16.
Gambar 1.4-16 Halaman Daftar Arsip Bentuk Elektronik
52

Dari setiap halaman media arsip baru yang ada pada Gambar 1.4-12 sampai dengan 1.4-16. Seriap halaman memiliki fungsi yang sama satu sama lain. Pertama, madia arsip baru bisa menambah data arsip baru dengan memilih tombol pada halaman tersebut. Pengguna juga dapat menghapus data arsip baru dengan memilih tombol dan mengedit dengan memilih tombol .
3.2.2
Arsip Keluar
Arsip keluar memberikan informasi kepada pengguna mengenai manajemen arsip yang tidak berada dalam seposirotori perusahaan. Untuk mengaksesnya yakni dengan memilih menu (Transaksi > Arsip Keluar). Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.4-17.
Gambar 1.4-17 Halaman Daftar Pertelaan Arsip Keluar
Pengguna dapat melakukan fungsi tambah dengan memilih tombol pada halaman Gambar 1.4.-17 tersebut. Setelah itu akan muncul halaman Kartu Kendali Keluar (tambah) yang akan dijelaskan pada Gambar 1.4-18.
53
Gambar 1.4-18 Halaman Menambah Kartu Kendali Keluar
Keterangan: Bentuk Arsip No. Kartu Tanggal Buat Kode Arsip
: : : :
Bentuk sik arsip yang dikeluarkan Nomor kartu kendali keluar Tanggal pembuatan kartu Kode arsip yang dkeluarkan
54

Tanggal Masuk Instansi Unit Masalah Indeks / Judul Isi Ringkas Diterima Oleh Keterangan Kode Instansi Kode Unit Penerima
: : : : : : : : : : :
Tanggal masuk arsip Instansi tempat arsip berada Unit kerja tempat arsip berada Masalah yang dibahas salam arsip Judul arsip Pengantar singkat mengenai isi arsip Orang atau iinstansi yang menerima arsip tersebut Hal-hal penting lain terkait arsip Kode instansi tempat arsip dituju Kode unit kerja tempat arsip dituju Orang / instansi yang memerima arsip tersebut
Apabila telah selesai mengisi setiap kolom, pengguna untuk menyimpan dan dapat menekan tomboh untuk membatalkan. Pengguna juga dapat mengedit dengan memilih tombol dan melakukan proses pengembalian arsip ke dalam sistem dengan memilih tombol pada halaman daftar telaan arsip keluar dan mengisi form halaman pengembalian arsip seperti pada Gambar 1.4-19.
Gambar 1.4-19 Halaman Pengembalian Arsip
55
Keterangan: Kode Arsip Bentuk Arsip Tanggal Kembali Tanggal Pinjam No. Kartu Kode Klasikasi Kode Instansi Kode Unit Penerima
: : : : : : : :
Kode arsip yang akan dikembalikan Bentuk sik arsip yang akan dikembalikan Tanggal pengembalian arsip Taggal peminjaman arsip Nomor kartu kendali keluar Kode klasikasi dari arsip Instansi tempat arsip digunakan atau dipinjam Unit kerja tempat arsip digunakan atau dipinjam : Orang yang menerima arsip kembali
Fungsi lain yang bisa dilakukan pengguna pada sub menu ini adalah fungsi Cari, dimana pengguna dapat mencari arsip dengan memasukkan kata kunci ke dalam kolom yang tersedia. Untuk lebih jelasnya dapat kita lihat pada Gambar 1.4-20 berikut.
Gambar 1.4-20 Fungsi Cari Arsip Keluar
3.2.2
Pemberkasan Arsip
Pemberkasan Arsip memiliki fungsi mengatur berkas arsip di dalam sistem. Untuk mengakses fungsi tersebut yakni dengan memilih menu (Transaksi >Pemberkasan Arsip). Setelah itu akan muncul halaman Daftar Pemberkasan Arsip seperti pada Gambar 1.4-21 berikut ini.
56

Gambar 1.4-21 Halaman Daftar Pemberkasan Arsip
Pengguna dapat melakukan fungsi tambah dengan memilih pada halaman tersebut. Setelah itu akan muncul tombol halaman Pemberkasan (tambah) yang akan dijelaskan pada Gambar 1.4-22.
Gambar 1.4-22 Halaman Menambah Pemberkasan Arsip
57
Keterangan: Bentuk Arsip
: Bentuk sik arsip yang akan dimasukkan dalam pemberkasan Kode Arsip : Kode arsip yang akan dimasukkan dalam pemberkasan Tanggal Masuk : Tanggal masuk arsip Instansi : Instansi yang mengelola arsip tersebut Unit : Unit kerja yang mengelola arsip tersebut Masalah : Masalah yang dibahas dalam arsip tersebut Indeks / Judul : Judul arsip Isi Ringkas : Pengantar singkat mengenai isi arsip Diterima Oleh : Orang atau instansi yang menerima arsip Keterangan : Hal-hal penting lain terkait arsip Gedung : Kode gedung tempat arsip disimpan Ruang : Kode ruang tempat arsip disimpan Rak/ Roll O-pack : Kode rak / roll o-pack tempat arsip disimpan Boks : Kode boks tempat arsip disimpan Sampul / Folder : Kode sampul / folder tempat arsip disimpan
Pengguna juga dapat menghapus data pemberkasan arsip dan mengedit dengan memilih dengan memilih tombol tombol . Fungsi lain yang bisa dilakukan pengguna pada sub menu ini adalah fungsi Cari, dimana pengguna dapat mencari arsip dengan memasukkan kata kunci ke dalam kolom yang tersedia. Untuk lebih jelasnya dapat kita lihat pada Gambar 1.423 berikut.
Gambar 1.4-23 Fungsi Cari Pemberkasan Arsip
58

3.2.4
Retensi Arsip
Retensi Arsip memiliki fungsi untuk melihat dan mengatur arsip yang akan dimusnahkan. Untuk mengakses fungsi tersebut dapat dilakukan dengan memilih menu (Transaksi > Retensi Arsip). Maka akan tampil halaman daftar jadwal retensi arsip seperti pada Gambar 1.4.24 berikut ini.
Gambar 1.4-24 Halaman Daftar Jadwal Retensi Arsip
Pengguna dapat melakukan fungsi tambah dengan memilih tombol pada halaman tersebut. Setelah itu akan muncul halaman menambah retensi arsip (tambah) yang akan dijelaskan pada Gambar 1.4-25.
59
Gambar 1.4-25 Halaman Menambah Retensi Arsip
: Bentuk sik arsip yang akan dimasukkan dalam retensi Kode Arsip : Kode arsip yang akan dimasukkan dalam retensi Tanggal Masuk : Tanggal masuk arsip Instansi : Instansi yang mengelola arsip tersebut Unit : Unit kerja yang mengelola arsip tersebut Masalah : Masalah yang dibahas dalam arsip tersebut Indeks / Judul : Judul arsip Isi Ringkas : Pengantar singkat mengenai isi arsip Diterima Oleh : Orang atau instansi yang menerima arsip
Keterangan: Bentuk Arsip
60

Keterangan
: Hal-hal penting lain terkait arsip
Selanjutnya pengguna dapat memilij jadwal retensi yang sesuai dengan keinginan pengguna. Pengguna juga dapat menghapus retensi arsip dengan dan mengedit dengan memilih tombol memilih tombol .
3.2.5
Pemusnahan Arsip
Pemusnahan Arsip memiliki fungsi untuk mengatur arsip yang telah dimusnahkan. Untuk mengakses fungsi tersebut dapat dilakukan dengan memilih menu (Transaksi > Pemusnahan Arsip). Setelah memilih menu tersebut, makaakan tampil Halaman Daftar Pertelaan Arsip Musnah sepeti pada Gambar 1.4.26 berikut ini.
Gambar 1.4-26 Halaman Daftar Pertelaan Arsip Musnah
Pengguna dapat melakukan fungsi tambah dengan memilih tombol pada halaman tersebut. Setelah itu akan muncul halaman Pemusnahan Arsip (tambah) yang akan dijelaskan pada Gambar 1.4-27.
61
Gambar 1.4-27 Halaman Menambah Pemusnahan Arsip
Keterangan: Bentuk Arsip No. Musnah
: Bentuk sik dari arsip yang dimusnahkan : Nomor urut / pembeda arsip yang dimusnahkan Kode Arsip : Kode arsip yang dimusnahkan Tanggal Musnah : Tanggal dimana arsip dimusnahkan Mengetahui : Orang yang bertanggung jawab atas pemusnahan arsip Catatan : Catatan-catatan penting terkait dengan pemusnahan arsip Tanggal Masuk : Tanggal masuk arsip Kode Kalsikasi : Jenis arsip berdasarkan klasikasi yang ada Instansi : Instansi tempat arsip berada Unit : Unit kerja tempat arsip berada
62

Masalah Indeks / Judul Isi Ringkas Diterima Oleh Keterangan
: : : : :
Masalah yang dibahas di dalam arsip Judul arsip yang dimusnahkan Pengantar singkat mengenai isi arsip Yang menerima asrip tersebut Keterangan lain mengenai arsip
Pengguna juga dapat menghapus Pemusnahan arsip dengan memilih tombol dan mengedit dengan memilih . tombol
3.3 LAPORAN
Laporan merupakan menu yang berguna untuk mengatur proses pembuatan laporan dari fungsi transaksi yang ada pada Sistem Informasi Kearsipan. Untuk mengetahui fungsi apa saja yang ada pada menu laporan, dapat dilihat pada Gambar 1.5.1 berikut ini.
Gambar 1.5-1 Daftar Menu Laporan
Dari semua sub menu yang ada pada fungsi laporan akan memberikan halaman berupa peringatan untuk mengunggah laporan yang akan dipilih oleh pengguna. Contoh peringatan tersebut dapat dilihat pada Gambar 1.5-2 di bawah ini.
63
Gambar 1.5-2 Halaman Peringatan mengunggah Laporan
64


E Arsip

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

E Arsip

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

KEMENTRIAN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA REPUBLIK INDONESIA

Menuju Masyarakat Informasi Indonesia

PANDUAN PENGOPERASIAN SISTEM INFORMASI KEARSIPAN (E-ARSIP)

Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia

Panduan Pengoperasian Sistem Informasi Kearsipan (E-Arsip)

Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia

Panduan Pengoperasian Sistem Informasi Kearsipan (E-Arsip)

Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia

Panduan Pengoperasian Sistem Informasi Kearsipan (E-Arsip)

1.1 PETUNJUK MASUK APLIKASI

Gambar 1.1-1 Address Bar

Gambar 1.1-1 Address Bar

Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia

Gambar 1.1-3 Halaman Utama

Gambar 1.1-4 Halaman Ubah Password

Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia

Panduan Pengoperasian Sistem Informasi Kearsipan (E-Arsip)

Gambar 1.1-5 Halaman Peringatan Ubah Password

Gambar 1.1-6 Halaman Peringatan Ganti Password Berhasil

Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia

Gambar 1.1-7 Halaman Peringatan Penyimpanan

Gambar 1.1-8 Halaman Peringatan Penghapusan

Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia

Panduan Pengoperasian Sistem Informasi Kearsipan (E-Arsip)

Gambar 1.1-9 Peringatan Record Data Dihapus

1.2 USER MANAGEMENT

Gambar 1.2-1 Fungsi User Management

Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia

Gambar 1.2-2 Halaman Group Pengguna

Gambar 1.2-3 Halaman Ubah Group Pengguna

Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia

Panduan Pengoperasian Sistem Informasi Kearsipan (E-Arsip)

Gambar 1.2-4 Halaman Laporan Group Pengguna

Gambar 1.2-5 Halaman Pengguna Aplikasi

Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia

Gambar 1.2-6 Halaman Edit Pengguna Aplikasi

Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia

Panduan Pengoperasian Sistem Informasi Kearsipan (E-Arsip)

Gambar 1.2-7 Peringatan Penyimpanan

Gambar 1.2-8 Halaman Laporan Pengguna Aplikasi

Hak Akses Pengguna

Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia

Gambar 1.2-9 Halaman Hak Akses Pengguna

Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia

Panduan Pengoperasian Sistem Informasi Kearsipan (E-Arsip)

Gambar 1.2-11 Halaman Laporan Hak Akses Pengguna

Gambar 1.2-10 Halaman Peringatan Hak Akses

3.1 DATA MASTER

Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia

Gambar 1.3-1 Fungsi Data Master

Panduan Pengoperasian Sistem Informasi Kearsipan (E-Arsip)

Gambar 1.3-2 Halaman Master Klarikasi Arsip

Gambar 1.3-3 Halaman Tambah Klarikasi Arsip

Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia

Gambar 1.3-4 Halaman Induk Klarikasi Arsip

Gambar 1.3-5 Halaman Peringatan Penyimpanan

Panduan Pengoperasian Sistem Informasi Kearsipan (E-Arsip)

Gambar 1.3-6 Halaman Laporan Daftar Klarikasi Arsip

Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia

Gambar 1.3-7 Fungsi Cari Klarikasi Arsip

Gambar 1.3-8 Fungsi Dalam Data Arsip

Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia

Panduan Pengoperasian Sistem Informasi Kearsipan (E-Arsip)