SISTEM HRMIS (HUMAN RESOURCES MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM)

1. PENGENALAN Kerajaan komited untuk mempertingkatkan keberkesanan dan

kecekapan Pengurusan Sumber Manusia (PSM) menggunakan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) terkini melalui pembangunan Aplikasi Perdana Kerajaan Elektronik. Selaras dengan usaha ini, Projek Sistem Maklumat PSM atau Human Resource Management Information System (HRMIS) telah dilaksanakan sebagai salah satu daripada projek perintis di bawah aplikasi Kerajaan Elektronik tersebut.

Pelaksanaan Projek HRMIS meliputi dua Fasa iaitu Fasa 1 melibatkan pembangunan dan pelaksanaan aplikasi HRMIS di 10 agensi perintis. Manakala Fasa 2 adalah peluasan pelaksanaan HRMIS ke seluruh agensi sektor awam. Projek HRMIS bermula pada 12 April 1999 dengan kajian penambahbaikan proses sumber manusia dan diikuti dengan pembangunan aplikasi HRMIS. Pelaksanaan Fasa 1 tamat pada 30 September 2004 dan kini aplikasi HRMIS diperluaskan pelaksanaannya ke seluruh agensi sektor awam. Ekonomi yang berasaskan pengetahuan atau K-ekonomi dan pengurusan sumber manusia bergerak seiring dengan proses penambahbaikan sistem perkhidmatan awam.

17

Menyedari akan hakikat inilah, HRMIS telah dibangunkan selaras dengan enam prinsip utama K-ekonomi iaitu menggunakan pendekatan strategik dalam pengurusan sumber manusia; memberi penekanan serius kepada nilai yang positif; memberikan fokus kepada sistem pengurusan yang berorientasikan prestasi; mengutamakan perancangan pembangunan sumber manusia; merangka syarat-syarat perkhidmatan yang menggalakkan prestasi kerja; dan membuat pengawasan, penilaian, inovasi serta pembaharuan. Kerajaan yakin bahawa HRMIS dapat memainkan peranan utama dalam menjayakan serta menjadi pemangkin kepada pertumbuhan K -ekonomi. Oleh itu, tindakan Kerajaan membangunkan HRMIS seharusnya mendapat sokongan semua pihak dalam perkhidmatan awam. Beberapa pembaharuan untuk menjadikan Perkhidmatan Awam Malaysia bertaraf dunia melalui unsur-unsur permodenan pengurusan seperti berorientasikan pelanggan, berteraskan kompetensi, penambahbaikan yang berterusan, pengukuran prestasi serta pewujudan organisasi pembelajaran telah diambil kira dalam pembangunan fungsifungsi sumber manusia di bawah HRMIS. Pengurusan sumber manusia secara on-line melalui HRMIS telah berjaya meningkatkan produktiviti sektor awam yang akhirnya dapat membantu sistem penyampaian Kerajaan. Sistem Maklumat Pengurusan Sumber Manusia (HRMIS) dibangunkan selaras dengan visi pengurusan sumber manusia iaitu untuk Menjadi Pemimpin Dalam Membangun dan Mengurus Sumber Manusia Dalam Mencapai Wawasan Kerajaan. Visi ini telah diputuskan dalam seminar HR Function Visioning Workshop for Senior Management yang diadakan pada 21-22 Jun 1999. Matlamat ini juga seiring dengan visi Kerajaan untuk menjadi Negara maju menjelang tahun 2020.

18

Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) selaku agensi pusat yang bertanggungjawab ke atas dasar pengurusan sumber manusia perkhidmatan awam telah dipilih sebagai agensi utama bagi menerajui pelaksanaan HRMIS. Pegawai-pegawai dari bahagian yang merupakan pemilik proses iaitu Bahagian Saraan, Bahagian Bahagian Pencen (kini Bahagian Pasca Perkhidmatan), Perkhidmatan, Bahagian Pembangunan

Organisasi, Bahagian Latihan (kini Bahagian Pembangunan Modal Insan), Bahagian Khidmat Pengurusan, Bahagian Perancangan, Penyelidikan dan Korporat; dan Bahagian Perkhidmatan Psikologi terlibat secara langsung dalam mengesahkan proses sumber manusia yang dibangunkan dalam HRMIS. Mereka juga terlibat pada peringkat pengujian aplikasi bagi memastikan polisi yang berkuat kuasa dipatuhi. Pada peringkat pelaksanaan, mereka berperanan mengesahkan penambahbaikan polisi sumber manusia selaras dengan perubahan dari semasa ke semasa. Bahagian Pengurusan Maklumat telah diberi tanggungjawab untuk mengurus pelaksanaan HRMIS dan membekalkan maklumat sumber manusia perkhidmatan awam.

2.

KONSEP ASAS DAN FALSAFAH Projek HRMIS adalah daya usaha Kerajaan Malaysia bagi memastikan pengurusan sumber manusia dalam perkhidmatan awam dapat menghasilkan pekerja yang mahir, terlatih dan bermotivasi. HRMIS telah dibangunkan dan kini sedang dilaksanakan oleh seluruh Perkhidmatan Awam Malaysia. HRMIS bukan semata-mata sistem aplikasi sumber manusia tetapi yang lebih penting, adalah satu pendekatan baru pengurusan sumber manusia yang komprehensif dan bersepadu bagi mengatasi pelbagai halangan pengurusan dalam sektor awam. 19

HRMIS dibangunkan berasaskan kepada sepuluh fungsi utama pengurusan sumber manusia yang berteraskan kompetensi sebagaimana yang digambarkan dalam Rajah 1.

Ciri-ciri utama HRMIS, antaranya adalah dipacu oleh proses, kemudahan layan diri dan berasaskan web. HRMIS membolehkan setiap anggota sektor awam mengemaskinikan rekod peribadi, dan memohon pelbagai kemudahan yang disediakan dalam perkhidmatan seperti cuti, tuntutan perjalanan dan kursus yang bersesuaian.

20

Di samping itu, data proses sumber manusia sektor awam HRMIS yang disimpan dalam satu pangkalan data secara berpusat membolehkan analisis dan perancangan strategik sumber manusia dilakukan dengan lebih mudah, sama ada di peringkat jabatan, Kementerian, Kerajaan Negeri atau pun di peringkat nasional. Perubahan yang dibawa oleh HRMIS adalah berdasarkan aliran dan amalan perkhidmatan awam di seluruh dunia yang mencakupi semua urusan sumber manusia seperti dinyatakan dalam Rajah 2.

Rajah 2: Pemetaan Proses-proses Sumber Manusia ke dalam Modul HRMIS 21

HRMIS telah direka bentuk dan dilaksanakan berdasarkan visi, hala tuju strategik PSM dan amalan-amalan terbaik. Model PSM yang dibangunkan melalui HRMIS telah menyelaras dan mengemaskinikan proses dan fungsi PSM sedia ada kepada 10 fungsi utama seperti dalam gambar rajah 2. Sesebuah organisasi perlu mempunyai pegawai yang kompeten untuk memastikan ianya cekap dan berkesan dalam menyampaikan perkhidmatannya kepada pelanggan. Oleh itu melalui penilaian kompetensi pihak pengurusan akan dapat mengetahui tahap kompetensi seseorang pegawai berbanding dengan kompetensi jawatan yang disandangnya. Sekiranya terdapat jurang antara kompetensi pegawai dengan kompetensi jawatannya, pegawai atau Jabatannya boleh mengambil tindakan bagi merapatkan serta mengatasi jurang kompetensi tersebut. 3. OBJEKTIF SISTEM HRMIS Objektif HRMIS dirangka bagi memastikan aplikasi yang telah dibangunkan dapat mempertingkatkan prestasi sistem penyampaian sektor awam. Objektif HRMIS yang telah digariskan adalah untuk: (a) Membolehkan lengkap; (b) Mengautomasikan proses-proses operasi Pengurusan Sumber Manusia (PSM); perancangan tenaga kerja dan penentuan saiz

perkhidmatan awam yang berkesan melalui maklumat PSM yang lebih

22

(c)

Membangunkan maklumat sumber manusia yang bersepadu dan kemas kini untuk tujuan perancangan sumber manusia yang berkesan;

(d)

Memudahkan komunikasi dan integrasi secara horizontal, penyelarasan proses-proses sumber manusia dan capaian melalui single window;

(e) (f)

Menyumbang ke arah pewujudan persekitaran paper-less; dan Menyediakan satu sistem maklumat sumber manusia yang terbuka dan fleksibel serta kemas kini bagi memenuhi keperluan pengurusan di pelbagai peringkat agensi.

4.

CIRI-CIRI HRMIS 4.1. Di pacu oleh proses Fungsi-fungsi yang di sediakan membantu melaksanakan proses sumber manusia dan dikemaskan kini secara outomatik hasil daripada tindakan yang di lakukan. PEMOHONAN PENYOKONG PELULUS

4.2.

Aliran kerja ( workflow ) Proses-proses sumber manusia di mudahkan melalui workflow engine.Workflow dilaksanakan melalui peranan yang telah di kenal pasti dengan melalui jawatan individu.

23

4.3.

Dasar dan Peraturan Sumber Manusia dimasukkan dalam sistem . Dasar dan Peraturan pengurusan sumber manusia ( bisness rules ) telah dibina dalam aplikasi HRMIS. Kebaikan dasar ini adalah seperti verifikasi proses dikendalikan secara do point of entry. Selain itu, ia mengurangkan penyemakan oleh pegawai dalam pengurusan sumber manusia serta kelayakan pegawai di semak secara automatik.

4.4.

Integrasi antara fungsi-fungsi sumber manusia.

Fungsi pengurusan sumber manusia telah diintegrasikan bagi memanfaatkan konsep single entry mutilple user supaya data dan maklumat daripada sesuatu modul boleh digunakan oleh modul-modul lain. 24

4.5.

Kemudahan Layan diri Dari segi kemudahan layan diri dalam sistem HRMIS ini ia secara tidak lansung membuatkan pegawai dapat melaksanakan aktiviti-aktiviti seperti mengemaskini rekod peribadi, memohon cuti/ menyemak baki cuti, menggunakan tuntutan, memantau prestasi individu, memohon penilaian kompetensi serta memohon kauseling untuk diri pegawai itu sendiri.

4.6.

Berasaskan web Membangunkan aplikasi dengan web based tools dan boleh dicapai melalui intenet.

4.7.

Dwibahasa Pengguna mempunyai pilihan sama ada untuk menggunakan versi bahasa Malaysia atau bahasa inggeris dan data proses Sumber Manusia sektor awam HRMIS yang disimpan dalam satu pangkalan data secara berpusat membolehkan analisis dan perancangan strategik sumber manusia dilakukan dengan mudah, sama ada di peringkat jabatan, kementerian kerajaan, kerajaan negeri atau peringakt nasional.

4.8.

Perkongsian Ilmu Dasar Pengurusan Sumber Manusia yang dikuatkuasa melalui pekeliling dan peraturan yang disimpan dalam sub modul penerbitan web dan sub modul penerbitan web dan sub modul ilmu dapat dikongsi dalam kalangan pengguna bagi meningkatkan pengetahuan dan kemahiran mengenai dasar berkenaan serta mengetahui perkembangan semasa. 25

4.9.

Keselamatan Reka bentuk aplikasi dan seni bina teknikal HRMIS telah menjamin integriti maklumat dan keselamatan capaian yang mana sebarang tambahan, pindahan dan pemusuhan data tidak dapat dilakukan tanpa kebenaran pihak bertanggungjawab.

5.

KEPENTINGAN

SISTEM

HRMIS

HUMAN

RESOURCE

MANAGEMENT

INFORMATION SYSTEM) KEPADA NEGARA MALAYSIA. Aplikasi Sistem HRMIS adalah merupakan satu usaha Kerajaan agar perkhidmatan awam dapat memenuhi peranan yang perlu dimainkan seiring dengan arus pemodenan negara. Pada masa yang sama, pembangunan aplikasi ini seiring dengan perubahan globalisasi yang berlaku serta permintaan yang tinggi untuk perkhidmatan yang lebih berkualiti. Oleh yang demikian, kita tidak dapat menafikan kepentingan Sistem HRMIS ini dalam pembangunan sumber manusia sektor awam di negara kita. Diantara kepentingan sistem aplikasi ini kepada negara ialah :5.1.

Pangkalan Data Sumber Manusia sektor awam Malaysia secara berpusat. Melalui sistem HRMIS ini, segala data proses sumber manusia sektor awam HRMIS disimpan dalam satu pangkalan data secara berpusat dan ia membolehkan analisis dan perancangan strategik sumber manusia dilakukan dengan lebih mudah, sama ada di peringkat jabatan, kementerian, kerajaan negeri atau pun di peringkat nasional. 26

Dalam pengkalan data Sistem HRMIS disetiap agensi sektor awam meliputi aktiviti penyediaan data asas, pemantapan data melalui pelaksanaan modul dan submodul Pengurusan Rekod Peribadi, Profil Perkhidmatan dan sebagainya. 5.2. Penggunaan Teknologi Secara Optimum Melalui pembangunan HRMIS, Kerajaan dapat

mengoptimumkan infrastruktur ICT sedia ada dengan mengautomasi pengurusan sumber manusia secara standard, menyeluruh dan tidak hanya tertumpu kepada fungsi-fungsi tertentu. HRMIS telah menggabungkan keseluruhan proses pengurusan sumber manusia mulai dari perancangan strategik, pengambilan, penempatan, kenaikan pangkat sehingga penamatan perkhidmatan. 5.3. Pemantauan Berterusan Terhadap Dasar Pengurusan Sumber Manusia Penggunaan sistem yang standard di semua agensi sektor awam memudahkan pemantauan ke atas pelaksanaan dasar pengurusan sumber manusia secara berterusan. Data terkini, tepat dan sahih yang diperolehi dengan cepat secara dalam talian dapat membantuproses pembuatan keputusan dan dasar. Sehubungan itu, proses penambahbaikan kepada dasar-dasar sumber manusia juga dapat dijalankan dengan lebih berkesan dan berterusan.

27

5.4.

Perkongsian Maklumat Dalam Dan Antara Agensi Pengurusan sumber manusia sektor awam Malaysia

mempunyai struktur organisasi pelbagai peringkat dengan bilangan agensi yang besar serta bidang kuasa berbeza-beza antara agensi. Dalam konteks ini, kebiasaannya sesuatu proses sumber manusia yang dijalankan melibatkan rantaian kuasa di pelbagai peringkat dan agensi. Sebagai contoh, proses pertukaran pegawai antara agensi yang berlaku melibatkan penempatan dan pengurusan gaji. Perkongsian maklumat melalui sistem mengelakkan proses merekod semula dilakukan dan ini menjadikan pengurusan sumber manusia lebih cekap dan berkesan. HRMIS membenarkan perkongsian maklumat pengurusan sumber manusia secara dalam talian antara agensi pusat dan agensi lain. Penggunaan sistem turut memudahkan proses menganalisis maklumat dan memastikan bahawa pembahagian kerja penjawat awam dari aspek perancangan, strategi dan operasi adalah selaras. 5.5. Mempercepatkan proses Laporan Nilai Prestasi Tahunan untuk seluruh kakitangan perkhidmatan awam. Melalui HRMIS, prestasi anggota perkhidmatan awam dapat diukur berdasarkan matlamat dan sasaran yang telah ditetapkan mengikut Petunjuk Prestasi Utama (KPI) yang telah dipersetujui oleh ketua jabatan atau ketua agensi serta boleh dipantau bagi menilai prestasi individu selaras dengan objektif dan matlamat agensi. Melalui HRMIS juga sistem penilaian kepada kakitangan awam juga dapat dilakukan dengan masa yang singkat dan mengurangkan pembaziran tenaga dan peralatan jabatan. 28

5.6.

Mewujud dan menjadikan Negara Malaysia sebagai salah satu kerajaan berelektronik. Melalui penggunaan sistem HRMIS juga secara tidak lansung menjadikan negara sebagai sebuah kerajaan berelektronik. Hal ini adalah kerana objektif utama kerajaan untuk mempertingkatkan keberkesanan dan kecekapan jentera pentadbiran awam melalui penggunaan teknologi dan aplikasi secara online untuk sistem maklumat. Melalui penggunaan teknologi maklumat, perubahan-perubahan dibuat bagi membaiki proses-proses kerajaan dan mengubah hala cara pemberian perkhidmatan kepada orang ramai dan juga kakitangan awam. Perkomputeran agensi-agensi kerajaan dilakukan untuk menyediakan perkhidmatan yang lebih cekap.

6.

RUMUSAN Dalam usaha memantapkan pengurusan sumber manusia, JPA telah menggarap potensi teknologi maklumat untuk menentukan kejayaan pembangunan aplikasi perdana Kerajaan Elektronik. Sehubungan itu, selaras dengan slogannya sebagai Peneraju Perkhidmatan Awam, JPA telah dipertanggungjawabkan sebagai agensi utama untuk menerajui pelaksanaan HRMIS. HRMIS yang merangkumi semua proses pengurusan sumber manusia iaitu dari pengambilan sehingga persaraan, telah menghasilkan satu proses transformasi di dalam sektor awam sehingga membawa mutu sektor awam ke tahap yang lebih membanggakan.

29

Sistem HRMIS bukan semata-mata satu aplikasi sumber manusia sahaja, tetapi yang lebih penting, adalah satu pendekatan baru pengurusan sumber manusia yang komprehensif dan bersepadu bagi mengatasi pelbagai halangan pengurusan dalam sektor awam. Bersesuaian dengan aliran dan permintaan alaf baru, pelaksanaan HRMIS telah menjadi satu landasan bagi membolehkan perkongsian maklumat yang lebih cepat dan komunikasi yang lebih baik dalam kalangan agensi. Pada masa yang sama, proses yang telah diautomasikan ini membolehkan lebih banyak tumpuan diberikan kepada kerja lebih produktif seperti menganalisis dan merancang sesuatu kerja yang seterusnya memperbaiki proses membuat keputusan, pelaksanaan dan pemantauan. Selain mengautomasikan proses sumber manusia dan pewujudan persekitaran tanpa kertas, aplikasi ini telah merangkaikan buat pertama kalinya semua agensi Kerajaan secara elektronik supaya maklumat kakitangan dari peringkat akar umbi disalurkan ke peringkat lebih tinggi seperti ke peringkat Kementerian, PSUK an JPA sendiri. Dengan memudahkan komunikasi dan integrasi secara mendatar, projek ini telah menyediakan satu Pangkalan Data Nasional Pengurusan Sumber Manusia Sektor Awam. Biarpun terpaksa melalui pelbagai cabaran dan kekangan dari semasa ke semasa, namun aplikasi HRMIS berjaya diperluaskan ke semua agensi Kerajaan. Strategi yang dirancang telah dapat menangani kekangankekangan yang timbul dan usaha diteruskan bagi memastikan segala cabaran dapat diatasi dan diselesaikan dengan sebaik mungkin. Selepas sepuluh tahun pembangunannya, HRMIS telah mencetuskan satu perubahan minda dan transformasi dalam pengurusan sumber manusia sektor awam. 30

Transformasi ini penting dalam memenuhi visi pengurusan manusia untuk menjadi pemimpin dalam mencapai wawasan Kerajaan, dan seterusnya menepati sasaran Misi Nasional dalam memiliki pengurusan maklumat sumber manusia yang lengkap, efisien dan efektif. Justeru, kewujudan HRMIS menjadi pemangkin dalam menggerakkan jentera pentadbiran kerajaan dengan lebih tersusun dan menjadi titik tolak kepada pemodenan Pengurusan Sumber Manusia Sektor Awam Abad Ke-21

31