Anda di halaman 1dari 29

Belajar Horenso by Safrudin (http://safruonline.blogspot.

com)

Ada banyak permasalahan dalam suatu perusahaan seringkali berujung pada bagaimana cara berkomunikasi...???

Belajar Horenso by Safrudin (http://safruonline.blogspot.com)

Menciptakan lingkungan kerja dimana segala informasi tersampaikan secara cepat dan benar, serta setiap kemajuan suatu aktivitas bisa diketahui oleh banyak orang karena adanya laporan yang intensif/rutin

Belajar Horenso by Safrudin (http://safruonline.blogspot.com)

HO REN
SO

HOUKOKU (Melapor) RENRAKU (Menghubungi) SOUDAN (Konsultasi)


4

Belajar Horenso by Safrudin (http://safruonline.blogspot.com)

Belajar Horenso by Safrudin (http://safruonline.blogspot.com)

Pengertian Dasar Melapor


Melapor merupakan media / cara untuk menyediakan informasi dan bertukar pikiran dengan rekan kerja, atasan dan kolega

Belajar Horenso by Safrudin (http://safruonline.blogspot.com)

Point Penting Dalam Melapor :


1. Jika melihat atau merasa ada sesuatu yang aneh (janggal), segera laporkan keatasan. 2. Laporkan jika kurang yakin terhadap tindakan yang anda lakukan. 3. Laporkan segera hal-hal yang penting seperti masalah yang mendesak, dll. 4. Laporkan hal-hal yang harus anda laporkan, walaupun atasan anda sedang sibuk. 5. Mintalah laporan / informasi dari sumbernya langsung untuk mencegah kesalahan dan masalah sejak dini.
Belajar Horenso by Safrudin (http://safruonline.blogspot.com)

Point Penting Dalam Melapor :


6. Bukan hanya hasil pekerjaan yang harus dilaporkan, tapi juga kemajuan yang berguna untuk meninjau situasi dan menghindari masalah yang timbul 7. Pilih cara terbaik untuk melapor, melalui telephon, fax, email atau dengan cara lain dengan tetap mempertimbangkan etika situasi yang ada. 8. Jadikan melapor itu sebagai suatu kebiasaan.

Belajar Horenso by Safrudin (http://safruonline.blogspot.com)

Bagaimana Cara melapor yang efektif ?


Mulailah melapor itu dengan kondisi terakhir Jelaskan alasan & latar belakang dari situasi yang dilaporkan
Tambahkan pendapat pribadi mengenai laporan yang disampaikan
Belajar Horenso by Safrudin (http://safruonline.blogspot.com)

Bagaimana Laporan yang baik?


1) Bisa menjawab semua diketahui oleh atasan yang ingin

2) Aktual
3) Tidak dibuat-buat (dilebihkan)

Belajar Horenso by Safrudin (http://safruonline.blogspot.com)

10

Prinsip-prinsip Melapor (5W-2H)


Tanya
Who/Siapa What/Apa Where/Dimana When/Kapan Why/Kenapa

Maksud
Kepada siapa Anda memberikan laporan Dengan & Topik apa yang harus dilaporkan (harus jelas) Dimana kejadiannya (pertama tertangkap) Kapan kejadiannya, berapa lama selesai Kenapa terjadi dan kenapa Anda harus lapor

Belajar Horenso by Safrudin (http://safruonline.blogspot.com)

11

Prinsip-prinsip Melapor (5W-2H)


Tanya
How/Bagaimana

Maksud
Bagaimana kronologis kejadiannya & bagaimana cara penangganannya serta hasilnya

How much /Berapa banyak

Berapa banyak yang harus difollow up

Belajar Horenso by Safrudin (http://safruonline.blogspot.com)

12

Belajar Horenso by Safrudin (http://safruonline.blogspot.com)

13

Pengertian Dasar Menghubungi


Merupakan media/cara untuk memberikan informasi yang diperlukan oleh rekan kerja /bisnis, supplier dan pelanggan (customer)

Belajar Horenso by Safrudin (http://safruonline.blogspot.com)

14

Dasar-dasar Cara Menghubungi :


1. Disampaikan segala informasi yang akurat/aktual dengan segera. 2. Konfirmasi ulang terhadap informasi yang kita sampaikan, apakah penerima informasi sudah benar-benar paham dengan apa yang kita sampaikan. 3. Sampaikan informasi yang benar
Belajar Horenso by Safrudin (http://safruonline.blogspot.com)

15

Langkah Dalam Keadaan Darurat :


1. Laporkan kepada atasan dan mintalah petunjuk cara mengatasinya 2. Hubungi bagian yang terkait untuk menyelesaikannya 3. Hubungi pelanggan (customer) dan laporkan hasil terakhir 4. Laporkan kepada orang yang berwenang langsung
Belajar Horenso by Safrudin (http://safruonline.blogspot.com)

16

Langkah Setelah Pekerjaan Selesai :


Hubungi pihak yang terkait dengan pekerjaan, sehingga membuat kolega tenang dengan terus memberi informasi Laporkan juga hal-hal lain yang penting Pilihlah cara yang terbaik dalam menyampaikan informasi (telepon, fax, e-mail) dengan mempertimbangkan situasi & kondisi yang ada
Belajar Horenso by Safrudin (http://safruonline.blogspot.com)

17

Bagaimana Cara Menerima Pesan Yg Baik ?


1) Siapkan memo untuk menulis pesan 2) Tulis pesan yang anda terima dengan jelas 3) Ulangi pesan yang anda terima, untuk mengkonfirmasikan kebenaran informasi tersebut 4) Tanyakan siapa (nama) orang yang menyampaikan pesan tersebut kepada anda
Belajar Horenso by Safrudin (http://safruonline.blogspot.com)

18

Bagaimana Cara Menghubungi ?


Sampaikanlah hasil terlebih dahulu
Jelaskan secara rinci alasan & latar belakang masalah Konfirmasikan masalah yang disampaikan
Belajar Horenso by Safrudin (http://safruonline.blogspot.com)

19

Point Persiapan Sebelum Menguhubungi ?


Buatlah ringkasan kecil dan atur kata-kata yang akan disampaikan
Hubungi orang yang berwenang langsung untuk mengkonfirmasikan pesan tersebut

Belajar Horenso by Safrudin (http://safruonline.blogspot.com)

20

Prinsip-prinsip Menghubungi (5W-2H)


Tanya
Who/Siapa What/Apa Where/Dimana When/Kapan Why/Kenapa

Maksud
Orang yang bertanggung jawab Pokok permasalahan yang disampaikan Menjelaskan mengenai lokasi yang berhubungan dengan hal yang disampaikan Sampaikan informasi waktu yang aktual Jelaskan sebab dari masalah tersebut

Belajar Horenso by Safrudin (http://safruonline.blogspot.com)

21

Prinsip-prinsip Melapor (5W-2H)


Tanya Maksud
How/Bagaimana Menjelaskan cara yang digunakan

How much /Berapa banyak

Berikan rincian bilangan yang sesuai dengan masalah yang disampaikan

Belajar Horenso by Safrudin (http://safruonline.blogspot.com)

22

Belajar Horenso by Safrudin (http://safruonline.blogspot.com)

23

Pengertian Dasar Konsultasi


Merupakan cara mendapatkan saran/keputusan dari atasan, rekan kerja & kolega anda

Belajar Horenso by Safrudin (http://safruonline.blogspot.com)

24

Langkah-langkah Konsultasi
Lakukan analisa terhadap situasi dan masalah terlebih dahulu Coba cari solusi dengan pemikiran kita sendiri terlebih dahulu
Konsultasikan dengan rekan kerja agar mendapatkan solusi yang terbaik
Belajar Horenso by Safrudin (http://safruonline.blogspot.com)

25

Point Penting Dalam Konsultasi


Menyampaikan informasi dengan disertai data Jangan berpegang kepada ide sendiri Hormati pendapat yang kritis dan terima pendapat orang lain dengan hati terbuka Pahami sebab kenapa atasan berkata tidak dengan hasil pemikiran kita dan jangan mudah menyerah Meminta nasehat dari orang yang lebih berpengalaman Dengan meminta nasehat akan membantu memperluas pergaulan (hubungan)
Belajar Horenso by Safrudin (http://safruonline.blogspot.com)

26

Cara Menerima Konsultasi


Buat suasana supaya terasa enak saat berkonsultasi Jangan memotong pembicaraan, dengarkan sampai selesai Berpikir bersama-sama Menanggapi ide walaupun kecil

Belajar Horenso by Safrudin (http://safruonline.blogspot.com)

27

Speed

(Kecepatan)

Informasi makin cepat makin baik


Menyampaik fakta Walaupun tidak disuruh lakukan Hokoku

Sincere

(Jujur/Tulus)

Spontaneous
(Proaktif)

Security

(Nyaman)

Senantiasa melakukan Hokoku


Mencegah kesalahan yang disebabkan karena kurang hati-hati
28

Safety

(Aman)

Belajar Horenso by Safrudin (http://safruonline.blogspot.com)

Belajar Horenso by Safrudin (http://safruonline.blogspot.com)

29