(Membangun Organisasi Pendukung Proses)

R. Daniar Muliawan

Determining Your Business Context Architecting Your Processes and Aligning Them Defining Your Program to Roll Out a Support Group Designing Your Own Processes

Dalam menyiapkan praktek pendukung manajemen proses, kita harus memutuskan sejauh mana kita akan melangkah dan apa yang kita harapkan dari langkah yang kita ambil. Di sini diberikan pilihan kesempatan dan kemungkinan yang akan memudahkan untuk menentukan apa yang seharusnya dilakukan oleh sebuah organisasi.

Pada point ini group support perlu untuk menentukan business driver (pelaku bisnis), strategic intent (tujuan strategis), stakeholder expectation (keinginan stakeholder), performance measurement (pengukuran kinerja), dan isu-isu kritis.

Gambar 9.1 Menggambarkan dan memberikan pertimbangan dalam fase Konteks Bisnis

Pelayanan
Mempengaruhi (Influencing )

Karakteristik
Membangkitkan kesadaran, menjalankan kursus pendidikan, membuat artikel dan referensi, berbicara kepada manajer kunci dan profesional. Berusaha menggerakkan staf ke mindset dan kultur proses, dan untuk mengambil inisiatif tanggung jawab memimpin manajemen proses. Membantu inisiatif manajemen perubahan dan pelaksana proyek memulai dan memimpin praktik manajemen proses yang terbaik. Menyediakan standar dan panduan untuk digunakan oleh tim proses untuk mengontrol arah proses. Merekomendasikan tool. Menyediakan orang-orang untuk team proyek untuk analisis, model, interview, memfasilitasi, dokumen, present

Menasehati (Advising)

Partisipasi Participacing)

Lanjutan
Pelayanan Me-manage pengetahuan (Managing knowledge) Karakteristik Me-manage gudang pengetahuan mengenai prosesproses, proyek, dan penyelarasan dengan aset dan struktur organisasi lainnya. Meng-update gudang pengetahuan dengan output output manajemen proses. Menyediakan pengetahuan proses reusable untuk team proyek. Menyediakan sumberdaya manajemen proyek dan menjalankan proyek-proyek (arsitektural dan proses-proses spesifik) Mengarahkan usaha-usaha manajemen proses Me-manage informasi mengenai program-program perubahan atas nama executive Memberikan mandat standar dan tools. Menjalankan dan mengontrol keseluruhan program dari proses yang diselaraskan dan enabler change. Vets rogue proposals against program yang disetujui. Menjalankan program manjemen resiko dan kualitas

Me-manage (Managing)

Memerintah (Governing)

Opsi Penggunaan Grup

Mandatory (Wajib)

Tantangan
Memantapakan dan memelihara hubungan baik Menghindari grup internal yang tidak fokus kepada klien Mencegah grup menjadi tidak responsip Mengurangi persepsi yang tidak bernilai dengan adanya pengeluaran tambahan Mencegah untuk tidak lari dari persepsi

Optional

Menjaga tingkat kesadaran dan edukasi serta penghargaan terhadap nilai Menjamin penggunaan dan konsistensi dari kerangka kerja, teknik-teknik dan peralatan-peralatan Mendapatkan unit organisasi lain untuk mendokumentasikan hasil dalam basis pengetahuan umum Mendapatkan Tim untuk berbagi Mengatasi persepsi bahwa akan memerlukan biaya lebih untuk mengikuti pendekatan disiplin dari pada hanya mengerjakan yang tim proyek buat.

Siapa Peduli ?

Sekarang grup support memiliki alasan , mereka harus menentukan kepada siapa mereka akan melayani dan dengan siapa mereka berinteraksi supaya dapat bekerja. Juga harus dapat mengkomunikasikan apa yang dibutuhkan untuk sukses enga stakeholdernya. Satu set customer intern menerima servis dan penyedia intern dan ekstern lainnya mungkin mendapatkan servis ini. Tergantung dari level gaya yang dipilih ketika mendefinisikan misi , grup servis grup stakeholder mungkin disebar meliputi organisasi atau difokuskan. Gambar 9.2 mengilustrasikan beberapa stakeholder untuk grup support proses . Ini mungkin hampir sama dari satu organisasi ke organisasi lainnya.

Pro

Kontra

Sumber daya Proses Bisnis Grup Pendukung Fokus Pada Komitmen Lambat untuk membangun pengalaman awal Secara konsisten menggunakan metode dan Membuat biaya meningkat/ekstra alat-alat serta akses pengetahuan Berbahaya bagi fokus internal dan adanya Pengetahuan tumbuh dan tinggal tersedia untuk kesenjangan dengan para profesional di luar para pemakai layanan (organisasi) Sumber daya di dalam Perusahaan Kombinasi dari kapabilitas proses dan keahlian Bukan tujuan utama pekerjaan Pengetahuan menjadi berhenti dalam Pegembangannya secara sporadis perusahaan Pengalihan dari fungsi pekerjaan utama, tidak Biaya rendah untuk inisiatif fokus Inkonsistensi metode dan peralatan terhadap inisiatif (across initiatives) Sumber daya di luar Perusahaan Memulai lebih cepat Kurang pengetahuan tentang perusahaan Lebih terukur (More scalable) Hilangnya pengetahuan kemanusiaan dari Dasar pengalaman yang lebih luas dan perusahaan (corporation) perspektif yang berwawasan Bayaran/Biaya Tinggi (High Fees)

Praktek Profesional Manajemen Proses

Pertimbangan untuk Kelompok Dukungan Proses Apa tahap kerangka akan Anda terlibat dengan-hanya Visi lebih taktis, Pahami, dan fase perpanjangan, atau akan Anda berpartisipasi dalam Konteks Bisnis lebih strategis dan bangunan organisasi yang lebih kokoh serta fase pelurusan? Apakah kelompok Anda memainkan peran dalam Mengembangkan dan Menerapkan? Bagaimana tentang pemeliharaan yang terus menerus dan fase monitoring dari keberlajutan peningkatan? Untuk fase dalam lingkup kelompok Anda ', mana yang akan dihandle konsep atau kiriman pada peta yang disajikan dalam Gambar 5.4 ? Untuk tingkat mana anda akan berikan advise daripada berpartisipasi ?

Lanjutan
Praktek Profesional Manajemen Program Pertimbangan untuk Kelompok Dukungan Proses Apakah Anda mengelola proyek portofolio didefinisikan sebagai hasil dari strategi migrasi arsitektur dan / atau strategi proses transformasi? Apakah Anda menangani bagian-bagian dari proses atau seluruh kemungkinan pengembangan? Apakah Anda akan terlibat dalam merumuskan program transformasi dan mempertahankannya dari inisiatif yang tidak direncanakan? Apakah Anda menyediakan dukungan untuk proses manajemen proyek? Apakah Anda menyetujui dengan aspek perencanaan dan kontrol? Apakah Anda mengelola proyek-proyek atau hanya mendukung manajer?

Manajemen Proyek

Lanjutan
Praktek Profesional Manajemen Perubahan Manusia Pertimbangan untuk Kelompok Dukungan Proses Apakah Anda memberi saran dan membantu pengembangan rencana transisi manusia? Apakah Anda mengembangkan strategi komunikasi? Apakah Anda menyusun pesan dan / atau menyerahkan mereka? Apakah Anda akan terlibat dalam mendefinisikan kriteria kualitas untuk kiriman proses proyek? Apakah Anda menyediakan atau mengembangkan pertanyaan untuk pemeriksaan penilaian risiko? Apakah Anda mengelola tim QA dan berurusan dengan strategi pengurangan risiko?

Manajemen Risiko

Lanjutan

Lanjutan

Lanjutan

Dalam bagian ini kita akan memliki definisi persyaratan bisnis dalam fase konteks bisnis untuk dukungan grup. Sekarang grup harus mengenali proses yang mana yang harus diletakan pada tempatnya untuk menjalankan proses bisnis baru. Arsitek proses sedang dalam pemesanan. Bagan 9.3 menyediakan contoh arsitektur yang sangat detil pada level tingkat tinggi. Pada detil level tingkat bawah biasa disebut area untuk menjelaskan pelayanan.

Gambar 9.3 Contoh proses arsitektur untuk satu proses dukungan kelompok

Rumuskan Program Anda untuk Membangun Sebuah Dukungan Group

Setiap program dari perubahan, termasuk memulai atau meningkatkan sebuah proses dukungan grup dimulai dari situasi yang sedang berjalan. Untuk organisasi anda, anda harus secara sungguh-sungguh mempetimbangkan kebaikan hubungan anda yang sedang berjalan saat ini. Gaya pelaksanaan/implementasi digambarkan secara dini di tabel 9.1. namun mungkin boleh jadi sangat tergantung pada kredibilitas produktif. Oleh karena itu, anda mungkin memilih untuk menetapkan akhir dari pelaksanaan secara bertahap dari waktu ke waktu. Itu mungkin juga pada waktu awalnya adalah persoalan yang tidak mungkin untuk memperkenalkan seluruh pelayanan. Itu mungkin memerlukan waktu untuk menjadi cakap, jadi pikirkan bagaimana melewati apa yang anda inginkan untuk menyelesaikannya dari waktu ke waktu/secara bertahap.

Rumuskan Program Anda untuk Membangun Sebuah Dukungan Group

12 Months 24 Months Kerangka Standar Referensi Rumuskan Persyaratan dan Operasional sepenuhnya Kerangka manajemen pemilihan pengetahuan di tempat dan pengembangannya berdasarkan pelajaran pembelajaran. Standar Dukungan Teknologi Rumuskan Persyaratan Teknologi terinstal dan Teknologi dapat secara umum digunakan untuk seluruh Penyelesaian daftar tersedia/dapat digunakan inisiatif terbatas vendor Rumuskan kurikulum Melengkapi/menyelesaikan pelatihan awal Kurikulum Pelatihan Pelatihan terus menerus Pelatihan terus menerus 6 Months

Secara alamiah setiap proses dukungan pelayanan harus mempunyai visi dan masa perpanjangan. Anda harus rumuskan cakupannya, rumuskan apa yang akan anda kerjakan, dan rumuskan bagaimana anda akan mengerjakan pekerjaan. Ini juga, seharusnya mengikuti kerangka kerja sebagaimana pada proses bisnis lainnya yang anda mendukungnya.

Anda harus bertanya pada diri sendiri ketika menyiapkan proses bisnis internal anda untuk mendukung grup/kelompok. Tabel 9.1 sampai dengan 9.5 memberikan daftar pertimbangan-pertimbangan esensial menyangkut pertanyaan pertanyaan mengenai produk dan pelayanan yang akan ditawarkan oleh grup pendukung. Kelompok anda harus bekerja dengan memperhatikan isu-isu:

Apa misi dan nilai proposisi anda ? Apa yang akan anda kerjakan menyangkut gaya dan tingkat kontrol ? Apa ada servis lain yang berhubungan untuk penambahan pada manajemen proses yang akan anda ambil ? Apa fase khusus dalam manajemen proses yang akan anda dukung dan servis serta produk yang akan anda tawarkan ? Apa alat-alat yang akan anda pilih dan dukung ? Apakah servis anda harus digunakan secara wajib atau klien mempunyai pilihan ? Apakah anda akan membangun kelompok yang berdedikasi dari staff, menggunakan staf lain ketika anda dapat mengelolanya atau mnggunakan penyedia layanan dari luar ? Adakah campuran untk mengantisipasinya ? Akan seperti apa proses anda sendiri, dan bagaimana anda memanejnya ? Proses dan servis mana yang akan anda jadi prioritas dalam waktu dekat? Bagaimana anda akan membangun dan melaksanakan servis yang anda tawarkan ?