Anda di halaman 1dari 50

DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR TIM PENYUSUN DAFTAR ISI BAB I PENDAHULUAN A. B. C. BAB II 1. 2. BAB III A. B. C. D. E. F. G. H.

BAB IV A. B. C. D. E. F. G. BAB V BAB VI LATAR BELAKANG TUJUAN PENGELOLAAN OBAT LANGKAH-LANGKAH KEGIATAN ORGANISASI TATA LAKSANA KEPALA PUSKESMAS PETUGAS GUDANG OBAT DI PUSKESMAS PETUGAS KAMAR OBAT PUSKESMAS PETUGAS KAMAR SUNTIK PETUGAS LAPANGAN PUSLING PETUGAS LAPANGAN POSYANDU PETUGAS OBAT PUSTU BIDAN DESA PERENCANAAN PERMINTAAN OBAT PENERIMAAN OBAT PENYIMPANAN DISTRIBUSI PENGENDALIAN PELAYANAN OBAT i ii iii 1 1 2 3 4 4 4 7 7 7 8 8 9 9 9 10 11 11 12 15 16 25 27 32 43 47 48 49

ORGANISASI DAN TATA LAKSANA

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

PENGELOLAAN OBAT

PENCATATAN DAN PELAPORAN PENUTUP DAFTAR PUSTAKA DAFTAR LAMPIRAN

Pedoman Puskesmas -

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Penerapan Otonomi Daerah secara penuh pada 1 Januari 2001 membawa

perubahan mendasar dalam ketata negaraan Republik Indonesia. Demikian juga halnya di bidang pengelolaan obat. Sebelum penerapan Otonomi Daerah Pengelolaan obat pada dasarnya dilakukan secara terpusat. Akan tetapi sejak tahun 2001 sejalan dengan penerapan Otonomi daerah pengelolaan obat dilakukan secara penuh oleh Kabupaten/Kota. Mulai dari aspek perencanaan, pemilihan obat, pengadaan, pendistribusian dan pemakaian. Fungsi pemerintah pusat pada pengelolaan obat di era desentralisasi meliputi : penyusunan Daftar Obat Esensial Nasional, Penetapan Harga Obat Pelayanan Kesehatan Dasar dan Program, penyiapan modul-modul pelatihan dan pedoman pengelolaan. Sejak penerapan Otonomi daerah penambahan jumlah Kabupaten Kota sangat pesat. Bila sebelum otonomi daerah jumlah Kabupaten Kota sekitar 265, maka sampai saat ini telah ada sekitar 429 kabupaten/Kota. Penambahan jumlah Kabupaten Kota ini tidak selalu di iringi dengan tersedianya tenaga terampil di berbagai sektor. Termasuk di dalamnya keterbatasan tenaga pengelola obat yang mempunyai latar pendidikan farmasi dan telah mengikuti berbagai pelatihan pengelolaan obat. Disisi lain pedoman pengelolaan obat yang tersedia masih bernuansa sentralistik. Oleh karena itu diperlukan adanya buku pedoman pengelolaan oba baik di tingkat Kabupaten-Kota maupun Puskesmnas yang lebih sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada.

Pedoman Puskesmas -

Penyusunan buku pedoman pengelolan obat Puskesmas ini merupakan salah satu upaya untuk mengantisipasi apa yang terjadi di lapangan. Tersedianya buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap dari Buku Pedoman Pengelolaan Obat Kabupaten/Kota yng lebih dahulu terbit. Diharapkan tersedianya kedua buku pedoman pengelolaan obat Puskesmas dalam melaksanakan tugas sehari-hari. Selain itu tumbuhnya jumlah Kabupaten Kota yang sangat pesat tidak di ikuti pula dengan penyediaan dana alokasi obat untuk pelayanan kesehatan dasar yang memadai. Sampai saat ini kekurangan beberapa item obat masih kerap terjadi terutama di Kabupaten/Kota bentukan baru. Mengingat terbatasnya dana pelatihan bagi petugas pengelola obat, maka penyediaan pedoman pengelolaan obat puskesmas merupakan salah satu upaya untuk menyediakan informasi bagi para petugasdi lapangan. Sehingga dana alokasi obat yang tersedia untuk pelayanan kesehtan dasar dapat digunakan lebih efektif dan efisisen guna menunjang pelayanan kesehatan dasar yang lebih baik. B. TUJUAN PENGELOLAAN OBAT Pengelolaan obat publik dan perbekalan kesehatan di Puskesmas bertujuan untuk menjamin kelangsungan ketersediaan dan keterjangkauan pelayanan obat yang efisien, efektif dan rasional. ini dapat menjadi pedoman bagi petugas pengelola obat di Kabupaten/Kota maupun

Pedoman Puskesmas -

BAB II PERAN SETIAP TINGKATAN A. Pembagian Tugas Tujuan pengelolaan obat pelayanan kesehatan dasar adalah agar dana yang tersedia dapat digunakan dengan sebaik-baiknya dan berkesinambungan guna memenuhi kepentingan masyarakat yang berobat ke Puskesmas. Agar tujuan tersebut dapat terlaksana dengan baik, maka diantara semua yang terlibat dalam pengelolaan obat pelayanan kesehatan dasar sebaiknya ada pembagian tugas dan peran seperti di bawah ini : 1. Tingkat Pusat a. Menyiapkan dan mengirimkan berbagai Keputusan Menteri Kesehatan ke unit unit terkait antara lain : 1) Daftar Harga Obat PKD, Obat Program dan Obat Generik 2) Pedoman Teknis Perencanaan Pengadaan, Pengelolaan, Supervisi dan Evaluasi Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan 3) Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN) b. Menyediakan Obat Buffer Stok Nasional c. Melakukan Pelatihan Petugas Pengelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan Propinsi dan Kabupaten/Kota khususnya bentukan baru d. Melakukan Bimbingan Teknis, Monitoring dan Evaluasi Ketersediaan Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan e. Menyediakan Pedoman Pengobatan Dasar di Puskesmas f. Menyediakan Fasilitator untuk pelatihan pengelola obat publik dan perbekalan kesehatan. g. Menyediakan Pedoman Advokasi Penyediaan Anggaran Kepada Pemerintah Propinsi/Kabupaten/Kota.

Pedoman Puskesmas -

2. Tingkat Propinsi Dinas Kesehatan Propinsi : a. Melakukan Pelatihan Petugas Pengelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan untuk Kabupaten/Kota b. Melakukan Bimbingan Teknis, Monitoring dan Evaluasi Ketersediaan Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan ke Kabupaten/Kota c. Menyediakan Fasilitator untuk pelatihan pengelola obat publik dan perbekalan kesehatan di Kabupaten/Kota d. Melaksanakan Advokasi Penyediaan Anggaran Kepada Pemerintah Propinsi 3. Tingkat Kabupaten/Kota a. Perencanaan kebutuhan obat untuk pelayanan kesehatan dasar disusun oleh Tim perencanaan kebutuhan obat terpadu bottom up b. Perhitungan rencana kebutuhan obat untuk satu tahun anggaran disusun dengan menggunakan pola konsumsi dan atau epidemiologi. c. Mengkoordinasikan perencanaan kebutuhan obat dari beberapa sumber dana, agar jenis dan jumlah obat yang disediakan sesuai dengan kebutuhan dan tidak tumpang tindih. d. Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota mengajukan rencana kebutuhan obat kepada Pemerintah Kabupaten/Kota, Pusat, Propinsi dan sumber lainnya. e. Melakukan Pelatihan Petugas Pengelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan untuk Puskesmas f. Melakukan Bimbingan Teknis, Monitoring dan Evaluasi Ketersediaan Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan ke Puskesmas g. Melaksanakan Advokasi Penyediaan Anggaran Kepada Pemerintah Kabupaten/Kota
Pedoman Puskesmas 5

berdasarkan

system

h. Dinas i. Dinas

Kesehatan Kesehatan obat

Kabupaten/Kota Kabupaten/Kota dan perbekalan

bertanggungjawab bertanggungjawab kesehatan yang

terhadap terhadap rusak dan

pendistribusian obat. penanganan kadaluwarsa. j. Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota bertanggungjawab terhadap jaminan mutu obat yang ada di bawah pengelolaan Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota dan UPK. 4. Tingkat Puskesmas dan Sub Unit Pelayanan a. Menyediakan data dan informasi mutasi obat dan perbekalan kesehatan serta kasus penyakit dengan baik dan akurat b. Setiap akhir bulan menyampaikan laporan pemakaian obat dan perbekalan kesehatan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat c. Bersama Tim Perencana Obat Terpadu membahas rencana kebutuhan Puskesmas d. Mengajukan permintaan obat dan perbekalan kesehatan kepada Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan e. Melaporkan dan mengirim kembali semua jenis obat rusak/kadaluwarsa kepada Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota f. Melaporkan kejadian obat dan perbekalan kesehatan yang hilang kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota

Pedoman Puskesmas -

B. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PENGELOLAAN OBAT DI PUSKESMAS 1. Kepala Puskesmas a. Tugas : 1) Membina petugas pengelola obat 2) Menyampaikan laporan bulanan pemakaian obat kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat. 3) Melaporkan dan mengirimkan kembali semua obat yang rusak/ kadaluwarsa dan atau obat yang tidak dibutuhkan kepada Kepala Dinkes Kabupaten/Kota setempat. 4) Melaporkan obat hilang kepada Kepala Dinkes Kabupaten/Kota. 5) Mengajukan permintaan obat dan perbekalan kesehatan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat b. Tanggung Jawab : Pengelolaan dan pencatatan pelaporan obat dan perbekalan kesehatan di Puskesmas. 2. Petugas Gudang Obat di Puskesmas mempunyai tugas

melaksanakan : a. Penerimaan obat dan perbekalan kesehatan dari Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. b. Pemeriksaan kelengkapan obat dan perbekalan kesehatan c. Penyimpanan dan pengaturan obat dan perbekalan kesehatan d. Pendistribusian obat dan perbekalan kesehatan untuk sub unit pelayanan e. Pengendalian penggunaan persediaan
Pedoman Puskesmas 7

f. Pencatatan dan pelaporan g. Menjaga mutu dan keamanan obat dan perbekalan kesehatan h. Penyusunan persediaan obat dan perbekalan kesehatan i. Permintaan obat dan perbekalan kesehatan ke Dinas Kesehatan Kab/Kota j. Penyusunan laporan ke Dinkes Kabupaten/Kota 3. Petugas Kamar Obat Puskesmas mempunyai tugas : a. Menyimpan, memelihara dan mencatat mutasi obat dan perbekalan kesehatan yang dikeluarkan maupun yang diterima oleh kamar obat Puskesmas dalam bentuk buku catatan mutasi obat. b. Membuat laporan pemakaian dan permintaan obat dan perbekalan kesehatan. c. Menyerahkan kembali obat rusak/daluwarsa kepada petugas gudang obat d. Menyerahkan obat sesuai resep ke pasien e. Memberikan informasi tentang pemakaian dan penyimpanan obat kepada pasien 4. Petugas Kamar Suntik mempunyai tugas : a. Menyimpan, memelihara dan mencatat mutasi obat dan perbekalan kesehatan yang dikeluarkan maupun yang diterimanya. b. Membuat laporan pemakaian dan mengajukan permintaan obat dan perbekalan kesehatan c. Menyerahkan kembali obat rusak/kadaluwarsa kepada petugas gudang obat.

Pedoman Puskesmas -

5. Petugas Lapangan Puskesmas Keliling mempunyai tugas : a. Setiap kali melaksanakan kegiatan lapangan mengajukan permintaan obat yang diperlukan kepada Kepala Puskesmas. b. Mencatat pemakaian dan sisa obat serta perbekalan kesehatan c. Setelah selesai dengan kegiatan lapangannya, segera mengembalikan sisa obat kepada Kepala Puskesmas melalui petugas gudang obat. 6. Petugas Lapangan Posyandu mempunyai tugas : a. Setiap kali melaksanakan kegiatan lapangan mengajukan permintaan obat yang diperlukan kepada Kepala Puskesmas. b. Mencatat pemakaian dan sisa obat serta perbekalan kesehatan. c. Setelah selesai dengan kegiatan lapangan, segera mengembalikan sisa obat kepada Kepala Puskesmas melalui petugas gudang obat 7. Petugas Obat Puskesmas Pembantu mempunyai tugas : a. Menyimpan, memelihara dan mencatat mutasi obat yang dikeluarkan maupun yang diterima oleh Puskesmas Pembantu dalam bentuk Kartu Stok/buku b. Setiap awal bulan membuat laporan pemakaian dan mengajukan permintaan obat kepada Kepala Puskesmas c. Menyerahkan kembali obat rusak/kadaluwarsa kepada Kepala Puskesmas melalui petugas gudang obat.

Pedoman Puskesmas -

8. BIDAN DESA a. Menyimpan, memelihara dan mencatat mutasi obat yang dikeluarkan maupun yang diterima oleh Puskesmas Pembantu dalam bentuk Kartu Stok/buku b. Setiap awal bulan membuat laporan pemakaian dan mengajukan permintaan obat kepada Kepala Puskesmas c. Menyerahkan kembali obat rusak/kadaluwarsa kepada Kepala Puskesmas melalui petugas gudang obat.

Pedoman Puskesmas - 10

BAB III PENGELOLAAN OBAT Ruang lingkup pengelolaan obat secara keseluruhan mencakup : A. Perencanaan B. Permintaan C. Penyimpanan D. Distribusi E. Pengendalian penggunaan F. Pencatatan dan pelaporan. A. PERENCANAAN Tujuan perencanaan adalah adalah untuk mendapatkan : Perkiraan jenis dan jumlah obat dan perbekalan kesehatan yang mendekati kebutuhan Meningkatkan penggunaan obat secara rasional Meningkatkan efisiensi penggunaan obat

Perencanaan adalah suatu proses kegiatan seleksi obat dan perbekalan kesehatan untuk menentukan jumlah obat dalam rangka pemenuhan kebutuhan Puskesmas. Perencanaan kebutuhan obat untuk Puskesmas setiap periode dilaksanakan oleh Pengelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan di Puskesmas. Data mutasi obat yang dihasilkan oleh Puskesmas merupakan salah satu faktor utama dalam mempertimbangkan perencanaan kebutuhan obat tahunan. Oleh karena itu data ini sangat penting untuk perencanaan kebutuhan obat di Puskesmas.
Pedoman Puskesmas - 11

Ketepatan dan kebenaran data di Puskesmas akan berpengaruh terhadap ketersediaan obat dan perbekalan kesehatan secara keseluruhan di Kab/Kota. Dalam proses perencanaan kebutuhan obat pertahun Puskesmas diminta menyediakan data pemakaian obat dengan mengunakan LPLPO. Selanjutnya Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota yang akan melakukan kompilasi dan analisa terhadap kebutuhan obat Puskesmas diwilayah kerjanya. B. PERMINTAAN OBAT Tujuan permintaan obat adalah : Memenuhi kebutuhan obat di masing-masing unit pelayanan kesehatan sesuai dengan pola penyakit yang ada di wilayah kerjanya Sumber penyediaan obat di Puskemas adalah berasal dari Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Obat yang diperkenankan untuk disediakan di Puskesmas adalah obat Esensial yang jenis dan itemnya ditentukan setiap tahun oleh Menteri Kesehatan Selain itu dengan merujuk kepada Daftar Obat Esensial Nasional. 085 tahun 1989 tentang Kewajiban sesuai dengan kesepakatan global maupun Keputusan

Menteri Kesehatan No :

menuliskan Resep/ dan atau menggunkan Obat Generik di Pelayanan Kesehatan milik Pemerintah, maka hanya obat generik saja yang diperkenan tersedia di Puskesmas. Adapun beberapa dasar pertimbangan dari Kepmenkes tersebut adalah : Obat generik sudah menjadi kesepakatan global untuk digunakan di seluruh dunia bagi pelayan kesehatan publik. Obat generik mempunyai mutu, efikasi yang memenuhi standar pengobatan. Meningkatkan cakupan pelayanan kesehatan publik bagi masyarakat. Menjaga keberlangsungan pelayanan kesehatan publik.
Pedoman Puskesmas - 12

Meningkatkan efektifitas dan efisensi alokasi dana obat di pelayanan kesehatan publik.

Berdasarkan UU No : 23 tahun 1992 tentang Kesehatan dan PP No : 72 tahun 1999 tentang Pengamanan sediaan farmasi dan alat kesehatan, yang diiperkenankan untuk melakukan penyediaan obat adalah tenaga Apoteker. Untuk itu Puskesmas tidak diperkenankan melakukan pengadaan obat secara sendiri-sendiri. Permintaan obat untuk mendukung pelayanan obat di masing-masing Puskesmas diajukan oleh Kepala Puskesmas kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan menggunakan format LPLPO, sedangkan permintaan dari sub unit ke kepala puskesmas dilakukan secara periodik menggunakan LPLPO Sub unit. Berdasarkan pertimbangan efisiensi dan ketepatan waktu penyerahan obat kepada Puskesmas, Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dapat menyusun petunjuk lebih lanjut mengenai alur permintaan dan penyerahan obat secara langsung dari Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota ke Puskesmas. 1. Kegiatan : a. Permintaan rutin Dilakukan sesuai dengan jadwal yang disusun oleh Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota untuk masing-masing Puskesmas b. Permintaan khusus Dilakukan di luar jadwal distribusi rutin apabila, kebutuhan meningkat menghindari kekosongan penanganan Kejadian Luar Biasa (KLB), obat rusak dan kadaluwarsa
Pedoman Puskesmas - 13

c. Permintaan obat dilakukan dengan menggunakan formulir Laporan Pemakaian Lembar Permintaan Obat (LPLPO). d. Permintaan obat ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dan selanjutnya diproses oleh Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota. 2. Menentukan jumlah permintaan obat Data yang diperlukan - Data pemakaian obat periode sebelumnya - Jumlah kunjungan resep - Data penyakit - Frekuensi distribusi obat oleh Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota Sumber data - LPLPO - LB1 3. Cara menghitung Kebutuhan obat : Jumlah untuk periode yang akan datang diperkirakan sama dengan pemakaian pada periode sebelumnya SO = SK + WK + WT + SP Kebutuhan = SO - SS Keterangan : SO = Stok optimum SK = Stok Kerja (Stok pada periode berjalan) WK = Waktu kekosongan obat WT = Waktu tunggu ( Lead Time ) SP = Stok penyangga SS = Sisa Stok
Pedoman Puskesmas - 14

Stok kerja Waktu kekosongan Waktu tunggu

= pemakaian rata rata per periode distribusi = lamanya kekosongan obat dihitung dalam hari = waktu tunggu, dihitung mulai dari permintaan obat oleh Puskesmas sampai di Puskesmas. dengan penerimaan obat

Stok Penyangga

= adalah persediaan obat untuk mengantisipasi terjadinya peningkatan kunjungan, keterlambatan kedatangan obat, pemakaian. Besarnya ditentukan berdasarkan kesepakatan antara Puskesmas dan Instalasi Farmasi Kabupaten/ Kota.

Sisa Stok

= adalah sisa obat yang masih tersedia di Puskesmas pada akhir periode distribusi

Contoh Perhitungan Kebutuhan Obat: Pada tanggal 1 Maret 2006 di Puskesmas Murah Senyum, Kabupaten Manisapa sisa persediaan Amoksisilin kaplet 500 mg = nihil. Penerimaan selanjutnya diperkirakan akan diperoleh pada bulan April 2006. Pemakaian Amoksisilin kaplet per triwulan selama ini di Puskesmas adalah 60 botol @ 100 tablet. Permintaan obat pada periode April - Juni 2006 diajukan oleh Puskesmas ke Instalasi Farmasi Kabupaten pada akhir bulan Maret 2006, terjadi kekosongan obat selama enam hari kerja. Perhitungan : 1. Pemakaian per triwulan = 60 botol @ 100 kaplet. 2. Sisa stok = nihil 3. Pemakaian rata-rata per bulan = 60/3 = 20 botol @ 100 kaplet 4. Pemakaian rata rata per hari = 20/25 x 100 kaplet = 80 kaplet 5. Waktu kekosongan obat = 6 hari kerja = 6 x 80 kaplet = 480 kaplet 6. Kebutuhan waktu tunggu (5 hari) = 5 x 80 kaplet = 400 kaplet
Pedoman Puskesmas - 15

7. Rencana permintaan untuk Amoksisilin kaplet 500 mg periode April Juni 2006 = pemakaian riel triwulan + kebutuhan waktu tunggu + waktu kosong obat Sisa stok = (6000 + 400 + 480 - 0) kaplet = 6880 kaplet, dibulatkan menjadi 70 botol @ 100 kaplet C. PENERIMAAN OBAT Tujuan : Agar obat yang diterima sesuai dengan kebutuhan berdasarkan permintaan yang diajukan oleh Puskesmas. Penerimaan adalah suatu kegiatan dalam menerima obat-obatan yang diserahkan dari unit pengelola yang lebih tinggi kepada unit pengelola di bawahnya. Setiap penyerahan obat oleh Instalasi Farmasi Kabupaten/ Kota, kepada Puskesmas dilaksanakan setelah mendapat persetujuan dari Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau pejabat yang diberi wewenang untuk itu. Semua petugas yang terlibat dalam kegiatan pengelolaan obat bertanggung jawab atas ketertiban penyimpanan, pemindahan, pemeliharaan dan penggunaan obat berikut kelengkapan catatan yang menyertainya. Pelaksanaan fungsi pengendalian distribusi obat kepada Puskesmas Pembantu dan sub unit kesehatan lainnya merupakan tanggung jawab Kepala Puskesmas induk. Petugas penerimaan obat wajib melakukan pengecekan terhadap obat-obat yang diserahkan, mencakup jumlah kemasan/peti, jenis dan jumlah obat, bentuk obat sesuai dengan isi dokumen (LPLPO) dan ditanda tangani oleh petugas penerima/diketahui Kepala Puskesmas. Bila tidak memenuhi syarat petugas penerima dapat mengajukan keberatan.
Pedoman Puskesmas - 16

Jika terdapat kekurangan, penerima obat wajib wajib menuliskan jenis yang kurang (rusak, jumlah kurang dan lain - lain). Setiap penambahan obat-obatan, dicatat dan dibukukan pada buku penerimaan obat dan kartu stok. D. PENYIMPANAN Tujuan penyimpanan adalah : Agar obat yang tersedia di Unit pelayanan kesehatan mutunya dapat dipertahankan. Penyimpanan adalah suatu kegiatan pengamanan terhadap obat-obatan yang diterima agar aman (tidak hilang), terhindar dari kerusakan fisik maupun kimia dan mutunya tetap terjamin. 1. Persyaratan gudang dan pengaturan penyimpanan obat. a. Persyaratan gudang Cukup luas minimal 3 x 4 m2 ruangan kering tidak lembab ada ventilasi agar ada aliran udara dan tidak lembab/panas perlu cahaya yang cukup, namun jendela harus mempunyai pelindung untuk menghindarkan adanya cahaya langsung dan berteralis lantai dibuat dari tegel/semen yang tidak memungkinkan bertumpuknya debu dan kotoran lain. Bila perlu diberi alas papan (palet) dinding dibuat licin hindari pembuatan sudut lantai dan dinding yang tajam gudang digunakan khusus untuk penyimpanan obat mempunyai pintu yang dilengkapi kunci ganda tersedia lemari/laci khusus untuk narkotika dan psikotropika yang selalu terkunci sebaiknya ada pengukur suhu ruangan
Pedoman Puskesmas - 17

b. Pengaturan penyimpanan obat : Obat di susun secara alfabetis Obat dirotasi dengan sistem FIFO dan FEFO Obat disimpan pada rak Obat yang disimpan pada lantai harus di letakan diatas palet Tumpukan dus sebaiknya harus sesuai dengan petunjuk Cairan dipisahkan dari padatan Sera, vaksin , supositoria disimpan dalam lemari pendingin

2. Kondisi penyimpanan. Untuk menjaga mutu obat perlu diperhatikan faktor-faktor sebagai berikut : a. Kelembaban : Udara lembab dapat mempengaruhi obat-obatan yang tidak tertutup sehingga mempercepat kerusakan. Untuk menghindari udara lembab tersebut maka perlu dilakukan upaya-upaya berikut : ventilasi harus baik, jendela dibuka simpan obat ditempat yang kering wadah harus selalu tertutup rapat, jangan dibiarkan terbuka bila memungkinkan pasang kipas angin atau AC. Karena makin panas udara di dalam ruangan maka udara semakin lembab biarkan pengering tetap dalam wadah tablet dan kapsul kalau ada atap yang bocor harus segera diperbaiki

b. Sinar matahari : Kebanyakan cairan, larutan dan injeksi cepat rusak karena pengaruh sinar matahari. Sebagai contoh : Injeksi Klorpromazin yang terkena sinar matahari, akan berubah warna menjadi kuning terang sebelum tanggal kadaluwarsa.
Pedoman Puskesmas - 18

Cara mencegah kerusakan karena sinar matahari : c. gunakan wadah botol atau vial yang berwarna gelap (coklat) jangan letakkan botol atau vial di udara terbuka obat yang penting dapat disimpan di dalam lemari jendela-jendela diberi gorden kaca jendela dicat putih.

Temperatur / panas : Obat seperti Salep, krim dan supositoria sangat sensitif terhadap pengaruh panas, dapat meleleh. Oleh karena itu hindarkan obat dari udara panas. Sebagai contoh : Salep Oksi Tetrasiklin akan lumer bila suhu penyimpanan tinggi dan akan mempengaruhi kualitas salep tersebut. Ruangan obat harus sejuk, beberapa jenis obat harus disimpan di dalam lemari pendingin pada suhu 4 8 derajat celcius, seperti : Vaksin Sera dan produk darah Antitoksin Insulin Injeksi antibiotika yang sudah dipakai (sisa) Injeksi oksitosin

Ingat DPT, DT, TT, vaksin atau kontrasepsi jangan dibekukan karena akan menjadi rusak.

Pedoman Puskesmas - 19

Cara mencegah kerusakan karena panas : - pasang ventilasi udara - atap gedung jangan dibuat dari bahan metal - buka jendela sehingga terjadi sirkulasi udara

d. Kerusakan fisik : Untuk menghindari kerusakan fisik : - dus obat jangan ditumpuk terlalu tinggi karena obat yang ada di dalam dus bagian tengah ke bawah dapat pecah dan rusak, selain itu akan menyulitkan pengambilan obat di dalam dus yang teratas - penumpukan dus obat sesuai dengan petunjuk pada karton, jika tidak tertulis pada karton maka maksimal ketinggian tumpukan delapan dus. - hindari kontak dengan benda - benda yang tajam e. Kontaminasi bakteri : Wadah obat harus selalu tertutup rapat. Apabila wadah terbuka, maka obat mudah tercemar oleh bakteri atau jamur. f. Pengotoran : Ruangan yang kotor dapat mengundang tikus dan serangga lain yang kemudian merusak obat. Etiket dapat menjadi kotor dan sulit terbaca. Oleh karena itu bersihkan ruangan paling sedikit satu minggu sekali. Lantai di sapu dan di pel, dinding dan rak dibersihkan. 3. Bila ruang penyimpanan kecil : Dapat digunakan sistem dua rak Bagi obat menjadi dua bagian. Obat yang siap dipakai diletakkan di bagian rak A sedangkan sisanya di bagian rak B.

Pedoman Puskesmas - 20

Pada saat mulai menggunakan obat di rak A maka pesanan mulai dikirimkan ke gudang farmasi sambil menunggu obat datang, sementara itu obat di rak B digunakan. Pada saat obat di rak B habis maka obat yang dipesan diharapkan sudah datang Jumlah obat yang disimpan di rak A atau rak B tergantung dari beberapa lama waktu yang diperlukan saat mulai memesan sampai obat diterima (waktu tunggu) Misalnya permintaan dilakukan setiap empat bulan dan waktu yang diperlukan saat mulai memesan sampai obat tiba adalah dua bulan. Maka jumlah pemakaian empat bulan dibagi sama rata untuk rak A dan rak B. Apabila waktu tunggu yang diperlukan hanya satu bulan maka bagian obat disimpan di rak A dan bagian di rak B.

d. Tata Cara Menyimpan dan Menyusun Obat. a. Pengaturan penyimpanan obat. Pengaturan obat dikelompokkan berdasarkan bentuk sediaan dan disusun secara alfabetis berdasarkan nama generiknya. Contoh kelompok sediaan tablet, kelompok sediaan sirup dan lain-lain. b. Penerapan Sistem FIFO dan FEFO Penyusunan dilakukan dengan sistem First In First Out (FIFO) untuk masing-masing obat, artinya obat yang datang pertama kali harus dikeluarkan lebih dahulu dari obat yang datang kemudian dan First Expired First Out (FEFO) untuk masing-masing obat, artinya obat yang lebih awal kadaluwarsa harus dikeluarkan lebih dahulu dari obat yang kadaluwarsa kemudian. Hal ini sangat penting karena : - Obat yang sudah terlalu lama biasanya kekuatannya atau potensinya berkurang.

Pedoman Puskesmas - 21

- Beberapa obat seperti antibiotik mempunyai batas waktu pemakaian artinya batas waktu dimana obat mulai berkurang efektifitasnya . c. Obat yang sudah diterima, disusun sesuai dengan pengelompokan untuk memudahkan pencarian, pengawsan dan pengendalian stok obat. d. Pemindahan harus hati-hati supaya obat tidak pecah/rusak. e. Golongan antibiotik harus disimpan dalam wadah tertutup rapat, terhindar dari cahaya matahari, disimpan di tempat kering. f. Vaksin dan serum harus dalam wadah yang tertutup rapat, terlindung dari cahaya dan disimpan dalam lemari es. Kartu temperatur yang terdapat dalam lemari es harus selalu diisi. g. Obat injeksi disimpan dalam tempat yang terhindar dari cahaya matahari. h. Bentuk dragee (tablet salut) disimpan dalam wadah tertutup rapat dan pengambilannya menggunakan sendok. i. j. Untuk obat yang mempunyai waktu kadaluwarsa supaya waktu kadaluwarsanya dituliskan pada doos luar dengan menggunakan spidol. Penyimpanan tempat untuk obat dengan kondisi khusus, seperti lemari tertutup rapat, lemari pendingin, kotak kedap udara dan lain sebagainya. k. Cairan diletakkan di rak bagian bawah. l. Kondisi penyimpanan beberapa obat - Beri tanda / kode pada wadah obat : a) Beri tanda semua wadah obat dengan jelas. Apabila ditemukan obat dengan wadah tanpa etiket, jangan digunakan. b) Apabila obat disimpan di dalam dus besar maka pada dus harus tercantum : jumlah isi dus, misalnya : 20 kaleng @ 500 tablet kode lokasi

Pedoman Puskesmas - 22

tanggal diterima tanggal kadaluwarsa (kalau ada) nama produk/obat - Beri tanda khusus untuk obat yang akan habis masa pakainya pada tahun tersebut. - Jangan menyimpan vaksin lebih dari satu bulan di unit pelayanan kesehatan (Puskesmas). Informasi tambahan untuk menyusun/mengatur obat : Susunan obat yang berjumlah besar di atas papan atau diganjal dengan kayu rapi dan teratur. Gunakan lemari khusus untuk menyimpan narkotika dan obat-obat yang berjumlah sedikit tetapi harganya mahal. Susunan obat dalam rak dapat dipengaruhi oleh temperatur, udara, cahaya dan kontaminasi bakteri pada tempat yang sesuai. Susun obat dalam rak dan berikan nomor kode, pisahkan obat dalam dengan obat luar. Cantumkan nama masing-masing obat pada rak dengan rapi, atau letakkan bagian etiket yang berisi nama obat yang jelas terbaca. Barang yang mempunyai volume besar seperti kapas disimpan dalam dus. Letakkan kartu stok di dekat obatnya. e. Pengamatan mutu Setiap petugas pengelola yang melakukan penyimpanan obat, perlu melakukan pengamatan mutu obat secara berkala, paling tidak setiap awal bulan. Pengamatan mutu obat : a. Mutu obat yang disimpan dapat mengalami perubahan baik secara fisik maupun kimia.
Pedoman Puskesmas - 23

b. Laporkan perubahan yang terjadi kepada Instalasi Farmasi Kabupaten/ Kota untuk diteliti lebih lanjut. c. Secara sederhana pengamatan dilakukan dengan visual, dengan melihat tanda tanda sebagai berikut : 1) Tablet : - terjadi perubahan warna, bau dan rasa, serta lembab - kerusakan fisik seperti pecah, retak, sumbing, gripis dan rapuh. - kaleng atau botol rusak, sehingga dapat mempengaruhi mutu obat - untuk tablet salut, disamping informasi di atas juga basah dengan lengket satu dengan lainnya, bentuknya sudah berbeda. - Wadah yang rusak. 2) Kapsul : - cangkangnya terbuka, kosong, rusak atau melekat satu dengan lainnya, wadah rusak. - Terjadi perubahan warna baik cangkang ataupun lainnya. 3) Cairan : - cairan jernih menjadi keruh, timbul endapan - cairan suspensi tidak bisa dikocok - cairan emulsi memisah dan tidak tercampur kembali. 4) Salep : - konsistensi, warna dan bau berubah (tengik) - pot/tube rusak atau bocor 5) Injeksi : - Kebocoran - Terdapat partikel untuk sediaan injeksi yang seharusnya jernih sehingga keruh atau partikel asing dalam serbuk untuk injeksi - Wadah rusak atau terjadi perubahan warna.

Pedoman Puskesmas - 24

Jangan gunakan obat yang sudah kadaluwarsa karena : Efektifitas obat berkurang. Hal ini penting untuk diketahui mengingat penggunaan antibiotik yang sudah kadaluwarsa dapat menimbulkan resistensi mikroba. Resistensi mikroba berdampak terhadap mahalnya biaya pengobatan. Obat dapat berubah menjadi toksis. Selama penyimpanan beberapa obat dapat terurai menjadi substansisubstansi yang toksik. Sebagai contoh : Tetrasiklin dari serbuk warna kuning dapat berubah menjadi warna coklat yang toksik.

E. DISTRIBUSI Tujuan : Memenuhi kebutuhan obat sub unit pelayanan kesehatan yang ada di wilayah kerja Puskesmas dengan jenis, mutu, jumlah dan tepat waktu

Penyaluran/distribusi adalah kegiatan pengeluaran dan penyerahan obat secara merata dan teratur untuk memenuhi kebutuhan sub-sub unit pelayanan kesehatan antara lain : 1. Sub unit pelayanan kesehatan di lingkungan Puskesmas (kamar obat, laboratorium) 2. Puskesmas Pembantu 3. Puskesmas Keliling 4. Posyandu 5. Polindes

Pedoman Puskesmas - 25

Kegiatan : 1. Menentukan frekuensi distribusi 2. Menentukan jumlah dan jenis obat yang diberikan 3. Melaksanakan penyerahan obat. Menentukan frekuensi distribusi : Dalam menentukan frekuensi distribusi perlu dipertimbangkan : 1. jarak sub unit pelayanan 2. biaya distribusi yang tersedia. Menentukan jumlah obat : Dalam menentukan jumlah obat perlu dipertimbangkan : 1. pemakaian rata-rata per jenis obat 2. sisa stok 3. pola penyakit 4. jumlah kunjungan di masing-masing sub unit pelayanan kesehatan. Penyerahan obat : Penyerahan obat dapat dilakukan dengan cara : 1. gudang obat menyerahkan/mengirimkan obat dan diterima di unit pelayanan 2. penyerahan di gudang Puskesmas diambil sendiri oleh sub unit- sub unit pelayanan. Obat diserahkan bersama-sama dengan formulir LPLPO dan lembar pertama disimpan sebagai tanda bukti penerimaan obat.

Pedoman Puskesmas - 26

F. PENGENDALIAN Tujuan : Agar tidak terjadi kelebihan dan kekosongan obat di unit pelayanan kesehatan dasar Pengendalian obat terdiri dari : 1. Pengendalian persediaan 2. Pengendalian penggunaan 3. Penanganan obat hilang Pengendalian persediaan adalah suatu kegiatan untuk memastikan tercapainya sasaran yang diinginkan sesuai dengan strategi dan program yang telah ditetapkan sehingga tidak terjadi kelebihan dan kekurangan/kekosongan obat di unit pelayanan kesehatan dasar Kegiatan Pengendalian adalah : 1. Memperkirakan/menghitung pemakaian rata-rata periode tertentu di Puskesmas dan seluruh unit pelayanan. Jumlah stok ini disebut stok kerja. 2. Menentukan : Stok optimum adalah jumlah stok obat yang diserahkan kepada unit pelayanan agar tidak mengalami kekurangan/kekosongan stok pengaman adalah jumlah stok yang disediakan untuk mencegah terjadinya sesuatu hal yang tidak terduga, misalnya karena keterlambatan pengiriman dari Instalasi Farmasi Kabupaten/ Kota. 3. Menentukan waktu tunggu (leadtime), yaitu waktu yang diperlukan dari mulai pemesanan sampai obat diterima.

Pedoman Puskesmas - 27

Secara lebih jelas maka untuk melakukan pengendalian perlu ada sasaran yang ditetapkan. Jika misalnya sasaran tingkat persediaan rata-rata 5.000 tablet perbulan, dan rata-rata pemakaian 1.250 tablet perminggu, maka persediaan 5.000 tablet akan habis dalam empat minggu. Agar pada waktu empat minggu berikutnya masih tersedia 5.000 tablet, maka jumlah persediaan pada minggu keempat haruslah 5.000 tablet juga. Jika pengiriman dari Instalasi Farmasi Kabupaten/ Kota setiap dua bulan, maka jumlah yang harus ada dalam persediaan pada minggu pertama, kedelapan dan seterusnya adalah 10.000 tablet, agar tercapai persediaan rata-rata 5.000 tablet. 1. Pengendalian Persediaan. Untuk melakukan pengendalian persediaan diperlukan pengamatan terhadap stok kerja, stok pengaman, waktu tunggu dan sisa stok. Sedangkan untuk mencukupi kebutuhan, perlu diperhitungkan keadaan stok yang seharusnya ada pada waktu kedatangan obat atau kalau dimungkinkan memesan, maka dapat dihitung jumlah obat yang dapat dipesan (Q) dengan rumus berikut : Q = SK + SP + ( WT X D ) SS Keterangan : Q = jumlah obat yang dipesan SK = stok kerja SP = stok pengaman WT = waktu tunggu ( leadtime ) SS = sisa stok D = pemakaian rata-rata perminggu/perbulan
Pedoman Puskesmas - 28

Pencegahan Kekosongan Obat. Agar tidak terjadi kekosongan obat dalam persediaan, maka perlu diperhatikan hal-hal berikut : a. Cantumkan jumlah stok optimum pada kartu stok. b. Laporkan segera kepada Instlasi Farmasi Kabupaten/Kota, jika terdapat pemakaian yang melebihi rencana karena keadaan yang tidak terduga. c. Buat laporan sederhana secara berkala kepada Kepala Puskesmas tentang pemakaian obat tertentu yang banyak dan obat lainnya masih mempunyai persediaan banyak. Pemeriksaan Besar (Pencacahan) Pemeriksaan besar dimaksudkan untuk mengetahui kecocokan antara kartu stok obat dengan fisik obat, yaitu jumlah setiap jenis obat Pemeriksaan ini dapat dilakukan setiap bulan, triwulan, semester atau setahun sekali. Semakin sering pemeriksaan dilakukan, semakin kecil kemungkinan terjadi perbedaan antara fisik obat dan kartu stok. 2. Pengendalian Penggunaan Tujuan Pengendalian Penggunaan adalah untuk menjaga kualitas pelayanan obat dan meningkatkan efisiensi pemanfaatan dana obat. penggunaan meliputi : a. Prosentase penggunaan antibiotik b. Prosentase penggunaan injeksi c. Prosentase rata-rata jumlah R/ d. Prosentase Obat Penggunaan obat Generik e. Kesesuaian dengan Pedoman. Instrumen yang digunakan adalah Format Monitoring Peresepan seperti terlampir.
Pedoman Puskesmas - 29

Pengendalian

3. PENANGANAN OBAT HILANG, OBAT RUSAK DAN KADALUWARSA a. Penanganan Obat Hilang. Tujuan : Sebagai bukti pertanggungjawaban Kepala Puskesmas sehingga di ketahui persediaan obat saat itu Kejadian obat hilang dapat terjadi karena adanya peristiwa pencurian obat dari tempat penyimpanannya oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. Obat juga dinyatakan hilang apabila jumlah obat dalam tempat penyimpanannya ditemukan kurang dari catatan sisa stok pada Kartu Stok yang bersangkutan. Pengujian silang antara jumlah obat dalam tempat penyimpanannya dengan catatan sisa stok pada Kartu Stok perlu dilakukan secara berkala, paling tidak 3 (tiga) bulan sekali. Pengujian semacam ini harus dilakukan oleh Kepala Puskesmas Untuk menangani kejadian obat hilang ini, perlu dilakukan langkahlangkah sebagai berikut : 1) Petugas pengelola obat yang mengetahui kejadian obat hilang segera menyusun daftar jenis dan jumlah obat hilang, serta melaporkan kepada Kepala Puskesmas. Daftar obat hilang tersebut nantinya akan digunakan sebagai lampiran dari Berita Acara Obat Hilang yang diterbitkan oleh Kepala Puskesmas.

Pedoman Puskesmas - 30

2) Kepala Puskesmas kemudian memeriksa dan memastikan kejadian tersebut, serta menerbitkan Berita Acara Obat Hilang. 3) Kepala Puskesmas menyampaikan laporan kejadian tersebut kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, disertai Berita Acara Obat Hilang bersangkutan. 4) Petugas pengelola obat selanjutnya mencatat jenis dan jumlah obat yang hilang tersebut pada masing-masing Kartu Stok. 5) Apabila jumlah obat yang tersisa diperhitungkan tidak lagi mencukupi kebutuhan depan. 6) Apabila hilangnya obat karena pencurian maka dilaporkan kepada kepolisian dengan membuat berita acara (contoh berita acara terlampir) b. Penanganan Obat Rusak/Kadaluwarsa. Tujuan : Melindungi pasien dari efek samping penggunaan obat rusak/kadaluwarsa Jika petugas pengelola obat menemukan obat yang tidak laik pakai (karena rusak/kadaluwarsa), maka perlu dilakukan langkah-langkah sebagai berikut : 1) Petugas kamar obat, kamar suntik, atau unit pelayanan kesehatan lainnya segera melaporkan dan mengirimkan kembali obat tersebut kepada Kepala Puskesmas melalui petugas gudang obat Puskesmas. 2) Petugas gudang obat Puskesmas menerima dan mengumpulkan obat rusak dalam gudang. Jika memang ditemukan obat tidak laik pakai
Pedoman Puskesmas - 31

pelayanannya,

segera

dipersiapkan

LPLPO

untuk

mengajukan tambahan obat, seperti telah dibahas rinci di bagian

maka harus segera dikurangkan dari catatan sisa stok pada masingmasing kartu stok yang dikelolanya. Petugas kemudian melaporkan obat rusak/kadaluwarsa yang diterimanya dari satuan kerja lainnya, ditambah dengan obat rusak/kadaluwarsa dalam gudang, kepada Kepala Puskesmas. 3) Kepala Puskesmas selanjutnya melaporkan dan mengirimkan kembali obat rusak/kadaluwarsa kepada Kepala Dinas Kesehatan Kab/Kota, untuk kemudian dibuatkan berita acara sesuai dengan ketentuan yang berlaku. G. PELAYANAN OBAT Tujuan : Agar pasien mendapat obat sesuai dengan resep dokter dan mendapat informasi bagaimana menggunakannya Pelayanan obat adalah proses kegiatan yang meliputi aspek teknis dan non teknis yang harus dikerjakan mulai dari menerima resep dokter sampai penyerahan obat kepada pasien. Semua resep yang telah dilayani oleh Puskesmas harus dipelihara dan disimpan minimal 2 ( dua ) tahun dan pada setiap resep harus diberi tanda : Umum untuk resep umum Askes untuk resep yang diterima oleh peserta asuransi kesehatan Gratis untuk resep yang diberikan kepada pembiayaan restribusi. Untuk menjamin keberlangsungan pelayanan obat dan kepentingan pasien maka obat yang ada di puskesmas tidak dibeda-bedakan lagi sumber pasien yang di bebaskan dari

Pedoman Puskesmas - 32

anggarannya.

Semua obat yang ada dipuskesmas pada dasarnya dapat

digunakan melayani semua pasien yang datang ke Puskesmas. Semua jenis obat yang tersedia di unit-unit pelayanan kesehatan yang berasal dari berbagai sumber anggaran dapat digunakan untuk melayani semua kategori pengunjung puskesmas dan puskesmas pembantu. Puskesmas bertanggung jawab atas terlaksananya pencatatan dan pelaporan obat yang tertib dan lengkap serta tepat waktu untuk mendukung pelaksanaan seluruh aspek pengelolaan obat. Kegiatan pelayanan obat meliputi : penataan ruang pelayanan obat penyiapan obat penyerahan obat informasi obat etika pelayanan daftar perlengkapan peracikan obat. 1. Penataan ruang pelayanan : a. Ruang pelayanan resep, adalah tempat dimana dilaksanakan kegiatan penerimaan penyiapan obat pencampuran, pengemasan,

pemberian etiket dan penyerahan obat. Diruang tersebut terdapat tempat penyimpanan obat, alat-alat peracikan penyimpanan arsip dan tempat pelaksanaan tata usaha obat. b. Luas ruang pelayanan berukuran kurang lebih 3 x 4 meter dan mempunyai penerangan yang cukup. c. Tempat penyerahan obat harus mempunyai loket yang memadai untuk komunikasi dengan pasien.
Pedoman Puskesmas - 33

d. Ruangan pelayanan harus terkunci bila ditinggalkan, bila perlu setiap jendela dilengkapi dengan teralis. e. Tempat penyimpanan obat . Obat disimpan di dalam lemari, rak atau kotak-kotak tertentu . Untuk obat-obat narkotik, psikotropika hendaknya ditempatkan dalam lemari yang terkunci. Tempatkan obat secara terpisah berdasarkan bentuk seperti kapsul, tablet, sirup, salep, injeksi dan lain-lain. Vaksin dan serum ditempatkan dalam lemari pendingin. Susun obat berdasarkan alfabetis, dan terapkan sistem FIFO. Ruangan harus selalu bersih, rapi dan teratur Sediakan meja untuk peracikan obat Obat-obatan tidak boleh berserakan dimana-mana Wadah obat harus selalu tertutup rapat dengan baik untuk menghindari kemungkinan terkontaminasi dan udara lembab. Wadah obat harus diberi label sesuai dengan obat yang ada didalamnya. 2. Perlengkapan peralatan peracikan. a. Mortir dengan alu, kecil dan sedang b. Spatel/sudip untuk membantu mencampur dan membersihkan atau c. Spatel/sendok untuk menghitung tablet atau kapsul d. Baki/wadah lain tempat menghitung tablet atau kapsul e. Lap/serbet yang bersih masing-masing untuk salep dan serbuk f. Kertas pembungkus, kantong plastik dan etiket

f. Tempat peracikan.

Pedoman Puskesmas - 34

3. Penyiapan obat. a. Memahami isi resep. Baca resep dengan cermat meliputi : nama obat jenis dan bentuk sediaan obat nama dan umur pasien dosis cara pemakaian, aturan pakai

Apabila tulisan resep tidak jelas tanyakan kepada pembuat resep Perhatikan dosis obat Kalau obat yang diminta tidak ada, konsultasikan obat alternatif/pengganti kepada pembuat resep.

b. Tata Cara Menyiapkan Obat Periksa dan baca sekali lagi informasi pada wadah obat Pakai spatula atau sendok untuk menghitung tablet atau kapsul Setelah selesai menghitung, kembalikan sisanya ke dalam wadah semula Periksa kembali etiket pada wadah Yakinkan sisa obat disimpan kembali ke dalam wadah semula Bersihkan kembali meja dimana anda bekerja. Kontak tangan langsung dengan tablet atau kapsul dapat mengakibatkan terjadinya kontaminasi silang antara obat yang satu dengan obat yang lain. Hal ini dapat berakibat fatal terhadap pasien yang sangat sensitif (alergi) pada obat tertentu, misalnya penisilin, sulfonamid. Perhitungan jumlah obat didasarkan atas jumlah yang harus dipakai untuk setiap kali per hari dan jumlah hari pemakaian.
Pedoman Puskesmas - 35

Pada umumnya resep dokter telah mencantumkan jumlah obat yang diminta. Jika tidak ada jumlah tersebut, maka dapat dihitung dengan perkalian jumlah dosis satu kali pakai, dengan jumlah pemakaian sehari dan lama hari pemakaian. a). Contoh dan perhitungan resep berisi tablet/kapsul : R/ Tetracycline 500 mg No. XX S 4 dd Cap 1 R/ Vitamin B Comp no XV. S 3 dd tab I Perhitungan : 1). Berdasarkan resep di atas, Tetracyclin yang diperlukan sebanyak = 20 kapsul Tetracyclin yang tersedia adalah kapsul 250 mg, jadi diperlukan 40 kapsul. Perlu diperhatikan nanti sewaktu menuliskan etiket, menjadi : sehari 4 x 2 kapsul 2). Berdasarkan resep di atas, Vitamin B complex sebanyak = 15 tablet b). Contoh perhitungan pembuatan serbuk yang dibagi-bagi (Pulveres) R/ Parasetamol 150 mg CTM Ephedrin 1 mg 10 mg yang diperlukan

m.f. pulv. dtd No. XV

Pedoman Puskesmas - 36

Perhitungan : Bahan yang dibutuhkan : Parasetamol 15 x 150 mg = 2250 mg Kadar 1 tablet parasetamol tablet = 500 mg, jadi dibutuhkan 2250/500= 4 tablet CTM 15 x 1 mg = 15 mg Kadar 1 tablet CTM = 4 mg, jadi dibutuhkan 15/4= 3 tablet Ephedrin 15 x 10 mg = 150 mg Kadar 1 tablet 25 mg, jadi dibutuhkan 150/25= 6 tablet. c) Membuat dan membagi sediaan dalam bentuk serbuk. 1. hitung tablet atau kapsul atau timbang sejumlah bahan obat sesuai dengan yang tercantum dalam resep 2. gerus dalam mortar sampai halus dan homogen 3. siapkan kertas perkamen sebanyak yang diminta dalam resep 4. cara membagi serbuk adalah sebagai berikut : Apabila diminta 12 bungkus maka : = serbuk dibagi dua sama banyak = lalu masing-masing dibagi tiga sama banyak = terakhir masing-masing dibagi dua sama banyak Apabila diminta 15 bungkus maka : = serbuk dibagi tiga sama banyak = lalu masing-masing dibagi lima sama banyak

Pedoman Puskesmas - 37

d) Mengukur cairan : 1. Bersihkan gelas ukur yang akan dipakai 2. Baca kembali etiket pada botol cairan apakah botol yang diambil sudah benar 3. Pegang botol dengan etiket menghadap ke tangan 4. Tuangkan ke dalam gelas ukur 5. Tutup kembali botol dan periksa etiket sekali lagi. Cairan obat luar seperti Gentian Violet dapat langsung dituangkan ke dalam botol untuk pasien, tidak perlu di ukur karena dapat mengotori gelas ukur. e) Melarutkan dan mengencerkan obat. 1. obat-obatan yang tidak stabil dalam air, dilarutkan apabila akan digunakan (amoksisillin, benzyl penisilin) 2. pelarutnya adalah air matang/air yang sudah dimasak f) Mengemas dan memberi etiket : 1. Untuk tablet dan kapsul Kemasan yang dapat digunakan adalah kantong plastik, kantong kertas, botol obat dan vial 2. Cairan Kemasan yang dapat digunakan adalah botol kaca, botol plastik 3. Salep/krim Kemasan yang dapat digunakan adalah wadah gelas kaca/plastik bermulut besar atau tube plastik/metal yang stabil

Pedoman Puskesmas - 38

4. Setelah dikemas perlu ditempeli etiket pada masing-masing wadah obat yang perlu ditulis pada etiket : nama pasien aturan pakai obat waktu pakai contoh : malam hari, sebelum makan, sesudah makan g) Penyerahan obat 1. Sebelum obat diserahkan, lakukan pengecekan terakhir tentang nama pasien, jenis obat, jumlah obat, aturan pakai obat, kemasan, dan sebagainya 2. Obat diberikan melalui loket. 3. Penerima obat dipastikan pasien atau keluarga pasien. h) Informasi. Sebab utama mengapa penderita tidak menggunakan obat dengan tepat, adalah karena penderita tidak mendapatkan penjelasan yang cukup dari yang memberikan pengobatan atau yang menyerahkan obat. Oleh karena itu sangatlah penting menyediakan waktu untuk memberikan penyuluhan kepada penderita tentang obat yang diberikan. Informasi yang perlu diberikan kepada pasien adalah : 1). Kapan obat digunakan dan berapa banyak ? Beberapa pasien berpendapat bahwa makin banyak obat diminum, semakin cepat sembuh. Pendapat ini tentu saja tidak benar dan sangat berbahaya. Oleh karena itu perlu dijelaskan :

Pedoman Puskesmas - 39

a. pemakaian obat tiga kali sehari dua kali sehari b. waktu pemakaian obat pagi, siang, malam c. jumlah sekali pakai 2). Lama pemakaian obat yang dianjurkan Beberapa pasien hanya menggunakan obat sampai badan terasa sembuh. Hal ini tidak menjadi masalah apabila penyakit yang diobati ringan misalnya alergi atau sakit kepala. Masalah serius akan timbul apabila penyakit yang diobati misalnya infeksi. Oleh karena itu beritahukan kepada pasien berapa hari/minggu obat harus diminum/dimakan. Misalnya antibiotik, harus diminum sampai obat yang diberikan habis sesuai dengan aturan pakai. 3). Cara penggunaan obat Obat dapat dimakan/diminum dengan bantuan air putih biasa, teh manis, pisang, susu dan lain-lain. Namun demikian untuk Tetracyclin tidak boleh diminum bersama-sama dengan susu, karena khasiat Tetracyclin akan berkurang dengan adanya susu dalam lambung. Beberapa obat, baru bekerja dengan maksimal bila lambung dalam keadaan kosong (1 jam sebelum makan). Obat antasida (campuran magnesium trisilikat) bekerja maksimal apabila dimakan satu atau dua jam setelah makan dan waktu tidur. Tablet asetosal dan besi dapat menyebabkan iritasi lambung oleh karena itu harus digunakan setelah makan terlebih dahulu.

Pedoman Puskesmas - 40

Krim atau salep kulit digunakan dengan cara mengoleskan obat berkali-kali pada kulit ditempat yang sakit. Cara memasukkan supositoria yang termudah adalah dalam posisi jongkok. 4). Ciri-ciri tertentu setelah pemakaian obat. Berkeringat pada penderita demam panas setelah memakan obat penurun panas Perubahan warna tinja dan air seni setelah minum Tetrasiklin, Vitamin B Komplek Rasa mengantuk, oleh karena itu khusus untuk obat antihistamin, seperti CTM dianjurkan kepada pasien yang meminum obat ini untuk tidak menjalankan kendaraan atau mengoperasikan mesin. 5). Efek Samping Obat Bila diketahui bahwa obat yang diberikan pada pasien mempunyai efek samping, beritahu pasien gejala sampingan apa yang dapat ditimbulkan oleh obat tersebut. Sebagai contoh menggunakan salep Penisilin atau salep 2 - 4, jika mengalami keadaan seperti gatal dan timbul merah disekitar kulit karena alergi, dianjurkan untuk menghentikan pemakaian dan kembali ke Puskesmas untuk berkonsultasi dengan dokter. 6). Obat-obatan yang berinteraksi dengan kontrasepsi oral. Beberapa obat dapat mempengaruhi kerja kontrasepsi oral menjadi tidak efektif, sebagai contoh antibiotik. Oleh karena itu tanyakan pada pasien wanita apakah sedang menggunakan pil KB. Beritahukan pada pasien, agar berhati-hati kemungkinan KB-nya gagal. Contoh : Rifamfisin dapat mempengaruhi efektifitas pil KB.
Pedoman Puskesmas - 41

7). Cara Menyimpan Obat Sarankan agar obat disimpan di tempat yang sejuk dan aman serta tidak mudah dijangkau anak-anak. Etika pelayanan. Petugas harus memperhatikan etika pelayanan kesehatan, terutama pada saat penyerahan obat dan pemberian informasi, karena disamping perlu sopan santun dan kesabaran dalam melayani pasien, juga karena pasien sebagai penderita penyakit biasanya dalam keadaan tidak sehat atau kurang stabil emosinya. Kesadaran petugas bahwa pasien dan keluarganya perlu ditolong terlepas dari status sosial, golongan dan agama atau kepercayaannya serta pengetahuan yang terbatas. Pasien memerlukan bantuan agar tidak mengalami bahaya karena ketidaktahuannya tentang penyakit. Penyerahan obat kepada pasien hendaklah dilakukan dengan cara yang baik dan sopan dengan menggunakan Bahasa Indonesia atau kalau perlu Bahasa Daerah setempat sehingga pasien menerima dengan senang hati. Petugas yang ramah dan sopan akan memberikan semangat kesembuhan pada pasien, sehingga akan membantu penyembuhan secara psikologis. Petugas sangat perlu menyadari bahwa pasien berhak menerima informasi yang baik dan benar, serta pasien berhak dilindungi terhadap penyakit. Begitu juga tentang penyampaian informasi yang menyangkut efek samping serta keadaan atau tingkat keparahan penyakit pasien hendaklah disampaikan secara hati-hati dan agar kerahasiaan penyakitnya dapat dijaga dengan sebaik-baiknya.

Pedoman Puskesmas - 42

BAB IV PENCATATAN DAN PELAPORAN Tujuan Pencatatan dan pelaporan adalah : 1. Bukti bahwa suatu kegiatan yang telah dilakukan 2. Sumber data untuk melakukan pengaturan dan pengendalian 3. Sumber data untuk pembuatan laporan

Pencatatan dan pelaporan data obat di Puskesmas merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka penatalaksanaan obat-obatan secara tertib, baik obat-obatan yang diterima, disimpan, didistribusikan dan digunakan di Puskesmas dan atau unit pelayanan lainnya. Puskesmas bertanggung jawab atas terlaksananya pencatatan dan pelaporan obat yang tertib dan lengkap serta tepat waktu untuk mendukung pelaksanaan seluruh pengelolaan obat. A. Sarana pencatatan dan pelaporan : Sarana yang digunakan untuk pencatatan dan pelaporan obat di Puskesmas adalah LPLPO dan kartu stok. LPLPO yang dibuat oleh petugas Puskesmas harus tepat data, tepat isi dan dikirim tepat waktu serta disimpan dan diarsipkan dengan baik. LPLPO juga dimanfaatkan untuk analisis penggunaan, perencanaan kebutuhan obat, pengendalian persediaan dan pembuatan laporan pengelolaan obat. 1. Di gudang obat Puskesmas : Kartu stok obat LPLPO
Pedoman Puskesmas - 43

2. Di kamar obat Puskesmas : Catatan penggunaan obat LPLPO 3. Di Puskesmas pembantu : Catatan penggunaan obat LPLPO Sub unit 4. Di kamar suntik : LPLPO Sub unit Catatan harian penggunaan obat suntik 5. Di pelayanan kesehatan/pengobatan : Catatan obat-obat yang diberikan kepada pasien pada kartu berobat/status 6. Di tempat pelayanan P3K dan tempat rawat inap : Catatan harian penggunaan obat LPLPO Sub unit 7. Di kamar suntik : Laporan pemakaian obat dan sisa stok 8. Di Puskesmas keliling : Laporan pemakaian obat dan sisa stok 9. Di Posyandu / Polindes / Bidan desa : Laporan pemakaian obat dan sisa stok

Pedoman Puskesmas - 44

B. Penyelenggaraan pencatatan : a. Di gudang Puskesmas : 1). Setiap obat yang diterima dan dikeluarkan dari gudang dicatat di dalam Kartu Stok 2). Laporan penggunaan dan lembar permintaan obat dibuat berdasarkan : (a). Kartu Stok Obat (b). Catatan harian penggunaan obat Data yang ada pada LPLPO dilaporkan ke Dinkes Kabupaten/Kota. Laporan ini merupakan laporan Puskesmas ke Dinkes Kabupaten/Kota. b. Di kamar obat : 1) Setiap hari jumlah obat yang dikeluarkan kepada pasien dicatat pada buku catatan pemakaian obat harian 2) Laporan pemakaian dan permintaan obat ke gudang obat dibuat berdasarkan catatan pemakaian harian dan sisa stok. c. Di kamar suntik : Setiap hari obat yang akan digunakan dimintakan ke kamar obat. Pemakaian obat dicatat pada buku penggunaan obat suntik dan menjadi sumber data untuk permintaan tambahan obat. d. Di Puskesmas keliling, Puskesmas Pembantu dan tempat perawatan

serta di ruang pertolongan gawat darurat, pencatatan diselenggarkan seperti pada kamar obat.

Pedoman Puskesmas - 45

C. Alur pelaporan Data LPLPO merupakan kompilasi dari data LPLPO sub unit dan Puskesmas Induk, LPLPO dibuat 3 (tiga) rangkap, yakni : a. Dua rangkap diberikan ke Dinkes Kabupaten/Kota melalui Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota, untuk diisi jumlah yang diserahkan. Setelah ditanda tangani disertai satu rangkap LPLPO dan satu rangkap lainnya disimpan di Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota. b. Satu rangkap untuk arsip Puskesmas D. Periode Pelaporan Pelaporan dilakukan secara periodik, setiap awal bulan. Untuk Puskesmas yang mendapatkan distribusi setiap bulan LPLPO dikirim setiap awal bulan, begitu juga untuk Puskesmas yang mendapatkan distribusi setiap triwulan.

Pedoman Puskesmas - 46

BAB VI PENUTUP

Pedoman Pengelolaan Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan di Puskesmas diharapkan dapat bermanfaat dan membantu dalam pengelolaan obat di Puskesmas serta unit-unit pelayanan kesehatan dasar lainnya, yang meliputi aspek permintaan, penerimaan, pendistribusian, penggunaan obat dan perbekalan kesehatan dalam pelayanan kesehatan. Sehingga walaupun adanya keterbatasan tenaga, dana, sarana dan prasarana pendukungnya, bila pengelolaan obat publik dan perbekalan kesehatan dilakukan secara baik diharapkan tujuan pembangunan di bidang Kesehatan khususnya bidang obat dan perbekalan kesehatan dapat tercapai, adapun tujuan dimaksud meliputi terjaminnya ketersediaan obat dengan jenis dan jumlah yang tepat sesuai kebutuhan dengan mutu yang terjamin dan tersebar secara merata, berkesinambungan dan teratur, sehingga mudah diperoleh pada tempat dan waktu yang tepat. Penyediaan buku pedoman ini merupakan salah satu sumbangsih Direktorat Bina Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan, Ditjen Bina Kefarmasian da untuk meningkatkan kualitas pengelolaan obat di Puskesmas. Pedoman Pengelolaan Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan di Puskesmas ini tentu masih memerlukan perbaikan perbaikan untuk penyempuranannya, karena itu masukan-masukan dari instansi pengguna buku ini sangat diharapkan.

Pedoman Puskesmas - 47

DAFTAR PUSTAKA

1.

Departemen Kesehatan R.I, Ditjen POM, Pedoman Pengelolaan Obat Daerah Tingkat II, 1996.

2. 3. 4.

MSH, Managing Drug Supply, New York, Kumarin Press, 1998 Badan Pengawasan Obat dan Makanan, Pengelolaan Obat Kabupaten/Kota, Jakarta, 2001. Departemen Kesehatan R.I, Ditjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan, Pedoman Pengelolaan Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan, 2005

Pedoman Puskesmas - 48

Pedoman Puskesmas - 48

DAFTAR SINGKATAN

NO. 1.

NAMA SINGKATAN UPOPPK

KETERANGAN Unit Pengelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan yaitu Pengelola Obat seperti GFK, Seksi Farmasi, Seksi Distribusi, Seksi Obat Publik dan lain sebagainya.

2.

UPK

Unit Pelayanan Kesehatan seperti Puskesmas, Pustu, Rumah Sakit Umum Pemerintah, Rumah Sakit Swasta, Balai Pengobatan dan lain sebagainya.

3.

LPLPO

Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat yaitu formulir yang lazim digunakan di unit pelayanan kesehatan dasar milik pemerintah

Pedoman Puskesmas - 49

Pedoman Puskesmas - 49

TIM PENYUSUN PEDOMAN PENGELOLAAN

OBAT PUBLIK DAN PERBEKALAN KESEHATAN DI PUSKESMAS


Daftar Kontributor : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. Dr. Agus Winarno Dr. Bintarti Amalia, DESS Dra. Ruhama, Apt Dra. Tetti Widiharti, Apt Dra. Magda Mina Putri, Apt Sunarsih Drs. Ujang Supriatna, Apt Dra. Luky Widyawati, Apt Dr. Sutedjo, RN Dr. Sri Widyastuti Drs. Zaenal Komar, MA, Apt Drs. M Nur Ginting, M.Kes, Apt Dra. S. Nurul Istiqomah, Apt Dra. R Detti Yuliati, Msi, Apt Drs. M. Taufik. S, Apt Rustian, Ssi, Apt : : : : : Dit. Bina Obat Publik & Bekkes Dit. Bina Obat Publik & Bekkes Dit. Bina Obat Publik & Bekkes Dit. Bina Obat Publik & Bekkes : : : : : : : : : : : : : : : : Puskesmas Kab. Temanggung Puskesmas Kota Waringin Barat Dinkes Kota Depok Dinkes Kota Sukabumi Dinkes Kab. Serang Dinkes Kab. Bekasi Dinkes Prop. Jawa Barat Dinkes Prop. Jawa Timur Ditjen Bina Kesmas Depkes RI Ditjen P2M & PL Depkes RI Dit. Bina Obat Publik & Bekkes Dit. Bina Obat Publik & Bekkes Dit. Bina Obat Publik & Bekkes Dit. Bina Obat Publik & Bekkes Dit. Bina Obat Publik & Bekkes Dit. Bina Obat Publik & Bekkes

Sekretariat 1. 2. 3. 4.

Lucia Dina Kombong, SH Dra. Evrina, Apt Sari Isa Harefa, SE O.R. Pamuncak P. Pasaribu

Pedoman Puskesmas - 50