P. 1
Laporan PKK Jilid II Anet_ag

Laporan PKK Jilid II Anet_ag

|Views: 226|Likes:
Dipublikasikan oleh 'Anet Ag
Laporan Praktek Kerja Kepegawaian ttg Scaning dan DMS (Document Managemen System)
Laporan Praktek Kerja Kepegawaian ttg Scaning dan DMS (Document Managemen System)

More info:

Categories:Types, School Work
Published by: 'Anet Ag on Aug 09, 2012
Hak Cipta:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

12/06/2013

pdf

text

original

Sections

PRESENTASI

LAPORAN PRAKTIK KERJA KEPEGAWAIAN

PADA DIREKTORAT PENGELOLAAN DOKUMEN DAN ARSIP KEPEGAWAIAN II (PDAK II)
OLEH : WAHYU AGUSTINUS NIM : 018144307

BAB I PENDAHULUAN
LATAR BELAKANG

- Maksud PKK : agar nanti tidak hanya menguasai ilmu secara teoritis tetapi juga bisa menerapkan ilmunya

- Tujuan PKK : dapat berhubungan secara langsung dalam pelaksanaan bidang manajemen kepegawaian dan mengetahui permasalahan yang terjadi serta memahami dalam mencari penyelesaian permasalahan
- T.A 2011/2012 dilaksanakan dari 21 Mei 2012 s/d 23 Juli 2012, dimana kami ditempatkan pada Direktorat Pengelolaan Dokumen dan Arsip Kepegawaian II (PDAK II) menyoroti proses pemindaian(scanning) dokumen kepegawaian dengan menggunakan aplikasi DMS (Dokumen Manajemen Sistem).

TUJUAN PENULISAN
Secara umum tujuan PKK dapat dirumuskan sebagai berikut: • Memberikan pengalaman nyata dilapangan : 1. Dg berlandaskan teori yang diperoleh. 2. Sbg usaha meningkatkan keterampilan sesuai mata kuliah terkait. 3. Usaha mematangkan sikap profesionalisme dalam bidang mata kuliah terkait. • Memudahkan tugas penyusunan PKK. Secara khusus tujuan PKK untuk meningkatkan kualitas kelulusan Pendidikan Ilmu Kepegawaian yang mempunyai citra lebih dari pada sarjana lainnya.

BAB II GAMBARAN UMUM UNIT KERJA
Direktur Pengelolaan Dokumen dan Arsip Kepegawaian II Subdirektorat Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II.B Subdirektorat Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II.A Subdirektorat Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II.C

Subdirektorat Administrasi II

Kelompok Jabatan Fungsional

Seksi Verifikasi dan Pendistribusian Dokumen II.A

Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/A/1

Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/B/1

Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/C/1

Seksi Verifikasi dan Pendistribusian Dokumen II.B

Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/A/2

Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/B/2

Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/C/2

Seksi Pelayanan Direktorat

Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/A/3

Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/B/3

Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/C/3

Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/A/4

Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/B/4

Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/C/4

TUPOKSI PDAK II Mnrt Perka BKN No. 19 Thn 2006 Ttg Organisasi Dan Tata Kerja BKN sebagaimana
telah diubah terakhir dg Perka BKN No. 14 Thn 2008

 Tugas
 Pelaksanakan penyusunan program kerja tahunan,

merencanakan pelaksanaan teknis pengelolaan dokumen dan arsip kepegawaian  Fungsi
  

pelaksanaan pemverifikasian dokumen kepegawaian; pelaksanaan perekaman dan pencatatan dokumen kepegawaian; pelaksanaan penyimpanan dan pemeliharaan arsip kepegawaian.

PROSEDUR KEGIATAN PEMINDAIAN (SCANNING) (Mnrt Keputusan Kepala BKN Nomor 18 Tahun 2011 tentang Pedoman Pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil)  Tahapan kegiatan scanning dokumen kepegawaian 1. Tahap pra scanning 2. Tahap scanning 3. Tahap pasca scanning

BAB III PEMBAHASAN 1. DOKUMEN MANAJEMEN SISTEM (DMS)

Adalah sistem perekaman atau pemindaian dan informasi mengenai dokumen kepegawaian yang berbasis komputer yang disusun sedemikian rupa untuk penyajian dan pengelolaan dokumen kepegawaian.

DMS)

Karakteristik:

1. Sistem yang terkoneksi secara on-line antara BKN Pusat, Kantor Regional BKN dan Instansi dengan menggunakan jaringan komunikasi data 2. Menggunakan satu basis data PNS yang digunakan secara bersama 3. Menggunakan struktur data dan tabel referensi yang sama sesuai standar yang baku yang disusun oleh BKN Pusat 4. Sistem yang dibangun dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan instansi pengguna
Dokumen Manajemen Sistem (DMS) meliputi : 1. PENGELOLAAN DOKUMEN ELEKTRONIK 2. PENGELOLAAN DOKUMEN FISIK 3. PROFIL DAN HAK AKSES PENGGUNA (MANAGEMENT USER)

2. PERMASALAHAN DAN PEMECAHAN Sistem Aplikasi DMS sangat tergantung pada jaringan internet karena merupakan sistem yang terkoneksi secara on-line dengan menggunakan jaringan komunikasi data dan juga sangat tergantung pada spesifikasi dari peralatan yang digunakan. Jaringan komputer yang dipakai BKN untuk aplikasi DMS berbasis jaringan LAN (Lokal Area Network) yaitu adalah jaringan komputer yang jaringannya hanya mencakup wilayah kecil; seperti jaringan komputer kampus, gedung, kantor, dalam rumah, sekolah atau yang lebih kecil Jaringan komputer (jaringan) adalah sebuah sistem yang terdiri atas komputer-komputer yang didesain untuk dapat berbagi sumber daya (printer, CPU), berkomunikasi (surel, pesan instan), dan dapat mengakses informasi(peramban web)

PERMASALAHAN DAN PEMECAHAN

Dapat dikatakan jaringan yang dipakai aplikasi DMS merupakan jaringan yang terpusat dimana terdiri dari komputer klien dan server/peladen yang mana komputer klien yang berfungsi sebagai perantara untuk mengakses sumber informasi/data yang berasal dari satu komputer server/peladen LAN seringkali digunakan untuk menghubungkan komputer-komputer pribadi dan stasiun kerja (workstation) dalam kantor suatu perusahaan atau pabrik-pabrik untuk memakai bersama sumber daya (misalnya pencetak/printer) dan saling bertukar informasi. LAN mempunyai karakteristik sebagai berikut : 1. Mempunyai pesat data yang lebih tinggi 2. Meliputi wilayah geografi yang lebih sempit 3. Tidak membutuhkan jalur telekomunikasi yang disewa dari operator telekomunikasi 4. Biasanya salah satu komputer di antara jaringan komputer itu akan digunakan menjadi server yang mengatur semua sistem di dalam jaringan tersebut

PERMASALAHAN DAN PEMECAHAN Dalam pelaksanaan proses pemindaian/scanning oleh petugas scanner di Direktorat PDAK II permasalahan yang kerap terjadi adalah gangguan koneksi jaringan Local Area Network (LAN) dari server induk di lantai 12 (jaringan terputus dan loading yang lambat). Dalam keadaan seperti ini petugas scanner tidak bisa berbuat banyak karena proses pemindaian/scanning sangat tergantung pada jaringan komputer karena data yang akan dihasilkan terhubung dengan jaringan internet (berbasis Web)

BAB IV PENUTUP
KESIMPULAN
1. Tugas pokok dan fungsi dari Direktorat Pengelolaan Dokumen dan Arsip Kepegawaian II masih mengacu pada Peraturan Kepala BKN Nomor 19 Tahun 2006 Tentang Organisasi Dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Negara sebagaimana telah diubah terakhir dengan Peraturan Kepala BKN Nomor 14 Tahun 2008 Tanggal 26 Juni 2008., yang mana dalam proses kerja sudah tidak sesuai dengan perkembangan dan kenyataan riil di lapangan.
2. Mengingat pentingnya data pegawai yang akan dimasukkan ke dalam database yang telah terprogram ke dalam sistem SAPK Online dan terhubung secara nasional maka diperlukan jaringan/koneksi yang baik, petugas yang handal dan teliti. Tujuan dari sistem tersebut adalah mewujudkan data kepegawaian yang mutakhir disetiap instansi pusat maupun daerah yang terintegrasi secara nasional dalam sistem aplikasi pelayanan kepegawaian. Hal ini diharapkan akan meningkatkan pelayanan di bidang kepegawaian secara transparan dan objektif, dimana akan mewujudkan database PNS seluruh Indonesia yang lebih akurat dan real time

• Saran
• Perlu peninjauan kembali Tugas pokok dan fungsi dari Direktorat Pengelolaan Dokumen dan Arsip Kepegawaian II dan mengingat pentingnya data pegawai yang akan dimasukkan ke dalam database maka perlu diperhatikan koneksi dari server induk dari lantai 12 yang harus tetap terjaga kestabilannya, agar pada waktu proses pemindaian/scanning berlangsung tidak mengalami gangguan. • Perlunya peningkatan kerja sama dengan Kantor Regional (pelimpahan wewenang) yang dimiliki oleh BKN dalam hal perekaman data (scanning) kepegawaian sehingga hasil yang diinginkan dapat dicapai lebih cepat.

TERIMA KASIH

Lembar Perbaikan Laporan Praktik Kerja Kepegawaian (PKK) pada Direktorat Pengelolaan Dokumen dan Arsip Kepegawaian II (PDAK II)

Laporan Praktik Kerja Kepegawaian ini dibuat setelah diseminarkan didepan narasumber,

pembimbing / pendamping, penguji dan moderator.

Jakarta,

Agustus 2012

Pejabat Penguji:

A H M A D J A L I S, SH, MA NIP. 19610212 198509 1 001

Lembar Pengesahan Pelaksanaan Praktik Kerja Kepegawaian (PKK)

Hasil

Praktik

Kerja

Kepegawaian

ini

dibuat

setelah

mahasiswa yang bersangkutan melakukan Praktik Kerja Kepegawaian sejak tanggal 21 Mei 2012 sampai dengan 23 Juli 2012 dengan judul “Laporan Praktik Kerja Kepegawaian pada Direktorat Pengelolaan Dokumen dan Arsip Kepegawaian II (PDAK II)” dan sudah siap diseminarkan.

:

LAPORAN PRAKTIK KERJA KEPEGAWAIAN PADA DIREKTORAT PENGELOLAAN DOKUMEN DAN ARSIP KEPEGAWAIAN II (PDAK II)

Dibuat untuk memenuhi tugas mata kuliah kompetensi utama Praktek Kerja Kepegawaian (ADPG 4450)

Disusun Oleh :

WAHYU AGUSTINUS NIM : 018144307
PENDIDIKAN ILMU KEPEGAWAIAN BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA Kerjasama UNIVERSITAS TERBUKA JAKARTA 2012

Kata Pengantar
Segala puji dan syukur bagi Allah Subhanahu wata'ala, rabb seluruh alam. Shalawat dan salam semoga selalu tercurah kepada Nabi Muhammad Shalallahu'alaihi wasallam. Alhamdulillah, penulis berhasil menyelesaikan penulisan Laporan Praktik Kepegawaian (PKK) di Direktorat Pengelolaan Dokumen dan Arsip Kepegawaian II. Penulisan laporan ini disusun untuk melengkapi tugas pembuatan Laporan Pelaksanaan Praktek Kepegawaian (PKK) dari Pendidikan Ilmu Kepegawaian, Badan Kepegawaian Negara setelah melakukan praktek kerja kepegawaian pada Direktorat Pengelolaan Dokumen dan Arsip Kepegawaian II. Penulis mengucapkan terima kasih banyak kepada segala pihak yang telah membantu penyelesaian penulisan Laporan Pelaksanaan Praktek Kepegawaian (PKK) ini, baik dari pembimbing praktek kerja kepegawaian, pejabat dan staf di Direktorat PDAK II, maupun kepada teman-teman yang telah bersedia meluangkan waktunya untuk berbagi informasi dengan kami. Tak lupa pula kepada keluarga yang telah mensupport agar penulisan laporan ini dapat selesai tepat waktu. Penulis menyadari bahwa penulisan laporan ini masih jauh dari sempurna dan mohon dimaafkan seandainya banyak kekurangan dan kesalahan. Penulis dengan setulus hati menerima kritik dan saran yang membantu guna penyempurnaan penulisan laporan ini. Meski demikian, penulis tetap berharap semoga informasi yang ada dapat berguna bagi saya khususnya maupun bagi para pembaca pada umumnya.

Jakarta, Juli 2012 Penulis

i

Daftar Isi

KATA PENGANTAR ................................................................................ i DAFTAR ISI ........................................................................................... ii BAB I PENDAHULUAN ................................................................................... 1

1. Latar Belakang ................................................................................. 1 2. Tujuan dan Manfaat .......................................................................... 2 A. Tujuan ........................................................................................ 2 B. Manfaat ...................................................................................... 2 BAB II GAMBARAN UMUM UNIT KERJA ........................................................ 3

1. Struktur Organisasi PDAK II .......................................................... 3 2. Tugas Pokok dan Fungsi PDAK II .................................................. 5 3. Prosuder Kegiatan Pemindaian (Scanning)... .................................... 9 BAB III PEMBAHASAN ....................................................................................... 11 1. Dukumen Manajemen Sistem (DMS) ............................................. 11 2. Pemasalahan dan Pemecahan Masalah ....... ............................... 19 BAB IV PENUTUP ............................................................................................. 25 1. Kesimpulan .................................................................................... 25 2. Saran ............................................................................................. 25

ii

BAB I PENDAHULUAN
1. LATAR BELAKANG Dalam rangka mengembangkan sistem perkuliahan Mahasiswa Pendidikan Ilmu Kepegawaian BKN, maka perlu diselenggarakan Praktik Kerja Kepegawaian yang secara substansial merupakan mata kuliah kompetensi utama dengan kode mata kuliah ADPG 4450 mata kuliah Praktik Kerja Kepegawaian dengan jumlah SKS 4 (empat), dengan maksud agar dalam melaksanakan tugas nanti tidak hanya menguasai ilmu secara teoritis tetapi juga bisa menerapkan ilmunya dalam Praktik.

Pelaksanaan Praktik Kerja Kepegawaian di lingkungan Kantor BKN Pusat ditujukan agar mahasiswa dapat berhubungan secara langsung dalam pelaksanaan bidang manajemen kepegawaian dan mengetahui permasalahan yang terjadi di lingkungan Kantor BKN Pusat serta memahami dalam mencari penyelesaian permasalahan sesuai dengan materi bidang manajemen kepegawaian yang mereka telah terima selama ini.

Praktik Kerja Kepegawaian merupakan proses penyelenggaraan belajar mengajar yang secara langsung melaksanakan Praktik kerja dalam rangka meningkatkan kemampuan mahasiswa untuk menunjang

pengembangan kariernya dalam menyiapkan PNS yang berbasis kompetensi manajemen PNS dan pengembangan sistem manajemen PNS.

Pada tahun ajaran 2011/2012 kegiatan Praktik Kerja Kepegawaian Mahasiswa Pendidikan Ilmu Kepegawaian Badan Kepegawaian Negara dilaksanakan pada tanggal 21 Mei 2012 sampai dengan tanggal 23 Juli

1

2012 yang tersebar pada unit-unit kerja eselon II yang berada di Badan Kepegawaian Negara, dimana kami ditempatkan pada Direktorat

Pengelolaan Dokumen dan Arsip Kepegawaian II (PDAK II). Dalam laporan pelaksanaan kegiatan Praktik Kerja Kepegawaian pada Direktorat PDAK II ini saya menyoroti proses pemindaian(scanning) dokumen kepegawaian dengan menggunakan aplikasi DMS (Dokumen Manajemen Sistem).

2. TUJUAN DAN MANFAAT A. Tujuan Secara umum tujuan PKK dapat dirumuskan sebagai berikut: 1. Memberikan kesempatan kepada setiap mahasiswa memperoleh pengalaman nyata dilapangan dengan berlandaskan teori yang diperoleh. 2. Memberikan pengalaman lapangan secara nyata sebagai usaha meningkatkan keterampilan sesuai mata kuliah terkait. 3. Memberikan pengalaman lapangan secara nyata sebagai usaha mematangkan sikap profesionalisme dalam bidang mata kuliah terkait. 4. Memudahkan tugas penyusunan PKK. Secara khusus tujuan PKK untuk meningkatkan kualitas kelulusan Pendidikan Ilmu Kepegawaian yang mempunyai citra lebih dari pada sarjana lainnya.

B.

Manfaat Terwujudnya tingkat kompetensi kelulusan Pendidikan Ilmu

Kepegawaian dalam menunjang pelaksanaan tugas pokok yang efisiensi dan efektifitas pada instansi masing-masing.

2

BAB II GAMBARAN UMUM UNIT KERJA
1. STRUKTUR ORGANISASI PDAK II Direktorat Pengelolaan Dokumen dan Arsip Kepegawaian II

(PDAK II) merupakan salah satu unit kerja eselon II pada Badan Kepegawaian Negara yang berada dibawah Deputi Bidang Informasi Kepegawaian. Direktorat Pengelolaan Dokumen dan Arsip

Kepegawaian II terdiri atas : A. Subdirektorat Administrasi II yang membawahi; 1. Seksi Verifikasi dan Pendistribusian Dokumen II.A 2. Seksi Verifikasi dan Pendistribusian Dokumen II.B 3. Seksi Pelayanan Direktorat B. Subdirektorat Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II.A yang membawahi; 1. Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/A/1; 2. Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/A/2; 3. Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/A/3; 4. Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/A/4. C. Subdirektorat Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II.B yang membawahi; 1. Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/B/1; 2. Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/B/2; 3. Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/B/3; 4. Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/B/4. D. Subdirektorat Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II.C yang membawahi; 1. Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/C/1; 2. Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/C/2; 3. Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/C/3;

3

4. Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/C/4. E. Kelompok Jabatan Fungsional terbagi dalam berbagai Kelompok Jabatan Fungsional sesuai dengan bidang keahliannya.  Masing-masing Kelompok Jabatan Fungsional dikoordinasikan oleh seorang tenaga fungsional   senior yang ditunjuk oleh

Direktur Pengelolaan Dokumen dan Arsip Kepegawaian II; Jumlah tenaga fungsional ditentukan berdasarkan kebutuhan dan beban kerja; Jenis dan jenjang jabatan fungsional ditetapkan berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Adapun struktur organisasi Direktorat Pengelolaan Dokumen dan Arsip Kepegawaian II (PDAK II) adalah sebagai berikut :
Direktur Pengelolaan Dokumen dan Arsip Kepegawaian II

Subdirektorat Administrasi II

Subdirektorat Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II.A Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/A/1

Subdirektorat Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II.B Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/B/1

Subdirektorat Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II.C Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/C/1

Seksi Verifikasi dan Pendistribusian Dokumen II.A

Seksi Verifikasi dan Pendistribusian Dokumen II.B

Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/A/2

Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/B/2

Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/C/2

Seksi Pelayanan Direktorat

Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/A/3

Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/B/3

Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/C/3

Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/A/4

Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/B/4

Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/C/4

Kelompok Jabatan Fungsional

Sumber : Direktorat PDAK II

4

2. TUGAS POKOK DAN FUNGSI PDAK II Tugas Pokok dan fungsi dari Direktorat Pengelolaan Dokumen

dan Arsip Kepegawaian II beserta unit kerja dibawahnya diatur dalam Peraturan Kepala BKN Nomor 19 Tahun 2006 Tentang Organisasi Dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Negara sebagaimana telah diubah terakhir dengan Peraturan Kepala BKN Nomor 14 Tahun 2008 Tanggal 26 Juni 2008.

a. Direktorat Pengelolaan
Tugas

Dokumen dan Arsip Kepegawaian II

mempunyai tugas dan fungsi sebagai berikut :

Pelaksanakan penyusunan program kerja tahunan, merencanakan pelaksanaan teknis pengelolaan dokumen dan arsip kepegawaian fungsi a. pelaksanaan pemverifikasian dokumen kepegawaian; b. pelaksanaan kepegawaian; c. pelaksanaan kepegawaian. penyimpanan dan pemeliharaan arsip perekaman dan pencatatan dokumen

b. Subdirektorat Administrasi II mempunyai tugas dan fungsi sebagai berikut : Tugas Melaksanakan penyusunan program kerja tahunan, penyiapan bahan koordinasi dan pengendalian pelaksanaan penerimaan, pemverifikasian dan pendistribusian surat dan permasalahan dokumen 1. Seksi Verifikasi dan Pendistribusian Dokumen II.A yang mempunyai tugas melakukan penerimaan, pengelompokkan, pengagendaan, pemverifikasian, pengumpulan dan

pendistribusian permasalahan dokumen kepegawaian sesuai beban tugas yang di tetapkan oleh Direktur Pengelolaan

5

Dokumen dan Arsip Kepegawaian II. 2. Seksi Verifikasi dan Pendistribusian Dokumen II.B yang mempunyai tugas melakukan penerimaan, pengelompokkan, pengagendaan, pemverifikasian, pengumpulan dan

pendistribusian permasalahan dokumen kepegawaian sesuai beban tugas yang di tetapkan oleh Direktur Pengelolaan

Dokumen dan Arsip Kepegawaian II; 3. Seksi Pelayanan Direktorat yang mempunyai tugas melakukan pelayanan tata usaha Direktorat Pengelolaan Dokumen dan Arsip Kepegawaian II serta penyiapan laporan. Fungsi a. penyiapan bahan koordinasi dan pengendalian verifikasi

serta pendistribusian dokumen kepegawaian; b. penyiapan bahan koordinasi dan pengendalian pendistribusian permasalahan dokumen kepegawaian; c. penyiapan bahan koordinasi dan pelaksanaan administrasi Direktorat.; d. penyiapan bahan laporan/ perangkaan; e. penyiapan kebutuhan formulir dan peralatan; f. pelaksanaan pelayanan administrasi pada Direktorat

Pengelolaan Dokumen dan Arsip Kepegawaian II.

c. Subdirektorat Perekaman

dan

Penyimpanan

Dokumen

II.A,

mempunyai tugas dan fungsi sebagai berikut : Tugas melaksanakan penyusunan program kerja tahunan,

mengkoordinasikan dan mengendalikan pelaksanaan penerimaan, perekaman, pencatatan dokumen kepegawaian, serta

penyimpanan dan pemeliharaan arsip kepegawaian

menyiapkan laporan sesuai beban tugas yang di tetapkan oleh Deputi Bidang Informasi Kepegawaian.

6

Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/A/1, II/A/2, II/A/3, dan II/A/4 mempunyai tugas melakukan penerimaan, perekaman dokumen kepegawaian, dan mencatat dokumen kepegawaian ke dalam kartu induk dan daftar isi serta menyimpan dan

memelihara arsip kepegawaian ke dalam Tata Naskah dan menyiapkan laporan sesuai beban tugas yang di tetapkan oleh

Direktur Pengelolaan Dokumen dan Arsip Kepegawaian II. Fungsi a. penyiapan bahan koordinasi dan pengendalian penerimaan, perekaman dokumen kepegawaian; b. penyiapan bahan koordinasi dan pengendalian pencatatan dokumen kepegawaian;
c.

penyiapan bahan koordinasi dan pengendalian penyimpanan dan pemeliharaan dokumen kepegawaian;

d. Subdirektorat Perekaman dan

Penyimpanan

Dokumen II.B,

mempunyai tugas dan fungsi sebagai berikut : Tugas melaksanakan penyusunan program kerja tahunan,

mengoordinasikan dan mengendalikan pelaksanaan penerimaan, perekaman, pencatatan dokumen kepegawaian, penyimpanan dan pemeliharaan arsip kepegawaian serta menyiapkan laporan

sesuai beban tugas yang di tetapkan oleh Deputi Bidang Informasi Kepegawaian. Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/B/1, II/B/2, II/B/3, dan II/B/4 mempunyai tugas melakukan penerimaan, perekaman dokumen kepegawaian, dan mencatat dokumen kepegawaian ke dalam kartu induk dan daftar isi serta menyimpan dan memelihara arsip kepegawaian ke dalam Tata Naskah dan menyiapkan laporan sesuai beban tugas yang di tetapkan oleh Direktur Pengelolaan Dokumen dan Arsip Kepegawaian II.

7

Fungsi a. penyiapan bahan koordinasi dan pengendalian penerimaan, perekaman dokumen kepegawaian; b. penyiapan bahan koordinasi dan pengendalian pencatatan dokumen kepegawaian; c. penyiapan bahan koordinasi dan pengendalian penyimpanan dan pemeliharaan dokumen kepegawaian. e. Subdirektorat Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II.C, mempunyai tugas dan fungsi sebagai berikut : Tugas melaksanakan penyusunan program kerja tahunan,

mengoordinasikan dan mengendalikan pelaksanaan penerimaan, perekaman, pencatatan dokumen kepegawaian, penyimpanan dan pemeliharaan arsip kepegawaian serta menyiapkan laporan

sesuai beban tugas yang di tetapkan oleh Deputi Bidang Informasi Kepegawaian. Seksi Perekaman dan Penyimpanan Dokumen II/C/1, II/C/2, II/C/3, dan II/C/4 mempunyai tugas melakukan penerimaan, perekaman dokumen kepegawaian, dan mencatat dokumen kepegawaian ke dalam kartu induk dan daftar isi serta menyimpan dan

memelihara arsip kepegawaian ke dalam Tata Naskah dan menyiapkan laporan sesuai beban tugas yang di tetapkan oleh Direktur Pengelolaan Dokumen dan Arsip Kepegawaian II. Fungsi a. penyiapan bahan koordinasi dan pengendalian penerimaan, perekaman dokumen kepegawaian; b. penyiapan bahan koordinasi dan pengendalian pencatatan dokumen kepegawaian; c. penyiapan bahan koordinasi dan pengendalian penyimpanan dan pemeliharaan dokumen kepegawaian.

8

f.

Kelompok

jabatan

fungsional

pada

Direktorat

Pengelolaan

Dokumen dan Arsip Kepegawaian II mempunyai tugas melakukan kegiatan sesuai dengan jabatan fungsional masing-masing

berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

3. PROSEDUR KEGIATAN PEMINDAIAN (SCANNING) Tahapan kegiatan scanning dokumen kepegawaian I. Tahap pra scanning 1. Mengeluarkan kepegawaian penyimpanan; 2. Mengisi formulir pengendalian dokumen scanning (sudah ada nip barcode) sesuai dengan jenis dokumen kepegawaian. 3. Menandatangani formulir pengendalian scanning; 4. Mengirimkan dokumen kepegawaian kepada petugas scanning; dan 5. Membuat laporan II. Tahap scanning 1. Menerima dan menandatangani bukti pengiriman dokumen; 2. Memindai dokumen yang telah dikelompokan; 3. Melakukan scanning dokumen dengan menggunakan aplikasi yang tata caranya; 4. Memberikan nama jenis dokumen pada image document hasil perekaman sesuai dengan format penamaan jenis dokumen; 5. Mengendalikan jenis dokumen yang telah di pengendalian; 6. Menandatangani formulir pengendalian; 7. Mengembalikan dokumen yang telah di scanning ke pengelola tata naskah; dan 8. Membuat laporan. dalam formulir dan sesuai mengelompokkan urutan NIP jenis dari dokumen

lemari/tempat

9

III. Tahap pasca scanning 1. Menerima, memeriksa jumlah dokumen kepegawaian dari petugas scanning; 2. Memasukkan dokumen kepegawaian sesuai dengan urutan NIP kedalam lemari/tempat penyimpanan tata naskah; 3. Membuat laporan

10

BAB III PEMBAHASAN

1. DOKUMEN MANAJEMEN SISTEM (DMS) Dalam Tugas pokok dan fungsi dari Direktorat Pengelolaan Dokumen dan Arsip Kepegawaian II yang mengacu pada Peraturan Kepala BKN Nomor 19 Tahun 2006 Tentang Organisasi Dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Negara sebagaimana telah diubah terakhir dengan Peraturan Kepala BKN Nomor 14 Tahun 2008 Tanggal 26 Juni 2008 tidak disebutkan proses kerja pemindaian/scanning data/dokumen kepegawaian PNS secara langsung1. Pada kenyataan di locus Praktik Kerja Kepegawaian pada Direktorat Pengelolaan Dokumen dan Arsip Kepegawaian II melaksanakan pekerjaan pemindaian/scanning (mengacu pada Keputusan Kepala BKN Nomor 18 Tahun 2011 tentang Pedoman Pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil2), dimana data/dokumen kepegawaian akan terintegrasi dengan sistem SAPK yang berbasis web. SAPK bertujuan mewujudkan data kepegawaian yang mutakhir disetiap instansi pusat maupun daerah yang terintegrasi secara nasional dalam sistem aplikasi pelayanan kepegawaian sehingga akan meningkatkan pelayanan di bidang kepegawaian secara transparan dan objektif.

Pada

pelaksanaan

pemindaian/scanning

(kegiatan

memindai

dokumen fisik menjadi bentuk image document) memakai aplikasi yang disebut sebagai aplikasi DMS (Dokumen Manajemen Sistem) yaitu sistem perekaman atau pemindaian dan informasi mengenai dokumen

kepegawaian yang berbasis komputer yang disusun sedemikian rupa untuk penyajian dan pengelolaan dokumen kepegawaian.
1 2

Pasal 372 - 392 Perka BKN Nomor 19 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja BKN Lampiran Perka BKN Nomor 18 Tahun 2011 tentang Pedoman Pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian PNS.

11

DMS mempunyai karakteristik sebagai berikut: 1) Sistem yang terkoneksi secara on-line antara BKN Pusat, Kantor Regional BKN dan Instansi dengan menggunakan jaringan komunikasi data. 2) Menggunakan satu basis data PNS yang digunakan secara bersama. 3) Menggunakan struktur data dan tabel referensi yang sama sesuai standar yang baku yang disusun oleh BKN Pusat. 4) Sistem yang dibangun dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan instansi pengguna

DMS digunakan dalam proses penyajian dokumen kepegawaian elektronik yang antara lain meliputi pemindaian dokumen, mengunggah hasil pemindaian dokumen, pencarian lokasi dokumen, pencetakan laporan lokasi dokumen, pencetakan label tata naskah, peminjaman dokumen dan penyimpanan dokumen.

Dokumen Manajemen Sistem (DMS) meliputi : A. PENGELOLAAN DOKUMEN ELEKTRONIK Pengelolaan penyimpanan Dokumen Elektronik digunakan untuk proses

sampai dengan

pengelolaan

dokumen ke media

elektronik, yang meliputi kegiatan sebagai berikut : 1. Perekaman & penyimpanan dokumen elektronik dengan Aplikasi Pemindaian Dokumen Proses penyimpanan dokumen elektronik menggunakan Aplikasi / Modul Pemindai Dokumen

Pemindai Dokumen

12

Penetapan jenis dokumen yang di scan
Jenis Dokumen D2/NP NIP IJAZAH SK CPNS SK PNS PERUBAHAN DATA DASAR DRH SK KP SPMJ (SK Pengangkatan Jabatan) SK PJO (Pemberhentian Jab. Organik) SK PPJN (Pengangkatan/Pemberhentian Pejabat Negara) Tombol Jalan Pintas F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 F10

Validasi data dasar PNS

Unggah hasil pemindai dokumen

13

2. Pencarian Dokumen Modul ini merupakan bagian dari aplikasi DMS yang berbasis web. Untuk dapat mengakses modul ini pengguna dapat mengakses alamat web https://dms.bkn.go.id

3. Mengubah Metadata dokumen Untuk dokumen elektronik yang telah tersimpan, informasi

metadata

dokumen

dapat diubah

jika memang ada yang tidak

sesuai. Dalam hal ini informasi yang dapat diubah adalah informasi jenis dokumen

4. Menghapus Dokumen

5. Memindahkan Dokumen Menghapus dokumen & memindahkan dokumen Yang dimaksud dengan memindahkan dokumen di sini adalah mengalihkan kepemilikan dokumen dari satu PNS ke PNS lain. Hal ini mungkin terjadi jika pada mulanya terdapat dokumen yang

tersimpan untuk PNS yang tidak sesuai atau bukan pemilik dari dokumen tersebut.

6. Pengelolaan Jenis dokumen

14

Adalah proses mendaftarkan jenis dokumen baru, mengubah dan menghapus jenis dokumen yang akan digunakan dalam proses pemindaian.

7. Riwayat aktifitas dokumen elektronik Riwayat dokumen elektronik & laporan hasil pemindai Aktifitas-aktifitas pengguna yang menyangkut penyimpanan dan pengambilan kembali dokumen elektronik untuk dilihat informasinya dicatat oleh sistem. Laporan hasil pemindai per tim scanner yang dapat digunakan untuk pertanggungjawaban hasil scan per hari, minggu dan per bulan nya. Form mencetak laporan hasil pemindai

Contoh hasil laporan pemindaian

15

8. Kelompok Pemindai Pengelolaan kelompok pemindai Adalah proses penambahan kelompok pemindai baru, mengubah dan menghapus kelompok pemindai

B.

PENGELOLAAN DOKUMEN FISIK Pengelolaan Dokumen Fisik digunakan untuk proses dimana

dokumen-dokumen

elektronik

yang

telah

disimpan

dalam

tempat

penyimpanan terpusat, perlu dapat dicari dan dilihat kembali untuk berbagai keperluan, yang meliputi kegiatan sebagai berikut : 1. Pengelolaan lokasi fisik takah Aplikasi/Modul ini digunakan untuk melakukan pengelolaan lokasi fisik takah, antara lain yaitu : a. Pencarian lokasi dokumen fisik b. Penempatan dokumen fisik c. Pemindahan dokumen fisik d. Mengosongkan lokasi dokumen fisik e. Mencari lokasi dokumen fisik yang kosong f. Cetak laporan lokasi dokumen fisik g. Cetak label takah, dan h. Cetak label rak/lemari

Form pengelolaan lokasi fisik takah

16

Form penempatan dokumen fisik

Contoh hasil cetak lokasi dokumen fisik

Contoh hasil cetak label takah & label rak/lemari

17

2. Peminjaman dokumen Aplikasi/Modul ini digunakan untuk melakukan pengelolaan

peminjaman dokumen fisik PNS, yaitu antara lain: a. Pendaftaran peminjaman dokumen b. Pengembalian dokumen fisik c. Pencarian dokumen fisik yang dipinjam

3. Penyimpanan dokumen Modul ini digunakan oleh Kepala Seksi Takah untuk melakukan pencatatan terhadap tugas yang telah diselesaikan oleh Penanggung Jawab Takah dan mencetak laporan performa dari data yang dimasukkan, yaitu antara lain: a. Pencatatan penyelesaian tugas dokumen b. Cetak performa c. Hapus catatan penyelesaian

C. PROFIL DAN HAK AKSES PENGGUNA (MANAGEMENT USER) DMS dikelola dan digunakan dengan hak akses sebagai berikut : a. Operator pemindai dokumen b. Supervisor operator pemindai dokumen c. Konsumen dokumen elektronik d. Administrator takah e. Kepala seksi takah f. Administrator DMS g. Administrator NCSIS

18

Tabel Profil dan Hak Akses Pengguna Aplikasi DMS
DMS Hak Akses Penyimpanan Dokumen Elektronik Pencarian Dokumen Elektronik Mengubah Metadata Dokumen Menhapus Dokumen Elektronik Memindahkan Dokumen Elektronik Melihat Riwayat Aktifitas Dokumen Elektronik Pengelolaan Kelompok Pemindai Dokumen Pengelolaan Lokasi Fisik Takah Peminjaman Dokumen Tugas Penyimpanan Dokumen

Profil

Operator Pemindai Dokumen Supervisor Operator Pemindai Dokumen Konsumen Dokumen Elektronik Administrator TAKAH Kepala Seksi TAKAH Administrator DMS

x

x x

x

x x

x

x

x

x x x
19

x

x

x

x

x

x

x

x

2.

PERMASALAHAN DAN PEMECAHAN Sistem Aplikasi DMS sangat tergantung pada jaringan internet3

karena merupakan sistem yang terkoneksi secara on-line dengan menggunakan jaringan komunikasi data dan juga sangat tergantung pada spesifikasi dari peralatan yang digunakan. Jaringan komputer 4 yang dipakai BKN untuk aplikasi DMS berbasis jaringan LAN (Lokal Area Network) yaitu adalah jaringan komputer yang jaringannya hanya

mencakup wilayah kecil; seperti jaringan komputer kampus, gedung, kantor, dalam rumah, sekolah atau yang lebih kecil. Pada sebuah LAN, setiap node atau komputer mempunyai daya komputasi sendiri, berbeda dengan konsep dump terminal. Setiap komputer juga dapat mengakses sumber daya yang ada di LAN sesuai dengan hak akses yang telah diatur.
3

Kecepatan download di Indonesia 2,14 Mbps (urutan 147 dunia), kecepatan upload 1,00 Mbps (urutan 131 dunia) berdasarkan statistik www.netindex.com periode Jan 29, 2010 - Jul 30, 2012. rata-rata kecepatan membuka halaman web di Indonesia 20,3 detik (10 negara terlambat) dan 12,9 detik di perangkat mobil (10 negara terlambat) http://www.tempo.co/read/news/2012/04 /24/072399214/Akses-Internet-di-Indonesia-Paling-Lambat 4 Jaringan komputer (jaringan) adalah sebuah sistem yang terdiri atas komputer-komputer yang didesain untuk dapat berbagi sumber daya (printer, CPU), berkomunikasi (surel, pesan instan), dan dapat mengakses informasi(peramban web)

x

Sumber daya tersebut dapat berupa data atau perangkat seperti printer. Pada LAN, seorang pengguna juga dapat berkomunikasi dengan pengguna yang lain dengan menggunakan aplikasi yang sesuai.

LAN seringkali digunakan untuk menghubungkan komputerkomputer pribadi dan stasiun kerja (workstation) dalam kantor suatu perusahaan atau pabrik-pabrik untuk memakai bersama sumber daya (misalnya pencetak/printer) dan saling bertukar informasi. LAN

mempunyai karakteristik sebagai berikut : a) Mempunyai kecepatan transfer data yang lebih tinggi b) Meliputi wilayah geografi yang lebih sempit c) Tidak membutuhkan jalur telekomunikasi yang disewa dari operator telekomunikasi d) Biasanya salah satu komputer di antara jaringan komputer itu akan digunakan menjadi server yang mengatur semua sistem di dalam jaringan tersebut

Dapat dikatakan jaringan yang dipakai aplikasi DMS merupakan jaringan yang terpusat dimana terdiri dari komputer klien dan

server/peladen yang mana komputer klien yang berfungsi sebagai perantara untuk mengakses sumber informasi/data yang berasal dari satu komputer server/peladen. Server atau Peladen adalah sebuah sistem komputer yang menyediakan jenis layanan tertentu dalam sebuah jaringan komputer. Server didukung dengan prosesor yang bersifat scalable dan RAM yang besar, juga dilengkapi dengan sistem operasi khusus, yang disebut sebagai sistem operasi jaringan. Server juga menjalankan perangkat lunak administratif yang mengontrol akses terhadap jaringan dan sumber daya yang terdapat di dalamnya, seperti halnya berkas atau pencetak, dan memberikan akses kepada stasiun kerja anggota jaringan.

20

Ada standart minimal yang ditetapkan untuk peralatan yang akan digunakan seperti personal computer, printer, scanner, barcode scanner dan server. Adapun standart minimal yang digunakan seperti terlampir dalam anak lampiran 11 s/d 15 Keputusan Kepala BKN Nomor 18 Tahun 2011 tentang Pedoman Pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil sebagai berikut:

a. Personal computer Processor Type Processor Standard Memory Stronge Controller : Sesuai dengan kebutuhan : Sesuai dengan kebutuhan : 1 GB (2 X 512 MB) DDR2 SDRAM : Single Channel Ultra ATA/100 and dual Channel serial A Hard Drive Type : 80 GB serial ATA-II/300, 7200 RPM, Chace 80 MB Optical Drive Modem Networking Slot Provided Interface : Type DVD RW : Optimal : Integrate 10/100 LAN : PCle x 16; PCle x 1,2 x PCl : Povided 6 USB 2.0,2 x Fire wire 2 x PS/2, VGA, LAN O/S Provided Software Monitor Keyboard Mouse : Sesuai dengan kebutuhan : Sesuai dengan kebutuhan : Monitor 14’ : Standart Keyboard : Standard Mouse

b. Printer Print speed, Black (best : Up to 22 ppm

quality mode)

21

Print quality, Black Media sizes, std

: Up to 1200 x 1200 dpi : Letter, cards legal, executive, index

Monthly volume (duty cycle) Connectivity, std

: Sesuai dengan kebutuhan : USB 2.0 compatible port, IEEE 1284-B compatible pararel port

c. Scanner Scanner Type Scan Resolution, optical Daily Duty Cycle Bit depth Level of Grayscale Automatic document feeder speed Scan size, maksimum (flatbed) Scan size, maksimum (ADF) Scan size, minimum (ADF, imperial) Scann file format : BMP, JPEG, GIF, TIFF compressed, PNG, PCX, Flashpix (FPX), PDF, PDF searchable, RTF, HTM, TXT, TIFF, PICT, Flashpix, Plain Text, PDF, HTML, Rich Text Connectivity, standard : 1 Hi-speed USB 2.0,1 SCSI : 3.5 x 5 in : 8.5 x 14 in : Flatbed, ADF : Up to 4800 dpi : Up to 1000 pages : 48-bit : 256 : Up to 25 ppm (scan to file) / 5.5 ipm (duplex) : 8.5 x 14 in

d. Barcode Scanner Operating indicators : 1 led (red/Green/orange)

22

Operating key Comunication Light source Scan method Scan rate Bercode (1D) Products

: 1 scan key : USB : Ver.1.1, HID/VCP, USB-A

connector

: 650 nm visibel laser diode : Bi-directional scanning : 100 scan/sec : Sesuai kebutuhan dan dapat

mengenali bahan yang akan dipindai compliance : CE, FCC, VCCI, RoHS, JIS-C-6802 Class 2, IEC 60825-1 Class 2, FDA CDRH Class II

e. Server Processor Type Processor Standard Memory Hard Drive Type Optical Drive Modem Networking Interface : : : : : : : : Sesuai dengan kebutuhan Sesuai dengan kebutuhan 2 GB (2 X 1 GB) DDR2 160 GB (minimal) Type DVD RW Optimal Integrate 10/100 LAN Povided 6 USB 2.0,2 x Fire wire 2 x PS/2, VGA, LAN Monitor Keyboard Mouse : : : Monitor 14’ Standart Keyboard Standard Mouse

Dalam pelaksanaan proses pemindaian/scanning oleh petugas scanner di Direktorat PDAK II permasalahan yang kerap terjadi adalah gangguan koneksi jaringan Local Area Network (LAN) dari server induk di lantai 12 (jaringan terputus dan loading yang lambat). Dalam keadaan seperti ini petugas scanner tidak bisa berbuat banyak karena proses

23

pemindaian/scanning sangat tergantung pada jaringan komputer karena data yang akan dihasilkan terhubung dengan jaringan internet (berbasis Web). Karena merupakan salah satu tugas dari pegawai pada Direktorat Pengelolaan Dokumen dan Arsip Kepegawaian II maka pada saat melakukan proses pemindaian/scanning mengalami gangguan koneksi, pegawai/petugas mengerjakan pekerjaan yang lainnya seperti menerima, menyortir dan mengelompokkan dokumen kepegawaian pertahun lahir, meneliti, mencatat jenis mutasi kepegawaian kedalam Daftar Isi dan Kartu Induk, serta memasukkan dokumen kepegawaian kedalam sampul bening dan sampul tata naskah.

24

BAB IV PENUTUP

1.

KESIMPULAN Mengingat pentingnya data pegawai yang akan dimasukkan ke

dalam database dengan menggunakan sistem Aplikasi DMS dimana sangat tergantung pada jaringan internet karena merupakan sistem yang terkoneksi secara on-line dengan menggunakan jaringan komunikasi data dan telah terprogram ke dalam sistem SAPK Online serta terhubung secara nasional maka diperlukan jaringan/koneksi yang baik, petugas yang handal dan teliti. Penerapan SAPK sendiri oleh BKN (Badan Kepegawaian Negara) dikarenakan adanya beberapa permasalahan dalam sistem informasi kepegawaian yang dianggap belum optimal, diantaranya yakni: belum adanya suatu sistem yang terpadu, belum adanya standar/ keseragaman struktur, integrasi, dan kualitas data serta pemanfaatan pelayanan kepegawaian.

Tujuan

dari

sistem

tersebut

adalah

mewujudkan

data

kepegawaian yang mutakhir disetiap instansi pusat maupun daerah yang terintegrasi secara nasional dalam sistem aplikasi pelayanan

kepegawaian. Hal ini diharapkan akan meningkatkan pelayanan di bidang kepegawaian secara transparan dan objektif, dimana akan mewujudkan database PNS seluruh Indonesia yang lebih akurat dan real time.

2.

SARAN 1) Perlu diperhatikan koneksi dari server induk dari lantai 12 yang harus tetap terjaga kestabilannya, agar pada waktu proses pemindaian/scanning berlangsung tidak mengalami gangguan. Dalam hal ini dimungkinkan juga penambahan server dan peralatan pendukungnya dengan spesifikasi yang telah ditentukan

25

2) Perlunya peningkatan kerja sama dengan Kantor Regional (pelimpahan wewenang) yang dimiliki oleh BKN dalam hal perekaman data (scanning) kepegawaian sehingga hasil yang diinginkan dapat dicapai lebih cepat.

26

You're Reading a Free Preview

Mengunduh
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->