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Pasos para montar y utilizar el sistema Chefexact Catering

Chefexact Catering est pensado y preparado para dirigir, gestionar y administrar de una manera fcil, rentable y eficaz todo tipo catering, y de forma general, establecimientos que elaboren y distribuyan alimentos. Sugerimos seguir los pasos que a continuacin se detallan: 1. Si usted tiene instalado en su PC una versin demostrativa de este programa, lo primero que tiene que hacer es desinstalar completamente la versin demostrativa de este producto, y una vez desinstalada, proceder con la instalacin de la versin original siguiendo los pasos que durante la instalacin le indica el software. 2. Una vez instalado el programa en su versin oficial, defina usted su nombre de usuario y contrasea como administrador del programa, que tendr los privilegios suficientes para crear nuevos usuarios y otorgar privilegios a estos sobre los diferentes mdulos o secciones en los que se organiza el programa, en caso de que sea utilizado por varias personas, ya sea localmente (en una misma PC) o en una red local de trabajo. Entre los primeros pasos a seguir en la utilizacin y puesta en marcha del software, esta la conformacin o definicin de los datos funcionalmente bsicos del programa que pasamos a comentar.

3. Definicin de los datos generales de la empresa (seccin de parmetros). Aqu se define el nombre del responsable, nombre de la organizacin (negocio), direccin, cdigo CIF/NIF, email, sitio web (si procede), telfono, especificaciones para clientes para el pago por servicios recibidos, logotipo, formato de archivos para documentos adjunto en emails automticos, el IVA general establecido a cobrar. Adems, se especifican los parmetros de comunicacin para la mensajera electrnica (emails), plantillas para mensajera y localizacin de las bases de datos entre otros.

Figura 1. Seccin de parmetros y datos generales.

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Si desea enviar emails a proveedores, clientes o empresas, con publicidad o cualquier otro tipo de correo electrnico, debe definir los datos de comunicacin el servidor de correos saliente de que usted hace uso. Igualmente, si desea utilizar plantillas para cada uno de estos emails (distintas en cada caso, si as usted lo desea) puede redactar un email, elaborarlas y salvarlas hacia fichero y luego en esta seccin selecciona este archivo para cada vez que se vaya a redactar y enviar un email automticamente se aplique esta plantilla. Es muy til para colocar pie de firma, logotipo de la empresa, foto y sobre todo para el envi de publicidad. Adicionalmente, el sistema puede ser configurado para que sus datos se utilicen en mltiples estaciones de trabajo simultneamente, o sea, en red. Para ello instale el sistema en cada una de las estaciones (debe disponer de una llave de licencia para cada estacin de trabajo), comparta en su servidor la carpeta de las bases de datos y reportes con privilegios de acceso total para los usuarios que as lo requieran, y en esta seccin especifique la carpeta de trabajo que contiene las bases de datos, que en este caso ser la carpeta o recurso compartido en el servidor. Por defecto, contiene como camino hacia las bases de datos, la ubicacin local de estas. Sea muy cuidadoso al realizar esta modificacin, pues cualquier error puede imposibilitar el acceso futuro al sistema en esa estacin de trabajo. Cualquier dificultad, contactarnos a travs del siguiente URL: https://www.chefexact.com/soporte.php

4. Dar de alta seccin de empleados segn sea necesario para componer una agenda con sus trabajadores y extras para llevar un control de los das de descanso, las vacaciones, datos generales de estos como su especializacin y criterios personales (valoraciones, observaciones, etc.), direccin de correo (email) para enviarle mensajes desde el mismo programa, etc.

Figura 2. Seccin de empleados (libro de direcciones y datos personales).

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5. En la seccin de proveedores tiene que dar de alta a los proveedores con los cuales mantiene contrato. Es importante definirlos para registrar operaciones de compras, solicitar servicios especiales o generales segn corresponda. De cada uno de ellos se registran datos generales como nombre, registro CIF, registro sanitario (si procede), direccin, telfono, fax, mvil, cdigo postal, email, URL (direccin de internet) si es que tiene, persona de contacto, especificar una descripcin general u observaciones, etc. Tambin para cada uno de ellos se especifican las condiciones de pago que aplican en sus servicios y como liquidar las deudas contradas, y pueden ser: Pago al solicitar el servicio o prepago. Pago al efectuarse el servicio contratado (en el momento). Crdito limitado en tiempo. Crdito abierto sin lmites de pago.

Adems, se registran los detalles para el pago, o sea, los datos del beneficiario: cuenta, banco, forma de pago, etc. O sea, cualquier informacin necesaria para realizar el pago de los compromisos contrados con el proveedor. Los proveedores en Chefexact Catering se clasifican segn el servicio que brindan en una de las siguientes categoras: Proveedor de productos (materia prima) para elaboracin. Agrupa los proveedores de artculos para la elaboracin y venta de alimentos, como por ejemplo, vegetales, carnes, pescados, mariscos, harina, condimentos, etc. Para esta clase de proveedores se deben definir las familias de artculos de los cuales es capaz de proveer. Para esto se debe tener previamente definidas las familias en la seccin de existencias (ver detalles en la seccin de existencias). Por defecto el programa incluye una lista suficiente de categoras o familias de productos que puede seleccionar pero que igualmente puede enriquecer tanto como sea necesario. Esta accin de especificar qu es lo que vende es sumamente importante, active las casillas de las familias o productos que suministra para que el asistente de compras conozca qu es lo que suministra cada uno y poder determinar a cual realizar la compra de manera asistida por mejor oferta, precio y proveedor. Es muy importante definir este concepto, pues usted puede tener proveedores que le vendan todo con lo cual activa la casilla de todos los productos, o que slo le suministren parte de sus compras, y en tal caso slo activar los renglones correspondientes.

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Figura 3a. Seccin de proveedores (proveedor de productos).

Suministrador de servicios especiales (contratacin de terceros). Incluye todos aquellos proveedores de servicios especiales complementarios para un servicio determinado contratado por un cliente, por ejemplo, payasos, alquiler de carpas, mobiliario, msicos, etc. Igualmente se deben enlazar para cada proveedor de esta categora aquellos servicios que puede ofrecer, de modo que sea fcil localizarlos en un momento determinado cuando se requiera uno. En este caso estn definidos algunos servicios especiales en el programa (por defecto con la instalacin), pero se pueden modificar, incorporar o eliminar tanto como sea necesario. Para ms detalles ver conceptos de servicios especiales en la seccin de servicios.

Figura 3b. Seccin de proveedores (proveedor de servicios especiales).

Otros servicios generales (gastos generales incurridos). Se refiere a aquella clase de proveedores que ofrece servicios generales necesario para el buen funcionamiento del negocio, tales como electricidad, agua, servicio de

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recogida de desechos slidos, telfono, etc. Aqu tambin se enlazan para cada proveedor el tipo de los servicios que nos ofrece para localizarlo fcilmente al registrar los consumos, de modo que se reflejen, como en el caso anterior los compromisos de pago. Tambin el programa trae por defecto con la instalacin una serie de conceptos de gastos generales (servicios generales) que puede adaptar como le sean necesarios (ver detalle de homologacin de conceptos de gastos en seccin de otros gastos generales).

Figura 3c. Seccin de proveedores (proveedor de servicios generales).

Para inicializar las existencias de productos (en almacn) la primera vez que montamos el software , recomendamos crear un proveedor de productos ficticio, puede llamarse igual a la empresa (negocio) para permitir dar de alta a las existencias de su empresa como una compra inicial, para crear el maestro de artculos real con sus productos y con sus existencias inciales (actuales), precios, unidades de medida y cantidades de todos sus productos y una vez registradas las existencias de la empresa como una compra inicial lo eliminamos de la seccin de proveedores . Si no lo quiere hacer de esta forma antes explicada, puede hacerlo tambin con un proveedor real que sea habitual suyo. En todo caso, esta operacin slo se hace nicamente la primera vez para crear su almacn para poner al da a Chefexact Catering. Posteriormente, se proceder a incluir todos sus proveedores y ya se incluiran las siguientes compras con cada uno de los proveedores que se le suministre o venda productos. Las dems funciones se explican contextualmente con slo pararse con el puntero en los controles (esto es vlido para todo el programa y todas secciones). Nota: Los precios de los productos en almacn (existencia) debe de ser obligatoriamente sin IVA, pues el sistema lleva el control del IVA tanto soportado como repercutido independiente de los precios de los productos. Exija a sus proveedores que los precios de los productos en las facturas vengan desglosados, o sea, el importe base del producto por un lado y el cargo por el IVA global independiente.

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6. En la seccin de clientes es donde daremos de alta a nuestros clientes. Es importante definirlos para poder registrar servicios y registrar ventas. De cada cliente se puede registrar el nombre, CIF / NIF, direccin, email, persona de contacto, telfono, mvil, fax, ltimo servicio, especificacin si es fumador o no. Adems, se definen las especificaciones para la facturacin: El cliente debe realizar el pago al contratar el servicio (prepago). Paga al efectuarse el servicio contratado (en el momento). Dispone de crdito limitado el tiempo. Dispone de crdito abierto ilimitado en tiempo.

El sistema tambin permite registrar detalles u observaciones referentes al clientes, til para especificar preferencias o cualquier otra informacin necesaria, as como registrar fechas importantes y su respectiva descripcin. Una funcin muy til de esta seccin es la posibilidad de envos masivos de publicidad en formato HTML con imgenes embebidas (incluidas) en los emails (formatos enriquecidos) para promocionar su negocio y hacer ofertas de publicidad. Tambin nos recuerda fechas claves de estos clientes para llevar un recordatorio y seguimiento de los mismos y darle la atencin adecuada en cada caso.

Figura 4. Seccin de clientes. 7. Desde la seccin de compras y con un proveedor seleccionado, proceder a crear la compra inicial (como se explico en el punto 5). Aconsejamos para tal fin anotar las existencias reales de su empresa con precio, cantidad y unidades de medida en kg, litro, botella de 33cl, etc., o unidad internacional. Anotarlas primero en papel para poder incluirlas fcilmente o utilizar los facturas de compras anteriores. Si tiene las ltimas facturas tambin las puede utilizar adaptando las existencias reales a la compra. Una vez realizada la primera compra se confirma como entradas de mercanca asentada en la seccin de existencias. Las siguientes compras ya se asocian al proveedor que nos surta de la misma forma como se ha explicado

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ahora. Nota: los reglones o filas correspondientes a las compras en rojo de esta seccin significan que la compra no se ha confirmado aun y por tanto no se le dio entrada como existencia todava. Los precios de los productos se debe reflejar obligatoriamente sin el IVA correspondiente, y el IVA total de la factura o compra se reflejar independiente en la casilla habilitada para estos efectos. Es muy importe este ltimo detalle. En esta seccin una vez confirmada la compra es imposible enviar nuevamente un email de solicitud a un proveedor, pues el sistema entiende que no es correcto solicitar al que ya ha sido surtido. En caso de querer enviar un email debe crear una compra y antes de confirmarla enviarla va email.

Figura 5. Seccin de compras. 8. Seccin de existencias o almacn. Una vez realizadas estas operaciones se procede a comprobar que efectivamente todas las compras inciales estn reflejadas como existencia. Una vez comprobado esto, pasaremos a fijarla como inventario inicial, mediante el icono creado para tal fin y activando la casilla de capturar inventario con existencias actuales, con lo cual todas sus existencias de esta primera compra se fijaran como inventario inicial, para eso hacer clic en confirmar inventario y actualizar existencias. De cada producto en existencia se registra el cdigo de identificacin nico, descripcin, unidad de medida, precio, existencia actual y el stock mnimo o existencia mnima necesaria para operar y realizar consumos acorde con una media. Este ltimo es un valor que se fija convenientemente para evitar dficit del producto y hacer el proceso de solicitudes de reposicin mucho ms fcil. Las existencias se modificarn a travs de las operaciones de capturas de inventarios, rebaja de consumos incurridos en producciones y compras de productos. Por otro lado, el precio slo se modificar al realizar compras, modificndose al ponderar el precio de las compras con el precio de la existencia actual teniendo en cuenta los volmenes de existencia en cada caso. Inicialmente en el sistema se incluyen un conjunto de familias de productos con prefijos de 4 dgitos; si usted quiere cambiar el agrupamiento, defina el prefijo a su conveniencia y asigne

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los cdigos de sus productos en correspondencia con el prefijo asignado, teniendo que despus de las modificaciones pertinentes realizar los ajustes necesarios en la seccin de proveedores para enlazar correctamente los grupos de productos suministrados segn corresponda. Por ejemplo, si quiere hacer una familia de productos cuyo prefijo sea 1803 para las carnes, todos los productos de carnes debern tener como formato 1803xxxx, y para ello al dar de alta a estos productos en la seccin de compras , hgalo seleccionado la familia correspondiente para que se asignen consecuente, automticamente y correlativamente los cdigos de sus productos.

Figura 6. Seccin de existencias o almacn.

Bien, hasta aqu se explic la primera parte corresponde a la introduccin de las existencias actuales (inciales), vital para el buen funcionamiento del programa. Ahora pasaremos a explicar los siguientes pasos y funciones de las otras secciones.

9. Seccin de recetas. En esta seccin es donde elaboraremos la receta de los platos, bebidas, cocteles, vinos, canaps, etc., que oferte la empresa para el clculo de los precios de venta y beneficios que nos proporcionan. Las recetas tienen tres hojas de datos donde se detalla la informacin necesaria: Datos generales. Se registra toda la informacin de la ficha referente a clasificacin, nmero de raciones por receta, pesos, precio, IVA, precio final (establecer manualmente tomando como referencia el precio calculado), se definen los ratios a aplicar a cada uno de sus componentes, detalles para la elaboracin y otras observaciones necesarias, y se muestran clculos automticos de los resultados generados con los consumos y precios establecidos.

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Composicin. Se definen los componentes de la receta, o sea, los ingredientes de la misma. Para cada uno de los productos se escoge el ratio de venta a aplicar (en el caso de utilizar varios ratios, como verduras al 3 , aceites , al 4 , carnes al 4 etc. ) y el programa nos calcula el ratio o margen comercial medio de la receta ,tambin debe de anotar la cantidad a emplear y la merma que produce, as como la cantidad no aprovechable si fuera necesario . Ficha de bodega. Aplicable solamente a productos de bodega.

Para confeccionar las recetas lo primero que tiene usted que hacer es activar el botn de agregar receta, desplegndose una ventana donde usted define el nombre del plato. Luego lo asocia a un tipo de receta ejemplo: tapas, entrantes, pescados y mariscos etc. Una vez hecho esto define el ratio. Aconsejamos establecer un nico ratio para cada oferta (plato), ejemplo: tapas al 3.5, entrantes 4.0, pescados y mariscos 3.0, vinos al 2.2, etc., y para las recetas de empleados o manutencin de personal, establecer ratio 0.0 para no contabilizar ingresos por este concepto, slo rebajar existencia. Cada vez que haga una receta de una familia concreta, importe el ratio de una receta de la misma categora, y ya lo aplica automticamente a toda la oferta de la nueva receta. Las recetas slo las tiene que realizar una vez, pues la actualizacin de precios en cada una de ellas permite actualizarlas individualmente y recalcular los valores de esta. Una vez hecha esta operacin pasa a activar la casilla composicin donde le saldr una pantalla para poder incluir los productos que la componen. Recomendamos poner la merma que llevan, ejemplo: solomillo de res 0.300 kg, merma 0.040 kg y el programa le ir calculando el neto. As mismo, usted puede definir el tipo de receta si es para comida o para bodega. Igualmente usted puede duplicarla para el caso de raciones, piezas enteras, botellas enteras o por copa, etc. Tambin usted puede hacer recetas grades, por ejemplo para 1, 2, 4, 6, 12, 20, 100, o ms comensales y definirle el n a la ficha o el peso y le calcular automticamente el n de raciones y precio de cada racin o porcin. As mismo, puede imprimir las fichas sin datos econmicos para crear su libro de recetas para sus empleados.

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Figura 7a. Seccin de recetas (comida o bebida no bodega). Datos generales.

Figura 7b. Seccin de recetas (comida o bebida no bodega). Composicin.

Figura 7c. Seccin de recetas (bodega). Ficha de bodega. http://www.chefexact.com

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10. Seccin de mens (banquetes). Esta seccin se comporta muy parecida a la de recetas. Se incluyen los mens mediante la opcin de AGREGAR. Esta seccin contiene dos hojas de trabajo: Datos generales. Similar a las recetas se definen los datos generales del men, como la cantidad de comensales, la fecha de realizacin del men en el caso de que proceda (ejemplo, bodas, cumpleaos, etc.). Para el caso de ruedas de men que se utilizan con frecuencia como es el caso de colegios, aeropuertos, etc., estos valores de fechas se ignoran. Se puede agregar tambin anotaciones especiales de confeccin o datos especficos. En esta hoja se muestran los resultados de los clculos segn las especificaciones del men. Composicin. Se definen los platos o recetas que componen el men. Estos se importan directamente desde la seccin recetas utilizando el botn de IMPORTAR, especificndose en cada una de ellas el nmero de servicios y la cantidad de raciones por servicio. Automticamente se muestra en la parte inferior los datos de una racin para la receta o plato actual.

Una vez fijado el nombre del men, le agregamos las recetas de platos y bebidas que lo componen. Se fijan automticamente las cantidades para un PAX (comensal) brutas y netas, y todos los ratios y precios de cada producto y foto (si la tuviera la receta), y se calcula el precio de venta automticamente, con lo cual es sper fcil de montar esta seccin, slo tiene que incluir el nmero de comensales y cantidades de raciones de cada oferta y servicios, y tiene listo el men, y as sucesivamente tantos como quiera. En la parte de los datos generales, le saldrn todos los clculos y podr definir todos los conceptos que permite llevar esta seccin. Nota: Como complemento usted puede definir los gastos que le puede ocasionar el evento para que le d el neto que le queda a usted. Los reportes son muy fciles de entender. En el caso del reporte de pedido de necesidades de reposicin chequea las necesidades de productos que necesita el men con las existencias de almacenes o artculos y le pide lo faltante, es decir, lo que hay que comprar. El pedido para elaboracin es para saber que tenemos que sacar de los almacenes, que no es ms que el pedido total. Tambin genera reporte para elaboracin para empleados, receta por receta con los ingrediente que debe de utilizar en cada preparacin, para el total de comensales. Muy importante, este reporte es para garantizar elaboraciones con calidad y sin faltantes.

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Figura 8a. Seccin de mens. Datos generales.

Figura 8b. Seccin de mens. Composicin.

11. Seccin de servicios. Aqu se definen y registran los contratos de servicios con clientes, las especificaciones de lo solicitado (ofertas del servicio), los trminos de pago, orden de servicio y documentos anexos necesarios. Para ello se utilizan en la seccin 6 hojas de trabajo: Datos generales. Se define el cliente del servicio. Es se puede hacer manualmente dan especificando los datos y con posibilidad de dar de alta al cliente directamente, o cargando los datos del cliente directamente desde la seccin de clientes si es que fuera repitente y estuviera registrado de veces anteriores. Esta ltima es la recomendada y con ella se traen desde la seccin de clientes todos los datos asociados con este, desde su informacin general hasta los detalles para facturacin.

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Tambin se especifican los datos generales del servicio como la descripcin, quin solicita el servicio, la fecha, la vigencia del contrato, estado actual, cantidad de comensales, si requiere degustacin previa y en caso de proceder la fecha y cantidad de comensales a degustar, entre otros datos.

Figura 9a. Seccin de servicios. Datos generales. Entrega a cuenta de dinero. Concebida para aquellos servicios en que se solicite al cliente un depsito por concepto de reserva entrega a cuenta. Permite reflejar toda la informacin necesaria para ello, e incluye un nmero de comprobante y justificante, importe total entregado cuenta del cual se calcula el componente automatice correspondiente a IVA Repercutido y el importe base, se especifican los datos del pago (cuenta de banco, o forma de pago, fecha, detalle y observacin). Automticamente el programa Chefexact Catering calcula o fija que parte de este importe entregado se ha utilizado cuando se confirma la venta del servicio, el cuyo caso se rebaja la cantidad correspondiente. Y emite un recibo para entregar al cliente con la cantidad entregada

Figura 9b. Seccin de servicios. Entrega a cuenta.

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Ofertas del servicio. S incorporan o detallan las ofertas que componen el servicio. Estas ofertas pueden ser o bien recetas (importadas desde la seccin de recetas), mens (importados desde la seccin de mens) o servicios especiales (definidos en esta seccin). Para estos ltimos es necesario definir el proveedor del servicio especial, el precio y IVA correspondiente cobrado por el proveedor. Para todas las ofertas de recetas y mens los precios se importan directamente al incorporarlas y son los que estn definidos en sus respectivas secciones. De forma general se especifican para cada oferta la cantidad total, el nmero de promociones si las hubiera y se calcula el neto de cada una de ellas, que es la cantidad a facturar de la oferta. Adems, para el caso de los servicios especiales se establece un % de margen comercial por la contratacin de servicios de terceros (servicios especiales con proveedores), de lo cual se hablar en la hoja de clculos y resultados.

Figura 9c. Seccin de servicios. Ofertas del servicio.

Resultados. En esta hoja se calculan automticamente un gran nmero de datos tiles para ver el comportamiento y la rentabilidad de la contratacin de un determinado servicio. Adicionalmente permite especificar el % de margen comercial a especificar para los servicios especiales, as como otros gastos relacionados con la contratacin de personal extra, alquileres y otros gastos necesarios.

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Figura 9d. Seccin de servicios. Resultados.

Orden de servicio. Permite especificar una orden de servicios con todos los requerimientos al personal para cumplimentar las expectativas o necesidades del cliente. Esta informacin ser distribuida entre los implicados en dar cumplimiento al servicio, o sea, entre el personal empleado para ello.

Figura 9e. Seccin de servicios. Orden de servicio.

Documentos. En esta ltima hoja se agrega la informacin relacionada con anexos legales al contrato que deben ser entregados al cliente, as como observaciones generales y notas relacionadas con el servicio.

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Figura 9f. Seccin de servicios. Documentos.

12. Seccin de produccin y existencias de productos elaborados. En esta seccin de registran las producciones de los productos elaborados para su posterior venta . Estas producciones pueden ser de recetas (ofertas definidas por una receta) o de mens, tomndose en cada caso la composicin y analizndose los consumos segn corresponde. Para el trabajo en esta seccin se utilizan dos hojas de trabajo: Registro y definicin de producciones. Aqu se registran, como su nombre lo indican las producciones que se van realizando en el establecimiento, definiendo de ellas los productos u ofertas que se van elaborando y las correspondientes cantidades en cada caso. Para cada produccin se define adems la fecha, descripcin, el sitio en el que se elaboran los productos el lote y el responsable de la produccin. Automticamente el programa va calculando los consumos de productos de almacn (existencias) necesarios para dar cumplimiento e informando en cada momento los requerimientos, si este fuera el caso, de cada uno de ellos para cumplimentar la elaboracin. Esto es muy til pues permite saber en cada momento hasta donde es viable un volumen de produccin determinado con las existencias o provisiones que se tiene si son suficientes. Adems, se calculan los importes correspondientes de la produccin, los costos y beneficio bruto, as como la inversin por unidad de moneda derivados de la produccin. Tambin se puede incluir observaciones, lo cual es muy til para registrar cualquier informacin referente al proceso. Para agregar una produccin, utilizar el botn REGISTRAR PRODUCCION en la barra de funciones, especificar la informacin general e incorporar las ofertas (recetas o mens) que lo componen. En cada caso especificar la cantidad total de la produccin del producto, la cantidad no til por problemas en la produccin, el lote y la fecha en que expira el producto elaborado, el resto lo calcula automticamente el sistema.

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Figura 10a. Seccin de produccin. Registro y definicin de producciones.

Existencias de productos elaborados. Funciona con una lgica similar a la seccin de existencias, pero en este caso se corresponde a las existencias, como su nombre lo indica, de productos elaborados, resultado de las producciones. De cada producto elaborado en existencia se registra el tipo (receta o men), cdigo, descripcin, categora a la que se corresponde (entrantes, tapas, carnes, etc.), precio base sin IVA, el volumen de existencia actual, y un stock mnimo o existencia mnima desea, muy til para saber rpidamente cuales productos requieren de una produccin inmediata para restablecer los volmenes de existencia que permitan una operacin ininterrumpida. En este caso las existencias se incrementan con las producciones, y las ventas las que rebajan las cantidades de productos elaborados. En esta seccin tambin se pueden hacer inventarios de productos elaborados tantos como se quiera o lo requieran las operaciones.

Figura 10b. Seccin de produccin. Existencias de productos elaborados.

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13. Seccin de Ventas. En esta seccin es donde usted refleja y anota sus ventas diarias que pueden ser al detalle (directa o minorista) o por servicios contratados. Las ventas al detalle se corresponden con aquellos clientes que llegan directamente sin un contrato de servicio previo y puede ser til para venta de mostrador de comidas elaboradas caso de disponer de tienda con venta al pblico. Por otro lado estn las ventas a travs de servicios contratados, donde se selecciona entre los contratos disponibles (listos y aprobados) y se importan directamente la composicin, datos del cliente, forma de pago y facturacin, etc. Para aquellos contratos con entregas a cuenta, se traen los valores correspondientes (en caso de no haberse utilizado) y se rebaja o deduce esta cantidad para determinar un neto a pagar que se corresponde con lo pendiente de pago en la facturacin. En ambos casos es posible modificar las cantidades, incorporar nuevas ofertas de recetas o mens, y para el caso de las ventas a travs de servicios, la incorporacin tambin de servicios especiales contratados a terceros similar a como se realiza en la seccin de contratacin de servicios.

Figura 11a. Seccin de ventas. Para un nuevo registro de venta, active el icono REGISTRA NUEVA VENTA y le saldr una ventana donde usted elije si bien es directa (al detalle) o si es a travs de un servicio, en cuyo caso selecciona el correspondiente entre los disponibles. Una vez anotada la venta, usted las confirma para rebajar de existencias los productos elaborados, fijar los compromisos de cobros a clientes (seccin de cuentas por cobrar) y de pagos por servicios especiales de terceros (seccin de cuentas por pagar) si este fuese el caso. Adems le crea un pedido de reposicin el cual se fija en la seccin de rdenes de compra (reposicin), para estar disponible para enviarlo a compras bien slo o integrado con diferentes rdenes de otros das. Para confirmar una venta, se chequean las disponibilidades de productos elaborados, de modo que el programa notifica el dficit de algunos productos, con lo cual se hace necesario primero registrar las operaciones de produccin correspondientes para tener los volmenes de existencias elaboradas necesarias para cubrir las ventas a realizar. Adems se selecciona http://www.chefexact.com

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la cuenta de banco para el pago a los proveedores de servicios especiales y las cuentas con las cuales se les cobrar al cliente si este no tuviese crdito, o sea, que tuvo que hacer el depsito como prepago o un pago al momento de recibir el servicio.

Figura 11b. Confirmacin de ventas. 14. Seccin de rdenes de compra para reposicin. En esta seccin se le refleja los pedidos de reposicin segn ventas o los crea usted segn stock mnimo o a su criterio. As mismo, los enva a la seccin de compras mediante un asistente por mejor oferta precio y proveedor, o a su criterio a un proveedor nico elija la forma usted mismo. Igualmente puede utilizar el o los (pedidos) para usted pueda establecer un stock por producto mnimo en base a los consumos de varios pedidos segn ventas.

Figura 11. Seccin de rdenes de Compra.

15. Seccin de registro de gastos generales (otros gastos de operacin). En esta seccin usted puede reflejar contablemente todos los gastos de operaciones (gastos indirectos) que le genere su empresa o negocio. Por defecto se han incluido varios conceptos de gastos pero estos se pueden enriquecer, adaptar, o eliminar tanto como sea necesario a travs de la opcin de HOMOLOGACION DE CONCEPTOS. Para registrar una nuevo gastos o grupo de ellos, dar clic sobre el botn REGISTRAR NUEVOS GASTOS, y para los conceptos en los cuales se va a especificar valores, se selecciona el http://www.chefexact.com

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proveedor del servicio (previo enlace en la seccin de proveedores). Luego especificar el importe base y el IVA Soportado en cada caso. Se puede especificar una descripcin u observaciones sobre la operacin de registro que se est realizando. Luego de registrar gastos, los confirma. Tenga precaucin de anotar el IVA, es decir, el impuesto que usted paga por el servicio. Al confirmar el gasto, para el caso de los proveedores con prepago o pago al momento, debe de especificar la forma en que se paga y la cuenta de banco. Estas operaciones se reflejan automticamente en la seccin de cuentas por pagar, variando su estado de pendiente de pago o pagada segn sea el caso.

Figura 12. Seccin de Registro de Gastos.

16. Cuentas por pagar a proveedores. En esta seccin quedan contabilizadas las obligaciones de pago o pagos efectuados a proveedores por operaciones de compra de productos, contratacin de servicios especiales o registro de gastos generales. En cada caso se especifica si se corresponde con una obligacin pendiente o con una deuda ya liquidada, el clculo de las edades o vejez de las facturas (obligaciones) y dems informacin necesaria, lo cual ofrece todos los mecanismos necesarios de control y gestin para un correcto seguimientos de los plazos de pagos, evitando con ello incurrir en incumplimientos y penalizaciones por morosidad en pago, lo cual afecta la credibilidad de la empresa. Para aquellas facturas vivas, o sea, facturas que an estn pendientes de pago, se puede realizar la liquidacin una a una o por grupos segn se realice el pago de las mismas, y para ellas se describe la forma de pago utilizada y la cuenta para tales efectos si este fuese el caso.

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Figura 13. Seccin de Cuentas por Pagar a Proveedores.

17. Cuentas por cobrar a clientes. Aqu quedan registradas las operaciones generadas desde la seccin de ventas, reflejndose las obligaciones de pago de los clientes, lo que es lo mismo nuestras obligaciones de cobro. Dada la importancia de esta seccin, tambin se incluye toda la funcionalidad necesaria para una gestin detallada, intuitiva, fcil y muy profesional de los cobros a clientes, que en un final son la fuente de ingresos, con lo que mantener los ciclos de cobros correctos le permite liquidez al negocio para operar correctamente en los parmetros de gestin. Tambin en este caso se calcula detalladamente la vejez de cada factura por cobrar, el estado actual (cobrada o pendiente de cobro), lo que permite gestionar y hacer una labor de cobro bien orientada.

Figura 14. Seccin de Cuentas por Cobrar a Clientes.

18. Seccin de anlisis de resultados. En esta seccin es donde podr ver el comportamiento de su empresa, generndole una visin total de la rentabilidad de la misma, a travs de un anlisis de todas las operaciones comprendidas en el perodo especificado. El anlisis contempla:

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Resumen. Comprende un resumen de los principales aspectos analizados, dando de una forma muy rpida una visin, en tan slo una pantalla, del comportamiento de los principales indicadores que miden el buen desempeo del negocio. Ingresos. Se realiza un anlisis detallado por concepto de ingreso, determinndose los ingresos netos, el total de IVA Repercutido generado en las operaciones, y el ingreso total y el monto correspondiente a promociones, para valorar la cantidad de gratuidades en las que se ha incurrido. Se muestra grficamente la informacin por da para analizar el comportamiento de los ingresos y la parte correspondiente a cada uno de ellos. Compras. Se totalizan los volmenes de compras por proveedor en el perodo, detallndose el correspondiente importe base, el IVA Soportado y el importe total en cada caso. Adems, se analiza por da los importes total y la parte correspondiente a importe base e IVA Soportado. Gastos. Similar a las compras pero por concepto de gasto general. Finanzas. Se realiza un anlisis de las finanzas, comprendiendo cuentas por pagar a proveedores y cuentas por cobrar a clientes, detallndose los correspondientes montos por grupo de edades y desglosando los importes netos y el IVA Soportado y Repercutido respectivamente. Adems se muestra grficamente los porcientos correspondientes y un detalle de los importes pendientes tanto de cuentas por pagar (por proveedor) como de cuentas por cobrar (por cliente). Consumos. Consumos detallados por concepto en el perodo y desglose de consumos productivo (en ventas), en promociones y el total en cada caso. Anlisis grfico del comportamiento diario y la composicin por concepto. Ratios y costes. Anlisis detallado por concepto y por tipo de plato de los costes y ratios de ventas. Se presenta grficamente tambin la informacin. Estadsticas. Anlisis de comportamiento estadstico de las ofertas ms vendidas, de los productos de almacn ms consumidos, y de las ofertas ms rentables en base a las ganancias. Esta informacin es muy til pues permite tomar criterios y realizar orientaciones del negocio en funcin de enfocarse en las ofertas ms rentables y tomar medidas con aquellas que se encuentran en el extremo opuesto. Igualmente http://www.chefexact.com

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con los productos ms consumidos para tener existencias suficientes, localizar mejores proveedores por precios, etc. Existencias. Comportamiento de las existencias, tanto de productos bsicos de almacn como de productos elaborados (por producciones internas). Para el caso de las existencias de almacn, producto a producto se parte de las existencia inicial del perodo, se incorporan las compras y se deducen los consumos incurridos en las producciones para determinar una existencia final terica, y comparando con una existencia final determinar las posibles diferencias. Por otro lado, en las existencias de productos elaborados, se parte en cada caso de la existencia inicial, se incorporan las producciones, se rebajan las ventas para determinar una existencia final terica, que comparada con la existencia final permite determinas posibles diferencias.

Figura 15a. Seccin de Anlisis de Resultados. Resumen.

Figura 15b. Seccin de Anlisis de Resultados. Ingresos. http://www.chefexact.com

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Figura 15c. Seccin de Anlisis de Resultados. Compras.

Figura 15d. Seccin de Anlisis de Resultados. Gastos.

Figura 15e. Seccin de Anlisis de Resultados. Finanzas. http://www.chefexact.com

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Figura 15f. Seccin de Anlisis de Resultados. Consumos.

Figura 15g. Seccin de Anlisis de Resultados. Ratios y costes.

Figura 15h. Seccin de Anlisis de Resultados. Estadsticas. http://www.chefexact.com

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Figura 15i. Seccin de Anlisis de Resultados. Existencias.

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