Anda di halaman 1dari 8

ADMINISTRASI DAN PRINSIP ADMINISTRASI MENURUT HENRY FAYOL DAN MAX WEBER

Pengertian

Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan bersama (Newman, 1963). Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok, pemerintah atau swasta, sipil atau militer, besar atau kecil (White, 1958). Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon, 1958). Pengertian Administrasi dalam bahasa Indonesia ada 2 (dua): o Administrasi berasal dari bahasa Belanda, "Administratie" yang merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit, yaitu sebagai kegiatan tata usaha kantor (catat-mencatat, mengetik, menggandakan, dan sebagainya). Kegiatan ini dalam bahasa Inggris disebut : Clerical works (FX.Soedjadi, 1989). o Administrasi dalam arti luas, berasal dari bahasa Inggris "Administration" , yaitu proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan (S.P. Siagian, 1973)

Berdasarkan hal tersebut diatas, administrasi ialah proses penyelenggaraan kerja yang dilakukan bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Administrasi, baik dalam pengertian luas maupun sempit di dalam penyelenggaraannya diwujudkan melalui fungsi-fungsi manajemen, yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan. Jadi administrasi adalah penyelenggaraannya, dan manajemen adalah orang-orang yang menyelenggarakan kerja. Maka kombinasi dari keduanya adalah penyelenggaraan kerja yang dilakukan oleh orang-orang secara bersama-sama (kerjasama) untuk mencapai tujuan yang yang telah ditetapkan. 1. Administrasi Sebagai Proses Atau Kegiatan Perumusan-perumusan administrasi sebagai kegiatan yang terdapat dalam kepustakaan Indonesia berbunyi sebagai berikut : 1. jadi apabila bicara mengenai administrasi maka jelas yang dimaksud adalah penyelenggaraan kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan-tujuan poko dari masyarakat dan anggotaanggotanya(sumber: Prof. Dr. H. Arifin Abdulrachman Theori, Pengembangan dan Filosofi Kepemimpinan Kerja, 1971, pagina 11) 2. Pengertian Administrasi itu dapat ditinjau dari tiga sudut, yaitu : 1. Administrasi dalam arti Institutionil, yang mana administrasi dimaksudkan sebagai keseluruhan orang/kelompok orang-orang yang sebaga suatu kesatuan menjalankan proses kegiatankegiatan untuk mencapai tujuan bersama 2. Administrasi dalam arti fungsionil, yang

dimaksud dengan fungsionil ialah segala kegiatan dan tindakan yang dilakukan untuk mencapai tujuan (termasuk juga didalamnya tindakan untuk menenyukan tujuan itu sendiri, atau dengan kata lain bersifat melihat kedepan, artinya melihat kepada pencapaian tujuan pada masa yang akan datang. 3. Administrasi sebagai proses, sebagai proses administrasi berarti keseluruhan proses yang berupa kegiatan-kegiatan, pemikiran-pemikiran, pengaturan-pengaturan sejak dari penentuan tujuan sampai penyelenggaraan sehingga tercapainya suatu tujuan.

14 Prinsip Organisasi Henry fayol


1. Pembagian kerja, Prinsip ini sama dengan pembagian kerja Adam Smith. Spesialisasi menambah hasil kerja dengan cara membuat para pekerja lebih efisien. 2. Wewenang, Manajer harus dapat member perintah. Wewenang memberikan hak ini kepadanya,. Tetapi wewenang berjalan seiring dengan tanggung jawab. Jika wewenang digunakan, timbullah tanggung jawab. Agar efektif, wewenang seorang manajer harus sama dengan tanggung jawabnya. 3. Disiplin, Para pegawai harus mentaati dan menghormati peraturan yang mengatur organisasi. Disiplin yang baik merupakan hasil dari kepemimpinan yang efektif, suatu saling pengertian yang jelas antara manajemen dan para pekerja tentang peraturan organisasi serta penerapan hukuman yang adil bagi yang menyimpang dari peraturan tersebut. 4. Kesatuan komando, Setiap pegawai seharusnya menerima perintah hanya dari seorang atasan. 5. Kesatuan arah, Setiap kelompok aktivitas organisasi yang mempunyai tujuan sama harus dipimpin oleh seorang manjer dengan menggunakan sebuah rencana. 6. Mendahulukan kepentingan umum di atas kepentingan individu. Kepentingan seorang pegawai atau kelompok pegawai tidak boleh mendahulukan kepentingan organisasi secara keseluruhan. 7. Remunarasi, Para pekerja harus digaji sesuai dengan jasa yang mereka berikan. 8. Sentralisasi, ini merujuk kepada sejauh mana para bawahan terlibat dalam pengambilan keputusan. Apakah pengambilan keputusan itu disentralisasi (pada manajemen) atau disentralisasi (pada para bawahan) adalah proporsi yang tepat. Kuncinya terletak pada bagaimana menemukan tingkat sentralisasi yang optimal untuk setiap situasi. 9. Rantai scalar, Garis wewenang dari manajemen puncak sampai ke tingkat yang paling rendah merupakan rantai scalar. Komunikasi harus mengikuti rantai ini. Tetapi, jika dengan mengikuti rantai tersebut malah tercipta kelambatan, komunikasi silang dapat diizinkan jika disetujui oleh semua pihak, sedangkan atasan harus diberitahhu. 10. Tata tertib, Orang dan bahan harus ditempatkan pada tempat dari waktu yang tepat. 11. Keadilan, Para manajer harus selalu baik dan jujur terhadap para bawahan 12. Stabilitas masa kerja para pegawai, Perputaran (turnover) pegawai yang tinggi adalah tidak efisien. Manajemen harus menyediakan perencanaan personalia yang teratur dan memastikan bahwa untuk mengisi kekosongan harus selalu adda pengganti 13. Inisiatif, Para pegawai yang diizinkan menciptakan dan melaksanakan rencana-rencana akan berusaha keras

14. Esprit de corps, Mendorong team spirit akan mmembangun keselarasan dan persatuan di dalam organisasi (dari sebuah sumber buku)

Organisasi Ideal Ala Max Weber


1. Pembagian Kerja. Pekerjaan dipecah-pecah sehingga jelas pembagian masingmasing anggota. 2. Hirarki kewenangan yang jelas. Struktur organisasi disusun bertingkat dan memastikan jabatan yang lebih rendah berada di bawah supervisi dan kontrol dari yang lebih tinggi. Garis komando dan garis koordinasi diciptakan untuk meperjelas alur pelaporan diantara anggota organisasi. 3. Formalisasi yang tinggi. Untuk mengatur perilaku anggota organisasi, perlu disusun peraturan dan prosedur formal sebagai sebuah sistem. Poin ini sangat relevan dengan besaran organisasi. Semakin organisasi tumbuh besar, maka perlu ada formalisasi agar semua hal berjalan standar. 4. Impersonal. Tindakan dan keputusan yang berlaku di dalam organisasi tidak melibatkan perasaan pribadi. Tidak diperbolehkan konflik kepentingan berperan dalam pengambilan keputusan 5. Keputusan personalia berdasarkan kemampuan. Keputusan tentang promosi, seleksi, didasarkan atas kualifikasi, keberhasilan atau prestasi. Organisasi harus menciptakan merit sistem berjalan secara sesuai. 6. Adanya jenjang karir bagi anggota organisasi. Prinsip ini mengasumsikan bahwa keanggotaan organisasi seseorang adalah seterusnya (continuous basis). Dengan jenjang karir diharapkan anggota dapat mengejar karir dan menjaga komitmen terhadap organisasi. 7. Pemisahan yang jelas kehidupan pribadi dan organisasi. Dalam organisasi ideal, pengambilan keputusan dilakukan semaksimal mugkin berjalan rasional. Artinya, anggota organisasi harus dapat memisahkan kehidupan organisasi dan kehidupan organisasi.

Pengertian Dokumen Dan Dokumentasi


Dokumen dan Dokumentasi 1. Pengertian Dokumen Dokumen merupakan salah satu hal yang sangat penting karena merupakan sumber informasi yang diperlukan oleh suatu instansi,organisasi, atau Negara. Tanpa dokumen kita akan kehilangan data-data yang diperlukan untuk kegiatan kantor/ organisasi masa yang akan datang. (latin: Dokumentum) umumnya bukti yang tertulis, surat akte, piagam surat resmi dan sebagainya pengumpulan barang-barang, surat yang mengantarkan barang-barang yang dikirim. Dokumen adalah : surat yang tertulis atau tercetak yang dapat digunakan sebagai bukti keterangan atau rekod. Berikut adalah pengertian dokumen dari beberapa sumber, antara lain : 1. Kamus Umum Bahasa Indonesia menyebutkan dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan. 2. Kamus Kepegawaian mengartikan dokumen sebagai berikut : Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak Segala benda yang mempuyai keterangan-keterangan terpilih untuk dikumpulkan,disusun, disediakan atau untuk disebarkan. 3. Kamus Bahasa Inggris Webster mengartikan dokumen sebagai berikut : Dokumen dapat membuktikan dengan keterangan dan melengkapi keterangan dengan fakta-fakta. Dokumen melengkapi keabsahan keterangan, seperti surat keterangan, pernyataan, lampiran-lampiran, seperti untuk melengkapi sebuah buku atau tesis. Ensiklopedia menyebut dokumen sebagai surat, akta, piagam, surt resmi, dan bahan rekaman tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti luas. Barang cetakan atau naskah karangan yang dikrim melalui pos. rekaman suara atau gambar dalam film dan sebagainya yang dapat dijadikan sebagai bukti keterangan. Suatu warkat asli yang dipergunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai bahan untuk mendukung suatu keterangan dalam dunia perusahaan di luar negeri. surat, akte, piagam, surat resmi dan bahan dokumen lain yang tertulis atau yang tercetak yang dapat memberikan keterangan unutk penyelidikan ilmiah, dalam arti yang luas termasuk segala macam benda yang dapat memberikan keterangan sesuatu hal. Bersifat dokumenter,

berkenaan dengan kejadian-kejadian pembuktian-pembuktian dengan dokumen.naskahnaskah asli yang telah didaftar secara sah menurut ketentuan-ketentuan dalam suatu peraturan. 2. Pengertian Dokumentasi Sedangkan arti dari dokumentasi dari beberapa organisasi antara lain : 1) Menurut keperluan perpustakaan khusus, dokumentasi adalah kepustakaan informasi dan bibliografi yang disesuaikan dengan keperluan perpustakaan khusus. 2) Menurut mikro reproduksi, dokumentasi adalah reproduksi dokumen dalam bentuk lebih kecil (mikro reproduksi) khususnya dalam bentuk microfilm. 3) Menurut hasil seminar dokumentasi, dokumentasi adalah suatu aktivitas bagi suatu badan yang melayani badan tadi dengan menyajikan hasil pengolahan bahan-bahan dokumentasi yang bermanfaat bagi badan yang mengadakan dokumentasi ( Seminar kementrian pada tanggal 28Februari s/d Maret 1957). 4) Menurut FID (Federation Internasional Documentation) dokumentasi adalah pekerjaan pengumpulan, penyusunan, dan penyebarluasan dokumen dari segala macam jenis lapangan aktivitas manusia. 5) Menurut NIDER ( Nederlanse Institutvoor Docomentatie Registratur), dokumentasi adalah member keterangan-keterangan yang didasarkan pada bahan-bahan yang ada diperpustakaan dan pemberitahuan tentang literature. Dokumentasi adalah Semua kegiatan yang berkaitan dengan photo, dan penyimpanan photo. Pengumpulan, pengolahan, dan penyimpanan informasi dalam bidang pengetahuan.kumpulan bahan atau dokumen yang dapat digunakan sebagai asas bagi sesuatu kejadian, penghasilan sesuatu terbitan. Arsip kliping surat, photo-photo dan bahan referensinya yang dapat digunakan sewaktu-waktu untuk melengkapi berita atau karangan dalam pers. penyimpanan bahan-bahan desktipsi tertulis dari program komputer. Ruang lingkup kerja yang meliputi pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi. Penyediaan atau pengumpulan bukti atau keterangan. umumnya berari pencarian , penyelidikan, pengumpulan, penyusunan, pengawetan, pemakaian, dan penyediaan. Arsip kliping, surat kabar, foto-foto dan bahan referens yang dapat digunakan sewaktu-waktu untuk melengkapi berita atau karangan dalam Pers. Pendokumentasian, mendokumenkan, mendokumentasi, system dari dokumen. Perbedaan Dokumen dan Dokumentasi

DOKUMEN

1. Di fokuskan pada benda/informasinya 2. Tidak merupakan unit kerja 3. Bersifat pasif 4. Digunakan sebagai alat bukti 5. Menunjang penelitian

DOKUMENTASI 1. Di fokuskan pada kegiatannya 2. Merupakan unit kerja 3. Bersifat aktif 4. Mengolah dan menyiapkan dokumen baru 5. Menyiapkan keterangan untuk penelitian

JENIS-JENIS DOKUMEN 1. Jenis-jenis dokumen berdasarkan kepentingannya a. Dokumen pribadi Dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan. Contoh : Akta Kelahiran, KTP, SIM, Ijazah. b. Dokumen niaga Dokumen yang berkaitan dengan perniagaan atau transaksi jual beli. Contoh : cek, nota, kwitansi. c. Dokumen pemerintah Dokumen yang berisi tentang informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan. Contoh : UU, Keppres, Peraturan pemerintah. 2. Jenis-jenis dokumen berdasarkan bentuk fisiknya a. Dokumen literer (di bidang perpustakaan) Dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar atau direkam. Contoh : buku, majalah, film. b. Dokumen korporil (di bidang permuseuman) Dokumen yang berupa benda bersejarah. Contoh : patung, fosil, uang kuno, arca. c. Dokumen privat (di bidang kearsipan) Dokumen yang berupa surat/arsip Contoh : surat niaga, surat dinas, laporan 3. Jenis-jenis dokumen berdasarkan fungsinya a. Dokumen dinamis Dokumen yang dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Ada tiga maacam dokumen dinamis : Dokumen dinamis aktif adalah dokumen yang dipakai secara terus menerus dalam

proses penyelenggaraan pekerjaan kantor Dokumen semiaktif adalah dokumen yang penggunaannya sudah menurun Dokumen inaktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan b. statis Dokumen yang tidak secara langsung dipergunakan dalam pekerjaan kantor. 4. Dokumen Menurut Sifatnya a. Dokumen Tekstual Dokumen tekstual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk tertulis. Misalnya : majalah, buku, catalog, surat kabar dll. b. Dokumen Nontekstual Dokumen nontekstual adalah dokumen yang berisi beberapa teks misal: peta, grafik, gambar, rekaman dan sejenisnya. 5. Dokumen Menurut Jenisnya a. Dokumen Fisik Dokumen fisik adalah dokumen yang menyangkut materi ukuran, berat, tata letak, sarana prasarana, dan sebagainya. Dengan kata lain dokumen jenis ini berupa berkas surat-surat. b. Dokumen Intelektual Dokumen intelektual adalah dokumen yang mengacu kepada tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen dan sebagainya. 6. Dokumen Menurut Dokumentasi a. Dokumen Primer Adalah dokumen yang berisi informasi tentang hasil-hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Contohnya: paten penelitian, laporan, disertasi. b. Dokumen Sekunder Adalah dokumen yang berisi informasi tentang literatur primer. Pada umumnya dokumen sekunder disebut dokumen bibliografi. c. Dokumen Tersier Adalah dokumen yang berisi informasi tentang literatur sekunder, misalnya: buku, teks panduan literature. Ruang Lingkup Dokumen meliputi : 1) Dokumen literal Yang ruang lingkupnya meliputi bidang perpustakaan atau publik. Termasuk didalamnya antara lain a. Buku-buku e. majalah b. Laporan f. koran c. Disertasi g. brosur

d. Tesis h. leaflet 2) Dokumen kolporal Yang ruang lingkupnya meliputi bidang permuseuman, contohnya seperti : fosil-fosil, arca, candi, mata uang kuno, pakaian adat 3) Dokumen privat Yang ruang lingkupnya meliputi bidang kearsipan. Kegunaan dokumentasi adalah sebagai berikut : a. Dokumentasi memberikan informasi tentang isi dokumen kepada yang memerlukan b. Dokumentasi menyiapkan alat bukti dan data-data tentang suatu keterangan dokumen. c. Dokumentasi menyimpan dan menyelamatkan fisik dokumen dan isi dokumen. d. Dokumentasi melestarikan dokumen-dokumen dari kemusnahan. e. Dokumentasi menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para ilmuwan. f. Dokumentasi mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan bangsa dan Negara g. Dokumentasi dapat menjamin keutuhan dan keotentikan informasi yang termuat dalam dokumen. Adapun peranan dokumentasi bagi suatu organisasi adalah sebagai berikut : a. Dokumentasi memberikan pelayanan dalam bidang dokumentasi b. Dokumentasi menerbitkan suatu jurnal publikasi dokumentasi c. Dokumentasi berperan dalam menyelenggarakan konferensi atau seminar ilmiah d. Dokumentasi mengembangkan sistem pengolahan dokumen e. Dokumentasi menerbitkan dan mengembangkan catalog perkembangan ilmu pengetahuan Kegiatan Dokumentasi 1) Mencari dan mengumpulkan dokumen 2) Mencatat dokumen ke dalam buku induk dokumen 3) Mengolah dokumen menjadi bahan dokumentasi 4) Memproduksi dokumen 5) Menyortir 6) Menyampaikan dan menyebarluaskan dokumen 7) Menyimpan dan memelihara dokumen