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CARTILLAS DE INSPECCIN DE CONSTRUCCIN DE EDIFICACIONES FUNCIONES ADMINISTRATIVAS IA-1 ACTAS Y SU TRAMITACIN

ACTAS Y SU TRAMITACIN
Durante la vigencia del Contrato se hace necesario levantar y tramitar una serie de actas, que estn relacionadas con el desarrollo de los trabajos y las cuales deben ser debidamente revisadas y conformadas por el profesional de la Inspeccin, estas estn relacionadas con las siguientes etapas de la obra: Inicio de los trabajos Acta de Inicio 1. Aplicacin Clusula Penal 2. Prrroga Paralizacin y Reinicio de los trabajos Acta de paralizacin Acta de reinicio Terminacin de los trabajos 1. Notificacin de terminacin de los trabajos 2. Acta de terminacin a. Cuadro de Cierre b. Aplicacin Clusula Penal 3. Prrrogas a. Solicitud de prrrogas Aceptacin Provisional 2. Solicitud de Aceptacin Provisional 3. Acta de Aceptacin Provisional a. Conservacin de la Obra Recepcin Definitiva 1. Solicitud de Recepcin Definitiva 2. Acta de Recepcin Definitiva

INICIO DE LOS TRABAJOS


Los trabajos deben iniciarse en el plazo previsto en el documento principal del Contrato segn lo establece las Condiciones Generales de Contratacin en su Captulo II Artculos 17 y 18 Se dejar constancia de la fecha en que se inicien efectivamente los trabajos mediante Acta de Inicio que firmarn el Profesional Residente, el Contratista y el Profesional Inspector.

APLICACIN CLUSULA PENAL

Segn las Condiciones Generales de Contratacin en su Ttulo II Captulo II Artculo 18, se establece lo siguiente:

Artculo 18:
Si el Contratista no comenzare los trabajos dentro del plazo estipulado en el documento principal o durante la prrroga, si la hubiere, pagar al Ente contratante, sin necesidad de requerimiento alguno, por concepto de clusula penal por cada da de retraso en el inicio, la cantidad que seale el documento principal, sin perjuicio de que se declare la rescisin del contrato si as lo estimare procedente el Ente Contratante, conforme a lo previsto en la letra "d" del artculo 116 de este Decreto.

PARALIZACIN Y REINICIO DE LOS TRABAJOS


1. El Ente Contratante podr ordenar, mediante el Acta de Paralizacin, la paralizacin de la obra por alguno de los siguientes motivos: Cuando el Contratista no mantenga, por mas de una semana, al frente de sus trabajos un Profesional en ejercicio legal (Profesional Residente), con poder suficiente para actuar por el Contratista durante la ejecucin de los trabajos.( Segn Cap. III Art. 21 de las Condiciones Generales de Contratacin) Tips: El Profesional Inspector est autorizado para ordenar la paralizacin de la obra por este motivo Cuando el Contratista no cumpla las normas y especificaciones de la obra.(Segn Cap. II Art.46 de las Condiciones Generales de Contratacin)

Tips: En este caso el Profesional Inspector solo podr ordenar la paralizacin de parte de la obra donde se incumplan las normas. En la prctica , sin embargo, ello puede dar lugar a la paralizacin total de la obra en el campo Cuando los procedimientos o equipos empleados por el Contratista resulten insuficientes, el Contratante podr suspender los trabajos, sin perjuicio de la facultad de rescindir el contrato. ( Segn Cap. III Art. 19 y 20 de las Condiciones Generales de Contratacin)

Tips:Para que dicha paralizacin sea procedente, previamente se deber ordenar por escrito al Contratista mejorar los procedimientos y el empleo de los instrumentos mas convenientes 2. El Contratista tendr derecho a la paralizacin de la obra por los siguientes motivos: El contratista tendr derecho a paralizar la obra, en caso de que el ente contratante tenga un atraso mayor de treinta (30) das calendario en el lmite establecido para el pago del anticipo, hasta tanto se realice el pago ( Segn Cap. I Art. 53 de las Condiciones Generales de Contratacin) Cuando el ente contratante tenga un atraso en los pagos de valuaciones por ms de sesenta (60) das calendario por cantidades superiores al diez por ciento (10%) del monto total del contrato ms el porcentaje que represente el saldo no amortizado del anticipo, el contratista tendr derecho a paralizar la ejecucin de la obra hasta tanto se realice el pago y en este caso se considerar otorgada una prrroga automtica por

tiempo igual al de la paralizacin de la obra. (Segn el Cap. III Art. 60 de las Condiciones Generales de Contratacin) La demora por parte del ente contratante en obtener los derechos de paso o en entregar los materiales a que se oblig en el contrato

Tips:En todo caso, para ejercer este derecho, el contratista deber notificar al ente contratante su decisin de paralizar la obra por lo menos con siete (7) das de anticipacin. 3. El Inspector deber anexar al Acta de Paralizacin un Informe donde se exprese claramente los motivos de la paralizacin 4. Al cesar la causa de paralizacin deber levantarse el Acta de Reinicio correspondiente, que firmarn el Profesional Residente, el Contratista y el Profesional Inspector.

TERMINACIN DE LOS TRABAJOS


1. Hacia la terminacin de la obra, el Contratista participar por escrito al Inspector co la anticipacin de diez (10) das calendarios, por lo menos, la fecha en que estima finalizar la obra, salvo que el contrato indique otro lapso, segn lo establece las Condiciones Generales de Contratacin en su Ttulo VII Captulo I Artculos 86 Este documento supone solamente la terminacin de la obra, dejando constancia de algn detalle menor que pudiera faltar, el cual sera objeto de verificaciones posteriores Tips:El acta servir fundamentalmente como constancia del cumplimiento o incumplimiento del plazo previsto en el contrato Se dejar constancia de la fecha en que se terminen efectivamente los trabajos mediante Acta de Terminacin que firmarn el Profesional Residente, el Contratista y el Profesional Inspector. Tips: A partir de esta fecha empieza a correr el lapso de garanta de la obra establecido en el Documento Contractual (Artculo 101, decreto 1.417) CUADRO DE CIERRE DE CANTIDADES DE OBRA

El Contratista presentar a la Inspeccin un Cuadro de Cierre con las mediciones finales, de las cantidades de obras contratadas, para su respectiva revisin y conformacin, segn lo establece las Condiciones Generales de Contratacin en su Ttulo VII Captulo I Artculos 90 Este Cuadro de Cierre deber contener, rengln por rengln, las Cantidades de obra previstas en el presupuesto, las realmente ejecutadas (aumentos o disminuciones causadas por inexactitudes de los cmputos) y las variaciones debidas a las obras adicionales, extras, complementarias o nuevas, debidamente autorizadas. El Inspector revisar este cuadro, confrontndolo con las cantidades de obra presentadas en las planillas de Demostracin de Obra Ejecutada que acompaaron a las sucesivas valuaciones presentadas hasta ese momento. En caso de aparecer alguna diferencia, se devolver el cuadro para su debida correccin APLICACIN CLUSULA L PENAL

Segn las Condiciones Generales de Contratacin en su Ttulo VII Captulo I Artculos 90 se establece lo siguiente: Artculo 90: Si el contratista no terminare los trabajos en el plazo estipulado o en el de la prrroga o prrrogas si las hubiere, pagar al ente contratante, sin necesidad de requerimiento alguno, como clusula

penal, una cantidad cuyo monto ser fijado en el documento principal por cada da de retraso en la terminacin de la obra. En todo caso, las multas por atraso en el tiempo de ejecucin de la obra no podrn ser mayores del quince por ciento (15%) del monto total del contrato, sin menoscabo de lo establecido en el literal "a" del artculo 116 de este decreto.

ACEPTACIN PROVISIONAL
Dentro del plazo de sesenta (60) das contados a partir de la fecha del Acta de Terminacin, el Contratista solicitar al Ente Contratante la Aceptacin Provisional de la obra (Artculo 91, Decreto 1417). A tal efecto, deber haber terminado la limpieza general de la obra y desmontado y transportado las instalaciones provisionales, de acuerdo con los trminos del contrato Tips: La Solicitud deber ser por escrito y acompaada de los siguientes recaudos debidamente conformados por la Inspeccin:: Medicin final y Cuadro de Cierre de la Obra. Planos definitivos de construccin de la obra Constancia de que no quedaron explosivos en la obra, si es el caso Planos, dibujos, instrucciones, manuales y dems documentos relativos a los equipos incorporados en la obra Balance de materiales

El Ente Contratante designar una comisin que llevar a cabo la Recepcin Provisional y le participar al Contratista esa designacin Segn las Condiciones Generales de Contratacin en su Ttulo VII Captulo I Artculos 93 se establece lo siguiente: Artculo 93: Dentro de los noventa (90) das calendario siguiente a la fecha en que haya sido presentada la solicitud de Aceptacin Provisional de la obra, el ente contratante proceder a una revisin general de sta. Si de esa revisin resultare que la obra ha sido ejecutada de acuerdo con el contrato, se proceder a su Aceptacin Provisional y se levantar un Acta de Aceptacin Provisional que firmarn el contratista, el ingeniero residente y el o los representantes del ente contratante designados al efecto. Si el Ente Contratante encontrare defectos en la obra, no efectuar la Aceptacin Provisional y har por escrito la correspondiente participacin al Contratista a fin de que ste proceda a realizar a sus expensas las reparaciones que fueren necesarias CONSERVACIN DE LA OBRA

Una vez firmada el Acta de Terminacin, comienza el lapso de garanta, durante el cual el Contratista est obligado a mantener la obra en buen estado, por el lapso que fije en particular cada contrato, Segn las Condiciones Generales de Contratacin en su Ttulo VII Captulo III Artculos 101 y siguientes Artculo 101: En el documento principal se determinar el lapso de garanta necesario para comprobar si la obra no presenta defectos y si sus instalaciones, equipos y servicios funcionan correctamente. Este lapso de garanta comenzar a contarse a partir de la fecha del Acta de Terminacin de la obra. Tips: El Contratista quedar exonerado de esta obligacin desde el momento en que por autorizacin del Ente Contratante, la obra sea puesta en uso. En tal caso se levantar un Acta denominada de Toma Anticipada o de Entrega al organismo Cliente (Ver Art. 100)

Artculo 100: El ente contratante podr, cuando causas especiales as lo exijan, tomar posesin de aquellas partes de la obra que se encuentren terminadas, an cuando no se hubiere efectuado la Aceptacin Provisional. En este caso, se levantar un acta de entrega de las reas de que se trate, en la que se dejar expresa constancia del estado de la obra, de los defectos que sta presente y de las disposiciones sobre su mantenimiento y conservacin hasta la Aceptacin Provisional. Contratista. Tips: El Contratista podr incluir en su presupuesto una o varias partidas donde se incluya los gastos del mantenimiento de la obra durante el plazo de garanta Segn las Condiciones Generales de Contratacin en su Ttulo I Captulo I Artculos 2 clusula 3 El Ente Contratante, durante la vigencia del lapso de garanta, podr notificar al Contratista cualquier defecto de la obra o parte de ella no hecha de conformidad con el contrato, a fin de que proceda a reconstruir o reparar las partes defectuosas. Si el Contratista no ejecutare los trabajos ordenados, el Contratante podr hacerlo por terceras personas, cargndolos luego a la cuenta del Contratista. Segn las Condiciones Generales de Contratacin en su Ttulo VII Captulo III Artculos 99: Artculo 99: Despus de haberse efectuado la Aceptacin Provisional y antes de que se lleve a efecto la Recepcin Definitiva, si el ente contratante comprobare que alguna parte de la obra ha sido defectuosamente ejecutada o no ha sido hecha de acuerdo con lo previsto en el contrato, har la correspondiente participacin al contratista para que realice a sus expensas las reparaciones o reconstrucciones que sean necesarias. En este caso se aplicar el procedimiento sealado en el artculo 74 de este decreto.

RECEPCIN DEFINITIVA
Al final del lapso de garanta, el Contratista deber solicitar al Ente Contratante la Recepcin Definitiva de la obra. Dentro de los 30 das siguientes a la fecha de la solicitud, el Ente Contratante har una inspeccin general. Si los delegados del Ente Contratante encontraren la obra conforme al contrato y a los planos definitivos, se proceder a la aceptacin final de la obra, firmando el Acta de Recepcin Definitiva, conjuntamente con el representante del Contratista y cualquier otro representante designado por el Ente Contratante y se proceder al finiquito de las garantas establecidas en el contrato, siempre que no existieran reparos sobre las cantidades o tipos de obra ejecutados. Segn las Condiciones Generales de Contratacin en su Ttulo IV Captulo III Artculos 106 y siguientes

Tips: Artculo 110: Si en el trmino de noventa (90) das calendario despus de presentada la solicitud de Recepcin Definitiva de la obra, el ente contratante no hubiere notificado al contratista que debe hacerle reparaciones o Correcciones, se tendr por realizada la Recepcin Definitiva y se proceder en la forma dispuesta en el artculo anterior.

CONTROL DE ACTAS Y SU TRAMITACIN


Para facilitar y mantener el contrato actualizado es recomendable que la Inspeccin inicie el control de la tramitacin de las actas del contrato de la obra siguiendo el orden establecido en la Cronologa de Actas y mediante un cuadro de Control de Actas que debe ser actualizado peridicamente. Este cuadro debe ser anexado en el Informe Mensual de avance de obra Tips: En dicho cuadro debe reflejarse la fecha de presentacin de las actas segn el documento Principal y las fechas reales segn ocurran