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Anlisis y Mejoramiento de Procesos

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Preparacin de la Empresa
Formacin de un equipo de mejoramiento de procesos
Jerarqua de procesos (Mapeo / Frugalizacin) Entrenamiento del equipo de mejoramiento de procesos Liderazgo y compromiso Impactos primarios y secundarios a lograr en el proceso

Identificacin procesos crticos


Seleccin de los procesos a mejorarse
PRODUCTOS

INPUT

Proceso 1

Proceso 2

Proceso 3

Proceso 4

OUTPUT

RECURSOS

MACROPROCESO

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Visin General del Proceso


Se requiere comprender:

Quines son los proveedores de los inputs del proceso.

Quines son los clientes (internos y externos) de los outputs del proceso.
Con qu otros procesos se interacta.

Materiales Informacin / Clientes

Recursos Transformados INPUT


Empleados Equipos / Facilidades Recursos que ayudan a la transformacin

OUTPUT

Productos y servicios

Proceso Productivo

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MAPEO DE PROCESOS

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Por que hacer medidas?

Para estimar el desempeo actual del proceso

Para establecer metas para el mejoramiento

Si no se puede medir lo que se hace, es imposible controlarlo, sino se controla no se puede conocer el estado, y si no se conoce el estado no se puede mejorar.

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Metodologa tratamiento de Procesos


1. Nombre del proceso 2. Objetivo del proceso

2a. Explicitar el impacto que se quiere lograr


3. Clientes internos / Clientes externos 4. Indicadores de Gestion 5. Resumen de actividades ( tiempos de ciclo)
(EL Tiempo de ciclo es el tiempo total y que percibe el cliente)

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Metodologa tratamiento de Procesos


6. Diagrama de bloques .

7. Anlisis para el mejoramiento de procesos


8. Eliminacin actividades no agregan valor 9. Uso creativo Tecnologa de Informacin 10. Diagrama de bloques proceso mejorado 11. Nuevos indicadores de gestin 12. Capacitacin al personal involucrado.- Implementacin

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DIAGRAMAS DE FLUJO

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Diagrama de Bloque
Visin general, rpida y no compleja del

Inicio

Reconocer

proceso.
Evaluar

Principales smbolos son: el circulo alargado

que indica el inicio y el final del flujo, los


rectngulos representan actividades en frases descriptivas y concisas y las flechas

Definir

Presentar

conectan los rectngulos y la direccin que


tiene el flujo de informacin

Fin

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EJEMPLOS DE MACROPROCESOS
MACROPROCESO PRODUCTIVO DE AVES Despresado

Pollo Vivo

Recepcin

Faenamiento

Empaque

Despacho

Productos

MACROPROCESO COMERCIALIZACIN ELCTRICA

Pedido del Servicio

Proceso de Conexion

Facturacion

Recaudaciones

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MEJORAMIENTO DE PROCESOS
Criterios para el anlisis y mejoramiento de procesos: Simplificar burocracia. Eliminar tareas administrativas, aprobaciones y papeleos innecesarios. Eliminacin de la duplicacin. Evaluacin del valor agregado. Eliminar las actividades que no agreguen valor y optimizar las que agreguen valor Simplificacin. Eliminacin de copias, datos, manipulaciones, reuniones, cuellos de botella Reduccin del tiempo de ciclo del proceso Prueba de errores Eficiencia en la utilizacin de equipos y sistemas Estandarizacin Automatizacin

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HERRAMIENTAS PARA REDUCIR EL TIEMPO

Algunas formas tpicas para reducir el tiempo de ciclo son:


Actividades en serie vs. actividades en paralelo Cambiar la secuencia de las actividades

Reducir el nmero de interrupciones


Mejorar polticas de tiempo de procesamiento Analisis de la localizacin Establecer prioridades

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ANLISIS DE PROCESOS
PROCESO DE COMPRAS

Requerimiento de Materiales

Verificacion de Material en Bodega

Aprobacion para compra del Material

Compra de Material

Recepcion de Materiales

Despacho del Material

Pago a Proveedores

Caratersticas Generales del Proceso

Agregan Valor No Agregan Valor Total de Actividades

Cantidad Porcentaje 29 18,4% 129 81,6% 158 100%

Cantidad Documentos originales que se generan 15 Copias que se generan 20 Total de Documentos 35 Personas que participan en el proceso 27 Sistemas Informticos que utilizan 3

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