PROJECT MANAGEMENT FRAMEWORK : THE SUMMARY

Ajang Sopandi Semuel Mesak Heo Amiga Utomo Dj. Anthony Buling

WHAT IS PMF ANYWAY?

a set of process tools and templates designed to be used together to manage a project through its life cycle. -- Monash University Konsep Framewok: Langkah-langkah (fase), pendekatan terorganisir dan saling berhubungan terhadap manajemen proyek Saling berhubungan dan merupakan fase-fase yang dapat diulang (repeatable) So? Kerangka struktural yang dirancang untuk mendukung manajemen proyek, Frame atau struktur yang tersusun dari berbagai fase yang saling berhubungan

WHY USING PMF?

Menyediakan struktur yang terorganisir untuk manajemen proyek Memungkinkan standarisasi terhadap output proyek

Menekan Persetujuan antara stakeholders dan sponsor proyek Pencapaian yang dapat diukur

Pendekatan terstruktur di dalam PMF memungkinkan pengembangan proyek di masa depan

STRUKTUR PMF

PHASE I: INITIATION

Identifikasi kebutuhan stakeholder Menganalisa ketergantungan dan efek internal/eksternal

Apakah sesuai dengan strategi organisasi? Mempertimbangkan ketergantungan dengan kebijakan/proyek lain Aspek eksternal: regulasi pemerintah, trend industri dan lain-lain Menentukan key requirements/deliverables Identifikasi standar keberhasilan proyek

Membuat konsep umum untuk output proyek

Memperoleh persetujuan stakeholder untuk memulai fase selanjutnya (Planning)

PHASE II: PLANNING

Merumuskan requirement akhir dari proyek

Didapat dari mana? Wawancara? Kuesioner? Desain sesuai dengan requirement yang diperoleh Estimasi durasi proyek harus masuk akal Berkaitan dengan durasi proyek Kebutuhan personil, sumber daya, pembiayaan dan lainnya

Desain yang perlu!

Menyusun project schedule

Menyusun dan menentukan budget proyek

Identifikasi resiko, membuat prioritas penanganan resiko

Identifikasi pemicu, dan bagaimana menekan hal tsb.

Email? Surat? Rapat? Berapa sering? Chating?

Menentukan model komunikasi

PHASE III: EXECUTING

Pengerjaan sesuai dengan perencanaan Team building Mobilisasi anggota team Vendor purchasing Communicate Coding, debugging, etc

PHASE IV: MONITORING & CONTROLLING

Pantau progress pengerjaan

Dapatkan feedback perkembangan pekerjaan secara detail Bandingkan progress dengan perencanaan yang sesungguhnya Perubahan berarti hal-hal yang tidak ada di dalam perencanaan awal Analisa dampak perubahan tsb terhadap keseluruhan proyek Jika harus dilakukan, masukkan ke dalam perencanaan PM Alert! Pastikan kualitas proses sesuai dengan requirement yang diminta oleh stakeholders

Waspadai perubahan!

Validasi kualitas

PHASE V: CLOSURE

Semua fase harus selesai! Laporan akhir proyek

Requirements, final spend, final date

Persetujuan dari eksekutif/sponsor/stakeholder Dokumentasikan artifak proyek

Dapat digunakan untuk pengembangan proyek serupa di masa depan

SUMBER

Project Management Framework Defined : http://www.ehow.com/about_5447763_project-managementframework_.html Project Management : http://en.wikipedia.org/wiki/Project_management What Is a Project Management Framework? http://blog.parallelprojecttraining.com/project-management-articles/whatis-a-project-management-framework/ Project Management Body of Knowledge (PMBOK) Guideline, v4