Menangani Surat Masuk & Surat Keluar (Mail Handling)

Dra. Adalamawani Tampubolon Guru SMK Yadika 1 Tegal Alur

Indikator yang harus dicapai siswa :

Menguraikan pengertian surat masuk dan surat keluar Menyebutkan pola kegiatan administrasi Menguraikan pola kegiatan administrasi Membedakan Pola Sentralisasi dan Desentralisasi

Pengertian Surat Masuk dan surat keluar

Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi Surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan maupun kelompok

Pola Kegiatan Administrasi

Dalam penyelenggaraan kegiatan administrasi, ada dua pola yang digunakan, yaitu : Pola Sentralisasi Pola Desentralisasi

Pengertian pola Sentralisasi dan Desentralisasi

Pola Sentralisasi merupakan pola penanganan berkas yang dilakukan secara terpusat, yaitu ada unit tata usaha atau sekretariat dalam kantor yang bertugas menangani surat keluar/masuk. Pola ini banyak dipakai pada lembaga pemerintahan atau BUMN

Pengertian Pola Desentralisasi

penanganan berkas yang dilakukan disetiap bagian dari unit yang ada pada kantor. Artinya tidak ada unit tata usaha atau sekretaris di lingkungan kantor ini. Semua kegiatan administrasi dilakukan oleh seorang sekretaris pada unit masing-masing. Pola ini banyak di anut oleh perusahaan swasta

Pola Desentralisasi merupakan pola

Perlengkapan dalam Penanganan Surat

Baki Surat (Tray) Buku Agenda surat masuk dan keluar Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk dan rahasia Secretaries Desk File (Odner) Alat tulis Kertas dan amplop Alat pembuka surat Stempel Formulir tanda terima/buku ekspedisi Lembar disposisi

Kegunaan Perlengkapan Penanganan Surat

Baki Surat (Tray) berguna sebagai tempat dari berkas

surat yang ada.

Buku Agenda surat masuk dan keluar

digunakan untuk pengurusan surat jika memakai sistem buku agenda yaitu mencatat data surat yang masuk dan keluar Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk dan rahasia digunakan untuk pengurusan surat jika memakai sistem kartu kendali yaitu mencatat data surat yang masuk dan keluar Secretaries Desk File (Odner) berguna untuk pengumpulan map dengan kode dan kalsifikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok berkas yang ditangani

Alat tulis seperti pulpen, pensil, penggaris,

kertas catatan, stapler, dan penjepit kertas Kertas dan amplop untuk membuat surat dan sebagai tempat surat sebelum di kirim Alat pembuka surat seperti pisau atau gunting Stempel gunanya untuk mensahkan sebuah surat dan dokumen

Formulir tanda terima/buku ekspedisi

digunakan pada pola desentralisasi dan buku ekspedisi digunakan pada pola sentralisasi Lembar disposisi digunakan untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Digunakan pada pola sentralisasi. Pada pola desentralisasi, disposisi langsung pada suratnya

Sistem Pengurusan Surat

Sistem

Buku Agenda (Sistem Tradisional) Kartu Kendali (Sistem pola Modern) Takah (Tata Naskah) digunakan di lingkungan TNI

Sistem

Sistem

Pengertian Sistem Buku Agenda (Sistem Tradisional)

Sistem buku agenda yaitu sistem yang pertama kali muncul yaitu sezak pemerintahan Hindia Belanda dimana pencatatan hanya bisa dilakukan oleh satu orang saja.

Hal ini merupakan kekurangan dari sistem tsb,

karena apabila dalam satu hari harus mencatat surat dalam jumlah yang sangat banyak yang jumlahya mencapai ratusan bahkan bisa ribuan

 Sistem kartu kendali merupakan sistem yang

Pengertian Sistem Kartu Kendali (Sistem pola baru modern)

diciptakan untuk mengatasi kekurangan yang ada pada sistem buku agenda, dimana pada sistem buku agenda sistem pencatatan hanya bisa dilakukan oleh satu orang saja. Hal ini tentunya akan memakan waktu yang lama dalam pencatatannya apabila dalam satu hari suatu kantor harus mencatat surat dalam jumlah yang sangat banyak hingga mencapai ratusan bahkan ribuan. Jika menggunakan sistem kartu kendali hal ini bisa dilakukan oleh beberapa orang sekaligus, sehingga dapat mempercepat dalam penanganan surat, dan pelayanan kepada masyarakat pun akan semakin cepat.

Sistem Takah (Tata Naskah)

Sistem Takah (Tata Naskah)
digunakan di lingkungan TNI

Pengurusan Surat Masuk Sistem Buku Agenda

Penerimaan

Surat Penyortiran Surat Pencatatan Surat Pengarahan Surat Penyampaian Surat Penyimpanan Surat

Penerimaan Surat

Mengumpulkan dan menghitung surat masuk Meneliti ketepatan alamat Menandatangani bukti penerimaan bahwa surat telah diterima

Penyortiran Surat
Memisahkan surat kedalam surat dinas (biasa, penting, rahasia) maupun surat pribadi

Pencatatan Surat
Membaca surat (dinas, biasa, penting) Memeriksa lampiran-lampiran Membubuhkan stempel Agenda Mencatat surat dalam Buku Agenda Masuk

Contoh Stempel Agenda

Tanggal Diterima : 5 Januari 2009 No. Agenda :2 Tanggal Diteruskan: 5 Januari 2009 Tanda Tangan : (diisi dengan tanda tangan agendaris)

Jenis-jenis Buku Agenda

Buku Agenda Surat Masuk Buku Agenda Verbal (Surat
keluar) Buku Agenda Berpasangan

Buku Agenda Surat Masuk

Buku ini digunakan untuk mencatat semua surat masuk yang diterima. Contoh :

No Tanggal Terima Terima Dari Tanggal dan Perihal No. Surat 2 Januari 2009 Pesanan 002/A/I/09 Diteruskan Lampiran Keterangan Kepada -

PT. Sejahtera Direktur 1 5 Januari 2009 Jl. Raya Bogor, 1 lembar Pemasaran KM.29 Jakarta Bank BCA 9 Januari 2009 Kepala 10 Januari Penawaran 2 1 Berkas Bagian Jl. Margonda Raya,12/U/I/09 2009 Layanan Depok Keuangan

Brosur

Buku Agenda Verbal (Surat Keluar)

Buku ini digunakan untuk mencatat surat yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak lain. Contoh :

No Nomor Surat Tanggal Surat Dikirimkan Kepada 1 6 Januari 2009 Kantor Pajak 001/B/I/09 Jl. TMP Kalibata Jakarta 6 Januari 2009 PT. Sejahtera, 002/A/I/09 Jl. Raya Bogor, KM.29, Jakarta Perihal NPWP Lampiran Keterangan -

Berhubungan dengan Pengiriman 1 Berkas surat masuk Barang No.002/A/I/09

Buku Agenda Berpasangan

Buku ini digunakan untuk mencatat semua surat yang masuk maupun surat keluar yang digabungkan menjadi satu Contoh :

No 1 Tanggal dan Nomor Surat 2 Januari 2009 5 Januari 2009 002/A/I/09 6 Januari 2009 6 Januari 2009 001/B/I/09 Tanggal Terima/Kirim M/K Dari/Kepada Perihal Lampiran Keterangan Pesanan 1 Lembar PT. Sejahtera M Jl. Raya Bogor, KM. 29 Jakarta Kantor Pajak, K Jl. TMP Kalibata, Jakarta

NPWP

Pengarahan Surat
Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena dia yang bertanggung jawab thd penanganan surat Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut.

Definisi Lembar Disposisi

Lembar Disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain.

Contoh Lembar Disposisi

DISPOSISI Indeks : Sejahtera, PT Rahasia : Penting : Biasa : Tgl Penyelesaian : 6 Januari 2009 Diisi oleh Sekretaris

Kode Tgl/No Asal Isi Ringkas

: Se : 2 Januari 2009/002/B/I/09 : PT Sejahtera, Jl. Raya Bogor, KM. 29, Jakarta : Pesanan alat-alat elektronik

Instruksi : 1. Ardian, Se Segera proses ! 2. 3. Sesudah digunakan harap segera kembali : Kepada : Bagian Administrasi Tanggal : 15 Januari 2009

Diteruskan kepada : Diisi oleh Pimpinan

Diisi oleh Sekretaris

Penyampaian Surat
Menyampaikan surat kepada pejabat/karyawan berdasarkan disposisi pimpinan, dan mencatat dalam buku Ekspedisi Intern Ada 2 macam buku Ekspedisi, yaitu : 1. Buku Ekspedisi intern 2. Buku Ekspedisi Ekstern

Definisi Buku Ekspedisi Intern

Buku Ekspedisi Intern adalah buku yang
digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.

Definisi Buku Ekspedisi Ekstern

Buku Ekspedisi Ekstern adalah buku yang
digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain dari luar organisasi/perusahaan.

Contoh Format dan cara pengisian Buku Ekspedisi

No 1 Tanggal Kirin 6 Januari 2009 Tanggal dan Nomor Surat 2 Januari 2009 002/B/I/09 Perihal Pesanan Ditujukan kepada Ardian, Se Nama Tanda Tangan Penerima Mety (Tanda tagan penerima)

Penyimpanan Surat
Menyimpan

surat dengan menggunakan sistem tertentu seperti Sistem Abjad, sistem Subjek, Sistem Wilayah, Sistem Tanggal, Sistem Nomor.

Pengurusan Surat Masuk Sistem Kartu Kendali Definisi Kartu kendali adalah
lembar isian untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah.

Fungsi Kartu Kendali

Sebagai alat pengendali surat masuk dan surat keluar Sebagai alat pelacak surat Sebagai arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses Sebagai pengganti buku agenda dan ekspedisi

Keuntungan menggunakan Kartu Kendali

Lebih Efisien Dapat membedakan sifat surat (penting, biasa, dan rahasia) karena lembarannya berbeda Menghilangkan pencatatan yang berulang Mudah melacak lokasi surat yang sedang diproses Memudahkan penyusunan arsip Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip

Kategori Surat Penting

Jika Surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat tembusan atau surat lainnya Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat pada surat lain, sehingga kalau informasi tidak sampai kepada pimpinan atau unit pengolah akan menimbulkan kesulitan

Kategori Surat Biasa

Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat lain.

Kategori Surat Rahasia

Surat bersampul lebih dari sampul surat Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS

Prosedur Pengiriman Surat Masuk Penting

Penerimaan Surat Pencatatan Surat Pengarahan atau pengendali surat Penyampaian surat ke unit
pengolah Penyimpanan atau penataan arsip

Tugas Penerimaan Surat

Menerima Surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul antara lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah alamat, surat rahasia Menyerahkan surat tersebut kepada pencatat surat Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau kurir

Pencatatan Surat

Surat yang diterima oleh pencatat surat dinilai dengan 3 kategori yaitu : surat penting, biasa dan rahasia Untuk surat penting maka dicatat dengan menggunakan kartu kendali Untuk surat biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa Untuk surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia

Tugas Pencatatan Surat

Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengatar surat biasa, surat rahasia dengan menggunakan surat rahasia Menyatukan kartu kendali dengan surat menggunakan paper clip dan meneruskan ke pengarah surat

Contoh : Format Kartu Kendali dan cara pengisiannya

Tgl Indeks : Sejahtera, PT No. Urut : 1 Isi Ringkas : Pesanan barang 10 Unit Komputer Merek Toshiba 10 Unit Laptop Merek Toshiba Lampiran : 1 lembar Dari Kepada Pengolah Catatan Tgl Surat : 2 Januari 2009 No. Surat : 02/A/I09 M/K : M Kode : Se : 5 Januari 2009

: PT Sejahtera, Jl. Raya Bogor, KM 29 Jakarta : PT Genta Nusa, Jl. Arteri Pondok Indah No.5 Jakarta : Bagian Pemsaran :Paraf : -

Keterangan Tabel
Kolom Indeks Pada umumnya yang menggunakan kartu kendali adalah kantor yang volume suratnya banyak. Untuk kantor yang demikian akan lebih cocok menggunakan sistem subjek yaitu diisi dengan masalah surat Kolom Tgl, No. Urut, M/K Di isi dengan tanggal masuk atau keluarnya surat. M = untuk surat masuk, K = Keluar Kolom Kode Diisi dengan kode yang sesuai berdasarkan indeks yang digunakan

 Kolom Isi Ringkas Diisi uraian ringkas tentang isi surat Kolom Lampiran Diisi sesuai dengan jumlah lampiran yang terdapat pada surat tersebut Kolom Dari Diisi dari instansi mana surat itu berasal Kolom Kepada Diisi kepada siapa surat tersebut ditujukan Kolom Tanggal surat Diisi dengan tanggal surat masuk/keluar tersebut Kolom Nomor Surat Diisi dengan nomor surat masuk /keluar tersebut Kolom Pengolah Diisi dengan unit kerja di instansi yang bersangkutan yang akan menangani surat tersebut Kolom Paraf Yang menerima surat harus memberika parafnya sebagai tanda bahwa surat sudah diterima. Jadi dalam sistem kartu kendali tidak perlu lagi menggunakan buku ekspedisi karena kartu kendali dapat berfungsi juga sebagai buku ekspedisi Kolom Catatan diisi apakah ada lampiran atau tidak.

Tugas Pengarahan atau pengendalian surat (pimpinan pada unit kearsipan contoh Kepala Tata Usaha)

Menerima surat yang telah dilampiri tiga lembar kartu kendali Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit mana surat diteruskan Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pda kartu kendali Mengambil kartu kendali 1 (putih) dan disimpan di kotak kartu kendali yang berfungsi sebagai alat pengendali surat dan setelah 1 tahun di jilid Meneruskan kartu kendali 2 dan 3 kepada unit pengolah

Penyampaian surat ke unit pengolah

Unit Pengolah terdiri dari bagianbagian berikut : 1. Tata Usaha Unit Pengolah 2. Pimpinan Unit Pengolah 3. Pelaksana

Tugas dari Tata Usaha Unit Pengolah

Menerima surat dan kartu kendali 2 dan 3 serta memarafnya sebagai bukti bahwa surat telah diterima Mengembalikan kartu kendali 2 kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada penata arsip (arsiparis), kartu kendali 3 tetap melekat pada surat Membuat 2 lembar disposisi, kemudian melampirkan surat berikut lembar disposisi 1 dan 2 untuk disampaikan kepada pimpinan unit pengolah Menerima kembali surat, kartu kendali 3 dan lembar disposisi 1 dan 2 yang telah di isi oleh pimpinan unit pengolah Menyimpan kartu kendali 3 dan meneruskan surat berikut dengan lembar disposisi kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada di disposisi

Menerima surat dan lembar disposisi 1 kembali dari pelaksana, jika surat tersebut telah selesai diproses, untuk kemudian disimpan berapa lama. Jika surat tersebut sudah menurun nilai gunanya (in-aktif), maka surat berikut kartu kendali 3 diserahkan kepada penata arsip dan ditukar dengan kartu kendali 2, sebagai bukti bahwa surat disimpan di unit kearsipan oleh penata arsip

Tugas Pimpinan Unit Pengolah

Menerima surat, kartu kendali 3, dan lembar disposisi 1 dan 2 dari TU Unit Pengolah Mengisi lembar disposisi untuk menindaklanjuti surat yang masuk Menyerahkan kembali surat, kartu kendali 3, dan lembar disposisi 1 dan 2 kepada TU Unit pengolah

Tugas Pelaksana unit pengolah

Menerima surat berikut lembar disposisi 1 pimpinan dari tata usaha unit pengolah Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis di lembar disposisi Menyerahkan surat dan lembar disposisi 1 kepada tata usaha unit pengolah jika surat selesai diproses/ditindaklanjuti

Tugas Penyimpanan atau penata arsip

Menerima kartu kendali 2 yang telah diparaf tata usaha unit pengolah dan disimpan dikotak kartu kendali sebagai bukti bahwa surat sedang diproses di unit pengolah. Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar kartu kendali 2 dengan kartu kendali 3 Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu

Bagan Prosedur Pengurusan Surat Masuk Penting Sistem Kartu Kendali

Unit Kearsipan Penerima Surat 1 2 KK 1 KK 2 KK 3 Pencatat Surat 3 KK 1 KK 2 KK 3 Pengarah Surat Penata Arsip TU/Sekretaris Unit Pengolah Pimpinan Pelaksana

4 KK 2 KK 3 LD 1 LD 2 6

5 KK 3 LD 1 LD 2

Kotak KK 1

Kotak KK 2

Kotak

KK 3 dan LD 2

LD 1 7 LD 1

Catatan : KK = Kartu Kendali LD = Lembar Disposisi

Keterangan Gambar
1.
2.

Petugas Pos/kurir menyerahkan surat kepada penerima surat Penerima surat menyerahkan surat kepada pencatat surat untuk dibaca dan dicatat dalam KK rangkap 3

3.

4.

Pencatat surat menyerahkan surat beserta 3 lembar KK kepada Pengarah Surat untuk diperiksa Pengarah Surat memeriksa pengisian KK, menyimpan KK1 sebagai kartu kontrol, dan menyerahkan surat, beserta KK2 dan KK3 kepada unit pengolah melalui TU unit pengolah/Sekretaris
TU Unit pengolah/Sekretaris memberi paraf pada kolom pengolah kemudoan menyerahkan surat, KK3, dan 2 LD kpd pimpinan.Jika sudah, KK3 dan LD2 disimpan, surat dan LD1 diserahkan kepada Pelaksana sesuai dengan disposisi pimpinan

5.

6.
7.

TU Unit pengolah mengembalikan KK2 kepada Pengarah Surat untuk selanjutnya diteruskan kepada penata arsip.
Jika Pelaksana sudah menyelesaikan surat sesuai dengan disposisi pimpinan, surat dan LD1 diserahkan kepada TU/Sekretaris untuk disimpan. Jika surat sudah selesai diproses atau sudah in-aktif, surat dan KK3 ditukar dengan KK2 pada penata arsip

8.

Prosedur Pengurusan Surat Masuk Biasa

Tidak perlu dicatat dalam kartu kendali Menggunakan lembar pengantar surat biasa Alur kerja pendek Surat biasa tidak perlu cepat disampaikan ke unit pengolah, dpaat ditunggu 1-2 hari lamanya Pencatatan dapat dilakukan sekaligus untuk beberapa surat dalam 1 lembar pengatar surat biasa Penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan cukup disimpan di unit pengolah saja Tidak perlu diserahkan ke penata arsip Penghapusan arsip dilakuakn di unit pengolah

Contoh Format lembar pengantar surat biasa dan cara pengisiannya

LEMBAR PENGANTAR SURAT BIASA Unit : Bagian Kepegawaian No. Urut 1 Asal Surat Gita Gustriani Jl. Raya Pejaten, No. 102 Jakarta 2 Rizki Amalia Griya Bilabong Permai No.3, Bogor 3 Depnaker Jl. MT. Haryono Jakarta 2 Januari 2009 2/AD/I/09 Diklat Pegawai 10 orang 1 - 10 Feb 2009 Gd. Diklat 3 Januari 2009 Lamaran Kerja Sekretaris Tanggal : 5 Januari 2009 Tanggal/Nomor 3 Januari 2009 Waktu Penyampaian : 10.00 WIB Isi Ringkas Lamaran Kerja Keterangan Resepsionis

Tanggal : 5 Januari Jumlah : 3 Surat Diterima : Donita TTD

Pukul : 10.30

Langkah-langkah pengurusan surat masuk biasa

Surat-surat masuk biasa dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak baru dicatat dalam lembar pengantar surat biasa rangkap 2 Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan ke unit pengolah bersama lembar pengantarnya Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat

Bagan Prosedur Pengurusan Surat Masuk Biasa

Unit Kearsipan Unit Pengolah Penerima Surat Pencatat Surat Pengarah Surat Penata Arsip

LP 1 LP 2 LP 1 LP 2

LP 1

LP 2

Catatan : LP = Lembar Pengantar

Pengurusan Surat Masuk Rahasia

Hanya pimpinan yang bole membaca surat Penyampaian surat kepada pimpinan dalam keadaan tertutup atau masih bersampul

Contoh Format lembar pengantar surat rahasia dan cara pengisiannya

LEMBAR PENGANTAR SURAT RAHASIA Unit : Bagian Kepegawaian No. Urut 3 Asal Surat Depnaker Jl. MT. Haryono Jakarta Tanggal : 20 Februari 2009 Tanggal/Nomor 19 Februari 2009 135/NAD/I/09 Waktu Penyampaian : 10.20 WIB Isi Ringkas Daftar Nama Diklat Keterangan 10 orang

Tanggal : 20 Februari 2009 Jumlah : 1 Surat Diterima : Donita TTD

Pukul : 10.30

Langkah-langkah Pengurusan Surat Rahasia

Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat
Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul kedalam lembar pengatar surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah surat

Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada pimpinan unit pengolah Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengatar 1 dan 2
Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada penata arsip

Bagan Produser Pengurusan Surat Masuk Rahasia

Unit Kearsipan Unit Pengolah Penerima Surat Pencatat Surat Pengarah Surat Penata Arsip

LP 1 LP 2 LP 2 LP 1 LP 1 LP 2

LP 2 LP 1

Catatan : LP = Lembar Pengantar

Menerima dan Mendistribusikan surat keluar

1.

2.

3.

Surat Keluar dapat disebabkan tiga faktor antara lain sebagai berikut : Surat keluar merupakan jawaban dari adanya surat masuk yang diterima Surat keluar merupakan kebutuhan, misalnya kantor ingin mengundang rapat, maka dibuat surat undangan rapat Surat keluar memberikan informasi, misalnya surat pemberitahuan, surat edaran

Pengurusan surat keluar Sistem Buku Agenda

Pembuatan konsep 2. Persetujuan konsep 3. Pencatatan surat 4. Pengetikan konsep surat 5. Pemeriksaan pengetikan 6. Penandatanganan surat 7. Pemberian Cap Dinas 8. Melipat Surat 9. Penyampulan surat 10. Pengiriman surat 11. Penyimpanan surat
1.

1. Pembuatan Konsep
Dilakukan oleh pimpinan yang menantangani surat pada lembaran konsep surat Dilakukan jika konsep surat dibuat oleh Sekretaris/asisten Pembuatan konsep dapat dilakukan secara : a. Sentralisasi b. Desentralisasi

Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh :

Atasan atau pimpinan Konsep dibuat dan diketik sendiri secara lengkap. Biasanya untuk surat rahasia Konsep dibuat sendiri dan diserahkan kepada juru tik Konsep dibuat secara garis besar, diselesaikan secara lengkap oleh sekretaris Konsep didiktekan langsung kepada sekretaris atau pembantunya 2. Orang yang ditunjuk (Konseptor) Pimpinan dapat menunjuk langsung orang yang dipercaya untuk membuat konsep surat
1.

Contoh Format lembar konsep dan cara pengisiannya

Nomor Lampiran Hal : '003/B/I/09 :: Konfirmasi Surat Lamaran Alamat yang dituju : Kepada Yth. Gita Gustriani Jl. Raya Pejaten No.102 Jak arta Isi Surat : Dengan hormat, Sehubungan dengan surat lamaran Saudara tanggal 3 Januari 2009 yang mengajuk an permohonan k erja untuk posisi reseptionis, mak a dengan ini k ami berik an tanggapan sebagai berik ut. 1 Kami sangat berterima k asih k epada Saudara yang bermak sud bek erja di perusahaan k ami, namun dengan sangat menyesal k ami belum bisa memenuhi permohonan Saudara tersebut, k arena posisi untuk jabatan tersebut telah terisi sejak beberapa wak tu lalu 2 Surat lamaran Saudara ak an k ami simpan dalam dok umen k ami, dan jik a dik emudian hari tersedia posisi untuk jabatan tersebut atau posisi lainnya, Saudara ak an menjadi perhatian k ami untuk ik ut serta dalam proses rek uritmen. Demik ian surat ini k ami sampaik an, dengan harapan Saudara segera mendapatk an apa yang diingink an. Atas perhatian Saudara, k ami ucapk an terima k asih Hormat k ami, Kepala Bagian Kepegawaian M. Aryo Wibisono, SH Disusun oleh Dikirim oleh Keterangan : Adinda Nur Aisyah : Teguh Arifianto Tgl 5 Januari 2009 Tgl 5 Januari 2009 Tgl 5 Januari 2009 Paraf Paraf Paraf

Disetujui oleh : M. Aryo Wibisono

2. Persetujuan Konsep

Tujuan dari persetujuan konsep surat adalah memeriksa apakah konsep surat tersebut sudah sesuai atau perlu diperbaiki atau dikoreksi Bila konsep surat sudah mendapat persetujuan dari pimpinan maka pimpinan akan memberikan tanda/paraf (acc) pada konsep tsb.

3. Pencatatan Surat
Konsep surat yang sudah di acc oleh pimpinan selanjutnya akan di catat ke dalam buku agenda surat keluar untuk diregistrasi atau didaftarkan Tujuannya untuk mendapatkan nomor surat yang berlaku di kantor tsb.

Buku Agenda Verbal (Surat Keluar)

Buku ini digunakan untuk mencatat surat yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak lain. Contoh :

No Nomor Surat Tanggal Surat Dikirimkan Kepada 1 6 Januari 2009 Kantor Pajak 001/B/I/09 Jl. TMP Kalibata Jakarta 6 Januari 2009 PT. Sejahtera, 002/A/I/09 Jl. Raya Bogor, KM.29, Jakarta Perihal NPWP Lampiran Keterangan -

Berhubungan dengan Pengiriman 1 Berkas surat masuk Barang No.002/A/I/09

4. Pengetikan konsep surat

Konsep surat yang telah di acc dan telah mendapatkan nomor surat untuk selanjutnya akan diketik dengan rapi

Konsep surat yang telah diketik dan diprint, konseptor harus memeriksa juga pengetikan tersebut, sehingga benar-benar sesuai dengan konsepnya dengan memberi paraf menggunakan pensil pertanda sesuai dengan konsep

5. Pemeriksaan pengetikan

6. Penandatanganan Surat

Pejabat yang berwenang atau bertanggung jawab terhadap surat tersebut dan membubuhkan tanda tangan di atas nama terang

7. Pemberian Cap Dinas

Arti stempel pada surat yaitu sebagai tanda syahnya surat. Pemberian stempel dinas dibubuhkan disebelah kiri tanda tangan dengan menyinggung sedikit dari tanda tangan tersebut

8. Melipat Surat
Tata cara melipat surat :
1. Berdasarkan tradisi, ada 2 macam lipatan : * Lipatan Prancis = mulanya dipakai oleh orang Prancis terutama dikalangan rajaraja. Sekarang dipakai dikalangan dunia usaha * Lipatan Baron = banyak dipakai di Inggris, sekarang banyak dipakai untuk surat dinas yang memakai sampul panjang

2. Berdasarkan lipatan teknis * Lipatan Baku = melipat kertas surat menjadi tiga bagian yang sama. Lipatan Akordion = variasi dari lipatan baku bedanya terletak pada ujung atas dan ujung bawah surat yang diletakkan pada bagian luar lipatan(lebih mudah dibuka) Lipatan baku rendah = sama dengan lipatan baku. Bedanya terletak pada kertas bagian atas dilipat lebih kecil dengan tujuan utk menampakkan bagian kepala surat

Lipatan Akordian rendah = sama dengan lipatan akordion, bedanya terletak pada lipatan kertas bagian atas yang hanya dilipat setengahnya dari lipatan yang dibuat pada jenis akordion dengan tujuan untuk memisahkan bagian kepala surat dari tubuh surat

Lipatan ganda sejajar = dengan cara melipat kertas menjadi 2 bagian yang sama panjang Lipatan Tunggal = Lipatan tunggal kertas hanya dilipat satu kali, biasanya pada kertas ukuran folio atau kuarto, tetapi sampul suratnya berukuran besar.

9. Penyampulan Surat
Hal-hal yang harus diperhatikan : 1. Gunakan kop surat juga untuk sampul surat 2. Cantumkan nomor surat bila diperlukan 3. Jika sampul tidak menggunakan kop surat, harus dibubuhkan stempel pada sampul disebelah kiri 4. Perangko secukupnya

10. Pengiriman Surat

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan jasa pengiriman surat : Jenis surat Informasi yang tercantum dalam surat Tujuan/alamat surat Volume/banyaknya surat

1. 2. 3. 4.

Pengiriman surat dapat dilakukan dengan empat cara : 1. Kurir 2. Melalui Pos 3. Melalu perusahaan Jasa (DHL, TIKI, FEDEX) 4. Melalui Internet (Email)

11. Penyimpanan Surat

Surat yang asli dikirimkan kepada alamat yang dituju Sedangkan tembusan atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip. Penyimpanan dilakukan menggunakan sistem penyimpanan (Misalnya Sistem abjad, sistem subjek, sistem tanggal, sistem nomor)

Langkah-langkah Pengurusan Surat Keluar Sistem Kartu Kendali

a. Unit Pengolah * Surat keluar berasal dari unit pengolah. * Pencatatan kartu kendali dapat dilakukan di unit kearsipan dapat juga dilakukan di unit pengolah asalkan KK 1 dan 2 diserahkan ke unit kearsipan, sehingga unit kerasipan mengetahui apa yang telah diproses di unit pengolah.
TU Unit pengolah mengisi 3 kartu kendali, setelah itu surat asli beserta tembusannya dan KK 1 dan 2 diteruskan ke unit kearsipan * KK 3 disimpan di unit pengolah. * Tembusan yang telah diproses di pencatat surat, *

b. Pencatatan Surat

Tugas Pencatatan Surat : Menerima surat berserta tembusannya dan kartu kendali 1 dan 2 dari unit pengolah Membrikan stempel pada surat KK 1 diteruskan ke pengarah surat untuk disimpan dan sebagai kartu kontrol Memberikan paraf pada KK 2, kemudian mengembalikan KK 3 dan tembusan kpd unit pengolah Memberikan surat kepada petugas ekspedisi untuk dikirimkan kepada alamat instansi

c. Pengarahan surat Tugas pengarah surat dalam menangani surat keluar adalah : Menerima KK 1 dari pencatat surat dan menyimpannya kedalam kotak KK sebagai Kartu Kontrol

d. Penataan Arsip Tugas penata arsip adalah menerima KK2 dari unit pengolah dan menyimpannya dalam kotak KK sebagai pengganti arsip yang ada pada unit pengolah. Jika arsip yang berada di unit pengolah sudah in-aktif, KK 2 di penata arsip ditukar dengan KK3 dan tembusan di unit pengolah

akan dikirim kepada pihak lain dan mengirimkannya dengan cara-cara tertentu yang telah menjadi aturan kantor

Tugasnya menerima surat-surat yang

e. Pengiriman Surat

Perbedaan sistem buku agenda dan sistem kartu kendali

No Sistem Buku Agenda Sistem Kartu Kendali Sistem pola baru Pencatatan menggunakan kartu kendali, lembar pengatar Penyampaian surat menggunakan kartu kendali

1 Sistem pola lama 2 Pencatatan menggunakan buku agenda Penyampaian surat menggunakan buku 3 ekspedisi

Pencatatan hanya bisa dilakuak satu orang Pencatatan dapat dilakukan beberapa orang 4 karena hanya menggunakan satu buku dalam waktu yang bersamaan karena yang sama menggunakan lembaran-lembaran terpisah

Bagan Prosedur Pengurusan Surat Keluar Penting

Unit Kearsipan Unit Pengolah Pencatat Surat Pengarah Surat Penata Arsip Ekspedisi

T KK 1 KK 2 KK 3

T KK 1 KK 2 KK 1

Kotak KK 2 Kotak KK 1 Kotak KK 3 dan tembusan

Keterangan gambar
1.TU unit pengolah mengisi 3 KK, kemudian menyerahkan surat, tembusan serta KK 2 dan 3 kepada pencatat surat. KK 3 langsung disimpan dan tembusan yang telah diproses di pencatat surat juga disimpan di unit pengolah 2.Pencatat surat menyerahkan KK1 ke pengarah surat untuk selanjutnya disimpan sebagai kartu kontrol dan surat diserahkan kepada petugas ekspedisi untuk dikirimkan ke alamat instansi 3.Pencatat surat mengembalikan KK2 ke unit pengolah untuk selanjutnya diteruskan kepada penata arsip untuk disimpan

4. Jika surat sudah in-aktif, tembusan dan KK3 di unit pengolah ditukar dengan KK2 di penata arsip

Langkah-langkah Pengurusan Surat Keluar Biasa

Unit Pengolah
1.Unit pengolah mencatat surat keluar biasa atau rutin dalam dua lembar pengantar surat biasa 2.Surat asli, Lembar pengantar 1 dan 2, tembusan diteruskan ke pencatat surat di unit kearsipan
3.Menerima kembali tembusan surat yang sudah diberi

 Pencatatan Surat 1. Pencatat surat menerima surat, tembusan dan lembar pengantar surat biasa (lembar 1 dan 2) 2.Memberi stempel tanggal pada tembusan surat dan mengembalikan lagi tembusan dan lembar pengantar 2 kepada unit pengolah. Hal ini sebagai tanda bahwa surat sudah diterima dan dikirimkan
3.Surat asli dikirimkan ke alamat yang dituju melalui ekspeditor

Bagan Prosedur Pengurusan Surat Keluar Biasa

Unit Kearsipan Unit Pengolah Pencatat Surat Pengarah Surat Penata Arsip Ekspedisi

LP 2 LP 1

LP 1 LP 2

LP 2

LP 1

Langkah-langkah Prosedur Pengurusan Surat Keluar Rahasia

Surat rahasia diketik sendiri oleh pimpinan atau dibuat oleh seseorang yang ditunjuk langsung oleh pimpinan berikut tembusannya. Surat ini dicatat langsung dalam lembar pengantar surat rahasia, tembusan disimpan. Surat tertutup dan lembar pengantar surat rahasia (1 dan 2) diserahkan ke pengarah surat. Kemudian surat diserahkan kepada ekspeditor untuk dikirim dan LP 1 diserahkan kepada penata arsip dan LP 2 kepada unit pengolah.

Bagan Prosedur Pengurusan Surat Keluar Rahasia

Unit Kearsipan Unit Pengolah Pencatat Surat Pengarah Surat Penata Arsip Ekspedisi

T LP 1 LP 2 LP 1 LP 2 LP 1

T LP 2