SISTEM AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTER Sistem akuntansi berbasis komputer dibagi menjadi dua kelompok besar : sistem batch

dan sistem real-time.

1. Perbedaan antara Sistem Batch dan Real-time

a. Jeda Waktu Sistem batch menyusun transaksi ke dalam kelompok-kelompok untuk pemrosesan. Selalu ada jeda waktu antara terjadinya suatu peristiwa ekonomi dan waktu yang direfleksikan dalam akun perusahaan. Panjangnya jeda waktu tersebut bergantung pada frekuensi pemrosesan batch. Jeda waktu dapat berkisar antara menit hingga minggu. Misalnya adalah pemrosesan gaji. Peristiwa ekonomi aplikasi tenaga kerjamuncul terus-menerus selama periode pembayaran. Pada akhir periode, pembayaran disiapkan bersama-sama sebagai sebuah batch. Sistem real-time memproses transaksi secara individual pada saat peristiwa ekonomi muncul. Karena record tidak dikumpulkan dalam batch, tidak terdapat jeda waktu antara munculnya peristiwa ekonomi dan pencatatan. Misalnya adalah sistem pemesanan tiket pesawat terbang, yang memproses permintaan calon penumpang secara langsung. b. Sumber daya Sistem batch memerlukan lebih sedikit sumber daya (seperti biaya pengiriman, pemrograman, waktu komputer, dan pelatihan bagi pengguna) daripada sistem real-time. Misalnya, sistem batch dapat menggunakan file berurutan yang disimpan di pita magnetis. Sistem real-time menggunakan file akses langsung yang memerlukan peralatan penyimpanan yang lebih mahal, seperti cakram magnetis. Namun demikian, pada prakteknya, perbedaan biaya ini mulai menghilang, sehingga semakin banyak organisasi yang beralih ke cakram magnetis untuk pemrosesan batch dan real-time. c. Efisiensi Operasional Sistem pemrosesan real-time yang menangani sejumlah besar transaksi setiap hari dapat menciptakan ketidakefisienan operasional. Namun demikian, beberapa dari akun ini mungkin tidak perlu diperbarui secara real-time. Bahkan, tugas untuk melakukan hal ini memerlukan banyak waktu, sehingga jika dikalikan dengan ratusan atau ribuan transaksi, bisa menyebabkan penundaan pemrosesan

yang signifikan. Namun demikian, pemrosesan batch dari akun yang nonkritis memperbaiki efiiensi operasional dengan mengeliminasi aktivitas yang tidak diperlukan pada saat-saat penting dalam pemrosesan. Dalam memilih pemrosesan data, desainer harus mempertimbangkan masalah efisiensi dan efektivitas. Misalnya, para pengguna sistem reservasi penerbangan tidak bisa menunggu 100 orang penumpang (ukuran batch yang efisien) sebelum transaksi diproses. Jika segera akses ke informasi saat ini penting bagi kebutuhan pengguna, maka pemrosesan real-time merupakan pilihan yang logis. Ketika jeda waktu dalam informasi tidak memberikan pengaruh yang merugikan terhadap kinerja pengguna, dan efisiensi operasional bisa dicapai melalui pemrosesan data secara batch, maka pemrosesan batch merupakan pilihan yang lebih tepat. Tabel di bawah ini merangkum karakteristik khusus dari pemrosesan batch dan real-time yang memengaruhi pengambilan keputusan. Metode Pemrosesan Data Batch Real-time Kerangka waktu informasi Terdapat jeda antara Pemrosesan dilakukan waktu terjadinya ketika kegiatan kegiatan ekonomi ekonomi terjadi. dengan waktu pencatatannya. Sumber daya Umumnya, lebih sedikit Lebih banyak sumber sumber daya (piranti daya yang dibutuhkan keras, pemrograman, daripada pemrosesan pelatihan) yang batch. dibutuhkan. Efisiensi operasional Record tertentu diproses Semua record yang setelah peristiwa terjadi berkaitan dengan untuk menghindari peristiwa diproses penundaan operasional. segera. 2. Pendekatan Pemrosesan Data Alternatif Karakteristik Pembeda a. Sistem Warisan Versus Sistem Modern Sistem warisan umumnya memiliki fitur berikut ini: memiliki aplikasi berbasis mainframe, berorientasi pada batch, sistem warisan yang awal menggunakan file datar untuk penyimpanan data, namun basis data hierarkis dan jaringan sering berkaitan dengan era system warisan yang lebih maju. Sistem penyimpanan yang sangat tidak terstruktur dan tidak fleksibel ini mengutamakan

lingkungan pengguna tunggal yang menghalangi penyebaran informasi secara menyeluruh di dalam organisasi. Sistem modern cenderung berbasis klien-server (jaringan) dan memproses transaksi secara real-time. Meskipun ini merupakan tren di banyak organisasi, perlu disadari bahwa banyak sitem modern yang berbasis mainframe dan menggunakan pemrosesan batch. Berbeda dengan sebelumnya, sistem modern menyimpan transaksi dan file utama dalam tabel basis data relasional. Keuntungan utama dari penyimpanan basis data adalah bahwa proses bisa diintegrasikan dan data bisa saling dibagi dalam organisasi.
b. Pembaruan File Master dari Transaksi

c. Prosedur Pembuatan Cadangan Basis Data

3. Pemrosesan Batch dengan Menggunakan Pengumpulan Data secara Real-

time Pendekatan pemrosesan data yang popular, khususnya untuk perusahaan besar adalah menangkap secara elektronik data transaksi pada sumbernya ketika terjadi. Dengan mendistribusikan kemampuan input data ke pengguna, kesalahan transaksi tertentu bisa dicegah atau dideteksi dan dikoreksi pada sumbernya. Hasilnya adalah file transaksi yang bebas dari kebanyakan kesalahan yang sering terjadi pada sistem warisan yang lama. File transaksi kemudian diproses dengan cara batch untuk mencapai efisiensi operasional. Langkah-langkah utama dalam proses ini adalah: Staf departemen penjualan menangkap data penjualan pelanggan yang berkaitan dengan item yang dibeli dan akun pelanggan.
Sistem kemudian memeriksa batas kredit pelanggan dari data dalam record

pelanggan (file pembantu piutang dagang) dan memperbarui saldo akunnya untuk merefleksikan jumlah penjualan.
Selanjutnya, sistem memperbarui jumlah yang ada di record persediaan (file

pembantu persediaan) untuk merefleksikan pengurangan persediaan. Hal ini menyediakan informasi terbaru ke staf lainnya mengenai ketersediaan persediaan.

 Record penjualan kemudian ditambahkan ke file pesanan penjualan (file

transaksi), yang diproses secara batch pada akhir hari kerja. Proses batch ini mencatat setiap transaksi dalam jurnal penjualan dan memperbarui akun buku besar umum yang terkait.
4. Pemrosesan Real-time

Sistem real-time memproses seluruh transaksi pada saat terjadi. Misalnya, pesanan penjualan yang diproses oleh sistem bisa ditangkap, dan dikirim pada hari yang sama. Sistem semacam ini memiliki banyak potensi keuntungan, termasuk perbaikan produktivitas, pengurangan persediaan, pengurangan jeda dalam penagihan pelanggan, dan perbaikan kepuasan pelanggan. Karena informasi transaksi ditransmisikan secara elektronik, dokumen sumber fisik bisa dieliminasi atau dikurangi. Pemrosesan real-time sesuai dengan sistem yang memproses volume transaksi yang rendah dan yang tidak saling berbagi record umum. Sistem ini menggunakan teknologi local area network (LAN) dan wide area network (WAN) secara luas. Terminal pada situs distribusi di seluruh organisasi digunakan untuk menerima, memproses, dan mengirim informasi mengenai transaksi saat ini.