Elementos que se utilizan para archivar.

Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importa ncia para su supervivencia y su buen funcionamiento. Para ello precisa que todos estn involucrados en la labor para que el archivo sea fcil de manejar. El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo papel encima del escrit orio requiere decisiones y para cualquier tipo de informacin tenemos tres tipos d e decisiones: tirarla, archivarla, actuar sobre ella. Los conceptos claves de un archivo son funciones, finalidad, fundamentos y crite rios y reglas bsicas. Un archivo tiene que permitir al menos dos funciones: almac enar y recuperar de inmediato. En toda organizacin las finalidades del archivo son: Ser el centro de la informacin y de la documentacin. Proporcionar los mejores servicios al menor coste. Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios. Asegurar la conservacin de los documentos. Finalidad del archivo en la empresa. La existencia del archivo en la empresa es consecuencia directa de que las activ idades mercantiles necesitan un soporte documental. Cualquier empresa emite y recibe en el transcurso de su actividad ordinaria distintos tipos de documentacin . Por tanto, la finalidad del archivo es guardar y clasificar todos los document os que la empresa necesita conservar para poder funcionar normalmente: por una parte, en razn de lo que establece la legalidad vigente; por otra, segn el criteri o y la conveniencia de la propia empresa. En este sentido, la empresa hace acopio de distintos tipos de material de archiv o: DOCUMENTOS DE GESTIN: son todos aquellos relacionados con actividades o gestiones que se encuentran en curso de realizacin y que se dilatan en el tiempo. en si so n los de la actividad interna. DOCUMENTOS LEGALES: son aquellos que la empresa tiene que conservar obligatoria mente por ley. en si son documentos que siempre van a estar. DOCUMENTOS HISTRICOS: los referidos a operaciones y actividades terminadas, y lo s que se acumulan por razones comparativas, estadsticas, etc. Gua manual del archivo. El manual de archivo documental es un proceso de suma importancia en cualquier e ntidad, ya que no solo es un requisito de ley, sino que tambin, conlleva al mejor amiento continuo, pues esta es una herramienta ligada al proceso de calidad la c ual permite el curso claro y exacto de la documentacin creada tanto internamente como lo que llega de entidades externas. Muebles que se utilizan para archivar. Archivo verticales. Son muebles que constan de gavetas colocadas una encima de otra, para mantener e n ellas carpetas en posicin vertical, lo cual facilita la ubicacin del material ar chivado. Los ttulos escritos en las pestaas de las carpetas pueden ser ledos cmodame nte, debido a la visibilidad horizontal que proporciona la ubicacin de las carpet as. Archivo Horizontal o estanteras con anaqueles fijos: son muebles que consta de di visiones colocadas en forma horizontal, en algunos casos pueden ser abiertos y e n otros estn provisto de puertas corredizas o plegables. Para estos muebles se ut ilizan un tipo especial de carpetas, las cuales tienen pestaas en uno de los bord es angostos. Fichero: Es un mueble que consta de gavetas pequeas en las cuales se colocan fich as o tarjetas contentivas de informacin relacionada con el contenido de las carpe tas archivadas. Equipos Electrnicos. Computadora: es un sistema electrnico que consta de una pantalla o monitor, un te clado muy parecido al de la mquina de escribir y una unidad de procesamiento dond e reside la memoria y se efectan las operaciones y procesos. Discos duros o fijos: es un disco magntico que se encuentran en el CPU de la comp

utadora, en el se encuentran almacenados los principales programas y archivos de una computadora. Dispositivos de almacenamiento de informacin: son los medios en los cuales se gua rda informacin que ha sido procesada en la computadora. Pueden ser electrnicos com o las memorias y pticos como los discos compactos cd. Carpetas: son cubiertas fabricadas en diferentes tipos de material catn, cartulin a y se usa para resguardar los documentos y correspondencia que se relacionen co n un individuo, empresa o institucin, pueden ser de tamao carta u oficio, stas trae n una pestaa donde se escriben el encabezamiento o ttulo correspondiente. Carpetas de acorden o carpeta de fuelle: son aquellas que tienen varias divisione s en forma de pliegues, de all su identificacin como carpeta de acorden o de fuelle . sta por lo general vienen clasificada numricamente o con letras del alfabeto lo cual permite ordenar fcilmente la documentacin, se le considera como un archivo au xiliar. Tarjetas: son unidades rectangulares generalmente de 5 por 3 y 8 por 5 pulgadas, tiene infinidad de uso, sin embargo, el principal es la organizacin de ficheros, el cual tiene como objeto facilitar la localizacin de las carpetas, gavetas o ar chivadores donde se encuentran la informacin necesaria. ndices: son listados con referencias alfabticas o numricas sobre el contenido de ca da equipo de archivo. Marbetes: son etiquetas que se adhieren a los materiales, carpetas para indicar lo que ha quedado archivado o debe archivarse. Bandeja de escritorios: es un equipo que se coloca sobre el escritorio, para col ocar en ella la correspondencia recibida. Ganchos: son piezas metlicas que sirven para sujetar los documentos dentro de las carpetas, pueden ser de brazo corto o largo de acuerdo a la cantidad de docume ntos a sujetar. Guas y subguas: son lminas de material resistentes cartn fibra pesada cuyo objetivo es indicar la clase de material archivado en las carpetas y establecer divisione s dentro de las gavetas. Elementos que se utilizan para archivar. En el mercado existe una gran cantidad de elementos que nos permitirn archivar co rrectamente en funcin de nuestras necesidades. Vamos a ver cules son los ms comunes : - Carpetas. Bsicamente est formado por una cartulina de cartn plegada que permite a lmacenar documentos en su interior. Suelen llevar pestaas o zonas donde identific ar la documentacin que estamos guardando. Existen carpetas con distintos sistemas de almacenaje: perforadas, suspendidas, etc. El sistema a elegir depender en gran medida de las preferencias y de la ubic acin fsica. Carpeta perforada Gua para carpetas suspendidas Carpeta suspendida Caja carpeta - Guas. Son separadores de clasificacin, stos estn formados por una cartulina de cie rto grosor que permite separar la documentacin ubicada dentro de una misma carpet a. Dispone de una serie de pestaas que permiten una localizacin ms rpida. Gua con separacin alfabtica Guas adhesivas - Indicadores o separadores. Son elementos que se suelen colocar entre la docume ntacin ubicada en una carpeta o archivo con el fin de separar las mismas. La dife rencia con respecto a las guas es que stas suelen disponerse en distintos colores y por ellos se identificar la documentacin que separan. Tambin se usan como element o sealizador, por ejemplo, para recordar un determinado documento, hacer una llam ada de atencin etc. Pinzas. Se utilizan para sujetar un conjunto de documentos. Existen de distintos tipos: de percha, individuales, etc. Perchas con pinzas Pinzas y clips

- Archivadores. Son carpetas que nos van a permitir archivar toda la documentacin . En su interior suelen llevar un sistema de anclaje para los documentos que po rtan, stos suelen ser distintos: perforados, por presin, de palanca, etc. Los archivadores suelen tener en el lomo una zona que permite escribir o inserta r fichas con el fin de identificar correctamente la documentacin que dentro porta - Fundas. Las fundas permiten mantener los folios en buen estado, no obstante, s e deber tener cuidado cuando los documentos estn recin impresos, a menudo, la tinta suele adherirse al plstico de la funda quedando el documento daado. Existen carpe tas con un cierto nmero de fundas en su interior. - Cajas archivadoras. Utilizadas para albergar documentos, archivo definitivo, f ichas, etc. Existen varios tamaos y tipos en funcin de aquello que se pretende gua rdar. Caja de transferencia sistema acorden Caja de archivo de cajn Caja de archivo vertical - Armarios. Existen armarios cuyo nico objetivo es la de albergar documentos, por ello, suelen disponer de cajones que facilitan la incorporacin de los documentos . stos deben disponer de la correspondiente cerradura de seguridad. Bandejas apilables. Normalmente utilizadas en la misma mesa de trabajo, permiten separar la primera documentacin que le llega al profesional del secretariado, po r ejemplo, cartas, informes, etc. Esta documentacin permanece apilada un corto es pacio de tiempo para posteriormente ser destruida o almacenada en un fichero def initivo. Este tipo de bandejas permiten disponer de la documentacin en horizontal o en ver tical segn el modelo. Bandejas apilables horizontal Bandejas apilables verticales - Microfilm. Sistema utilizado en archivos grandes. Permite microfilmar un docum ento y almacenarlo posteriormente de una forma reducida (una pelcula de microfilm ). La ventaja principal reside en el ahorro de espacio, pero requiere de un sist ema de visualizacin especficos. Este sistema es muy utilizado en las hemerotecas Mquina lectora de Microfilm Microfilm - Almacenamiento digital. Existen escneres potentes que permiten digitalizar cual quier documento para que posteriormente pueda guardarse en dispositivos de almac enamiento digital, tales como: discos duros (HD), pendrives, servidores, servido res virtuales, etc. Por ello, hoy en da se hace necesario que cualquier empresa a lmacene sus documentos no solo en soporte fsico, sino en formato digital, ya que s te ltimo formato presenta la ventaja de que la informacin se podr y enviarse de una forma fcil y cmoda a travs de Internet.