Propsal

Proyek Tugas Akhir/Project Work

Mengelola Dokumen

Disusun Oleh :

Nama : Fitria Ningsih

Nis : 0424
Jurusan : Sekretaris

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK)

BANGUN NUSANTARA
Kecamatan Pelepat Ilir Kabupaten Bungo
Kuamang Kuning
2008-2009
 KATA PENGANTAR

Segala puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah
melimpahkan karunianya dan memberi kesehatan baik kesehatan jasmani
maupun kesehatan rohani sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan
proposal uji kompetensi yang berjudul “ Menangani surat masuk dan surat
keluar dengan menggunakan sistem agenda berpasangan “.
Penanganan dokumen erat kaitanya dengan kegiatan yang ada dalam
suatu organisasi pemerintah maupun swasta. Setiap sumber daya manusia
(SDM) yang bergerak dibidang organisasi pasti akan berhadapan dengan
masalah penanganan dokumen yaitu surat masuk dan surat keluar.
Dengan demikian penulis menyusun proposal ini dengan cara
sistematis dan teratur.
Penulis mengucapkan banyak-banyak terima kasih kepada :
1. Kepala sekolah
2. Wali kelas III sk
3. Pembimbing
4. Majlis guru dan staf tata usaha
5. Orang tua
6. Teman senasib dan seperjuangan
Yang telah memberi dukungan dalam pembuatan proposal ini penulis
menyadari masih nayak kekurangan dalam menyusun proposal ini.
Untuk itu penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang
sifatnya menyempurnakan proposal ini.

Sumber Harapan

Penulis
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL
LEMBAR PENGESAHAN
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI

I. Latar Belakang
II. Keuntungan prosedur surat masuk dan surat keluar dengan
menggunakan sistem agenda berpasangan
III. Bahan
IV. Peralatan
V. Sistematika Pekerjaan
VI. Rencana anggaran biaya
a. Daftar harga bahan
b. Harga peralatan
VII. Sasaran Pengguna
VIII. Jadwal Pelaksanaan
IX. Penutup
a. Kesimpulan
b. Saran

Lampiran
Daftar rencana bukti belajar
Lembar kemajuan pelaksanaan
I. Latar Belakang

Adanya sekolah menengah kejuruan (SMK) bertujuan untuk

menyiapkan tenaga kerja yang sangat berpotensi dengan bidang yang
digelutiya dan mampu berwira usaha.
Dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau yang tercetak yang
dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan yang sangat penting
bagi kegiatan organisasi atau intasnsi dalam melakukan tugas untuk
melakukan kegiatan tersebut diperlukan adanya sekretaris. Sekertaris
adalah seorang karyawan yang diangkat oleh pimpinan dan dipercayai untuk
melakukan tugas kantor seperti tulis menulis atau surat menyurat rahasia.
Pengelohan dokumen sangat penting dalam dunia perkantoran, sebab jika
dokumen tidak dikelola maka akan berakibat buruk bagi kantor tersebut,
cara yang efektif dan efesien unutk pengelohan dokumen dalam
menanganin surat masuk dan surat keluar adalah dengan sistem agenda
berpasangan alasan kenapa memilih agenda berpasangan adalah karena
mudah dipahami dan dimengerti cara kerjanya dan banyak digunkan dalam
suatu intansi perusahaan. Surat adalah suatu saran untuk menyampaikan
pernyataan-pernyataan atau inpormasi secara tertulis dari pihak satu
kepihak yang lain, baik nama sendiri maupun atas nama jabatannya dalam
sebuah organisasi atau intansi dalam perusahaan. Informasi yang
disampaikan dapat berupa pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran,
saran, dan sebagainya.
Pengertian surat masuk adalah surat yang diterima oleh suatu
organisasi/intansi sedangkan surat keluar adalah surat-surat yang
dikirimkan sebagai jawaban atau tanggapan atas isi surat masuk yang
diterima dari organisasi, kantor lain atau perorangan agar terjalin
rangkaian hubungan timbal balik yang serasi yang berakibat
menguntungkan kedua belah pihak.
Sistem agenda berpasangan adalah buku agrnda yang digunakan
untuk mencatat surat masuk dan surat keluar ditulis pada halaman sebelah
kanan atau sebaliknya dan dengan nomor urut sendiri=sendiri.
Berdasarkan uraian diatas maka penulis membahas masalah
pengolaan dokumen berdasarkan sistem agenda berpasangan

II. Keuntungan propedur surat masuk dan surat keluar dengan

menggunakan agenda berpasangan.
a. Ditulis dan disusun secara jelas dan sistematis
Dalam penuliasnnya dapat lebih rapi dan teratur sehingga dapat
mudah dimengerti.
b. Menghemat waktu dan tempat
Dalam agenda berapasangan ini kita akan lebih mudah untuk
mencatat surat masuk dan surat keluar dalam suatu buku sehingga tidak
membutuhkan tempat yang banyak dan tidak menghabiskan waktu yang
lama.
c. mudah ditemukan kembali saat dibutuhkan.
Dalam agenda ini kita akan lebih nudah untuk menemukan kembali
jika ingin digunakan, karena dalam satu buku sudah mencakup surat masuk
dan surat keluar serta karena agenda ini disimpan dengan baik.

Fungsi sistem agenda berpasangan

a. Dapat dijadikan data
Dokumen ini berisi tentang informasi/pemberitauan yang telah
disimpan dalam arsip, sehingga bila kita ingin menggunakan dokumen ini
untuk mencari data atau keperluan kantor kita tingal melihat agenda dan
mengambil dalam arsip
b. Sebagai bukti dan informasi
Agenda ini dapat dijadikan bukti/informasi karena agenda ini
berupa tulisan yang penting sehinga dapat membantu pihak perusahaan
c. Sebagai bukti pertanggung jawaban
Pengagendaan dapat dijadikan sebagai bukti pertanggung jawaban,
karena bila pimpinan kita menanyakan tentang surat yang telah diarsipkan
maka kita dapat memperlihatkan agenda yang telah kita tulis ebagai bukti
bahwa surat telah diarsipkan. Maka dari itu agenda dapat dijadikan
sebagai bukti pertanggung jawaban kepada pimpinan atas seluruh surat
masuk dan surat keluar yang telah diserahkan kepada sekretaris.

III. Bahan
No Nama Bahan Spesifikasi Satuan Jumlah
1 Kertas HVS A4 Lembar 15
2 Lem kertas Glukol Botol 1
3 Buku tulis bergaris Folio Buah 1
4 Kertas catatan Post IT Pak 1
5 Isi staples Ukuran 10 Pak 1
6 Stop map 3 Warna Buah 10

IV. Peralatan
No Nama Peralatan Spesifikasi Satuan Jumlah
1 Stapler Ukuran 10 Buah 1
2 Bak setempel Tinta biru Buah 1
3 Spidol Permanen Buah 1
4 Stabilo 1 Warna Buah 1
5 Baki surat 3 Susun Set 2
6 Pensil 2B Buah 1
7 Pembuka surat Gunting/cutte Buah 1
8 Setempel tanggalan r Buah 1
9 Pena Manual Buah 2
10 penggaris 2 Warna Buah 1
30 cm

V. Sistematika Kerja
Pada sistematika kerja disini kita menggunakan surat masuk dan
surat keluar

a. Unutuk lebih jelasnya dapat dilihat pada skema surat masuk berikut

Ekspidisi
Penerimaan
Penyortiran
Agenda masuk
Kepala bagian disposisi Piminan disposisi Kepala bagian disposisi
Sekretaris petugas penangan surat
Siproses
Arsip

Sistem kerja surat masuk berdasarkan gambar disamping

a. Petugas kurir kantor mengambil surat kemudian mencatat dengan
ekspodisi sebagai bukti penerimaan surat.
b. Penerimaan surat
1. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk.
2. Meneliti ketepatan alamat yang dikirim
3. Penggolongan surat sesuai dengan jenisnya.
4. Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat
sudah diterima.
c. Pentyortiran/memisahkan surat.
Setelah surat diterima kemudian surat itu disortir. Dipisahkan
antara surat untuk pimpinan, sekretaris atau karywan dan
 menggolongkan surat dinas kedalam surat dinas rutin surat dinas
penting atau surat dinas rahasia setelah itu memisahkan surat yang
butuh penangan khusus.
d. memberikan cap (stempel agenda) ditangani oleh sekretaris.
e. Surat yang sudah diagendakan kemudian ditindak lanjuti, diarahkan
dan ditersuskan kepada pejabat yang berhak mengelola.
f. Surat yang sudah ditindak lanjuti kemudian disampaikan kepada
pihak yang bersangkutan untuk memperoleh tangapan atas isi surat
dengan menegaskan pada lembaran disposisi tersebut berupa
intruksi atau informasi.
g. Surat yang sudah ditandatangani oleh pimpinan, kemudian disimpan
atau diarsipkan dalam lemari arsip oleh sekretaris yang mengelola
surat tersebut.

b. Sketsa Kerja Surat Keluar

Intruksi pimpinan
Pembuatan konsep
Persetujuan konsep
Pengetikan
Penanda tangan
Pencatatan/buku agenda (verbal)
Pengiriman

Ekspedisi Penyimpanan arsip

Keluar

Sistem kerja surat keluar berdasarkan gambar disamping

a. Pembuatan konsep
Konsep dibuat oleh sekretaris
Konsep surat harus
1. Bersipat formal (Dinas)
Dalam pembuatan konsep kita harus menggunakan bahasa indonesia
yang baik dan benar agar dapat dimengerti dan dapahami oleh intansi yang
bersangkutan.
2. Ringkas dan jelas maksudnya
Dalam pembuatan surat kata-katanya tidak boleh bertele-tele
harus, singkat, padat , jelas dan dapat dimengerti maksud dari isi surat
yang akan dibuat tersebut.
3. Sopan dan ramah bahasanya
 Maksudnya kita tidak boleh mengunakan kta-kata yang sekiranya
akan menyinggung intansi yang bersangkutan sehingga tidak merugikan
salah atu pihak perusahaan.
4. Rapi dalam pengetikannya
Dalam mengetik surat kita harus lebih teliti dan hasil ketikan harus
rapi, supaya orang yang membaca dapat mengerti tentang apa yang kita
sampaikan.
b. Persetujuan konsep surat
Apabila konsep surat telah selesai dibuat , aka konsep surat harus
dimintakan persetujuan kepada pimpinan. Apabila pada konsep ada
kesalahan atau perlu adanya tambahan maka konsep surat tersebut
dibutuhkan oleh pimpinan.
c. Konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan
maka disahkan dibagian pengetikan.
Pengetikan hendaknya harus rapi , teliti, bersih, dan jelas
d. Penandatanganan
Surat yang sudah diketik kemudian diasmpaikan kepada pimpinan
atau penjabat yang berwenang untuk menandatanganinya.
e. Pencatatan
Surat yang sudah ditandangani kemudian dicatat kedalam buku
agenda/verbal khusus untuk mencatat surat-surat keluar.
f. Pengiriman
Surat dikirim kepada suatu organisasi/intansi kantor yang dituju
dapat menggunakan buku ekspedisi
g. Penyimpanan
Penyimpanan surat-surat yang telah diproses atau yang telah
ditanggapi kedalam lemari arsip oleh sekretaris

VI. Rencana harga bahan

No Nama Bahan Spesifikasi Satuan J Harga Total
umla
h
1 Kertas HVS A4 Lembar 15 100 100
2 Lem kertas Glukol Botol 1 2.000 2.000
3 Buku tulis b Folio Buah 1 15.000 15.000
4 Kertas catatan Post IT Pak 1 3.000 3.000
5 Isi stapler Ukuran 10 Pak 1 1.500 1.500
6 Stop map 3 Warna Buah 10 500 500
Jumlah 28.500

c. Harga peralatan
No Nama Bahan Spesifikasi Satuan J Harga Total
umla
h
1 Stapler Ukuran 10 Buah 1 10.000 10.000
2 Bak Stempel Tinta biru Buah 1 10.000 10.000
3 Spidol Permanen Buah 1 7.000 7.000
4 Stabilo 1 Warna Buah 1 5.000 5.000
5 Baki surat 3 Susun Set 2 20.000 40.000
6 Pensil 2B Buah 1 2.000 2.000
7 Pembuka surat Gunting/ctr Buah 1 4.000 4.000
8 Stempel tgl Manual Buah 1 15.000 15.000
9 Pena 2 Warna Buah 2 2.000 4.000
10 Penggaris 30 cm Buah 1 2.000 2.000
Jumlah 99.000

Total biaya dibutuhkan

a. Biaya bahan : Rp. 28.500
b. Biaya alat : Rp. 99.000
c. Biaya jasa : Rp. 250.000
Total biaya : Rp. 377.500

VII. Sasaran pengguna

Dalam proyek penanganan surat masuk dan surat keluar dengan
sistem agenda berpasangan pada Puskesmas Kuamang Kuning I SPA
ini diharapkan dapat dilakukan oleh sekretaris, karena yang
menangani surat masuk dan surat keluar adalah seorang sekretaris

VIII. Jadwal pelaksanaan.

N Kegiatan Desembe januari Februari Maret April

o r
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 3
1 Proposal

2 Konsultasi

3 Proses

4 Laporan

5 Veripikasi

6 Uji Nas

IX. Penutup

a. Kesimpulan
Dalam usaha meningkatkan pengetahuan dan keterampilan siswa
SMK (sekolah menengah kejuruan) menerapkan proses pembelajaran
yang mengacu pada kompetensi. Salah satunya dengan menerapkan
kerja lapangan dengan sistem ini diharapkan siswa dapat lebih
memahami dunia kerja.
Adapun tujuan utama sekolah menengah kejuruan adalah membentuk
siswa yang terampil dan mampu berwirausaha.
Dengan diadakanya uji kompetensi ini maka dapat diketahui
kemampuan siswa terhadap materi yang telah diterimanya disekolah
dan menerapkan dalam kerja lapangan.
b. Saran
Penulis berharap semoga dengan adanya proposal ini dapat menjadi
pedoman dalam pelaksanaan projek work hingga sampai penyelesaian
laporan akhir sebagai bahan uji kompetensi bekal pengetauhan bagi
siswa terutama jurusan sekretaris.
Penulis berharap senoga proposal ini dapat bermampaat bagi
pembaca, ditempat penulis prakerin dan bagi penulis sendiri
khususnya.