OVERVIEW Project Integration Management Proses Utama dalam Integrasi Manajemen Proyek 1. Membangun Project Charter 2. Membangun Preliminary Scope Statement 3. Membangun Project Management Plan 4. Mengarahkan dan Mengelola Eksekusi Proyek 5. Monitoring & Kontrol Proyek 6. Integrated Change Control 7. Menutup Proyek
Project Integration Management
PROJECT INTEGRATION MANAGEMENT
Project Integration Management
PROJECT INTEGRATION MANAGEMENT
Manajemen Integrasi Proyek adalah tiang penyangga yang mempengaruhi dan dipengaruhi oleh seluruh knowledge area dalam Manajemen Proyek Manajemen Integrasi Proyek melibatkan koordinasi seluruh knowledge area dalam project life
Project Integration Management
cycle
Manajemen Integrasi Proyek, merupakan salah satu kompetensi yang harus dimiliki oleh Manajer Proyek
KUNCI UTAMA KEBERHASILAN PROYEK : MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK YANG BAIK
Manajer Proyek harus mampu mengintegrasikan seluruh knowledge area selama project life cycle berlangsung Kebanyakan manajer proyek terlalu berfokus pada hal-hal yang detail tetapi melupakan big picture dari proyek yang sedang dikerjakan Manajemen Integrasi Proyek, bukanlah integrasi perangkat lunak
Project Integration Management
Manajemen Integrasi Proyek: termasuk Interface Management (identifikasi dan manajemen poinpoin interaksi antar elemen-elemen dalam proyek) 5
PROJECT INTEGRATION MANAGEMENT
Project Integration Management
FRAMEWORK FOR PROJECT INTEGRATION MANAGEMENT
Project Integration Management
PROSES UTAMA DALAM INTEGRASI MANAJEMEN PROYEK
1. 2. 3. 4. 5. 6.
7.
Membangun Project Charter Membangun Preliminary Scope Statement Membangun Project Management Plan Mengarahkan dan mengelola eksekusi proyek Monitoring & kontrol proyek Integrated Change Control Menutup Proyek
Project Integration Management
1. MEMBANGUN PROJECT CHARTER
Project Charter adalah dokumen formal yang menyatakan keberadaan sebuah proyek dan memberikan arahan akan tujuan dan
manajemen proyek.
Project Integration Management
Input: Kontrak proyek statement of work (menggambarkan produk/servis yang harus dibuat) enterprise environmental factors (struktur organisasi, budaya organisasi,dsb) organizational process assets (aturan yang berlaku, prosedur, sistem keuangan, dsb)
INFORMASI DALAM PROJECT CHARTER
Nama Proyek & masa berlaku proyek Nama Manajer Proyek beserta informasinya Ringkasan jadwal proyek Ringkasan budget proyek Gambaran singkat mengenai tujuan proyek, termasuk kebutuhan bisnis, dan justifikasi lainnya Ringkasan pendekatan dalam manajemen proyek (kebutuhan stakeholders, asumsi, batasan) Tugas umum dari masing-masing anggota tim proyek Tanda tangan key project stakeholders Kolom komentar yang disediakan agar dapat diisi oleh stakeholder
10
Project Integration Management
2. MEMBANGUN PRELIMINARY SCOPE STATEMENT
Nama Proyek & masa berlaku proyek Nama Manajer Proyek beserta informasinya Ringkasan jadwal proyek Ringkasan budget proyek Gambaran singkat mengenai tujuan proyek, termasuk kebutuhan bisnis, dan justifikasi lainnya Ringkasan pendekatan dalam manajemen proyek (kebutuhan stakeholders, asumsi, batasan) Tugas umum dari masing-masing anggota tim proyek Tanda tangan key project stakeholders Kolom komentar yang disediakan agar dapat diisi oleh stakeholder
11
Project Integration Management
3. MEMBANGUN PROJECT MANAGEMENT PLAN
Project management plan adalah dokumen yang dapat digunakan untuk mengkoordinasikan semua dokumen perencanaan proyek dan menjadi panduan eksekusi dan kontrol proyek project charter, rencana proses, faktor lingkungan, serta aset organisasional Harus dinamis, fleksibel, dapat berubah sesuai perubahan lingkungan proyek
Project Integration Management
Input:
12
INFORMASI DALAM PROJECT MANAGEMENT PLAN
Gambaran umum proyek (nama proyek, deskripsi, nama sponsor, nama PM dan anggota tim, hasil proyek, material penting, definisi dan akronim) Deskripsi bagaimana proyek diorganisir (struktur organisasi, tanggung jawab, informasi lain) Proses-proses manajemen dan teknis dalam proyek (tujuan manajemen, kontrol proyek, manajemen resiko, staf proyek, proses teknis) Pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan, jadwal dan informasi biaya proyek (paket kerja utama, hasil utama, informasi lain; rangkuman jadwal dan budget, jadwal dan budget detail, informasi lain)
13
Project Integration Management
CONTOH OUTLINE SOFTWARE PROJECT MANAGEMENT PLAN (SPMP)
Project Management Plan Sections Work Package s, Schedule , and Budget Work packages; Dependenc ies; resource requiremen ts; budget and resource allocation; and schedule
Introduction
Project Organization
Managerial Process
Technical Process
Project Integration Management
Section topics
Project overview; project deliverables; evolution of the SPMP; reference materials; definitions and acronyms
Process model; organizational structure; organizational boundaries and interfaces; project responsibilities
Management objectives and priorities; assumptions, dependencies, and constraints; risk management; monitoring and controlling mechanisms; and staffing plan
Methods, tools, and techniques; software documentation; and project support functions
14
STAKEHOLDERS ANALYSIS
Dokumen stakeholder analysis merupakan dokumen yang penting (dan sensitif), karena memberikan informasi mengenai stakeholder berkaitan dengan :
Project Integration Management
nama dan organisasi stakeholder peranannya dalam proyek fakta-fakta unik mengenai stakeholder level keterlibatannya dan ketertarikannya akan proyek saran-saran untuk menjaga relasi dengan stakeholder
15
CONTOH STAKEHOLDERS ANALYSIS
Key Stakeholders Ahmed Organization Internal senior management Sponsor of project and one of the company's founders Demanding, likes details, business focus, Stanford MBA Very high
Susan Project team
Erik Project team
Mark Hardware vendor
David Project manager for other internal project Competing for company resources Nice guy, one of oldest people at company, has 3 kids in college Low to medium Low to medium He knows his project takes a back seat to this one, but I can learn from him Project Integration Management
Role on project
DNA sequencing expert
Very smart, Ph.D. in biology, easy to work with, has a toddler Very high Subject matter expert; critical to success Make sure she reviews specifications and leads testing; can do some work from home
Supplies some Lead programmer instrument hardware Best programmer I know, weird sense of humor High Start-up company, he knows we can make him rich if this works Very high
Unique facts
Level of interest
Level of influence
Very high; can call the shots
Keep informed, let him lead conversations ,do as he says and quickly
High; hard to replace
Keep him happy so he stays; emphasize stock options; likes Mexican food
Low; other vendors available
Suggestions on managing relationship
Give him enough lead time to deliver hardware
16
4. MENGARAHKAN DAN MENGELOLA EKSEKUSI PROYEK
Eksekusi Proyek adalah tahap melaksanakan pekerjaan yang telah digambarkan dalam project plan Mayoritas waktu dan uang digunakan dalam eksekusi proyek Area aplikasi proyek sangat mempengaruhi eksekusi proyek, karena selama eksekusi proyek inilah produk dari proyek dihasilkan
Project Integration Management
Those who will do the work should plan the work
17
KETRAMPILAN PENTING DALAM EKSEKUSI PROYEK
Kepemimpinan Komunikasi Politik Kemampuan menggunakan tools dan techniques
Project Integration Management
Expert judgment: PM harus memiliki pengetahuan yang cukup dalam metodologi, bahasa pemrograman, pendekatan pelatihan yang digunakan, dsb. Project Management Information System: perangkat lunak khusus yang digunakan dalam manajemen proyek untuk mengelola penggunaan sumber daya proyek
18
5. MONITORING & KONTROL PROYEK
Termasuk di dalamnya mengumpulkan, mengukur dan menyebarkan informasi kinerja proyek Tools & technique yang dapat digunakan antara lain metodologi manajemen proyek, sistem informasi manajemen proyek, expert judgement dan earned value management
Project Integration Management
Input:
rencana manajemen proyek, laporan performansi, dan aset organisasi rekomendasi tindakan korektif (meningkatkan kinerja proyek) dan preventif (mereduksi probabilitas konsekuensi negatif).
Output:
19
6. INTEGRATED CHANGE CONTROL
Termasuk di dalamnya mengidentifikasi, mengevaluasi dan mengelola perubahan selama project life cycle
Tujuan
utama pengendalian perubahan :
Project Integration Management
Memperhitungkan faktor-faktor yang mengakibatkan perubahan dalam rangka menjamin bahwa perubahan menguntungkan (cross check scope, time, cost & quality) Menentukan apakah perubahan sudah terjadi Mengelola perubahan yang terjadi
Baseline is the approved project management plan plus approved changes
20
PROSES INTEGRATED CHANGE CONTROL
21
Project Integration Management
KONTROL PERUBAHAN DALAM PROYEK IT
Pandangan lama: Tim Proyek harus melakukan
apa yang sudah direncanakan tepat waktu dan tepat biaya Masalahnya: Stakeholders jarang sekali menyetujui batasan proyek di awal, serta waktu dan estimasi biaya seringkali tidak akurat Pandangan Modern: Manajemen Proyek adalah proses komunikasi dan negosiasi yang konstan Solusi: Perubahan seringkali memberikan keuntungan dan tim proyek harus membuat rencana untuk mengakomodasi perubahan tersebut Contoh: harga-harga hardware
22
Project Integration Management
CHANGE CONTROL BOARD
Kelompok formal dari orang-orang yang bertanggung jawab untuk menyetujui atau menolak perubahan dalam proyek CCB harus memberikan panduan untuk mempersiapkan perubahan, mengevaluasi perubahan dan mengelola implementasi perubahan yang disetujui Anggota CCB biasanya terdiri atas stakeholders dari keseluruhan organisasi Masalah yang dihadapi: CCB jarang bertemu dan membuat keputusan akan perubahan membutuhkan waktu rapat yang panjang, padahal proyek harus terus berjalan karena dibatasi oleh waktu yang telah disepakati
23
Project Integration Management
7. MENUTUP PROYEK Hal yang harus dilakukan: mengakhiri semua aktivitas dan menyampaikan hasil kerja proyek (tuntas/tidak) pada orang yang tepat Output utama dari penutupan proyek :
Project Integration Management
prosedur administratif penutupan prosedur penutupan kontrak produk akhir organizational process asset updates
24
REFERENSI
A GUIDE TO THE PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE (PMBOK Guide)Fourth Edition). Project Management Institute, Inc.14 Campus Boulevard Newtown Square, Pennsylvania 19073-3299 USA., 2008.
25
Project Integration Management
Terima Kasih
26
Project Integration Management
Dokumen Serupa dengan Presentasi Kelompok - Project Integration Management
