Anda di halaman 1dari 26

PROJECT INTEGRATION MANAGEMENT STUDY GUIDE BASED ON PMBOK (4TH EDITION)

Oleh: 1. Asep Wahyudi Zein 2. FX. Eko Budi Kristanto 3. David Ricardo Hutapea 4. Fuad Lutfi

(1111600084) (1111600126) (1111600274) (1111600282)

OVERVIEW
Project Integration Management Proses Utama dalam Integrasi Manajemen Proyek 1. Membangun Project Charter 2. Membangun Preliminary Scope Statement 3. Membangun Project Management Plan 4. Mengarahkan dan Mengelola Eksekusi Proyek 5. Monitoring & Kontrol Proyek 6. Integrated Change Control 7. Menutup Proyek

Project Integration Management

PROJECT INTEGRATION MANAGEMENT

Project Integration Management

PROJECT INTEGRATION MANAGEMENT


Manajemen Integrasi Proyek adalah tiang penyangga yang mempengaruhi dan dipengaruhi oleh seluruh knowledge area dalam Manajemen Proyek Manajemen Integrasi Proyek melibatkan koordinasi seluruh knowledge area dalam project life

Project Integration Management

cycle

Manajemen Integrasi Proyek, merupakan salah satu kompetensi yang harus dimiliki oleh Manajer Proyek

KUNCI UTAMA KEBERHASILAN PROYEK : MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK YANG BAIK


Manajer Proyek harus mampu mengintegrasikan seluruh knowledge area selama project life cycle berlangsung Kebanyakan manajer proyek terlalu berfokus pada hal-hal yang detail tetapi melupakan big picture dari proyek yang sedang dikerjakan Manajemen Integrasi Proyek, bukanlah integrasi perangkat lunak

Project Integration Management

Manajemen Integrasi Proyek: termasuk Interface Management (identifikasi dan manajemen poinpoin interaksi antar elemen-elemen dalam proyek)
5

PROJECT INTEGRATION MANAGEMENT

Project Integration Management

FRAMEWORK FOR PROJECT INTEGRATION MANAGEMENT

Project Integration Management

PROSES UTAMA DALAM INTEGRASI MANAJEMEN PROYEK


1. 2. 3. 4. 5. 6.

7.

Membangun Project Charter Membangun Preliminary Scope Statement Membangun Project Management Plan Mengarahkan dan mengelola eksekusi proyek Monitoring & kontrol proyek Integrated Change Control Menutup Proyek

Project Integration Management

1. MEMBANGUN PROJECT CHARTER

Project Charter adalah dokumen formal yang menyatakan keberadaan sebuah proyek dan memberikan arahan akan tujuan dan

manajemen proyek.

Project Integration Management

Input:
Kontrak proyek statement of work (menggambarkan produk/servis yang harus dibuat) enterprise environmental factors (struktur organisasi, budaya organisasi,dsb) organizational process assets (aturan yang berlaku, prosedur, sistem keuangan, dsb)

INFORMASI DALAM PROJECT CHARTER


Nama Proyek & masa berlaku proyek Nama Manajer Proyek beserta informasinya Ringkasan jadwal proyek Ringkasan budget proyek Gambaran singkat mengenai tujuan proyek, termasuk kebutuhan bisnis, dan justifikasi lainnya Ringkasan pendekatan dalam manajemen proyek (kebutuhan stakeholders, asumsi, batasan) Tugas umum dari masing-masing anggota tim proyek Tanda tangan key project stakeholders Kolom komentar yang disediakan agar dapat diisi oleh stakeholder

10

Project Integration Management

2. MEMBANGUN PRELIMINARY SCOPE STATEMENT


Nama Proyek & masa berlaku proyek Nama Manajer Proyek beserta informasinya Ringkasan jadwal proyek Ringkasan budget proyek Gambaran singkat mengenai tujuan proyek, termasuk kebutuhan bisnis, dan justifikasi lainnya Ringkasan pendekatan dalam manajemen proyek (kebutuhan stakeholders, asumsi, batasan) Tugas umum dari masing-masing anggota tim proyek Tanda tangan key project stakeholders Kolom komentar yang disediakan agar dapat diisi oleh stakeholder

11

Project Integration Management

3. MEMBANGUN PROJECT MANAGEMENT PLAN

Project management plan adalah dokumen yang dapat digunakan untuk mengkoordinasikan semua dokumen perencanaan proyek dan menjadi panduan eksekusi dan kontrol proyek project charter, rencana proses, faktor lingkungan, serta aset organisasional Harus dinamis, fleksibel, dapat berubah sesuai perubahan lingkungan proyek

Project Integration Management

Input:

12

INFORMASI DALAM PROJECT MANAGEMENT PLAN

Gambaran umum proyek (nama proyek, deskripsi, nama sponsor, nama PM dan anggota tim, hasil proyek, material penting, definisi dan akronim) Deskripsi bagaimana proyek diorganisir (struktur organisasi, tanggung jawab, informasi lain) Proses-proses manajemen dan teknis dalam proyek (tujuan manajemen, kontrol proyek, manajemen resiko, staf proyek, proses teknis) Pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan, jadwal dan informasi biaya proyek (paket kerja utama, hasil utama, informasi lain; rangkuman jadwal dan budget, jadwal dan budget detail, informasi lain)

13

Project Integration Management

CONTOH OUTLINE SOFTWARE PROJECT MANAGEMENT PLAN (SPMP)


Project Management Plan Sections Work Package s, Schedule , and Budget
Work packages; Dependenc ies; resource requiremen ts; budget and resource allocation; and schedule

Introduction

Project Organization

Managerial Process

Technical Process

Project Integration Management

Section topics

Project overview; project deliverables; evolution of the SPMP; reference materials; definitions and acronyms

Process model; organizational structure; organizational boundaries and interfaces; project responsibilities

Management objectives and priorities; assumptions, dependencies, and constraints; risk management; monitoring and controlling mechanisms; and staffing plan

Methods, tools, and techniques; software documentation; and project support functions

14

STAKEHOLDERS ANALYSIS

Dokumen stakeholder analysis merupakan dokumen yang penting (dan sensitif), karena memberikan informasi mengenai stakeholder berkaitan dengan :

Project Integration Management

nama dan organisasi stakeholder peranannya dalam proyek fakta-fakta unik mengenai stakeholder level keterlibatannya dan ketertarikannya akan proyek saran-saran untuk menjaga relasi dengan stakeholder

15

CONTOH STAKEHOLDERS ANALYSIS


Key Stakeholders
Ahmed
Organization Internal senior management Sponsor of project and one of the company's founders Demanding, likes details, business focus, Stanford MBA Very high

Susan
Project team

Erik
Project team

Mark
Hardware vendor

David
Project manager for other internal project Competing for company resources Nice guy, one of oldest people at company, has 3 kids in college Low to medium Low to medium He knows his project takes a back seat to this one, but I can learn from him Project Integration Management

Role on project

DNA sequencing expert


Very smart, Ph.D. in biology, easy to work with, has a toddler Very high Subject matter expert; critical to success Make sure she reviews specifications and leads testing; can do some work from home

Supplies some Lead programmer instrument hardware Best programmer I know, weird sense of humor High Start-up company, he knows we can make him rich if this works Very high

Unique facts

Level of interest

Level of influence

Very high; can call the shots


Keep informed, let him lead conversations ,do as he says and quickly

High; hard to replace


Keep him happy so he stays; emphasize stock options; likes Mexican food

Low; other vendors available

Suggestions on managing relationship

Give him enough lead time to deliver hardware

16

4. MENGARAHKAN DAN MENGELOLA EKSEKUSI PROYEK


Eksekusi Proyek adalah tahap melaksanakan pekerjaan yang telah digambarkan dalam project plan Mayoritas waktu dan uang digunakan dalam eksekusi proyek Area aplikasi proyek sangat mempengaruhi eksekusi proyek, karena selama eksekusi proyek inilah produk dari proyek dihasilkan

Project Integration Management

Those who will do the work should plan the work

17

KETRAMPILAN PENTING DALAM EKSEKUSI PROYEK


Kepemimpinan Komunikasi Politik Kemampuan menggunakan tools dan techniques

Project Integration Management

Expert judgment: PM harus memiliki pengetahuan yang cukup dalam metodologi, bahasa pemrograman, pendekatan pelatihan yang digunakan, dsb. Project Management Information System: perangkat lunak khusus yang digunakan dalam manajemen proyek untuk mengelola penggunaan sumber daya proyek

18

5. MONITORING & KONTROL PROYEK


Termasuk di dalamnya mengumpulkan, mengukur dan menyebarkan informasi kinerja proyek Tools & technique yang dapat digunakan antara lain metodologi manajemen proyek, sistem informasi manajemen proyek, expert judgement dan earned value management

Project Integration Management

Input:

rencana manajemen proyek, laporan performansi, dan aset organisasi rekomendasi tindakan korektif (meningkatkan kinerja proyek) dan preventif (mereduksi probabilitas konsekuensi negatif).

Output:

19

6. INTEGRATED CHANGE CONTROL

Termasuk di dalamnya mengidentifikasi, mengevaluasi dan mengelola perubahan selama project life cycle

Tujuan

utama pengendalian perubahan :

Project Integration Management

Memperhitungkan faktor-faktor yang mengakibatkan perubahan dalam rangka menjamin bahwa perubahan menguntungkan (cross check scope, time, cost & quality) Menentukan apakah perubahan sudah terjadi Mengelola perubahan yang terjadi

Baseline is the approved project management plan plus approved changes


20

PROSES INTEGRATED CHANGE CONTROL

21

Project Integration Management

KONTROL PERUBAHAN DALAM PROYEK IT

Pandangan lama: Tim Proyek harus melakukan

apa yang sudah direncanakan tepat waktu dan tepat biaya Masalahnya: Stakeholders jarang sekali menyetujui batasan proyek di awal, serta waktu dan estimasi biaya seringkali tidak akurat Pandangan Modern: Manajemen Proyek adalah proses komunikasi dan negosiasi yang konstan Solusi: Perubahan seringkali memberikan keuntungan dan tim proyek harus membuat rencana untuk mengakomodasi perubahan tersebut Contoh: harga-harga hardware

22

Project Integration Management

CHANGE CONTROL BOARD

Kelompok formal dari orang-orang yang bertanggung jawab untuk menyetujui atau menolak perubahan dalam proyek CCB harus memberikan panduan untuk mempersiapkan perubahan, mengevaluasi perubahan dan mengelola implementasi perubahan yang disetujui Anggota CCB biasanya terdiri atas stakeholders dari keseluruhan organisasi Masalah yang dihadapi: CCB jarang bertemu dan membuat keputusan akan perubahan membutuhkan waktu rapat yang panjang, padahal proyek harus terus berjalan karena dibatasi oleh waktu yang telah disepakati

23

Project Integration Management

7. MENUTUP PROYEK
Hal yang harus dilakukan: mengakhiri semua aktivitas dan menyampaikan hasil kerja proyek (tuntas/tidak) pada orang yang tepat Output utama dari penutupan proyek :

Project Integration Management

prosedur administratif penutupan prosedur penutupan kontrak produk akhir organizational process asset updates

24

REFERENSI

A GUIDE TO THE PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE (PMBOK Guide)Fourth Edition). Project Management Institute, Inc.14 Campus Boulevard Newtown Square, Pennsylvania 19073-3299 USA., 2008.

25

Project Integration Management

Terima Kasih

26

Project Integration Management