Manajemen Industri

Handaru Jati

Chapter I Dasar Manajemen

Mengapa manajer dibutuhkan?
Apakah manajemen itu perlu? Apa yang sebenarnya manajer lakukan sesungguhnya? Ketrampilan (skill) apa yang diperlukan untuk menjadi manajer yang baik. Jawaban pada hal itu ada pada bab ini, sebagai dasar untuk me-manage suatu industri/bisnis.

Tujuan organisasi memiliki manajer

Manajer, yaitu orang yang mengarahkan aktivitas dari orang lainnya, timbul dan dibutuhkan karena adanya suatu organisasi. Organisasi di dunia ini bervariasi jenisnya mulai dari ukuran, struktur, sumber daya, karyawan, serta tujuannya, tetapi biasanya memiliki karaktristik umum yang sama. Biasanya, suatu organisasi adalah kumpulan (group) dari dua atau lebih orang yang ada dan beroperasi untuk mencapai suatu objectives. Objectives adalah tujuan (goal)-target yang dituju/hasil yang akan dicapai melalui perencanaan dan tindakan. Objectives ini dilakukan dengan menyediakan barang dan jasa kepada anggota organisasi atau lingkungan di luar organisasi. Tanpa adanya kontrol, anggota dari suatu organisasi mungkin bekerja yang menurut pendapat mereka akan ikut memberikan andil bagi pencapaian objectives, sedangkan pada kenyataannya mereka bekerja ke arah yang sebaliknya. Untuk mencegah terjadinya kekacauan ini dan menjamin koordinasi kerja untuk mencapai objectives, manajer dibutuhkan

Kebutuhan Universal akan Manajer

Manajer ditermukan pada seluruh organisasi. Kadang-kadang manajer hanya diasumsikan bekerja di sektor swasta, untuk profit organisasi, tetapi kenyataannya mereka dibutuhkan dimanapun dalam organisasi. Misal, jika kia menemui ketua jurusan maka kita akan menemui seorang manajer. Apa yang manajer lakukan? Apakah semua pekerjaan manajemen sama? Jika ada perbedaan, apakah perbedaaan tersebut?

Manajemen Industri

Handaru Jati

Apakah manajemen itu

Manajemen adalah suatu proses untuk menetapkan dan mencapai tujuan melalui pemanfaatan lima fungsi dasar dengan menggunakan manusia (human), finansial, bahan (material) dan sumber informasi. Beberapa hal yang perlu diperhatikan pada definisi ini : Manajer membuat keputusan untuk membuat dan mencapai tujuan. Pengambilan keputusan merupakan bagian penting dari seluruh aktifitas manajemen. Manajer melakukan tugas melalui orang. Ketika manajer mendapatkan finansial, bahan, dan sumber informasi untuk organisasi, manajer bekerja melalui anggota organisasi untuk mencapai objectives. Untuk mencapai tujuan ini, manajer harus melaksanakan lima fungsi dasar. Fungsi manajemen adalah lima aktivitas dasar yang manajer lakukan untuk mencapai tujuan organisasi : planning, organizing, staffing, directing, dan controlling.

Lingkungan Manajer
Environment dari suatu manajer sekarang ini bertambah kompleks. Banyak perubahan terjadi pada industri dewasa ini : perubahan bisnis (Barito Pasific), perubahan struktur (PJKA, BCA), downsizing (Astra), penutupan pabrik (Indorayon), merger (Bank Mandiri) dan lain sebagainya. Penyesuaian perubahan yang terjadi harike-hari dari suatu bisnis/kegiatan membuat suatu manajemen menjadi komplek dan menarik. Pada saat ini manajer memiliki bermacam kepentingan untuk membagi waktu yang dimiliki, seperti kapasitas untuk menyerap teknologi baru, keluwesan dalam mengadaptasi perbedaan budaya yang timbul karena perubahan jaman dan lain sebagainya. Isu utama yang dihadapi manajer dewasa ini adalah : internalization, perhatian terhadap etika, serta penekanan pada Total Quality Management. Perusahaan dituntut untuk dapat bersaing di tingkat internasional dengan mengadaptasi metode-metode manajemen yang belum pernah dilakukan. Masyarakat juga menuntut perusahaan

Manajemen Industri

Handaru Jati

untuk lebih menjunjung etika dalam menjalankan bisnisnya dan lain sebagainya. Manajer harus dapat mencari jalan menyeimbangkan bermacam tuntutan tersebut.

Mitos dan kenyataan dari pekerjaan manajer

Mitos 1 : Manajer adalah pembuat keputusan yang sistematis. Masyarakat percaya bahwa manajer memiliki waktu untuk merencanakan dan bekerja secara sistematis. Realita : manajer memiliki banyak pekerjaan sehingga hanya sedikit pekerjaan yang dapat direncanakan. Mitos 2 : Manajer yang efektif tidak memiliki tugas rutin yang harus dilakukan. Berdasar mitos ini, manajer sudah menetapkan semuanya di depan dan tinggal mengawasi jalannya pekerjaan tersebut. Realita : meskipun tiap hari disibukkan menangani beberapa masalah, manajer memiliki tugas rutin yang harus dilakukan Mitos 3 : Pekerjaan manajer menjadi sebuah ilmu Realita : pekerjaan manajer lebih mengutamakan seni daripada ilmu

Siapakah Manajer itu

Cara terbaik untuk menentukan siapa manajer tersebut adalah dengan jalan mengetahui tingkat dan area dari manajemen

Tingkat (level) dari manajemen

Apakah manajer adalah sama untuk suatu organisasi. Jawabannya bisa ya bisa pula tidak. Semua manajer melakukan fungsi manajemen yang sama, tetapi perbedaan posisi dalam suatu perusahaan membutuhkan penekanan fungsi yang berbeda. Kebanyakan organisasi membentuk hirarki manajemen, atau macam-macam tingkatan manajemen, biasanya berbentuk piramida. Kita dapat membagi hirarki tersebut menjadi tiga bagian : Top manajemen terdiri dari manajer utama dari suatu organisasi-chief executive officer atau presiden direktur-serta satu tingkat di bawahnya (subordinat) yang biasanya disebut vice presiden/wakil direktur. Top manajemen bertanggung jawab

Manajemen Industri

Handaru Jati

terhadap keseluruham manajemen dari suatu organisasi. Bertugas objective dari suatu organisasi, goal (tujuan), dan kebijaksanaan operasional. Midlle manajemen meliputi seluruh manajer yang tingkatannya di bawah vicepresident tetapi di atas tingkatan supervisor. Manajer tingkatan ini bertanggung jawab terhadap pelaksanaan objective dan kebijaksanaan yang telah dibuat oleh top manajemen. Beberapa perusahaan memiliki dua atau tiga tingkatan middle manajer. Manajer pabrik dan sales manajer adaloah contoh dari middle manajemen. First Line Manajemen, atau supervisor, adalah manajer pada tingkatan operasional, level terendah dari suatu manajemen. Memiliki tanggungjawab untuk me-manage group tempat mereka berada dan untuk mencapai tingkat kerja yang diinginkan suatu organisasi. Bawahan yang dimiliki manajer ini adalah karyawan bagian operasional.

Top M a n a je n e n

M id d le M a n a je m e n F ir s t L in e M a n a je m e n

Gambar 1.1 Piramida manajemen Area dari Manajemen

Manajer juga dapat diidentifikasi dari jenis pekerjaannya, aktifitas, atau fungsi yang ditangani. Jenis yang paling umum adalah marketing (pemasaran), operation, finance (keuangan), serta human resources (sumber daya manusia). Marketing Manager. Manajer pemasaran bertanggung jawab untuk melakukan riset serta pengembangan produk, begitu pula mengenai penetapan harga, promosi, serta strategi distribusi dari suatu organisasi.

Manajemen Industri

Handaru Jati

Operation Manager. Manajer operasi bertanggung jawab dalam semua aktivitas yang berhubungan dengan penciptaan produk atau jasa dati suatu organisasi. Mereka menangani pengawasan inventori, plant layout, pengawasan produksi, sera quality control. Finance Manager. Manajer keuangan bertanggung jawab untuk mengelola asset finansial dari suatu organisasi. Manajer pada bagian ini bertanggung jawab terhadap akuntansi, investasi, budgeting, serta pengawasan finansial. Human Resourse Manager. Manajer sumber daya bertanggung jawab terhadap semua elemen yang meliputi sumber daya manusia dari suatu organisasi. Tugasnya meliputi rekruitmen, penseleksian, orientasi kerja, dan pengembangan sumber daya yang dimiliki, juga membuat sistem kompensasi bagi karyawan.

Fungsi-fungsi Manajemen
Kita telah mendefinisikan manajemen sebagai proses dari penetapan dan pencapaian tujuan melalui pelaksanaan lima fungsi dasar dari manajemen yang menggunakan manusia, finansial, bahan, serta sumber informasi. Fungsi-fungsi tersebut adalah : Planning, Organizing, Staffing, Directing, serta Controlling. Meskipun dalam pembahsasan kelima fungsi tersebut terpisah, dalam kenyataannya fungsi-fungsi tersebut susah untuk dipisahkan dan saling tergantung. Sebagai misal, penerapan rencana memerlukan sumber daya manusia (staffing) serta penyusunan kelompok kerja (organizing). Subordinate mesti diarahkan untuk melaksanakan seluruh rencana (directing), dan kemajuan datri rencana harus selalu dimonitor (controlling). Planning Planning adalah fungsi manajemen yang utama karena mendasari seluruh fungsi manajemen dan merupakan langkah pertama yang diambil ketika akan melakukan fungsi lainnya. Planning adalah fungsi manajemen yang berusaha untuk mengidentifikasi goal (tujuan) dan jalan alternatif untuk mencapainya. Fungsi ini memetakan tindakan yang akan mengikat individu, departemen, dan keseluruhan

Manajemen Industri

Handaru Jati

organisasi dari hari, bulan, serta tahun yang akan datang. Beberapa tindakan dari perencanaan dapat berupa Menentukan bagaimana karyawan dan sumber daya lainnya disusun (organizing) Mendapatkan karyawan yang dibutuhkan serta melatih mereka untuk mengerjakan tugas yang telah ditentukan (staffing) Mengembangkan dasar untuk lingkungan organisasi dimana kerja akan dicapai (directing) Menentukan standar untuk mengukur kemajuan yang telah dicapai menuju objective, dimana kemajuan tersebut akan diukur apakah sesuai dengan keinginan (controlling) Organizing Organizing adalah fungsi manajemen yang menitikberatkan pada (1) pembentukan dan pengalokasian sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi, (2) menetapkan hubungan kewenangan dari suatu organisasi, dan (3) menciptakan struktur organisasi. Aktifitas penting untuk mencapai tujuan dikelompokkan ke dalam divisi kerja, departemen, serta unit-unit lain berdasar kesesuaian pekerjaan. Msing-masing unit (dan tiap orang dalam unit tersebut) harus memiliki kewenangan yang jelas atau tugas yang terdefinisi serta ke mana dia akan mempertanggungjawabkan tugas tersebut. Staffing Staffing adalah fungsi manajemen yang berusaha untuk menarik calon karyawan potensial dan berusaha untuk memperthankan karyawan tersebut bagi organisasi. Staffing juga terlibat dalam menentukan kebutuhan sumber daya manusia bagi suatu industri/organisasi. Directing Directing dibuat supaya seluruh anggota organisasi bergerak menuju arah yang sesuai denga objective suatu industri/perusahaan. Directing adalah fungsi manajemen yang memberikan leadership, membuat iklim kerja yang bagus, serta peluang untuk motivasi.

Manajemen Industri

Handaru Jati

Controlling Controlling adalah fungsi manajemen yang menetapkan standar, mengukur performa apakah sudah memenuhi standar yang ditetapkan, menganalisa hasil, serta melakukan koreksi jika diperlukan. Fungsi pengawasan sangatlan penting dalam suatu organisasi. Pengawasan berguna untuk mencapai sukses serta mencegah kegagalan dengan jalan mengawasi performa dari individu, departemen, divisi, serta seluruh organisasi. Proses pengawasan terdiri dari empat langkah dasar yang dapat diterapkan untuk semua jenis kegiatan Menetapkan standar yang akan digunakan untuk mengukur kemajuan Mengukur performa berdasar standar tersebut Mencatat dan menganalisa penyimpangan yang terjadi berdasar standar Mengambil tindakan yang diperlukan untuk mengkoreksi penyompangan yang tidak diinginkan Fungsi Manajemen pada semua level Tanpa memandang posisi, atau tingkatan manajemen, seluruh manajer melakukan pekerjaan yang sama. Mereka melaksanakan lima fungsi manajemendan bekerja melalui dan dengan yang lain untuk membuat dan mencapai tujuan organisasi. Perbedaan terletak pada jumlah waktu dan penekanan masing-masing fungsi juga berbeda. Top Manajemen, Fungsi perencanaan pada manajer puncak terdiri dari pengembangan tujuan serta objective umum dari suatu organisasi, serta kebijakan utama yang harus dlaksanakan oleh middle serta first line manajer. Organizing pada tingkat atas adalah pengembangkan keseluruhan struktur dari suatu organisasi untuk mendukung rencana serta mendapatkan sumber daya. Middle manajemen, pekerjaan utama middle manajer adalah mengembangkan strategi untuk melaksanakan konsep dasar yang telah ditentukan oleh top manajemen. Sebagai contoh jika manajer pada Dell Computer memutuskan pendapatan keuntungan 10%,

Manajemen Industri

Handaru Jati

middle manajer harus mendefinisikan tujuan yang mereka miliki untuk mencapai keuntungan tersebut. First-line Manajemen, first line manajer hanya berkonsentrasi pada tanggungjawab yang mereka miliki.

P la n n in g

O r g a n iz in g

D ir e c tin g

s ta f f in g

C o n tr o l l in g

TO P M A NA JE M E N

M ID D L E M A N A JE M E N

F ir s t - lin e M A N AJE M E N

Gambar 1.2 Fungsi Manajemen pada Beberapa Tingkatan Manajemen

Peran Manajemen (Management Roles)

Untuk mengerjakan fungsi-fungsi manajemen, setiap manajer harus mempunyai beberapa peran. Role adalah kumpulan harapan untuk tingkah laku manajer. Henry Mintzberg telah menganalisa perilaku manajemen dan menemukan 10 role, yang dapat digolongkan menjadi tiga kategori. Interpersonal Role Interpersonal role berperan dalam hubungan antara manajer dengan lainnya. Hal ini timbul dari posisi formalseorang manajer dan kewenangan yang dimiliki. Figurehead, seorang manajer adalah kepala dari unit kerja, apakah itu divisi, departemen, atau bagian. Karena posisi tersebut, manajer harus secara rutin melakukan beberapa tugas seremonial, seperti menerima tamu, menghadiri pernikahan bawahan.

Manajemen Industri

Handaru Jati

Leader, manajer harus membuat suatu environment. Manajer akan memeainkan peran sebagai leader untuk meningkatkan kinerja karyawan., mengurangi konflik, memberikan umpan-balik, dan lain-lain. Liaison, manajer berinteraksi dengan orang lain selain atasan dan bawahan, mereka bekerja dengan manajer dari departemen lain, supplier, pelanggan.

Informational Role
Sebagai hasil dari kontak di dalam atau di luar organisasi, manajer biasanya memiliki lebih banyak informasi disbanding anggota lain di bagian staff Monitor, manajer secara kontinyu memonitor lingkungan untuk menentukan apa yang sedang terjadi. Diseminator, manajer memberikan ke bawahan beberapa informasi yang secara normal tidak bisa didapatkan oleh mereka. Spokesperson, manajer adalah orang yang berbicara mewakili unit kerja ke orang di luar lingkungan itu.

Decisional Role
Peran ini focus pada penetapan dari beberapa pilihan Entrepreneur, jika seorang manajer dihadapkan pada beberapa ide atau metode baru untuk meningkatkan kerja unitnya, maka manajer harus melaksanakan peran sebagai entrepreneur. Disturbance handler, ketika bagian dari ligkungan kerja keluar dari pengawasan, maka manajer harus mengangani krisis tersebut. Resource allocator, manajer menentukan siapa di dalam unit kerjanya yang mendapatkan sumber daya dan bagaimana cara masing-masing untuk mendapatkan hal itu. Negosiator, manajer dibutuhkan untuk melakukan negosiasi denga supplier dan lain sebgainya.

Kemampuan manajemen (manajement skills)

Manajemen Industri

Handaru Jati

Kemampuan teknik (technical skills) Meliputi pengetahuan dan kemampuan menggunakan proses, pekerjaan, teknik, serta alat pada spesialisasi bidang yang manajer tersebut berada. Human Skills Kemampuan untuk berinteraksi dan berkomunikasi dengan orang lain. Seorang manajer harus berusaha untuk memahami, bekerja dengan, untuk membangun sebuah lingkungan kerja yang baik dari sebuah tim Kemampuan Konseptual (Conceptual Skills) Adalah kemampuan untuk melihat sebuah organisasi secara keseluruhan dan melihat bagian yang satu berhubungan dan bergantung dengan yang lain.

C o n c e p tu al

H um an

T e k n ic a l

TO P M A NA JE M E N

M ID D L E M A N A JE M E N

F ir s t - lin e M A N AJE M E N

Gambar 1.3 Jumlah Kemampuan Yang Dibutuhkan Pada Beberapa Tingkatan Manajemen

10