Anda di halaman 1dari 51

Manajemen Waktu

Manajemen Proyek Waktu adalah semua hal tentang rekaman waktu yang dihabiskan oleh orang-orang pada sebuah proyek. Untuk merekam waktu yang dihabiskan, tim melaksanakan Proses Manajemen Waktu Proyek. Proses perekaman waktu ini melibatkan waktu yang dihabiskan untuk menggunakan Timesheet, proses waktu membantu manajer mengetahui tugas-tugas telaah bekerja, pada, kapan dan berapa lama yang digunakan.

Manfaat Proses Manajemen Waktu Proyek


Menempatkan proses untuk waktu perekaman dalam proyek Menggunakan timesheet untuk memantau waktu yang dihabiskan oleh staf Mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah manajemen waktu Rencana Proyek Up To Date setiap saat

1 2 3 4

The Overview

Time Management Processes


Proses Define Activities Project Phase Planning Key Deliverables Activity List, Milestone list Sequence Activities Planning Project Schedule network diagrams

Estimate Activity Resources

Planning

Activity resource requirements, Resource breakdown structure

Estimate Activity Durations Develop Schedule Control Schedule

Planning Planning Monitoring and Controlling

Activity duration estimates Project Schedule Work Performance measurements, Change Requests

Define Activities
Merupakan kegiatan untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan aktivitas atau pekerjaan apa saja yang akan dikerjakan pada proyek. Daftar aktivitas ini dapat mengacu pada WBS (Work Breakdown Structure) yang telah disusun sebelumnya pada manajemen scope. Sebagaimana penyusunan WBS, tim proyek dalam mendefinisikan aktivitas ini perlu juga melibatkan stakeholder yang lain untuk memastikan bahwa aktivitas-aktivitas telah terdefinisi secara lengkap untuk keberhasilan penyelesaian proyek. Dari definisi aktivitas ini pula, estimasi biaya, waktu dan kebutuhan sumberdaya lain dapat disusun

Define Activities Process


Inputs Scope baseline Enterprise environmental factors Tools and Technique Decomposition Rolling wave planning Outputs Activity list Activity attributes

Organizational process assets

Templates

Milestone list

Expert judgment

Define Activities; Inputs


1.

Lingkup Dasar Proyek Deliverable proyek, kendala, dan asumsi didokumentasikan dalam lingkup dasar proyek dianggap eksplisit selagi mendefinisikan kegiatan.

2. Faktor Lingkungan Perusahaan Dapat mempengaruhi proses penentuan kegiatan, tetapi tidak terbatas pada PMIS (Project Management Information System).

3. Aset Proses Organisasi Mempengaruhi proses penentuan kegiatan, tetapi tidak terbatas pada: a. Rencana aktivitas formal dan informal aktivitas, tekait kebijakan, prosedur, dan pedoman. b. Pengetahuan dasar pelajaran yang telah dipelajari yang mengandung informasi historis mengenai daftar aktivitas yang digunakan proyek sebelumnya yang mirip.

1.

Define Activities; Tools and Technique Dekomposisi


Proses pendefinisian proyek mendefinisikan output akhir sebagai sebuah aktivitas, bukan deliverable. Daftar aktivitas, WBS, dan kamus WBS dapat dikembangkan baik secara berurutan atau bersamaan, dengan WBS dan kamus WBD menjadi dasar untuk pengembangan dari daftar aktivitas akhir.

2. Rolling Wave Planning Bentuk dari elaborasi progresif di mana pekerjaan yang harus diselesaikan dalam waktu dekat direncanakan secara rinci dan pekerjaan di masa depan direncanakan pada tingkat tinggi dari WBS. 3. Templates Daftar aktivitas standar atau sebagian dari daftara aktivitas dari proyek sebelumnya dapat berguna sebagai template untuk proyek selanjutnya. Informasi atribut aktivitas yang berhubungan dapat mengandung informasi deskriptif lainnya yang berguna untuk mendefinisikan aktivitas. Template dapat digunakan pula untuk jadwal milestone. 4. Penilaian ahli

Define Activities; Outputs


1. Daftar Aktivitas Daftar aktivitas kpmprehensif yang mengandung semua jadwal aktivitas dalam proyek. Yang termasuk pengenalan aktivitas proyekdan lingkup dari deskripsi pekerjaan untuk setiap pekerjaan dengan detail yang cukup agar setiap member tim proyek mengerti pekerjaan apa yang diperlukan untuk dapat terselesaikan. 2. Atribut Aktivitas Memperpanjang deskripsi dari aktivitas dengan mengidentifikasi komponen-komponen terasosiasi dari setiap aktivitas. 3. Daftar Milestone Milestones merupakan sebuah penyelesaian dari suatu tindakan penting. Milestones adalah kejadian penting yang dapat terjadi dalam sebuah proyek, dan tidak memiliki durasi. Milestones unik untuk setiap proyek. Milestones dapat terjadi pada akhir dari sebuah paket kerja dalam WBS dan dapat termasuk dalam jadwal proyek. Dalam pekerjaan konstruksi, milestones sering digunakan sebagai suatu titik dalam proyek dimana suatu pembayaran dibuat. Sebuah milestone dapat terjadi di akhir tahapan kerja pada WBS dan dimasukkan sebagai hal yang dapat diperhitungkan dalam rencana dasar. Milestones umum pada proyek sebaiknya dimasukkan pada jadwal umum.

Sequence Activities
Setelah mendefinisikan aktivitas proyek, langkah berikutnya adalah membuat urutan aktivitas yang merupakan detil dari WBS, detil deskripsi produk, asumsi dan batasan-batasan untuk menentukan hubungan antar aktivitas. Termasuk dalam hal ini penjelasan tentang ketergantungan dan perbedaan bentuk ketergantungan.

Sequence Activities Process


Inputs Project scope statement Tools and Techniques Precedence diagram method (PDM) or AON Outputs Project schedule network diagrams

Activity List

Applying leads and lags

Project document updates

Activity attributes

Schedule Network Templates

Milestone list

Dependency determination

Organizational process assets

Sequence Activities; Inputs


1. Pernyataan Lingkup Proyek Mengandung deskripsi lingkup produk yang termasuk karakteristik produk yang dapat mempengaruhi pengurutan aktivitas. 2. Daftar Aktivitas 3. Atribut Aktivitas

4. Daftar Milestone
5. Aset Proses Organisasi Dapat mempengaruhi proses pengurutan, tetapi tidak terbatas pada berkas proyek dari pengetahuan dasar perusahaan yang digunakan untuk metodologi penjadwalan.

Sequence Activities; Tools and Technique


1.

Precedence Diagramming Method (PDM) Metode pembuatan diagram jaringan kerja proyek menggunakan simbol kotak sebagai representasi antivitas proyek. Metode ini lebih memperlihatkan hubungan waktu. Pada PDM, aktivitas dinyatakan dalam bentuk kotak dan hubungan antar aktivitas dinyatakan dengan anak panah. Metode ini lebih jelas dalam menggambarkan bentuk hubungan antar aktivitas. Metode PDM juga lebih banyak diadopsi pada tool-tool manajemen proyek

0 Ilustrasi PDM:

Terdapat 4 bentuk ketergantungan pada metode PDM, yaitu : 0 Finish-to-start (FS) ; Suatu aktivitas tidak dapat dimulai selama aktivitas sebelumnya belum berakhir. 0 Start-to-start (SS) ; Suatu aktivitas tidak dapat dimulai selama aktivitas lain belum dimulai. 0 Finish-to-finish (FF) ; Suatu aktivitas tidak dapat diakhiri selama aktivitas lain berakhir. 0 Start-to-Finish (SF) ; Suatu aktivitas tidak dapat diakhiri selama aktivitas A belum dimulai

2. Dependency Determinations Terdapat 3 (tiga) aturan dasar dalam menyusun urutan aktivitas. 0 Ketergantungan Mandatori (Mandatory Dependencies) ketergantungan yang tidak dapat dipisahkan antar aktivitas/pekerjaan. Misalnya, pengujian program tidak dapat dilakukan sebelum pembuatan program telah diselesaikan.
0 Ketergantungan Lepas (Discretionary Dependencies)

ketergantungan yang ditentukan oleh tim proyek. Sebagai contoh, dalam rangka mendapatkan hasil desai yang baik, tim proyek mungkin belum akan memulai pekerjaan desain selama pekerjaan analisis sistem belum selesai sepenuhnya walaupun sebenarnya desain sistem sudah dapat dimulai tanpa harus menunggu pekerjaan analisis sistem diselesaikan semuanya. ketergantungan antara aktivitas proyek dengan aktivitas non proyek. Sebagai contoh, pekerjaan instalasi sistem operasi dan program aplikasi mungkin akan tergantung pada ketersediaan hardware baru yang dipasok oleh suplier.

0 Ketergantungan Eksternal (External Dependencies)

3. Menerapkan Leads and Lags Diperlukan dalam rangka menggambarkan hubungan antara kegiatan proyek untuk lebih akurat. Misalnya, hubungan antara dua kegiatan proyek mungkin bahwa satu adalah pendahulunya (perlu dilakukan sebelum kegiatan penggantinya) dan kegiatan lainnya adalah penerus (itu terjadi setelah pendahulunya). 4. Template Jaringan Jadwal Digunakan untuk mempercepat persiapan dari jaringan dari aktivitas proyek.

Sequence Activities; Outputs


1. Diagram Jaringan Jadwal Proyek Merupakan tampilan skematik dari jadwal aktivitas proyek dan hubungan logis antara mereka. Dapat dibuat secara manual atau menggunakan software. Dapat memasukkan detail proyek secara keseluruhan, atau hanya satu atau lebih rangkuman aktivitas. 2. Update Dokumen Proyek Dapat diperbarui, tetapi tidak terbatas pada daftar aktivitas, atribut aktivitas, dan resiko register

Perkiraan Sumber Daya Kegiatan


0 Definisi :

Proses dalam memperkirakan tipe dan kuantitas material, manusia, peralatan, atau perlengkapan yang dibutuhkan untuk melakukan setiap kegiatan

Faktor yang mempengaruhi perkiraan sumber daya kegiatan


INPUT

TOOLS & TECHNIQUES


1. Ahli penilaian 2. Analisis alternatif 3. Mengestimasi data yang sudah diterbitkan 4. Bottom-up Estimating 5. Software manajemen proyek

OUTPUT

1. Daftar Kegiatan 2. Atribut Aktivitas 3. Kalendar Sumber Daya 4. Faktor Lingkungan Perusahaan 5. Aset Proses Organisasi

Persyaratan Sumber Daya Kegiatan Resource Breakdown Structture Update dokumen proyek

Materials Site Condition Tools & Equipment

Basic References & Personal Intuition Experience from the Last Project Try & Error to Match Requirement

Standard Manhours & Work Unit Productivity Constraint Status & Update

Estimasi Diagram Alir Data Sumber Kegiatan

Inputs
0 Daftar Kegiatan

Mengidentifikasi aktifitas yang perlu sumber daya.

0 Kalendar Sumber

0 Atribut Aktifitas

Dikembangkan selama penetapan kegiatan dan urutan pross kegiatan yang memberikan masukan data primer untuk digunakan dalam memperkirakan sumber daya yang dibutuhkan untuk setiap kegiatan dalam daftar kegiatan.

Informasi dimana sumbersumber (orang, peralatan, material) berpotensi tersedia selama periode kegiatan yang direncanakan, digunakan untuk mengestimasi pemanfaatan sumber daya. Menspesifikasi kapan dan berapa lama sumber daya proyek yang diidentifikasi dapat tersedia selama proyek berlangsung

Inputs
0 Enterprise Environment Factors

0 Aset Proses Organisasi

dapat mempengaruhi estimasi proses aktivitas sumber daya tetapi tidak terbatas pada ketersediaan sumber daya dan keterampilan

dapat mempengaruhi estimasi proses aktivitas sumber daya tetapi tidak terbatas pada :
1. Kebijakan

dan prosedur tentang kepegawaian 2. Kebijakan dan prosedur terkait dengan penyewaan dan pembelian persediaan dan peralatan 3. Informasi bersejarah tentang tipe-tipe sumber yang digunakan untuk pekerjaan yang sama pada proyek sebelumnya

Tools and Techniques


0 Expert Judgement

0 Analisis Alternatif

sering diperlukan untuk menilai sumber daya yang berhubungan dengan input untuk proses ini. Grup atau orang dengan dengan pengetahuan khusus dalam perencanaan sumber daya dan memperkirakan dapat menyediakan keahlian tersebut.

Metode pemenuhan alternatif termasuk menggunakan berbagai tingkatan dari kemampuan sumberdaya, perbedaan ukuran dan tipe dari mesin dan peralatan, dan keputusan buat-atau-beli tentang sumber daya

Tools and Techniques


0 Mengestimasi data yang

sudah diterbitkan beberapa perusahaan secara rutin menerbitkan update tingkat produksi dan unit biaya sumber daya untuk cakupan yang luas dari tenaga kerja perdagangan, material, dan peralatan untuk berbagai negara dan lokasi geografis dalam negara.

0 Bottom-up Estimating

ketika aktifitas tidak dapat diperkirakan dengan tingkat kepercayaan yang wajar, pekerjaan di dalam kegiatan tersebut dirinci lebih detail. estimasi ini kemudian dikumpulkan menjadi kualitas total untuk masing-masing sumber daya kegiatan ini

Tools and Techniques


0 Software Manajemen Proyek

mempunyai kemampuan untuk membantuk merencanakan, mengatur, dan menngelola sumber daya. Hal ini bergantung pada kecanggihan software, sumber kerusakan struktur, ketersediaan sumber daya, tingkatan sumber daya dan berbagai kalendar sumber daya yang dapat diartikan untuk membantu dalam mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya.

Output
0 Persyaratan Sumber Daya

Aktifitas Output dari estimasi proses sumber daya aktifitas mengidentifikasi tipe dan kuantitad dari sumber daya yang ada di setiap aktifitas dalam paket kerja. Persyaratan ini dapat dikumpulkan untuk menentukan sumber daya yang diestimasi untuk setiap paket kerja.

0 Sumber Kerusakan

Struktur Struktur hierarkis dari identifikasi sumber daya oleh kategori dan tipe sumber daya 0 Update Dokumen Proyek tidak terbatas pada daftar aktifitas, atribut aktifitas, kalendar sumber daya.

Mengestimasi Durasi Aktivitas


0 Proses

mendekati jumlah periode kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan individu dengan sumber daya yang diperkirakan 0 Proses estimasi sangat kompleks karena durasi kegiatan dipengaruhi oleh banyak variabel pada tahap perencanaan. Beberapa variabel ini termasuk ketersediaan staf, tingkat keahlian dari orang yang bertugas pada pekerjaan tertentu, kejadian yang tidak diduga, efisiensi waktu kerja, kasalahan dan kesalahpahaman selama proses pengembangan proyek.

Faktor yang mempengaruhi perkiraan durasi aktivitas


INPUT
1. Daftar Aktivitas 2. Atribut Aktivitas 3. Kebutuhan Aktivitas Sumber Daya 4. Kalendar Sumber 5. Pernyataan Lingkup Proyek 6. Perusahaan Faktor Lingkungan 7. Aset Proses Organisasi Materials Site Condition Tools & Equipment TOOLS & TECHNIQUES

OUTPUT

1. Ahli Penilaian 2. Perkiraan Analog Estimasi Durasi Aktivitas dan 3. Perkiraan Parametrik Update Dokumen Proyek 4. Estimasi 3-titik 5. Analisi Cadangan

Basic References & Personal Intuition

Standard Manhours & Work Unit

Experience from the Last Project


Try & Error to Match Requirement

Productivity Constraint
Status & Update

Estimasi Diagram Alir Data Sumber Aktifitas

INPUTS

0 Daftar Aktifitas 0 Atribut Aktifitas 0 Kebutuhan

Aktivitas

Sumber

Daya akan menimbulkan dampak durasi aktivitas. Sejak sumber daya digunakan pada suatu aktivitas dan secara signifikan berpengaruh thd durasi seluruh kegiatan. 0 Kalendar Sumber

0 Pernyataan Lingkup Proyek :

INPUTS

asumsi tidak terbatas pada condisi eksisting, ketersediaan informasi, dan panjang periode pelaporan. Kendala tidak terbatas pada ketersediaan sumber daya ahli dan persyaratan. 0 Faktor Lingkungan Perusahaan mempengaruhi estimasi proses durasi kegiatan, tetapi tidak terbatas pada durasi perkiraan database dan data lain, produktivitas metriks, informasi komersil yang sudah diterbitkan 0 Asset Proses Organisasi

Tools and Techniques


0 Ahli Penilaian

dapat menyediakan informasi perkiraan durasi atau durasi maksimum aktivitas yang direkomendasikan dari proyek yang sama sebelumnya. 0 Perkiraan analogis parameternya yaitu durasi, budget, ukuran, berat, kompleksitas dari proyek sebelumnya yang serupa sebagai basis untuk memperkirakan parameter yang sama dari proyek yg akan datang

0 Perkiraan Parametrik

menggunakan hubunga statistik antara data historis dan variabel lain untuk menghitung estimasi untuk parameter aktivitas, seperti harga, budget, dan durasi

Tools and Techniques

0 Estimasi 3 Titik: Daripada membuat estimasi aktivitas dlm jumlah diskret, misalnya 4 minggu, seringkali sangat membantu utk membuat estimasi tiga-titik: 1. Yaitu sebuah estimasi yg

mencakup estimasi optimis, ratarata, dan pesimis; misalnya 3 minggu utk estimasi optimis, 4 minggu utk estimasi rata-rata, dan 5 minggu utk estimasi pesimis

2.

Estimasi tiga-titik dibutuhkan utk estimasi PERT dan simulasi Monte Carlo 0 Analisis Cadangan

0 Perkiraan Durasi Aktivitas :

Output

penilaian kuantitatif dari jumlah kemungkinan periode kerja yang akan dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan. Contoh : 1. 2 minggu +/- 2 hari untuk mengindikasi kegiatan akan berlangsung +/- 8 hari atau lebih dari 12 2. 15% probabilitas melebihi 3 minggu untuk mengindikasi kemungkinan tinggi-85%- aktivitas tersebut akan berlangsung 3 minggu atau kurang 0 Update Dokumen Proyek

Develop Schedule
Input
Activity List Activity Atributes Project Schedule Diagram Network Activity Resource Requirements Resource calendars Activity Duration Estimates Project Scope Statement Enterprise Environmental Factors Organizational Assets

Tools and Techniques Output Schedule Network Analysis


Critical Path Method Critical Chain Method Resource Leveling What-If scenario Analysis Applying Leads and Lags Schedule Compression Scheduling Tool Project Schedule Schedule baseline Schedule Data Project Document Updates

Tools and Techniques


Schedule Network Analysis Critical Path Method Critical Chain Method Resource Leveling What-If scenario Analysis Applying Leads and Lags Schedule Compression Scheduling Tool

0 Tujuan utama adalah untuk membuat

jadwal proyek yang realistis yang akan menjadi dasar pengawasan berjalanya 0 Alat dan teknik penting mencakup : Gantt charts, PERT analysis, critical path analysis, and critical chain scheduling

Tools and Techniques


Schedule Network Analysis Critical Path Method Critical Chain Method Resource Leveling What-If scenario Analysis Applying Leads and Lags Schedule Compression Scheduling Tool

0 Contoh GANTT CHARTS 0 Gantt charts memberikan format standar untuk menampilkan informasi jadwal proyek berupa daftar aktivitasaktivitas proyek dan tanggal mulai dan selesai terkait dalam format kalender 0 Simbol-simbol:
0 Belah Ketupat Hitam: milestones or

significant events on a project with zero duration 0 Batang Hitam Tebal: summary tasks 0 Batang Horisontal Lebih Terang: tasks 0 Panah: ketergantungan tasks

Tools and Techniques


Schedule Network Analysis Critical Path Method Critical Chain Method Resource Leveling What-If scenario Analysis Applying Leads and Lags Schedule Compression Scheduling Tool

0 Milestones adalah kejadian signifikan

dalam proyek yang normalnya punya durasi 0 0 Sample Tracking Gantt Chart

Milestones should be: Specific Measurable

Assignable
Realistic Time-framed

Tools and Techniques


Schedule Network Analysis Critical Path Method Critical Chain Method Resource Leveling What-If scenario Analysis Applying Leads and Lags Schedule Compression Scheduling Tool

0 CPM is adalah teknik analisis jaringan

proyek untuk memprediksi durasi proyek total 0 Jalur kritis untuk suatu proyek adalah rangkaian aktivitas yang menghasilkan total waktu paling awal agar proyek bisa selesai 0 Jalur kritis adalah jalur paling panjang dalam diagram jaringan dan mempunyai jumlah slack yang paling kecil 0 Notes:
0 Jalur kritis bukanlah jalur dimana semua

aktivitasnya kritis, yang menjadi pertimbangan hanyalah lama waktu. 0 Jalur kritis bisa lebih dari satu jika panjang (lama) dari dua atau lebih jalur sama 0 Jalur kritis bisa berubah seiring dengan perkembangan proyek

Jika satu atau lebih aktivitas dalam jalur kritis memakan waktu lebih lama dari rencana, keseluruhan jadwal proyek akan mundur jika tidak dilakukan langkah perbaikan(koreksi)

Output
Project Schedule Schedule baseline Schedule Data

0 Mengetahui jalur kritis dapat

Project Document Updates

membantu membuat kompromi jadwal 0 Free slack or free float adalah lama waktu suatu aktivitas bisa ditunda tanpa menunda waktu dimulainya aktivitas berikutnya 0 Total slack or total float adalah lama waktu suatu aktivitas bisa ditunda waktu mulainya tanpa menunda tanggal penyelesaian proyek yang direncanakan 0 A forward pass through the network diagram determines the early start and finish dates 0 A backward pass determines the late start and finish dates

Control Schedule
Input
Project Management Plan Project Schedule Performance Review Work Performance Information Variance Analysis Organizational Process Assets Project Management Software Resource Leveling What-if Scenario Analysis Adjusting Leads and Lags Schedule Compression Scheduling Tool

Tools and Techniques Output


Work Performance Measurements Organizational Process Assets Updates Change Requests Project Management Plan Updates Project Document Updates

Tujuan adalah untuk mengetahui status dari jadwal, pengaruh faktorfaktor yang menyebabkan perubahan jadwal, menentukan bahwa jadwal telah berubah, dan mengelola perubahan ketika mereka terjadi.

Tools and Techniques


Performance Review Variance Analysis Project Management Software Resource Leveling What-if Scenario Analysis Adjusting Leads and Lags Schedule Compression Scheduling Tool

0 Lakukan cek realisasi terhadap

jadwal 0 Siapkan kontinjensi (langkah antisipasi) 0 Jangan merencanakan semua orang bisa kerja 100% kapasitas setiap waktu 0 Lakukan meeting progres proyek dengan stakeholder dan komunikasikan isu terkait jadwal dengan jelas dan jujur

Tools and Techniques


Performance Review Variance Analysis Project Management Software Resource Leveling What-if Scenario Analysis Adjusting Leads and Lags Schedule Compression Scheduling Tool

0 Review jadwal rancangan atau

tanggal penyelesaian diperkirakan pada piagam proyek. 0 Siapkan jadwal yang lebih rinci dengan tim proyek. 0 Pastikan jadwal yang realistis dan diikuti. 0 Peringatkan manajemen puncak baik di muka jika ada masalah jadwal.

0 Strong leadership helps projects

Output
Work Performance Measurements Organizational Process Assets Updates Change Requests Project Management Plan Updates Project Document Updates

succeed more than good PERT charts do.

0 Project managers should use:


0 Empowerment 0 Incentives 0 Discipline 0 Negotiation

0 Software untuk memfasilitasi

komunikasi membantu orang pertukaran jadwal-informasi terkait.

0 Keputusan model dukungan

membantu menganalisis trade-off yang dapat dibuat.


dapat membantu dalam bidang manajemen waktu yang berbeda.

0 Proyek perangkat lunak manajemen

Features Related to Project Time Management