ADMINSTRAR DEL TIEMPO

ADMINISTRACION DEL TIEMPO QUE ES?

Es la disciplina de organizar, asignar y controlar el tiempo que se usa para las actividades, de manera de lograr los resultados deseados. As mismo esta le obliga a ser explicito sobre lo que valora y le permite sus esfuerzos de la manera correspondiente.

BENEFICIOS DE USAR SU TIEMPO DE MANERA EFICAZ

Usted dedica energa y atencin a las actividades que mas apoyan los objetivos de su empresa. Elimina las distracciones y permanece concentrado en lo que es mas importante para su departamento y la organizacin. Evite el estrs e incluso el agotamiento que puede originarse al tratar de equilibrar las diversas exigencias que compiten por su tiempo. Mejora su desempeo e el trabajo, lo cual agrega mas valor a su organizacin, unidad y equipos.

Disciplina y practica
Proceso para aprovechar al mximo sus horas. 1. Identifique y priorice sus metas: Cules son los objetivos mas prcticos mas importantes? que tares necesita realizar para lograr esos objetivos? Cunto tiempo debera emplear en sus tareas? 2. Divida las metas en tareas manejables: Qu actividades necesita realizar para alcanzar cada una de sus metas? Cunto tiempo estima que requieran las diversas tareas? 3. Analice como ocupa su tiempo: para usar su tiempo en forma mas eficaz, necesita resolver como en realidad esta empleando su tiempo y comprarlo con la forma en que debera distribuirlo. Luego necesita identificar las formas de corregir las practicas poco eficaces de administrar su tiempo.

4. Reconozca y derrote las actividades que hacen perder tiempo: al comprender y prever estas actividades que hacen perder el tiempo, tiene mas posibilidades de evitarlas o remplazarlas por mejores. 5. Programe su tiempo con mayor eficacia: comenzar a cambiar la forma en que programa su tiempo, esto incluye utilizar herramientas para la administracin del tiempo mas eficaz. Y significa asignar tiempo para resolver problemas inesperados y aprovechar las oportunidades no planeadas.

Identificar y priorizar las metas

Al determinar metas y medir su logro, usted puede:
Concentrarse en lo mas importante Proporcionar a su equipo una direccion unificada Dedicar menos energa a las tareas que no son fundamentales Evitar las actividades que hacen perder el tiempo Motivarse Impulsar la satisfaccin en el trabajo

TIPO DE META

DEFINICION
Objetivos que deben cumplirse para que su departamento o unidad continu funcionando con xito Objetivos que crean una condicin de negocios mas adecuada en el largo plazo o aprovechan una oportunidad de negocios

EJEMPLO
Para un gerente de proyecto, finalizar un proyecto de 2 aos a tiempo y dentro del presupuesto seria una meta fundamental Para un gerente de desarrollo de productos, proporcionar capacitacin que le permita a su equipo trabajar en forma mas eficaz seria una meta habilitadora.

TIPOS DE METAS

FUNDAMENTAL

HABILITADORA

RECOMENDABLE

Los objetivos que mejoran su negocio volviendo las actividades mas rpidas, mas fciles y mas atrayentes, pero no lo cambian radicalmente

Para un gerente de unidad, desarrollar un nuevo formulario para informacion de gastos que sea mas fcil de completar y requiera manos tiempo para llenar que el formulario actual seria una meta recomendable

Dividir las metas

Paso 1.- identifique las tareas requeridas considere cada una de la metas que usted y su unidad deben de alcanzar. Enumere todas las tareas claves para alcanzar cada meta. Paso 2.- Priorice las tareas asigne prioridades como A B o C, representando la A de mas alta prioridad. Las Prioridades A favorecen sus metas fundamentales. Son tareas con alto valor y de preocupacin principal. Las Prioridades B favorecen sus metas facilitadoras e indirectamente favorecen sus metas fundamentales. Son tareas de valor menor y un alto grado de urgencia Las Prioridades C incluyen tanto las tareas urgentes como las no urgentes de poco valor y poca importancia

Paso 3.- Secuencie La Tarea Las tareas secuenciales, necesitan completarse en una secuencia , es decir debes de estar finalizada parcialmente antes de que comience la siguiente tarea. Ejemplo: Reunir Datos Resumir el Informe Hacer circular para obtener comentarios Escribir el informe Enviar

Las tareas no secuenciales son aquellas que no siguen una secuencia lineal, pueden llevarse acabo tareas en paralelo. Paso 4.- Tiempo Requerido determine cuanto tiempo requerir para completar cada tarea o actividad de prioridad A y B que ha identificado, si ha realizado antes una tarea similar, aplique esa experiencia como base para su tiempo estimado.

Analizar como administrar su tiempo

Analizar el control de su tiempo, de modo que favorezca sus metas clave es mas fcil si comprende como esta empleando realmente el tiempo. No puede planear y controlar el uso futuro del tiempo hasta que comprenda esto.

1. Cree un plan de actividades. cree un registro escrito del uso de su tiempo, un registro de actividades, para una semana completa. 2. Asigne una prioridad a cada actividad de su registro Una vez que haya registrado sus actividades para un da, asigne una prioridad a cada una segn sus metas fundamentales, habilitadoras y recomendables 3. Analice su registro Examine su registro para encontrar patrones de uso del tiempo. Formule estas preguntas:
Que tipos de actividades estn consumiendo la mayor parte de mi tiempo? Dnde se estn acumulando ciertos tipos de actividades? Ahora considere si esta utilizando su tiempo para favorecer a sus metas. Pregunte: Esta utilizacin del tiempo se ajusta A mis objetivos mas importante? Donde se estan acumulando ciertos tipos de actividades?

4.- identifique las formas de mejorar su utilizacin del tiempo estas empleando mas tiempo del que debera en actividades de prioridad C, y no suficiente en tiempo en las actividades de las prioridades A y B? si es asi, busque las formas de eliminar o delegar las actividades de prioridad C que le hacen desperdiciar tiempo.

EL PUNTO EN HACER LAS COSAS RESIDE EN SABER QUE SE DEJO SIN HACER
LADY STELLA READLING

Reconocer y anular las actividades comunes que hacen perder tiempo

Postergacin La postergacin es el habito de aplazar, retrasar o posponer una accin para un momento posterior. La gente posterga por diversos a motivos: tal vez encuentran la tarea inmediata desagradable o poco interesante, temen que no realizaran bien la tarea o no saben por donde comenzar. los planes son buenas intenciones a menos que se conviertan de inmediato en trabajo duro Peter Drucker

PROGRAMAR SU TIEMPO DE MANAERA MAS EFICAZ

Un programa es la mejor forma de manejar el tiempo en forma sistemtica. Un programa es un compromiso escrito para cumplir tareas dentro de un marco temporal especifico. Le permite visualizar su tiempo disponible y su plan de asignacin. Y le permite ver mas fcilmente los bloqueos de tiempo no comprometidos. Pasos para programar de manera eficaz. Seleccione herramientas de programacin Lista de tares pendientes Calendario de citas Organizadores diarios y semanales, impresos o electrnicos, etc.

 DESARROLLE SU PROGRAMA Ingrese primero tareas de prioridad A y luego coloque las tareas de prioridad B en los intervalos de los tiempos restantes Programe actividades que requieran creatividad y energia durante el momento del dia en aue en general este mas alerta y con mas energia. Deje algunos bloques de tiempo sin programar para ajustarlos a las crisis inesperadas, oprtunidades e intercambios sorpresivos con sus colegas o subordinados directos. Evite reuniones consecutivas. Necesita tiempo para procesar la informacion y ejecutar las acciones. Consolide tareas como el E mail, el papeleo y las llamadas telefonicas cuando es posible. A medida que avanza la semana, traslade las tareas de prioridad sin finalizar a tiempos disponibles, futuros y si es necesario elimine las tareas de prioridad baja. Mantenga su programa ala vista en el monitor de su computadora o en su escritorio.

 Saque el mayor provecho de su lista de tareas pendientes

Las reuniones las cuales debe asistir Las decisiones que debe de tomar Las llamadas telefnicas que debe realizar o espera recibir Los correos electrnicos, cartas y memorandos que debe escribir Las tareas de prioridad A y B sin finalizar el da anterior

Incorpore flexibilidad a su programa

Reserve mas tiempo libre en su programa diario. Ingrese solo tarea y plazos mas fundamentales en el programa para dos o mas semanas hacia delante. Desarrolle una disposicin a eliminar tareas programadas cuando se presenten oportunidades o crisis. Una mayor flexibilidad no har que su da este menos ocupado, pero la garantiza que tendr tiempo para manejar lo que tiene mas importancia

Monitorear y mejorar sus estrategias de administracin del tiempo

una vez que haya comenzado a utilizar el programa , es vital monitorear su progreso con respecto a este . Verifique progreso Al menos una vez al da , determine como le ha ido en relacin al programa, es vital monitorear su progreso respecto a este. Al revisar su programa formlese estas preguntas: Estoy realizando las tareas que defin para hoy? Estoy progresando hacia el logro de mis metas? Me siento mas concentrado? Puede mantener este programa?

Mejore su sistema de programacin

Las siguientes practicas pueden ser tiles: Aplique lo que ha aprendido. No reprograme las tareas incompletas hasta que ha determinado por que no pudo finalizarlas segn lo planeado. Una vez que haya averiguado el motivo de las insuficiencias de programacin, adapte las partes futuras de su programa de manera que reflejan, lo que ha aprendido. Solicite ideas. Solicitar informacin a los dems es especialmente valioso si son victimas de las mismas actividades que hacen perder el tiempo y los mismos problemas de programacin que lo afectan, en conjunto se mejorara la forma de administrar su tiempo. Tenga paciencia. Al igual que cualquier cambio de comportamiento , afinar su sistema de administracin del tiempo requiere practica y paciencia. Comience haciendo pequeos cambios y posteriormente cambios mas importantes.

Tratar con jefes que provocan perdida de tiempo.

Lamentablemente, sin darse cuenta, algunos jefes crean impedimentos que provocan perdida de tiempo a sus subordinados directos. Este problema puede seguir de metas confusas, falta de instrucciones claras, reuniones innecesarias y cuellos de botella de trabajo en la oficina del jefe. Aclare sus metas con su jefe Si usted y su jefe no han acordado las metas, no las han relacionado con marcos temporales ni han verificado que sus metas favorecen la estrategia de la empresa, entonces no podr definir un conjunto coherente de tareas ni crear un programa para ellas.

Puede evitar este tipo de escenario aplicando las siguiente practicas:

Solicite una reunin con su jefe para tratar sus metas. Defina las metas para el ao prximo y los siguientes seis meses. Tenga la seguridad de que ser recompensado, no penalizado, por tratar de lograr sus metas asignadas. Evalu su capacidad de lograr sus metas. Si carece de las destrezas y recursos necesarios, solicite capacitacin, recursos adicionales. Ponga sus metas por escrito Renase con su jefe peridicamente para analizar su progreso y hacer cualquier ajuste necesario a sus metas.

Evite las reuniones intiles

Como cualquier reunin, las organizadas por su jefe deben de estar bien organizadas, tener agendas compactas, incluir a las personas precisas y finalizar con una decisin o asignaciones de accin. Los participantes de la reunin deberan sentir que su tiempo esta siendo bien empleado y que estn contribuyendo a la reunin y al mismo tiempo beneficindose con ella.

Elimine los cuello de botella

Algunos jefes necesitan aprobar todo antes de permitir que sus empleados sigan los pasos siguientes para finalizar una tarea. No es de sorprender que esos jefes a menudo no tengan tiempo para responder de manera oportuna ante las numerosas decisiones que desearan tomar.

Para despejar los cuellos de botella, aplique este proceso.

1. Evalu las perdidas de productividad incurridas a causa del cuello de botella. 2. Renase con su jefe para tratar sus observaciones y buscar soluciones. 3. Desarrolle soluciones que su jefe pueda aceptar.
Considere como usted podra estar desperdiciando el tiempo de su jefe. Evite solicitarle su intervencin con demasiada frecuencia. No traiga problemas para que los maneje su jefe. En su lugar traiga soluciones, propuestas y obtenga su retroalimentacin. Ajstese al estilo de trabajo de su jefe.

Vive tratando de realizar muchas de las cosas que siempre has soado, y no te quedar tiempo para sentirte mal" Richard Bach

GRACIAS!!