INTRODUCCIN

La biblioteca pblica es una institucin accesible para el pblico, sin distincin y que a menudo es administrada por bibliotecarios y financiada con fondos pblicos o estatales. Los usuarios de una biblioteca pblica tienen acceso libre a las colecciones e instalaciones de ella, siempre que su fondo sea de carcter abierto. Adems de existir, previa inscripcin, un servicio de prstamo de libros a domicilio. Adems de libros, peridicos y revistas, la mayora de las bibliotecas pblicas actuales tienen una amplia muestra de otros medios de comunicacin, entre los que se incluyen CDs, software, cintas de vdeo, DVDs e instalaciones para usar Internet. La Biblioteca Pblica Central del Estado de Oaxaca nace el 14 de septiembre de 1985 mediante un decreto emitido por el Lic. Pedro Vsquez Colmenares, entonces Gobernador del Estado de Oaxaca.

Desde hace tiempo la biblioteca haba sido el mejor medio de consulta de libros, ya que brinda muchas facilidades a aquellas personas que no tienen los medios suficientes para poder adquirirlos. Los Procesos que se emplean manualmente para tener acceso a los libros, tienen el mismo estndar desde que fueron propuestos, hace ya varios aos.

Conforme pasa el tiempo, la tecnologa avanza y propone a la sociedad nuevas formas de consulta, as como el mejorar los procesos laborales. Un claro ejemplo es la bsqueda de informacin por medio de Internet y la implementacin de sistemas automatizacin. Dadas las diversas actividades para la prestacin de servicios en este lugar se observa que existen muchas necesidades, por lo que haciendo un anlisis de estos la que presenta mayor relevancia es la perdida de tiempo en la hora de realizar alguna consulta o bsqueda. Para lo que planteamos como alternativa de solucin desarrollar el proyecto de administracin y sistematizacin de una biblioteca. Las actividades necesarias para desarrollar este proyecto tienen una secuencia para efectos de terminacin en tiempo y forma las cuales estn contenidas en este documento. En primer lugar se incluye una evaluacin del problema principal que dio origen a la idea del proyecto; tambin se definen los objetivos a alcanzar. Por lo que sugerimos que para un mayor ahorro de tiempo, eficiencia y control de operaciones, el implementar dentro de las salas de la biblioteca un sistema dividido en dos partes. Uno de ellos dirigido completamente a los administradores, que son los encargados de manejar y controlar los libros, la otra parte est enfocado 1

completamente al usuario el cual solo le permitir realizar operaciones que un usuario hara manualmente, esto no quiere decir que el Sistema Administrador no intervenga, si no que al contrario ya que trabajara en conjunto de una forma mesurada que solo el administrador percibir. Lo que le permitir tener un mayor control de su informacin. Tomando en cuenta lo antes mencionado y con informacin previamente recabada, tenemos la intencin de hacer uso de la tecnologa, para volver a impulsar dentro de nuestra sociedad el hbito de consulta a la biblioteca. El proyecto busca implementar un sistema informtico que optimice la bsqueda y control de libros, as como mejorar el servicio de prstamo interno y externo. Pues se ha observado que en dicha instancia no se cuenta con la sistematizacin adecuada que ayude a mejorar los servicios de bsqueda y prstamo as como el servicio de prstamo a domicilio. El objetivo del proyecto es implementar un sistema informtico, el cual tenga una base de datos tanto de libros con toda su informacin que identifique al libro (autor, titulo, clasificacin, tomo etc.), de igual, manera se tendr sistematizado los datos del usuario (nombre as como sus datos generales). Se ha previsto que sistema implementado tendr un alcance solo en bibliotecas pblicas y en bibliotecas de comunidades donde cuenten con una basta coleccin de libros. No se implantar en bibliotecas privadas, ya que la mayora cuentan con algn sistema similar o de la misma naturaleza. Y las funciones bsicas sern: El sistema realizar bsquedas rpidas e inmediatas de libros, segn como lo dese el usuario (lector). : Autor Titulo del libro Tema El software llevar la organizacin de prstamo de libros, teniendo un control de registros, en el cual se guardaran en el momento de solicitar dicho prstamo, los datos a guardar sern:

Nombre a quien se presta, conjuntamente con sus datos

personales (direccin, telfono etc.) Nombre del libro conjuntamente con sus datos (autor, titulo, editorial, ao) Fecha de prstamo Fecha de entrega

En el sistema del administrador tendr las opciones de:

Ingresar Nuevo registro (libro o usuario)

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 Modificacin de registros Eliminacin de registros Solicitar reportes, estadsticas

Para poder cumplir con el objetivo, el proyecto ha implementado las siguientes medidas, esto con el fin de establecer orden en cuanto al desarrollo del proyecto. A travs de un diagrama organizacional se procuro asignar a cada integrante del equipo de trabajo tareas y responsabilidades especificas de acuerdo a las habilidades y a al conocimiento en ciertos temas, con el fin de explotar al mximo las cualidades y lograr cumplir con el objetivo de la manera ms eficiente. Durante la ejecucin de un determinado software, se pueden encontrar diferentes causas que puedan hacer que este mismo tenga un mal funcionamiento; como puede ser la instalacin el software en una computadora que no tenga los requerimientos necesarios para su funcionamiento, o en determinado momento halla prdida de informacin, prdida de tiempo en la ejecucin de un proceso, etc. Por tal razn se anexa un anlisis de riesgos, el cual ayudara a prevenir dichos riesgos. Una vez implementado el proyecto dentro de la biblioteca pblica del estado, el equipo tiene en mente el realizar vistas frecuentes a la instancia, entrevistarse con el encargado y administrador del sistema implementado con el fin de contemplar los detalles que se hayan venido originados as como el saber, si el sistema cumple con lo esperado. En caso de que el sistema tenga fallas que en su caso requiera la reestructuracin del sistema, se tendr que pensar en un nuevo planteamiento que venga a mejorar a largo plazo las necesidades de la instancia, pero si el sistema cuanta con pequeas fallas o detalles solo se haran las modificaciones pertinentes, evitndose toda una nueva propuesta de un sistema.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La Biblioteca Publica del estado de Oaxaca Margarita Maza de Jurez ubicada en el centro de la ciudad. Alojada en un edificio barroco, en las esquina de las calles Morelos y Alcal. La Biblioteca Pblica Central del Estado de Oaxaca nace el 14 de septiembre de 1985 mediante un decreto emitido por el Lic. Pedro Vsquez Colmenares, entonces Gobernador del Estado de Oaxaca. Fue inaugurada el 29 de octubre de 1985 y a partir del 4 de noviembre de ese mismo ao, abri sus puertas al pblico en general El problema ms grande que se ha observado en la hora de consultar un libro es la de la demora de tiempo. Pues cabe mencionar que cada vez que un usuario tiene la necesidad de buscar informacin especifica de algn libro y dicho lector no cuenta con los datos en particular del libro a consultar, este tiene que acudir a las estancias en donde se encuentra las fichas y buscar ya sea por tema o en su defecto pues hacerlo por el titulo del libro o autor como se requiera. Otro de los problemas observado dentro de la biblioteca es acerca del prstamo de libros, este servicio fundamental para la instancia actualmente se realiza de una forma muy rudimentaria, en donde las actividades se hacen de manera manual, esto ocasiona que el administrador tenga trabajo extra pero el problema mas grande que se presenta aqu es el de no poder llevar un buen control acerca de a quienes se prestan los materiales y sobre todo que libros son los que estn en estado de prstamo, el servicio de prstamo a los lectores debe ser eficiente y efectivo. Para esto, el presente proyecto busca eficientar implementando una automatizacin en la hora de bsqueda y de proponer a travs de un sistema informtico un mejor servicio de prstamo mismo que puede ser interna o externa a la biblioteca.

JUSTIFICACIN
La funcin primordial de la Biblioteca Publica del Estado de Oaxaca como bien sabemos es el de prestar el servicios de consulta de informacin, as como el prstamo de libros a los usuarios de esta misma. Observando el funcionamiento de esta institucin pblica, nos dimos cuenta que los procesos que esta presta, son lentos, y decidimos proponer una alternativa de solucin con el fin de agilizar dichos procesos. Cabe mencionar que la Biblioteca Publica del Estado de Oaxaca ya cuenta con una aplicacin en donde el administrador puede ingresar registros nuevos exclusivamente de libros, este para tener un inventariado acerca de que libros son los que entren y salen de la biblioteca, pero tambin tiene limitaciones, como por ejemplo que solo lo usa el administrador por lo tanto los usuarios al realizar bsquedas o consultas lo hacen de forma manual. As que la solucin del proyecto es implementar un nuevo sistema informtico, el cual este divido en dos reas, una dirigida exclusivamente a los usuarios en donde podrn hacer operaciones de usuarios (bsqueda, consulta solicitar prstamo de libros) y la otra parte ser para el administrador en donde realizara funciones de control de libros y usuarios y podr solicitar reportes de usuario, libros cuando el lo dese. Por esto mismo presentamos el siguiente proyecto, el cual consiste en sistematizar el control de libros mediante un software lo cual nos permitir agilizar las bsquedas de informacin mediante las siguientes consultas: Titulo Tema Autor

En este mismo software se implementara una opcin en la cual se har el tramitara para el prstamo de los libros imprimiendo un ticket al usuario con el cual recoger el libro con el encargado de la biblioteca, haciendo el proceso mas rpido y que se agradable en ambos lados (lector-administrador).Para el administrador de la biblioteca las funciones que cumplir el software sern de poder llevar un control organizados de los libros as como el control de usuarios. El sistema informtico tambin podr otorgar credenciales con un cdigo de identificacin nica, con el objetivo de poder agilizar los procesos operativos de de la biblioteca de cada usuario. De tal forma que nuestro nuevo software debe ser implementado ya que cuenta con muchas otras funciones que beneficiaran de muchas formas a la instancia, el principal beneficio es la de una mejor organizacin de informacin y poder agilizar los procesos administrativos.

OBJETIVOS
Objetivo general
Sistematizar el control administrativo del servicio a usuarios en la Biblioteca Pblica del Estado de Oaxaca, mejorando el servicio de prstamo de libros a los lectores mediante la implementacin de un sistema informtico.

Objetivos especficos
Automatizar las actividades, que por lo comn se realizan manualmente. Llevar un mejor control de libros y usuarios mediante la aplicacin de un sistema informtico y a travs de una base de datos. Ofrecer un mejor servicio de prstamo de libros para los usuarios. Imprimir comprobante (ticket) a la hora de solicitar un prstamo de libro.

ALCANCE
a) Operaciones requeridas
Este sistema ser implementado en bibliotecas pblicas y en bibliotecas de comunidades donde cuenten con una basta coleccin de libros. No se implantar en bibliotecas privadas, ya que la mayora cuentan con algn sistema similar o de la misma naturaleza. Antes de instalar el sistema se debe contar con los siguientes requerimientos de hardware y software como mnimo: Procesador Intel Core Duo a 2,50 GHz Memoria RAM de 1 GB Disco Duro de 160 GB Resolucin de pantalla de 1380 x 800 pxeles

El sistema realizar bsquedas rpidas e inmediatas de libros, segn como lo dese el usuario (lector). : Autor tema Titulo del libro El software llevar la organizacin de prstamo de libros, teniendo un control de registros, en el cual se guardaran en el momento de solicitar dicho prstamo, los datos a guardar sern:

Nombre a quien se presta, conjuntamente con sus datos

personales (direccin, telfono etc.) Nombre del libro conjuntamente con sus datos (autor, titulo, editorial, ao) Fecha de prstamo Fecha de entrega El sistema dar un comprobante de prstamo. El sistema realizara advertencias cuando el libro, no pueda salir de la biblioteca, ya sea por: Valor del libro Es solo de reserva Libros para prstamo, agotados

Tambin cuando, el tiempo de prstamo de un libro ha terminado, y el usuario no lo ha devuelto, con el fin de tomar las medidas respectivas. 7

El sistema contara con un control de usuarios mas frecuentes, con el objetivo de optimizar el tiempo en el momento de realizar alguna actividad (prstamo). El sistema administrador tendr la opcin de Consultar informes cuando el administrador lo dese: Numero de lectores semanal, mensual Libros mas solicitados Usuarios mas frecuentes De igual manera el administrador manipulara Bajas y altas de nuevos registros (usuarios, nuevos libros) A travs de la aplicacin se podr escanear la clave de alguna credencial/identificacin de biblioteca o en su defecto el usuario introducir dicha clave de manera manual. Los datos de usuario sern personales (nombre completo, domicilio, edad, etc.) El sistema leer un cdigo de barras adherido a cada libro, en donde mostrara caractersticas del libro de manera general, se mostrara tambin el estatus del libro, (si puede salir de biblioteca, si es reserva etc.).

b) Restricciones del proyecto

Las restricciones del proyecto para del administrador de la biblioteca sern las siguientes: No entrara al sistema sin tener la contrasea de administrador. No podr manipular el cdigo fuente del sistema.

Las restricciones del proyecto para los usuarios de la biblioteca sern las siguientes: No podr pedir un prstamo al menos que este dado de alta en la base de datos y tenga su nmero de usuario. No podrn acceder a la cuenta de Administrador No podrn manipular la informacin que el sistema les muestre despus de una consulta No podrn acceder al la base de datos

Control de acceso a la biblioteca. El administrador podr hacer restricciones de manera que el usuario no tenga acceso a las base de datos.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y FUNCIONES

Todo proyecto requiere de una estructura organizacional y un equipo multidisciplinario con las caractersticas y tcnicas que garanticen la satisfaccin del cliente por lo que para el desarrollo de este proyecto la estructura organizacional es la siguiente

Coordinador del proyecto

Coordinador de Sistemas y diseador

Administrador de proyecto

Programador

DESCRIPCIN DE PUESTOS Puesto Descripcin

Esta persona estar encargada de llevar una buena organizacin del equipo a travs de diferentes actividades que puedan integrar al equipo de manera que cumplan con sus objetivos establecidos. Tener conocimientos sobre administracin Conocimientos generales de programacin

Coordinador del proyecto

Coordinador de Sistemas y diseador

Esta persona estar encargada de llevar un control de manera organizada de las actividades relacionadas con la elaboracin del software, de igual manera se encargara del diseo de la aplicacin. Conocimientos generales de administracin Conocimientos generales de sistemas Conocimientos generales de diseo grafico.

Programador

Este integrante del equipo enfocara mas hacia la elaboracin software, codificara y depurara sistema. Mltiples conocimientos lenguajes de programacin. Conocimientos de diseo Capacidad de anlisis

se del el de

Administrador

El administrador estar muy relacionado con el gerente pues se encargara de repartir responsabilidades previamente establecidas por el gerente, y cuidara que se cumplan. Ser un experto en conocimientos de administracin 10

Funciones
Coordinador del proyecto

Se encargada de llevar una buena organizacin del equipo a travs de diferentes actividades que puedan integrarlo, de manera que cumplan con sus objetivos establecidos. Tambin revisara que el proyecto se termine con calidad dentro del presupuesto y a tiempo.

Coordinador de Sistemas y diseador

Estar encargada de llevar un control de manera organizada de las actividades relacionadas con la elaboracin del software, de igual manera se encargara del diseo de la aplicacin.

Programador

Este integrante del equipo se enfocara ms hacia la elaboracin del software, codificara y depurara el sistema, as como tambin tendr gran relacin con el Coordinador del Sistema y diseo, ya que este le dir como estar el diseo del Sistema para que el programador lo haga.

Administrador

Estar muy relacionado con el gerente pues se encargara de repartir responsabilidades previamente establecidas, y cuidara que se cumplan en el tiempo estimado y con la precisin ms exacta posible.

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DIAGRAMA DE FLUJO
Para cumplir con las actividades del proyecto se deben tomar en cuenta mltiples factores, de tiempo, de responsabilidades, etc. Para ello se debe planear con anticipacin cual ser el itinerario a seguir con un propsito comn para todos, el cual es la realizacin del proyecto. El siguiente diagrama de flujo muestra cual ser el orden a seguir para llevar a cabo dicho y proyecto y poder ver resultados favorables al trmino de este mismo. INICIO

Integracin del equipo

Seleccin del tema

Evaluacin del tema

NO Definir objetivos y alcances SI Visitar a la instancia Recopilacin de datos e informacin Aceptado

Elaboracin del software

Integracin de trabajo (procesos tcnicos)

Prueba del software

Aceptado NO SI

Entrega y exposicin

FIN 12

RELACION DE ACTIVIDADES CON RELACION DE PRECEDENCIA Y TIEMPOS

Las actividades que se deben llevar acabo para la realizacin del proyecto se deben especificar y planear muy bien antes de ejecutarlas, en esa misma planeacin se deben tambin puntualizar los tiempos que cada actividad necesitara como mnimo para lograr que se efectu satisfactoriamente. En la siguiente tabla se especifican cuales son esa actividades necesarias para la realizacin del proyecto, de igual manera se especifican tiempos en semanas que cada actividad necesita para poderse consumar.

ACTIVIDADES

TIEMPO EN SEMANAS

Integracin del equipo

Seleccin del tema

Evaluacin del tema

Establecer objetivos (gral. Especficos)

visita a la instancia

Recopilacin de datos

Integracin de trabajo al departamento de Procesos tcnicos

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Elaboracin del software

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Entrega del proyecto

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Integracin del equipo

Esta primera etapa se tiene que cubrir en la primera semana pues en esta semana, se tiene que seleccionar a las diferentes personas que conformaran el equipo de trabajo del proyecto a realizar, estas personas deben ser trabajadoras y sobretodo muy responsables. El equipo esta conformado por: Coordinador del proyecto Coordinador de Sistemas y diseador Programador Administrador

Seleccin del tema

El tema a seleccionar debe de ser un tema innovador y que cubra con los requerimientos necesarios para realizar un proyecto de calidad, eficiente y que se pueda utilizar en el futuro en alguna instancia o que sea motivo para inversin. El tema seleccionado es:

Administracin Y Sistematizacin De Un Sistema Bibliotecario

Evaluacin del tema

La persona encargada de asesorarnos estar encargada de evaluar el tema conjuntamente con la propuesta y ser esta misma que aprobara dicho proyecto, de igual manera de realizar revisiones peridicas.

Definir objetivos y alcances

Los objetivos de dicho proyecto se han definido ya en el tema asignado especficamente para redactar y describir detalladamente los objetivos. Y de igual manera para los alcances se encuentra un apartado especficamente para describir especificando operaciones que se requieren en el proyecto y tambin cuales sern las restricciones.

Visitar a la instancia
En el desarrollo del proyecto se debe visitar ala instancia en este proyecto se ha tomado a la Biblioteca central del Estado de Oaxaca, en donde se encuentra un acervo de alrededor 50 000 libro de diferentes asignaturas, para poder entender cual es el procedimiento manual que con el que actualmente trabajan, se deben de hacer visitas peridicas de tal manera que se tenga conocimiento de cual es el mecanismo que se lleva y como se debera mejorar.

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Recopilacin de datos e informacin

En las visitas que se deben realizar a la Biblioteca se debe recabar todos los datos e informacin para poder formar un sistema que cumpla con todas las caractersticas y que realmente pueda eficientar el y trabajo. Los datos bsicos que se han recolectado son: Existe una red publica nacional de bibliotecas publicas, en donde existe un asola clasificacin, dicha clasificacin viene dada por una serie de caracteres:

331 M03 037

El primer rengln corresponde al cdigo de Courter que se toma del titulo El segundo rengln Inicia con la Inicial del apellido paterno del Autor El tercer rengln corresponde a la combinacin de 3 nmeros el cual corresponden: el primero a la edicin y los dos ltimos al nmero de ejemplares que cuenta la biblioteca. Para el primer rengln viene dada por una clasificacin decimal designada por la red nacional de bibliotecas pblicas: 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900 Obras generales Filosofa Religin Historia General Ciencias Naturales Ciencias Puras tecnologas, Ciencias aplicadas Matemticas Literatura Historia Grafica

La biblioteca ofrece el servicio de prstamo de libros de manera externa e interna. La biblioteca Centra esta dividida en 5 salas: 1. 2. 3. 4. 5. General, en donde contiene libros de texto general. Consulta, enciclopedias, diccionarios, mapas etc. Infantil, General y consulta para nios Especial, informacin especifica. Informal, revistas, peridicos, publicaciones.

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Elaboracin del software

Se debe realizar un software que cumpla con los requerimientos del cliente, de igual manera que cumpla con los requerimientos que un software debe contener para su mejor eficiencia. Seleccin del tipo de software a realizar: El equipo se puso de acuerdo para seleccionar el tipo de Software a realizar. Anlisis de requerimientos: En esta tarea el equipo hizo visitas a al biblioteca central del estado para ir a revisar el sistema existente en esta misma y poder definir los requerimientos que se necesitan implementar al sistema. Seleccin del lenguaje de programacin: En esta etapa el equipo completo decidi dentro de los lenguajes de programacin cual era el ms adecuado y de mayor confiabilidad para la programacin del sistema. Diseo de interfaz: Esta etapa estar a cargo de Coordinador de Sistemas y diseador y en ella se ara el diseo previo para el sistema como son: el manejo de imgenes, colores, tipo de letra, botones a utilizar, y dems cosas que integran el diseo del sistema. Despus de tener el diseo lo presentar a los integrantes de equipo para dar el visto bueno y como consecuente el programador se encargar de pasarlo al lenguaje que tendr el sistema. Programar el software: Esta etapa es exclusiva del programador ya que se encarga de programar todo el sistema en el lenguaje previamente seleccionado por el equipo. Evaluacin y prueba del sistema: Despus de que el programador haya terminado el programa del sistema, este se evaluara y probara par detectar errores y fallas en el mismo, as como detalles que se le puedan agregar. Correccin de errores: Despus de la evaluacin y prueba del sistema y la deteccin de errores (echo en el paso anterior) se aran las correcciones necesarias al sistema, y despus de esto se volver a Evaluar y Probar para ver si los errores persisten, en casos de hacerlo se volver a repetir las dos etapas hasta que quede bien.

Pruebas de sistema
En las pruebas del sistema debe evaluarse y probarse antes de ser entregado con la finalidad de detectar posibles errores y as poderlos corregir. Para contar con la satisfaccin del cliente.

Exposicin y presentacin del software

Este es la ultima tarea del proyecto aqu es en donde se tiene que entregar el software terminado, realizando una pequea presentacin explicando su funcionamiento y como debe ser utilizado. 16

DIAGRAMA DE GANTT
En la siguiente diagrama se especifican cuales son esa actividades necesarias para la realizacin del proyecto, de igual manera se especifican tiempos en semanas que cada actividad necesita para poderse consumar.
SEMANAS OCT NOV

ACTIVIDADES INICIO PLANEACION EJECUCION CIERRE Integracin del equipo Seleccin del tema Evaluacin del tema Establecer objetivos (gral. Especficos) Definir alcances Exposicin del tema 1a visita a la instancia Presentacin Planteamiento del proyecto Revisin y aprobacin 2a visita a la instancia Recorrido de las reas Explicacin de procesos bibliotecarios Recopilacin de datos Entrevista Integracin de trabajo al depto. Procesos tcnicos 2a exposicin Elaboracin del software administracin de riesgos Administracin de expectativas del cliente administracin de alcance Exposicin de avances Entrega del proyecto reporte final Exposicin y presentacin del software

SEP

DIC

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

CRONOGRAMA DEL SOFTWARE

El siguiente diagrama es especficamente del software a elaborar
ACTIVIDADES Seleccin del tipo de software a realizar Anlisis de requerimientos Seleccin del lenguaje de programacin Diseo de interfaz Arquitectura del sistema Programar el software Evaluacin y prueba del sistema Correccin de errores Entrega del sistema SEP SEMANAS OCT NOV DIC

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 1 41 5 16

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PROCESO OPERATIVO DEL SISTEMA

En el siguiente manual se explicar de una forma rpida y simple el funcionamiento del sistema SHIVA. Al iniciar el sistema SHIVA en el modo Administrador nos aparecer la siguiente pantalla.

La cual pedir una contrasea nica previamente dada al Administrador de la biblioteca; sin esta contrasea el administrador simplemente no podr ingresar al sistema. Esta contrasea podr ser cambiada por el administrador cuantas beses el quiera hacerlo, con el fin de tener restringida la entrada al sistema por cualquier otra persona. La contrasea de administrador est guardada en una Base de Datos la cual al ingresar la contrasea en el pantalla inicial y al dar clic en el botn aceptar comparar los caracteres con los guardados en la base de datos y si no coinciden no permitir el accesos al sistema.

Despus de ingresar la contrasea correcta se nos mostrara la siguiente pantalla. Que es la principal con la cual trabajara el administrador.

Esta pantalla trae diferentes mencionaremos a continuacin.

opciones

las

principales

son

las

que

Usuario: En esta opcin el administrador podr dar ingresar un nuevo registro, eliminar, modificar, buscar y ver la credencial de cada registro si as lo desea. Cada nuevo registr as como las manipulaciones que se puedan hacer con el sern guardadas en una Base de Datos correspondiente, para su fcil administracin. 18

Al dar clic sobre este botn usuario se mostrara la siguiente pantalla. Esta pantalla est relacionada con una Base de Datos llamada Usuario la cual contiene todos los datos especficos de los usuarios de la Biblioteca con el fin de tener una organizacin adecuada.

Por defecto al iniciar la pantalla aparecer el premier registro que se tenga guardado dentro de la Base de Datos, con los botones adelante y atrs se podrn deslizar por los registros ya almacenados en la Base de Datos. Al dar clic en el botn Ver credencial no mostrara una nueva pantalla en la cual se cargaran de la base de datos correspondiente la informacin necesaria del usuario con el fin de crear la credencial de usuario de la biblioteca, esta informacin la jalara automticamente de la Base de Datos.

Esta ventana contara con una opcin para imprimir la credencial de usuario en caso de que as lo desee.

Libros: En esta opcin del Sistema el administrador de la biblioteca, al igual que la opcin de Usuarios, se podrn dar de alta nuevos libros, modificar, eliminar y buscar libros. Todas estas opciones se

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harn dentro del sistema pero estarn guardadas en una Base de Datos llamada Libros. Al dar clic sobre esta opcin se mostrara la siguiente pantalla.

Al cargar la pantalla nos aparecer el primer registro de libros que haya dentro de la base de datos. Dentro de la opcin de herramientas, el administrador podr obtener estadsticas tanto de los Usuarios como de los Libros, as como tambin podr cambiar su contrasea de Administrador. La pantalla principal es la siguiente.

Las estadsticas se mostraran en tablas, las cuales estn ligadas a la Base de Datos y esta cargar los campos correspondientes que cada estadstica necesite.

Al iniciar el modo Usuario del Sistema SHIVA nos presentar la siguiente pantalla de bienvenida.

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Al dar clic en el botn entrar, se acceder al funcionamiento principal del Sistema. El cual presenta la siguiente pantalla principal.

Esta pantalla solo presenta dos opciones, las cuales son las de Consulta la de prstamo que son las funciones primordiales del Sistema.

La opcin de consulta permite al usuario, realizar bsquedas de libros ya sea por Libro, Autor o Tema. Al escoger cualquiera de las opciones antes mencionadas, nos pedir la informacin requerida. La pantalla principal es la siguiente.

Despus de agregar la informacin correspondiente para hacer la bsqueda y dar clic en el botn buscar la Base de Datos compara los campos ingresados con los que en ella estn almacenados, hasta encontrar el especificado, y as mostrar los campos en la tabla que se encuentra en la pantalla.

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Al dar clic en el botn mostrar ficha la Base de datos cargar en una nueva ventana todos los datos correspondientes al libro que se haya buscado o del cual se quieran conoces su informacin especfica. La pantalla es la siguiente.

En la opcin de prstamo el usuario podr hacer el trmite para el poder llevar un libro fuera de la biblioteca. Al dar clic en este botn nos presentara la siguiente pantalla en la cual pedir una clave nica de usuario que se le asigna al darlo de alta en la Base de Datos.

Al ingresar la clave correspondiente se mostrara una ventana parecida a la de consulta de libros, a diferencia de la anterior esta contara con un pequeo cuadro donde se presenta la foto, y datos especficos del usuario los cuales se cargan automticamente al ingresar la clave de usuario en la pantalla de identificacin.

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La pantalla principal cumplir con las mismas funciones de consulta a diferencia de que cuando muestre la ficha, aparece un nuevo botn de Solicitud el cual al dar clic sobre este, presentara una pantalla con un formato de prstamo, como se muestra a continuacin.

Despus de rellenar los datos correspondiente solo e tiene que mandar a imprimir el ticket de prstamo de libro dando clic en el botn correspondiente

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CONCLUSIONES
Las bibliotecas publicas tienen como misin proporcionar a sus usuarios, los materiales tradicionales (libros, publicaciones peridicas, audiovisuales, etc.)y los modernos servicios y soportes ( multimedia, Internet) que precisen para satisfacer sus necesidades de informacin, educacin, recreacin y acceso a la cultura. Integrada por servidores pblicos que dediquen al usuario un trato nico dotado de calidez, cordialidad y alto sentido humano. Brindando el tiempo necesario para la atencin requerida; dando respuestas con sencillez, respeto, un lenguaje claro, actitud amigable y mostrando disposicin para servir y capacidad para generar confianza. Y para lograr lo anterior la biblioteca debe contar con una buena sistematizacin que le ayude a controlar el flujo de informacin tanto de usuarios como la de los registros de libros. El objetivo del proyecto es brindar un sistema informtico a la biblioteca pblica del estado de Oaxaca para que cubra con sus necesidades correspondientes. Realizando el diagnostico de recursos con la que cuenta la instancia, las necesidades que tienen y analizando la problemtica por al cual atraviesan se puede concluir que el sistema propuesto por el equipo del proyecto realmente si beneficiaria de gran manera a la institucin publica, pues este mismo software har que agilicen sus procesos y actividades cotidianas. Los beneficios hablando en trminos de resultados del software propuesto sern: Agiliza el proceso de bsqueda, as tambin el proceso de consulta permitiendo que el usuario que lo use tenga un significativo ahorro de tiempo. Mejora especficamente el proceso de prstamo de libros, haciendo de este un proceso ms dinmico y atractivo por parte de los usuarios lectores. Facilita el trabajo del administrador, permitindole que haga ms rpido sus actividades que como administrador le corresponden. La biblioteca se beneficia en el sentido de que tendr mas visitantes y por lo consiguiente mucho mas recursos. Cabe mencionar que se ha hecho un anlisis de riesgos para prevenir futuros problemas y de igual forma se ha planeado que dentro de la supervisin se har el debido seguimiento de mantenimiento al software realizando las modificaciones necesarias en su debido momento.

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CONDICIONES DE ENTREGA
Como ya se ha mencionado el objetivo del proyecto es construir un sistema informtico que pueda solucionar la problemtica de la institucin pblica, este software brindara una serie de beneficios, por lo tanto debe terminarse en sus tiempos definidos en la planeacin y bajo los siguientes trminos:

El producto final a entregar a l cliente comprender de los siguientes elementos Disco de Instalacin (Software) Manual de usuario Gua de instalacin

Comprometindonos a capacitar a tres personas involucradas con el uso del sistema a implementar. As como dar mantenimiento a los equipos de cmputo la primera vez que se instale el sistema. El sistema tendr un 1 ao de garanta cubriendo en ese tiempo cualquier desperfecto, quedando a cargo del equipo del proyecto

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ANEXOS

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DIAGNOSTICO
Durante un recorrido a la biblioteca pblica del estado de Oaxaca nos percatamos que esta tiene gran cantidad de operaciones, tanto administrativas como de servicio, notamos que dichas operaciones que ah se realizan son muy desgastantes y tediosas adems que el tiempo que se invierte al realizarlas es demasiado, el cual se podra aprovechar para realizar otra actividad lo que trae como consecuencia no brindar un buen servicio a los usuarios. Las actividades administrativas que realiza actualmente son las de Clasificacin de libros Captura de datos Registro de Usuarios

Actividades de Servicio Control de Prstamo de libros Consulta de libros Registro como usuario de la biblioteca Servicio de fotocopiado En la visita se determino el siguiente diagnostico clasificndolo en los siguientes puntos: RECURSOS Actualmente la biblioteca pblica del estado de Oaxaca, ya cuenta con un sistema y una base de datos digital la cual se puede modificar y aprovechar al mximo. Otro punto importante que cabe sealar es que, como ya se cuenta con un Sistema, la capacitacin del personal seria menos pesada y solo nos enfocaramos a capacitar a dos personas por sala para el uso del Sistema Usuario, y a una persona por sala para operar el sistema Administrador. Adems la infraestructura de la institucin nos brinda suficientes instalaciones elctricas, ventilacin y que estas nos brindan un ambiente agradable y el espacio suficiente para poder adaptar el equipo que se requiera para la operatividad del software.

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NECESIDADES Dentro del Marco de necesidades de la biblioteca de estado de Oaxaca, el equipo del proyecto pudo darse cuenta de diferentes situaciones que existen dentro de la instancia lo cual hacen que el servicio que presta sean deficientes. La primera necesidad con la que cuenta es la de escaso recurso econmico por parte de las autoridades que brindan apoyo a esta. La necesidad por agilizar los procesos operativos, ya sea administrativos o de servicio a fin de brindar un mejor servicio. Como consecuencia de lo antes mencionado traera el retraso de trabajo administrativo basado en la consulta, prstamo o adquisicin sobre los libros con los que cuenta dicha biblioteca, por lo que sugerimos que para un mayor ahorro de tiempo, eficiencia y control de operaciones, implementar dentro de las salas de la biblioteca un sistema dividido en dos partes: administrador y usuario. Una de ellas dirigida completamente a los administradores, que son los encargados de manejar y controlar los libros, la otra parte del sistema estara pensada completamente al usuario el cual solo le permitir realizar operaciones que un usuario hara manualmente (consulta y bsqueda), esto no quiere decir que el Sistema Administrador no intervenga, si no que al contrario ya que trabajara en conjunto de una forma mesurada que solo el administrador percibir. Lo que le permitir tener un mayor control de su informacin. PROBLEMAS El problema ms grande al cual nos enfrentaramos seria la falta de equipo de cmputo, cabe mencionar que dicha institucin posee equipo de cmputo exclusivamente para el administrador de la biblioteca, en la cual no se podra implementar el sistema. Al no tener una computadora que cumpla con los requerimientos necesarios para la instalacin del sistema, el software quedara limitado o en su defecto no podr utilizarse en un futuro.

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ANALISIS FODA
En la visita realizada a la biblioteca pblica, pudimos observar los procesos administrativos y\o operativos que se desarrollan dentro de la misma instancia, utilizando el anlisis FODA se diagnostico cual es el estado actual de la biblioteca resaltando sus fortalezas, debilidades, Amenazas y Oportunidades que presenta la institucin pblica, las cuales se me mencionan a continuacin.

Fortalezas: Base de datos Internet Apoyo administrativo Infraestructura adecuada para la realizacin del proyecto

Debilidades: Poco apoyo econmico Insuficiente equipo de cmputo Desconocimiento de nuevas tecnologas

Amenazas: Poca difusin cultural

Oportunidades: Promover la difusin cultural en la sociedad Implementacin de un sistema informtico Capacitacin del personal

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ACTIVIDADES DE SUPERVISION DEL PROYECTO

En la siguiente matriz de seguimiento operativo del software se especifican que actividades especficamente se tendrn que realizar cuando el sistema se instale y se empiece a maniobrar:
Seguimiento operativo Realizar visitas trimestrales a la instancia, con el fin de revisar el software Se Verificaran cada una de las tareas que realiza el Software como son: las consultas, bsquedas, altas de usuarios, libros, as como las impresiones de los tickets. Se revisara la base de Datos Se revisara la conexin clienteservidor Registros En las visitas se llenara el formato de supervisin (anexo FORMATO PARA EL SEGUIMIENTO DE FALLAS SHIVA) Acciones correctivas Si se encuentra un error de dentro de la programacin, se tiene que plantear nuevamente y realizarla de nuevo, agregando las modificaciones y mejoras necesarias.

Realizar sondeos y encuestas para conocer la respuesta del usuario como son: Propuestas de mejoras al sistema Fallas y errores Funcionalidad del software

Si surge un error en alguna casilla de verificacin o caja de texto, se tendr que revalidar de nuevo.

Durante el primer ao en que este funcionando el Sistema se dar mantenimiento preventivo y correctivo cada 6 meses o cuando lo requiera sin ningn costo alguno.

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FORMATO PARA EL SEGUIMIENTO DE FALLAS SHIVA

Nombre del Supervisor del Sistema: Problemas potenciales Responsable de la Biblioteca: Descripcin de la falla Grado de Fallas (1-10)
Numero de Seguimiento:

Fecha: Propuesta de solucin

____________________________ Encargado de supervisin

________________________ Encargado de Biblioteca

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ANALISIS DE RIESGOS
Durante la ejecucin de un determinado software, se pueden encontrar diferentes causas que puedan hacer que este mismo tenga un mal funcionamiento; como puede ser la instalacin el software en una computadora que no tenga los requerimientos necesarios para su funcionamiento, o en determinado momento halla prdida de informacin, prdida de tiempo en la ejecucin de un proceso, etc.

En la siguiente tabla se mostraran algunos riesgos que se pueden presentar durante la ejecucin de software (SHIVA), as como tambin posibles soluciones y las probables causas que puedan dar lugar a fallos en el sistema. Estos riesgos estn previstos antes de la innatacin.

Los requerimientos del sistema SHIVA son los siguientes: Procesador Intel Core Duo a 2,50 GHz Memoria RAM de 1 GB Disco Duro de 160 GB Resolucin de pantalla de 1380 x 800 pixeles

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PROYECTO: ADMINISTRACION SISTEMA BIBLIOTECARIO PROBLEMAS POTENCIALES

SISTEMATIZACION

DE

UN FACILITADOR: M.C. Isai Roa Vasquez

RESPONSABLE: Equipo del proyecto

P 1-1O

1-10

PRIORIDAD (P x G) QUE Implementar accin de restauramiento de equipo y programa Implementacin de guardado automtico de datos La Base de Datos Estar alojada en Red, permitiendo la extraccin de Datos desde Otro Equipo

ACCIONES PREVENTIVAS QUIEN Administrador de la biblioteca CUANDO Antes de instalar el sistema

Bloqueo de Pc a la hora de realizar bsquedas o consultas

Salida del programa inesperado(Proceso Terminado)

6.5

19.5

Equipo

Constantemente

Perdida de datos por daos al hardware

6.5

13

Equipo

Instalacin del Software

Perdida de datos por daos internos del equipo (virus o falla interna)

6.5

13

Implementacin de accin de Respaldo Diario

Equipo

antes de instalar el sistema

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PROYECTO: ADMINISTRACION SISTEMA BIBLIOTECARIO PROBLEMAS POTENCIALES

SISTEMATIZACION

DE

UN FACILITADOR: M.C. Isai Roa Vasquez

RESPONSABLE: Equipo del proyecto

1-1O

1-10

PRIORIDAD(P x G) QUE Conservar el formato de fichas bibliograficas, y captura algn registro importante Dar a conocer las Caractersticas necesarias del Hardware necesario. Contar con 2 Contraseas una exclusivamente para el equipo administrador y otro para las bases de Datos

ACCIONES PREVENTIVAS QUIEN CUANDO

Falla de Energa Elctrica

6.5

6.5

Administrador de la biblioteca

Debe contar siempre con fichas

Caractersticas de Hardware; equipo necesario para la implementacin del software

Equipo

Antes de la Instalacin del Software

Seguridad de Informacin

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Administrador de la biblioteca

constantemente

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Actividades de relacin con los usuarios Una vez implementado el proyecto dentro de la biblioteca pblica del estado, el equipo tiene como objetivo el realizar una vista al mes a la instancia en donde se realizara lo siguiente: Entrevistarse con el encargado y administrador del sistema implementado con el fin de contemplar los detalles que se hayan venido originados desde su implementacin as como el saber, si el sistema cumple con lo esperado. Registras las fallas en el Formato para el seguimiento de fallas Shiva, establecido por equipo de trabajo Inspeccionar el sistema, verificando las fallas que haga mencin el administrador, con el objetivo de darle una solucin inmediata, Si la falla encontrada requiere de ms anlisis y tiempo para su solucin es conveniente que el supervisor conjuntamente con el administrador de biblioteca programen un da en donde ser exclusivamente para que el encargado del seguimiento del software trabaje en dicha falla, a fin de darle la mejor solucin posible. Otra actividad que se tiene contemplada realizar no especficamente con el administrador pero si con la funcionalidad del sistema, es el de revisar por lo menos semanalmente la base de datos, a fin de evitar sobre cupo de datos, que en programacin se conoce como desbordamiento de datos. Reingeniera En caso de que el sistema presente fallas de alto riesgo en cualquiera de sus procesos siguientes: De usuario: Falla de Consulta Bsqueda muy extensa Que el proceso de prstamo se dificulte en algunos usuarios interfaces sean difciles de operar

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De administrador: Problemas con los registros al capturar errneamente registros que no logren borrarse de memoria y que causan algn tipo de error Que algn proceso quede bloqueado y no saber cmo actuar y que por lo mismo se pierdan datos base de datos saturada interfaces sean difciles de operar

Entonces lo que se tendr que hacer es replantear el diseo del sistema, a fin de proponer una nueva solucin. Dicha solucin tratara de una nueva versin del sistema que venga a mejorado incluyendo todas las demandas hecha por el cliente (usuario y administrador), mismas que sern de largo plazo. Las necesidades de la instancia se satisfaceran lo mejor posible, pero si el sistema cuenta con pequeas fallas o detalles solo se haran las modificaciones pertinentes, evitndose toda una nueva reestructuracin del sistema. Apertura a la satisfaccin del cliente Despus de haber hecho las modificaciones que se hayan sealado al equipo de trabajo para mejorar el sistema, seguiremos siendo participes en las operaciones de la instancia, a fin de estar siempre al tanto de lo que sucede con la operatividad del sistema y si se presenta en ese momento una falla solucionarlo de inmediato. Algunas mejoras posteriores que puede incluir el equipo del proyecto al sistema y a la institucin serian. Control del fotocopiado de libros por parte de usuarios Brindar el servicio total de mantenimiento sus equipos de cmputo. Brindar el servicio de consulta va internet para usuarios el servicio

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CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

El equipo del proyecto ha contemplado que la operatividad del sistema informtico, se mantendr estable por un plazo de 2 aos sin modificacin al cdigo, pero segn el diagnostico se sabe que la institucin pblica tiene un crecimiento constante, por el cual se debe prevenir contingencias futuras en el funcionamiento del software. Para esto se ha planificado el siguiente ciclo de vida el cual se describe a continuacin. INICIO

Recoleccin de requerimientos

Propuesta de solucin

Diseo del Prototipo

Crear y probar el software del prototipo NO SI Software correcto

NO

Presentar el Prototipo al usuario

NO

Evaluacin del cliente SI Satisfaccin del cliente

SI

Entrega del software

FIN

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