KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA BIL 2 TAHUN 2012

PENILAIAN SEPANJANG KURSUS TUGASAN INDIVIDU SOALAN 3B (BAHAGIAN A) & SOALAN 4B (BAHAGIAN B)

Nama Calon SITI WAN AMINAH BINTI WAN NORUDIN No Kad Pengenalan 880223-03-5816

Skrip ini mengandungi 10 halaman bercetak termasuk kulit hadapan 1

BAHAGIAN A: TUGASAN 1 SOALAN 3B Encik Hafiz, seorang pegawai pendaftaran telah diarah untuk mengawal dan menyimpan dokumen rasmi yang diklasifikasikan sebagai dokumen terperingkat. Beliau juga diarah untuk menjaga serta mengedarkan dokumen tersebut sekiranya diminta oleh mana-mana pihak yang dibenarkan. (i) Huraikan kaedah penyimpanan dokumen terperingkat yang perlu dipatuhi oleh Encik Hafiz. (10 markah) (ii) Jelaskan prosedur penghantaran dokumen terperingkat dalam jabatan yang sama dan penghantaran ke jabatan-jabatan yang lain. (15 markah) JAWAPAN: (i) Kaedah penyimpanan dokumen terperingkat Dokumen terperingkat adalah dokumen rasmi yang mengandungi maklumat yang mesti diberi perlindungan keselamatan. Terdapat 4 tanda dokumen terperingkat dengan sesuatu peringkat keselamatan sama ada Rahsia Besar, Rahsia, Sulit atau Terhad. Dokumen bertanda rahsia besar adalah dokumen, maklumat dan bahan rasmi jika didedahkan tanpa kebenaran akan menyebabkan kerosakan yang amat besar kepada Malaysia. Dokumen-dokumen di bawah kategori ini adalah seperti kertaskertas kabinet mengenai politik dan ekonomi. Dokumen ini perlu disimpan di dalam bilik kebal atau peti besi yang dipasang dengan kunci tatakira. Dokumen ini juga perlu disimpan di dalam kabinet fail keluli dengan palang besi berkunci semasa dalam tindakan atau sedang digunakan. Sekiranya tiada kawalan keselamatan semasa dokumen ini dalam tindakan, ia perlu dikembalikan ke bilik kebal. Dokumen bertanda rahsia adalah dokumen, maklumat dan bahan rasmi, jika didedahkan tanpa kebenaran walaupun tidak membahayakan keselamatan negara tetapi memudaratkan kepentingan Malaysia atau kegiatan Kerajaan atau individu atau akan menyebabkan keadaan memalukan atau kesusahan kepada pentadbiran 2

atau menguntungkan kuasa asing. Contoh dokumen berlabel rahsia adalah dokumen yang mengandungi arahan penting perwakilan Malaysia yang berunding dengan negara asing. Penyimpanan dokumen ini perlu mengikut langkah-langkah keselamatan seperti penyimpanan dokumen bertanda rahsia besar. Dokumen berlabel sulit adalah dokumen, maklumat dan bahan rasmi yang tidak membahayakan keselamatan tetapi memudaratkan kepentingan atau martabat atau kegiatan kerajaan atau perseorangan atau memalukan atau menyusahkan kepada pentadbiran pentadbiran atau memberi keuntungan besar kepada negara asing.jika didedahkan. Contoh dokumen berlabel sulit adalah dokumen yang berkaitan dengan laporan perisikan biasa. Manakala dokumen berlabel terhad pula adalah dokumen, maklumat dan bahan rasmi selain daripada yang diperingkatkan rahsia besar, rahsia atau sulit tetapi berkehendakan juga diberi satu tahap perlindungan keselamatan, contohnya perintah dan arahan biasa Jabatan. Keduadua dokumen berlabel sulit dan terhad perlu disimpan dalam kabinet keluli. Semua dokumen terperingkat yang dibiarkan untuk jangka masa yang singkat tanpa digunakan perlu diletakkan di dalam bilik yang dikunci serta tingkap bertutup yang juga dikunci. Dokumen terperingkat yang ditinggalkan dalam masa yang lebih dari 10 minit perlu disimpan dalam kabinet atau almari besi yang berkunci. Pegawaipegawai yang diberi kuasa untuk memegang dan menyimpan semua kunci almari besi, kunci kabinet dan kunci bilik penyimpanan yang menempatkan dokumen terperingkat adalah Pengarah, Timbalan Pengarah dan / atau Pegawai-pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional yang diberi kuasa oleh Pengarah atau Timbalan Pengarah. Sebagai kesimpulannya, penjawat awam perlulah mengendalikan dokumen terperingkat mengikut prosedur yang ditetapkan untuk memastikan kerahsiaan kandungan terperingkat dapat dikekalkan daripada diketahui oleh pihak luar. (ii). Prosedur penghantaran dokumen terperingkat dalam jabatan yang sama dan penghantaran ke jabatan-jabatan yang lain. Prosedur penghantaran dokumen terperingkat boleh dibahagikan kepada 4 peraturan; iaitu penghantaran dalam jabatan yang sama, penghantaran ke jabatan3

jabatan yang lain dalam bangunan yang sama, penghantaran ke lain-lain tempat di malaysia dan penghantaran kepada penerima luar Malaysia. Penghantaran dokumen terperingkat dalam jabatan yang sama melibatkan penghantaran dan pengagihan dokumen terperingkat di dalam sebuah pejabat atau jabatan yang sama.sahaja. Penghantaran dokumen terperingkat di dalam pejabat atau jabatan yang sama mempunyai risiko kes kebocoran maklumat sekiranya penghantaran dokumen terperingkat tidak melibatkan prosedur yang ditetapkan. Pertamanya, Ketua Jabatan perlu mengetatkan peraturan menerusi fail terperingkat yang hanya boleh disemak oleh penjawat awam yang diberikan kebenaran untuk mengakses fail terperingkat. Ketua Jabatan juga perlu melantik penjawat awam yang lain untuk menguruskan penghantaran dokumen terperingkat ini melalui peti dan beg berkunci. Disebabkan penghantaran dokumen ini melibatkan di dalam jabatan atau pejabat, maka pergerakan fail dibuat melalui pendaftaran rahsia. Sebagai contoh, penghantaran surat antara jabatan dalam pejabat yang sama mengenai perkaraperkara dasar yang penting yang dihantar melalui beg berkunci perlu dimaklumkan kepada Pendaftaran Rahsia Jabatan yang diketuai oleh Pendaftar Rahsia. Peraturan kedua dalam penghantaran dokumen terperingkat adalah penghantaran ke jabatan lain dalam bangunan, kawasan atau bandar yang sama. Penghantaran dokumen terperingkat untuk peringkat rahsia besar, rahsia dan sulit akan dihantar melalui peti atau beg berkunci atau melalui Utusan Selamat dengan menggunakan Sistem Dua Lapis Sampul Surat. Dalam sistem peti atau beg berkunci, satu kunci dipegang oleh pejabat menghantar dan satu lagi dipegang oleh pejabat menerima. Utusan selamat pula merupakan perkhidmatan penghantaran semboyan tentera yang melibatkan pemandu kapal terbang Tentera Udara Diraja Malaysia (TUDM) atau Malaysia Airlines (MAS). Sampul surat untuk sistem dua lapis sampul surat perlu ditanda dengan peringkat keselamatan, nombor rujukan, nama dan alamat penerima dengan meteri pejabat dan perlu dimasukkan ke dalam sampul surat yang kedua yang ditulis nama dan alamat penerima dan digam sahaja.Dokumen terhad dihantar dengan menggunakan pos tidak berdaftar atau pos biasa. Sebagai kesimpulan, peraturan penghantaran dokumen terperingkat secara jelasnya melibatkan peraturan dan prosedur yang ketat untuk memastikan 4

kebocoran maklumat tidak berlaku semasa proses penghantaran dokumen terperingkat dibuat. Oleh itu, penjawat-penjawat awam perlulah mematuhi prosedurprosedur ini dalam memastikan perlindungan maklumat-maklumat berada dalam tahap maksima seperti slogan 'rahsia kerajaan tanggungjawab bersama'. BAHAGIAN B (TUGASAN 2) SOALAN 4B Encik Awal dan Encik Akhir ialah pegawai kanan di sebuah jabatan kerajaan, dilantik sebagai Ahli Lembaga Pemeriksa untuk melupuskan aset di jabatannya. (i) Nyatakan justifikasi pelupusan terhadap barangan di jabatannya itu. (ii) Huraikan kaedah-kaedah yang boleh disyorkan oleh mereka terhadap pelupusan barang-barang tersebut. (25 markah) i. Justifikasi pelupusan terhadap barangan di jabatannya itu. Pelupusan merupakan satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan. Proses pelupusan memastikan Jabatan Kerajaan tidak menyimpan aset yang tidak digunakan seperti peralatan yang telah usang selain boleh menjimatkan ruang simpanan di pejabat. Sebelum proses pelupusan dibuat, justifikasi terhadap barangan yang ingin dilupuskan perlulah dibuat terlebih dahulu. Peralatan atau aset boleh dilupuskan sekiranya barangan tersebut rosak dan tidak ekonomi untuk dibaiki kerana pembaikian barangan tersebut akan melibatkan kos yang besar. Barangan yang terjejas kualitinya disebabkan rosak dan usang juga boleh dilupuskan. Begitu juga dengan peralatan yang tidak mempunyai keupayaan optimum untuk digunakan lagi juga boleh dilupuskan. Sekiranya pembekal aset tidak lagi memberikan khidmat sokongan seperti penyelenggaraan aset berkenaan ,aset tersebut juga boleh dilupuskan. Justifikasi lain ialah barang tersebut disyorkan dilupuskan selepas pemeriksaan aset dibuat, aset yang tidak diperlukan lagi oleh Jabatan, aset yang melebihi keperluan penggunaan di sesebuah Jabatan. Akhir sekali, pelupusan juga boleh dibuat ke atas barangan yang tidak selaras dengan perubahan teknologi. 5

Pelupusan aset akan dibuat oleh Ahli Lembaga Pemeriksa setelah pemeriksaan dibuat. Sebagai kesimpulan, pelupusan barang dan aset kerajaan perlulah dibuat justifikasi yang menyeluruh sebelum dilupuskan agar kesilapan melupuskan barangan yang tidak sepatutnya tidak berlaku. ii. Huraikan kaedah-kaedah yang boleh disyorkan oleh mereka terhadap pelupusan barang-barang tersebut. Mengikut Surat Pekeliling Perbendaharaan bil. 2 tahun1997, terdapat 11 caracara pelupusan yang dicadangkan iaitu tender, sebutharga, lelong, tukarbeli, pindahan, hadiah, ditanam, dibakar, dibuang, kontrak pusat dan cara-cara lain. Kaedah pelupusan tender hendaklah dipelawa dengan menggunakan kenyataan tawaran tender. Tender boleh disertai oleh syarikat atau orang perseorangan kecuali pegawai yang menguruskan tender dan aset berkenaan. Kenyataan tender perlu diiklankan melalui satu akhbar utama tempatan. Harga simpanan perlu dinyatakan pada iklan tender dan perlu ditetapkan terlebih dahulu berdasarkan nilai semasa aset dan barang. Deposit tender sebanyak 10% daripada harga tawaran tertakluk kepada maksima RM10,000 hendaklah disertakan bersama tawaran. Pelupusan secara sebutharga hendaklah dipelawa sekurang-kurangnya daripada 10 syarikat atau orang perseorangan dan diberikan publisiti yang seluasluasnya dengan memaparkan juga kenyataan di semua Agensi Kerajaan. Harga simpanan perlulah berdasarkan nilai semasa aset. Deposit sebutharga ialah sebanyak 10% daripada harga tawaran dan tertakluk kepada maksimum RM 10,000.0 perlu disertakan bersama tawaran. Pelupusan melalui kaedah lelong boleh dilaksanakan ke atas aset yang mudah rosak, mempunyai nilai pasaran dan boleh dilupuskan dengan cepat, boleh dilupuskan secara lelong dan apabila terdapat banyak aset dan barang untuk dilupuskan dan terdapat banyak permintaan untuk membelinya .Kenyataan lelong hendaklah mengandungi maklumat terperinci seperti tarikh, waktu dan tempat lelongan. Harga minimum barangan yang dilelong hendaklah ditetapkan terlebih 6

dahulu berdasarkan nilai semasa aset dan barang. Urusan lelong hendaklah diadakan di ruang terbuka atau di dewan dan kemudahan yang sesuai hendaklah disediakan untuk urusan lelong. Pelupusan secara pindahan boleh dilakukan ke atas aset yang boleh digunakan lagi dalam bentuk asalnya tetapi tidak diperlukan lagi oleh Jabatan kerana melebihi keperluan, tidak diperlukan lagi dan aset telah usang. Pelupusan secara pindahan hanya boleh dilaksanakan di antara Jabatan-jabatan Kerajaan Persekutuan tanpa dikenakan apa-apa bayaran. Pelupusan secara hadiah pula melibatkan aset yang boleh digunakan lagi dalam bentuk asalnya tetapi tidak diperlukan lagi oleh Jabatan kerana barang tersebut tidak ekonomik dibaiki tetapi boleh digunakan sebagai bahan latihan dan boleh dikeluarkan bahagian-bahagian tertentu untuk dijadikan sebagai alat ganti. Pelupusan secara hadiah boleh dilaksanakan di antara Jabatan-jabatan Kerajaan Persekutuan dan mana-mana organisasi, agensi, pertubuhan sukarela atau badanbadan lain yang dianjurkan dan diiktiraf oleh Kerajaan. Kaedah pelupusan secara tukarbeli (trade-in) dilaksanakan bagi aset yang masih boleh digunakan dalam bentuk asal tetapi tidak diperlukan oleh Kementerian/Jabatan dan tiada Kementerian/ Jabatan lain yang berminat melainkan pembekal asal atau pembekal yang berniaga dalam bidang berkaitan. Sebelum melaksanakan pelupusan secara tukarbeli, agensi perlu memastikan peruntukan yang mencukupi sedia ada untuk membiayai harga penuh aset dan barang yang akan diganti.Harga jualan secara tukarbeli perlu berasaskan nilai semasa dan bolehlah dirundingkan antara pembekal dan agensi. Kerajaan juga mengadakan kontrak pusat bagi pelupusan barang dan aset tertentu untuk pelupusan,contohnya kontrak pusat untuk pelupusan tayar terpakai dan sisa besi. Aset dan barang yang tiada sebarang nilai jualan atau nilai sisa boleh dilupuskan dengan ditanam manakala aset dan barang yang tiada sebarang nilai jualan atau nilai sisa boleh dilupuskan dengan dibakar jika bahannya buatannya adalah kain, plastik, getah, kayu dan bahan-bahan lain yang boleh dibakar. Aset dan barang yang tiada sebarang nilai jualan atau nilai sisa boleh dilupuskan dengan dibuang. Cara-cara pelupusan lain yang sesuai adalah seperti dilebur, dimusnah, ditenggelamkan dan sebagainya. 7

Kesimpulannya, seseorang penjawat awam perlulah mematuhi garis panduan pelupusan aset kerajaan yang telah ditetapkan dalam melupuskan aset dan barang kerajaan agar cara pelupusan yang sesuai dan paling menguntungkan kerajaan dapat dilaksanakan.

SUMBER RUJUKAN

Modul Umum Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia. (1997). Surat Pekeliling Perbendaharaan garis Panduan Pelupusan Aset dan Barang Kerajaan. [bil. 2]. (1997). Dicapai dari http://www.treasury.gov.my/pekeliling/spp/spp021997.pdf