Soalan 11 : Proses Kerja yang terdapat di dalam Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja ialah rangkaian tindakan

yang perlu di ambil secara berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti. Jelaskan kebaikan-kebaikan yang boleh diperolehi daripadanya. JAWAPAN Manual Prosedur Kerja (MPK) adalah dokumen rujukan bagi peringkat jabatan atau pejabat. Ia mengandungi prosedur kerja yang terperinci serta penentuan tanggungjawab yang jelas. Tujuan utama MPK adalah untuk membantu ketua-ketua jabatan melaksanakan tugas dengan bersistem. Fail Meja (FM) pula merupakan dokumen rujukan bagi peringkat individu atau jawatan. Ia mengandungi perincian mengenai peranan yang perlu dilaksanakan serta mempunyai garis panduan yang lengkap bagi menjalankan kerja. Ringkasnya MPK dan FM adalah alat pengurusan yang dapat menyumbang kepada peningkatan kecekapan serta keberkesanan sesebuah jabatan ataupun pejabat. Panduan proses kerja dalam MPK dan FM telah memperincikan apa, siapa dan bagaimana sesuatu system dalam organisasi berfungsi. Melaluinya, tindakan kerja dapat dibaut dengan kemas, teratur dan bersistem. Antara kebaikan-kebaikan yang boleh diperolehi daripada proses kerja MPK dan FM adalah; 1. Dapat mengelakkan sesuatu kesilapan operasi dan perundangan ketika menjalankan tugas dan tanggungjawab Dalam MPK dan FM arah tuju dan perlaksanaan tugas dan tanggungjawab seorang pegawai sangat jelas dari segi peranan, posisi dan kuasanya dalam melaksanakan tugas.

Ini bermakna pegawai akan sentiasa berada dalam landasan yang betul kerana terpimpin oleh proses kerja yang tersusun rapi. Justeru itu, kes-kes kesilapan operasi dan perundangan dapat dielakkan. 2. Dapat menjimatkan masa latihan/ bimbingan bagi pegawai baru.

MPK dan FM bertindak sebagai alat latihan bagi pegawai yang baru bertugas/ pegawai yang mengganti tugas. Ini akan memudahkan mereka dengan hanya merujuk kepada MPK dan FM. Dengan ini, pegawai berkenaan tidak perlu mengambil masa untuk dilatih/ dibimbing.

Dapat menunjukkan tindakan tepat dalam aliran kerja

Dengan aliran kerja yang teratur dan mantap, seseorang pegawai dapat membuat sesuatu keputusan tindakan dengan mudah. Dengan ini, sesuatu masalah dapat di atasi dengan kadar yang segera, lengkap dan tepat 4 Menjamin pencapaian kualiti kerja melalui standard kerja yang ditetapkan. Dengan proses kerja MPK dan FM, standard kerja telah ditetapkan. Oleh itu, sebarang permasalahan dari segi pertindihan maklumat, pembaziran masa dan tenaga serta masalah kelewatan dapat dielakkan. Hal ini disebabkan, setiap kerja yang dilakukan adalah merujuk kepada aliran pemprosesan/ kerja yang disimpan dalam MPK atau FM. Selain itu, dapat mewujudkan keseragaman kerja dalam sesuatu jabatan. 5 Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan pegawai lain

Penetapan fungsi jabatan/ pejabat serta pembahagian tugas yang jelas antara bahagian dan unit di bawah jabatan/pejabat membolehkan setiap individu di dalam jabatan/ pejabat berkenaan jelas dengan tangggungjawab masing-masing dengan tepat dan mengetahui tugas di setiap unit/bahagian/individu yang telah diberikan.

Secara keseluruhannya, MPK dan FM adalah dua dokumen yang amat penting yang perlu ada dalam sesebuah jabatan/pejabat yang boleh digunakan sebagai rujukan rasmi serta alat pengurusan yang dapat menyumbangkan kepada peningkatan produktiviti sesebuah jabatan/pejabat.

Bibliografi 1. Haji Tajuddin bin Haji Hussein (2002). Pekeling Kemajuan Pentadbiran. Kuala Lumpur : MDC Publishers Printers Snd Bhd 2. Mok Soon Sang (2010). Kursus Induksi Perkhidmatan Awam dan Kenegaraan Edisi Kedua. Selangor : Penerbitan Multimedia Snd Bhd 3. Mok Soon Sang (2009). Pengurusan dan Pentadbiran Organisasi Awam Jilid 3. Selangor : Penerbitan Multimedia Snd Bhd 4. Rahim bin Asari. Power point Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja. Pejabat Pendaftar Universiti Sains Malaysia 5. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991 6. http://www.scribd.com/doc/25143166/Manual-Prosedur-Kerja-Dan-Fail-Meja 7. http://www.smksgpusu.net/bahan/FailMejaGKMP.pdf