LOGO CLIENT

Discussion Paper

Impacts Blitz for Banking 10 D-eX

Continuous Improvement Program

This document is confidential and is intended solely for the use and information Risk Management | IT Governance | Internal Audit | Business Process Improvement of the client to whom it is addressed.

Agenda

1. Pendahuluan 2. Impacts Blitz: Apa dan Manfaatnya Untuk Bank 3. Case Study: Mempercepat Proses Dokumen Ekspor 4. Project Selection: Memilih Proyek Impacts Blitz 5. Impacts Blitz Flight Plan & Roles Guideline

LOGO CLIENT

Pendahuluan
Peluang Perbaikan SELALU Ada Di Setiap Aktifitas Bisnis Anda!

This document is confidential and is intended solely for the use and information Risk Management | IT Governance | Internal Audit | Business Process Improvement of the client to whom it is addressed.

Pendahuluan

A bad system will beat a good person every time ~ W. Edwards Deming Dont blame the people, fix the system ~ W. Edwards Deming The most dangerous kind of waste is the waste we do not recognize ~ Shigeo Shingo Everything can be improved ~ Clarence W. Barron

Pendahuluan
Paradigma Lama Selama ini, banyak perusahaan meyakini bahwa ada salah satu opsi yang bisa ditempuh, apakah speed, ataukah quality, ataukah cost. Atau minimal, selalu ada aspek yang dikorbankan.
Improved Product / Service Quality

Shorter Delivery Times

Contohnya, untuk mempercepat proses, perusahaan langsung memutuskan untuk membeli sistem baru, atau menambah jumlah staf sehingga cost menjadi naik, dan kualitas dikorbankan karena fokus pada volume.

Lower Product / Service Costs

Pendahuluan
Paradigma Baru
Paradigma baru merubah ini, justru sebuah peningkatan di salah satu aspek akan memperbaiki kinerja dari aspek lain. Contohnya, untuk mempercepat proses, perusahaan melakukan eliminasi dari error, rework, dan proses lain yang tidak memberikan nilai tambah (biasanya inefficiency menempel di aktifitas rutin yang tidak disadari), yang berarti kualitas servis akan meningkat dan biaya servis akan turun dalam waktu yang bersamaan!
Shorter Delivery Times Improved Product / Service Quality

Lower Product / Service Costs

Pendahuluan
Strategi Veda Praxis Continuous Improvement (VPCI): Untuk mengimplementasikan paradigma baru ini, VPCI menggabungkan berbagai strategi process improvement best practice yang telah teruji, dan menggabungkannya dalam metodologi Impacts Blitz sehingga dapat meraih peningkatan kualitas dan penurunan cost sekaligus
Shorter Delivery Times Improved Product / Service Quality

Lower Product /Service Costs

Mengapa Butuh Kualitas dan Kecepatan Service?

Customer Loyalty dan Customer Retention Kebutuhan akan pelayanan yang lebih pendek Meningkatnya kebutuhan akan kapasitas proses atau service Ekspektasi akan lower invested capital + higher financial returns Tekanan penurunan harga; perlu upaya penurunan biaya Kebutuhan cash flow untuk menunjang aktivitas bisnis rutin dan ekspansi Dunia semakin kecil! Informasi tentang buruknya kualitas dan kecepatan service perusahaan anda kepada customer dengan mudah langsung menyebar ke belahan dunia lain dalam hitungan menit bahkan detik!

Permasalahan Yang Sering Terjadi di Bank

Service Level Agreement yang tidak tercapai dalam berbagai produk dan service di Bank Anda (mis: opening account, L/C, loan origination, complaint handling and response, dll) % pencapaian SLA yang rendah dalam berbagai produk dan servis baik di operation, service, maupun di support Convertion rate dari leads menjadi nasabah yang rendah karena beralih ke Bank lain

Calon nasabah maupun nasabah beralih ke Bank lain karena kualitas dan kecepatan pelayanan yang jauh lebih baik (convertion rate and customer churn) Profit yang tergerus karena tertahan untuk jaminan resiko collateral

Permasalahan Yang Sering Terjadi di Bank

Cash flow yang tertahan karena terjebak di inventory (dead money) dan ATM (idle money) sehingga menghambat ekspansi bisnis Waktu tunggu yang tidak terkendali dalam value stream, sehingga dokumen menghabiskan 95% waktu untuk menunggu Proses procurement yang lambat untuk mendukung aktifitas bisnis perusahaan untuk operation dan service Full Time Equivalent (FTE) yang berlebih Produktivitas staf yang tidak optimal

Work area management yang tidak sistematis sehingga tidak mendukung kecepatan kerja dan produktivitas staf Terlalu banyak flow informasi, proses, dokumen yang tidak produktif Jumlah meeting dan laporan yang tidak efektif menyebabkan penurunan kapasitas kerja Dan masih banyak permasalahan lainnya

11

LOGO CLIENT

Impacts Blitz
Apa Itu Impacts Blitz dan Manfaatnya Untuk Bank

This document is confidential and is intended solely for the use and information Risk Management | IT Governance | Internal Audit | Business Process Improvement of the client to whom it is addressed.

Impacts Blitz
Impacts Blitz adalah sebuah program Continuous Improvement kilat 10 hari yang secara langsung dapat memberikan dampak signifikan terhadap kinerja organisasi. Di Veda Praxis Continuous Improvement, kami menyebutnya 10-D-eX! (sepuluh hari eksekusi!) Dengan metodologi kami yang telah terbukti: IMPACTS (Identify - Measure-Prioritize ACT Sustain) dan komitmen perusahaan untuk menjalankan proyek (pendekatan full time), VPCI menjamin terjadi peningkatan kinerja di perusahaan Anda dalam 10 hari. Program lain: Six Sigma, Quality Control Circle, Just intime (Toyota Production System), dll
Merupakan program yang berskala medium dan besar dengan intensitas keterlibatan project leader part-time (keterlibatan project leader hanya 20% dari total waktu kerja dengan durasi 6 sd 10 bulan)

Impacts Blitz
Merupakan sebuah Program terfokus pada area tertentu yang melibatkan konsultan VPCI dan partner organisasi secara intensif dalam 10 hari eksekusi (pendekatan full time)

VS

Masalah Apa Saja yang Dapat Diselesaikan Dengan Impacts Blitz?

Impacts Blitz dapat membantu perusahaan Anda untuk meningkatkan kinerja: Mempercepat lead time berbagai service di Bank (pembukaan rekening, proses pemberian pinjaman, letter of credit, dll) Mempercepat lead time berbagai aktifitas di S&GA (procurement, HRD, dan fungsi support lain) Mengoptimalkan inventory (baik barang maupun uang di atm) Mengoptimalkan area kerja (work area management) Meningkatkan produktivitas staf perbankan Menurunkan komplain servis dan mempercepat response time to complaint Mengurangi waktu tunggu dokumen dalam berbagai aktifitas perbankan Menurunkan FTE (Full Time Equivalent) di proses-proses Banking Menurunkan jumlah dokumen / laporan / meeting Dan masih banyak lagi permasalahan di Bank yang dapat diselesaikan dengan Impacts Blitz

Mengapa Impacts Blitz?

Pendekatan Impacts Blitz adalah eksekusi proyek dengan alokasi sumber daya serta ruang lingkup dan tingkat kewenangan yang terfokus sehingga perubahan proses dan SOP langsung dapat dilakukan dengan segera. Komitmen full time Impacts Blitz diberikan oleh konsultan VPCI maupun project leader (partner counter-part) dari organisasi sehingga permasalahan dapat selesai dalam waktu lebih cepat. Pendekatan 10 hari eksekusi akan memberikan dampak dengan segera terhadap peningkatan kinerja. Pemilihan proyek yang tepat sehingga dapat memberikan kemungkinan berhasil yang lebih besar.

Mindset Pendekatan Impacts Blitz

Bayangkan Bank Anda memiliki beberapa langkah proses dalam aktifitas bisnisnya Setiap proses pasti memiliki tingkat keberhasilan tertentu Jika setiap proses memiliki tingkat keberhasilan 95% , berapa sebenarnya tingkat keberhasilan aktifitas bisnis di Bank Anda secara keseluruhan?
Tingkat keberhasilan aktifitas bisnis Anda secara keseluruhan = _____%

Aktifitas bisnis Anda memiliki 9 workstation berurutan

95%

95%

95%

95%

95%

95%

95%

95%

95%

Mindset Pendekatan Impacts Blitz

Jika Anda menganggap tingkat keberhasilan aktifitas bisnis Anda secara keseluruhan adalah 95% (dengan cara dirata-ratakan), Anda harus berpikir ulang. Tingkat keberhasilan aktifitas bisnis Anda secara keseluruhan sebenarnya adalah:

63% !
Aktifitas bisnis Anda memiliki 9 workstation berurutan

95%

95%

95%

95%

95%

95%

95%

95%

95%

Cara menghitungnya (tingkat keberhasilan per workstation) x (jumlah proses) = (95%) x (9) = 63%!

Mindset Pendekatan Impacts Blitz

Bagaimana pendekatan Impacts Blitz untuk meningkatkan kualitas aktifitas bisnis Anda secara keseluruhan? 1. Identifikasi aktifitas Non Value Add 2. Eliminasi atau reduksi aktifitas Non Value Add 3. Improve aktifitas Value Add maupun Value Enabler
Aktifitas bisnis Anda kini memiliki 5 workstation yang Value Add

95%

95%

95%

95%

95%

95%

95%

95%

95%

Dengan hanya langkah 1 dan 2 saja (identifikasi non value add dan menghilangkannya), kualitas aktifitas bisnis Anda akan meningkat menjadi (95%) x (5) = 77,3%! Secara Otomatis, Maka Akan Terjadi Peningkatan Kecepatan Proses Secara Signifikan PLUS Tambahan Peningkatan Kualitas Keseluruhan sebanyak 14,3% !

Menghilangkan atau Mengurangi Non Value Add

New applications / documents

Time

Finished Applications / documents

Pada dunia service dan transactional, value added time biasanya merupakan persentase kecil dari proses dan tersebar sepanjang proses.

90%
Time

10%

Impact Blitz Fokus baik pada NVA Maupun VA

Perbaikan tradisional Biasanya fokus di VA

Biasanya, pada paradigma lama, perusahaan lebih berkonsentrasi menurunkan value added lead time (yang 10%) daripada menghilangkan 90% yang berupa non-value added lead time.

Value Added Time Non-Value Added Time

Efisiensi Proses (Benchmark Proses Bisnis Dunia)

Tabel efisiensi berbagai proses bisnis di dunia (sumber: george group) PCE (Process Cycle Effieciency)
Application Machining Fabrication Assembly
(batch transfer)

Dalam ukuran

Low End PCE (Typical PCE)

1%

High End PCE (World-Class PCE)

20%

10%
15%

25%
35%

Assembly
(continuous /one piece flow)

30%
10% 5%

80%
50% 25%

Business Processes
(transactional (Financial Institution))

Business Processes
(creative/cognitive)

Menghilangkan atau Mengurangi Non Value Add

Unlikely, but potential

Streamline overlapping function

Optimize redundant processes

Likely

Reduce redundant systems

Eliminate activities with no value

Very Likely

Sumber Sumber Pemborosan di Bank

1 People / SDM
menugaskan orang yang salah pada pekerjaan yang salah

2 Transportasi
Perpindahan dokumen ke tempat yg berbeda,

Defect / Rework
dokumentasi tak lengkap / salah

Inventaris / Kelebihan 3 Persediaan

7
Proses Berlebihan
pemeriksaan berlebihan dalam proses aplikasi, pengolahan data yg berlebihan, berbagai undangan untuk rapat yang sama

Stok uang dalam atm karena mengisi berlebihan dari kebutuhan, inventaris operasional berlebih (butab, slip, dll)

Kelebihan Produksi
Membuat laporan melebihi apa yang dibutuhkan (baik requirement maupun kuantitas)

6 Motion/Pergerakan 5
Mencari-cari dokumen, mencari-cari program, mencari-cari file

Menunggu
proses pengerjaan dalam jumlah besar, menunggu orang / peralatan / perlengkapan / proses

Contoh Pemborosan: Transportasi

Lokasi kantor terletak di berbagai gedung di berbagai tempat. Bahkan satu lini bisnis bisa memiliki beberapa kantor lagi. Hal ini membuat pemborosan waktu dan bahan bakar ketika harus mengadakan pertemuan dengan bagian atau divisi lain

Menara Bank XXX (Kantor Pusat : Direksi, Kepatuhan, Legal, Produk Treasury + Ops, Cash, Trade + Ops, Finance, Public Affairs, Corporate Banking, Syariah, Resiko)

BSD (XXX Simpan Pinjam)

Kebon Sirih (IT)

Abdul Muis (Conventional Ops)

Menara Imperium (Gadai Syariah) Prapatan (Card Ops, Call Center) Pasar Baru (CMM Ops) Menara 165 (XXX Simpan Pinjam, SME, Commercial, HR)

Menara Rajawali (Administrasi Pendanaan Retail Banking, HR, Kredit Ops)

Menara Tempo (Retail Banking, Card, Audit, Fasilitas)

Contoh Pemborosan: Transportasi

Sistim koleksi di berbagai lini bisnis tidak diatur sesuai zona sehingga mengakibatkan kolektor harus melakukan transportasi lebih jauh. Tidak jarang nasabah yang sama didatangi oleh kolektor dari lini bisnis yang berbeda. Hal ini mengakibatkan boros waktu dan bahan bakar.

A1 B2

W
B1 B0

A5 A4

A3 A2

A0 A1 A2 A3 A4 A5

Gudang Peluru Semper Kelapa Gading Pumpang Sunter Ampera Raya

D0 D1 D2 D3 D4 D5 D6

Tebet Tebet Tebet Rasuna Said Rasuna Said Tebet Tebet

A0 D0,D1,D2,D5,D6 D3, D4

C0

B0 Meruya Utara B1 Pondok Bahar B2 Taman Royal 2

E0 E1 E2 E3 E4

Kemang Pratama Kemang Pratama Kemang Pratama Jati Asih Bekasi Barat

E
C2 C1

E4
E0,E1,E2

C4

C3

C0 C1 C2 C3 C4

Pemuda Pasar Rebo Mampang Prapatan Kebayoran Baru Kebayoran Lama

E3

Contoh Pemborosan: Inventaris Dokumen

Proses batching mengakibatkan banyaknya tumpukan dokumen sehingga meningkatkan waktu menunggu untuk memproses

Contoh Pemborosan: Pergerakan Staf

Pergerakan yang diakibatkan oleh proses flow pengerjaan yang tidak optimum ditambah lagi dengan layout yang tidak efektif dan efisien mengakibatkan pemborosan
From 8th floor (CMM) To 8th floor (CMM) Locket

Ruang kerja yang di desain tanpa dasar yang tepat mengakibatkan banyak pergerakan dan workflow yang tidak efisien
Test Key BT user DSP 2 Coord. Proc DSP 2 Fax BT Coord. DSP 2 LBU user Annex spv CMM Fax Annex spv non-CMM User Proc Conv Annex CMM SID Annex nonCMM LBU user Annex CMM SID User Proc DSP 1 BT user Conv User Proc Adira BT Coord. Conv SLA CMM Ver DSP BT Coord. DSP 1 BT user DSP 1 Conv Annex User Proc DSP 2 Stamp Con Con Ver DSP DSP

User Proc DSP 1

BT user DSP 2

START

JFAB Head

Coor. Proc DSP 1

Coord. Proc conv

CMM

SLA

RMS

JFAB User JFAB Coordinator

Corporate Coordinator Corporate user Corporate Head

JFAB User

JFAB Coordinator

Corporate user

Within a stage

Between stages

Back and forth process

Operations

Contoh Pemborosan: Pergerakan Staf

Posisi prosesor yang terletak jauh dari prosesor sebelumnya serta diperlukannya proses lain seperti mencetak dalam transaksi pendanaan juga mengakibatkan banyak pergerakan sehingga terjadi berbagai pemborosan seperti waktu, hilangnya dokumen, kesalahan dll
Processed by Authorizer Custodian receive documents Processed by Custodian

Send to Authorizer Documents from counter

Send to Custodian

Send to Processing (Input)

Send to Processing (Authorize)

Print

Contoh Pemborosan: Menunggu

Export

Proses dokumen Impor yang diterima tidak dalam keadaan lengkap, diproses melalui workflow yang berbelit belit dan mengharuskan cek dokumen serta keahlian operator yang tidak standar di setiap fase menghasikan 71% waktu menunggu. Memproses dokumennya sendiri hanya merupakan 29% dari waktu keseluruhan
0:39 0:00 2:27

Waiting Time Touch Time

3:28

Total Touch Time on Import Transaction is 29% of TAT 0:01 0:13

1:10

71% TAT is waiting time

0:13 0:01 0:00 2:27

0:07 0:15 0:16 0:18 0:02

Counter Cust Staff Cust Auth1 Cust Auth2 Cust Auth3 TCM Proc Staff Proc Auth1

1:01 0:00

0:04

0:00

0:00

0:00

1:01

Proc Auth2

Total Counter Touch Time

Cust Staff

Cust Auth1

Cust Auth2

Cust Auth3

TCM

Proc staff

Proc Auth1

Proc Total Total Auth2 Waiting Time Time

Contoh Pemborosan: Error

LOB
Corporate

Tools to send
WinRAR in email Fax

Test key Custody

Tools to send
Encrypt Decrypt email Fax Encrypt Decrypt email Fax Encrypt Decrypt email Fax Encrypt Decrypt email Fax Encrypt Decrypt email Fax Fax WinRAR in email WinRAR in flashdisk

Test key Custody

SMEC

Encrypt Decrypt email Fax

Shariah

Fax -

SEMM

Encrypt Decrypt email Fax

CMM

Encrypt Decrypt email Fax

XXX Kredit MF

By hand -

XXX Finance*

WinRAR in email WinRAR in flashdisk

Ketidak samaan alat / infrastruktur untuk mengirimkan data dapat meningkatkan defect bahkan memberikan peluang fraud

Contoh Pemborosan: Tingkat Utilisasi Staf yang Rendah

Fully utilized Not utilized

Description

CoBrand (GRI)

CoBrand (Activa)

Personal Installment Loan (GRI)

Cust. Acq MOC+ (Cikini)

Cust. Acq Cust. Acq Amex GRCC Amex RCP (GRI) (GRI)

System Available / Usage

Average Talk Time

Max Calls/HC/Day Max Appl completed for
delivery/HC/Day

0:01:31 68 10 44 17 0 15 24

N/A 118 7 41 18 10 12 20

0:02:49 110 6 54 15 5 1 25

0:00:05 48 4 35 29 5 5 26

0:02:45 109 3 46 24 10 0 21

0:02:35 49 4 45 31 6 0 18

Call (%) Admin (%) Briefing (%) Other (%) Break (%)

SME

Contoh Pemborosan: Proses Berlebihan

Terlalu banyak pihak yang dibutuhkan untuk memberi Persetujuan merupakan proses yang berlebihan.

Proses Lama
Process flow back to back RO BCR BM

Proses Baru
RO BM
Branch limit

CA

Branch limit

CA

N Analyst

RBM / DRBM

N
SME CC Member
RBM / Reg. App

Process flow non back to back

RO

BCR

BM N SME CC
Member

RO

Analyst

BM

Have limit Y
SME CC Member RBM / Reg. App

Have limit Y
Branch limit

Reg. App

Branch limit

Reg. App

CA

Y CA

N RBM / DRBM

TAT menurun dari 14.7 hari menjadi 6.9 hari

Contoh Pemborosan: Cacat Servis

Bank gagal memenuhi batas SLA 20 menit pada proses pembukaan rekening tabungan baru. Total cacat proses pembukaan rekening baru mencapai 68,74 %

Contoh Pemborosan: TAT Lama & Proses Tidak Balance

Proses yang tidak balance satu dengan yang lain (perbedaan process time yang berbeda menyebabkan tumpukan dokumen antar proses menjadi banyak sehingga meningkatkan waktu tunggu dokumen)

TAT proses peminjaman mencapai 29 hari. Dibandingkan dengan waktu proses dokumen (Process Time) yang hanya 4,3 jam maka efisiensi keseluruhan proses tersebut hanya 2 %

Mindset Pendekatan Impacts Blitz

Bagaimana pendekatan Impacts Blitz untuk meningkatkan kualitas aktifitas bisnis Anda secara keseluruhan? 1. Identifikasi aktifitas Non Value Add 2. Eliminasi atau reduksi aktifitas Non Value Add 3. Improve aktifitas Value Add maupun Value Enabler
Aktifitas bisnis Anda kini memiliki 5 workstation yang Value Add

95%

95%

95%

95%

95%

95%

95%

95%

95%

Langkah 3 adalah meningkatkan kualitas aktifitas value add maupun value enabler bisnis Anda! (dalam kasus ini misalnya menjadi 98% Maka Kualitas Aktifitas Bisnis Anda Menjadi (98%) x (4) = 92,2%! Peningkatan Kualitas Keseluruhan Secara Total Menjadi ~ 30% (dari 63% menjadi 92,2%

Metodologi Impacts Blitz

IMPACTS Methodology
Identify
Identifikasi Masalah Act Maintain & Mengukur improve the Saat effectiveness ini
of the ISMS

Measure

INPUT : Project Sponsor Champion Project Leader Member VPCI

OUTPUT : Peningkatan kinerja : Quality Cost Speed Safety Moral

Sustain
Pertahankan Hasil

ACT
Perbaiki Root Cause

Prioritize
Prioritaskan Root-Cause

Identify-Measure-Prioritize-ACT and Sustain (IMPACTS)

IMPACTS Methodology

Mendefinisikan masalah, menentukan ruang lingkup membuat project plan, membentuk tim, membuat project charter, identifikasi stakeholder dan menentukan CTQ (critical to quality)

Identify
Identifikasi Masalah

Act Maintain & improve the Mengukur Saat effectivenes ini s of the ISMS

Measure

Sustain
Pertahankan Hasil

Mengukur data kinerja saat ini, memetakan proses / aktifitas saat ini, mengidentifikasi quick win opportunity

ACT
Perbaiki Root Cause

Prioritize
Prioritaskan Root-Cause

Mengambil tindakan perbaikan dan pencegahan terhadap sumber masalah utama yang telah berhasil diidentifikasi

Mempertahankan hasil yang telah diperoleh dengan mengontrol sumber masalah utama

Mengidentifikasi sumber masalah, memprioritaskan sumber masalah utama, dan mengeksekusi quick win opportunity

Identify
Aktifitas Utama: Mengidentifikasi masalah Menentukan target Menentukan Voice of Customer / Voice of Business Menentukan ruang lingkup Menentukan tim Membuat Project Plan

Measure
Aktifitas Utama: Membuat rencana pengumpulan data Membuat value stream mapping Mengidentifikasi quick win Mengukur kondisi saat ini (baseline)

Prioritize
Aktifitas Utama: Mengidentifikasi dan memprioritaskan akar masalah (root cause) Mengidentifikasi dan memprioritaskan aktifitas Non-Value Added Menemukan solusi dan memprioritaskan solusi terbaik

ACT
Aktifitas Utama: Pilot solusi dalam skala kecil Implementasi di ruang lingkup yang disepakati

Sustain
Aktifitas Utama:

Mengontrol akar masalah Membuat dokumentasi proyek Membuat SOP dalam lingkup proyek Membuat rencana duplikasi Duplikasi (optional sesuai kesepakatan) Transisi ke pemilik proses

Alat Kunci: Pareto Project Charter Project Plan SIPOC VOC CTQ

Alat Kunci:
Data Collection Plan Value Stream Mapping Control Chart Box Plot Histogram Capability Analysis Quick Win (Work Area Management, Rapid Setup, Visual Management)

Alat Kunci: Brainstorming Fish-Bone C/E Matrix Value Analysis Takt time analysis Cycle time analysis Criteria Based Matrix

Alat Kunci: Pilot Plan Hypothesis Testing

Alat Kunci: Control Plan FMEA Mistake Proofing Control Chart SOP

Peran dan Tanggung Jawab dalam IMPACTS Blitz

Champion

VPCI

Mentraining dan melatih para project leader Full time - 10 hari berturut-turut 100% dedikasi untuk proses IMPACTS

Memimpin dan mengkomunikasikan IMPACTS Memastikan inisiatif IMPACTS sesuai dengan strategi perusahaan Memonitor progres proyek Menghilangkan hambatan proyek Part time
Sponsor

Line Level

Project Team Members

Shopfloor, Clerical Mendukung proyek IMPACTS Full/Part- time

Project Level

Sponsor dan pemilik proyek Mengimplementasi solusi Part time Project Leader IMPACTS Staf senior Memimpin dan memfasilitasi proses penyelesaian masalah selama 10 hari Full time 10 hari berturut-turut 100% dedikasi untuk proses IMPACTS

LOGO CLIENT

Studi Kasus
Meningkatkan Kecepatan Proses Dokumen Ekspor di Bank

This document is confidential and is intended solely for the use and information Risk Management | IT Governance | Internal Audit | Business Process Improvement of the client to whom it is addressed.

ACT

Meningkatkan Kecepatan Proses Dokumen Ekspor di Bank

Business Case: Dokumen ekspor di Bank XXX Jakarta diproses dalam waktu rata-rata 5 jam. Padahal Bank kompetitor berani menjanjikan waktu proses dokumen ekspor kepada nasabahnya 2 jam. Ini sejalan dengan ekspektasi nasabah yang menginginkan waktu proses dokumen ekspor lebih cepat. Dari data Jan-Nov 2006, 70 % nasabah yang telah menyerahkan dokumen kepada Bank sudah menanyakan status dokumen ekspornya (apakah sudah selesai atau belum) dalam 2 jam. Lamanya proses dokumen ekspor ini mengakibatkan 15% persen nasabah telah beralih kepada Bank kompetitor dalam 6 bulan terakhir. Jika Bank tidak melakukan perbaikan, maka persentase customer churn akan meningkat semakin besar. Goal Statement: Meningkatkan Kecepatan Proses Dokumen Ekspor dari 5 jam menjadi 2 jam

Scope In: Proses ekspor di area Jakarta, Dokumen ekspor yang tidak memerlukan konfirmasi dari nasabah ataupun Business Unit Scope Out: Advising L/C, Issuing L/C, Checking dokumen impor dan settlement, transaksi di luar Jakarta, dan yang memerlukan konfirmasi nasabah maupun Business Unit

Business Impact: Penambahan kapasitas dan volume proses ekspor sebesar 30%, naiknya company image, pengurangan lembur, penghematan utility

Project Leader: Arif Rachman Facilitator VPCI: Zulham Mustamin Champion: Heri Rukmana

I
Supplier
Petugas TSC Petugas Export SH Export BPC Manager

M
Input
Form SPWD LC Invoice P/L B/L Cert. of Origin Drafts Inspect. Cert., etc PC Printers Eximbills (system) Analisa petugas Informasi petugas

P
Process
Docs presented TSC Process BPC terima Docs. Diserahkan ke analis Pelaksana Map LC diambil Analisa Docs vs LC Input ke Eximbills Cetak Checklist, S/R, BU approval (if any) Clean or Discrepancy Diajukan ke analis Officer I Diajukan ke analis Officer II (SH Exp.) Release Exam Kembali ke analis Pelaksana Input Eximbills-CND Process Cetak Nota, GAPI, etc Diajukan ke analis Officer I Diajukan ke Analis Officer 2 (SH Exp.) Release CND (END)

ACT
Output
Kecepatan Proses. Akurasi Pemeriksaan Rekening terkredit Docs. Terkirim bills dipurchase Proses CND COMPLETED

S
Customer
NASABAH EKSPORTIR

Voice of Customer (VOC) : Proses lambat (>2 jam) Bolak balik koreksi dokumen (bisa > 5 kali) Kurang informatif (ada discrepancy tidak disampaikan ke kami) Voice of Business (VOB) : Management mewacanakan hour-to-hour services Competitor sudah bisa menjanjikan kepada nasabahnya proses dokumen ekspor selesai dalam 2 jam.

P sem

ACT

Kapabilitas Proses saat ini sangat rendah karena seluruh proses dokumen ekspor berada di atas 2 jam sehingga semua proses tersebut adalah cacat terhadap ekspektasi pelanggan 2 jam

I
BPC Terima doc Analisa Doc vs LC

M
Input ke system

P
Ajukan ke Officer I verifikasi Ajukan ke Officer II Authorisasi

ACT
Analyst Pelaksana CND Pros.

S
Officer I Verifika si Officer II Authorisasi

10 mnt 10 mnt

2 mnt

120 mnt 120 mnt

0 mnt

30 mnt
30 mnt

30 mnt

15 mnt 15 mnt

2 mnt

15 mnt 15 mnt

2 mnt

10 mnt 10 mnt

2 mnt

10 mnt 10 mnt

2 mnt

5 mnt 5 mnt

PLT = 245 menit VA = 215 menit Process Mapping memberikan gambaran detil tentang apa yang dilakukan. Dari proses pemetaan ini diperoleh proses mana yang menjadi bottle neck

Analyst Pelaksana
Analyst pelaksana terima dokumen Map LC diambil Analisa Docs vs LC Input ke Eximbills Cetak Checklist, S/R, BU approval (if any) Diajukan ke analis Officer I Terima docs dari officer II (authorisator) Proses C/N/D Cetak nota, GAPI dan voucher Ajukan ke Officer I (verificator)

Officer I (Verificator)
Terima dokumen dari analyst Pelaksana Verifikasi hasil checking docs. dari analyst pelaksana Jika tdk sesuai dikembalikan ke analyst pelaksana untuk diperbaiki Jika sesuai diteruskan ke officer II (authorisator) Terima dokumen dari analyst Pelaksana Verifikasi hasil proses C/N/D Ajukan ke Officer II (authorisator)

Officer II (Authorisator)
Terima dokumen dari Officer I (verificator) Final cehcking, jika ok tandatangani SR dan athorisasi pada system eximbills Jika tidak sesuai kembali ke analyst pelaksana untuk diperbaiki. Terima dokumen dari Officer I (verificator) Final checking, tandatangani nota, GAPI dan voucher Kembali ke processor, proses selesai.

ACT

Analisa Value di Aktivitas Bottle Neck

Step VA/NVA Tujuan Proses Penyebab lead time
Msh banyak map yg sudah close file di dlm filing cabinet Type LC yang berbeda, Ada beberapa dokumen yang hrs dikoreksi nasabah. Respontime system lambat dan sering drop, menu pada system terlalu banyak.

Solusi Perbaikan
Map yg sudah selesai segera dikeluarkan dr fcabinet.

Terima dok./ambil map LC Baca LC / Analisa dok.

VA

Untuk dicocokkan dgn dok. yg diterima. Untuk menetapkan dok. yg dipresentasikan complied with/discrepancy Untuk memproses dok / menghasilkan Checklist, SR,Permohonan perset.BU Untuk dicheck oleh verifikator dan ditandatangani

VA

Meningkatkan kompetensi para analis dgn reading discuss.

Masuk sistem / input ke sistem Eximbills / mencetak/Ambil Memasukkan dok dll ke map,ajukan ke Verifikator

VA

Meminta tim IT untuk melakukan perbaikan system

VA

Dok yg selesai Melaksanakan diproses tdk system FIFO langsung diserahkan ke verifikator.

I
ROOT CAUSE DESCRIPTIONS Advising LC Keasalahan dalam input Advising LC pada system

M
SOLUTION Kehatian-hatian dlm proses input adv.LC

P
IMPLEMENTATION PLAN TIME LINE Sebelum diinput ke system, petugas agar membaca LC terlebih dahulu untuk menghindari kesalahan Mengintensifkan reading discussion mengenai terms and conditions LC Mengatur map LC secara berurutan dan memindahkan map LC yg sudah close dari filing cabinet
Minggu I Oktober 2007 Minggu II Oktober 2007

ACT

Pemahaman LC

Adanya perbedaan interpretasi mengenai LC

Petugas analis agar benar-benar memahami terms and conditions LC

Map LC

Mencari map LC yang akan diproses di dalam filing cabinet

Mengatur map dan membuat prioritas

Minggu III Oktober 2007

Printer

Printer sering rusak pada saat digunakan

Mengganti printer/perbaikan printer agar siap digunakan setiap saat Petugas/analis dibebaskan dari melayani telepon nasabah dan tidak boleh diinterupsi

Perbaikan/perawatan printer hingga selalu siap digunakan setiap saat

Memindahkan line telpon masuk ke Trade Servicing Center/TSC Dan membuat visual sign

Minggu IV Oktober 2007 Minggu IV Oktober 2007

Interupsi rekan kerja dan Telepon

Petugas/analis masih melayani telepon nasabah

ACT

Kapabilitas Proses setelah improvement meningkat drastis. Rata-rata proses dokumen Ekspor berubah drastis dari rata-rata 5 jam dengan tingkat ketidakkonsistenan tinggi menjadi rata-rata 1,75 jam dengan proses yang jauh lebih konsisten. Sebelum improvement 0% dokumen ekspor yang dapat diproses dalam 2 jam. Sekarang sudah 75% proses dokumen ekspor sudah di bawah 2 jam. Masih ada 25% dalam populasi dokumen ekspor yang masih berada di atas 2 jam. Ini merupakan kesempatan untuk perbaikan selanjutnya

No
1

Perubahan

Indikator Sukses

PIC Control
Section Head

Metode Kontrol/ Pemantauan

Absensi

Jika terjadi ketidaksesuaian

Petugas lapor kepada section head, Section head mencari akar masalah dan melakukan tindakan perbaikan Section head berikan pengarahan pada petugas terkait

Meningkatkan kompetensi Reading discussion dilaksanakan para analis dengan reading minimal 2 (dua) kali dalam satu bulan discussion Filling map LC dengan teratur

Tidak terdapat map LC yang sudah close Pramubhakti di dalam filling cabinet

Menunjuk petugas khusus untuk mencari LC yang dibutuhkan dan mengembalikan map LC yang sudah selesai ke dalam filling cabinet

Perbaikan / perawatan printer secara berkala.

Penempatan map LC berurutan sesuai no. referensinya Printer tidak macet pada saat digunakan

Pramubhakti Pramubhakti Cek secara berkala Section head beri pengarahan kepada petugas.

LOGO CLIENT

Project Selection
Memilih Proyek IMPACTS Blitz yang Tepat Sasaran

This document is confidential and is intended solely for the use and information Risk Management | IT Governance | Internal Audit | Business Process Improvement of the client to whom it is addressed.

Siklus Proyek IMPACTS Blitz

Project Identification
VoB, VoC, VoP, VoE
Sources Three lenses/Tools Long-List of Potential CI Projects
Performing financial analysis identifies gaps in performance to generate project ideas

Benefit-Effort Matrix

Strategic Agenda

Leadership Commitment

Voice of Business (VoB)

(from MaxVal Strategy Development)

Operating Agenda

Voice of Customer (VoC)

Identifying gaps in meeting customers needs (critical customer requirements) provides ideas for projects Process analysis links the business by process (versus functions) and gives perspective on project ideas

Others

Voice of Process (VoP)

Bottom - up EHS Regulatory

I.D. Potential Projects

Perform Initial Screen

Project Execution

Detail Projects ID Sponsor

Project Selection/Release
Projects 1. 2. 3. 4. 5. People Ann Bob Joe
Define
Stop

Plans

Gate Review

Measure
Stop

Gate Review

Analyze
Stop

Gate Review

Improve
Stop

Gate Review

Control
Stop

Gate Review

Validate
Stop

Gate Review

$$

Prioritize Projects

Commit Resources

Project (Team) Launch

Monitor Project Results

Celebrate Wins / Share Lessons Learned

Report Results / Control for Long Term

Mekanisme Pemilihan Proyek

Long-List of Potential CI Projects

INPUT: Inisiatif operasional dari perusahaan Menghasilkan proyekproyek potensial

Konvergen, teratur, aktifitas berulang

Memprioritaskan Proyek

INPUT: Ide dari bawah

Divergen, Random, Aktifitas berulang

Antrian Proyek

Urutan Proyek terpilih

Memilih Proyek Bernilai Tinggi dengan Effort Benefit Matrix

Impacts Blitz Berfokus untuk kategori proyek yang memiliki EFFORT (CapEx, level koordinasi, dan waktu pengerjaan) kecil dan BENEFIT (finansial, kepuasan pelanggan, company image) besar!

LOGO CLIENT

Impacts Blitz Flight Plan & Roles Definition

Pembagian Peran Dalam Program Impacts Blitz

This document is confidential and is intended solely for the use and information Risk Management | IT Governance | Internal Audit | Business Process Improvement of the client to whom it is addressed.

Roadmap Program Impacts Blitz

52

Roadmap Program Impacts Blitz

1 Proses pemahaman VPCI
terhadap ekspektasi manajemen puncak, mendapatkan komitmen, dan mendiagnosa proses bisnis di level operasional serta memilih proyek Impacts Blitz yang paling tepat 3 Para project leader akan melakukan presentasi kepada manajemen puncak sebagai bentuk pertanggungjawaban terhadap tugas pengerjaan proyek Impacts Blitz. Di sesi ini juga dilakukan penutupan proyek

Initial Business Diagnostic

Final Presentation and Project Closing

Project Target
10 D-Ex Impacts Blitz Workshop and Execution
2 Memberikan workshop kepada para project leader agar memiliki kemampuan memperbaiki proses dengan mindset dan metodologi yang benar, sekaligus melakukan pendampingan di lapangan untuk mengeksekusi proyek Impacts Blitz

Project Duplication and Leveraging

4 Jika perusahaan memutuskan untuk menduplikasi best practice yang telah meningkatkan kinerja perusahaan ke seluruh cabang, maka VPCI siap membantu implementasi dan sosialisasi best practice tersebut

Preliminary Data Requirement

1.

2.
3.

4. 5.

6.

Business and growth perspective: sales and marketing data (leads, convertion rate, churn, and its KPI) Voice of Business perspective: P/L, balance, cash flow, and its KPI Organization perspective: organization structure, job description, headcount number, # of meetings and reports Voice of Process perspective: Standard Operating Procedure / Process Mapping for scoped department Voice of Customer perspective: customer satisfaction index, customer complaint, and customer related KPIs Voice of Employee perspective (data gathered during interview)

Peran dan Tanggung Jawab dalam IMPACTS Blitz

Champion

VPCI

Mentraining dan melatih para project leader Full time - 10 hari berturut-turut 100% dedikasi untuk proses IMPACTS

Memimpin dan mengkomunikasikan IMPACTS Memastikan inisiatif IMPACTS sesuai dengan strategi perusahaan Memonitor progres proyek Menghilangkan hambatan proyek Part time
Sponsor

Line Level

Project Team Members

Shopfloor, Clerical Mendukung proyek IMPACTS Full/Part- time

Project Level

Sponsor dan pemilik proyek Mengimplementasi solusi Part time Project Leader IMPACTS Staf senior Memimpin dan memfasilitasi proses penyelesaian masalah selama 10 hari Full time 10 hari berturut-turut 100% dedikasi untuk proses IMPACTS

Impacts Blitz Project Champion / Sponsor

Fungsi: Mengkomunikasikan program Impacts Blitz kepada semua tingkat di perusahaan Mengontrol dan memonitor semua proyek Impacts Blitz di perusahaan Menghilangkan hambatan proyek Mengkomunikasikan success story Impacts Blitz di perusahaan

Tanggung Jawab: Mengidentifikasi dan menentukan proyek Impacts Blitz Mengidentifikasi dan menugaskan Impacts Blitz project leader Kick Off peluncuran proyek Impacts Blitz (di hari pertama Impact workshop) Mereview dan menyetujui anggota tim yang diajukan project leader Mereview proyek saat presentasi dan penutupan proyek Memberikan coaching saat konsultasi internal
Kualifikasi: Manajemen Senior: VP, Director, Manajer Senior Familiar terhadap sistem, proses, dan data

Impacts Blitz Project Leader

Fungsi: Mengkomunikasikan proyek Impacts Blitz kepada anggota tim dan stakeholder di ruang lingkup proyek Mengeksekusi proyek Impacts Blitz yang ditugaskan secara full time 8 hari kerja Mencapai target proyek Impacts Blitz Mempertahankan, memonitor dan mengontrol performa proyek setelah proyek selesai
Tanggung Jawab: Meng-coach anggota tim Impacts Blitz Berpartisipasi dalam 5 hari workshop Impacts Blitz dan 8 hari eksekusi proyek Memfasilitasi anggota tim untuk memberikan ide-ide potensial penyebab masalah dan ide-ide solusi Mengkomunikasikan progres proyek kepada champion dan sponsor Mengkomunikasikan hambatan-hambatan proyek (jika ada) dan meminta bantuan sumber daya kepada champion Mempresentasikan hasil akhir proyek kepada manajemen puncak saat closing

Impacts Blitz Team Member

Fungsi: Membantu project leader Impacts Blitz mengeksekusi proyek yang telah ditugaskan Membantu project leader untuk memetakan prosess dan validasi proses di area ruang lingkup proyek Membantu project leader untuk menganalisa proses dan data Membantu project leader mendokumentasikan aktifitas di proyek Impacts Blitz Menyumbangkan ide-ide mengenai potensial penyebab masalah dan ide-ide solusi Tanggung Jawab: Memastikan tugas yang diberikan oleh project leader terselesaikan Sebagai process owner, juga bertanggungjawab menjalankan aliran proses / SOP baru setelah proyek Impacts Blitz selesai Memonitor, mengontrol, dan mempertahankan kinerja yang telah dicapai setelah proyek selesai

LOGO CLIENT

Veda Praxis

The Introduction

Risk Management | IT Governance | Internal Audit | Business Process Improvement

Our Profile

Veda Praxis (VP) is a Risk and Control Advisory firm. We provide advisory services to our clients based on control perspectives Veda Praxis is formed in October 2005 by experienced and dedicated professionals who are internationally certified and have wide experiences in variety of industries and professional services in multinational consulting firm. Veda Praxis provides independent, objective assurance and consulting services that are tailored to your business requirements.

61

Vision
Veda Praxis has a vision to become a partner in establishing effective business control

Mission
Deliver Value Services at Full Disclosure to our Clients Participate on ever-increasing business consciousness in control awareness Build a strong and on-going relationship with our Clients in regards to continuous control implementation
62

Our Services

63

Our Credentials
PT Pertamina (Persero)
Engagement: Network Assessment

PT Citramasjaya Teknikmandiri
Engagement:
IT Audit Development of Business and User Requirement for Accounting application

PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk (Telkom)

Engagement: User Access and Identity Management Review

PT Jamsostek (Persero)
Engagement: Development of IT Audit Manual

PT Bank Muamalat Indonesia

Engagement: IT Audit

PT Bank Commonwealth
Engagement: Web Application Penetration Testing

PT Adira Dinamika Multi Finance

Engagement: Advisory Services for IT Audit during Pre-Audit period

BPD Maluku
Engagement: IT Audit Training and Seminar

PT Tossa Shakti
Engagement: Implementation advisory of Accounting System and Point of Sales application

PT SMART, Tbk
Engagement: Internal Control Training and Seminar

PT Pelindo I
Engagement: IT Governance and IT Strategic Planning Training

PT Adira Dinamika Multi Finance

Engagement: IT Strategic Planning review and IT Audit advisory

And others.....

64

LOGO CLIENT

Our Methodology

Section 2

Risk Management | IT Governance | Internal Audit | Business Process Improvement

Cycle

Text Text

Text

Cycle name
Text
Text

66

Pie Chart

TEXT

TEXT
TEXT TEXT

TEXT

TEXT

67

Flow Diagram

Title

TEXT

TEXT

TEXT

TEXT

68

Methodology

Phase 1

Phase 2

Phase 3

69

Question?

Thank You

Sampoerna Strategic Square South Tower, 18th Floor Jl. Jend. Sudirman Kav. 45-46 Jakarta 12930