SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PT House of Cake
Oleh: Ai Nurjanah 0900831 Evi Herawati 0908858 Mailani Fadilah 0907033 Norman Syah Putra 0904080 Rosiana Puspaningrum Wijaya 0901853

PROFILE PERUSAHAAN

Nama Bidang Usaha Pemilik

: HOUSE OF CAKE Tbk. : Industri Kue :Ibu Mailani Fadilah (40% Kepemilikan Modal) Ibu Rosiana Puspaningrum ( 25% Kepemilikan Modal) Ibu Evi Herawati ( 15% Kepemilikan Modal) Ibu Ai Nurjanah ( 10% Kepemilikan Modal) Bapak Norman Syah Putra (5% Pemilikan Modal)

Tanggal Pendirian Dasar Hukum Pendirian

: 31 Maret 2000 : SK Mendag RI tanggal 31 Juli 2000 No. C3-15000 KD. 02.02 Th. 2000

NPWP Modal Dasar Alamat Perusahaan

: 07. 123. 456. 7. 073. 000 : Modal Dasar Rp. 1.000.000.0000 : Jl. Sarijadi Blok 2 No. 12 Bandung Jawa Barat Telp. (022) 788-67-844 Fax (022) 788-67-833

Job Description

A. Direktur Tugas dan tanggung-jawab seorang Direktur adalah: 1. Memimpin, mengelola dan menjalankan Perseroan sesuai dengan tujuan Perseroan dan terus berusaha meningkatkanefisiensi Perseroan. 2. Mengamankan, menjalankan dan menangani kekayaan Perseroan. 3. Mempersiapkan tepat pada waktunya rencana pengembangan korporasi, perencanaan strategis jangka panjang, anggaran tahunan dan rencana-rencana lain yang berkaitan dengan kegiatan Perseroan dan menyerahkannya kepada Dewan Komisaris untuk persetujuan. 4. Menerapkan prinsip-prinsip GCG yang baik. 5. Menerapkan sistem pengendalian internal yang efektif untuk mengamankan investasi dan harta Perseroan.

B. Komite Audit Tugas dan tanggung-jawab seorang Komite Audit adalah: 1. Memperkuat dan menjamin independensi dan objektifitas Auditor Independen. 2. Menelaah hasil triwulanan Perseroan, laporan keuangan tahunan dan penelaahan auditor eksternal. 3. Menelaah lingkup dan rencana pemeriksaan auditor internaldan auditor eksternal. 4. Meninjau Laporan Keuangan tahunan dan triwulanan

C. Manajer Umum Tugas dan tanggung-jawab seorang Manajer Umum adalah: 1. Manajer bekerja dengan dan melalui orang lain. 2. Manajer memadukan dan menyeimbangkan tujuan-tujuan yang saling bertentangan dan menetapkan prioritas-prioritas. 3. Manajer bertanggung jawab dan mempertanggungjawabkan. 4. Manajer harus berpikir secara analisis dan konseptual. 5. Manajer adalah seorang mediator.

D. Manajer Human Resource Department 1. Melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja / Preparation and selection (Persiapan, Rekrutmen tenaga kerja / Recruitment, dan Seleksi tenaga kerja / Selection) 2. Pengembangan dan evaluasi karyawan / Development and evaluation 3. Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai / Compensation and protection

E. Manajer Keuangan Tugas dan tanggung-jawab seorang Manajer Keuangan adalah: 1. Merencanakan dan menganalisa pembelanjaan perusahaan 2. Mengatur struktur aktiva (struktur kekayaan perusahaan) 3. Mengatur struktur finansial 4. Mengatur struktur modal

F. Manajer Produksi Tugas dan tanggung-jawab seorang Manajer Produksi adalah: 1. Mengkoordinasi, menyediakan fasilitas dan mengawasi jalannya produksi. 2. Membuat lembar bedah skenario dan jadwal awal syuting 3. Menyusun dan mengawasi anggaran 4. Mengawasi arus pengeluaran harian 5. Memantau pengambilan keputusan (kreatif) harian 6. Menyediakan perubahan jadwal (kalau ada) 7. Mengatur semua urusan logistik 8. Mengurus asuransi produksi 9. Menguasai jalannya produksi dan harus tanggap dengan rencana produksi yang berikutnya 10. Membuat laporan produksi harian yang mencerminkan status keuangan/ pengeluaran pembuatan film tersebut

G. Manajer Operasional Tugas dan tanggung-jawab seorang Manajer Operasional adalah: 1. Menghasilkan barang dan jasa. Mengambil keputusan yang berkaitan dengan fungsi operasi dan sistem transformasi. 2. Mengkaji pengambilan keputusan dari suatu fungsi operasi. 3. Menentukan Luas Produksi Menentukan Pola Produksi Menentukan Lokasi Produksi 4. Menetapkan Tata Letak Fasiltas Produksi 5. Mengendalikan Produksi 6. Mengendalikan Bahan Baku 7. Pemeliharaan Peralatan Produksi 8. Mengendalikan Kualitas 9. Inventory Control

H. Manajer Pemasaran Tugas dan tanggung-jawab seorang Manajer Pemasaran adalah:

1. Manajer pemasaran bertanggung-jawab terhadap manajemen bagian pemasaran 2. Manajer pemasaran bertanggung-jawab terhadap perolehan hasil penjualan dan
penggunaan dana promosi

3. Manajer pemasaran sebagai koordinator manajer produk dan manajer penjualan 4. Manajer pemasaran membina bagian pemasaran dan membimbing seluruh
karyawan dibagian pemasaran

5. Manajer pemasaran membuat laporan pemasaran kepada direksi

I. Manajer Penjualan Tugas dan tanggung-jawab seorang Manajer Penjualan adalah:
1.

Menyusun rencana dan anggaran penjualan (strategic and annual sales planning and budgeting)

2.

Mengelola tim penjualan termasuk menyeleksi dan mentraining sales executive, menyusun sistim balas jasa sales executive, pemberian bimbingan dan motivasi kerja, mengelola daerah penjualan produk dan evaluasi kinerja sales executives

3.

Distribusi fisik produk, termasuk pemeliharaan hubungan baik dengan distributor

4. 5. 6. 7. 8.

Pengembangan produk Menentukan kuota penjualan Manajemen tutorial dan hari kerja penjualan Promosi produk Analisis penjualan dan biaya pemasaran

J. Manajer Pembelian Tugas dan tanggung-jawab seorang Manajer Pembelian adalah:

1.

Menganalisa pasar dan sistem deliveri untuk perkiraan ketersediaan dan kebutuhan material.

2.

Mengembangkan dan melaksanakan kebijakan dan prosedur pembelian dan kontrak manajemen.

3.

Melaksanakan dan koordinasi kegiatan SDM terkait pembelian dan penyimpanan material, peralatan, alat berat dll.

4. 5.

Membuat dan mempersiapkan laporan terkait bidang pembelian. Melokasikan vendor material, peralatan dan supply untuk menentukan ketersediaan material, spare parts dll.

6.

Representasi perusahaan dalam bernegosiasi kontrak-kontrak dengan vendor/supplier.

SISTEM INFORMSI AKUNTANSI DALAM PERUSAHAAN MANUFAKTUR

Kegiatan pokok perusahaan ini terdiri dari pengolahan bahan baku menjadi produk jadi dan penjualan produk jadi tersebut kepada pembeli. Sistem akuntansi dalam perusahaan terdiri dari formulir atau dokumen pembukuan, jurnal, buku besar, buku pembantu, laporan keuangan dan laporan laba rugi. Formulir yang digunakan sebagai dasar pencatatan merupakan keluaran dari kegiatan berikut: (a) sistem penjualan (b) sistem pembelian (c) sistem penggajian dan pengupahan, (d) sistem pengawasan produksi dan sistem biaya, dan (e) sistem kas

a. Sistem Penjualan Sistem penjualan dirancang untuk menangani transaksi penjualan kredit dan tunai melalui distributor dan langsung kepada konsumen. Kegiatan penjualan kredit dimulai dengan diterimanya order dari langganan, kemudian dilanjutkan dengan permintaan persetujuan pemberian kredit, pengiriman barang, penagihan, pencatatan utang dan berakhir dengan distribusi penjualan. Sistem Penjualan Tunai Alur transaksi untuk sistem penjualan tunai adalah sebagai berikut : (flowchart ada pada lampiran 1) Bagian order penjualan 1. Menerima order dari pembeli 2. Mengisi faktur penjualan 3 rangkap 3. Mendistribusikan faktur tunai sebagai berikut: a. Diserahkan kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran ke bagian kasa b. Dikirimkan ke bagian gudang c. Arsip bagian order penjualan menurut nomor urut faktur tersebut

Bagian kasa 1. Menerima faktur penjualan tunai dari bagian order penjualan via pembeli. 2. Menerima uang dari pembeli sebesar yang tercantum dalam faktur penjualan tunai 3. Mengoprasikan register kas untuk menghasilkan pita register kas. 4. Membubuhkan cap lunas di atas faktur penjualan tunai dan menempelkan pita register kas pada faktur register. 5. Menyerahkan faktur penjualan tunai dan pita register kas kepada pembeli untuk kepentingan pengambilan barang ke bagian pengiriman barang.

Bagian gudang 1. Menerima surat order pengiriman lembar 1 dari bagian order penjualan. 2. Menyiapkan jenis dan kuantitas barang sesuai dengan yang tercantum dalam surat order pengiriman lembar 1. 3. Mencatat surat order pengiriman ke dalam kartu gudang. 4. Menyerahkan barang ke bagian pengiriman bersamaan dengan penyerahan surat order pengiriman lembar 1.

Bagian pengiriman barang 1. Menerima faktur penjualan tunai 2 rangkap bersama dengan barang dari bagian gudang 2. Menerima faktur penjualan tunai lembar 1, dilampiri dengan pita register kas dari bagian kassa via pembeli. 3. Membandingkan faktur penjualan tunai lembar 1 dengan faktur penjualan tunai lembar 2, dan memeriksa pita register kas untuk menentukan apakah harga barang telah dibayar oleh pembeli. 4. Menyerahkan barang kepada pembeli. 5. Mendistribusikan faktur penjualan tunai sebagai berikut: Lembar 1 : diserahkan ke bagian jurnal, buku besar, dan laporan dilampiri dengan pita register kas.

Lembar 2: diserahkan kepada pembeli bersamaan dengan penyerahan barang (sebagai slip pembungkus) Bagian jurnal, buku besar, dan laporan 1. Menerima faktur penjualan tunai yang dilampiri dengan pita register kas dari bagian pengiriman barang. 2. Mencatat faktur penjualan tunai dalam jurnal penjualan. 3. Mencatat faktur penjualan tunai dalam jurnal penerimaan kas. 4. Mengirim faktur penjualan tunai dilampiri dengan register kas ke bagian kartu gudang. Bagian kartu persediaan 1. Menerima faktur penjualan tunai yang dilampiri dengan pita register kas dari bagian jurnal, buku besar, dan laporan. 2. Mencatat harga pokok penjualan dalam kartu persediaan atas dasar data dalam faktur penjualan tunai. 3. Mengarsipkan faktur penjualan tunai yang dilampiri dengan pita register kas menurut nomor urut faktur penjualan tunai.

Flow Chart Sistem Penjualan Tunai

Bagian Order Penjualan Bagian Kasa Bagian Gudang Bagian Pengiriman Barang

Bagian Buku Besar, Jurnal, Laporan

Bagian Kartu Persediaan

Sistem Penjualan Kredit Sedangkan untuk alur transaksi system penjualan secara kredit adalah sebagai berikut: Bagian Order Penjualan 1. Menerima surat order dari langganan. 2. Mengisi surat order pengiriman sebanyak 8 lembar dan mendistribusikan sebagai berikut: Lembar 1 : merupakan surat order pengiriman yang diserahkan kebagian gudang untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan. Lembar 2 dan 3 : merupakan surat muat (bill of lading) yang dipakai sebagai bukti penyerahan barang kepada perusahaan angkutan umum. Lembar 2 surat order pengiriman merupakan surat muat yang dimintakan tanda tangan dari perusahaan angkutan umum untuk kemudian dilampirkan pada surat order pengiriman lembar yang dipakai sebagai dasar pembuatan faktur penjualan. Lembar 3 surat order pengiriman merupakan surat muat yang diberikan kepada perusahaan angkutan umum sebagai surat penyerahan barang. Lembar 4 : merupakan perintah pengiriman kepada bagian pengiriman barang Lembar 5 Lembar 6 : merupakan slip pembungkus (packing slip) : merupakan surat pengakuan yang dikirimkan kepada pembeli yang berisikan pernyataan telah diterimanya pesanan dari distributor. Lembar 7 : merupakan tembusan kredit yang dikirimkan kebagian kredit untuk meminta otorisasi penjualan kredit. Lembar 8 : merupakan tembusan indeks silang yang disimpan menurut abjad untuk melayani pertanyaan dari distributor. Lembar 9 ; merupakan tembusan pengawasan pengiriman yang diarsipkan menurut tanggal pengiriman yang direncanakan.

3. Menerima otorisasi kredit (surat order pengiriman lembar 7) dari bagian kredit.

4. Menyimpan surat order dari distributor dan surat order pengiriman lembar 7 kedalam arsip pengawasan pengiriman, bersama dengan surat order pengiriman lembar 8. 5. Menerima surat order pengiriman lembar 1 dan 2 (surat muat) dari bagian pengiriman barang setelah bagian ini mengirimkan barang ke distributor. 6. Mencatat tanggal pengiriman dan jumlah barang yang dikirim dalam surat order pengiriman lembar 9 (arsip pengawasan pengiriman, dan memindahkan surat order pengiriman lembar 9 ke arsip order yang telah dipenuhi). 7. Mengirimkan surat order pengiriman lembar 1 dan 2 ke bagian penagihan.

Bagian kredit 1. Menerima surat order pengirman lembar 7 drai bagian order penjualan 2. Memeriksa status kredit distributor 3. Memberi otorisasi penjulan kredit pada tembusan kredit 4. Menyerahkan kembali surat order pengiriman tersebut ke bagian order penjualan

Bagian Gudang 1. Menerima surat order pengiriman lembar 1 dari bagian order penjualan 2. Mengajukan jenis dan kuantitas barang sesuai dengan yang tercantum dalam surat order pengiriman lemar 1 3. Mencatat surat order pengiriman kedalam kartu gudang 4. Menyerahkan barang ke bagian pengiriman bersama dengan penyerahan surat order pengiriman lembar 1

Bagian Pengiriman Barang 1. Menerima surat order pengiriman lembar 2 dan 3,lembar 4(untuk arsip bagian pengiriman barang ) dan lembar 5 (slip pembungkus) 2. Menerima surat order pengiriman lembar 1 dari bagian gudang bersamaan dengan penerimaan barang.

3. Membungkus barang dan menempelkan surat order pngiriman lembar 5 sebagai slip pembungkus 4. Menyerahkan barang kepada perusahaan angkutan umum disertai dengan surat muat (surat ordr pengiriman lebar 3) 5. Memintakan tanda tangan penerimaan barang pada surat muat (surat order pengiriman lembar 2) dari perusahaan angkutan umum 6. Menndistribusikan surat order pengiriman sebagai berikut: Lembar 1 dan 2 : Diserahkan kebagian order penjualan dalam perjalannya menuju bagian penagihan,untuk memberitahu pelaksana

pengiriman barang kepada bagian order penjualan.Lebar 2 surat order pengiriman merupakan surat muat yang telah

ditandatangani oleh perusahaan angkutan umum Lembar 3 :Merupakan surat muat yang diserahkan kepada perusahaan angkutan umum Lembar 4 Lembar 5 :Merupakan arsip bagian pengiriman barang :Merupakan slip pembungkus yang ditempelkan pada

pembungkus barang

Bagian Penagihan 1. Menerima surat order pengiriman lembar 1 dan lembar 2 (surat muat) dari bagian pengiriman via bagian order penjualan 2. Membuat faktur penjualan 5 lembar dan mndistribusikannya sebagai berikut: Lembar 1 Lembar 2 : Merupakan customers copy yang dikirim ke distributor

: Merupakan embusan piutang yang dikirim ke Bagian Piutang (dilampiri surat order,pengirimian lembar 1dan surat muat) untuk kepentingan pencatatan piutang dalam kartu pitang Lembar 3 : Merupakan tembusan jurnal yang dikirim ke Bagian Jurnal,Buku Besar, dan Laporan untuk kepentingan pencatatan dalam jurnal penjualan Lembar 4 : merupakan tmbusan analisis yang dikirim ke Bagian Kartu Persediaan & Biaya untuk mencatat harga pokok penjualan Lembar 5 :merupakan tembusan pramuniaga yang dikirim kepada pramuniaga,untuk keperluan perhitungan komisis penjualan 3. Mencatat faktur penualna lembar 2 ke dalam kartu piutang

4. Mengarsifkan faktur penjualan lembar 2 dan surat order pengiriman lembar 1 dan 2 (surat muat) menurut nomor urut faktur. Bagian Jurnal,Pencatatan, dan Laporan 1. Menerima faktur penjulan lembar 3 dari again pengihan 2. Mencatat faktur penjualan lembar 3 ke dalam jurnal penjualan 3. Megarsipkan faktur penjualan lembar 3 menurut nomernya Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya 1. Menerima faktur penjualan lembar 4 dari bagian penagihan 2. Mencatat faktur penjualan lembar 4 ke dalam kartu persediaan 3. Mengarsipkan faktur penjualan lembar 2 menurut nomor urut faktur

Flow Chart Sistem Penjualan Kredit

Bagian Order Penjualan Bagian Kredit Bagian Gudang

Bagian Pengiriman Barang

Bagian Penagihan

Bagian Departemen Akuntansi

b. Sistem Pembelian Sistem pembelian dirancang untuk menangani transaksi pembelian kredit dan tunai. Kegiatan pembelian dimulai dengan mengajukan permintaan pembelian barang ke bagian pembelian, kemudian dilanjutkan dengan permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok, pengiriman order pembelian kepada pemasok terpilih, penerimaan barang yang dibeli, pencatatan utang yang timbul dari transaksi pembelian, dan berakhir dengan distribusi pembelian.

Unit organisasi yang terkait dalam sistem pembelian adalah: 1. Bagian Gudang Berfungsi menyimpan barang yang telah diterima oleh Bagian Penerimaan. Bagian ini juga berfungsi untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang 2. Bagian Pembelian Berfungsi untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih, serta mengeluarkan memo debit untuk retur pembelian. 3. Bagian Penerimaan Berfungsi untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Bagian ini juga berfungsi menerima barang yang berasal dari transaksi retur penjualan. 4. Buku Jurnal, Buku Besar, dan Laporan Berfungsi untuk mencatat transaksi pembelian barang dalam register bukti kas keluar, (voucher register) 5. Buku Kartu Persediaan dan Kartu Biaya Berfungsi untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli dalam kartu persediaan. 6. Buku Utang Berfungsi mencatat utang yang timbul dari transaksi pembelian atau menyelenggarakan arsip dokumen dasar yang berfungsi sebagai catatan utang.

Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam sistem pembelian adalah sebagai berikut: a. Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh pemakai, untuk barang yang tidak disimpan di gudang, dan oleh Bagian Gudang, untuk barang yang digudangkan b. Surat order pembelian diotorisasi oleh Kepala Bagian Pembelian atau pejabat yang lebih tinggi c. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh Kepala Bagian Penerimaan d. Bukti kas keluar diotorisasi oleh Bagian Utang atau pejabat yang lebih tinggi

Dokumen Dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian adalah: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Surat permintaan pembelian Surat permintaan penawaran harga Surat order pembelian Laporan penerimaan barang Surat perubahan order Bukti kas keluar

Berikut adalah uraian kegiatan system pembelian :

Bagian Gudang 1. membuat surat permintaan pembelian (SPP) 2 lembar berdasarkan informasi mengenai titik pemesanan kembali yang tercantum dalam kartu gudang. 2. 3. 4. Mengirim lembar 1 surat permintaan pembelian ke Bagian Pembelian Mengarsipkan surat permintaan pembelian lembar 2 dalam menurut nomor urutnya. Menerima surat order pembelian dari Bagian Pembelian sebagai pemberitahuan mengenai pesanan yang telah dilaksanakan. 5. 6. 7. Mengarsipkan surat order pembelian ke dalam arsip menurut nomor urutnya. Menerima laporan penerimaan barang dari Bagian Penerimaan Mencatat laporan penerimaan barang dalam kartu gudang.

Bagian Pembelian 1. 2. Menerima surat permintaan pembelian dari Bagian gudang Membuat surat permintaan penawaran harga (SPPH) yang dikirimkan kepada para pemasok. 3. 4. Menerima surat penawaran harga (SPH) dari pemasok Membuat perbandingan harga atas dasar surat penawaran harga yang diterima dari para pemasok 5. 6. Memilih pemasok berdasarkan perbandingan penawaran harga Membuat surat order pembelian (SOP) untuk pemasok yang dipilih sebanyak 7 lembar. 7. Mendistribusikan surat order pembelian sebagai berikut: Lembar 1 dan 2 : Dikirim ke pemasok yang dipilih. Lembar 2 setelah ditandatangani leh pemasok, diminta untuk dikembalikan ke perusahaan, sebagai pengakuan dan penerimaan order pembelian. Lembar 3 : Dikirim ke Bagian Penerimaan guna memberi otorisasi kepada bagian tersebut untuk menerima barang dari pemasok yang tercantum dalam dokumen tersebut. Lembar 4 : Dikirim ke Bagian Utang untuk memberitahu bahwa suatu saat nanti perusahaan akan mempunyai kewajiban kepada pemasok yang tercantum dalam dokumen tersebut. Lembar 5 : Dikirimkan ke unit organisasi peminta barang (dalam hal ini bagian gudang), untuk memberitahukan bahwa barang yang dimintanya sudah diproses pemesanannya. Lembar 6 : Disimpan dalam arsip menurut tanggal pengiriman yang diharapkan. Arsip ini digunakan oleh Bagian Pembelian untuk mengikuti order pembelian yang dibuatnya. Bagian Pembelian bertanggungjawab membuat order pembelian sampai diterimanya barang yang diorder. Lembar 7 : Diarsipkan menurut nama pemasok, sebagai referensi silang. 8. Menerima laporan penerimaan barang lembar 1 dari Bagian Penerimaan. Mencatat tanggal penerimaan barang ini dalam surat order pembelian lembar 6 dan 7.

Memindahkan surat order pembelian lembar 6 ke dalam arsip order pembelian yang telah diterima. 9. Mengirimkan laporan penerimaan barang ke Bagian Utang 10. Menerima faktur dari pemasok. 11. Memeriksa faktur dari pemasok untuk menentukan apakah pemasok telah benar dalam mencantumkan harga, kuantitas, dan telah memenuhi syarat pembelian yang tercantum dalam surat order pembelian. 12. Mengirimkan faktur ke Bagian Utang

Bagian Penerimaan 1. 2. 3. Menerima surat order pembelian lembar 3 dari Bagian Pembelian Menerima barang yang disertai dengan surat pengantar dari pemasok Memeriksa barang yang diterima, baik mengenai kuantitas maupun mutu barang, berdasarkan informasi dalam surat order pembelian lembar 3. 4. 5. Membuat laporan penerimaan barang 3 lembar Mendistribusikan laporan barang sebagai berikut: Lembar 1 Lembar 2 : Dikirim ke Bagian Utang via Bagian Pembelian : Dikirim ke Bagian Gudang bersamaan dengan barang yang bersangkutan. Lembar 3 : Disimpan dalam arsip menurut nomor urut laporan penerimaan barang dilampiri dengan surat order pembelian lembar 3 dan surat pengantar dari pemasok.

Bagian Utang 1. 2. Menerima surat order pembelian lembar 4 dari Bagian Order Pembelian Menerima laporan penerimaan barang lembar 1 dari Bagian Pengiriman via Bagian Pembelian. 3. 4. Menerima faktur dari pemasok via Bagian Pembelian Membandingkan faktur dari pemasok, laporan penerimaan barang, dan surat order pembelian, untuk menentukan apakah tagihan yang diterima dari pemasok adalah untuk barang yang sudah diterima oleh perusahaan, dan untuk barang yang dipesan oleh perusahaan. 5. Membuat bukti kas keluar (voucher) sebanyak 3 lembar

6. 7. 8.

Mencatat bukti kas keluar ke dalam register bukti kas keluar (voucher register) Mengirim bukti kas keluar ke Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya. Mengarsipkan bukti kas keluar lembar 1 dan 3 beserta dokumen pendukungnya (faktur dari pemasok, surat order pembelian, dan laporan penerimaan barang) ke dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar menurut tanggal jatuh tempo faktur.

Bagian Kartu Persediaan & Kartu Biaya 1. 2. 3. Menerima bukti kas keluar lembar 2 dari bagian utang Mencatat barang yang dibeli dalam kartu persediaan Menyimpan bukti kas keluar dalam arsip menurut nomor urutnya.

c. Sistem Pencatatan Penggajian dan Pengupahan Sistem penggajian dan pengupahan untuk menangani transaksi penghitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya. Sistem ini melibatkan bagian HRD dalam proses penarikan pengangkatan dan pelaksanaan mutasi kepegawaian. Pelaksanaan sistem ini sehari-hari dimulai pencatatan waktu kehadiran, waktu kerja, penghitungan upah, pembuatan daftar gaji atau upah, dan distribusi biaya tenaga kerja kepada departemen atau unit untuk organisasional. Berikut adalah uraian kegiatan prosedur pencatatan dan biaya tenaga kerja langsung: Bagian Produksi 1. Mencatat jam kerja langsung dalam kartu jam kerja 2. Menyerahkan kartu jam kerja ke bagian gaji dan upah

Bagian Gaji dan Upah 1. Menerima kartu jam kerja dari bagian gaji dan upah 2. Menghitung upah tenaga kerja langsung berdasarkan jam hadir, jumlah produk yang dihasilkan, hari kerja karyawan. 3. Membuat daftar upah dan rekap daftar upah. Rekapan data ini berisi ringkasan upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk tiap order produksi 4. Mengirimkan daftar upah dan rekap daftar upah ke bagian utang

Flow Chart Sistem Pembelian

Bagian Gudang Bagian Pembelian

Bagian Penerimaan Barang

Bagian Kartu Persediaan & Kartu Biaya

Bagian Utang 1. Menerima rekap daftar upah dan daftar upah dari bagian gaji dan upah 2. Membuat bukti kas keluar 3lembar 3. Memintakan tanda tangan otorisasi atas bukti kas keluar tersebut 4. Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut : Lembar 1 dan lembar 3 : dikirimkan ke bagian kasa dilampiri dengan daftar upah untuk kepentingan pembayaran upah Lembar 2 : dikirimkan ke bagian jurnal buku besar dan laporan dilampiri dengan rekapan daftar upah

Bagian Jurnal, Buku Besar dan laporan 1. Menerima bukti kas keluar lembar dilampiri dengan rekap daftar upah dari bagian utang 2. Mencatat bukti kas keluar lembar 2 kedalam jurnal umum 3. Mengirimkan buksti kas keluar lembar 2 dilampiri dengan rekap daftar upah ke bagian kartu persediaan dan kartu biaya Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya 1. Menerima bukti kas keluar lembar 2 dilampiri dengan rekap daftar upah dari bagian jurnal buku besar dan laporan. 2. Mencatat rekap daftar upah kedalam kartu harga pokok produk yang bersangkutan 3. Mengarsipkan bukti kas keluar lembar 2 dilampiri dengan rekap daftar upah menurut bukti kas keluar

d. Sistem Pengawasan Produksi dan Sistem Biaya Sistem pengawasan produksi dan sistem biaya dirancang untuk menangani pengawasan produksi dan pengawasan biaya. Sistem pengawasan produksi dilaksanakan agar kegiatan produksi mampu menepati skedul dengan kualitas yang diinginkan. Pengawasan biaya dilaksanakan oleh perusahaan agar semua kegiatan dapat dilakukan secara efisien.

System Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 1. Surat order produksi diotorisasi oleh kepala departemen produksi 2. Surat permintaan dan pengeluaran barang gudang diotorisasi oleh kepala bagian produksi yang bersangkutan 3. Bukti kas keluar diotorisasi oleh kepala departemen keuangan 4. Daftar kebutuhan bahan dibuat oleh bagian perencanaan dan pengawasan dan diotorisasi oleh kepala departemen produksi 5. Daftar kegiatan produksi dibuat oleh bagian perencanaan dan pengawasan dan diotoriasi oleh kepala departemen produksi 6. Kartu jam kerja diotorisasi oleh kepala bagian produksi yang bersangkutan

Uraian kegiatan prosedur produk selesai dan pencatatan pembebanan biaya overhead pabrik adalah sebagai berikut : Bagian Produksi 1. Membuat laporan produk selesai 4lembar 2. Mendistribusikan laporan produk selesai sebagai berikut: Lembar 1 Lembar 2 : dikirimkan ke bagian kartu persediaan dan kartu biaya : dikirimkan ke bagian gudang bersamaan dengan penyerahan produk yang telah selesai Lembar 3 : dikirimkan ke bagian perencanaan dan pengawasan produksi sebagai pemberitahuan telah selesainya pengerjaan pesanan tertentu Lembar 4 : dikirim ke bagian order penjualan untuk member tahu telah selesainya pesanan Bagian Gudang 1. Menerima laporan produk selesai disertai denga produk jadi dari bagian produksi 2. Mencatat jenis dan kuantitas produk jadi kedalam kartu persediaan 3. Menyimpan produk jadi di gudang 4. Mengarsipkan laporan produk selesai menurut nomor urutnya

Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya 1. Menerima laporan produksi selesai lembar 1 dari bagian produksi 2. Mengambil kartu harga pokok produk yang bersangkutan dengan laporan produk selesai tersebut dan menghitung biaya overhead pabrik yang dibebankan kepada pesanan yang bersangkutan 3. Mencatat biaya overhead pabrik yang dibebankan kedalam kartu harga pokok produk yang bersangkutan dan kemudian menjumlah biaya produksi dalam kartu harga pokok tersebut. 4. Membuat 2 macam bukti memorial berikut ini, yaitu bukti memorial untuk mencatat harga pokok produk selesai dan bukti memorial untuk mencatat pembebanan biaya overhead pabrik kepada produksi 5. Mengirimkan bukti memorial untuk pencatatan harga pokok produk dilampiri dengan karti harga pokok dan laporan produk selesai ke bagian jurnal, buku besar dan laporan. 6. Mengirimkan bukti memorial untuk pencatatan biaya overhead pabrik kepada produk ke bagian jurnal buku besar dan laporan. Bagian Jurnal, Bukuk Besar dan Laporan 1. Menerima bukti memorial untuk pencatatan harga pokok produk dilampiri dengan kartu harga pokok dan laporan produk selesai dari bagian kartu persediaan dan kartu biaya 2. Mencatat bukti memorial untuk pencatatan harga pokok produk ke dalam jurnal umum 3. Menerima bukti memorial untuk pencatatan pembelian biaya overhead parik dari bagian kartu persediaan dan kartu biaya 4. Mencatat bukti memorial untuk pemcatatan biaya overhead pabrik kedalam jurnal umum 5. Mengarsipkan bukti memorial beserta dokumen pendukungnya berdasarkan nomor urut

Flow Chart Atas Pembebanan BOP

Bagian Produksi Bagian Gudang Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya Bagian Jurnal, Buku Besar dan Laporan

e. Sistem Kas Sistem kas dirancang untung menangani transaksi penerimaan dan pengeluaran kas. Prosedur yang digunakan dalam sistem kas adalah sebagai berikut: a. Prosedur penerimaan kas b. Prosedur pengeluran kas c. Prosedur kas kecil

Uraian kegiatan prosedur atas penerimaan kas, yaitu sebagai berikut : Bagian order penjualan 1. Membuat faktur penjualan kredit 3 lembar 2. Mendistribusikan faktur penjualan tunai sebagai berikut: Lembar 1 : diserahkan kepada pembeli, untuk kepentingan pembayaran

harga barang ke bagian kassa. Lembar 2 : diserahkan ke bagian gudang untuk mempersiapkan barang

yang akan diserahakan kepada pembeli via bagian pengiriman. Lembar 3 tersebut. : arsip bagian order penjualan menurut nomor urut faktur

Bagian sekretariat 1. Menerima surat dari kreditur yang berisi cek dan surat pemberitahuan mengenai tujuan pembayaran yang dilakukan oleh kreditur. 2. Membuat daftar surat pemberitahuan sebanyak 2 lembar. 3. Mendistribusikan daftar surat pemberitahuan tersebut sebagai berikut: Lembar 1 : diserahkan ke bagian piutang dilampiri dengan surat

pemberitahuan dari kreditur. Lembar 2 kreditur. : diserahkan ke bagian kassa bersama-sama dengan cek dari

Bagian kassa 1. Menerima faktur penjualan kredit dari bagian order penjualan via pembeli 2. Menerima uang dari pembeli sebesar jumlah yang tercantum dalam faktur penjualan tunai. 3. Memasukan data penerimaan uang ke dalam register kas yang menghasilkan pita register kas. 4. Membubuhkan cap lunas pada faktur penjualan tunai dan kemudian menyerahkan faktur penjualan tunai dan pita register kas kepada bagian pengiriman via pembeli. Faktur penjualan tunai dan pita register kas ini akan diserahkan oleh bagian pengiriman ke bagian jurnal, buku besar, dan laporan. 5. Menerima daftar surat pemberitahuan dan cek dari bagian sekretariat. 6. Menjelang akhir hari kerja membuat bukti setor 3 lembar. 7. Mendistribusikan bukti setor sebagai berikut: Lembar 1 : dikirimkan ke bank bersama-sama dengan penyetoran cek dan

uang tunai (dari hasil penjualan tunai) ke bank. Lembar 2 : diserahkan ke bagian piutang, setelah ditandatangani oleh

pejabat bank sebagai tanda terima setoran uang. Lembar 3 : arsip bagian kassa, setelah ditandatangani oleh pejabat bank

sebagai tanda terima setoran uang. Bagian piutang 1. Menerima daftar surat pemberitahuan dilampiri dengan surat pemberitahuan dari bagian sekretariat. 2. Menerima bukti setor dari bagian kassa. 3. Membuat bukti kas masuk atas dasar daftar surat pemberitahuan. 4. Mencatat bukti kas masuk ke dalam kartu piutang. 5. Mendistribusikan bukti kas masuk sebagai berikut: Lembar 1 : dikirimkan kepada kreditur sebagai tanda penerimaan

pembayaran dari kreditur. Lembar 2 : diserahkan ke bagian jurnal, buku besar, dan laporan dilampiri

dengan daftar surat pemberitahuan, surat pemberitahuan, dan bukti setor.

Bagian jurnal, buku besar, dan laporan 1. Menerima faktur penjualan tunai dilampiri dengan pita register kas dari bagian pengiriman. 2. Mencatat penerimaan kas dari penjualan tunai ke dalam jurnal penerimaan kas. 3. Mengarsipkan faktur penjualan tunai dan pita register menurut nomor urut faktur penjualan tunai. 4. Menerima bukti kas masuk dilampiri dengan daftar surat pemberitahuan, surat pemberitahuan, dan bukti setor dari bagian piutang. 5. Mencatat penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas. 6. Mengarsipkan bukti kas masuk beserta daftar surat pemberitahuan, surat pemberitahuan, dan bukti setor menurut nomor tanggal.

Flow Chart Pada Sistem Kas (Penerimaan Kas)

Bagian Order Penjualan Bagian Sekretariat Bagian Kassa

Bagian Piutang

Bagian Jurnal

Uraian kegiatan prosedur atas pengeluaran kas, yaitu sebagai berikut : Bagian utang 1. Menerima berbagai dokumen pendukung (misalnya surat order pembelian, laporan penerimaan barang, faktur dari pemasok) 2. Membuat bukti kas keluar 3 lembar. 3. Mencatat bukti kas keluar daam register bukti kas keluar. 4. Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut: Lembar 1 dan 3 : diarsipkan dalam arsip bukti kas keluar yang belum jatuh tempo dilampiri dengan dokumen pendukungnya. Lembar 2 : diserahkan ke bagian kartu persediaan untuk dicatat dalam buku

pembantu yang bersangkutan. 5. Mengambil bukti kas keluar lembar 1 dan 3 beserta dokumen pendukungnya dari arsip pada saat bukti kas keluar jatuh tempo. 6. Menyerahkan bukti kas keluar lembar 1 dan 3 beserta dokumen pendukungnya ke bagian kassa. 7. Menerima bukti kas keluar lembar 1 dilampiri dengan dokumen pendukungnya yang telah dicap lunas dari bagian kassa. 8. Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran yang tercantum dalam bukti kas keluar ke dalam register bukti kas keluar. 9. Menyerahkan bukti kas keluar lembar 1 dan dokumen pendukungnya ke bagian jurnal, buku besar, dan laporan.

Bagian kassa 1. Menerima bukti kas keluar lembar 1 dan 3 beserta dokumen pendukungnya dari bagian utang. 2. Mengisi cek sejumlah uang yang tercantum dalam bukti kas keluar dan memintakan tanda tangan dari yang berwenang atas cek tersebut. 3. Membubuhkan cap lunas pada bukti kas keluar (lembar 1 dan 3) beserta dokumen pendukungnya. 4. Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut:

5. Lembar 1 pendukungnya. Lembar 3

: diserahkan ke bagian utang bersamaan dengan dokumen

: dikirim bersamaan dengan cek ke kreditur.

Bagian kartu persediaan dan kartu biaya 1. Menerima bukti kas keluar lembar 2 dari bagian utang. 2. Mencatat bukti kas keluar dalam buku pembantu yang bersangkutan.

Bagian jurnal, buku besar, dan laporan 1. Menerima bukti kas keluar lembar 1 beserta dokumen pendukungnya dari bagian utang. 2. Mencatat bukti kas keluar dalam register cek. 3. Mengarsipkan bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya ke dalam arsip menurut nomor urut bukti kas keluar (paid voucher file)

4. Flow Chart Pada Sistem Kas (Pengeluaran Kas)

Bagian Utang Bagian Kassa

Bagian kartu persediaan dan kartu biaya

Bagian Jurnal, Buku besar, dan Laporan