Mengapa Menggunakan Microsoft Excel 2007
Mengapa Menggunakan Microsoft Excel 2007
Namun tetap ada kelemahan2 dari Excel, yaitu antara lain: Hanya dapat memproses max 1 juta baris/record data per worksheet/lembar kerja, jumlah tersebut terlalu kecil dibandingkan dengan data yang kita peroleh dari perusahaan2 besar. Walaupun data bisa kita bagi2 misalnya perbulan atau per lokasi tetap akan menyulitkan kita.
Apalagi komputer memproses data spreadsheet dengan data Database (yang merupakan format data bagi sebagian besar Audit software) berbeda. Apabila kita membuka 1 juta record maka memori kita akan diisi oleh 1 juta record, sedangkan Database hanya akan membuka sebagian data yang diperlukan/ ditampilkan saja. Hal ini akan membuat komputer kita macet jika file yang kita buka berukuran besar Tidak mendokumentasikan langkah2 yang sudah kita lakukan terhadap kertas kerja kita, tidak ada logs yang berguna untuk referensi berikutnya serta buat dokumentasi/arsip Data bisa secara tidak sengaja berubah, yang akan mengurangi kevalidan/ sahnya data dipembuktian Hanya bisa memproses sebagian tipe data yang ada di dunia, contohnya EBCIDIC (data dari IBM Mainframe) tidak bisa diproses oleh Excel Kesulitan dalam Relate, Join, Merge (perlu lebih banyak langkah) Kesulitan dalam Batch Proses, Jika di Audit Software untuk melakukan audit yang sama untuk periode yang berbeda bisa dilakukan dengan Batch/Template
Terdiri dari: 1. Append / Merge Menggabungkan 2 atau lebih files yang memiliki field/kolom yang identik menjadi satu file. Contohnya menggabungkan ledger dari tiap cabang, atau menggabungkan 12 bulan file GL. 2. Calculated Field/ Functions Membuat kolom virtual/ kolom baru yang berisi perhitungan dari kolom2 yang sudah ada. Misalnya membuat field/kolom Net yang berisi Debet Kredit, atau Net Payroll yang berasal dari Penghasilan Kotor dikurangi pajak. 3. Cross Tabulate Cross Tabulate menjadikan kita bisa menganalisa suatu tabel baik secara vertikal maupun horizontal, misalnya membuat summary tentang GL, ditampilkan perbulan (horizontal) dan Per Nomor Account (Vertikal) serta diberikan filter misalnya hanya Account2 Profit and Balance saja. 4. Duplicates MengIdentifikasi record/ Informasi yang double, misalnya Nomor Invoice double di Account Penjualan, dll. 5. Extract/Filter Extracts merupakan prosedur untuk memindahkan data tertentu ke file lain, bisa difilter dengan fungsi IF atau WHERE, Misalnya membuat file Profit Balance saja dari tabel GL. 6. Export Export menyalin data atau sebagian data ke format diluar excel, misalnya ke DBF, TXT, atau lainnya. Data bisa difilter terlebih dahulu 7. Gaps Gaps berguna untuk mencari celah antara 2 data, misalnya adakah Nomor Invoice yang loncat/tidak urut. 8. Index / Sort Mengurutkan file berdasarkan field tertentu. Di Excel 2007 bisa sampai 64 field 9. Join / Relate
Menggabungkan 2 tabel yang berbeda menggunakan field kunci, menambahkan field yang tidak dimiliki satu tabel dari tabel yang direlate, misalnya menambahkan nama dan alamat customer di tabel invoice berdasarkan No Customer. 10. Sample Membuat data random untuk pengujian sampel. 11. Summarize Mengakumulasikan field2 untuk mencari jumlahnya