Proses Manajemen SDM

Sekumpulan orang yang mempunyai tujuan yang sama, membentuk suatu organisasi, dimana organisasi tersebut didirikan dengan maksud dan tujuan tertentu. Dalam usaha pencapaian tujuan perusahaan, tidak sedikit permasalahan yang dihadapi oleh manajemen. Mulai dari mesin produksi, alat & lingkungan kerja, modal, bahkan manusia itu sendiri. Saat ini sangat disadari bahwa SDM merupakan masalah organisasi/perusahaan yang paling penting, karena: 1. SDM menyebabkan sumber daya yang lain (bahan mentah, alat-alat kerja, mesin produksi, uang dan lingkungan kerja) dalam perusahaan dapat berfungsi/dijalankan. 2. SDM dapat menciptakan efisiensi, efektivitas, dan produktivitas perusahaan 3. Melalui MSDM yang efektif, mengharuskan manajer atau pimpinan menemukan cara terbaik dalam mendayagunakan orang-orang yang ada dalam lingkungan perusahaannya, agar tujuan-tujuan yang diinginkan dapat tercapai. Setiap SDM yang ada dalam organisasi/perusahaan memiliki skill & ability yang berbeda-beda. Oleh karena itu, diperlukan pembagian tugas dan wewenang dalam dalam jabatan, agar masing-masing individu dapat memaksimalkan potensinya. Hal ini dilakukan pertama-tama dengan cara melakukan analisis jabatan. Analisis jabatan yaitu suatu proses dimana sejumlah pekerjaan dibagi-bagi untuk menentukan pekerjaan, tugas dan tanggung jawab apa saja yang terlibat, hubungannya dengan pekerjaan lain, syarat-syarat yang harus dipenuhi dimana pekerjaan dilakukan, dan kapabilitas personal yang disyaratkan untuk mencapai kinerja maksimal. Hasil dari proses ini adalah: a. Job Description Yaitu suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada. Job description dibuat untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian mengenai suatu jabatan, dan menghindarkan terjadinya pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang masing-masing jabatan. b. Job Specification atau Job Requirement Yaitu persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. Hasil dari proses ini dijadikan dasar untuk: a. Proses Job Evaluation b. Proses HRP

c. Proses Performance Appraisal d. Pengembangan program kesehatan dan keselamatan kerja. Job Evaluation adalah suatu proses yang sistematis dan teratur dalam menentukan nilai suatu jabatan, relatif terhadap jabatan-jabatan lain yang ada dalam suatu perusahaan. Hasil dari proses evaluasi jabatan ini adalah struktur organisasi. Hasil dari proses ini terutama digunakan untuk dasar dalam menentukan tingkat upah yang tepat dan adil diantara jabatan-jabatan yang ada. HRP dilakukan setelah hasil dari proses analisis jabatan didapatkan. HRP merupakan proses penyediaan SDM dengan jumlah, kualifikasi dan waktu yang sesuai dengan kebutuhan, agar organisasi mampu mencapai tujuannya. Hasil dari proses HRP yaitu daftar komposisi tenaga kerja (kuantitas/jumlah dan kualifikasi/kualitas) yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk suatu periode waktu tertentu. Hasil dari HRP ini digunakan sebagai pedoman dalam menetapkan program rekrut, seleksi, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan, dan pemberhentian karyawan, juga dalam penilaian karyawan. Kebutuhan tenaga kerja yang dipedomani dari hasil HRP, perlu diisi melalui proses rekruitmen. Rekrutmen adalah keputusan tentang dimana dan bagaimana cara mencari calon tenaga kerja yang sesuai dengan komposisi yang direncanakan. Proses dimulai ketika para pelamar (calon tenaga kerja) dicari dan berakhir ketika lamaran-lamaran mereka diserahkan/dikumpulkan. Hasil dari proses rekrutmen adalah sekumpulan pelamar calon karyawan baru untuk kemudian masuk ke proses seleksi dan placement (penempatan). Seleksi adalah proses memilih calon tenaga kerja yang dianggap paling sesuai bagi perusahaan (paling tepat memenuhi persyaratan jabatan). Pada proses seleksi sejumlah calon dinilai sejauh mana kesesuaian mereka dengab suatu pekerjaan. Sasaran proses seleksi ini adalah suatu rekomendasi atau keputusan untuk menerima atau menolak seorang calon untuk pekerjaan tertentu berdasarkan dugaan tentang kemungkinankemungkinan dari calon untuk menjadi tenaga kerja yang berhasil pada pekerjaannya. Penempatan merupakan penugasan seorang tenaga kerja pada suatu jabatan baru atau jabatan yang berbeda dari sebelumnya. Penempatan dilakukan terhadap tenaga kerja yang didapat dari rekrutmen internal (dapat berupa promosi, transfer/mutasi, demosi) atau rekrutmen eksternal. Sasaran dari penempatan adalah suatu rekomendasi atau keputusan untuk mendistribusikan para calon pada pekerjaan yang berbeda-beda berdasarkan suatu dugaan tentang kemungkinan-kemungkinan dari calon untuk berhasil pada setiap pekerjaan yang berbeda. Proses seleksi dan penempatan juga merupakan proses peramalan. Para calon tenaga kerja dinilai atau ditaksir: Sejauh mana mereka memiliki ciri-ciri pribadi yang dipersyaratkan.

Sejauh mana mereka memenuhi persyaratan yang ditentukan semula oleh perusahaan. Sejauh mana mereka akan berhasil dalam pekerjaannya nanti.

Hasil dari proses seleksi dan penempatan ini adalah adanya dan telah diterimanya tenaga kerja yang memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan semula oleh perusahaan. Setelah tenaga kerja diterima dalam suatu perusahaan, maka perlu dilakukan proses orientasi. Orientasi merupakan suatu kegiatan yang dimaksudkan untuk memperkenalkan pegawai baru pada perusahaan (tugas-tugas), lingkungan kerja, budaya perusahaan, kelompok kerja, dan atasan baru baik dalam bentuk percakapan informal, tur mengunjungi fasilitas perusahaan, presentasi lisan/tertulis, penjelasan melalui slide, maupun dengan cara menggunakan buddy system. Pada saat orientasi, diharapkan terjadi proses sosialisasi, sehingga karyawan baru tersebut dapat menyesuaikan diri degan kultur dan nilai-nilai yang berlaku dalam organisasi/perusahaannya. Dengan adanya orientasi, diharapkan akan dapat mengurangi start up costs pegawaibaru, rasa cemas, rate turn over pegawai, menghemat waktu supervisor/co-woker dalam membimbing pegawai baru, dan mengembangkan job expectations yang realistis, sikap positif terhadap perusahaan, dan kepuasan kerja. Tindak lanjut setelah dilaksanakannya orientasi adalah memeriksa apakah sasaran orientasi tercapai, dan mengevaluasi efisiensi dan efektivitas orientasi dengan menggunakan eksperimen (diuji sebelum dan setelah orientasi) atau kuesioner. Orientasi yang berhasil, menghasilkan peralihan dari orang luar ke orang dalam, yang membuat seorang pegawai baru merasa nyaman dan beradaptasi dengan cukup baik, sehingga menurunkan kemungkinan kinerja pekerjaan yang buruk dan mengurangi kemungkinan pengunduran diri dari karyawan baru hanya setelah satu atau dua minggu bekerja. Proses orientasi ini kemudian dilanjutkan dengan melakukan pelatihan dan pengembangan karyawan, yang sebenarnya tidak hanya diikuti oleh karyawan baru saja, melaikan juga dilakukan oleh karyawan lama. Pelatihan didefinisikan sebagai suatu proses yang sistematik untuk mengubah tingkah laku dan/atau sikap tenaga kerja, dengan tujuan meningkatkan pencapaian tujuan organisasi (memberikan kesempatan kepada tenaga kerja untuk memiliki pengetahuan/keterampilan/sikap yang diperlukan untuk menunjang pekerjaannya). Pelatihan dapat dilakukan dengan melalui beberapa metode seperti: kuliah, diskusi, peragaan, praktik, latihan instruksi kerja, studi kasus, permainan, role play, in basket, business game, proyek penerapan, dan praktik kerja. Pelatihan menjadi suatu hal yang dibutuhkan dikarenakan beberapa hal, yaitu: untuk memenuhi tuntutan dari job requirement yang sekarang, tuntutan jabatan fungsional lainnya yang harus dipenuhi jika seorang karyawan akan melakukan rotasi jabatan, dan untuk

memenuhi tuntutan perubahan intern maupun ekstern (seperti perubahan teknologi, maupun perubahan orientasi perusahaan). Pemberian pelatihan yang sesuai dengan job spec yang diduduki oleh karyawan, akan menambah tingkat keselamatan dan kesehatan kerja. Kesehatan dan keselamatan kerja (OHS) dapat dipahami sebagai situasi yang menunjuk pada physiological, physical, and socio-psychological conditions of an organizations workforce resulting from the work environment. Salah satu tantangan di dalam manajemen OHS adalah bahwa bahayabahaya kesehatan di tempat kerja (workplace health hazards) memiliki berbagai bentuk. Dapat dikelompokkan menjadi: bahaya fisik, zat-zat kimia berbahaya, dan organisasi kerja dan perilaku pekerja Bentuk organisasi kerja yang berbahaya bagi pekerja umumnya sangat bervariasi,misalnya : penuh sesak, jam kerja melebihi batas, tugas yang terlalu sulit, sistem manajemen dan penggajian yang mendorong pekerja mengambil resiko tinggi dalam pekerjaan, tekanan pengawasan yang berlebihan, pelecehan seksual atau menggertak di tempat pekerjaan, sistem produksi dan pemeliharaan yang rancangannya sangat tidak efisien, prosedur emergensi dan OHS yang tidak tepat, termasuk didalamnya pelatihan dan induksi yang tidak sesuai. Perilaku individu tertentu yang juga dapat mengancam kesehatan dan keselamatan kerja, misalnya : kurangnya pelatihan kerja, tidak ada atau kurang sesuainya prosedur kerja dengan realita tempat kerja, pengalaman kerja yang terbatas, persepsi terhadap resiko kerja yang tidak akurat, dan stres kerja. Pengelolaan keselamatan dan kesehatan kerja sangat penting karena para karyawan yang bekerja dalam lingkungan yang aman dan menikmati kesehatan yang baik akan cenderung lebih produktif dan memberikan manfaat jangka panjang bagi organisasi. Sementara, pengembangan diartikan sebagai penyiapan individu dalam jangka panjang untuk memikul tanggung jawab yang berbeda atau yang lebih tinggi dalam organisasi. Pengembangan biasanya berkaitan dengan peningkatan kemampuan intelektual atau emosional untuk melakukan pekerjaan lebih baik. Kegiatan pengembangan ini adalah untuk menanggulangi keusangan karyawan, mengatasi diversifikasi tenaga kerja domestik dan internasional, perubahan teknologi, dan turn-over karyawan. Setelah seorang karyawan mendapatkan pelatihan dan pengembangan, akan dilakukan suatu penilaian kinerja yang berfungsi sebagai alat ukur apakah karyawan tersebut telah memenuhi standar yang ditetapkan perusahaan atau belum. Penilaian Kinerja (Performance Appraisal) adalah mengukur kecakapan/ kemampuan karyawan dalam melaksanakan suatu pekerjaan dengan menggunakan tolak ukur tertentu secara obyektif dan dilakukan secara berkala. Penilaian kinerja dapat dilakukan dengan beberapa metode, diantaranya : Rating Scale, Checklist, Forced Choice

Method, Metode pencatatan prestasi, Self Appraisal, dan Penilaian Secara Psikologis. Penilaian kinerja pada dasarnya merupakan salah satu faktor kunci guna mengembangkan suatu organisasi secara efektif dan efisien, karena adanya kebijakan atau program penilaian prestasi kerja. Tingkat kedisiplinan karyawan juga akan mempengaruhi produktivitasnya, sehingga pada akhirnya akan mempengaruhi hasil penilaian kinerja. Karyawan dengan disiplin tinggi, akan semakin produktif sehingga secara otomatis akan mendapatkan penilaian kinerja yang baik. Sementara sebaliknya, karyawan dengan tingkat kedisiplinan rendah akan berkurang tingkat produktifnya sehingga mendapatkan penilaian kinerja yang kurang baik. Proses penilaian kinerja ini dapat menghasilkan feedback (umpan balik) tentang prestasi kerja karyawan selama ini sehingga sangat berguna bagi mereka untuk mengetahui kelebihan dan kelemahan yang ada pada dirinya, agar dapat melakukan pengembangan diri lebih lanjut. Bagi perusahaan,penilaian kinerja dijadikan sebagai dasar untuk menentukan sistem pemberian imbalan, pertimbangan melakukan perencanaan karir, pemutusan hubungan kerja, dan untuk mengidentifikasi kebutuhan training. Hasil dari penilaian kinerja dijadikan bahan untuk mengidentifikasi kebutuhan training. Maksudnya adalah, manager dapat mengetahui keahlian atau kemampuan apa yang dibutuhkan oleh karyawan tertentu untuk menunjang dan meningkatkan prestasi kerjanya. Sehingga, manager dapat menyusun rencana rangkaian pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan karyawan tersebut. Penilaian kinerja dapat dijadian dasar sebagai bahan pertimbangan melakukan perencanaan karir. Perencanaan karir merupakan proses hingga seseorang dapat memilih tujuan karir serta jalan untuk mencapai tujuan tersebut. Dengan adanya perencanaan karir, bakat-bakat karyawan yang ada dapat dipromosikan guna memenuhi lowongan yang disebabkan oleh pensiun, pengunduran diri, atau pertumbuhan organisasi. Perencanaan karir juga berfungsi untuk membantu mengidentifikasi dan menyiapkan penempatan karyawan ke seluruh penjuru dunia. Prestasi yang rendah mungkin menandakan perlunya tindakan korektif, seperti pelatihan tambahan, demosi, atau PHK, sedangkan prestasi yang tinggi mungkin menghasilkan penghargaan seperti kenaikan gaji, bonus, atau promosi. Promosi terjadi apabila seorang karyawan dipindahkan dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain yang lebih tinggi dalam pembayaran, tanggung jawab dan atau level. Umumnya diberikan sebagai penghargaan, hadiah (reward system) atas usaha dan prestasinya di masa lampau, maka akan muncul dua permasalahan. Transfer terjadi kalau seorang karyawan dipindahkan dari satu bidang tugas ke bidang tugas lainnya yang tingkatannya hampir sama baik tingkat gaji, tanggung

jawab, maupun tingkat strukturalnya. Transfer bahkan mungkin lebih bermanfaat bagi para karyawan, karena pengalaman kerja mereka akan bertambah dan mempunyai keahlian baru dan dalam perspektif yang berbeda mereka juga akan menjadi karyawan yang lebih baik sehingga menjadi calon kuat untuk dipromosikan di masa mendatang. Demosi terjadi kalau seorang karyawan dipindahkan dari satu posisi ke posisi lainnya yang lebih rendah tingkatannya, baik tingkat gaji, tanggung jawab, maupun tingkat strukturalnya. Pemutusan hubungan kerja adalah pengakhiran hubungan kerja karena satu hal tertentu yang mengakibatkan berakhirnya hak dan kewajiban antara pekerja/buruh dan pengusaha. Pemberhentian atau pemutusan hubungan kerja ini merupakan keputusan dari individu dan perusahaan. Hal ini dapat dilakukan oleh perusahaan atau pekerja yang dapat didorong oleh alasan disiplin yang berakibat pada menurunnya prestasi kerja, masalah ekonomi, bisnis, atau alasan pribadi. Peranan departemen SDM adalah mencari cara yang terbaik untuk melakukan pemutusan ini sehingga akibat buruk bagi individu dan perusahaan bisa diminimalisir. Seperti yang telah disebutkan di atas, penilaian kinerja dapat dijadikan sebagai dasar dalam menentukan sistem pemberian imbalan. Sistem pemberian imbalan merupakan sistem yang digunakan untuk menentukan sesuatu yang diterima karyawan sebagai pengganti kontribusi jasa mereka pada perusahaan. Dimana jika dikelola dengan baik, sistem ini akan membantu perusahaan untuk mencapai tujuan dan memperoleh, memelihara, dan menjaga karyawan dengan baik. Namun, jika imbalan yang diterapkan tidak sesuai, akan menyebabkan karyawan tidak puas, mengurangi kinerja, dan mengarah pada tindakan-tindakan fisik dan psikologis, seperti meningkatkan ketidakhadiran dan turnover karyawan.