DEFINISI KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

1. Pengertian Komunikasi KOMUNIKASI berasal dari bahasa Latin communis atau common dalam Bahasa Inggris yang berarti sama. Berkomunikasi berarti kita berusaha untuk mencapai kesamaan makna, commonness. Melalui komunikasi kita mencoba berbagi informasi, gagasan atau sikap kita dengan partisipan lainnya Komunikasi adalah proses penyampaian informasi dari satu orang ke orang lain. Komunikasi yang efektif adalah proses pengiriman pesan sedemikian rupa sehingga pesan yang diterima memiliki makna sedekat mungkin dengan maksud si pengirim. Defenisi tentang komunikasi yang efektif didasarkan pada konsep makna dan konsistensi dari makna. Makna adalah ide yang ingin dikomunikasikan oleh individu yang mempelopori komunikasi. Dalam komunikasi yang efektif, makna ditransmisikan sedemikian rupa sehingga orang yang menerimanya paham. 2. Pengertian organisasi ORGANISASI adalah sebuah wadah yang menampung orang-orang dan objek-objek dimana dalam wadah tersebut terdapat tujuan bersama yang ingin dicapai. Organisasi dianggap sebagai pemroses informasi benar dengan input, troughput, dan output. Kaum subjektivis mendefinisikan organisasi sebagai perilaku pengorganisasian (organizing behavior). Berdasarkan defenisi ini, pengetahuan mengenai organisasi harus diperoleh dengan melihat perilaku-perilaku khusus tersebut dan apa makna perilaku-perilaku itu bagi mereka yang melakukannya. 3. Pengertian Komunikasi dalam Organisasi KOMUNIKASI ORGANISASI dapat didefenisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.

Unsur-unsur Komunikasi
1. 2. 3. 4. 5. Komunikator Menyampaikan berita Berita-berita yang disampaikan Komunikan Tanggapan atau reaksi

 Fungsi Komunikasi dalam Organisasi

Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial, komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu: 1. Fungsi informatif Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (informationprocessing system). Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya. 2. Fungsi Regulatif Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini, yaitu: Atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Disamping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk memberikan instruksi atau perintah, sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of authority) supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. Namun demikian, sikap bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung pada: Keabsahan pimpinan dalam penyampaikan perintah. Kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi. Kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus sebagai pribadi. Tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan. Berkaitan dengan pesan atau message. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan. 3. Fungsi Persuasif Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya. 4. Fungsi Integratif Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan

oraganisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

Proses Komunikasi
Banyak orang berpikir komunikasi adalah hal yang sederhana karena orang berkomunikasi tanpa kesadaran berpikir dan upaya. Namun biasanya komunikasi bersifat kompleks dan peluang untuk mengirimkan serta menerima pesan yang salah tidak terhitung. Beberapa elemen kunci yang diperhatikan agar komunikasi dapat berjalan dengan efektif, antara lain: I. II. III. IV. V. VI. Berpikir (thinking) yang akan menghasilkan IDE Pencatatan (encoding) / Perumusan Menyalurkan (transmitting) Merasakan (perceiving) / Penerimaan Menguraikan (deciding) / Pengertian Pemahaman (understanding) yang akan diikuti dengan tindakan

Sekarang kita mencoba memahami proses komunikasi antarmanusia yang disajikan dalam suatu model berikut:

Proses komunikasi diawali oleh sumber (source) baik individu ataupun kelompok yang berusaha berkomunikasi dengan individu atau kelompok lain, sebagai berikut:

1. Langkah pertama yang dilakukan sumber adalah ideation yaitu penciptaan satu gagasan atau pemilihan seperangkat informasi untuk dikomunikasikan. Ideation ini merupakan landasan bagi suatu pesan yang akan disampaikan. 2. Langkah kedua dalam penciptaan suatu pesan adalah encoding, yaitu sumber menerjemahkan informasi atau gagasan dalam wujud kata-kaya, tanda-tanda atau lambang-lambang yang disengaja untuk menyampaikan informasi dan diharapkan mempunyai efek terhadap orang lain. Pesan atau message adalah alat-alat di mana sumber mengekspresikan gagasannya dalam bentuk bahasa lisan, bahasa tulisan ataupun perilaku nonverbal seperti bahasa isyarat, ekspresi wajah atau gambar-gambar.

3. Langkah ketiga dalam proses komunikasi adalah penyampaian pesan yang telah disandi (encode). Sumber menyampaikan pesan kepada penerima dengan cara berbicara, menulis, menggambar ataupun melalui suatu tindakan tertentu. Pada langkah ketiga ini, kita mengenal istilah channel atau saluran, yaitu alat-alat untuk menyampaikan suatu pesan. Saluran untuk komunikasi lisan adalah komunikasi tatap muka, radio dan telepon. Sedangkan saluran untuk komunikasi tertulis meliputi setiap materi yang tertulis ataupun sebuah media yang dapat mereproduksi kata-kata tertulis seperti: televisi, kaset, video atau OHP (overheadprojector). Sumber berusaha untuk mebebaskan saluran komunikasi dari gangguan ataupun hambatan, sehingga pesan dapat sampai kepada penerima seperti yang dikehendaki. 4. Langkah keempat, perhatian dialihkan kepada penerima pesan. Jika pesan itu bersifat lisan, maka penerima perlu menjadi seorang pendengar yang baik, karena jika penerima tidak mendengar, pesan tersebut akan hilang. Dalam proses ini, penerima melakukan decoding, yaitu memberikan penafsiran interpretasi terhadap pesan yang disampaikan kepadanya. Pemahaman (understanding) merupakan kunci untuk melakukan decoding dan hanya terjadi dalam pikiran penerima. Akhirnya penerimalah yang akan menentukan bagaimana memahami suatu pesan dan bagaimana pula memberikan respons terhadap pesan tersebut. 5. Proses terakhir dalam proses komunikasi adalah feedback atau umpan balik yang memungkinkan sumber mempertimbangkan kembali pesan yang telah disampaikannya kepada penerima. Respons atau umpan balik dari penerima terhadap pesan yang disampaikan sumber dapat berwujud kata-kata ataupun tindakan-tindakan tertentu. Penerima bisa mengabaikan pesan tersebut ataupun menyimpannya. Umpan balik inilah yang dapat dijadikan landasan untuk mengevaluasi efektivitas komunikasi.

Hambatan dalam Berkomunikasi

Hambatannya adalah apabila saluran komunikasi dalam organisasi tidak berjalan atau digunakan sebagaimana mestinya, karena hal ini berpengaruh terhadap operasional organisasi seperti perusahaan. Organisasi terdiri atas sejumlah orang melibatkan keadaan saling bergantung kebergantungan memerlukan koordinasi- koordinasi mensyaratkan komunikasi. Hambatan Komunikasi dapat kita kelompokan menjadi 3: 1. Hambatan Teknis Yaitu keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikas, seperti: Tidak adanya rencana atau prosedur kerja yang jelas Kurangnya informasi atau penjelasan Kurangnya ketrampilan membaca Pemilihan media/saluran yang kurang tepat 2. Hambatan Semantik adalah gangguan dalam proses penyampaian pengertian atau idea. Definisi semantic adalah studi atas pengertian yang diungkapkan lewat bahasa. Tidak adanya hubungan antara symbol [kata] dengan apa yang disimbolkan [arti atau penafsiran] dapat mengakibatkan kata yang dipakai akan ditafsirkan sangat berbeda 3. Hambatan Manusiawi

Terjadi karena adanya factor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi, kecakapan dan ketidakcakapan, kemampuan dan ketidakmampuan panca indera seseorang, dll. Menurut Cruden dan Sherman: Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia Perbedaan persepsi, perbedaan umur, perbedaan keadaan emosi, ketrampilan mendengarkan, perbedaan status, pencairan informasi, penyaringan informasi. Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi Suasana iklim kerja dapat mempengaruhi sikap dan perilaku staf dan efektifitas komunikasi organisasi

Upaya dalam mengatasi hambatan dalam Berkomunikasi

Beberapa metode telah dikembangkan untuk mengatasi penghambatan efektifitas komunikasi. Sebagian metode ini terkait dengan upaya Individual, dan metode lain didasarkan pada keahlian organisasional. UPAYA YANG BERSIFAT INDIVIDUAL Peningkatan kemampuan mendengarkan Dorongan untuk berkomunikasi dua arah Peningkatan kesadaran dan kemampuan dalam memahami pesan dan informasi Pemeliharaan Kredibilitas Individu Peningkatan pemahaman terhadap orang lain UPAYA YANG BERSIFAT ORGANISASIONAL Tindak lanjut dari setiap komunikasi yang dilakukan Pengaturan pola komunikasi yang semestinya dilakukan dalam organisasi Peningkatan kesadaran dan penggunaan berbagai media dalam berkomunikasi

Bila sasaran komunikasi dapat diterapkan dalam suatu organisasi baik organisasi pemerintah, organisasi kemasyarakatan, maupun organisasi perusahaan, maka sasaran yang dituju pun akan beraneka ragam, tapi tujuan utamanya tentulah untuk mempersatukan individu-individu yang tergabung dalam organisasi tersebut.

JALUR KOMUNIKASI
KOMUNIKASI FORMAL Jalur komunikasi resmi yang mengalir dalam rantai komando atau hubungan tugas dan tanggung jawab dalam organisasi. Saluran komunikasi formal terbagi atas 3 bagian yakni: 1. Komunikasi ke bawah atau Downward Communication Yaitu komunikasi yang dikirim ke bawah dari manajemen puncak kepada bawahan. a) Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction) b) Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale) c) Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices) d) Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik. Ada 4 metode dalam penyampaian informasi kepada para pegawai menurut Level (1972): a) Metode tulisan

b) Metode lisan c) Metode tulisan diikuti lisan d) Metode lisan diikuti tulisan 2. Komunikasi ke atas (upward communication) adalah pesan yang dikirimkan dari tingkat bawah ke tingkat atas dalam hierarki komunikasi. a) Penyampaian informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan b) Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan c) Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan d) Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya. Komunikasi ke atas menjadi terlalu rumit dan menyita waktu dan mungkin hanya segelintir kecil manajer organisasi yang mengetahui bagaimana cara memperoleh informasi dari bawah. Sharma (1979) mengemukakan 4 alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat amat sulit: Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka Perasaan bahwa atasan mereka tidak tertarik kepada masalah yang dialami pegawai Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai Perasaan bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai

3. Komunikasi Horizontal adalah pertukaran pesan secara lateral atau diagonal diantara sesama atau rekan kinerja. Komunikasi horizontal melibatkan satu dari tiga ketegori, dibawah: a) Pemecahan masalah intradepartemental Pesan ini mengambil tempat diantara anggota dalam departemen yang sama dan menitikberatkan pada pemenuhan tugas. b) Koordinasi interdepartemental Pesan interdepartemental menfasilitasi pemenuhan proyek dan tugas bersama c) Perubahan inisiatif dan perbaikan Pesan ini didesain untuk berbagi informasi diantara tim dan departemen yang dapat membantu perubahan, pertumbuhan dan perbaikan organisasi. 4. Interline communication Yaitu tindak komunikasi untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional. Spesialis staf biasanya paling aktif dalam komunikasi lintas-saluran ini karena biasanya tanggung jawab mereka berhubungan dengan jabatan fungsional. Karena terdapat banyak komunikasi lintas-saluran yang dilakukan spesialis staf dan orang-orang lainnya yang perlu berhubungan dalam rantai-rantai perintah lain, diperlukan kebijakan organisasi untuk membimbing komunikasi lintas-saluran.

KOMUNIKASI INFORMAL 1. Rumor (grapevine) Rumor adalah jaringan informasi yang bisa menembus seluruh lapisan organisasi. Rumor ditemukan dalam semua organisasi kecuali dalam organisasi yang sangat kecil, tetapi tidak selalu mengikuti pola yang sama dan tidak perlu menyesuaikan dengan jalur-jalur wewenang dan komunikasi formal. Rumor terdiri dari beberapa jenis: a) Rantai gossip Rantai gosip terbentuk saat satu orang menyebarkan pesan ke orang banyak. Tiap orang ini, selanjutnya, merahasiakan informasi tersebut atau menyampaikan ke orang lain lagi. Rantai gosip cenderung melibatkan informasi pribadi. b) Rantai Tandan dimana satu orang menyebarkan informasi kepada sejumlah kecil individu terpilih. Beberapa dari penerima informasi selanjutnya menyebarkan informasi kepada sejumlah kecil individu lain berikutnya; sisanya menyimpan informasi untuk diri sendiri. Rumor bisa menjadi aset. Dengan mengenali individu kunci dari rantai rumor, manajemen dapat mengendalikan informasi yang mereka terima dan menggunakan rumor untuk mengetahui reaksi karyawan terhadap ide baru seperti perubahan kebijakan personalia atau paket tunjangan. Manager juga bisa mendapatkan informasi bernilai dari rumor untuk memperbaiki proses pembuaatn keputusan. 2. Management by Wandering Around Ide dasar Management by Wandering Around adalah sejumlah manajer mencari tau apa yang terjadi dengan berkeluyuran dan berbicara kepada bawahan langsung, bawahan jauh, petugas pengiriman, konsumen, aatu siapa saja yang terkait dengan perusahan. Contoh: Bill Marriott, sering mengunjungi dapur, dok bongkar muat, dan area fungsi kustodial setiap kali menginspeksi hotel Marriott. Dengan berbicara pada karyawan dari berbagai fungsi hotel, dia mendapat ide baru dan pemahaman lebih baik mengenai perusahaan. Bentuk komunikasi organisasional terkait yang tidak memiliki istilah khusus adalah komunikasi informal yang terjadi di luar lingkungan kerja normal. Karyawan yang ikut piknik yang diselenggarakan perusahaaan, bermain dalam tim voli perusahaan, atau memancing bersama salalu meluangkan waktu berbicara tentang pekerjaan. Tidak ada agenda pasti, dan topik utama berdiskusi bervariasi dari satu grup ke grup lain. Namun pertemuan sosial ini memiliki peran penting karena membangun kultur yang kuat dan meningkatkan pemahanman bagaiman organisasi kerja. 3. Komunikasi Non-Verbal Komunikasi non-verbal adalah setiap interaksi komunikatif yang tidak menggunakan katakata, atau yang memanfaatkan kata-kata untuk menyampaikan makna lebih luas dari pengertian kata-kata itu sendiri. Terdapat 3 jenis komunikasi non-verbal yang dipraktikkan manajer, yaitu citra, latar, dan bahasa tubuh.

Dalam konteks organisasi, citra adalah jenis kata-kata yang dipilih. Abaikan peringatan bahayanya, terus maju dengan kecepatan penuh dan meskipun berbahaya, kita mengambil tindakan ini memiliki arti sama. Tetapi orang yang menggunakan kalimat pertama bisa dipandang sebagai individu independen, pahlawan pemberani, individualis, atau petualang nekad. Orang yang menggunakan kalimat kedua bisa dipandang sebagai individu agresif, teguh, ulet, atau berpikiran sempit dan menolak perubahan. Pilihan kata bisa memunculkan makna lebih luas dari pengertian kata-kata itu sendiri. Latar dan komunikasi berperan penting dalam komunikasi non-verbal. Pembatasan, keakraban, wilayah pribadi, dan elemen lain dari latar semuanya penting. Ukuran dan lokasi kantor, jenis mebel dalam kantor, dan akses orang-orang yang ada di kantor, mengkomunikasikan informasi yang berguna. Contoh, H. Ross Perot selalu menepatkan mejanya diantara dia dengan tamu. Posisi ini membuat kendali ada di tangannya. Saat menginginkan dialog non formal, dia bergerak ke depan meja dan duduk di samping tamunya. Komunikasi non-verbal mengandalkan ekspresi wajah, gerak tubuh, kontak fisik, dan isyarat.

3 Aspek Komunikasi dalam kelompok Kerja

1. Jaringan Kerja Terdapat 2 karekteristik dalam jaringan kerja a) Jaringan Kerja Terpusat (Centralized Network) Keputusan atas permasalahan dikendalikan oleh seorang saja, biasanya Atasa Langsung) Proses pengambilan keputusan lebih cepat dan dapat segera diimplementasikan Dalam Jaringan yang panjang malah kebalikannya akan bisa terlambat b) Kebebasan dalam Jaringan Kerja (Decentralized Network) Setiap anggota kelompok kerja diberikan kebebasan berkomunikasi di antara sesame karyawan dan membuat keputusan setelah semua karyawan setuju Keputusan akan bersifat dxemokratis Jika permasalahan yang dihadapi cukup rumit, maka persetujuan dari masing2 karyawan akan lebih lambat dan sulit. 2. Komunikasi terbuka Dilandasi oleh data base yang sama yang dipergunakan oleh seluruh karyawan disemua tingkat hierarki dalam organisasi. Tujuannya antara lain agar semua karyawan memahami dan turut aktif untuk mendukung pencapaian keuntungan organisasi 3. Dialog Merupakan proses komunikasi yang kreatif Didasari budaya dalam pemecahan permasalahan secara kolektif (collaboration) Kelancaran (fluidity) Saling percaya (trust) Intensif berkomunikasi untuk mencapai tujuan bersama Dapat dilakukan jk didukung SDM yang berkemampuan tinggi