PENYELENGGARAAN SISTEM dan INFORMASI BANK DATA dan INFORMASI BERBASIS WEB DATA BANKING) TAHUN ANGGARAN 2007

(E-

KERANGKA ACUAN KERJA (KAK)

BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN DEPDIKNAS 2007

Pendahuluan
Latar Belakang Balitbang secara umumnya memiliki tugas sebagai badan yang memiliki tugas mengadakan penelitian dan pengembangan di bidang pendidikan (Peraturan Menteri No 24/2005). Untuk mendukung tugas dan kegiatannya, Badan ini membutuhkan data yang komprehensif dan berakurasi tinggi. Untuk itu dibutuhkan suatu sistem bank data yang memadai. Bank Data dan Informasi ini akan menjadi salah satu sumber informasi dan sarana penunjang dalam upaya ikut meningkatkan kualitas pendidikan melalui pengadaan data dan informasi dalam bentuk soft maupun hard copy. Wadah ini merupakan bentuk lain dari perpustakaan yang fungsinya untuk penyimpanan data dan informasi yang sifatnya khusus, dalam arti koleksi ataupun informasinya merupakan kumpulan hasil hasil Balitbang dan koleksi lain yang berkaitan dengan pendidikan baik lingkup nasional maupun internasional, yang sangat diperlukan untuk mendukung pengambilan keputusan, penelitian, dan kegiatan pengembangan lainnya. Meskipun koleksi sangat khusus namun wadah ini dapat dimanfaatkan oleh umum/masyarakat. Penyelenggaraan bank data yang semula berbentuk perpustakaan merupakan kegiatan rutin yang setiap tahun anggaran, pengadaan koleksi baik dalam bentuk hasil laporan, dokumen resmi maupun hasil penelitian ataupun buku dalam negeri maupun luar negeri selalu ditingkatkan baik kuantitas maupun kualitasnya. Dari sisi pengolahan, untuk memudahkan penelusuran ditempat, kegiatan sirkulasi juga selalu ditingkatkan antara lain dengan melalui penyempurnaan pengolahan koleksi dengan memberikan tambahan pada setiap label system Kroy dan Penyelenggaraan Weeding (Seleksi Koleksi) secara menyeluruh, sehinga lebih memudahkan bagi pelayanan kepada pengunjung Bank Data. Bank Data dan Informasi sebagai sumber informasi juga melakukan beberapa kegiatan publikasi antara lain kliping Koran Resume Bidang Pendidikan, Rekaman Dokumen Pendidikan sistem elektronik dan Bibliografi. Selain itu, perawatan koleksi harus dilakukan agar koleksi tidak rusak karena termakan usia atau gangguan lain. Penyelenggaraan Sistem dan Informasi Bank Data dan Informasi Berbasis Web (E-Data Banking) diharapkan dapat meningkatkan dan memperkaya layanan yang diberikan oleh Badan Penelitian dan Pengembangan terkait dengan pengelolaan koleksi data dan informasi yang ada.

Maksud dan Sasaran Maksud dari kegiatan Penyelenggaraan Sistem dan Informasi Bank Data dan Informasi Berbasis Web (E-Data Banking) adalah mengembangkan Sistem dan Informasi Bank Data dan Informasi Berbasis Web (E-Data Banking) yang mampu mendukung: 1. Penyimpanan data dan informasi yang merupakan koleksi pengetahuan Badan Penelitian dan Pengembangan Depdiknas. 2. Pengolahan dan otomatisasi data dan informasi yang dimiliki oleh Badan Penelitian dan Pengembangan. 3. Memudahkan proses pengolahan data dan informasi koleksi Badan Penelitian dan Pengembangan. Sasaran yang ingin dicapai dari kegiatan Penyelenggaraan Sistem dan Informasi Bank Data dan Informasi Berbasis Web (E-Data Banking) adalah sebagai berikut: 1. Memungkinkan penyampaian koleksi informasi milik Badan Penelitian dan Pengembangan dengan baik, cepat dan terarah 2. Kemudahan dalam penyediaan dan pengelolaan data dan informasi milik Badan Penelitian dan Pengembangan. 3. Kemudahan dalam mengkonsolidasikan data dan informasi Badan Penelitian dan Pengembangan 4. Kemudahan dalam pengadaan, pemeliharaan dan pemanfaatan data dan informasi Badan Penelitian dan Pengembangan. 5. Menghasilkan Sistem dan Informasi Bank Data dan Informasi Berbasis Web (EData Banking) yang dapat dimanfaatkan oleh seluruh stakeholder terkait. Hasil Akhir Yang Diharapkan Hasil akhir yang diharapkan dari kegiatan Penyelenggaraan Sistem dan Informasi Bank Data dan Informasi Berbasis Web (E-Data Banking) adalah sebagai berikut. 1. Tersedianya aplikasi Sistem dan Informasi Bank Data dan Informasi berbasis Web (E-Data Banking) yang dapat digunakan untuk mengolah data dan informasi yang

dimiliki oleh Badan Penelitian dan Pengembangan dimulai dari perekaman data, pengolahan data sampai dengan publikasi data. 2. Tersedianya aplikasi Sistem dan Informasi Bank Data dan Informasi Berbasis Web (E-Data Banking) yang mempermudah pelayanan data dan informasi Pendidikan yang dimiliki oleh Badan Penelitian dan Pengembangan Depdiknas baik elektronik dan non-elektronik. 3. Tersedianya koleksi dari berbagai sumber baik dalam maupun luar negeri. 4. Tersusunnya bibliografi, kliping tentang pendidikan, resume, hasil penelitian dsb. Waktu Pelaksanaan Pekerjaan Penyelenggaraan Sistem dan Informasi Bank Data dan Informasi Berbasis Web (e-Data Banking) dilaksanakan dalam kurun waktu 6 (enam) bulan kalender terhitung sejak
bulan Juni Tahun 2007.

Ruang Lingkup Pekerjaan

Ruang Lingkup kegiatan Penyelenggaraan Sistem dan Informasi Bank Data dan Informasi Berbasis Web (e-Data Banking) yang harus dilaksanakan oleh Tim Pengembang terdiri atas enam tahapan sebagai berikut: 1. Perencanaan Dan Persiapan Pelaksanaan Pekerjaan. 2. Analisis dan Evaluasi Terhadap Struktur, Proses Bisnis dan Pengumpulan Datadata Penelitian dan Pengembangan Pendidikan . 3. Perancangan Sistem. 4. Pembangunan Sistem. 5. Uji Coba Operasional (Lapangan). 6. Pelatihan Bagi Para Calon Pengguna Sistem. 7. Penyusunan Laporan Dan Dokumentasi Sistem.

Perencanaan Dan Persiapan Pelaksanaan Pekerjaan Pekerjaan Penyelenggaraan Sistem dan Informasi Bank Data dan Informasi Berbasis Web (e-Data Banking) diawali dengan: 1. Survey Pendahuluan dalam rangka: a. Mengumpulkan bahan-bahan yang diperlukan: b. Mendapatkan gambaran mengenai kebutuhan (needs) Penyelenggaraan Sistem dan Informasi Bank Data dan Informasi Berbasis Web (e-Data Banking). 2. Penyusunan rencana pelaksanaan pekerjaaan yang di dalamnya paling tidak mencakup: a. deliverables/karya-karya (products) yang harus dihasilkan. b. kegiatan-kegiatan (tasks) yang dilaksanakan. c. personil (manpower) yang akan ditugaskan di setiap kegiatan. (tools) yang dipergunakan dalam menunjang

d. perangkat-perangkat

pelaksanaan setiap kegiatan. e. waktu pelaksanaannya (timing) dalam periode harian. Analisis Dan Evaluasi Terhadap Struktur, Proses Bisnis dan Pengumpulan Data-data Penelitian dan Pengembangan Pendidikan. Tim Pengembang harus melakukan analisis dan evaluasi terhadap: 1. Struktur, Proses Bisnis dan Data-data Penelitian dan Pengembangan Pendidikan yang digunakan untuk menentukan konsep basis data. 2. Permasalahan yang saat ini dihadapi sehubungan dengan pendataan, pengolahan data, dan penyajian data/ informasi. 3. Kebutuhan-kebutuhan (requirements), baik kebutuhan pengguna (user requirements) maupun kebutuhan sistem (system requirements).

Perancangan Sistem Berdasarkan hasil analisis, Tim Pengembang kemudian menyusun rancangan sistem yang akan diimplementasikan. Rancangan sistem harus berbasis pada sistem perangkat keras dan sistem perangkat lunak pendukung yang tersedia. Adapun rancangan sistem yang dimaksud paling tidak mencakup asepek-aspek berikut. 1. Deskripsi Sistem Bagian ini berisi deskripsi level atas singkat tentang struktur sistem, fungsionalitas sistem, interaksi sistem dengan entitas eksternal, dsb. 2. Pertimbangan-Pertimbangan Desain a. Asumsi: deskripsi asumsi, latar belakang, atau ketergantungan perangkat lunak, penggunaannya, lingkungan operasionalnya, yang diasumsikan benar dan berpengaruh terhadap desain secara langsung. b. Constraints: deskripsi konstren (constraints) yang harus diterapkan terhadap sistem (misalnya technology constraints, performance requirements, end user characteristics, validation requirements, project constraints, dsb) Konstrenkonstren ini adalah aspek-aspek yang diminta oleh customer yang secara langsung berpengaruh terhadap desain (misalnya, basis datanya harus berupa open-source DBMS.) c. Lingkungan Sistem: deskripsi perangkat keras dan perangkat lunak di mana sistem harus beroperasi dan dengan perangkat keras dan perangkat lunak apa saja yang harus berinteraksi dengan sistem. d. Metodologi Desain: ringkasan pendekatan yang digunakan untuk merancang sistem. (structured, object-oriented, formal specification atau metodologi lainnya). 3. Arsitektur Sistem: merupakan top level design view dari sistem dan menyediakan dasar-dasar untuk desain yang lebih rinci. Arsitektur Sistem memuat komponenkomponen level atas yang akan dikembangkan dan saling keterkaitannya. Bahasan Arsitektur Sistem dapat meliputi aspek-aspek berikut. a. Overview Bagian ini menyediakan high level overview tentang dekomposisi struktural dan fungsional dari sistem. Fokus bahasan ada pada bagaimana dan mengapa sistem didekomposisi dalam cara tersebut, bukan pada detil komponen-komponen. Bahasan juga mencakup informasi mengenai peran dan tanggung jawab utama yang harus dijalankan sistem.

b. Rationale Bagian ini mengulas mengapa digunakan arsitektur yang dideskripsikan pada bagian a (overview). c. Detil Komponen Bagian ini berisi ringkasan mengenai operasi masing-masing komponen yang terdapat dalam arsitektur dan bagaimana komponen-komponen ini saling berinteraksi. 4. High Level Design Bagian ini menjelaskan lebih lanjut rincian-rincian elemen yang terdapat dalam Arsitektur. High-level design memodelkan kelompok-kelompok elemen sistem dari berbagai view yang berbeda. Tim Pengembang dapat menggunakan satu atau lebih view berikut. a. Conceptual atau Logical View: View ini memperlihatkan elemen-elemen fungsional lojik dari sistem. Setiap komponen merepresentasikan pengelompokan fungsionalitas. b. Process View: view ini merupakan runtime view dari sistem. Komponenkomponennya berupa threads atau proses-proses atau aplikasi-aplikasi terdistribusi. c. Physical View: sistem. d. Module View: view ini untuk project management dan code organization. View ini Komponen-komponennya umumnya berupa files atau directories. akan dirancang. e. Security View: view ini umumnya terfokus pada komponen-komponen yang bekerja sama untuk menyediakan fitur-fitur pengaman sistem. biasanya merupakan subset dari Conceptual view. 5. Low Level Design Bagian ini menyajikan deskripsi desain level bawah yang secara langsung mendukung konstruksi modul-modul sistem. View ini view ini adalah untuk distributed systems. Komponenkomponennya berupa physical processors yang menjalankan bagian-bagian

memperlihatkan bagaimana directory structure dan development environment

6. User Interface Design User Interface Design menyajikan deskripsi desain yang secara langsung mendukung konstruksi user interface screens, termasuk rincian perilaku umum yang dimiliki semua screen. common look and feel seperti perilaku menu, popup menu, toolbars, status bar, title bars, drag and drop mouse juga harus dijelaskan. Implementasi Sistem Implementasi Sistem dilakukan berdasarkan rancangan sistem yang telah dihasilkan pada tahap sebelumnya. Uji Coba Operasional Untuk menjamin beroperasinya sistem informasi yang baru sebagaimana yang diharapkan maka uji coba operasional mutlak harus dilaksanakan. Uji coba operasional harus dilakukan dalam satu periode waktu yang mencerminkan siklus hidup sistem sehariharinya. Pelatihan Bagi Para Calon Pengguna Sistem Untuk menjamin kelangsungan operasi sistem informasi yang baru maka selama pekerjaan berlangsung harus terjadi alih teknologi dari pihak Tim Pengembang kepada pihak calon pengguna sistem. Namun demikian, tetap diperlukan periode waktu yang bersifat khusus guna merealisasikan alih teknologi secara efektif. Karena itu, menjelang akhir pekerjaan, Tim Pengembang harus memberikan pelatihan kepada para calon pengguna sistem. Pelatihan harus mencakup: instalasi dan kustomisasi (pengadministrasian),

pengoperasian, dan pemeliharaan sistem. Peserta yang akan dilatih terdiri atas: operator, administrator, dan pengguna akhir (end-users).

Serahan Pekerjaan
Serahan pekerjaan yang diharapkan dari kegiatan Penyelenggaraan Sistem dan Informasi Bank Data dan Informasi Berbasis Web (e-Data Banking) adalah sebagai berikut: 1. Laporan Kemajuan Pekerjaan, yang terdiri atas:

a. Laporan

Pendahuluan

yang

berisikan

perencanaan

penyelesaian

pekerjaan, jadwal kerja, metodologi yang digunakan, tools yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan dan analisa awal terhadap ruang lingkup pekerjaan. Laporan ini diserahkan paling lambat dua (2) minggu semenjak penandatanganan Surat Perintah Mulai Pekerjaan (SPMK) sebanyak 10 (Sepuluh) Copy. b. Laporan Antara yang berisikan kemajuan pekerjaan Penyelenggaraan Sistem dan Informasi Bank Data dan Informasi Berbasis Web (e-Data Banking). Laporan ini diserahkan paling lambat minggu terakhir dibulan ketiga sebanyak 10 (Sepuluh) Copy c. Laporan akhir yang berisikan hasil akhir dari pekerjaan Penyelenggaraan Sistem dan Informasi Bank Data dan Informasi Berbasis Web (e-Data Banking) sebanyak 10 (Sepuluh) Copy. 2. Software Aplikasi Penyelenggaraan Sistem dan Informasi Bank Data dan Informasi Berbasis Web (e-Data Banking) yang telah terinstalasi pada infrastruktur yang ada beserta CD Master Aplikasi sebanyak 15 buah CD-ROM. 3. Dokumentasi Sistem yang terdiri atas: a. Manual untuk Administrator yang diserahkan bersamaan dengan laporan akhir b. Manual untuk Pengguna yang diserahkan bersamaan dengan laporan akhir

Tenaga Ahli
Kebutuhan Tenaga Ahli Berdasarkan lingkup pekerjaan yang ada, maka dibutuhkan tenaga-tenaga ahli dengan spesifikasi sebagai berikut:

N o 1

Keahlian/ Jabatan Ahli Pengembangan Sistem

Pengalaman Kerja Minimal 14 tahun untuk lulusan S-1, atau

Informasi/ Ketua Tim (Team Leader) 2 Ahli Perancangan Sistem Informasi (System Designer) Ahli Perancangan Basis Data (Data Base Designer) Ahli Perancangan Sistem Aplikasi (Application System Designer) Ahli Pemrograman Komputer Senior (Chief Programmer) Ahli Pemrograman Komputer (Programmer) Ahli Pengadministrasian Basis Data (Data Base Administrator)

12 tahun untuk lulusan S-2/ S-3 12 tahun untuk lulusan S-1, atau 10 tahun untuk lulusan S-2/ S-3 10 tahun untuk lulusan S-1, atau 8 tahun untuk lulusan S-2/ S-3 10 tahun untuk lulusan S-1, atau 8 tahun untuk lulusan S-2/ S-3 8 tahun untuk lulusan S-1, atau 6 tahun untuk lulusan S-2/ S-3 6 tahun untuk lulusan S-1, atau 4 tahun untuk lulusan S-2/ S-3 6 tahun untuk lulusan S-1, atau 4 tahun untuk lulusan S-2/ S-3

3 4 5

6 7

Setiap tenaga ahli yang ada berjumlah minimal 1 (satu) orang kecuali untuk Team Leader dengan didampingi oleh staf pendukung atau asisten untuk masing-masing tenaga ahli yang disesuaikan dengan kebutuhan. Tugas Pokok Tenaga Ahli Berikut ini adalah uraian ringkas mengenai tugas pokok dari setiap tenaga ahli yang dibutuhkan:

1. Team Leader: a. Menyusun rencana pelaksanaan pekerjaaan yang di dalamnya mencakup: sasaran hasil kerja, kegiatan dilaksanakan, pelaksana kegiatan, perangkat pendukung digunakan, dan waktu pelaksanaan. b. c. Melakukan analisis dan evaluasi terhadap sistem informasi berjalan Memilih dan menentukan solusi yang tepat guna memecahkan

permasalahan pendataan, pengolahan data, dan penyajian data/ informasi, serta merumuskannya dalam bentuk kebutuhan, baik kebutuhan di sisi pengguna (user requirements) maupun kebutuhan di sisi sistem (system requirements). d. Menentukan ruang lingkup dan batasan serta menyusun konsep dasar sistem yang akan dikembangkan

e.

Memimpin pelaksanaan pekerjaan dari awal hingga akhir dalam arti: mengarahkan, mengkoordinasikan, mengendalikan, serta

menugaskan, 2. System Designer: a. b.

mengawasi pelaksanaan tugas setiap anggota tim. Merancang sistem yang akan dikembangkan, Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan uji coba operasional,

penyusunan dokumentasi sistem, dan pelatihan bagi para calon pengguna. 3. Data Base Designer: a. b. Merancang sistem basis data dari sistem yang akan dikembangkan. Melaksanakan kegiatan uji coba operasional, penyusunan referensi teknis,

dan pelatihan bagi para calon pengguna, mengenai sistem basis data. 4. Application System Designer: a. b. aplikasi. c. Melaksanakan kegiatan uji coba operasional, penyusunan referensi teknis, dan pelatihan bagi para calon pengguna, mengenai sistem aplikasi. 5. Chief Programmer: a. b. c. aplikasi. 6. Programmer: a. b. aplikasi. 7. Data Base Administrator: a. Membangun sistem basis data, berdasarkan rancangan yang telah ditetapkan oleh data base system designer Membangun program-program aplikasi, berdasarkan rancangan yang Melaksanakan kegiatan uji coba operasional, penyusunan panduan, dan telah ditetapkan oleh para designer. pelatihan bagi para calon pengguna, mengenai pengoperasian program-program Membangun program-program aplikasi utama, berdasarkan rancangan Menugaskan, mengarahkan, mengkoordinasikan, mengendalikan, serta Melaksanakan kegiatan uji coba operasional, penyusunan panduan, dan yang telah ditetapkan oleh para designer. mengawasi pelaksanaan tugas setiap programmer. pelatihan bagi para calon pengguna, mengenai instalasi dan pemeliharaan sistem Mengukur kemampuan, kebiasaan, perilaku, dan animo para calon Merancang sistem aplikasi: tampilan antar-muka, perilaku, dan arsitektur pengguna sistem,

b.

Melaksanakan kegiatan kegiatan uji coba operasional, penyusunan

panduan, dan pelatihan bagi para calon pengguna, mengenai instalasi dan pemeliharaan basis data.

Pembiayaan Kegiatan
Kegiatan ini diperkirakan membutuhkan biaya sebesar Rp. 467.100.000,- yang bersumber dari APBN Tahun Anggaran 2007.