Anda di halaman 1dari 17

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang PT. PLN (Persero) saat ini telah mengalami perkembangan yang sangat pesat dan semakin maju. Hal ini terbukti dengan semakin banyaknya hal-hal yang telah terorganisir dengan baik dengan berbagai sistem informasi yang digunakan. Misalnya saja, PT. PLN (Persero) sudah memiliki website sendiri yang bisa diakses oleh pegawai PLN sendiri maupun pelanggan PLN. Dimana para pengakses website dapat dengan mudah mencari informasi yang diperlukan sebagainya. Di PT. PLN (Persero) memiliki bagian Pelayanan Pelanggan yang mengolah data piutang pelanggan. Pengolahan data piutang pelanggan biasa disebut dengan Laporan TUL IV-04. Laporan TUL IV-04 berisi penambahan pemasukan tagihan rekening listrik pelanggan setiap bulannya berupa omzet yang didapat tagihan BTS Reguler dan Multiguna, Legalisasi TNI/POLRI, tagihan BUMN, PEMDA, BPDSS, PT. POS, umum dan instansi vertikal yang dibandingkan pelunasan baik offline, online ataupun yang di notabukukan, pemindahbukuan ke unit lain dan perhitungan lainlain. Laporan ini dibuat oleh bagian pemasaran khususnya bagian Pelayanan Pelanggan / TUL (Tata Usaha Langganan). Dahulu, bagian pelayanan pelanggan ini menggunakan cara manual dalam memproses data, yaitu dengan membuat laporan dengan merekap data pelanggan, baik dari pelanggan kecil hingga pelanggan besar yang tagihan rekening listriknya dijumlahkan menggunakan kalkulator. Setelah satu ranting telah dijumlahkan, seperti informasi tagihan listrik, e-procurement, rekrutmen pegawai PLN, website unit-unit PLN lainnya, dan

maka akan mengerjakan rekap piutang pelanggan ranting lainnya. Setelah selesai semua ranting-ranting, maka akan digabungkan menjadi satu laporan, misalnya Laporan Piutang Pelanggan PPJ, Laporan Piutang Pelanggan Materai, dan laporan tersebut digabungkan lagi menjadi Laporan Piutang Pelanggan (Gabungan). Namun sekarang, PT. PLN (Persero) Wilayah S2JB khusnya Cabang Lahat menggunakan suatu Sistem Informasi untuk pembukuan langganan khususnya pengolahan piutang pelanggan yaitu SIP3 (Sistem Informasi Pengolahan Piutang Pelanggan). Sistem Informasi ini menggunakan aplikasi Microsoft Excel khususnya Microsoft Excel 2003, dan bisa menggunakan Microsoft Excel 2003 ke atas, seperti Microsoft Excel 2007 dan 2010. Jika dibandingkan antara pengolahan piutang pelanggan saat ini tentu sangat berbeda dengan pengolahan piutang pelanggan tempo dulu. Mulai dari waktu yang dikerjakan akan lebih singkat terutama dalam me-revisi laporan dan tingkat kesalahan lebih kecil serta mempersingkat waktu dalam pengecekan ulang hasil data piutang pelanggan. Namun kekurangan dari aplikasi ini adalah adalah sebagai berikut:
1. Sering terjadi heng pada saat peng-input-an data, dimana

rumus yang seharusnya langsung berubah sesuai data, tetapi rumus tersebut tidak menunjukkan perubahan atau tetap kosong. Hal itu harus melakukan refresh tersebut.
2. Antara laporan satu dengan laporan lain yang seharusnya

dahulu

agar dapat memperlihatkan hasil baru pada rumus

saling berkaitan satu sama lain (mempunya link satu sama lain), terkadang tidak bisa langsung di-update pada laporan terakhir, yaitu laporan piutang pelanggan (gabungan).

Namun aplikasi ini hanyalah sarana dalam mempermudah staff atau pegawai PT. PLN (Persero) dalam membuat Laporan Piutang Pelanggan atau Laporan TUL IV-04. Yang akan Saya bahas kali ini adalah Laporan TUL IV-04 beserta isinya. Maka berdasarkan hal dan data-data tersebut, Saya mengambil judul: PENGOLAHAN PIUTANG PELANGGAN PT. PLN (PERSERO) WS2JB CABANG LAHAT MENGGUNAKAN MICROSOFT EXCEL

1.2 Perumusan Masalah Saya merumuskan masalah yang akan Saya bahas pada makalah ini, yaitu sebagai berikut: 1. Darimana data tersebut berasal? 2. Apa saja yang diolah pada data tersebut? 3. Apa saja yang terdapat pada laporan piutang pelanggan? 1.3 Pembatasan Masalah Dari perumusan masalah diatas, Saya membatasi permasalahan hanya pada pembuatan Laporan Piutang Pelanggan atau Laporan TUL IV-04. Dimana Laporan ini dibuat menggunakan software dari perusahaan Microsoft, yaitu Microsoft Excel 2003. 1.4 Tujuan Adapun tujuan dari makalah ini adalah sebagai berikut: 1. Agar dapat mengetahui darimana saja data-data pengolahan piutang pelanggan berasal. 2. Agar dapat mengetahui data-data apa saja yang diolah pada Laporan Piutang Pelanggan. 3. Agar dapat mengetahui isi-isi dari Laporan Piutang Pelanggan. 1.5 Manfaat Pembuatan menambah makalah ini memiliki manfaat yang dapat bagian atau wawasan bagi semua pihak khususnya

Pelayanan Pelanggan yang melakukan pengolahan data piutang pelanggan, membuat pembukuan langganan (TUL IV) Laporan Piutang Pelanggan / TUL IV-04 dan umumnya dapat menjadi bahan ilmu pengetahuan sebagai acuan pembuatan laporan dibidang lain yang memerlukan TUL IV-04, seperti

Akuntansi dan sebagainya. Selain itu, manfaat bagi Saya yaitu dapat meningkatkan wawasan dan kemampuan Saya dalam bidang pengolahan piutang pelanggan. 1.6 Metodologi Penulisan Makalah disusun menggunakan metodologi penulisan sebagai berikut: 1. Metode Observasi Saya melakukan pengamatan dan pencatatan terhadap proses pembuatan laporan piutang pelanggan yang Saya lakukan dibawah bimbingan Supervisor Pelayanan. 2. Metode Konsultasi Dengan metode ini, Saya mengadakan konsultasi kepada Supervisor Pelayanan Pelanggan, serta staff bagian Akuntansi yang memiliki pengetehuan dan wawasan terhadap permasalahan serta dapat memberikan masukan dan pendapat yang berguna. 1.7 Sistematika Pembahasan Agar lebih sistematis dan mudah dimengerti dalam penulisan makalah ini, Saya membahas makalah ini menggunakan sistematika sebagai berikut: BAB I PENDAHULUAN Pada bab ini, Saya mencoba menguraikan mengenai latar belakang makalah pemilihan ini, judul, perumusan penulisan masalah makalah dan serta pembatasan masalah, tujuan dan manfaat dibuatnya metodologi sistematika penulisan makalah. BAB II PEMBAHASAN Bab ini menjelaskan mengenai garis besar PT. PLN (Persero) Wilayah S2JB Cabang Lahat khususnya dibagian

Pelayan BAB III

Pelanggan

dan

pembuatan

Laporan

Piutang

Pelanggan PENUTUP Bab terakhir ini, Saya memberikan kesimpulan berdasarkan pada bab-bab sebelumnya dan Saya mencoba memberikan saran sehubungan dengan permasalahan yang timbul. LAMPIRAN Laporan Kegiatan Bulanan Siswa OJT D1 Bulan Maret 2010.

BAB II PEMBAHASAN
2.1 GARIS BESAR PT. PLN CABANG LAHAT BAGIAN PELAYANAN PELANGGAN (PERSERO) WS2JB

PT. PLN (Persero) Wilayah Sumatera Selatan Cabang Lahat memiliki bagian Pelayanan Pelanggan. Pelayanan Pelanggan dikepalai oleh Supervisor Pelayanan Pelanggan. Atasan Supervisor Pelayanan Pelanggan adalah Asisten Manajer Pemasaran dan diatasnya lagi adalah Manajer Cabang. Adapun strukturnya adalah sebagai berikut:

PT. PLN (Persero) Wilayah Sumatera Selatan Cabang Lahat memiliki 11 Unit dibawahnya, yaitu 1 Rayon dan 10 Ranting. Nama-nama 11 unit tersebut adalah sebagai berikut: 1. Rayon Lembayung 2. Ranting Muara Enim 3. Ranting Linggau 4. Ranting Pagar Alam 5. Ranting Prabumulih 6. Ranting Batu Raja Bagian Pelayanan Pelanggan adalah bagian yang mempunyai tugas-tugas sebagai berikut: 1. Membuat Laporan Piutang Pelanggan (TUL IV-04) 2. Membuat Laporan BP-UJL 3. Membuat Laporan Mutasi UJL 4. Membuat Laporan Piutang Ragu-ragu 5. Rekapitulasi kWh jual daya 450 VA Mengenai kewajiban membuat laporan Piutang Pelanggan atau laporan TUL IV-04. Bukan hanya menyatukan tetapi atau juga menggabungkan laporan-laporan rayon/ranting, Lubuk 7. Ranting Martapura 8. Ranting Muara Dua 9. Ranting Muara Beliti 10. Ranting Pendopo 11. Ranting Tebing Tinggi

melakukan pengecekan dan atau perbaikan dari laporan TUL IV-04 yang diberikan dari rayon/ranting. Setelah penginputan data piutang pelanggan, laporan tersebut harus di rekon atau dicek ulang oleh bagian Akuntansi mengenai omzet, penambahan dan pengurangan serta saldo pada laporan tersebut. Saldo laporan tersebut harus sama dengan Akuntansi agar nilainya sama, dan laporan TUL IV-04 akan dikirimkan ke PLN Wilayah dan akan dikirimkan lagi ke PLN Pusat. 2.2 PEMBUATAN TUL IV-04

Tata Usaha Langganan (TUL) memiliki 6 Fungsi, yaitu: Fungsi I Fungsi II : Pelayanan Pelanggan : Pembacaan Meter

Fungsi III : Pencetakan / Proses Rekening Fungsi IV : Pembukuan Langganan Fungsi V Fungsi beberapa : Penagihan IV (Pembukuan Langganan) lagi juga yaitu, memiliki seperti Fungsi VI : Kontrol Piutang TUL pembagian fungsi-fungsi

pemberitahuan pelaksanaan pemutusan sementara (TUL IV-01), pemberitahuan pemutusan bongkar rampung sambungan tenaga listrik (TUL IV-03), Piutang Ragu-ragu (TUL IV-06) dan yang kita bahas, yaitu piutang pelanggan (TUL IV-04). Piutang Pelanggan adalah pendapatan atas penjualan tenaga listrik yang belum dilunasi oleh pelanggan. Pendapatan atas penjualan tenaga listrik adalah data yang didapat dari proses pencetakan rekening pelanggan maupun maupun tagihan penjualan tenaga listrik non-pelanggan, seperti BTS multiguna dan pesta. Dimana data tersebut dibuat menjadi sebuah laporan penjualan listrik TUL IV-04 bagian pelayanan pelanggan untuk dilaporkan ke Wilayah. Saat ini, dalam pengolahan piutang pelanggan PT. PLN (Persero) teknologi menggunakan informasi agar sebuah dapat sistem informasi berbasis dan mempersingkat waktu

meminimalisir tingkat kesalahan dalam pembuatan laporan TUL IV-04. Dimana sistem informasi ini disebut SIP3 atau Sistem Informasi Pengolahan Piutang Pelanggan. SIP3 ini menggunakan aplikasi Microsoft Excel, dimana satu file Microsoft Excel yang telah diberikan rumus yang secara otomatis mengolah data

piutang pelanggan saling berhubungan dengan file yang lain dan selalu ter-update antar file apabila ada data yang diperbaharui. TUL IV-04 PT. PLN (Persero) WS2JB Cabang Lahat dalam aplikasi SIP3 adalah sebuah folder bernama 404 [bulan_laporan] [tahun_laporan] contoh untuk membuat TUL IV-04 bulan Februari 2010, folder yang lama (bulan Januari 2010 atau sebelumnya) dicopy lalu diberi nama 404 Februari 2010. Folder tersebut berisi file-file Microsoft Excel yang dibuat sesuai kebutuhan laporan TUL IV-04, sehingga menjadi laporan gabungan yang terakhir, yaitu Laporan Piutang Pelanggan. Dimana pada folder tersebut berisi file-file, sebagai berikut:
1.

Lap. Piutang Pelanggan (gabungan) Lap. Piutang Pelanggan Tag. Susulan Rekening Lap. Piutang Pelanggan UJL Angsuran

2. Lap. Piutang Pelanggan Listrik 3.

4. Lap. Piutang Pelanggan Tag. Susulan P2TL 5.

6. Lap. Piutang Pelanggan Materai 7. Lap. Piutang Pelanggan PPJ 8. Lap. Piutang Pelanggan PPN 9. Lap. Piutang Pelanggan Pemakaian Sewa Trafo, Kapasitor 10. Lap. Piutang Pelanggan Biaya Keterlambatan 11. Lap. Piutang Pelanggan BP Angsuran

12. Lap. Piutang pelangganujl angsuran 13. Lap. Piutang pelanggan invoice Laporan-laporan diatas masing-masing memiliki laporan untuk 11 unit rayon/ranting dibawah PT. PLN (Persero) WS2JB Cabang Lahat yang harus dicek dan atau diperbaiki satu persatu lalu menggabungkan laporan dari 11 unit rayon/ranting tersebut menjadi satu laporan gabungan atau biasa disebut laporan cabang lahat (gabungan). Dan beberapa dari laporan tersebut akan

digabungkan lagi menjadi Laporan Piutang Pelanggan, dimana isinya juga 11 unit rayon/ranting yang telah digabungkan dan 1 buah laporan gabungan dari laporan piutang pelanggan 11 unit tersebut. Dengan SIP3, setiap laporan diatas yang masing-masing memiliki file-file Microsoft Excel yang berisi data penjualan tenaga listrik rayon/ranting, dimana pada saat peng-input-an data piutang pelanggan rumus-rumus pada file melakukan eksekusi sendiri, seperti penjumlahan menggunakan SUM penjumlahan menggunakan plus (+), pengurangan (-). Lalu file rayon/ranting tersebut digabungkan menjadi 1 buah laporan gabungan, yaitu laporan yang sudah secara otomatis menggabungkan data-data laporan antar rayon/ranting dan biasanya disebut laporan gabungan cabang lahat, misalnya laporan piutang pelanggan listrik menjadi laporan piutang pelanggan listrik cabang lahat atau laporan piutang pelanggan materai cabang lahat, laporan piutang pelanggan biaya keterlambatan cabang lahat. Dan beberapa dari laporan tersebut akan digabungkan (dijumlahkan) secara otomatis dengan menggunakan rumus pada Microsoft Excel sehingga menjadi Laporan Piutang Pelanggan, yaitu point no.1 dan pada laporan ini terdapat juga terdapat laporan gabungan. Adapun laporan-laporan yang digabungkan menjadi Laporan Piutang Pelanggan adalah sebagai berikut: 1. Lap. Piutang Pelanggan Listrik 2. Lap. Piutang Pelanggan Tagihan Susulan Rekening 3. Lap. Piutang Pelanggan Materai 4. Lap. Piutang Pelanggan PPJ 5. Lap. Piutang Pelanggan PPN 6. Lap. Piutang Pelanggan Biaya Keterlambatan

10

Adapun isi yang terdapat pada laporan TUL IV-04, yaitu sebagai berikut:
A. Uraian dari Laporan TUL IV-04, yaitu:

1. Saldo Awal Saldo awal terdiri dari rekening berjalan dan rekening tunggakan, dimana saldo awal ini didapat dari saldo akhir bulan lalu. 2. Pengurangan Bagian ini berisi mengenai uraian pelunasan, seperti pelunasan offline, online, dan dengan nota buku, uraian pembatalan piutang, dipindahkan ke piutang ragu-ragu, dipindahkan bukukan ke unit lain, dan diperhitungkan berdasarkan penyesuaian kode golongan, pembayaran dimuka, beban kantor, selisih opname rekening, koreksi pelunasan, dan UMTL 3. Penambahan Bagian ini berisi pencatekan rekening (omzet), rekening perbaikan, rekening susulan, pemindah bukuan dari unit lain, dan diperhitungkan berdasarkan penyesuaian kode 4. Saldo Akhir Saldo akhir terdiri dari, rekening baru, rekening berjalan dan rekening tunggakan, didapat dari penjumlahan antara 5. Prosentase Adalah Persentase dari saldo akhir terhadap omzet. B. Lembar dan Rupiah Rekening Pelanggan, yang terdiri dari: 1. 10-60 2. 10-61 3. 10-62 4. 10-63
5. 10-64

: Umum : TNI/POLRI : Instansi Vertikal : Pemerintah Daerah : BUMN

11

6. Jumlah

: Total dari Lembar dan Rupiah dari 10-60

sampai 10-64 Berikut adalah format uraian dari TUL IV-04 I. SALDO AWAL a. Rekening berjalan b. Rekening tunggakan II. PENGURANGAN a. Pelunasan 1. Konvensional (off line) 1.1 Rekening baru 1.2 Rekening berjalan 1.3 Rekening Tunggakan 2. On line 2.1 Rekening baru 2.2 Rekening berjalan 2.3 Rekening Tunggakan 3. Dengan nota buku 3.1 Rekening baru 3.2 Rekening berjalan 3.3 Rekening Tunggakan b. Pembatalan piutang 1. Karena perbaikan 2.1 Rekening baru 2.2 Rekening berjalan 2.3 Rekening Tunggakan 2. Karena pembatalan 2.1 Rekening baru 2.2 Rekening berjalan 2.3 Rekening Tunggakan c. Dipindahkan ke piutang ragu-ragu 1. Rekening baru 2. Rekening berjalan 3. Rekening tunggakan d. Pemindah bukuan ke unit lain

12

1. Rekening baru 2. Rekening berjalan 3. Rekening tunggakan e. Diperhitungkan 1. Penyesuain kode golongan 1.1 Rekening baru 1.2 Rekening berjalan 1.3 Rekening tunggakan 2. Pembayaran dimuka 2.1 Rekening baru 2.2 Rekening berjalan 2.3 Rekening tunggakan 3. Beban kantor 3.1 Rekening baru 3.2 Rekening berjalan 3.3 Rekening tunggakan 4. Selisih opname rekening 4.1 Rekening baru 4.2 Rekening berjalan 4.3 Rekening tunggakan 5. Koreksi pelunasan 5.1 Rekening baru 5.2 Rekening berjalan 5.3 Rekening tunggakan 6. UMTL 6.1 Rekening baru 6.2 Rekening berjalan 6.3 Rekening tunggakan

13

III.PENAMBAHAN a. Pencetakan rekening 1. Rekening baru 2. Rekening berjalan b. Rekening perbaikan 1. Rekening baru 2. Rekening berjalan 3. Rekening Tunggakan c. Rekening susulan 1. 2. 3. 1. 2. 3. Rekening baru Rekening berjalan Rekening Tunggakan Rekening baru Rekening berjalan Rekening Tunggakan

d. Pemindah bukuan dari unit lain

e. Diperhitungkan 1. Penyesuaian kode golongan 1.1 Rekening baru 1.2 Rekening berjalan 1.3 Rekening tunggakan 2. Koreksi pelunasan 2.1 Rekening baru 2.2 Rekening berjalan 2.3 Rekening tunggakan 3. Pemindahan dari piutang ragu-ragu 3.1 Rekening baru 3.2 Rekening berjalan 3.3 Rekening tunggakan 4. Selisih opname rekening 4.1 Rekening baru 4.2 Rekening berjalan 4.3 Rekening tunggakan

14

IV.SALDO AKHIR a. Rekening baru b. Rekening berjalan c. Rekening tunggakan V. PROSENTASE a. Saldo awal (1) terhadap saldo akhir tahun lalu b. Saldo akhir (4) terhadap saldo akhir tahun lalu c. Ratio piutang : saldo akhir (4) : (3a1+3a2) x 100% d. Umur piutang : saldo akhir (4) : (3a1+3a2) x 30 hari Tidak semua data tersebut ada pada laporan TUL IV-04 rayon/ranting, dikarenakan tidak semua rayon/ranting pelanggan yang sama. Misalnya tidak semua rayon/ranting mempunyai pelanggan BUMN, seperti PT. Bukit Asam adalah pelanggan PLN ranting Muara Enim, dan sebagainya. Setelah laporan piutang pelanggan dibuat di bagian Pelayanan Pelanggan, maka TUL IV-04 tersebut diserahkan ke bagian Akuntansi untuk mencocokkan saldo akhir, apabila masih ada yang berbeda maka aka nada revisi pada laporan tersebut dan harus dicari dimana kesalahannya. Jika tidak berarti laporan TUL IV-04 telah benar dan siap dilaporkan ke PLN Wilayah untuk diolah kembali agar dapat dilaporkan ke PLN Pusat.

15

BAB III PENUTUP


3.1 KESIMPULAN Dari pembuatan makalah pengolahan piutang pelanggan PT. PLN (Persero) Wilayah S2JB Cabang Lahat ini, maka Saya menyimpulkan bahwa: 1. Data piutang pelanggan yang didapat dari laporan TUL IV04 harus benar dan sama dengan pencetakan rekening tagihan penjualan listrik pelanggan atau omzet.
2. Laporan TUL IV-04 adalah laporan piutang pelanggan,

yaitu laporan yang berisi pendapatan PT. PLN (Persero) WS2JB Cabang Lahat atas penjualan tenaga listrik oleh 11 rayon/rantingnya. 3. Laporan TUL IV-04 saling berhubungan antar laporan satu dengan laporan lainnya, yaitu tergabung dalam laporan piutang pelanggan.
4. Laporan

TUL

IV-04

terdapat

13

macam

laporan,

diantaranya laporan piutang pelanggan, laporan piutang pelanggan listrik, laporan piutang pelanggan materai, laporan piutang PPN, pelanggan laporan PPJ, laporan pelanggan piutang biaya pelanggan piutang

keterlambatan. 5. Laporan TUL IV-04 memiliki saldo awal dari saldo akhir bulan sebelumnya dan memiliki saldo akhir untuk saldo awal bulan berikutnya. Sehinggan setiap bulannya, laporan TUL IV-04 akan saling terkait. 3.2 SARAN Adapun saran yang dapat Saya berikan, yaitu:
16

1. Diharapkan pada pembuat laporan TUL IV-04 mengetahui

dan memahami data piutang pelanggan dan isi laporan tersebut. 2. Diharapkan untuk aplikasi SIP3 dapat diperbaiki, Karena sudah terdapata heng atau error dalam pengolahan rumus didalamnya.

17