Manajemen Organisasi

ORGANISASI
A deliberate arrangement of people to accomplish some spesific purpose (Robbin & Coulter, 1999) Suatu pola dari cara-cara sejumlah orang yang saling berhubungan, bertemu muka secara intensif dan terikat dalam satu tugas yang Kompleks secara sadar menetapkan dan mencapai tujuan tertentu (Sherwood)

 As a patterned relationships among people who are engaged in mutually dependent activities with a specific obyective (Wexley & Yukl) Organizations are Open systems Sebagai suatu sistem proses Input-transformation-output cycle

Sebagai suatu sistem yang terbuka

Ada tujuan : formal dan explicit (bisa lebih dari satu) Ada pengaruh dari lingkungan (situasi ekonomi, politik, kultur dan perkembangan ilmu) juga kompetitor, kelompok konsumen dll. Terbuka terhadap lingkungan dan perubahan yang terjadi

Prinsip-prinsip Organisasi

Ada tujuan yang jelas Ada orang-orang di dalamnya Ada kesatuan arah Ada kesatuan perintah Ada keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab Ada struktur organisasi Ada pembagian tugas Ada koordinasi

Struktur Organisasi

Suatu sistem formal dari tugas-tugas dan relasi otoritas yang mengendalikan bagaimana setiap anggota organisasi mengkoordinasikan tingkah lakunya dan menggunakan sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi

Yang dikoordinasikan : Tingkah laku orang Sumber daya yang ada Struktur Organisasi Skema

Fungsi Struktur Organisasi

Mengontrol koordinasi dan membentuk tingkah laku anggota dan organisasi Berevolusi seiring dengan pertumbuhan dan perkembangan organisasi Memberi gambaran tentang pembagian tugas dan tanggung jawab

Fungsi Struktur Organisasi :

kapasitas organisasi untuk bereaksi secara cepat terhadap ancaman lingkungan dan memelihara efisiensi ratio ouptput dan input sangat tergantung dari struktur yang ada. Makin fleksibel dan dinamis makin mudah beradaptasi terhadap perubahan lingkungan

Dimensi-dimensi Struktur Organisasi

Vertical Differentiation Authority Hierarchy Span of Control Centralization of Authority Formalization Departementation

Vertical Differentiation
Dimensi yang menggambarkan adanya pembedaan fungsi dalam organisasi secara vertikal Ada atasan dan bawahan

Authority Hierarchy
Hierarkhi otoritas terjadi sebagai akibat dari adanya vertical differentiation Terdapat otoritas-otoritas yang dimiliki oleh orang2 tertentu yang menduduki jabatan manajerial yang terbentuk secara hierarkhi

Span of Control
Luasnya tingkat otoritas yang dimiliki oleh suatu unit dalam organisasi akan tergantung dari derajat atau banyaknya bawahan yang dapat dipimpin oleh seorang manajer

Span Of Control

Centralization of Authority

Pemusatan otoritas terjadi pada pucuk manajerial, namun hal tersebut tergantung dari jenis dan karakteristik organisasinya. Sentralisasi desentralisasi

Arah sentralisasi atau desentralisasi akan tergantung dari delegasi otoritas yang ada

Formalization
Menyangkut sejumlah aturan-aturan, prosedur baku yang digunakan oleh organisasi yang berbentuk tertulis serta dikomunikasikan secara formal kepada seluruh anggota organisasi Berfungsi mengatur dan mengontrol tingkah laku karyawan Biasanya organisasi yang sentralisasi otoritasnya tinggi, derajat formalisasinya juga tinggi

Departementation
Pengelompokkan posisi individu dan akitivitasnya ke dalam unit-unit terpisah yang ada dalam organisasi pada level pertama. Primary departementation : fungsinya produknya jenis konsumennya letak geografis Secondary departementation : pengelompokkan unit kerja pada level yang kedua. Dasarnya bisa sama dengan yang pertama bisa juga tidak

Bentuk-bentuk Organisasi

Organisasi Lini :

tertua dan paling sederhana hub lgs pimpinan dg bawahan hierarkhi vertikal Manfaat : bentuk sederhana ada pembag tgs dan wewenang jelas kesatuan perintah pengambilan keputusan cepat Kekurangan : tidak fleksibel ada peluang pemimpin otoriter ketergantungan tinggi thd seseorang

Organisasi lini dan staf :

ada kelompok struktural dan fungsional struktural melaksnakan tgs pokok opersional fungsional memberi saran Manfaat : pembagian tgs jelas keputusan dipertmbngkan scr matang pengembangan spesialisasi ada tenaga ahli disiplin tgi krn sesuai keahlian Kekurangan : utk pelaksana perintah menjadi kabur saran dr fungsional blm tentu tepat pejabat lini sering menyepelekan saran staf tgs harus dirumuskan dengan jelas agar tidak kabur

 Organisasi fungsional :
pembagian tugas dan kegiatan atas dasar spesialisasi atau keahlian Manfaat : tdk menekankan pd hierarkhi struktural ttp lbh pd sifat dan fungsi tgs ada spesialisasi koordinasi dlm fungsi yg sama lbh mudah Kekurangan : tanggung jawab terbagi-bagi atasan banyak sulit berkoordinasi pertukaran tugas sulit

 Organisasi Matriks
pengelompokkan unit kerja pada level kesatu dengan menggunakan 2 dasar pd saat yg sama Manfaat : proses kerja lebih cepat mekanisme pengambilan keptsn cepat tdk perlu banyak melibatkan orang Kekurangan : kontrol sering terabaikan bawahan bingung krn atasan banyak membutuhkan koordinasi yg tinggi

Organisasi Komite / Kepanitiaan

Suatu badan yang terdiri dari sekumpulan orang yang diberi tugas dan kekuasaan tertentu untuk mengerjakan suatu aktivitas atau pekerjaan tertentu pula. Sifatnya tdk menetap, tergtg kebutuhan. Bila sdh selesai akan dibubarkan

Organisasi Tradisional
Stabil Tidak fleksibel Fokus pd tugas Penjabaran pd jab Orient ind-al Tgs permmanen Orient pd aturan Tek kerja homogen Jam kerja tetap Hub hierarkhis Pengambil keputusan manajer Bekerja dg fasilitas terbatas

Organisasi Modern
Dinamis Fleksibel Fokus pd keahlian Orient team Sifat tgs temporer Anggota terlibat Tek kerja variatif Jam kerja fleksibel Relasi lateral dan bersifat networking Bekerja kapan saja, dimana saja Karyawan terlibat dlm pengambilan kptsn

Manajemen

Pengaturan kegiatan organisasi dalam memanfaatkan sumber daya yang tersedia secara optimal agar tujuan organisasi dapat dicapai secara efektif dan efisien Usaha memelihara kerjasama sekelompok orang dalam suatu kesatuan dan usaha memanfaatkan sumber daya lainnya untuk mencapai tujuan Proses kegiatan yang meliputi merencanakan, mengorganisasikan, menggerakkan sumber daya yang ada dalam organisasi serta melakukan pengawasannya agar sesuai dengan tujuan

Proses Manajemen
What apa yang akan dicapai apa yang akan dikerjakan How : cara mencapainya cara pengaturannya When : waktu pencapaiannya Who : yang akan mengerjakan yang mengaturnya Where : pada unit/ bagian mana :

WHAT
MENCAKUP TUJUAN ORGANISASI YANG AKAN DICAPAI (JANGKA PENDEK DAN JANGKA PANJANG) JENIS PRODUK YANG AKAN DIHASILKAN (BARANG, JASA

HOW
CARA

KERJA DAN MEKANISME KERJANYA BAGAIMANA PEMBAGIAN TUGAS YANG ADA KETERKAITAN TUGAS SATU DENGAN YANG LAIN

WHEN

BATASAN WAKTU YANG DIJADIKAN PEDOMAN : - MANA YANG HARUS DICAPAI DALAM WAKTU JANGKA
PENDEK - MANA YANG HARUS DICAPAI DALAM WAKTU JANGKA PANJANG

FLEKSIBILITAS PENCAPAIAN : - STANDARDISASI

- LENTUR

WHO
PIHAK-PIHAK YANG TERLIBAT ATASAN MENGATUR DAN MENGARAHKAN BAWAHAN MELAKSANAKAN SESUAI DENGAN ARAHAN ATASAN KEDUA BELAH PIHAK BEKERJA SESUAI DENGAN MEKANISME KERJA YANG TELAH DIATUR

WHERE

PROSES-PROSES KERJA YANG DIATUR DILAKUKAN PADA BAGIAN ATAU UNIT KERJA YANG MANA :
SELURUH UNIT TERKAIT HANYA SEBAGIAN SAJA HANYA DI SATU UNIT TERTENTU SAJA

Sifat Manajemen
Dinamik

: mengikuti perubahan tidak stagnant mengkaitkan berbagai aspek suatu kesatuan : tdk berjalan sendiri-sendiri mengarah pada tujuan yang sama

Merupakan

SYARAT-SYARAT MANAJEMEN
Ada

sarana dan prasarana atau sumber daya yang tersedia : man machine material method money market

 Ada

kekuasaan : digunakan untuk mengatur dan mengkoordinasikan kekuasaan : legitimate power coercive power reward power expert power reference power information power

Sumber

Proses proses Manajemen

Planning : berkaitan dengan fungsi merencanakan Organizing : berkaitan dengan fungsi mengatur dan mengorganisasikan Actuating/directing/staffing/leading : berkaitan dengan melaksanakan dan mengarahkan Controlling/supervising : berkaitan dengan fungsi mengawasi dan mengendalikan

 Manajemen

Proses Orang

Manajer Manajer

: orang yang mengatur jalannya proses manajemen manajemen yang ada : First line manajemen Middle manajemen Top manajemen

Tingkatan

Peran manajer mencakup

Interpersonal role Informational role Descisional role

Persyaratan Manajer
Ketrampilan (Skill) Kekuasaan (Power)

Ketrampilan manajemen mencakup

Technical skill Human Relation skill Conseptual skill

Sumber Power
Expert power Reference power Legitimate power Reward power Coersive power

First Line Manajemen

Tingkatan manajemen yang paling bawah Disebut lower manajer Membawahi pelaksana atau pekerja operasional Fungsi tugasnya masih bersifat rutin, harian Kemampuan teknis pekerjaan masih diperlukan

banyak, selain power. Tidak banyak membuat kebijakan atau perubahan sistem Contoh : mandor, supervisor

Middle Manajemen

Tingkat manajemen di level tengah Disebut middle manajer (manajer madya) Membawahi beberapa manajer tingkat bawah Tugas masih rutin namun mencakup pula penyelesaian masalah kerja yang sifatnya agak kompleks namun tidak strategis Diperlukan power lebih besar dibanding kemampuan teknis pekerjaan Membuat keputusan namun masih dalam skala yang rutin dan dalam koridor perencanaan makro yang telah ditetapkan Menjadi mediator antara manajer puncak dan level manajer bawah

 Perannya

mengarah pada informational, descisional dan interpersonal Kesulitan yang sering dihadapi dalam fungsi sebagai mediator dan sifat bawahan yang dihadapi sudah lebih berkembang dibanding pelaksana Contoh : kepala bagian, kepala divisi, kepala unit

Top Manajemen
Merupakan tingkatan manajemen

yang paling tinggi Menentukan arah organisasi sehingga harus selalu berpikir secara strategis Pembuat keputusan akhir yang bersifat strategis Membawahi kepala bagian, kepala divisi Lebih menggunakan kemampuan konseptual dan human relasi

Hanya beberapa orang saja yang berperan sebagai manajemen puncak Bertanggung jawab atas jalannya keseluruhan organisasi Memiliki kemampuan dan keahlian manajemen yang tinggi Fungsi control sangat tinggi dengan menggunakan metoda dan teknik yang tepat karena yang dihadapi adalah bawahan yang capable Interelasi tidak hanya ke dalam namun lebih berorientasi ke luar

PENDEKATAN PENDEKATAN DALAM STUDI MANAJEMEN

Scientific Manajemen
FREDERICK W. TAYLOR
1. Fokus :
Efisiensi produksi melalui : meningkatkan keuntungan biaya rendah peningkatan upah kerja Produktifitas merupakan problem manajemen dan pelaksana karena produktivitas merupakan jawaban utama dari peningkatan keuntungan dan upah kerja

2. Prinsip-prinsip :
Menggantikan cara coba-coba dengan ilmu pengetahuan (teknik dan metoda yang ilmiah) Menciptakan harmonisasi dalam kelompok dengan koordinasi yang baik Menciptakan kerjasama antar individu Bekerja untuk maksimum dengan memilih pekerja yang sesuai spesifikasi jabatan dan mengutamakan spesialisasi Mengembangkan keakhlian pekerja sesuai dengan kapasitasnya. Memandang organisasi bersifat mekanistik, dengan ciri : tugas-tugas disederhanakan aturan dan prosedur kerja jelas hierarkhi tugas sesuai dengan sentralisasi mementingkan keahlian

3. Asumsi tentang organisasi dan manusia :

Manusia sebagai unsur organisasi adalah mahluk rasional ekonomis Metode kerja yang baik adalah yang sederhana dan bersifat repetitif dan akan sangat efisien dalam hal waktu dan gerakan tubuh Tujuan organisasi diketahui semua orang (anggota organisasi) Sumber daya yang diperlukan mudah didapat

GENERAL ADMINISTRATIVE
Henry Fayol
(Pendekatan yang digunakan masih sama dengan F.W. Taylor)
1.

Fokus :
melihat organisasi sbg sesuatu keseluruhan dan bagaimana membuatnya lebih efektif

2.

Dibutuhkan kualitas manajer yang meliputi :

fisik, mental, moral, pendidikan, teknis pekerjaan dan pengalaman

3. Prinsip umum manajemen :

Pembagian tugas Kekuasaan dan tanggung jawab Disiplin Unity of command Unity of direction Subordination of individual Remuner ation Sentralisa si Sca lar chain Order Equity Stability of tenure Inisiate Esprit dcorps

HUMAN RELATION
Elton Mayo
1. 2. Fokus : pentingnya interaksi sosial Prinsip-prinsip : a. Praktek manajemen sbg pola hubungan atasan bawahan :
- efisiensi kerja tergantung dari pola hubungan atasan bawahan. - atasan harus memperhatikan faktor psikologis bawahan. - komunikasi dalam organisasi menjadi sangat penting. - perilaku manajemen mempengaruhi produktivitas bawahan.

b. Manusia adalah mahluk sosial, dengan ciri-ciri : - stimulus upah tidak selalu meningkatkan produktivitas - penerimaan scr psikologis dari teman kerja lebih penting dibanding stimulasi yang bersifat ekonomis. - tdk suka bersaing dan lebih mementingkan kerjsama

c. Kelompok informal dalam organisasi berfungsi sebagai lingkungan sosial yang besar peranannya dan memiliki norma sendiri. d. Tujuan individu memasuki organisasi bisa berbeda dengan tujuan organisasi, manajer harus mengarahkan agar tujuan individu menunjang pencapaian tujuan organisasi.

3.Fungsi Manajer dalam Organisasi

(menurut pendekatan ini)
a. Memelihara komunikasi dalam organisasi b. Menjamin kontribusi individu terhadap organisasi agar tetap loyal, bertanggung jawab dan capable c. Formulasi dan definisi tujuan dalam bentuk pelaksanaan fungsi manajemen d. Titik berat kegiatan organisasi adalah : kerjasama merupakan proses yang bersifat kreatif.

Operational Research
1.

Fokus : pendekatan yang bersifat kuantitatif, dasar pemikiran bersifat matematis dalam hal optimasi pemanfaatan sumber daya organisasi

2. Lingkup manajemen : - optimasi input out put - pemodelan secara matematis terhadap masalah manajemen yang muncul 3. Keterbatasan : hanya dapat dipetakan pada masalahmasalah produksi, jumlah pegawai dan keuangan

PENDEKATAN SISTEM
1.

Fokus :

memandang organisasi sebagai sistem Sistem adalah sesuatu yang terbangun dari sekumpulan elemen atau unsur yang aktivitasnya terkoordinasi dalam upaya mencapai tujuan.

2.

Prinsip-prinsip :
dalam organisasi harus ada elemen2 (subsistem) : pembagian tugas insentif kekuasaan pengambilan keputusan dll (tergantung kebutuhan)

3. Fungsi manajer :
o

mengendalikan subsistem agar sistem berjalan dengan baik. mengantisipasi perubahan lingkungan agar sistem organisasi berjalan dengan stabil.

PENDEKATAN KONTINGENSI
Joan Woodward
Pendekatan ini disebut juga sebagai pendekatan situasional 1. Dasar pertimbangan : Pemecahan masalah yang efektif pada ssuatu situasi belum tentu tepat digunakan pada situasi yang berbeda Faktor situasi akan berpengaruh terhadap timbulnya masalah Kecermatan memandang suatu situasi menjadi sangat penting, khususnya situasi industri akan tergantung pada : TEKNOLOGI LINGKUNGAN PEMROSESAN INFORMASI. 2. Sifat organisasi adalah organis, dengan ciri : Dinamis Adaptif terhadap lingkungan