Bab 6

ASAS-ASAS PERANCANGAN

Definisi perancangan
Proses menentukan sistem pengurusan akan mencapai objektif organisasi. Tujuan: membantu organisasi mencapai objektif dan bertindak balas terhadap perubahan dalam persekitaran yg bakal wujud.

Definisi Perancangan (Certo 1997)

Proses menentukan bagaimana sistem pengurusan akan mencapai objektifnya

Prentice Hall, 2000

Chapter 6

Tujuan Perancangan
C.W. Roney menyatakan bahawa perancangan mempunyai dua tujuan utama, iaitu untuk meminimumkan risiko ekoran daripada ketidaktentuan yang wujud di dalam persekitaran perniagaan (akibat daripada tindakan pengurusan yang proaktif), dan yang kedua adalah untuk meningkatkan tahap kejayaan organisasi (affirmativie).

Prentice Hall, 2000

Chapter 6

Kebaikan perancangan
Berorientasikan masa depan (Future oriented) Memperkukuhkan pengkoordinasian keputusan Menentukan objektif organisasi dpt dicapai.

Proses perancangan
Tentukan objektif

Senaraikan alternatif

Bina premis / andaian

pilih alternatif

Bentuk rancanagn

tindakan

3.1 LANGKAH-LANGKAH DALAM DALAM PERANCANGAN

Proses perancangan terbahagi kepada enam langkah iaitu:
(a) Menentukan Objektif Organisasi Contohnya, sebuah syarikat elektronik, mempunyai objektif untuk memperluaskan pasaran produknya di Asia Tenggara.

Prentice Hall, 2000

Chapter 6

3.1 LANGKAH-LANGKAH DALAM DALAM PERANCANGAN

(b)
Senaraikan Alternatif Pengurus perlu menyenaraikan alternativealternatif lokasi pasaran, pembangunan produk, kaedah promosi dan penentuan harga barang. Membina Premis atau Andaian Pengurus perlu menyenaraikan semua premis yang digunakan sebagai asas bagi setiap alternative yang difikirkan. Memilih Alternatif Terbaik Proses pengguguran alternative yang tidak bersesuaian ini menentukan alternative terbaik yang boleh digunakan untuk mencapai objektif
Chapter 6

(c)

(d)

Prentice Hall, 2000

3.1 LANGKAH-LANGKAH DALAM DALAM PERANCANGAN

(e) Membentuk Rancangan Selepas alternative terbaik ialah dipilih, pengurus mula membentuk perancangan strategic (jangka panjang) dan taktikal (jangka Pendek).(Penerangan mengenai perancangan strategic dan taktikal akan dibincangkan dalam bab seterusnya). Menjadikan Rancangan Sebagai Tindakan Apabila perancangan untuk jangka masa panjang dan pendek dibentuk, ia akan dilaksanakan.
Chapter 6

(f)

Prentice Hall, 2000

Subsistem perancangan
Satu sistem dalam organisasi yang diwujudkan sebagai sebahagian daripada proses sistem pengurusan keseluruhan Perancangan sebagai satu bahagian yg terasing dsripada sistem keseluruhan organisasi dan ia mempunyai elemen-elemen yg tersendiri.

 Prentice Hall, 2000

Chapter 6

Subsistem perancangan
Tujuan diwujudkan sistem ini adalah untuk (i) Meningkatkan keberkesanan sistem pengurusan keseluruhannya melalui peancangan yang lebih efektif. (ii) Membantu pengurus mengenal pasti aktiviti dalam sistem keseluruhan (iii) Memimpin dan mengarah aktiviti tersebut.
Prentice Hall, 2000 Chapter 6

Perancangan & CEO/ pengurus

Peranan pengurus: buat perancangan
Tentukan hala tuju organisasi Kesesuaian hala tuju

Perlu bantuan pembantu perancang

Memaksimumkan keberkesanan proses perancangan Sokongan pengurusan atasan Kecekapan dan keberkesanan organisasi perancangan Organisasi perancangan perlu mempunyai tiga ciri dalaman (built in characteristics) iaitu;
(i) Perlu direka bentuk untuk menggunakan sistem pengurusan yang telah wujud dalam organisasi. (ii) Perlu cukup kompleks untuk memastikan usaha daripada ahli-ahli yang membuat perancangan dikoordinasikan seberapa ringkas yang mungkin.

Memaksimumkan keberkesanan proses perancangan

(iii) Perancangan perlulah fleksibel dan mampu bertindak balas dengan perubahan-perubahan dalam persekitaran.

Perancangan yang memfokuskan kpd perlaksanaan Penglibatan individu yang bersesuaian

Prentice Hall, 2000

Chapter 6

Bab 7

MEMBUAT KEPUTUSAN

Definisi

Keputusan : Pilihan yang dibuat antara alternatif yang ada Proses Pembuatan Keputusan : Proses membuat pilihan alternatif terbaik untuk mencapai sesuatu objektif 2. JENIS-JENIS KEPUTUSAN Keputusan Berprogram : berulang dan rutin -ikut prosedur/garis panduan sedia ada CTH: pendaftaran kursus setiap semester Keputusan Tidak Berprogram : berlaku secara tidak rutin, dan keadaan yang tidak biasa (one shot- tidak berstruktur) CTH: hendak melabur dalam syarikat baru tersenarai di BSKL

TANGGUNGJAWAB MEMBUAT KEPUTUSAN DALAM ORGANISASI

Keputusan merupakan proses berterusan; Dapatkan bantuan / pandangan pengurus lain atau pekerja
Pelbagai keputusan perlu dibuat maka beberapa asas perlu dibentuk berdasarkan dua faktor iaitu skop keputusan yang hendak dibuat dan tahap/peringkat pengurusan yang terlibat dalam membuat sesuatu keputusan.

Skop keputusan: peratus bahagian yg menerima kesan daripada keputusan Siapa yg buat keputusan?/peringkat pengurusan?

TANGGUNGJAWAB MEMBUAT KEPUTUSAN DALAM ORGANISASI

Konsensus : Persetujuan bersama oleh individu-individu terlibat dalam membuat keputusan setelah melalui suatu proses perbincangan
Kekurangan kemahiran teknikal dan hubungan interpersonal yang lemah menyebabkan wujudnya halangan untuk mencapai sesuatu consensus.

Prentice Hall, 2000

Chapter 6

a. Pembuat Keputusan

SKOP Keputusan Yang Lemah Oleh Certo 1997

Pembuat Keputusan : yang lemah i). reseptif : bergantung kepada cadangan ahli lain dalam organisasi ii). Eksploitasi : Percaya sumber bagi kebaikan adalah dari luar & bersedia curi idea orang lain iii). Halangan (hoarding) : Tidak suka mendapatkan bantuan orang lain & percaya kepada diri sendiri, apa yang penting ialah kekalkan kedudukan & kepentingan iv). Pemasaran : Keputusan yang akan meningkatkan diri mereka &sedar apa yang orang lain fikirkan tentang keputusan yang dibuat olehnya.

2. Pembuat keputusan yang baik :

Penekanan ke arah realisasi potensi & kepentingan organisasi serta diri sendiri. Gunakan bakat & kebijaksanaan yang ada untuk membuat keputusan. Reaksi yang berkesan terhadap situasi keputusan : Kepentingan; Kreadibiliti; Keperluan yang mendesak

b). Matlamat Yang Dikehendaki : Matlamat sasaran = objektif organisasi c). Alternatif Yang Relevan : Alternatif yang berkemungkinan akan menyelesaikan masalah d). Susunan Alternatif : Ranking yang paling relevan, diikuti yang kurang relevan e). Pilih alternatif-alternatif : Alternatif yang maksimum dari segi pulangan jangka panjang

PROSES MEMBUAT KEPUTUSAN

Prentice Hall, 2000

Chapter 6

a). Langkah Pertama : Kenalpasti masalah & peluang : Diagnosis : Menganalisa punca penyebab Masalah : Kesukaran yang menghalang pencapaian matlamat Peluang : Situasi yang menunjukkan peluangpeluang untuk melepasi matlamat yang sedia ada b). Langkah Kedua : Memikirkan alternatif penyelesaian : Untuk keputusan berprogram : alternatif mudah & ketara Untuk keputusan tidak berprogram : alternatif yang lebih kreatif & inovatif lebih baik

c). Langkah Ketiga : pilih alternatif paling sesuai

Perlaksanaan yang berjaya : Hati-hati merancang; Sensitif terhadap mereka yang menerima kesan d). Langkah Keempat : Melaksanakan alternatif yg dipilih e) Langkah lima: dapatkan maklumbalas Tindakan susulan dan menilai hasil kepada keputusan Adakah penyelesaian beretika ? Adakah penyelesaian benar-benar berkesan ? Adakah penyelesaian dapat dilakukan ? * Dan sekiranya alternatif yang dpilih tidak berjaya : Beri lebih masa Tukar sepenuhnya Cuba alternatif lain Mulakan semula

Keputusan yang dibuat berdasarkan alternatif-alternatif yang ada kadang-kala tepat dan kadang-kalanya tidak tepat. Secara amnya, keputusan yang dibuat akan mengalami tiga situasi yang berbeza i). Situasi ketentuan yang sempurna : data yang lengkap ii). Situasi ketidaktentuan yang sempurna : data yang tidak jelas iii). Situasi berisiko : antara keduanya ;data hanya anggaran

Kebaikan & Keburukan Keputusan Berkumpulan

KEBAIKAN

KEBURUKAN

Alternatif keputusan yang banyak

Tidak timbul masalah kemudian hari Keputusan hak bersama, komitmen mendalam terhadap keputusan

Dilema group think

Masa lama diperlukan

Kos tinggi

Kumpulan & Pembuatan Keputusan :

Kurang cekap Saiz memberi kesan terhadap kualiti keputusan Terlalu yakin Pengukuran pengetahuan

Bila kumpulan digunakan dalam pembuatan keputusan ?

Apabila boleh meningkatkan kualiti Apabila boleh meningkatkan penerimaan

Teknik Membuat Keputusan Secara Berkumpulan

a). Percambahan fikiran (brainstorming) / kumpulan interaksi : interaksi satu sama lain sehingga capai satu keputusan yang terbaik; b). Kumpulan Nominal : Bincang + catat + undi c). Kumpulan Delphi : terpisah secara fizikaltidak bersemuka (isi borang soal selidik)

d). Pembuatan Keputusan Bantuan Komputer Sistem Chauffer Driven Sistem Group Driven

Pelajaran 8

PERANCANGAN STRATEGIK & PERANCANGAN TAKTIKAL

1.

Definisi

Pengurusan Strategik : Proses melibatkan pengurus dari semua bahagian dalam organisasi dalam membentuk pelaksanaan strategi dan matlamat strategik. Perancangan Strategik : Perancangan jangka panjang fokus kepada keseluruhan keuntungan organisasi; 3-5 tahun; dan tentu cara untuk capai matlamat Strategi : Rancangan tindakan berskala besar yang menetapkan arah tuju organisasi yang dibentuk untuk capai objektif jangka panjang;

Kepentingan Pengurusan Strategik & Perancangan Strategik Menyediakan Arah & Momentum Menggalakkan Idea Baru Bangunkan kelebihan Daya Saing Yang Berterusan

2. Pengurusan strategi -proses memastikan organisasi

ada

strategi yang sesuai -yang beri faedah kepada organisasi Analisis persekitaran, kenalpasti arah organisasi, pembentukan strategi, perlaksanaan strategi, kawalan strategi, maklumbalas

1. Analisis Persekitaran Umum Operasi dalaman

2. Tentukan Arah orgaz Misi objektif

3. Bentuk strategi

4. Laksana strategi

5. Kawalan strategi

MAKLUM BALAS

1.

Analisis Persekitaran

Prentice Hall, 2000

Chapter 6

1.

Analisis Persekitaran

Orgz - Sistem terbuka Pengurus perlu faham faktor persekitaran yg akan mempengaruhi operasi a. Persekitaran Umum : implikasi jgk pnjg
sosial- demografi- nilai sosial, politik- sistem pemerintahan-kempen-dasar, undang-undang akta alam sekitar, akta buruh&industri, teknologi

b. Persekitaran Operasi : implikasi lbh spesifik

pengguna, Pesaing-terlibat dlm perniagaan yg sama buruh, Pembekal penyedia sumber yg perlu isu antarabangsa

c. Persekitaran Dalaman :Kesan langsung/segera

Pemasaran,kewangan

2. Tentukan arah tuju organisasi

Arah tuju kenyataan umum ttg arah tuju orgz /sbb ditubuhkan
Misi Boeing 2 be the number 1 aerospace comp in the world & among the premier industrial concerns in terms of quality, profitabily & growth.

Objektif apa yg ingin dicapai

Mendapatkan semula 10% share pasaran yg dikuasai pesaing

3. Membentuk Strategi
-Alat bentuk strategi? a. Analisis Soalan Kritikal : visi & misi / tujuan & objektif organisasi, arah tuju, persekitaran geografi, b. Analisis SWOT : Strength (kekuatan), Weaknesses (kelemahan), Opportunities (peluang), Threat (ancaman) Tujuan SWOT: identify strategies that align, match a companys resources & capabilities. Strategies build on companys strengths, exploit opportunities, counter threats, correct weaknesses.

c. Analisis Portfolio Perniagaan : (matriks BCG) - membentuk strategi berdasarkan pertumbuhan pasaran sesuatu produk dan jumlah share pasaran yg dimiliki oleh organisasi Untung=labur, rugi=tarik diri

BCG Matrix
Relative Market Share Position
High 1.0 High +20 Medium .50 Low 0.0

Industry Sales Growth Rate

Stars II
Medium

Question Marks I

Cash Cows III

Low -20

Dogs IV

Strategic Planning

BCG Matrix

(i) Bintang (Star). SBU yang berada di kategori bintang mempunyai syer pasaran yang tinggi dan ia memerlukan sejumlah wang tunai yang banyak untuk menyokongpertumbuhannya yang pesat. Di samping itu bintangjuga membantu mendapatkan wang tunai bagi organisasi kerana ia mendapat sambutan daripada pengguna.
Prentice Hall, 2000 Chapter 6

BCG Matrix

(ii) Lembu Tunai (Cash Cow). SBU yang berada di kategori lembu tunai pula mempunyai syer pasaran yang tinggi di dalam industri yang mengalami pertumbuhan yang agak perlahan.
(iii) Tanda Soal (Question Mark). SBU yang berada di tanda soal mempunyai syer pasaran yang rendah tetapi di dalam industri yang sedang berkembang.
Prentice Hall, 2000 Chapter 6

BCG Matrix

(iv) Anjing (Dog). SBU yang berada di kedudukan anjingmempunyai syer pasaran yang rendah dan industri juga tidak berkembang

Prentice Hall, 2000

Chapter 6

STRATEGY FORMULATION

Boston Consulting Group (BCG)

BCG Matrix
Analyzes business opportunities according to growth rate and market share

STRATEGY FORMULATION

SWOT
SWOT Analysis
Identifies Organizations Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats

Core Competency
A special strength that gives an organization a competitive advantage

Analisis industri Poter

Kuasa utama menentukan tahap persaingan sengit dalam industri
Ancaman firma baru Tawar menawar pembekal Ancaman firma pengganti Persaingan firma sedia ada Tawar-menawar pembeli

STRATEGY FORMULATION

Porters Five Forces

 Prentice Hall, 2000

Chapter 6

4 strategi dayasaing Porter

Strategi Pembezaan : produk beza, unik,harga mungkin tinggi (Mercedes, rolex) Strategi Kepimpinan Kos: kos rendah, harga rendah, pasaran luas (kancil) Strategi Fokus : pasaran sempit, golongan tertentu Kitar hayat produk : model yang memaparkan 4 langkah yang dilalui sepanjang hayat produk @ perkhidmatan
Pertumbuhan (growth) Kestabilan (stability) Pengucupan (retrenchment) pembubaran (divestiture)

STRATEGY FORMULATION

Porters Five Forces

COMPETITIVE ANALYSIS

4. Perlaksanaan Strategi
i). Kemahiran interaksi ii). Kemahiran mengagih iii). Kemahiran Mengawas iv). Kemahiran Mengorganisasi

5. Perancangan Strategik & Perancangan Taktikal

Perancangan strategik : pengurus atasan Perancangan taktikal : pengurus bawahan Perancangan strategik : masa hadapan Perancangan taktikal : masa kini Perancangan strategik : kurang lengkap (fleksibel) Perancangan taktikal : lengkap Perancangan strategik : masa panjang Perancangan taktikal : masa pendek Antara satu mempunyai kaitan ke arah jaminan kejayaan

PERBEZAAN Pihak terlibat

P. STRATEGIK Pengurus atasan

P. TAKTIKAL Pengurus bawahan

Fakta diperlukan

Sukar dpt

Mudah dapat

Kandunagn rancangan

X terperinci

Terperinci, lengkap

Jangka masa

Jangka panjang

Jangka pendek

Pelajaran 9

RANCANGAN & ALAT PERANCANGAN

kandungan
Definisi perancangan Dimensi rancangan Jenis rancangan Faktor kegagalan rancangan Bahagian utama orgz yg terlibat dengan perancangan Alat bantuan perancangan / kebaikan/ kelemahan

1. definisi
1 cadangan tindakan Yg spesifik Bagi membantu organisasi mencapai objektif

2.Dimensi rancangan

Terdapat empat dimensi rancangan yang telah diperkenalkan oleh Kast dan Rosenzweig iaitu pengulangan (repetitiveness), masa (time), skop (scope), dan peringkat (level) (Certo,1997).

Prentice Hall, 2000

Chapter 6

2.Dimensi rancangan
Pengulangan Masa Skop peringkat

Dimensi Rancangan - pengulangan - masa - skop - peringkat

ORGANIZATIONAL PLAN

2.Dimensi rancangan
(a) Pengulangan Pengulangan bermaksud kekerapan penggunaan rancangan yang dibentuk. (b) Masa Dimensi masa pula menerangkan tempoh masa bagi sesuatu rancangan itu digunperancangan strategik melibatkan tempoh masa yang panjang, manakala perancangan taktikalakan.
Prentice Hall, 2000 Chapter 6

2.Dimensi rancangan
(c) Skop Rancangan induk adalah luas skopnya. Rancangan yang merangkumi bahagian pengurusan yang khusus adalah rancangan yang kecil skopnya. (d) Peringkat Dimensi peringkat atau tahap pula merujuk kepada tahap sesuatu rancangan itu ditujukan

Prentice Hall, 2000

Chapter 6

Jenis rancangan
Rancangan tetap
Dasar Prosedur peraturan

Rancangan sekali guna

Program Belanjawan

Rancangan Tetap
(a) Dasar Dasar merupakan satu garis panduan umum tentang bagaimana pihak pengurusan boleh bertindak untuk mencapai matlamat organisasi.

Prentice Hall, 2000

Chapter 6

Rancangan Tetap
(b) Prosedur
Prosedur pula merujuk kepada cara bagaimana sesuatu tugas itu perlu dilaksanakan (garis kasar tentang bagaimana sesuatu tindakan patut diambil untuk melaksanakan sesuatu tugas). (c) Peraturan Peraturan menyatakan apa yang perlu dilakukan dan apa yang tidak harus dilakukan oleh pekerja.
Prentice Hall, 2000 Chapter 6

Rancangan Sekali-Guna
(a) Program Program pula ialah rancangan yang dibentuk untuk menjalankan sesuatu projek tertentu dan digunakan sekali sahaja. (b) Belanjawan belanjawan merupakan alat kawalan yang memberi garis panduan tentang had penggunaan wang untuk sesebuah projek dan bagaimana memperoleh wang untuk suatu tempoh masa yang tertentu.
Prentice Hall, 2000 Chapter 6

4. Bahagian tumpuan perancangan

Kemudahan fizikal
Tentukan jenis bangunan / peralatan / lokasi/ bahan mentah / kemudahan prasarana / sistem pengangkutan

Sumber manusia
ciri-ciri pekerja Berapa ramai Pengrekrutan / pemilihan

Alat-alat perancangan
Ramalan
Kaedah ramalan jualan
Pendapat juri eksekutif Ramalan oleh pasukan jurujual Analisis siri masa kitar hayat produk

Penilaian kaedah ramalan jualan

Kaedah korelasi, simulasi komputer

Penjadualan
Carta Gantt PERT

Kaedah Ramalan Jualan

1. Pendapat Juri Eksekutif (Jury of executive opinion)

Melalui kaedah ini sejumlah pengurus yang tertentu di dalam sesebuah organisasi akan berkumpul dan berbincang mengenai pandangan mereka tentang bentuk jualan pada masa akan datang.
Prentice Hall, 2000 Chapter 6

Kaedah Ramalan Jualan

Terdapat satu kaedah yang agak baru diperkenalkan dalam membuat ramalan iaitu kaedah delphi.
2.Kaedah Ramalan yang Dibuat oleh Pasukan Jurujual (SalesForce Estimation Method) Ia merupakan teknik meramal jualan dengan membuat jangkaan jualan berdasarkan analisis yang dibuat oleh pasukan jurujual.
Prentice Hall, 2000 Chapter 6

Kaedah Ramalan Jualan

3. Analisis Siri Masa Ramalan jualan melalui kaedah ini dibuat dengan cara menganalisis sejarah hubungan antara jualan dan masa

Prentice Hall, 2000

Chapter 6

 Prentice Hall, 2000

Chapter 6

Kitar hayat produk

Jumlah jualan

pengenalan Ptmbh

mtg

tepu

Ptrn

MASA

Kitar hayat produk

Kitaran hayat produk atau product life cycle ialah lima peringkat yang dilalui :
(i) Tahap pengenalan adalah kedudukan produk yang baru memasuki pasaran, di mana jualan pada masa ini baru bermula.

(ii) Tahap pertumbuhan pula merujuk kepada produk yang telah berada agak lama di pasaran dan telah di terima oleh pengguna. Justeru itu jumlah jualannya terus meningkat.h kebanyakan produk dan servis
Prentice Hall, 2000 Chapter 6

Kitar hayat produk

(iii) Tahap matang pula merujuk kepada kedudukan produk yang telah diterima ramai dan di tahap ini semakin banyak produk pesaing masuk ke pasaran. Walaupun jumlah jualan meningkat tetapi peningkatan adalah pada kadaryang agak perlahan berbanding peningkatan pada tahap pertumbuhan.

Prentice Hall, 2000

Chapter 6

Kitar hayat produk

(iv)Tahap tepu boleh kita katakan sebagai keadaan di mana hampir setiap orang yang menginginkan sesuatu produk itu telahpun mempunyai produk tersebut. Kadar jualan pada tahap ini adalah perlahan. Ia lebih bergantung kepada pengguna yang ingin menggantikan produk yang telah dimiliki. (v)Tahan penurunan adalah tahap terakhir bagi sesuatu produk. Pada tahap ini produk tidak lagi mendapat perhatian pengguna. Pengguna kini mempunyai produk pengganti yang lebih di sukai.
Prentice Hall, 2000 Chapter 6

Carta Gantt
Carta Gantt telah diperkenalkan oleh Henry L. Gantt. Carta ini menunjukkan bila sesuatu tugas atau aktiviti perlu disiapkan dan tahap progress kerja sebenar yang telah dicapaicarta Gantt disenaraikan tugas-tugas yang perlu dilaksanakan tetapi tidakada maklumat yang menyatakan tugas mana perlu disiapkan terlebih dahulu sebelum tugas-tugas lain boleh dimulakan.
Prentice Hall, 2000 Chapter 6

PERT

Kelemahan carta Gantt boleh di atasi dengan menggunakan PERT. PERT adalah teknik penjadualan yang bukan sahaja menyenaraikan tugas-tugas yang perlu dilaksanakan tetapi juga menerangkan tentang hubungan antara satu tugas dengan tugas yang lain

Prentice Hall, 2000

Chapter 6

(a)Ciri-ciri PERT
Rangkaian PERT ini mengandungi dua elemen utama, iaitu aktiviti dan event.

Prentice Hall, 2000

Chapter 6

Prentice Hall, 2000

Chapter 6

(b) Laluan Kritikal Pengurus perlu memberi perhatian kepada laluan kritikal iaitu turutan aktiviti dan event yang memerlukan tempoh masa yang paling lama untuk disiapkan. Ia dinamakan laluan kritikal kerana sebarang kelewatan dalam turutan ini akan menyebabkan kelewatan bagi seluruh projek
Prentice Hall, 2000 Chapter 6

PELAJARAN 10

PENGORGANISASIAN

kandungan
Definisi Proses pengorganisasian Konsep penjabatanan Pengkhususan kerja Jangkauan pengurusan Konsep rantaian arahan

Apa itu perngorganisasian? (Yaakob, 1989). Proses Merangka & membentuk penggunaan sumber manusia + bahan Supaya rancangan organisasi Dapat dilaksanakan

Skop? Melibatkan
Pembahagian kerja kepada tugasan Penurunan autoriti Penentuan asas2 yang sesuai untuk tugas penjabatanan Menentukan tugas yang optimum dalam setiap jabatan

Langkah2 proses pengorganisasian (Certo 1997)

Rujuk kpd rancangan & objektif

Wujudkan tugas utama

Pembahagian tugas utama Kpd tugas spesifik

Penetapan Pekerja & arahan tugas

Penilaian Strategi pengorganisasian

Kepentingan pengorganisasian
Melaksanakan apa yg dirancang Mengelak kerja bertindih Bahagi beban secara munasabah Elak pembaziran sumber manusia Penyatuan kerja Mudah kawal

Aspek dalam pengorganisasian Struktur organisasi Pengkhususan kerja Jangkaun pengurusan Rantaian arahan

1. Struktur organisasi

1. Struktur organisasi
Carta organisasi Garisan- hubungan rasmi komunikasi Pengkhususan aktiviti kerja Hierarki / kedudukan autoriti& tanggungjawab Susun pekerja Bagi menyelaraskan kerja

. penjabatanan
Usaha mengumpul pelbagai aktiviti dalam satu kelompok secara sistematik Jenis
Berdasarkan fungsi Berdasarkan produk Berdasarkan geografi Berdasarkan pelanggan Berdasarkan proses

Penjabatanan
Proses penjabatanan akan berlaku apabila pengkhususan kerja semakin bertambah dan saiz sesebuah organisasi semakin membesar.

Prentice Hall, 2000

Chapter 6

(a) Penjabatanan Berdasarkan Fungsi

Ianya diwujudkan berdasarkan kepada fungsifungsi organisasi
Fungsi: pemasaran, pengeluaran, kewangan, penyelidikan dan pembangunan, dan sumber manusia.

Sesuatu jabatan mempunyai kemahiran atau kepakaran dalam fungsi tertentu (Ivancevich, 1997)
Prentice Hall, 2000 Chapter 6

Functional Structure
Structure for a business
President

Vice President, Marketing

Vice President, Finance

Vice President, Production

Vice President, Human Resources

Structure for a hospital

Chief of Medical Services

Chief Administrator

Director of Administrative Services

Director of Outpatient Services

Director of Nutrition & Food Services

(b) Penjabatanan Berdasarkan Produk

Organisasi kompleks seperti syarikat multinasional yang mengeluarkan berbagai-bagai jenis produk, mewujudkan penjabatanan berdasarkan produk-produk tertentu atau lini.

Prentice Hall, 2000

Chapter 6

 Prentice Hall, 2000

Chapter 6

(c) Penjabatanan Berdasarkan Geografi

Diwujudkan berdasarkan tempat di mana kerja-kerja atau operasi organisasi dijalankan, atau diwujudkan berdasarkan kawasan pasaran yang menjadi fokus organisasi (Certo, 1997).

Prentice Hall, 2000

Chapter 6

 Prentice Hall, 2000

Chapter 6

(d) Penjabatanan Berdasarkan Pelanggan

Penjabatanan pelanggan diwujudkan berdasarkan kepada pelanggan (Certo, 1997).

Prentice Hall, 2000

Chapter 6

 Prentice Hall, 2000

Chapter 6

(e) Penjabatanan Berdasarkan Proses

Dalam penjabatanan ini pihak pengurusan menggunakan jabatan untuk mengumpul peringkat-peringkat kerja dalam keseluruhan proses pengeluaran

Prentice Hall, 2000

Chapter 6

 Prentice Hall, 2000

Chapter 6

Kesimpulan:
Product Structure
President

Divisional Structure

Motion Pictures & TV Division

Music Division

Magazine & Book Division President

Internet Products Division

Customer Structure

Consumer Loans

Mortgage Loans

Business Loans

Agriculture Loans

Geographical Structure
Western Region Northern Region

President

Southern Region

Eastern Region

2. Pengkhususan kerja
Satu komponen dalam struktur organisasi yang melibatkan pembahagian kerja iaitu setiap langkah kerja dilakukan oleh individu yang berbeza dan bukannya seorang individu melakukan keseluruhan kerja

Pengkhususan kerja..
Kebaikan: Meningkatkan kemahiran Jimat masa Meningkatkan kecekapan & kualiti pengeluaran Memudahkan pekerja baru memahami tugas Memudahkan penilaian kerja

Pengkhususan kerja..
Kelemahan: Bosan Ketidakpuasan kerja Tidak menggalakkan semangat berpasukan Tiada pendedahan tentang tugas lain -beralih kepada pasuka kerja

3. Jangkauan kawalan
Kapasiti/ had bilangan pekerja yang diselia oleh seorang pengurus. Faktor saiz jangkauan kawalan
Persamaan fungsi Perhubungan geografi Kompleksiti sesuatu fungsi Masa untuk penyelarasan Masa utuk perancangan

Jenis jangkauan kawalan

Sempit
Carta tinggi Banyak tingkat penyeliaan

Luas
Carta rendah Sedikit tingkat penyeliaan

Contoh :Jangkauan kawalan

Semakin banyak bilangan pekerja yang diselia oleh pengurus, bertambah luaslah jangkauan pengurusannya

luas jangkauan pengurusan maka carta organisasi akan lebih rendah Semakin banyak masa yang digunakan untuk penyelarasan tersebut , maka semakin sempitlah jangkauan pengurusan.
Prentice Hall, 2000 Chapter 6

Contoh :Jangkauan kawalan

Semakin hampirnya persamaan aktiviti-aktiviti mereka, semakin meluaslah jangkau pengurusan. Pengurus dapat menyelia pekerja dengan efektif jika pekerja berada berdekatan secara fizikal. (jangkauan pengurusan yang sempit )

Prentice Hall, 2000

Chapter 6

RANTAIAN ARAHAN
Garisan autoriti dari atas ke bawah adalah merupakan perhubungan formal individu peringkat atasan dan individu bawahan yang dipanggil rantaian arahan.

Prentice Hall, 2000

Chapter 6

RANTAIAN ARAHAN

Selain daripada aliran arahan daripada tingkat atas ke bawah melalui rantaian arahan juga individu-individu yang berada di bawah perlu melaporkan aktiviti mereka atau memohon kelulusan untuk melakukan sesuatu tindakan daripada pihak atasan yang berautoriti.
Prentice Hall, 2000 Chapter 6

 Prentice Hall, 2000

Chapter 6