Anda di halaman 1dari 75

Pengantar Pengurusan

PMN 1013

PELAJARAN 1

PENGURUSAN DAN PERSEKITARAN

KANDUNGAN
1. Konsep organisasi dan pengurusan 2. Kepentingan pengurusan 3. Jenis dan kemahiran pengurus 4. Aktiviti dalam proses pengurusan

Organisasi

Organisasi
Penggabungan

antara manusia yg berada dlm susunan yg sistematik bagi tujuan utk mencapai sesuatu tujuan digunapakai utk semua jenis organisasi dari yg berteraskan untung hinggalah yg tidak berteraskan keuntungan

Organisasi

4 elemen organisasi
entiti

sosial atau struktur mempunyai sempadan dijalankan oleh seorang individu atau kumpulan secara teratur dan berterusan objektif dan matlamat

Ciri-ciri asas organisasi

EXHIBIT 1.1

Pengurusan

Definasi
Proses,

suatu disiplin, manusia, dan suatu kerjaya (Ivancevich et al. 1997) Pengurus Individu yg melaksanakan kerja melalui org lain

Pengurusan

Pengurusan Sebagai Suatu Proses Pengurusan Sebagai Suatu Disiplin Pengurusan Sebagai Manusia Pengurusan Sebagai Suatu Kerjaya

Aktiviti Pengurus

merancang, mengorganisasi, mempengaruhi dan mengawal mempengaruhi dan meneliti penghubung penjana dan pemangkin mempunyai kuasa menyelaras

Jenis pekerjaan pengurus

EXHIBIT 1.2

10

Dimensi menegak

Pengurus Lini/bawahan (First-line managers)


Individu

yg bert/jawab mengarah aktiviti-aktiviti kerja harian kpd pekerja operatif yg berada di antara pengurus bawahan & pengurus atasan yg bert/jawab utk membuat keputusan berkaitan halatuju organisasi dan mewujudkan polisi-polisi yg dapat mengawal selia semua ahli-ahli dlm organisasi
11

Pengurus pertengahan (Middle managers)


Individu

Pengurus atasan (Top managers)


Individu

Dimensi Mendatar.

Pengurus Fungsional : bidang pengkhususan dan aktiviti tertentu dalam organisasi. Pengiklanan, jualan, kewangan dan akaun. Pengurus Besar : Keseluruhan organisasi dan jabatan-jabatan dibawahnya yang berbagai-bagai. Pengurus bahagian, Pengurus cawangan etc. Pengurus Projek : Kemahiran yang tinggi dalam menyelaras sesuatu projek.

12

Apa itu pengurusan?

Pengurusan
Proses

utk menyelesaikan kerja-kerja dgn cekap (efisyen) dan berkesan (efektif) melalui dan dgn org lain Proses berterusan Tertumpu kepad pencapaian matlamat Melalui kerjasama dgn sumber organisasi Dgn cekap & berkesan

13

Kecekapan

Melaksanakan kerja dgn betul yakni menggunakan sedikit input bagi menghasilkan banyak output cuba meminimakan kos. Bermaksud melaksanakan kerja yg betul yakni mencapai matlamat yg ditetapkan

Keberkesanan

14

Kecekapan & Keberkesanan

EXHIBIT 1.3

15

Aktiviti-aktiviti proses pengurusan

EXHIBIT 1.4

16

Proses Pengurusan

Perancangan (planning)
Melibatkan

perletakan matlamat, menerangkan strategi-strategi dan membangunkan plan-plan utk menyelaraskan aktiviti kerja

Penyelarasan (Organizing)
Melibatkan

usaha menentukan apakah tugas yg patut dilaksanakan, siapa yg patut laksanakannya, bagaimana ia perlu dikumpulkan, siapa yg melapor kpd siapa dan di mana keputusan patut dibuat.
17

Proses Pengurusan

Kepimpinan (leading)
Melibatkan

usaha memotivasikan pekerja, mengarah aktiviti-aktiviti, memilih saluran komunikasi yg paling berkesan dan menyelesaikan konflik memantau prestasi, membandingkan prestasi dgn matlamat dan membetulkan sebarang penyimpangan yg berlaku
18

Kawalan (controlling)
Proses

Kepentingan Pengurusan

Perlu mencapai matlamat & objektif. Pengurusan adalah terdiri dari pengurus dalam di semua peringkat hierarki. Pengurusan merupakan jentera yang menggerakkan sesebuah organisasi ke arah kejayaan atau kegagalan. Sejarah membuktikan tiada organisasi yang berjaya kecuali wujudnya hierarki pengurusan yang cekap.

19

Jenis dan Kemahiran Pengurus


KUALITI PENGURUS YANG BERJAYA

Hala tuju yang jelas. Membentuk matlamat yang jelas dan sekata kepada kakitangan; Menggalakkan komunikasi terbuka. Interaksi dua hala; Pengurusan open minded sedia terima teguran. Tunjuk ajar dan sokongan kepada pekerja; Pengiktirafan Objektif. Penghargaan dan ganjaran bukannya kritikan; Kawalan berterusan. Kawalan menjamin kerja mencapai objektif; Pemilihan pekerja yang betul sebagai staf organisasi; Implikasi kewangan terhadap keputusan; Inovasi dan pembaharuan; Keputusan yang jelas kepada subordinat. Maklumat sesuatu tugas yang jelas dan tepat; Integriti yang tinggi secara konsisten. Tonjolkan penampilan yang dihormati.

20

Kemahiran

Kemahiran Teknikal : Kemahiran guna pengetahuan, alat, sumber yang khusus Kemahiran Analitikal : Kenal pasti faktor utama, bagaimana faktor ini berkait. Kemahiran untuk menggunakan pendekatan atau teknik dalam menyelesaikan masalah Kemahiran Konseptual : Keupayaan melihat organasasi sebagai satu keseluruhan yang berkaitan antara satu sama lain. Antara jabatan dan unit Kemahiran membuat keputusan.

Kemahiran manusia : Berinteraksi, memimpin


21

PERANAN PENGURUSAN

Peranan pengurus adalah berbeza berdasarkan saiz organisasi. Peranan Antara Perorangan Peranan Tunggak : Kedudukan formal / simbolik sebagai seorang pengurus; Peranan Pemimpim : Mengarah, menyelaras, bina hubungan Peranan Pegawai Perhubungan : Antara individu dalaman dan luar organisasi Peranan Maklumat Peranan Pemantau Peranan Penyebar Peranan Jurucakap Peranan Membuat Keputusan Peranan Usahawan : Perbaiki unit dibawahnya Peranan Pengaman Kekacauan Peranan Pengagih Sumber Peranan Perunding

22

BAB 2
PERKEMBANGAN SEJARAH PENGURUSAN

23

Pendekatan klasikal Pendekatan tingkah laku Pendekatan sains pengurusan Pendekatan kontingensi Pendekatan sistem

24

Konsep Pendekatan Klasikal

Berikutan perkembangan revolusi industri pd ptghan k-19 Masalah utama pengurus usaha utk meningkatkan kecekapan dan produktiviti Pendekatan yg memberi perhatian kpd KECEKAPAN ORGANISASI DGN TUJUAN MENINGKATKAN PENGELUARAN DAN KEJAYAAN ORGANISAsi Mencari cara + kaedah sesuai utk mengurus kerja & orgz

25

Pendekatan Pengurusan Saintifik


1.Pendekatan Pengurusan Saintifik : menekankan kajian saintifik ke atas kaedah pekerja untuk meningkatkan produktiviti individu pekerja fokus pengurusan kerja 2.Teori organisasi klasikal Fokus pengurusan organisasi
26

Pengurusan Saintifik dan Teori Organisasi Klasikal FEDERICK W.TAYLOR : dikenali sebagai Bapa Pengurusan Saintifik. Kaji pergerakan pekerja lebur besi .

Menilai tugas dengan mengkajinya secara saintifik setiap bahagian tugas tersebut; Memilih pekerja yang mempunyai keupayaan sebenar; Berikan pekerja latihan dan insentif untuk melaksanakan kerja dengan kaedah kerja yang tepat; Prinsip saintifik untuk merancang kaedah kerja dan keselesaan melakukan kerja FRANK & LILIAN GILBRETH : Kaji bagaimana pekerja susun bata menggunakan alat rekod pergerakan therbligs. Hasilnya daripada 8 dapat jadi 5 pergerakan. HENRY L.GANTT 1. Tugas perlu dijadualkan 2. Ganjaran terhadap inovasi
27

TEORI ORGANISASI SOSIAL

Henry Fayol: pelopor & penyumbang pendekatan teori organisasi klasikal paling terkemuka. Orang pertama mensistematikkan pengurusan. Beliau telah mengenal pasti fungsian utama pengurusan. Fungsi utama pengurusan iaitu perancangan, pengorganisasian, pengarahan, penyelarasan dan pengawalan

14 Prinsip umum Pengurusan


Pembahagian kerja Autoriti dan tanggungjawab : hak untuk memberi arahan Disiplin : Pekerja yang berdisiplin jamin kejayaan organisasi Keselarasan arahan : seharusnya arahan dari satu pihak sahaja Keselarasan arah tuju : objektif yang satu

28

Sambungan

Chester I.Barnard : Kepimpinan merupakan tugas paling utama dan penting bagi semua pengurus. Setelah penetapan matlamat dan pengumpulan sumber, pengurus perlu menjalankan tugas memimpin sebagai menandakan penerimaan terhadap autoriti mereka. Max Weber : bagi Weber, birokrasi adalah rasional. Organisasi secara idealnya cekap iaitu yang berasaskan prinsip-prinsip logik.

Organisasi perlu mempunyai 5 ciri-ciri birokratik : Hieraki autoriti yang jelas : Struktur organisasi Peraturan & prosedur yang formal : ikut prosedur Pembahagian buruh yang jelas Impersonaliti (hubungan bukan peribadi) Kerjaya berasaskan merit

29

Sumbangan dan Had Pendekatan Klasikal

Teori klasikal telah mengenalpasti pengurusan sebagai elemen penting dalam masyarakat terancang dan menjadi begitu penting dalam dunia yang global. Pendekatan klasikal telah mengenal pasti fungsi utama pengurusan iaitu perancangan, pengorganisasian, pengarahan, penyelarasan dan pengawalan. Bagaimanapun fungsi pengurusan bergantung kepada keupayaan dan kemahiran seseorang pengurus. Pendekatan klasikal juga telah memberi sumbangan kepada teknik-teknik pengurusan seperti analisis pergerakan dan masa, kemudahan kerja, sistem upah, jadual pengeluaran, pengujian personel dan belanjawan. Kritikan terhadap pendekatan klasik : pendekatannya terlalu ringkas yang agak tidak sesuai untuk organisasi yang sentiasa berubah dan belum stabil. Pandangan klasik cenderung untuk lebih bersikap mekanistik. Beranggapan manusia ibarat gerigi dalam mesin, menyebabkan ia 30 mengabaikan kepentingan kehendak manusia.

Pendekatan Tingkah Laku

Pengurus perlu faham tentang manusia, iaitu pekerja & berusaha menyesuaikan organisasi dengan manusia kejayaan akan diperolehi
Dibahagi 2:
Pendekatan

sains tingkah laku Perdekatan pergerakan hubungan manusia


31

Pendekatan sains tingkah laku

Elton Mayo dan kesan Hawthorne Kajian dilakukan di Hawthorne Works of The Western Electric Company oleh Elton Mayo dan rakannya dari Harvard University.
Kajian bermula dengan penyiasatan untuk melihat kesan cahaya dalam mempengaruhi produktiviti pekerja. Kajian ini membuktikan pentingnya sentuhan kemanusiaan ke atas pekerja.
32

Pendekatan Pergerakan Hubungan Manusia

Berdasarkan kajian yang dijalankan Mayo, terbukti sentuhan kemanusiaan /interaksi itu penting dalam mewujudkan produktiviti yang tinggi. Di samping bijak menguruskan mesin, pengurus perlu bijak menguruskan manusia bagi memperkukuhkan kejayaan organisasi. Kajian Mayo ini telah membuktikan kepentingan pergerakan hubungan manusia dan sosiologi industri

33

Hugo Munsterberg & Aplikasi Psikologi Industri


Munsterberg merasakan sains dapat menyumbang kepada industri dalam 3 cara :

Kaji tugas dan tentukan pekerja yang mana paling sesuai dengan tugas berkenaan Kenalpasti suasana pysikologi bagaimana pekerja dapat melakukan kerja dengan baik Bangunkan strategi yang dapat mempengaruhi pekerja

34

PENDEKATAN SAINS PENGURUSAN

Pendekatan ini memberi penekanan terhadap penggunaan teknik kuantitatif (matematik/pengiraan) dalam pengurusan seperti statistik, simulasi computer. Penyelesaian masalah secara teknikal dan bukan kepada tingkah laku manusia. Pendekatan kuantitatif (matematik / pengiraan) ini bermula dalam perang dunia kedua apabila British kekurangan pesawat perang dalam melawan Jerman yang lebih banyak pesawat ditempat yang berasingan dalam waktu yang sama. British guna kaedah pengiraan untuk agih-agih pesawat perang Amerika turut guna kaedah yang sama apabila sertai perang dalam tahun 1941. Bila tamat perang, pegawai tentera Amerika (WHIZ KIDS) gunakan teknik ini dalam menyelesaikan masalah Ford Motor. Robert McNamara jadi presiden Ford, kemudiannya S.U kementerian pertahanan USA sebelum dilantik sebagai Pengerusi World Bank Charles Thornton : bangunkan syarikat Litton
35

PENDEKATAN PENGURUSAN KONTIGENSI

Mencadangkan supaya pendekatan yang dibuat oleh pengurus disesuaikan dengan individu dalam situasi persekitaran

36

PENDEKATAN SISTEM PENGURUSAN

Sistem Tertutup : Sedikit atau tiada interaksi dengan persekitaran


Sistem Terbuka : Berterusan interaksi dengan persekitaran

37

Douglas McGregor : Teori X & Y


X (Negatif), Y (Positif) Pengurus perlu mahir dalam menyesuaikan diri dengan kedua-dua jenis pekerja

William Ouchi : Teori Z

Gabungan pengurusan Amerika dan Jepun. Pekerjaan jangka panjang, lambat naik pangkat, kawalan tidak formal, tumpuan kepada kakitangan dan keluarga.

38

Last bab 2

Michael Porter : Kelebihan Persaingan

Kepimpinan kos Perbezaan Kos Fokus Perbezaan terfokus

39

BAB KETIGA

TANGGUNGJAWAB SOSIAL KORPORAT DAN ETIKA PERNIAGAAN

40

Konsep Asas dan Bidang Tanggungjawab Sosial

Tanggungjawab sosial : tanggungjawab pengurus untuk mengambil tindakan yang dapat memberikan manafaat kepada kepentingan masyarakat dan juga organisasi. Dalam organisasi moden penekanan tanggungjawab sosial dan etika perniagaan adalah perlu. Masyarakat sentiasa mengharapkan sesebuah organisasi melaksanakan aktiviti tanggungjawab sosial. Orgz wujud + berjaya dengan sokongan masyarakat

41

Perbezaan Pandangan

Menyokong
Perniagaan

adalah sebahagian dari

masyarakat Keuntungan yg diperolehi adalah drpd usaha memenuhi kehendak masyarakat balas jasa Boleh meningkatkan keuntungan

42

Menentang
Boleh

menimbulkan konflik kepentingan (keuntungan kpd pemegang saham)

43

Responsif sosial yang perlu dilaksanakan oleh sesebuah organisasi

Pengurus Obstructionist : x tanggungjawab sosial Pengurus Defensive : minima Pengurus Accommodative : melebihi kehendak apabila diminta Pengurus Proactive : melebihi kehendak & x perlu minta

44

Pelaksanaan Tanggungjawab Sosial

Berdasarkan peruntukan Undang2 (minima).


Alam

sekitar - JAS Pembayaran gaji/upah Keadilan dalam peluang pekerjaan Jaminan keselamatan jln raya Pencemaran udara

45

TS secara sukarela Memerlukan penilaian ke atas hasil dlm tempoh jgka pnjg Memaklumkan kpd semua ahli organisasi utk dptkan sokongan dan sentiasa konsisten

46

Menetukan kewujudan tindakbalas sosial


Pd asasnya pihak Pengurusan mempunyai kewajipan TS kpd stakeholder. Stakeholder pihak yg secara langsung/ tidak langsung menerima kesan daripada keputusan orgz

47

stakeholders

Owner meningkatkan nilai orgz Pembekal deal fairly Bank repay debt Kerajaan mematuhi undang2 Pekerja menyediakan persekitaran kerja yg selamat Pelanggan menghasilkan produk yg selamat Masyarakat mengelakkan amalan perniagaan yang memudaratkan
48

Bidang pengukuran tanggungjawab sosial

Bidang ekonomi : Barangan / perkhidmatan yang dikehendaki manusia, pekerjaan kepada masyarakat, bayar upah dan pastikan keselamatan pekerja. Bidang kualiti kehidupan : Usaha peningkatan taraf hidup, kekal alam sekitar Bidang pelaburan sosial : Melabur wang atau sumber manusia untuk menyelesaikan masalah sosial masyarakat (tajaan etc).

Bidang penyelesai masalah : Kajian jangka panjang masalah sosial

49

ETika

Etika : Standard betul atau salah yang mempengaruhi gelagat


Dilema Etika : Sama ada teruskan atau tidak tindakan tidak beretika yang mendatangkan keuntungan kepada anda atau organisasi anda Gelagat Etika : Gelagat yang diterima sebagai betul atau salah berdasarkan standard Satu sistem peraturan yang menentukan peraturan nilai. Etika digunakan sebagai panduan utama dalam menilai dan melaksanakan keputusan peniagaan oleh hampir keseluruhan masyarakat dunia.

50

Kod Etika

Kenyataan formal yang bertindak sebagai suatu panduan bagi membuat keputusan atau tindakan dalam sesebuah organisasi. Kod etika : konflik kepentingan, persaingan, pengasingan maklumat, pemberian hadiah & bonus, sumbangan politik & perniagaan Panduan kepada semua pihak dalam menjalankan tugas

51

BAB KEEMPAT

PENGURUSAN DALAM ARENA GLOBAL

52

Cabaran globalisasi

Firma perlu bersaing di peringkat global Perlu produk yg berkualiti, harga kompetitif Produk yg memberi kepuasan maksima kpd pelanggan Produk yg berdaya saing akan meningkatkan status bangsa + negara

53

Prinsip asas pengurusan antarabangsa

Aktiviti perniagaan yang melangkaui atau memintas sempadan nasional


Ringkasnya, perniagaan antarabangsa ialah firma yang menjalankan aktiviti sama ada eksport atau import Berkembang sejak perang dunia kedua

54

Kategori organisasi yang terlibat dalam arena antarabangsa


Organisasi Domestik : Operasi dalam negara tertentu. Tempatan In-put asing atau out-put asing Kecil Organisasi antarabangsa : Bertapak disebuah negara urusniaga beberapa negara In-put luar / dalam ; out-put luar Organisasi Multinasional : Operasi lebih daripada satu negara dan berurusan dengan beberapa negara Organisasi Transnasional : Perbadanan global. Dunia sebagai pasaran tunggal.

55

Konsep etika dalam pengurusan arena antarabangsa

Walaupun beroperasi dalam kerangka antarabangsa, namun firma ini perlu menjaga kepentingan sosial tempatan

56

Aspek kompleksiti dalam pengurusan perbadanan multinasional

i. ii. iii. iv.

Kedaulatan nasional yang berbeza Ekonomi yang berlainan Sistem nilai yang berbeza Revolusi perindustrian pada masa berbeza v. Jarak geografi yang luas vi. Pasaran nasional yang berbeza saiz penduduk dan kawasannya

57

Risiko pengurusan perniagaan antarabangsa

Keuntungan tinggi + risiko tinggi


Cabaran utama firma antarabangsa Budaya yang berbeza Teknologi berbeza Politik dan undang-undang berbeza
58

Tenaga kerja perbadanan multinasional dan proses penyesuaian dalam pengurusan antarabangsa

Kakitangan bangsa, bahasa, adat, teknologi berbeza Ahli-ahli syarikat antarabangsa (multinasional) Ekspatriat : ahli organisasi tinggal & kerja dalam negara & tidak mempunyai kerakyatan Warganegara : rakyat negara organisasi beroperasi Warganegara negara ketiga : ahli organisasi rakyat sebuah negara & bekerja untuk ibu pejabat multinasional di negara lain

59

Pekerja

Kebiasaannya warganegara : Kos rendah Tidak perlu pindah Tidak perlu orientasi budaya, undangundang tempatan

60

Cabaran (ekspatriat + warganegara ketiga)

Penyesuaian budaya baru Repatriasi : Kembali ke negara asal

61

Perancangan, pengorganasasian,pengaruh dan kawalan

Bina dan kukuhkan kuasa jual di negara asing Bina loji baru, sama ada pembelian atau pembinaan baru Biayai perluasan operasi dan aktiviti antarabangsa Tentukan negara penyertaan untuk perluasan pasaran

62

Komponen rancangan pengurusan antarabangsa

Multinasional-berbeza Import & eksport Persetujuan perlesenan Pelaburan langsung Usahasama

63

Struktur organisasi antarabangsa dan asas pemilihan pengurus

Pemilihan pengurus Sikap Etnosentrik : negara asal lebih baik Sikap Polisentrik : negara asing lebih baik Sikap Geosentrik : penggabungan asal dan asing Struktur utama : fungsi perniagaan, produk syarikat, pewilayahan, pelanggan, proses pembuatan

64

Pengaruh / kepimpinan dalam syarikat multinasional

Pengetahuan bahasa Fahami sikap rakyat Motivasi


Pengawalan / masalah pengawalan

Perbezaan watawang Unit organisasi yang terpisah dengan sempadan geografi


65

Konsep pengurusan perbandingan

Jepun Pekerja seumur hidup Tinggi status pekerja : kafe sama semua status Pekerja dihargai : rumah, perkahwinan Rumusan : amalan Jepun mungkin baik dalam menjaga pekerja, tetapi perubahan generasi menuntut kepada perubahan sistem.

66

BAB 5 OBJEKTIF ORGANISASI

67

1. definisi objektif
Target / sasaran organisasi dlm jangka masa pendek Kepentingan:

Panduan

buat keputusan Panduan bagi kecekapan organisasi Panduan bagi mencapai konsistensi dlm organisasi Panduan menilai prestasi
68

2. jenis-jenis objektif

Objektif orgz: sasaran orgz secara keseluruhan, merangkumi perbagai bidang & dibentuk utk membantu orgz mencapai objektifnya Cth: meningkatkan kapasiti pengeluaran 10000 unit sebulan Objektif individu : sasaran setiap individu dlm orgz. Gaji tinggi, perkembangn diri, penghargaan dr teman. Objektif individu mesti menyumbang kpd pencapaian objektif orgz

69

Bidang penting dlm objektif


Kedudukan pasaran Inovasi komitmen dlm membentuk kaedah operasi baru Produktiviti Sumber Keuntungan Sikap & prestasi pekerja Pembangunan dan prestasi pengurusan Tanggungjawab sosial
70

4. Langkah utk membentuk objektif yg berjaya.

Kaji corak pengurusan dlm persekitaran orgz


cita rasa pelanggan beri impak terhadap jualan syarikat Perubahan undang2 buruh kesan kpd struktur tenaga dlm sykt Kejatuhan ekonomi kesan kpd untung
Perubahan

71

Membentuk himpunan objektif


Hasil

analisis persekitaran digunakan utk membentuk objektif orgz

Pesaing telah tingkatkan kualiti produk Pesaing dpt syer pasaran lebih besar Objektif: tingkatkan kualiti produk utk bersaing

72

Membentuk hierarki objektif


Objektif

perlu dipecahkan kpd sub-objektif

73

Objektif operasional vs non-operational

Non-Operational:
Meningkatkan

kualiti produk Meningkatkan komunikasi Meningkatkan tanggungjawab sosial

Operational
Mengurangkan

jumlah barangan yang dipulangkan semula oleh pelanggan sebanyak 1% Adakan mesyuarat mingguan dan buletin dalaman setiap bulan Derma RM10,000 setahun
74

MBO yg mana pekerja dan Satu sistem


penyelianya bersama-sama menentukan objektif prestasi, perkembangan pencapaian objektif disemak secara berkala dan ganjaran diberikan berdasarkan perkembangan tersebut

Ciri:

Objektif dipersetujui bersama oleh individu dan pengurus Menghubungkaitkan objektif prestasi individu dan unit di semua tahap dgn objektif keseluruhan organisasi. Penilaian prestasi secara berkala secara bersama Ganjaran kpd individu berdasarkan pencapai matlamat.

75