P. 1
Mekanisme Audit

Mekanisme Audit

|Views: 279|Likes:
Dipublikasikan oleh Mohamad Ilham

More info:

Published by: Mohamad Ilham on Oct 22, 2012
Hak Cipta:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as XLS, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

11/27/2012

pdf

text

original

MEKANISME AUDIT

I. MISTERI AUDIT (15 menit) 1 Lakukan audit secara mistery dengan cara: Pura-pura: 1. Observasi dari luar SPBU 2. Mengisi BBM 3. Masuk ke WC 4. Masuk ke C-store jika tersedia sekaligus perhatikan pelayanan disanaantara lain: 3 S, tawarin bantuan apa tidak, ucapan terimakasih pada pembeli dan struk pembelian. Point-point yang harus di nilai: 1. Perhatikan pakaian operator (apakah seragam semua) 2. Perhatikan penampilan operator 3. Perhatikan apakah semua operator melakukan 3 S (Senyum, Sapa and Salam) 4. Perhatikan apakah semua operator menunjuk angka nol pada konsumen 5. Perhatikan apakah semua operator mengucapkan terima kasih pada konsumen 6. Apakah Fill cap mobil ditempatkan diatas cap mobil 7. Pengaturan (guider) pada kendaraan yang masuk sedang bekerja jika tersedia 8. Perhatikan pelayanan di fasilitas pengisian Angin dan Air jika tersedia II. ADMINISTRASI AUDIT. (45 menit) 1. Lakukan audit secara checking (pemeriksaan) dokumen a. Check catatan stock harian: a. stock awal b. data penerimaan. 1. Stock awal. 2. stock penerimaan 3. selisih penerimaan. 4. stock akhir 5.selisih operational b. Check catatan density harian/catatan kualitas 1. density awal (pagi hari) 2. Density penerimaan (catatan harus terisi bila ada penerimaan) 3. Density akhir yaitu pasca pembongkaran 2 jam *Catat density akhir yaitu setelah 2 jam dan dan/ atau 200 liter pada penerimaan bbm terakhir setelah jual lebih kurang 200 liter pengisian setiap tangki timbun BBM ke dalam reference density @ 15 c. Check folder DO truck tangki apakah tersedia dan di tata rapi (tiap jenis produk BBM dipisah filenya) (periksa apakah DO terakhir sudah ditatat ke dalam catatan persediaan dan catatan density) d. Check catatan housekeeping a.l. housekeeping; 1. Kantor 2. Musholla 3. Wudhu 4. C-store (jika tersedia) 5. Musholla 6. Driveway 7. Taman 8. Hardware features ( Totem, Canopy, Product signage, Lisplang/ Facia) 9. Rambu-rambu dll. e. Check catatan perawatan pompa dan tank pompa tangki (DU & ST) 1. Setiap pompa mempunyai harus ada data perawatannya 2. Setiap Tangki mempunyai data perawatan f. Check catatan perbaikan kerusakan machine pompa (Breakdown Maintenance) Bandingkan dengan data perawatan pompa (dorong / hisap) g. Check Surat keterangan pelatihan penanggulangan pemadam kebakaran. Tanya apakah sudah semua terlatih jika "ya" minta surat keterangan jika "tidak" berapa orang yang belum h. Check Document & Mekanisme Keluhan Pelanggan Planel board keluhan diatas DU, kotak saran, log book keluhan pelanggan serta form keluhan disediakan (display di pulau pompa) dan/ atau Dispenser unit Hal-hal yang harus diperhatikan: 1. apakah keluhan ditindaklanjuti 2. apakah form keluhan di masukkan di buku keluhan pelanggan. 3. apakah keluhan di selesaikan dalam tempo tidak lebih dari 48 jam 4. siapa yang menyelesaikan keluhan pelanggan tersebut. 5. perhatikan bagaimana hasil verifikasi, tindakan2 dan solusi yang dilakukan i. Check sertificate calibrasi (terra) dispenser units dan calibrasi bejana ukur 10 dan 20 liter Hal-hal yang harus diperhatikan: 1. Keutuhan segelnya 2. Kondisi mechine (bersih atau kotor) dan bejana ukur. 3. Perhatikan validasinya. III. CHECK QUANTITY AND QUALITY (30-60 menit) Periksa kelengkapan alat2 ukur al: Bejana ukur, Hydrometer, Thermometer, Tatakan Bejana, Dip stick, Pasta air & minyak, dll. a. Ukur volume (tera) dengan bejana ukur 20 liter b. Ukur density dengan hydrometer yang standard dan suhu dengan thermometer least count 0.5 derajat c. Bandingkan selisih density @ 15 derajat hasil audit dengan density akhir @ 15 derajat pasca penerimaan (setelah 2 Jam dan telah jual lebih kurang 200 ltr. pasca pembongkaran pada penerimaan terakhir) d. Check segel dispenser unit dan perhatikan apakah ada bojoran dari sambungan pipa-pipanya (buka cap machine DU) e. Check kadar air di dalam tangki timbun dengan menggunakan pasta air. sekaligus periksa kebersihan manhole Tangki f. Check sample atau contoh BBM dalam kaleng aluminium, disegel dan 2 X penerimaan terakhir pada tiap2 tangki ada samplenya Prosedure pelayanannya a.l.:

IV. KEGIATAN PEMOTRETAN DAN CHECK FITUR-FITUR LAINNYA (30 menit) 1. Pemotretan yang wajib dilakukan a. Foto Totem menagawali Pemotretan b. Foto rambu masuk SPBU c. Foto Format SPBU dari arah masuk (tampak tulisan Pertamina dan logo) d. Foto Format SPBU dari arah keluar (tampak tulisan pertamina dan logo) e. Foto format SPBU secara keseluruhan (view of gas station) dari luar SPBU f. Foto areal tangki timbun (tampak jlh tangki, filling point dan pavement (pelataran) g. Foto Dispenser Unit dan operator menghadap camera (operator tidak mengalingi nozzle) utamakan jika warna nozzle tdk sesuai h. Foto Driveway area dan Dispensing island i. Foto View of Office dan furniture j. Foto Toilet (tampak bak sampah) dan daerah wudhu dan keset kaki k. Foto facilitas-facilitas SPBU dan tanda-tandanya (Toko, ATM, Restauran, Bengkel dll) l. Foto product signage m. Foto generator (genset) n. Foto peringatan dilarang gunakan HP dan merokok dan matikan machine 2. Pemotretan lainnya sebagai pendukung a. Foto oil catcher, Oil sump (lubang pengisian) b. Foto taman dan lampu-lampu dalam kondisi menyala dan yang tidak berfungsi bila ada c. Foto Grounding (Arde) dan kabel installasi jika ada yang tidak safety. d. Foto kekurangan-kekurangan dan kesalahan untuk mendukung bukti kekurangan e. Foto Catatan Kualitas/ Density Terakhir masing-masing data tangki.(contoh Tangki 1, tangki 2, tangki 3 dst.) f. Foto Catatan Stock terakhir g. Foto Catatan Perawatan Mesin dan Catatan Perbaikan mesin h. Foto Catatan Checklist housekeeping terakhir i. Foto form-form keluhan pelanggan serta Log book keluhan pelanggan j. Foto tanda dilarang masuk untuk mengahiri pemotretan l. Foto tabung pemadam 9 kg dan 60 kg termasuk lable validasi LENGKAPI HASIL AUDIT dengan melengkapi checklist audit sebelum keluar dari SPBU a. Minta Pengawas tanda tangan ATTENDANCE SHEET NB: . Usahakan foto jelas atau tidak buram. . Kalau Proses Audit sudah sore usahakan ambil foto terlebih dahulu supaya dapat hasil yang jelas . Foto-Foto tersebut diatas harus dikirim untuk memudahkan proses Editing hasil audit.

3

4

5

You're Reading a Free Preview

Mengunduh
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->