Anda di halaman 1dari 24

Sistem Informasi Kepegawaian

Fakultas Ilmu Komputer


Universitas Indonesia

Project Charter

Oleh
Annisa Utami / 1201000156
Arief Purnama LK / 1201000172
Kadek Wisnu Arsadhi / 1201000598
Mika Permana / 1201000695
Ripta Ramelan / 120100092X
Daftar Isi

Daftar Gambar........................................................................................................ 3
Daftar Tabel............................................................................................................. 4
Latar Belakang........................................................................................................ 5
Profil Organisasi..................................................................................................... 6
Struktur Organisasi................................................................................................. 7
Tujuan Proyek......................................................................................................... 7
Gambaran Proyek.................................................................................................... 9
Stakeholder Sistem.................................................................................................. 9
Pernyataan Masalah dan Opportunities..................................................................10
Tabel Pernyataan Masalah......................................................................................15
Hambatan Proyek (Project Constraints).................................................................17
Ide Solusi Tahap Awal.............................................................................................18
Ruang Lingkup Awal Proyek..................................................................................18
Strategi Bisnis.........................................................................................................19
Project Schedule.....................................................................................................20
Estimasi Biaya........................................................................................................21
Dokumentasi dan Komunikasi Proyek...................................................................22
Organisasi dan Staf Proyek.....................................................................................23
Referensi.................................................................................................................24

2
Daftar Gambar

Gambar 1. Struktur organisasi Fasilkom UI........................................................... 7


Gambar 2. Sistem prosedur ( mekanisme ) lembur pegawai..................................12
Gambar 3. Sistem prosedur ( mekanisme ) absensi................................................13

3
Daftar Tabel

Tabel 1. Tujuan Proyek........................................................................................... 8


Tabel 2. Pernyataan Masalah ( problem statement )...............................................16
Tabel 3.Rincian perkiraan biaya pengembangan proyek........................................21
Tabel 4. Staf proyek................................................................................................20

4
1. Latar Belakang

Sebagai bagian dari suatu universitas yang berstatus BHMN, Fakultas Ilmu Komputer
( Fasilkom ) telah menjalankan kegiatan – kegiatan baik yang berkaitan dengan
akademik maupun non akademik secara mandiri. Termasuk dalam pengurusan
kepegawaian, urusan ini ditangani oleh suatu bagian yang keberadaannya dibawahi
oleh Wakil Dekan II (Wadek II).

Untuk mewujudkan suatu pendidikan yang berkualitas dan bermutu tinggi di


Fasilkom UI, dibutuhkan dukungan dan komitmen tinggi baik dari dosen maupun
karyawan. Dosen dan karyawan akan bekerja sepenuh hati dan berkinerja tinggi
apabila kebutuhan pribadinya ( misalnya kesejahteraan ) telah terpenuhi. Oleh karena
itulah dibutuhkan suatu manajemen yang baik dalam mengelola kepegawaian.

Saat ini sistem kepegawaian di Fasilkom UI masih dikerjakan secara manual.


Meskipun untuk beberapa pekerjaan telah dikerjakan menggunakan komputer, namun
antara satu bagian dengan bagian lain masih saling terpisah dan belum terintegrasi.
Hal ini mengakibatkan suatu ketidakefisienan dan seringkali menimbulkan kesalahan.
Misalnya dalam hal absensi dan penghitungan uang lembur. Sistem absensi yang ada
seringkali menimbulkan kesalahan dalam penghitungan uang lembur. Hal ini
dikarenakan sistem absensi yang ada memiliki tingkat akurasi yang rendah, sehingga
apabila ada karyawan yang lembur kadangkala tidak tercatat dalam absensi. Demikian
juga dalam hal birokrasi, karyawan kadangkala terlambat menerima uang lembur
hanya disebabkan karena pejabat yang berwenang memberikan persetujuan sedang
tidak ada di tempat.

Adanya business driver dan technology driver menuntut pihak top level
management Fasilkom UI untuk menerapkan suatu sistem yang lebih baik dalam
bidang kepegawaian. Oleh karena itulah dibutuhkan suatu sistem informasi
kepegawaian yang terintegrasi yang diharapkan dapat memberikan dukungan dalam
mewujudkan suatu proses pendidikan yang bermutu tinggi di Fasilkom UI.

5
2. Profil Organisasi

Subag (sub bagian ) kepegawaian adalah suatu unit kerja di Fasilkom UI yang
mengurusi segala permasalan yang berkaitan dengan kepegawaian. Secara struktural,
Subag Kepegawaian dibawahi oleh wakil dekan II. Subag ini dipimpin oleh seorang
kepala bagian dan dibantu oleh beberapa orang staf.

Peranan dan tugas – tugas yang dijalankan oleh Subag Kepegawaian adalah sebagai
berikut :
a) Perekrutan pegawai baru
b) Pencatatan data kepegawaian
c) Pengelolaan absensi pegawai
d) Penghitungan gaji pegawai
e) Penghitungan uang lembur
f) Penghitungan besar tunjangan selain gaji pegawai ( misalnya tunjangan
keluarga )
g) Penentuan office hour bagi pegawai
h) Penentuan RKS
i) Penilaian kinerja pegawai
j) Pinjaman pegawai

Dalam kegiatan operasionalnya Subag Kepegawaian berhubungan erat dengan Subag


Keuangan. Misalnya dalam hal penghitungan uang lembur. Setelah data lembur
diterima dan di proses di Subag kepegawaian, data tersebut diserahkan ke Subag
Keuangan untuk dilakukan pembayaran ke pegawai yang telah melakukan lembur.

6
3. Struktur Organisasi

Gambar 1. Struktur Organisasi Fasilkom UI

4. Tujuan Proyek

Proyek ini diharapkan dapat membantu kegiatan operasional sehari-hari untuk bagian
kepegawaian Fakultas Ilmu Komputer Universitas Indonesia. Bagian kepegawaian ini
mengurusi baik karyawan akademik maupun karyawan non akademik. Hal-hal yang
termasuk di dalamnya adalah proses penggajian, proses penugasan, proses pengajuan
cuti, dan manajemen kehadiran. .

Selama ini sistem kepegawaian walaupun telah menggunakan komputer sebagai alat
bantu tidak berjalan dengan efisien karena sistem komputer itu tidak terintegrasi
dalam suatu sistem informasi yang utuh. Melalui pelaksanaan proyek ini, bagian
kepegawaian akan memiliki sistem informasi dimana data-data maupun segala proses
dan informasi kepegawaian akan terintegrasi.

7
Berikut ini adalah business goal dan project goal sistem informasi kepegawaian yang
diharapkan dapat tercapai dengan dilaksanakannya proyek ini :

Business Goal Project Goal

1. Sistem kepegawaian yang efisien dan 1. Prosedur persetujuan pembayaran uang

terotomatisasi lembur lebih dipersingkat

2. Proses penghitungan uang lembur

maupun uang dinas luar terotomatisasi

3. Pencatatan absensi karyawan maupun

proses shifting (untuk satpam)

terotomatisasi

4. Pengiriman absensi karyawan Pusilkom

Salemba dilakukan dengan jaringan

internet

5. Proses penghitungan uang pinjaman

terotomatisasi

2. Mempermudah pengambilan kebijakan 1. Adanya sistem informasi kepegawaian

maupun proses audit yang terintegrasi baik internal bagian

kepegawaian maupun dengan bagian lain

(misalnya dengan bagian keuangan)

2. Adanya sistem informasi untuk bagian

eksekutif (Wadek II)

Tabel 1. Tujuan Proyek

Dalam tabel di atas, business goal ditujukan untuk bagian eksekutif atau para
pimpinan dan pengambil keputusan, sedangkan project goal ditujukan untuk
pengguna sistem sehari-hari.

8
5. Gambaran Proyek

Proyek Sistem Informasi Kepegawaian Fasilkom UI adalah suatu sistem informasi


yang berfungsi untuk mendukung pengelolaan kepegawaian di Fasilkom UI secara
efektif dan efisien. Sistem ini akan mengintegrasikan beberapa unit bisnis yang ada di
dalam Subag kepegawaian. Data yang berkaitan dengan kepegawaian akan dicatat,
diproses dan kemudian disimpan sehingga menjadi informasi yang berguna baik bagi
pihak manajemen, non-manajemen maupun pihak – pihak lain yang terkait dengan
sistem ini.

Pelaksanaan proyek ini dimulai dengan mengumpulkan semua data yang berkaitan
dengan bisnis proses di unit kerja Subag Kepegawaian. Melalui wawancara dengan
user dan analisis terhadap bisnis proses yang ada, tim pengembang melakukan
perancangan dan design sistem tahap awal. Karena proyek ini dilakukan dengan
menggunakan pendekatan prototyping, maka setelah tim pengembang menyelesaikan
tahapan implementasi, testing dan debugging, prototype dari sistem diserahkan ke
user untuk dicoba dan dievaluasi apakah sistem tersebut telah sesuai dengan
kebutuhan user. Setelah ada revisi dari user, maka proyek dilanjutkan dengan memulai
kembali tahapan analisis hingga ke tahapan implementasi. Siklus ini akan diulang
beberapa kali sesuai dengan jadwal yang telah disusun.

Output dari proyek ini adalah Sistem Informasi Kepegawaian yang memiliki beberapa
modul yang saling terintegrasi. Modul – modul tersebut antara lain modul penggajian
karyawan, modul absensi, dan modul penjadwalan kerja karyawan ( shifting ).

6. Stakeholder Sistem

Berikut ini adalah pihak-pihak yang berhubungan dengan sistem ini :


1. Pemilik sistem (System Owner)

Pemilik sistem ini adalah pihak dekanat yang diwakili oleh:


a. Nama : Bp. Toemin A. Masoem
Jabatan: Dekan Fasilkom UI

9
b. Nama : Bp. Heru Suhartanto
Jabatan : Wadek II Fasilkom UI

2. Internal System User

a. Nama : Ibu Puji Astuti


Jabatan : Kasubag Kepegawaian
b. Nama : Triwidayani
Jabatan: Staf Kepegawaian

3. External System User / Departemen lain yang dipengaruhi atau


berhubungan dengan sistem

a. Departemen / Sub Bagian Keuangan Fasilkom UI


b. Bagian Akademik Fasilkom UI
c. Bagian Kepegawaian Rektorat UI
d. Staf Fasilkom UI

7. Pernyataan Masalah dan Opportunities

Pernyataan Masalah

Dalam struktur organisasi Fakultas Ilmu Komputer (Fasilkom) Universitas Indonesia


(UI), berbagai urusan yang menyangkut kepegawaian pada dasarnya ditangani oleh
Wakil Dekan II dan dibantu oleh bagian khusus (bagian kepegawaian) yang berada
dibawahnya. Dalam menangani urusan kepegawaian, bagian kepegawaian Fasilkom
UI juga dibantu oleh sub-bagian kecil dibawahnya yang bertanggungjawab dalam
melakukan proses pencatatan data awal. Selain itu, bagian kepegawaian juga terkait
dengan bagian lain, seperti: keuangan untuk kepentingan-kepentingan tertentu. Misal.
penghitungan dan pembayaran gaji / honor pegawai.

10
Dalam melakukan analisa terhadap berbagai masalah yang terdapat dalam
‘Kepegawaian Fasilkom UI’, kami melakukan kategorisasi permasalahan-
permasalahan yang ada pada Kepegawaian tersebut berdasarkan rangkaian kerja
(framework) PIECES ( Performance, Information, Economics, Control, Efficiency,
Service ).
Berikut ini adalah permasalahan-permasalahan yang dibahas ketika project team
mengadakan wawancara dengan narasumber (Ibu Puji Astuti dan Bapak Harry
Nugroho):
1. Kebutuhan tanda-tangan untuk persetujuan terhadap pembayaran tambahan
honor
Setiap staf yang bekerja di Fasilkom untuk berbagai alasan tertentu dapat
melakukan kegiatan kerja melebihi durasi standar (39,5 jam/minggu) yang
telah ditentukan atau biasa disebut sebagai kerja lembur, sedangkan untuk
penghitungan jam kerja lembur adalah total jam kerja yang bersangkutan
selama satu minggu dikurangi dengan ketentuan jumlah jam kerja per minggu.
Dalam melaksanakan kegiatan lembur tersebut setiap staf akan mendapatkan
imbalan berupa honor yang disesuaikan dengan jumlah kelebihan durasi jam
kerja yang telah dihabiskan. Namun, untuk mensahkan kerja lembur yang
dilakukan, staf tersebut harus mengisi form persetujuan yang disertai dengan
tanda-tangan dari pihak atasan atau orang yang menugaskannya untuk
melakukan kegiatan tertentu yang mengakibatkan ia harus bekerja lembur.

Untuk mendapatkan tanda-tangan atau pengesahan keterangan mengenai


kegiatan kerja lembur tersebut bisa saja membutuhkan waktu yang lama
karena pimpinan yang memberi tugas tersebut sedang sibuk atau berhalangan.

Permasalahan ini dapat dikategorikan sebagai permasalahan PERFORMANCE


dan EFFICIENCY.

11
Gambar 2. Sistem prosedur (mekanisme) lembur pegawai

2. Akurasi dalam absensi pegawai


Dalam penghitungan durasi kerja setiap staf Fasilkom UI dilakukan dengan
sistem absensi. Jadi, setiap staf dicatat waktu masuknya atau kedatangannya
kemudian pada waktu sore dicatat waktu kepulangannya. Untuk proses
pencatatan waktu ini dilakukan oleh bagian security pada tiap-tiap pos secara
terpisah ( seorang staf dapat saja masuk ke gedung Fasilkom dari berbagai
pintu masuk yang tersedia ) kemudian informasi mengenai waktu kedatangan
dan kepulangan ini dikumpulkan pada pos pusat. Setelah data mengenai
absensi ini terkumpul kemudian diserahkan ke bagian kepegawaian.
Permasalahan ini dapat dikategorikan sebagai permasalahan INFORMATION,
CONTROL dan SERVICE.

12
Gambar 3. Sistem prosedur (mekanisme) absensi

3. Sinkronisasi data absensi pegawai di Salemba


Fakultas Ilmu Komputer (Fasilkom) UI terbagi berdasarkan lokasi menjadi 2,
yaitu: Depok dan Salemba. Setiap lokasi ini tentu memiliki staf-staf yang
berbeda dan pencatatan absensi setiap pegawai dilakukan terpisah di setiap
lokasi. Pencatatan data absensi pegawai di Fasilkom UI, Salemba dilakukan
secara terpisah dari Fasilkom UI, Depok. Kemudian pada sore harinya data
absensi pegawai di Salemba dikirim ke Fasilkom UI, Depok. Adanya
pencatatan yang dilakukan terpisah tentu tidak efisien dan membutuhkan
waktu untuk proses sinkronisasi. Selain itu, untuk melakukan proses
pengiriman data ini membutuhkan cost yang mahal, karena data absensi ini
dikirim dengan menyuruh orang yang bertugas seperti kurir.
Permasalahan ini dapat dikategorikan sebagai permasalahan INFORMATION,
ECONOMICS dan EFFICIENCY.

4. Penghitungan gaji / honor pegawai


Untuk menghitung gaji atau honor pegawai, bagian kepagawaian
melakukannya secara setengah otomasi ( memanfaatkan komputer namun
entry data dilakukan secara manual ). Perlu diketahui bahwa honor/gaji
pegawai di Fasikom dihitung berdasarkan pada durasi kerja dari pegawai
tersebut dan data durasi kerja pegawai Fasilkom UI ini dihitung dengan
berdasarkan pada absensi yang dicatat secara manual setiap harinya. Dari
laporan data yang diberikan oleh pihak security ( bagian security yang
bertanggungjawab dalam melakukan pencatatan data absensi pegawai ),
bagian kepagawaian melakukan entry data secara manual ke dalam suatu

13
program komputer yang belum terintegrasi dengan sistem keuangan, sehingga
untuk memproses keluar gaji/honor pegawai juga dilakukan secara manual,
yaitu: dengan memberikan laporan print-out mengenai absensi pegawai
tersebut ke bagian keuangan.
Permasalahan ini dapat dikategorikan sebagai permasalahan PERFORMANCE
dan EFFICIENCY.

5. Kemudahan dalam melakukan audit informasi kepegawaian


Informasi-informasi mengenai kepegawaian dapat dimanfaatkan untuk
penilaian kinerja dan pengambilan keputusan dalam Fasilkom UI. Namun,
data / informasi kepegawaian yang ada belum terintegrasi sehingga untuk
melakukan audit atau pemrosesan informasi kepegawaian membutuhkan
waktu yang lama, karena data / informasi yang terkumpul pada bagian
kepegawaian diproses terlebih dahulu menjadi suatu format laporan kemudian
diberikan atau dikirim ke bagian lain atau level atas untuk kebutuhan audit.
Permasalahan ini dapat dikategorikan sebagai permasalahan CONTROL

6. Belum adanya sistem informasi untuk eksekutif (EIS)


Permasalahan pada poin ini berkaitan dengan poin sebelumnya, yaitu :
pemanfaatan informasi kepegawaian untuk pengambilan keputusan strategis
atau penyusunan kebijakan baru. Dalam struktur organisasi Fasilkom UI,
jabatan-jabatan yang termasuk dalam level eksekutif adalah jabatan Wadek
sampai dengan Rektor. Saat ini, akses informasi kepegawaian dari level
eksekutif tidak dapat dilakukan secara langsung melalui komputer pada level
tersebut. Hal ini karena belum adanya sistem yang menghubungkan atau
mengintegrasikan seluruh informasi atau data yang terpisah-pisah dalam tiap-
tiap bagian.
Permasalahan ini dapat dikategorikan sebagai permasalahan INFORMATION
dan EFFICIENCY.

tunities

Kelebihan dari sistem yang dikembangkan :


1. Adanya integrasi informasi dan data kepegawaian.

14
2. Data-data kepegawaian tersimpan dalam basis data sehingga pemanggilan dan
pemrosesan data menjadi lebih mudah.
3. Data disimpan dalam 1 pusat data sehingga memudahkan dalam sinkronisasi
data dan mengurangi redundansi data.
4. Entry data lebih efisien karena umumnya entry dilakukan sekali.
5. Biaya yang dikeluarkan untuk transfer informasi lebih sedikit karena sistem
terintegrasi.
6. Pemanfaatan data / informasi kepegawaian lebih efektif karena data /
informasi dapat dikonversikan ke berbagai format (seperti: bentuk grafik atau
spreadsheet )
7. Akses informasi kepegawaian menjadi lebih mudah karena sistem
menyediakan interface pada setiap komputer yang terhubung untuk
memudahkan dalam melakukan interaksi.

Sistem informasi kepegawaian Fasilkom UI ini dapat dikembangkan lebih lanjut


menjadi sistem yang terintegrasi dengan sistem informasi lainnya di Fasilkom UI,
seperti sistem informasi aset, sistem informasi akademik, dan sebagainya.
C. Directives

Sistem ini dikembangkan di atas platform windows sehingga perangkat lunak yang
digunakan harus yang memiliki licensed ( bukan bajakan ).

8. Tabel Pernyataan Masalah

PERNYATAAN MASALAH
PROYEK: Sistem Informasi Kepegawaian MANAJER PROYEK: Ripta Ramelan

DISUSUN OLEH: Ripta Ramelan PENYESUAIAN TERAKHIR OLEH: Ripta Ramelan

TANGGAL PENYUSUNAN: 20 Februari 2004 TANGGAL PENYESUAIAN TERAKHIR: 2 Maret 2004

15
Pernyataan Singkat Tingkat Visibilitas Peringkat Solusi yang
dari Masalah atau Kepentingan Ditawarkan
Peluang
1. Duplikasi tanda- 3 Bulan Sedang 3 Pengembangan
tangan atasan sistem informasi
untuk persetujuan yang terintegrasi
terhadap sehingga tidak
diperlukan tanda
pembayaran
tangan yang
tambahan honor berulangkali
2. Akurasi dalam 2 Bulan Tinggi 2 Dalam implementasi
absensi pegawai sistem, tiap-tiap pos
satpam akan
disediakan 1 unit
komputer untuk
memudahkan dalam
entry data absensi.
3. Sinkronisasi data 1 Bulan Tinggi 1 Pengembangan
absensi pegawai di sistem informasi
Salemba yang melakukan
integrasi seluruh data
kepegawaian baik
yang berada di
Fasilkom UI, Depok
maupun yang berada
di Fasilkom UI,
Salemba
4. Penghitungan gaji / 2 Bulan Tinggi 1 Pengembangan
honor pegawai sistem informasi
yang memusatkan
penyimpanan data
pada suatu basis data
yang terintegrasi dan
terpadu
5. Kemudahan dalam 6 Bulan Sedang 3 Pengembangan
melakukan audit sistem informasi
informasi yang terintegrasi dan
kepegawaian user-friendly
sehingga setiap
bagian dapat
menggunakan
informasi
kepegawaian dengan
lebih mudah
6. Belum adanya 6 Bulan Sedang 4 Pengembangan
sistem informasi sistem informasi
untuk eksekutif yang terintegrasi
(EIS) yang dapat
menghubungkan
seluruh tingkatan /
bagian organisasi

Tabel 2. Pernyataan Masalah (Problem Statement)

16
9. Hambatan Proyek (Project Constraints)

A. Business Constrains

Berikut adalah business constraints yang ada :


1. Sistem akan dibangun berdasarkan metode prototyping, dimana
ditargetkan tiap iterasi berlangsung selama 1 bulan.
2. Target pengoperasian sistem di Fasilkom adalah 6 bulan setelah
dijalankannya proyek ini.
3. Sistem tidak akan merubah file-file ataupun database yang ada
pada saat ini tanpa adanya izin dari pemilik system (Bapak Toemin dan
Bapak Heru).
4. Sistem ini selain akan mengotomatisasi jalur kepegawaian dan
keuangan, juga dibangun untuk mempersingkat jalur birokrasi dalam
hal pembayaran uang lembur.
5. Sistem yang dibangun harus memenuhi Technology Constrains
yang ada.

B. Technology Constrains

Berikut adalah standar teknologi informasi yang harus dipenuhi oleh sistem :
1. Sistem akan dibangun diatas sistem operasi Microsoft Windows
2000.
2. Sebagai tempat penyimpanan data, akan digunakan basis data
sebagai media penyimpanannya. Adapun basis data yang akan
digunakan adalah Microsoft SQL Server yang berjalan pada Microsoft
Windows 2000.
3. Sistem akan dibangun sebagai desktop application. Aplikasi ini
akan dibangun dengan menggunakan Visual Basic 6.0

17
10. Ide Solusi Tahap Awal

Solusi yang diberikan adalah dengan mempersingkat jalur-jalur yang ada di bidang
kepegawaian, terutama sehubungan dengan komunikasinya di bidang keuangan.
Diketahui saat ini untuk penggajian karyawan terutama harus dilakukan perhitungan
secara manual, sehingga perhitungan ini harus dilempar dari satu orang/pihak ke
pihak lainnya. Dengan meng-otomatisasi perhitungan, dapat mempersingkat jalur
yang ada sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien.

Selain itu, juga akan absensi yang berada di Salemba juga akan dibuatkan suatu
sistem dengan menggunakan jaringan yang sudah ada saat ini sehingga tidak
diperlukan pengiriman oleh orang secara manual dengan kendaraan bermotor. Hal ini
tentu akan meningkatkan efisiensi terutama dari segi biaya dan waktu. Dengan sistem
absensi ini juga, penjadwalan karyawan (shifting) juga dapat diotomatisasi, yang
kemudian dapat digabungkan dengan sistem penggajian karyawan yang disebutkan
diatas.

11. Ruang Lingkup Awal Proyek

Berikut fungsi-fungsi yang akan didukung dan terpengaruh dengan adanya


proyek ini:

1. Penggajian karyawan
Fungsi penggajian karyawan merupakan bagian dari sistem kepegawaian dan
sistem keuangan. Sistem kepegawaian melakukan perhitungan jumlah uang
lembur pegawai, sedangkan bagian keuangan melakukan pencatatan terhadap
pembayaran uang lembur tersebut. Pada saat ini perhitungan uang lembur,
uang perjalanan, dan hal lainnya masih dilakukan oleh bagian kepegawaian
secara manual. Dengan adanya sistem ini, perhitungan-perhitungan tersebut
dapat dilakukan secara otomatis, sehingga bagian kepegawaian hanya perlu
untuk menandatangani print-out hasil perhitungan tersebut. Setelah
ditandatangani oleh bagian kepegawaian, print-out ini dapat diserahkan ke
bagian keuangan untuk kemudian diproses.

18
2. Absensi karyawan
Karena setiap hari absensi harus dilaporkan, terdapat kesulitan dalam mendata
absensi untuk staf Fasilkom di Salemba. Sistem absensi yang ada saat ini
adalah dengan membawa hardcopy absensi di Salemba ke Depok dengan
kendaraan bermotor setiap harinya. Proyek ini akan memperbaiki sistem
tersebut dengan menggunakan jaringan yang ada saat ini. Dengan adanya
proyek ini tidak diperlukan lagi untuk membawa hardcopy data absensi dari
Salemba ke Depok setiap harinya. Sistem juga dapat memberikan print-out
data absensi jika diperlukan.

3. Penjadwalan Karyawan
Pencatatan jadwal kerja karyawan saat ini kurang akurat karena adanya
jadwal-jadwal yang tidak tetap dimana karyawan tersebut dapat tidak masuk
(contoh: satpam, 3 hari masuk 1 hari libur). Pencatatan ini akan berpengaruh
kepada cuti yang diberikan kepada karyawan tersebut. Untuk mengurangi
kesalahan yang ada, penjadwalan kerja (shifting) ini harus dicatat dengan baik
untuk memudahkan dalam penghitungan cuti, jam kerja, ataupun hal lainnya.
Sistem ini akan memperbaiki, penjadwalan kerja tersebut dan akan
mengintegrasikannya dengan sistem penggajian dan absensi karyawan.

12. Strategi Bisnis

A. Metodologi Proyek

Metodologi yang digunakan dalam pembuatan sistem ini adalah metodologi FAST
dengan pendekatan Rapid Application Development (RAD). Kami memilih
pendekatan RAD berdasarkan beberapa pertimbangan. Pertimbangan pertama
adalah belum adanya requirement yang jelas untuk sistem yang akan
dikembangkan ini. Pendekatan RAD ini juga banyak melibatkan user, sehingga
dapat meningkatkan visibilitas system dan dapat mendapat dukungan lebih dari
user dan pihak managemen. Pendekatan RAD ini juga relatif lebih cepat, lebih
murah, dan tidak memerlukan tim pengembang dalam ukuran besar. Faktor-faktor

19
ini menyebabkan RAD sesuai dengan sistem berukuran sedang, seperti sistem
yang akan kami kembangkan ini.

Pendekatan RAD ini dapat menggunakan dua metode yang berbeda dalam
pelaksanaannya, yaitu teknik prototyping dan teknik time-boxing. Dalam proyek
ini kami menggunakan teknik prototyping. Kami memilih teknik prototyping ini,
karena dengan teknik ini dapat memudahkan user mengetahui keinginan mereka.
Dalam teknik prototyping, sistem terdiri dari beberapa siklus, dimana pada tiap
siklus tim pengembang menghasilkan suatu prototipe yang akan dicoba user.
Kemudian user akan megevaluasi kekurangan prototipe tersebut. Hasil evaluasi ini
akan dianalisa kembali oleh tim pengembang dan kemudian menghasilkan protipe
yang baru. Demikian siklus ini akan berlangsung terus sampai didapat sistem yang
sesuai dengan keinginan user.

B. CASE Tool

CASE tool yang akan kami gunakan dalam proyek ini adalah ERWin 2001.
ERWin ini digunakan untuk perancangan data yang akan digunakan dalam sistem.

13. Project Schedule

Proyek ini akan dikerjakan selama kurang lebih 6 bulan. Karena metode yang kami
gunakan adalah prototyping, maka proyek ini dilakukan dalam beberapa siklus. Setiap
siklus dikerjakan dalam jangka waktu satu bulan. Karena waktu pengerjaan proyek ini
enam bulan, maka terdapat kurang lebih lima siklus. Estimasi waktu yang dibutuhkan
untuk setiap siklus adalah sebagai berikut:
1. Inisiasi Sistem : 11 Februari 2004 – 25 Februari 2004 (1,5 minggu)
2. Siklus I : 26 Februari 2004 –24 Maret 2004 (4 minggu)
3. Siklus II : 25 Maret 2004 – 21 April 2004 (4 minggu)
4. Siklus III : 22 April 2004 – 26 Mei 2004 (4 minggu)
5. Siklus IV : 27 Mei 2004 – 16 Juni 2004 (4 minggu)
6. Siklus V : 17 Juni 2004 - 14 Juli 2004 (4 minggu)
7. Instalasi dan penyerahan sistem : 15 Juli – 6 Agustus 2004 (3 minggu)

20
Setiap siklus tersebut terdiri dari tahap problem analysis, requirement analysis,
logical design, decision analysis, physical design dan installation and delivery.

14. Estimasi Biaya

Berikut ini adalah tabel rincian perkiraan biaya pengembangan sistem :

Estimated Costs:
Type of Initial Annual Remarks
Outlay (Development) (Recurring)
Hardware US$ 499 US$ 49.9 Initial :
Workstation: US $499 x 1
Celeron 1.8 GHz, 128MB
DDR,
30GB HDD, 52x CD,
VGA 64MB SiS share, Audio,
Speaker, NIC, 15" Monitor
Annual :
10 % dari initial
Software US$ $408 US $40.8 Initial :
OS :
MS Windows 2000 Pro
US$ 99 x 1
Tool: MS Visual Basic 6
US$ 109 x 1
Biaya pengerjaan sistem:
US $200
Annual :
10 % dari initial
Supplies US$ 200 US$ 100 Alat – alat kantor (kertas, tinta
dll)
User US$ 100 - 3 jam / hari x 5 hari / minggu x 1
Training minggu. Pelatihan untuk
operator dan eksekutif.
TOTAL US$ 1207 US$ 190.7 Keterangan: 1US$ = Rp. 8535
=Rp.10.301.745 =Rp.1.627.624,
5

Tabel 3. Rincian Perkiraan Biaya Pengembangan Proyek

Keterangan:
• 1 workstation dan 1 lisensi MS Windows 2000 Pro untuk ruang
satpam.
• 1 lisensi MS Visual Basic 6 untuk Developer dalam pengerjaan sistem.

21
Asumsi:
Fasilkom sudah memiliki server, MS Windows 2000 Server, dan MS SQL Server,
serta masing-masing pengguna sistem telah memiliki komputer dan lisensi untuk
software dalam komputer tersebut.

15. Dokumentasi dan Komunikasi Proyek

A. Dokumentasi Proyek

Semua dokumen yang berhubungan dengan proyek ini disimpan di folder :


http://www.mhs.cs.ui.ac.id/~nisa101/repository/KepegawaianFasilkomUI

Semua dokumen dalam direktori ini harus dimanage dengan menggunakan


standar PVCS. PVCS adalah standar pemberian versi dokumen yang memudahkan
tim pengembang mengontrol perkembangan sistem dengan mengotomasi tugas-
tugas umum dan komunikasi di seluruh siklus proyek. Dokumen yang dapat
dimanage dengan standard PVCS ini meliputi berkas kode program (source code),
berkas word processing, berkas grafik, dan berkas spreadsheet.

B. Komunikasi Proyek

Untuk menjamin kelancaran komunikasi dalam proyek ini, maka diberlakukan


ketentuan sebagai berikut:
1. Rapat mingguan yang diketuai oleh manager proyek. Dalam rapat ini
dibahas mengenai laporan perkembangan mingguan masing-masing
bagian. Selain itu dibahas juga mengenai hambatan yang dihadapi tiap-
tiap bidang. Semua anggota tim harus hadir dalam rapat ini.
2. Pertemuan mingguan dengan pemilik dan user sistem. Rapat ini
diperlukan untuk memberikan gambaran sistem yang sedang dibangun
kepada pemilik dan user sistem, dan untuk mendapatkan requirement
sistem yang akurat dari user.
3. Pertemuan mingguan antara Project Manager, Business System
Analyst, dan Programmer untuk melakukan quality assurance. Quality

22
assurance ini bertujuan untuk mengawasi agar proyek yang
dikembangkan sesuai dengan CSSQ (Cost, Schedule, Scope, and
Quality) yang telah dirumuskan pada awal proyek.
4. Briefing harian untuk setiap bidang pada sore hari pukul 16:00 yang
diketuai oleh penanggung jawab bidang, untuk mengetahui
perkembangan harian di setiap bidang.
5. Komunikasi jarak jauh dapat dilakukan melalui e-mail atau telefon.

16. Struktur Organisasi dan Staf Proyek

Gambar 4. Struktur Organisasi Proyek

No. Jabatan Nama


1. System Owner Bapak Toemin A. Masoem sebagai Dekan
Fasilkom UI) dan Bapak Heru Suhartanto
Wadek II Fasilkom UI yang membawahi
langsung Subag Kepegawaian Fasilkom UI.
2. Project Manager Ripta Ramelan

23
3. Business Process System Kadek Wisnu Arsadhi
Analyst
4. Database Designer Arief Purnama LK
5. Documentator Annisa Utami
6. Database Programmer Mika Permana
7. Application Programmer I Ripta Ramelan
8. Application Programmer II Mika Permana

Tabel 4. Staf Proyek

17. Referensi

Whitten, Bentley, Ditman. 2004. System Analysis and Design Method, International
Edition. New York : McGraw-Hill.

Budi, Indra. 2004. Project Charter [Online]. Diakses dari :


http://www.cs.ui.ac.id/kuliah/Anaprancis/2004/project_charter.doc.
Diakses tanggal : 1 Maret 2004.

Anonim. 1999. Using PVCS Version Manager for Document Control. Diakses dari :
www.smarttrade.ch/produkte/versionmanager/documents/wp_doccont.pdf.
Diakses tanggal : 1 maret 2004.

24