Andy Tirta
Formalisasi
Secara sederhana, formalisasi dapat
diartikan sebagai derajat atau tingkat pembakuan (standarisasi) dari jabatanjabatan yang terdapat dalam suatu organisasi
Formalisasi ?
Tingkat formalisasi merupakan salah satu standar
yang dapat digunakan untuk mengukur derajat standarisasi suatu organisasi. Kebebasan pemangku jabatan, berbanding terbalik dengan besarnya proporsi cara menjalankan berbagai kegiatan dalam jabatan tersebut, yang sebelumnya telah ditetapkan oleh organisasi. Standarisasi atau pembakuan bukan hanya mengurangi alternatif cara yang bisa diikuti dalam pelaksanaan tugas, tetapi juga membuat karyawan menjadi bebas dari keharusan untuk memikirkan sendiri cara yang hendak diikuti dalam menyelesaikan tugasnya.
pihak secara lebih sederhana, yaitu dengan menyatakannya sebagai tingkat penggunaan dokumen tertulis dalam kegiatan organisasi. Definisi lain: formalisasi sebagai banyaknya peraturan, prosedur, intruksi dan komunikasi yang diwujudkan dalam bentuk dokumen tertulis. Yang perlu ada:
Buku petunjuk/manual yang memuat seluruh
peraturan dan prosedur kerja, jumlah dan kekhususan masing-masing peraturan, tingkat kedalaman dan ketelitian uraian jabatan (job description).
3.
4.
a.
Memeriksa banyaknya dokumen resmi yang digunakan dalam kegiatan organisasi. Mempertimbangkan sikap karyawan dalam mematuhi peraturan atau dalam menjalankan prosedur. Mempertimbangkan kejelasan prosedur kerja yang berlaku. Memeriksan konsistensi organisasi dalam memaksakan dipatuhinya peraturan. Dua pandangan cara mengukur: Berdasarkan data, berapa banyak dokumen yang ada
berbeda-beda pada bagian-bagian tertentu pengecer obat (detailer) dan receptionist Biasanya: pekerjaan yang berulang, tugas-tugas sederhana, memiliki derajat formalisasi yang tinggi. Sebaliknya, untuk yang memiliki profesionalitas tinggi, cenderung diatur dengan derajat formalisasi yang rendah. Beberapa pengecualian memang terjadi: akuntan (terkait dengan pembayaran), dokter, dlsb.
Perilaku dan karyawan seolah-olah telah terprogram. Tidak bingung apabila menghadapi suatu perubahan.
Pekerja waralaba (McD, Kentucky), assembling product dlsb.
Perilaku pemangku jabatan belum cukup terprogram sehingga memiliki kebebasan yang tinggi dalam menjalankan jabatannya. Pemasaran, promosi, marketing dlsb.
Manfaat formalisasi
Perusahaan dapat mempekerjakan tenaga kurang pengalaman asalkan tenaga kerja tersebut dilengkapi dengan panduan yang isinya lengkap sehingga karyawan akan mampu menjawab dan bertindak dengan benar apabila menghadapi masalah/perubahan. Perusahaan untung. ??? 2. Externalized behavior formalisasi berupa suruhan, dari luar pribadi karyawan. Mengorganisasikan karyawan melalui intruksi. Internalized behavior profesionalisme. Karyawan akan memiliki kesamaan semangat, standar dan kualitas kerja yang sama.
1.
mempelajarai dan akhirnya mengadopsi nilainilai, norma dan pola perilaku tertentu yang dianggap sesuai untuk dijalankan oleh suatu jabatan/seseorang yang akan masuk menjadi anggota organisasi. Rekrutmen terhadap pegawai berpengalaman/profesional. Pendidikan dan pelatihan diusahakan untuk membentuk sikap dan perilaku tertentu yang sama.
Seleksi
Teknik yang paling banyak digunakan untuk mengendalikan kebebasan karyawan. Peran ijasah.
2.
Persyaratan Peran
Harapan (ekspektasi) mengenai perilaku yang diharapkan. Penyusunan Uraian Kerja (job description).
3.
4. 5. 6.
Pelatihan Ritual (upacara) Teori X, Teori Y dan Formalisasi (fleksibilitas suatu sistem) Douglas McGregor
meningkatkan kompleksitas organisasi merupakan dua jenis tindakan yang fungsinya sama. Akan tetapi, perubahan sifat organisasi perlu dilakukan dengan memperhatikan apakah kompleksitas terjadi karena meningkatnya diferensiasi ke arah vertikal ataupun differensiasi ke arah horizontal. Differensiasi vertikal tenaga profesional Diferensiasi horizontal tenaga pelaksana (pekerjaan rutin dan berulang)