Anda di halaman 1dari 14

4.1.

Manajemen Waktu 4.1.1. Lingkup Manajemen Waktu Manajemen waktu adalah hal yang sangat penting dalam suatu pelaksanaan proyek untuk mencegah terjadinya kemunduran waktu penyelesaian pembangunan (project delay) karena berbagai sebab yang mungkin terjadi saat pelaksanaan. Manajemen dari mulai tahap perencanaan sampai dengan tahap akhir konstruksi. Manajemen Waktu Dalam PMBOK
a)

Define Activity, yaitu proses mendefinisikan kegiatan secara Sequence Activity, yaitu proses mengidentifikasi dan

spesifik untuk menghasilkan deliverable poryek


b)

mendokumentasikan keterkaitan suatu kegiatan dan kegiatan lainnya


c)

Estimate Activity Resoruce, yaitu proses memperkirakan tipe

dan jumlah dari sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan masing-masing jadwal kegiatan
d)

Estimate Activity Duration, yaitu proses memperkirakan durasi Develop Schedule, yaitu proses menganalisa keterkaitan

dari suatu kegiatan untuk dapat selesai dengan sumber daya yang ada
e)

antarkegiatan, keperluan sumber daya, dan batasan jadwal untuk menghasilkan penjadwalan proyek
f)

Control Schedule, yaitu proses memonitoring proyek untuk

memperbarui progress dari proyek dan mengatur perubahan-perubahan yang terjadi pada jadwal

Manajemen waktu proyek adalah kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk memastikan waktu atau durasi untuk penyelesaian proyek. Kegiatan yang dilakukan dapat dibagi menjadi 2 (dua) bagian, yaitu perencanaan dan pengendalian waktu proyek.

Gambar Bagan Kegiatan Manajemen Waktu Proyek

Perencanaan dan penjadwalan Proyek Konstruksi Perencanaan adalah alat atau teknik manajemen yang digunakan untuk masa persiapan, pengorganisasian dan pengendalian lingkup, waktu, biaya dan organisasi suatu proyek.Dalam perencanan ada beberapa faktor yang dapat mempengaruhi kulitas perencanaan, antara lain: Definisi lingkup proyek Interaksi beberapa komponen proyek Waktu pelaksanaan dan kegiatan kritis Anggaran dan biaya proyek Alur dokumentasi pada organisasi proyek

Penjadwalan adalah perhitungan pengalokasian waktu yang tersedia kepada pelaksanaan masing-masing bagian pekerjaan atau kegiatan, dalam rangka penyelesaian suatu proyek sedemikian rupa, sehingga tercapai hasil yang optimal, dengan mempertimbangkan keterbatasan-keterbatasan yang ada.

Tujuan dengan :

utama

dari

penjadwalan

yang

detail

biasanya

ialah

untuk

mengkoordinasikan aktivitas kedalam master plan untuk menyelesaikan proyek Waktu yang singkat Biaya optimal Kualitas sesuai dengan perencanaan Risiko terendah Keamanan yang terjaga

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menyusun penjadwalan proyek, antara lain: Durasi rincian kegiatan Sequence atau urutan dan ketergantungan antar tiap kegiatan Metode pelaksanaan yang direncanakan untuk pelaksanaan proyek Peralatan yang digunakan dalam metode konstruksi Sumberdaya yang dialokasikan dalam pelaksanaan proyek.

Mendefinisikan Kegiatan Langkah pertama dari persiapan dari seluruh jenis jadwal adalah menguraikankomponen-komponen pekerjaan seluruh lingkup pekerjaan. Hal ini bertujuan untuk membagi setiap aktivitas pekerjaan kedalam skala pekerjaan yang semakin detail dan kecil sehingga pengendalian akan lebih mudah untuk dilakukan. Ukuran dari setiap aktivitas itu tergantung oleh bagaimana si penjadwal menyusun jadwal kegiatannya. Selain itu ukuran aktivitas ini juga dipengaruhi oleh beberapa faktor lain seperti waktu kegiatan, hubungannya

dengan aktivitas lainnya dan kapan kegiatan ini harus disiapkan, perdagangan, subkontraktor dan desain. Data Input Kegiatan ini didasarkan pada: a. b. c. d. e. f. Dokumen kontrak Hasil survey Spesifikasi Kebijakan perusahaan Faktor-faktor lingkungan perusahaan Proses-proses yang dimiliki organisasi perusahaan Kemampuan / alat yang digunakan Proses dalam menentukan aktivitas pekerjaan meliputi: a. b. c. Output / hasil Hasil dari kegiatan ini meliputi: a. Daftar aktivitas (meliputi: kode, PIC dan deskripsi aktivitas) Daftar Kegiatan adalah daftar lengkap termasuk semua kegiatan yang diperlukan pada pembuatan jadwal proyek. Daftar kegiatan mencakup pengenalan kegiatan dan deskripsi dari ruang lingkup kerja untuk setiap aktivitas dalam detail yang memadai untuk memastikan bahwa anggota tim proyek bekerja dan mengerti apa yang diperlukan untuk menyelesaikan pelaksanaan proyek
b.

Menguraikan paket pekerjaan menjadi aktivitas-aktivitas Menguraikan aktivitas-aktivitas utama menjadi sub-sub aktivitas (apabila diperlukan) Menentukan milestone tiap-tiap aktivitas

Daftar milestone tiap-tiap aktivitas Milestone atau tingkat kejadian penting adalah titik signifikan atau peristiwa dalam proyek. Daftar tiap aktivitas ini

mengidentifikasi semua dan menunjukkan apakah sebuah kejadian adalah wajib, seperti yang diperlukan oleh kontrak, atau opsional, seperti yang didasarkan pada informasi historis Urutan Kegiatan Proses urutan kegiatan adalah menentukan jenis ketergantungan (dependency) atau hubungan (relationship) antara satu kegiatan dengan kegiatan lainnya. Sehingga interaksi antar kegiatan dapat diketahui dengan jelas. Terkadang terdapat jenis ketergantungan yang ditentukan dalam kontrak, tetapi bila tidak, maka yang digunakan adalah data pengalaman proyek yang lalu atau pertimbangan pakar. Berdasarkan PMBOK 2008 proses keterkaitan kegiatan (sequence activity) dengan proses lainnya dalam manajemen waktu proyek dapat digambarkan dengan bagan sebagai berikut:

Gambar Proses sequence activities

4.1.2. Manajemen Waktu Proyek

Manajemen waktu pada proyek pembangunan Gedung Fasilkom Universitas Indonesia ini, dibagi menjadi 3 bagian antara lain : Tahap perencaanaan (Planning)

Tahapan perencanaan meliputi perumusan persyaratan dari bangunan yang akan dibangun, termasuk penjadwalan kegiatan kegiatan yang akan dilaksanakan di lapangan dan pembuatan gambar gambar perencanaan lengkap dengan persyaratan teknis yang diperlukan. Kegiatan perencanaan diaplikasikan dengan menentukan metode pelaksanaan yang tepat sehingga pekerjaan yang sudah direncanakan dapat diselesaikan sesuai dengan perencanaan. Tahap pengoraganisasian

Tahap pengorganisasian berupa kegiatan mengatur dan menyusun organisasi yang akan melaksanakan pembangunan, termasuk mengatur hubungan kerja di antara unsur unsur organisasi. Penyusunan organisasi akan melibatkan unsur unsur pelaksana pembangunan yang terdiri dari pemberi tugas (owner), konsultan (designer, supervisor) dan pelaksana (kontraktor), yang masing masing mempunyai tugas, kewajiban, tanggung jawab, wewenang sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan. Tahap pelaksanaan dan pengendalian pelaksanaan dan pengendalian merupakan kegiatan

Tahapan

pengimplementasian dan pengawasan suatu perencanaan yang dibuat pada proses perencanaan di lapangan. Segala kegiatan dan hubungan antar kegiatan dalam pelaksanaan diatur dan diawasi sehingga tepat sesuai dengan apa yang di rencanakan dan meminimalisir sekecil mungkin terjadinya penyimpangan yang akan menghambat proses pelaksanaan konstruksi dan juga dapat berpengaruh pada biaya dan mutu. Kemajuan dari tiap pekerjaan yang dilaksanakan dan akan dilaksanakan dilaporkan secara berkala (harian, mingguan, dan bulanan) melalui laporan

kerja. Pada pelaksanaan proyek pembangunan Gedung Fasilkom Universitas Indonesia, diadakan rapat rutin untuk membahas kemajuan proyek yang dilaksanakan setiap hari Senin. Manfaat dan Tujuan Manajemen Waktu Berikut merupakan manfaat dan tujuan dengan adanya manajemen waktu Sebagai pedoman pada proses pelaksanaan konstruksi di lapangan Sebagai acuan pengawasan terhadap kegiatan yang merupakan kegiatan kritis pada proyek yang dapat membuat keterlambatan pelaksanaan jika terjadi kendala pada pelaksanaanmya Dapat digunakan sebagai strategi pendanaan proyek, penyusunan cashflow, dan payment request pada saat konstruksi Mendefinisikan hubungan antar kegiatan-kegiatan, kapan suatu pekerjaan dapat dimulai dan kapan suatu pekerjaan harus selesai. Sehingga tidak ada ketidak pastian waktu pelaksanaan suatu kegiatan Sebagai pengendalian kegiatan konstruksi yang ada dan menentukan kegiatan kegiatan yang mungkin harus dipercepat dalam hubungannya dengan biaya yang dikeluarkan (project crashing) Jadwal yang selalu diperbaruia selain untuk tindakan koreksi, berfungsi pula sebagai dokumentasi adanya perubahan-perubahan di dalam pelaksanaan pekerjaan, keterlambatan yang tidak diharapkan, perubahan waktu penyelesaian kegiatan, dan adanya change order, maka pen-dokumentasi-an jadwal awal berikut perubahan perubahannya dapat dipakai sebagai dokumen historis proyek. Pelaksanaan Manajemen Waktu dan Pengendalian Agar proyek tidak mengalami keterlambatan perlu adanya suatu monitoring dan pengendalian pada pelaksanaan konstruksi. Time scheduling merupakan cara pengendalian waktu kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan pada masa

konstruksi. Dari jadwal yang telah disusun dapat dilihat kapan pekerjaan harus mulai dan kapan pekerjaan harus selesai. Bentuk progres kegiatan dari awal proyek hingga akhir proyek dapat disajikan dalam kurva s (S-Curve). Kurva s ini dibuat berdasarkan akumulasi pembobotan kegiatan dari waktu ke waktu. Pembobotan pekerjaan didapatkan dari biaya kegiatan per biaya total keseluruhan kegiatan. Beberapa fungsi dari kurva S ini antara lain Menentukan lama waktu penyelesaian tiap pekerjaan Melihat progres/kemajuan proyek apakah sesuai dengan jadwal rencana atau tidak Menentukan banyaknya sumber daya yang diperlukan untuk suatu pekerjaan

Kurva S Gedung Fasilkom Universitas Indonesia

Sehingga dengan adanya kurva s ini, dapat terlihat kemajuan progres tiap waktunya. Dan kumulatif bobot dari waktu ke waktu harus terus ditingkatkan dan selalu berada diatas garis kurva.

4.1.

Manajemen Biaya Pengendalian biaya dimaksudkan untuk mengetahui besarnya biaya yang telah dikeluarkan dengan melihat tahap pekerjaan yang telah dicapai. Besarnya biaya ini dapat dibandingkan dengan Rencana Anggaran Biaya dan Rencana Anggaran Pelaksanaan (RAP) yang telah disusun. Dari pembandingan ini, dapat diketahui apabila pada pekerjaan yang telah dilaksanakan tersebut terjadi pembengkakan biaya atau cost overrun akibat biaya contingency pada setiap item pekerjaan sehingga dapat dilakukan evaluasi biaya. Evaluasi biaya dilaksanakan secara periodik, dalam hal ini setiap bulannya. Bila terjadi penyimpangan terhadap rencana, penyimpangan itu dibahas dan dipelajari penyebabnya oleh tim proyek, kemudian dibuat rencana tindak lanjut untuk memperbaikinya. Pengendalian biaya ini biasanya dilakukan dengan membuat rekapitulasi biaya yang telah dikeluarkan. Setiap dilakukan pembelian material, bagian logistik mencatat jumlah material yang dibeli dan besarnya biaya yang digunakan. Sedangkan pengendalian biaya tenaga kerja dilakukan dengan memeriksa daftar presensi pekerja selama satu minggu dan besarnya biaya yang dikeluarkan untuk membayar gaji pekerja. Besar total biaya inilah yang akan selalu dikontrol dan dievaluasi sebagai pengendalian biaya. Selain itu, total biaya yang telah dikeluarkan ini juga dapat digunakan untuk menyusun kurva-S realisasi dan untuk memperkirakan prosentase pekerjaan proyek yang telah dicapai.

REKAPITULASI BILL OF QUANTITY PROYEK GEDUNG FASILKOM UNIVERSITAS INDONESIA REKAPITULASI


BILL OF QUANTITY PEMBANGUNAN GEDUNG FASILKOM UI TAHAP 2

I II III IV V

PEKERJAAN ARSITEKTUR PEKERJAAN STRUKTUR PEKERJAAN MEKANIKAL PEKERJAAN ELEKTRIKAL PEKERJAAN IT SUB JUMLAH PPN 10% JUMLAH TOTAL (termasuk pajak)

Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp

2,478,973,816.00 17,235,589,830.98 538,984,440.00 352,511,250.00 27,573,750.00 20,633,633,086.98 2,063,363,308.70 22,696,996,395.68

GRAND TOTAL TAHAP 2

Rp

22,696,990,000.00 Jakarta, 25 Mei 2011 PT. PP (Persero) Tbk Divisi Operasi II

Ir. Harry Nugroho, MM. Kepala Divisi

Proses Pembayaran Proses pembayaran secara khusus dibahas dalam RKS, berikut merupakan kutipan secara singkat tentang pembayaran prestasi pekerjaan Pembayaran prestasi hasil pekerjaan yang disepakati dilakukan oleh pengguna jasa, apabila penyedia jasa telah mengajukan tagihan disertai laporan kemajuan hasil pekerjaan; Pembayaran prestasi hasil pekerjaan hanya dapat dilakukans senilai pekerjaan yang telah terpasang, tidak termasuk bahan-bahan, alat-alat yang ada di lapangan; Pengguna jasa dalam kurun waktu 7 (tujuh) hari harus sudah mengajukan surat permintaan pembayaran; Sistem pembayaran prestasi pekerjaan sesuai dengan ketentuan dalam syarat-syarat khusus kontrak; Bila terdapat ketidaksesuaian dalam perhitungan angsuran tidak akan menjadi alas an untuk menunda pembayaran. Pengguna jasa dapat meminta penyedia jasa untuk menyampaikan perhitungan prestasi sementara dengan mengesampingkan hal-hal yang sedang menjadi perselisihan dan besarnya tagihan yang dapat disetujui untuk dibayar setinggi-tingginya sebesar sesuai ketentuan dalam dalam syarat-syarat khusus kontrak; Setiap pembayaran harus dipotong jaminan pemeliharaan, angsuran uang muka, denda (bila ada), dan pajak; Untuk kontrak yang mempunyai subkontrak, permintaan pembayaran kepada pengguna jasa harus dilengkapi bukti pembayaran kepada seluruh sub kontraktor sesuai dengan kemajuan pekerjaan;

Pembayaran terakhir hanya dilakukan setelah pekerjaan selesai 100% (seratus persen) dan berita acara penyerahan pertama pekerjaan diterbitkan.

Sistem Pembayaran dari Owner ke Kontraktor Berdasarkan Nilai Kontrak (NK) yang distujui, owner memberikan Down Payment (DP) sebesar 20% dari NK. DP ini akan dikembalikan oleh KSO secara mengangsur dan dipotongkan ke tagihan. Adapun tagihan dari KSO dilakukan bulanan, dengan besar tagihan sesuai dengan biaya yang dikeluarkan pada bulan tersebut. Namun tagihan yang telah dilakukan KSO adalah pada bulan Desember (tagihan November Desember), Maret (tagihan Januari, Februari, Maret), Mei (tagihan April Mei), dan seterusnya dilakukan secara bulanan hingga proyek selesai 100%. Retensi yang disepakati adalah sebesar 5% dari NK. Retensi tidak per tagihan, namum dilakukan langsung pada awal masa pemeliharaan. Retensi tersebut akan dibayarkan pada akhir masa pemeliharaan. Masa pemeliharaan disepakati 180 hari.Sistem pembayaran tersebut tidak terpengaruh harga dan bunga bank berlaku. Sistem penagihan adalah sebagai berikut: 1. KSO membuat laporan progress bulanan. 2. KSO mengajukan tagihan bulanan kepada Owner dengan melampirkan laporan progress bulanan. 3. Owner menyerahkan tagihan kepada KPN (Kantor Perbendaharaan Negara). 4. KPN membayar tagihan bulanan kepada rekening KSO.

Sistem Pembayaran ke Subkontraktor dan Supplier Sistem pembayaran ke subkontraktor dan supplier telah ditentukan oleh kebijakan perusahaan-perusahaan yang terikat dalam KSO, dalam hal ini adalah PT PP dan PT Brantas Abipraya. Kebijakan tersebut adalah sebagai berikut:

1. Tidak ada DP kepada subkontraktor/supplier atas jasa pelaksanaan dan material konstruksi. 2. Masalah perpajakan ditanggung oleh perusahaan subkontraktor/supplier masing-masing. 3. Penagihan dilakukan berdasarkan biaya yang telah dikeluarkan. 4. Tagihan diajukan dengan melampirkan progress, berita acara pekerjaan, dan faktur pajak. 5. KSO membayarkan tagihan ke rekening perusahaan terkait. 6. Pembayaran akan diproses dan akan cari secepat-cepatnya 2 bulan terhitung dari pengajuan tagihan Sistem Pembayaran Tenaga Kerja Pembayaran terhadap tenaga kerja dilakukan KSO terhadap subkontraktor yang menyediakan tenaga kerja. Pembayaran dilakukan secara transfer ke rekening Ricky Parulian Malau (15008116) Adrian Akbar Pratama (15008124) 70 perusahaan terkait. Pembayaran ke masing-masing pekerja dilakukan intern perusahaan terkait.

Gambar V.1 Contoh Surat Permohonan Pembayaran