Asas-Asas Manajemen Dosen: Dr.

Julia Magdalena Wuysang

RINGKASAN KOMUNIKASI ORGANISASIONAL

Komunikasi Oganisasional adalah komunikasi insani yang terjadi dalam konteks organisasi, yaitu manusialah yang berkomunikasi bukan organisasi. Dalam kehidupan kita, diluar kesadaran kita berperan sebagai anggota organisasi dn melakukan komunikasi organisasional. Definisi Organisasi adalah suatu kumpulan (atau sistem) individu yang bersama-sama melalui suatu hierarki pangkat dan pembagian kerja, berusaha mencapai tujuan tertentu (Rogers and Rogers, Hanneman dan McEwen, 1975, hlm. 218). Berawal dari revolusi industri dimana disadari bahwa organisasi dapat memberi hasil yang lebih banyak ketika setiap individu melakukan pekerjaan mereka sesuai dengan spesialisasinya masing-masing melalui suatu pembagian kerja, dibandingkan jika setiap orang menyelesaikan satu produk sendirian. Kebutuhan akan pengawasan terhadap fungsi-fungsi khusus melahirkan konsep rentang control (span of control) dalam organisasi, yaitu batas otoritas seorang penyelia. Hal tersebut ditentukan oleh jumlah orang yang dapat dipimpin oleh seorang penyelia secara efektif. Semakin banyak pekerja organisasi maka semakin banyak diperlukan penyelia dan manajer atasan (upper manager) untuk mengontrol kegiatan pekerja dan penyelia tersebut. Otomatis, makin banyak tingkatan yang ditambahkan pada dimensi vertikal organisasi, hingga terbentuk suatu piramida kontrol.

Asas-Asas Manajemen 2 Dosen: Dr. Julia Magdalena Wuysang

Piramida control digunakan untuk menggambarkan siapa harus melaporkan kepada siapa secara formal dalam organisasi. Pengiriman pesan melalui sistem formal ini disebut dengan rantai perintah atau sistem komunikasi formal dalam organisasi. Mereka yang ada di dalam organisasi bisa juga berkomunikasi secara informal, yaitu diluar saluran dalam organisasi. Disebut sistem informal yang berhubungan dengan komunikasi horizontal dan informal. Ciri-ciri utama komunikasi organisasional adalah faktor-faktor struktural dalam organisasi yang mengharuskan anggotanya bertindak sesuai dengan peranan yang diharapkan.

Persoalan yang ada dari struktur organisasi klasik adalah bahwa semua manusia menjadi sangat terspesialisasi. Sehingga kadangkala ditemukan situasi dimana anda akan merasakan kelambatan dan ketidakefisienan karena tingkat spesialisasi yang tinggi. Dengan meningkatnya kebutuhan organisasi bisnis untuk bisa lebih bersaing dalam ekonomi global, muncul kebutuhan akan manajemen kualitas total (MKT), yang secara tidak langsung menyatakan kebutuhan akan pelayanan terhdap pelanggan yang lebih baik. Hal-hal seperti ini telah lebih dulu dikuasai oleh orang Jepang yang diajari oleh W. Edwards Deming, seorang ahli dari Amerika yang memperkenalkan konsep-konsep ini pada tahun 50-an. Gagasannya adalah memperlakukan departemen lain dalam organisasi sebagai langganan internal. Dalam prakteknya, banyak organisasi yang tidak menerapkan konsepnya dengan baik. Hendrickson dan Psarouthakis (1992) menyatakan bahwa dengan

Asas-Asas Manajemen 3 Dosen: Dr. Julia Magdalena Wuysang

melayani langganan lebih baik, organisasi dapat bersaing jauh lebih efektif. Sehingga nantinya, tidak hanya sifat dari banyak pekerjaan yang berubah, tetapi jenis pekerja dalam pekerjaan-pekerjaan tersebut berubah juga.Lambert (1992) mengutip data dari Biro Statistik Buruh yang menunjukkan berbagai perubahan yang secara dramatis mempengaruhi komunikasi organisasional.

Chester Barnard menulis fungsi eksekutif pertama adalah mengembangkan dan memelihara sistem komunikasi (1993, hlm. 82) dan perkataannya terbukti. Dalam survey atas para pimpinan dari seratus perusahaan terbesar di Amerika, 96% percaya adanya hubungan yang pasti antara komunikasi dan produktivitas pekerja. Survey terbaru yang dilakukan Universitas Michigan (1990), Pennsylvania State University dan Wake Forest University (1991) mendokumentasikan pentingnya keterampilan berkomunikasi untuk mencapai sukses organisasional. Schein (1978) mempelajari jenjang-jenjang karier orang-orang dalam organisasi dan menekankan pentingnya ketrampilan berkomunikasi pada setiap jenjang tersebut. Untuk mencapai sukses, kita harus bisa berubah seiring dengan perubahan permintaan. Penelitian menegaskan pentingnya keterampilan komunikasi pada tingkat karyawan, dari karyawan tingkat pemula hingga pimpinan. Jennings (1971) mempelajari pola umum orang yang paling cepat naik pangkat. Menurutnya, gaya komunikasi mereka menggunakan cara yang halus terhadap bawahan dan rekan sebaya mereka. Menjadi orang yang mobilitasnya cemerlang pun berarti

Asas-Asas Manajemen 4 Dosen: Dr. Julia Magdalena Wuysang

menampilkan diri sederajat seperti para eksekutif atasannya, tidak seperti perilaku dalam jenjangnya saat itu. Salah satu perubahan yang berpengaruh dalam komunikasi organisasional adalah meningkatnya team work. Segi lain dari perubahan ini adalah peningkatan pemberdayaan (empowerment) pekerja. Pemberdayaan memberi keleluasaan pada pekerja untuk membuat keputusan dan melaksanakannya. Definisi pemberdayaan menurut Fisher (1993): Pemberdayaan = (O x SD x I A) O SD I A = Otoritas = Sumber daya = Informasi = Akutabilitas

Dengan kata lain, untuk membuat keputusan, pekerja perlu diberi lebih dari sekedar otoritas, yaitu pelatihan dan anggaran yang cukup, juga informasi yang penting. Kemudian keputusan yang dibuat harus dipertanggungjawabkan. Conrad (1985) mengidentifikasi tiga fungsi komunikasi dalam organisasi. Yaitu: 1. Fungsi Perintah Komunikasi memperbolehkan anggota organisasi membicarakan,

menerima, menafsirkan dan bertindak atas suatu perintah.. Terdapat dua jenis komunikasi yaitu pengarahan dan umpan balik. 2. Fungsi Relasional

Asas-Asas Manajemen 5 Dosen: Dr. Julia Magdalena Wuysang

Komunikasi memperbolehkan anggota organisasi menciptakan dan mempertahankan bisnis produktif dan hubungan personal dengan anggota organisasi lain. 3. Fungsi Manajemen Ambigu Pilihan dalam situasi organisasi sering dibuat dalam keadaan ambigu, karena itu komunikasi menjadi alat untuk mengatasi dan mengurangi ketidakjelasan di dalam organisasi.

Jelasnya, komunikasi kepenyeliaan dianggap sebagai faktor terpenting yang mempengaruhi kepuasan para pekerja dalam berkomunikasi. Penyelia yang efektif memiliki sifat pendukung. Bahwa orang sangat memerlukan konfirmasi dan dukungan dari atasannya, bukan bos yang mencoba berbicara tegas sehingga menyebabkan banyak keluhan dan produktivitas organisasi menurun. Krone (1992) menemukan, bawahan yang percaya bahwa atasannya berpihak kepadanya memperoleh kepuasan kerja yang lebih tinggi. Sebaliknya, bawahan yang merasa atasannya tidak berpihak kepadanya akan bertindak diam-diam di belakang atasannya untuk mengupayakan dan membuktikan bahwa gagasannya dapat diterima. Roach (1991) yang meneliti kepemimpinan diantara para ketua jurusan universitas menemukan bahwa penggunaan ancaman, hukuman, dan

mengandalkan pada kekuatan kedudukan ternyata mengganggu kepuasan kerja fakultas. Sebaliknya, dengan komunikasi positif tingkat kepuasan kerja dan pengawasannya akan lebih tinggi.

Asas-Asas Manajemen 6 Dosen: Dr. Julia Magdalena Wuysang

Ini berarti bahwa atasan menjadi lebih efektif bila mereka dapat menjalin hubungan saling mempercayai dan mendukung dengan pekerja. Keberhasilan atasan dalam mewujudkan hubungan dinyatakan dalam insyarat verbal maupun nonverbal. Empat faktor lainnya yang ditemukan Dennis (1975) dengan menggunakan kategori-kategori tradisional untuk menganalisis komunikasi organisasi: (1) Komunikasi ke bawah, (2) Komunikasi ke atas, (3) komunikasi horizontal, dan (4) komunikasi nonformal.

Komunikasi ke Bawah. Komunikasi ini diprakarsai oleh manajemen organisasi tingkat atas dan kemudian ke bawah melewati rantai perintah. Dicontohkan ketika atasan ingin mengoreksi kesalahan pegawainya tanpa membebaninya dengan terlalu banyak informasi, sehingga sang atasan hanya memberikan teguran lewat memo, bukan dalam bentuk rapat yang menghabiskan waktu. Miller (1964) dan Hawes (1971) mengidentifikasikan tujuh cara orang beradaptasi terhadap kelebihan informasi. Yaitu (1) Kelalaian, (2) kesalahan, (3) antre, menumpuk pekerjaan di meja, (4) penyaringan, menangani masukan dengan sistem prioritas, (5) perkiraan, tidak tepat, (6) saluran berganda, (7) lari, menolak masukan secara mentah-mentah. Penelitian mengenai keefektifan berbagai bentuk komunikasi ke bawah menunjukkan bahwa menggunakan saluran kombinasi cenderung memberi hasil

Asas-Asas Manajemen 7 Dosen: Dr. Julia Magdalena Wuysang

terbaik. Dalam penelitiannya, Dahle menemukan bahwa urutan saluran menurut tingkat keefektifannya (dari tertinggi hingga terendah) adalah: 1. Kombinasi lisan dan tulisan 2. Lisan saja 3. Tulisan saja 4. Papan pengumuman 5. Selentingan Dengan kata lain, menyampaikan pesan melalui berbicara dan menulis memo ternyata lebih efektif dalam memastikan bahwa pesan akan lebih diingat. Salah satu paradox mengenai berkomunikasi dalam organisasi adalah: orangorang sibuk tampaknya perlu lebih banyak diingatkan untuk melaksanakan komunikasi ke bawah yang mereka terima dari atasannya. Ole karena itu muncul sebuah pertimbangan penting dalam komunikasi organisasi yang disebut hukum penurunan hasil (law of diminishing returns), yang menyatakan bahwa berlebih itu lebih baik hingga ke suatu titik tertentu. Misalnya, suatu aliran informasi yang lebih terbuka baik hingga satu titik tertentu. Setela itu penerima akan menerima beban berlebihan. Ciri lain komunikasi ke bawah adalah kurangnya kecermatan, yaitu orang tidak menerima pesan secara langsung. Jadi terkadang, tergantung ke dalam ukuran besar/kecilnya suatu organisasi, terjadi kesemrawutan dalam

pendistribusian pesan. Ada lima jenis kekuasaan yang diidentifikasikan oleh French dan Raven (1962), dimana kekuasaan itu seringkali berperan dalam hubungan organisasional.

Asas-Asas Manajemen 8 Dosen: Dr. Julia Magdalena Wuysang

Terdapat tiga jenis kekuasaan berdasarkan posisinya dan dua jenis lainnya berdasarkan kekuasaan pribadi. 1. Kekuasaan sah Otoritas yang dimiliki seseorang karena kedudukan atau posisinya. 2. Kekuasaan ganjaran Kemampuan untuk menggunakan ganjaran untuk mempengaruhi orang lain. 3. Kekuasaan paksaan (coercive) Kemampuan mempengaruhi individu dengan tidak memberi ganjaran seperti kenaikan upah dan promosi, tapi menggunakan hukuman seperti teguran atau bahkan PHK. 4. Kekuasaan ahli Kemampuan untuk mempengaruhi orang lain berdasarkan

pengetahuannya, pengalaman atau penilaian seseorang yang dibutuhkan orang lainnya. 5. Kekuasaan referen Kemampuan mempengaruhi seseorang karena hasratnya untuk mengenali sumber kekuasaan. Menurut Pfeffer (1981) terdapat beberapa praktik strategi dan kekuasaan dalam membuat keputusan di organisasi. Pertama, penggunaan selektif kriteria objektif, contohnya ketika memahas pengurangan defisit anggaran beberapa persen, tetapi menggunakan kekuasaan mereka untuk memotong anggaran secara selektif bagi daerah lain, bukan di daerahnya sendiri.

Asas-Asas Manajemen 9 Dosen: Dr. Julia Magdalena Wuysang

Pembentukan koalisi adalah ketika anda membentuk tim dengan orang yang sama atau lebih besar kekuasaannya. Dengan kata lain, persatuan menghasilkan kekuatan. Terakhir, kooptasi yang melibatkan usaha untuk mengubah sikap pribadi yang berpengaruh dengan mengajaknya bergabung dalam kemitraan, merupakan bentuk khusus pembentukan koalisi.

Komunikasi ke Atas Yaitu proses penyampaian gagasan, perasaan dan pandangan pegawai tingkat bawah kepada atasannya dalam organisasi. Penelitian menunjukkan bahwa komunikasi ke atas setidaknya memiliki lima fungsi penting: 1. Melengkapi manajemen dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. 2. Membantu mengurangi tekanan dan frustrasi pegawai akibat suasana kerja. 3. Meningkatkan kesadaran pastisipasi pegawai dalam perusahaan. 4. Sebagai bonus; komunikasi ke atas menyarankan penggunaan komunikasi ke bawah yang lebih memuaskan pada masa depan (Scholz, 1962, hlm. 61) Ironisnya, komunikasi ke atas tidak selalu dianjurkan oleh manajemen. Tidak semua manajer membuka pintu untuk berkomunikasi dengan pegawainya. Jadi, inisiatif dari pihak pegawai sebenarnya merupakan salah satu cara terbaik untuk

Asas-Asas Manajemen 10 Dosen: Dr. Julia Magdalena Wuysang

membuka pintu komunikasi dalam organisasi. Sejumlah penelitian menunjukkan bahwa kebanyakan sang bawahan segan untuk mengkomunikasikan informasi pada atasan, padahal hal itu merupakan seusatu yang penting. Tipe khusus komunikasi ke atas adalah mengambil muka (ingration) yang didefinisikan oleh Linden dan Mitchell (1988) sebagai usaha individu untuk meningkatkan daya tarik mereka dalam pandangan orang lain (hlm. 572). Ada tiga cara mengambil muka. Pertama, merayu, yaitu mereka yang berusaha memperoleh sesuatu dari atasan. Kedua, mereka yang membeberkan informasi dan meminta nasihat agar dekat dengan atasannya. Ketiga, sikap menyamakan diri dengan atasan dan berlaku jujur. Berikut adalah hambatan psikologis yang mempengaruhi komunikasi ke atas: 1. Jika menurut bawahan penyingkapan perasaan, opini, dan kesukaran akan menghambat pencapaian keinginan pribadinya maka bawahan akan menyembunyikannya. 2. Semakin sering atasan memberi ganjaran atas pengungkapan perasaan, semakin besar keinginan bawahan mengungkapkannya. 3. Semakin sering atasan membuka diri terhadap bawahannya, semakin besar kemungkinan keterbukaan bawahan terhadap atasan. Gordon dan Infante (1991) menemukan bahwa pegawai sangat menghargai kebebasan mengemukakan pendapatnya kepada atasan. Ketika kebebasan berbicara dikekang maka komitmen kepada organisasi juga akan berkurang. Dengan kata lain, suatu organisasi harus memiliki komunikasi ke atas yang efektif jika ingin berhasil.

Asas-Asas Manajemen 11 Dosen: Dr. Julia Magdalena Wuysang

Komunikasi Horisontal Yaitu pertukaran diantara perwakilan dan personil pada tingkat yang sama dalam diagram organisasi (Conboy, 1976, hlm. 29) Koordinasi atau integrasi dari bermacam-macam unit diperlukan untuk menjalankan organisasi secara efisien. Namun seringkali komunikasi horizontal dalam organisasi tidak lancar karena loyalitas karyawannya terhadap departemen tertentu. Menurut Goldhaber (1990), ada empat fungsi komunikasi horizontal dalam organisasi: 1. Koordinasi tugas 2. Penyelesaian masalah 3. Berbagi informasi 4. Penyelesaian konflik

Beberapa langkah dapat dilakukan untuk mengurangi hambatan terhadap komunikasi horizontal. Schein (1970) menjelaskan empat prosedur/petunjuk untuk mengurangi hambatan: 1. Memberi penekanan relative lebih besar kepada keefektifan

organisasional total dan peranan departemen dalam kontribusinya. 2. Interaksi tinggi dan seringnya komunikasi antarkelompok dirangsang untuk bekerja mengatasi dan membantu masalah koordinasi

antarkelompok 3. Sering lakukan perputaran anggota diantara kelompok atau departemen

Asas-Asas Manajemen 12 Dosen: Dr. Julia Magdalena Wuysang

4. Hindari situasi menang kalah, tidak mengkompetisikan kelompok untuk suatu penghargaan organisasioal.

Komunikasi Informal Sering juga disebut sebagai desas-desus, yaitu sebuah proposisi yang dipercaya dan tersebar tanpa pembuktian resmi. Komunikasi ke bawah yang tidak efektif atau kurang lancar merupakan ruang kosong yang biasanya diisi oleh desas-desus yang seringkali berupa dugaan ilmiah. Rosnow (1988) mengusulkan bahwa desas-desus merupakan sebuah fungsi ambiguitas situasi yang diperkuat oleh pentingnya sebuah isu. Namun penyebaran desas-desus diperlambat kesadaran kritis seseorang bahwa desas-desus tampaknya tidak sah. Variabel derajat pentingnya, ambiguitas dan kesadaran kritis dapat dirumuskan dalam persamaan: D = p X a X 1/k Desas-desus (D) langsung dipengaruhi oleh derajat pentingnya (p) dan ambiguitas (a), tetapi berbanding terbalik dengan kesadaran kritis seseorang k. Desas-desus mengalami tiga jenis pertukaran pesan ketika berpindah dari satu orang ke orang lain. (1) Perataan, (2) Penajaman, (3) Asimilasi. Perataan adalah proses pengabaian beberapa detail dari pesan. Penajaman adalah pernyataan yang melebih-lebihkan bagian desas-desus tertentu. Asimilasi adalah pertukaran pesan yang lebih kompleks, merupakan cara orang menyimpangkan pesan sesuai dengan cara pandang dirinya mengenai pesan itu.

Asas-Asas Manajemen 13 Dosen: Dr. Julia Magdalena Wuysang

Menurut Davis (1972) selentingan/desas-desus merupakan salah satu metode berkomunikasi tercepat dalam suatu organisasi, karena selentingan dapat memuat banyak informasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa selentingan merupakan saluran alternative kedua yang paling sering digunakan dalam komunikasi organisasional. Selentingan dianggap penting oleh pegawai, tetapi bukan saluran komunikasi utama yang disukai dalam organisasi.