LOS LIBROS CONTABLES

DEFINICIN: En efecto, a partir del 1 de julio de 2010, los libros y registros vinculados a asuntos tributarios deben contar obligatoriamente con la informacin mnima y ceirse a los nuevos formatos a que se refiere la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT (El Peruano 30.12.2006). Los libros contables son los libros que deben llevar obligatoriamente los comerciantes y en los cules se registran en forma sinttica las operaciones mercantiles que realizan durante un lapso de tiempo determinado. Todo comerciante debe conformar su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, de acuerdo con las disposiciones del cdigo de comercio. La contabilidad solo podr llevarse en idioma castellano por el sistema de partida doble. Los comerciantes obligados a llevar libros de contabilidad deben registrar los libros principales en la cmara de comercio. Los libros de contabilidad deben conservarse por lo menos 10 aos, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del ltimo asiento o comprobante, cuando se garantice su reproduccin por cualquier medio; en caso contrario, podrn destruirse despus de 20 aos. En los libros de contabilidad se prohbe: alterar el orden cronolgico en los registros, dejar espacios en blanco, hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones, borrar o tachar en todo o en parte los valores de los asientos y arrancar hojas o alterar el orden de las mismas.

 IMPORTANCIA

Mediante ellos seremos justos, ante la ley. Nos permite registrar y/o procesar todos los movimientos operacionales. Nos da garanta a segundas, terceras personas y a quienes tienen inters en el resultado de las operaciones. Constituyen elementos de prueba, sustentando con los documentos que existen. (Dejar constancia de las operaciones que se realiza) Nos obtiene una informacin en cualquier momento, de acuerdo a la necesidad de la empresa. Permite la divisin del trabajo con grandes beneficios para la funcin de la empresa. Nos permite conocer nuestras deudas y obligaciones, as como las que nos adeudan. Muestra el estado financiero de la empresa en un tiempo determinado.

CLASIFICACIN DE LOS LIBROS CONTABLES: 1. Aspecto Legal; libros principales y obligatorios: Estos libros tienen que ser legalizados obligatoriamente para dar su justo valor de todas las operaciones que se registran. Libro de Inventario y Balances Libros de Caja Tabular e Italiana Libro Diario Libro Mayor

2. Aspecto Tcnico; Libros auxiliares y voluntarios: Estos libros son llevados de acuerdo a la necesidad y capacidad de la empresa, los libros auxiliares obligatorios tienen que ser legalizados y los libros auxiliares voluntarios no necesitan ser legalizados sirve para el control interno, y para determinar las informaciones con mayor exactitud y facilidad. AUXILIARES: Obligatorios: Registro de Cuentas Registro de Compras Planilla de Remuneraciones Libro de Actas Registros de Activos

 Registro de Ingresos Registro de Retenciones Registro de Retenciones a Proveedores

Voluntarios: Libros Bancos Conciliaciones Libro Krdex de Existencias Libro de Caja Chica Cuentas Corrientes Registro de Letras por cobrar Registro de Letras por pagar Registro de importacin y de exportacin Registro de control de inventarios Registro de Krdex de proveedores Registro de Krdex de clientes

1. LIBRO DE INVENTARIO Y BALANCES: Es un libro principal y obligatorio de foliacin simple, su finalidad principal es de mostrar la situacin econmica de la empresa. En este libro se utiliza dos veces al ao, no al inicio de las operaciones (cualquier mes del ao llamado inventario inicial) y otro al finalizar el perodo econmico (al 31 de diciembre, llamado inventario fina o de cierre). El libro de inventario y balances, empezar por el inventario que deber formar el comerciante al tiempo de dar principio a sus operaciones, y contendr: La relacin exacta del dinero, valores, crditos, efectos al cobro, bienes muebles a inmuebles, mercaderas y efectos de todas clases, apreciados en su valor real y que constituyen su activo. La relacin exacta de las deudas y toda clase de obligaciones pendientes, si las tuviere, y que formen su pasivo.

Fijar en su caso, la diferencia exacta entre el activo y el pasivo, que ser el capital con que principia sus operaciones.

INVENTARIO: Es una relacin detallada, valorada, ordenada, clara y precisa de cada uno de los activos y pasivos que tiene una empresa. Esta relacin se detalla es e Libros de Inventarios y Balances, con la finalidad de determinar los bienes y derechos que posee una empresa y tambin sus deudas. Clases de inventarios por su naturaleza: Fsico: conteo e inspeccin de los activos. Contable: Registro de las informaciones previa documentacin.

Fases de la preparacin del inventario: para preparar el inventario debe realizarse una cuidadosa labor administrativa, que comprende las siguientes fases: Determinar de todos los elementos, activos, pasivos, y patrimonio. Descripcin de dichos elementos caracterizando su individualidad. Valoracin de cada elemento. Agrupacin conveniente de las partidas, atendiendo a unos criterios de homogeneidad contable. Suma de valores por grupos homogneos y totalizacin separada del activo y del pasivo. Diferencia entre el activo y el pasivo determinando el patrimonio neto. Comparacin con el neto anterior para conocer las variaciones globales experimentadas durante el periodo.

Partes del inventario: Activo Pasivo Resumen Balance de inventario

2. LIBRO CAJA TABULAR E ITALIANA: Es un libro principal y obligatorio foliacin doble, para que tenga validez ante la ley se legaliza en la primera pgina en un notario pblico o ante un juez de paz letrado.

Este libro es obligatorio, en el cual se registran todas las operaciones que realiza la empresa al contado (efectivo o en cheque), los registros son diariamente en forma ordenada y cronolgica con los documentos que con los cuales se hayan efectuado las operaciones. El objetivo de este libro es de controlar y administrar todas las operaciones cuyo origen es el movimiento del dinero ya sea en ingresos y/o egresos. Cada fin de mes se centraliza al libro diario. Clases: Libro simple o italiana: Para este tipo de caja se utiliza el rayado del libro diario, dos hojas de este hacen un rayado, para que sea de foliacin doble, debe estar legalizado en la primera pgina para su utilizacin. En un libro el cual los registros que se efectan generalmente pertenecen a pequeos negocios, empresas individuales, unipersonales o asociaciones, con los que sus movimientos operacionales efectan en dos o tres cuentas. Se conoce tambin con el nombre de caja simple. Se denomina caja italiana porque en Italia se dio el uso por primera vez, su caracterstica es de anotar las operaciones econmicas en forma cronolgica, sin importar su ordenamiento segn las cuentas que se utilicen. Cada fin de mes se centraliza al libro diario. Libro de caja tabular o americana: Para la utilizacin de este libro se legaliza en la primera pgina ante el notario pblico. En este libro se registran todas las operaciones que realiza la empresa exclusivamente al contado (movimientos de dinero en efectivo o con cheque por ingresos y/o egresos).

3. LIBRO DIARIO: Es un documento numerado, que le permite registrar en forma cronolgica todas las transacciones realizadas por la empresa. El libro diario es el registro contable principal en cualquier sistema contable, en el cual se anotan todas las operaciones. El primer registro de una operacin se hace en el diario. Es el libro en el cual se registran todos los ingresos y egresos efectuados por la cooperativa, en el orden que se vaya realizando durante el perodo (compra, ventas, pagos, cobros, gastos, etc.). Este libro consta de dos columnas: la del Debe y la del Haber. Para que los registros sean vlidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado. A esta operacin se le llama asentar en el diario. El diario es un libro de registro original o de primera anotacin.

El asiento de cada transaccin indica qu cuentas deben cargarse y cuales deben acreditarse posteriormente en el mayor. En el libro diario se registran todos los hechos y operaciones contables (que vimos anteriormente). Este registro se realiza mediante asientos contables, los cuales se orden por fecha de creacin.

4. LIBRO MAYOR: Es donde se registran las cuentas de activos, pasivos y patrimonio neto de la cooperativa. Es el libro de contabilidad donde se organizan y se clasifican las diferentes cuentas que moviliza la cooperativa de sus activos, pasivos y patrimonio. Para que los registros sean vlidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado. Es el registro o resumen de todas las transacciones que aparecen en el libro diario, con el propsito de conocer su movimiento y saldo en forma particular. Los cargos y crditos a las distintas cuentas, segn se muestra en los asientos de diario, se registran en las cuentas mediante el proceso llamado pasar al mayor. Cuenta es una ficha individual que registra las cantidades de una cuenta en el debe y en el haber, as como el saldo de la misma. El libro mayor precisamente lo que hace es eso; anotar las cantidades que intervienes en los asientos en su correspondiente cuenta del libro mayor, representada por una T. En estas dos cuentas (libro mayor) del asiento anterior, se tiene un saldo deudor en caja (positivo) y un saldo acreedor en la cuenta de clientes. Dado que cualquier empresa efecta mltiples operaciones, la valoracin de sus elementos ser objeto de continuas variaciones. El mayor contiene todas las cuentas que se han ido registrando en el diario hasta cierta fecha, en stas se habrn ido anotando las alteraciones producidas. A travs de estos registros ser posible conocer el valor por el que figuran las distintas cuentas a esa data, siendo ste el cometido del Mayor. Al valor que presenta una cuenta en una fecha dada se le conoce con el nombre de saldo. Este viene dado por la diferencia entre la suma del Debe y la suma del Haber de la correspondiente cuenta. El saldo puede ser:

Deudor, si la suma del Debe es mayor que la del Haber. Acreedor, si la suma del Debe es inferior a la suma del Haber. Nulo, si el valor de ambas sumas coincide.

En cualquier fecha, en el libro Mayor se cumplir que la suma de los saldos deudores coincidir con la suma de los saldos acreedores y, adems, el valor total de las sumas del Debe ser igual al importe total de las sumas del Haber.

TIPOS DE LIBROS MAYOR: Se reconoce que hay dos tipos: Libro Mayor Principal: Para las cuentas de control general Libro Mayor Auxiliar: Para las sub. Cuentas y auxiliares.

EL CICLO CONTABLE DE LOS LIBROS

Todos los contadores deben seguir un proceso establecido por las leyes y normas contables las cuales le ayudan a realizan con mayor precisin, exactitud y orden su trabajo El ciclo contable es el proceso ordenado y sistemtico de registros contables, desde la elaboracin de comprobantes de contabilidad y el registro en libros hasta la preparacin de Estados Financieros. El ciclo contable consta de las siguientes partes:

1. Apertura
Al constituirse la empresa, se inicia el proceso contable con los aportes del dueo o socios registrados en el inventario general inicial. Con el inventario general inicial se elaboran en el Balance General inicial y el comprobante diario de contabilidad, denominado comprobante de apertura que sirve para abrir los libros principales y auxiliares. 2. Movimiento Las transacciones comerciales que diariamente realiza una empresa deben estar respaldadas por un soporte que permite su registro en el comprobante diario y traslado a los libros principales y auxiliares de contabilidad. El registro del movimiento operativo de la empresa, de acuerdo con sus necesidades, se puede realizar en forma diaria, semanal, quincenal o mensual, en comprobante diario y libros.

Al final se elabora el Balance de prueba. El contador pblico y sus auxiliares deben verificar y evaluar constantemente que el ciclo contable sea cumplido a cabalidad 3. Cierre En esta etapa se elabora lo siguiente: A. Asiento de ajuste: Registrado en el comprobante diario de contabilidad, denominado comprobante de ajustes, el cual traslada a los libros principales y auxiliares. B. Hoja de trabajo: se realiza opcionalmente cada mes y sirve de base para preparar los Estados Financieros como el Balance General y Estado de Resultados. C. Comprobante de cierre: Se elabora anualmente para cancelar las cuentas nominales o de resultados y se traslada a los libros principales y auxiliares. El inventario general final y el Balance General consolidado, elaborados en la etapa de cierre, constituyen el inventario general inicial y el balance general inicial para comenzar un nuevo ciclo contable