RESUME TUGAS AKHIR TATA LAKSANA RUANG BACA JURUSAN SISTEM INFORMASI MENGGUNAKAN SENAYAN LIBRARY MANAGEMENT SYSTEM

Penulis: CitraFitri Ananda

Diresume Oleh: Dian Indah Sulistyorini _5212100044 Tiara Irsyad Maulyna _5212100139 Dheni Indra Rachmawan _5212100178

Jurusan Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya

Jurusan Sistem Informasi tentu memiliki visi dan misi yang luar biasa untuk menjadi jurusan yang berkompeten dalam mencetak lulusannya. Salah satu misinya adalah menyelenggarakan proses pendidikan dan pengajaran, penelitian serta pengabdian pada masyarakat untuk mencapai visi program studi. Misi tesebut akan terwujud jika mendapat dukungan dari berbagai aspek yang terkait, salah satunya adalah RBSI. Oleh karena itu, siapakah yang tidak mengetahui RBSI? Ya, bagi anda yang menjadi mahasiswa (civitas akademika) jurusan Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi di Institut Teknologi Sepuluh Nopember ini pasti amat mengenal Ruang Baca Sistem Informasi (RBSI). RBSI sebagai penyedia layanan pustaka berperan penting dalam mendukung proses perkuliahan yang berlangsung. Tanpa adanya RBSI ini, misi tersebut tidak akan berjalan dengan baik, bahkan terhambat. Agar dapat terus menjadi aspek yang mendukung misi penyelenggaraan pendidikan di Sistem Informasi, maka diperlukan perbaikan secara kontinyu (berlangsung terus - menerus dalam jangka waktu tertentu) pada RBSI sehingga dapat menjadi lebih baik lagi dalam membantu proses pendidikan dan pengajaran. Dalam perbaikan dan pengembangannya, diperlukan sebuah tata laksana yang baku agar seluruh aktivitas yang ada dalam RBSI dapat digambarkan dengan jelas prosedurnya, urutan kegiatan, kapan waktu pelaksanaan, dan siapa saja pihak yang terlibat. Tata laksana tersebut juga diperlukan untuk mensosialisasikan prosedur aktivitas Ruang Baca Sistem Informasi terutama untuk dosen atau karyawan baru, serta mahasiswa baru, sehingga seluruh prosedur tersebut lebih cepat dipahami. Selain itu, tata laksana ini pun dibutuhkan oleh manajemen jurusan Sistem Informasi untuk mengukur bagaimana kinerja RBSI melalui matriks tata laksana sehingga proses evaluasi dan pebaikan dapat cepat dilaksanakan. Bersamaan dengan semakin bertambahnya jumlah koleksi di Ruang Baca SI dan kebutuhan informasi penggunanya yang meningkat, maka dibutuhkan automasi untuk mempercepat dan mengefisienkan pelayanannya. Yang dimaksud automasi disini adalah penerapan teknologi informasi yang digunakan sebagai sistem informasi manajemen perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik

dan lain sebagainya. Kenapa harus melakukan automasi? Karena dengan automasi maka dapat mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan, memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan,

meningkatkan citra perpustakaan, serta pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global. Automasi yang diterapkan pada Ruang Baca Sistem Informasi ini menggunakan aplikasi Senayan Library Management System (SliMS), yaitu sebuah aplikasi open source yang diterbitkan oleh Departemen Pendidikan Nasional yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan automasi perpustakaan khususnya yang berada di lingkungan instansi pendidikan. Dalam pembuatan tugas akhir, tidak hanya memperthitungkan satu aspek saja. Namun di usahakan tugas akhir ini dapat berguna bagi seluruh aspek yang ada dalam masyarakat, terutama dalam urusan pendidikan akademik dalam kampus ITS. Salah satu aspek yang paling diperhatikan adalah besarnya kegunaan tugas akhir yang dilaksanakan dan kemungkinannya untuk di implementasikan dalam kehidupan kampus ITS terutama dalam jurusan Sistem Informasi. Salah satu aspek yang sangat penting untuk ditinjau adalah Ruang Baca Sistem Informasi atau disingkat RBSI diamana ruangan tersebut sebagai perpustakaan utama jurusan Sistem Informasi yang menaungi segala sumber pembelajarna yang ada dalam jurusan ini. Sistem dalam RBSI masih banyak memrlukan perbaikan dan penuyempurnaan, sehingga mampu mengefisienkan penggunaanya dan pelayanannya bagi seluruh mahasiswa jurusan Sistem Informasi. Salah satu usaha peningkatan pelayanan yang dapat dilakukan adalah dengan menggunakan aplikasi senayan library management system yang dikeluarkan oleh Dinas Pendidkan Nasional untuk memenuhi automasi perpustakaan yang berada di lingkungan pendidikan. Tugas akhir dengan tema ini memiliki banyak kegunaan yang pertama adalah membantu pembuatan prosedur standar untuk memastikan seluruh aktifitas yang dilakukan memenuhi kebutuhan Ruang Baca SI, sehingga penggunaan ruang baca SI akan lebih optimal jika data-data yang disajikan lengkap tentang apa saja aktifitas yang dapat dilakukan dalam ruangan untuk mengoptimalkan kegunaan dari ruang baca tersebut. Kegunaan yang kedua adalah membantu memahami

urutan kegiatan dan waktu pelakasanaan serta penanggung jawab terkait dalam setiap aktivitas di RBSI. Jika urutan kegiatan yang diberikan sangat jelas dan terperinci maka kegiatan yang dijalankan dapat berjalan optimal. Kejelasan waktu pelakasanaan yang diberikan pun membantu mahasiswa dalam penggunaan ruangan. Kemudian kegunaan yang selanjutnya adalah mengukur kinerja ruang baca SI dengan menggunakan matriks tata laksana sebagai bahan acuan. Sehingga kinerja ruangan dapat dilihat kelemahannya kemudian di tingkatkan performanya untuk mempermudah pembelajaran bagi mahasiswa. Komponen penyusun tata kelola mengacu pada struktur dokumen ISO 9001:2000, secara garis besar terdiri dari empat bagian yaitu pedoman mejelaskan tentang menggambarkan sasaran muru yang ingin dicapai organisasi dan digunakan sebagai acuan dalam menyusun program dan aktivitas yang mendukung tujuan tersebut. Kemudian acuan yang ke dua adalah kebijakan merupakan ketetapan yang menggambarkan aktivitas yang ada dalam setiap program yang dibuat, hal-hal umum yang harus dilakukan dan tidak boleh dilakukan juga terangkum dalam kebijakan ini. kemudian acuan yang lain adalah panduan yang dibuta berdasarkan pedomman dan kebijakan yang telah ditetapakan dengan mengejewantahkan tujuan-tujuan yang ingin dicapai ke dalam beberapa program. Lalu yang terakhir adalah tata laksana suatau kegiatan untuk metakinkan bahwa kebijakan dan pediman yang ditetapkan telah sesuai dengan tujuan dan sasaean organisasi dan juga untuk meyakinkan bahwa hal tersebut telah dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. Dalam perwujudan implementasi penggunaan senayan system ini. Hasil dari tugas akhir ini juga sangatlah penting. Hasil yang diberika dari tugas akhir ini adalah sistem perpustakaan yang berupa bagan yang terdiri dari layanan pembaca, keanggotaan, peminjaman koleksi pustaka, pengembalian koleksi pustaka, bebas pustaka, pengadaan koleksi pustaka, pengolahan koleksi pustaka, perbaikan komputer RBSI, laporan kinerja RBSI, dan SMS notifikasi. Berbagai aspek ini dikumpulkan dalam satu wadah lengkap berupa dokumen yang menjadi acuan perkembangan kinerja Ruang Baca Sistem Informasi kedepannya. Dokumen ini berisikan formulir masukan maupun keluaran dari aktivitas-aktivitas yang ada dalam program perkuliahan. Kemudian dikembangkan pula dokumen menu

aplikasi berisikan langkah-langkah singkat penggunaan Aplikasi Monitoring Perkuliahan yang disertai gambar antar muka menu terkait untuk menjelaskan langkah-langkah tersebut. Seperti yang telah dijabarkan sebelumnya, ada 10 langkah terkait yang mempermudah kinerja dalam RBSI yaitu layanan pembaca terkait dengan daftar hadir dan katalog cetak yang diberikan untuk mempermudah sistem dalam ruang baca. Kemudian keanggotaan yang terdiri dari pendaftaran anggota sebagai acuan jumlah mahasiswa yang setiap harinya menggunakan RBSI. Lalu pengembalian koleksi perpustakaan terkait dengan daftar buku rusak sebagai antisipasi dalam hal pengurangan koleksi dikarenakan kondisi buku yang dikembalikan sudah tidak layak lagi digunakan. Kemudian bebas pustaka terkait dengan hal form tanda terima penyerahan buku KP dan form bebas pustaka. Kemudian pengadaan koleksi pustaka terkait dengan form usulan pengadaan buku dan form permohonan dana kepada jurusan. Hal ini dilakukan agar mahasiswa mendapatkan sumber buku yang layak dan up todate bagi pembelajaran mereka. Pengolahan koleksi daftar pustaka yang terkait dengan form publikasi koleksi pustaka baru, hal ini ditujukan agar mahasiswa dapat mengetahui tambahan koleksi perpustakaan yang lain sehingga memudahkan bagi mereka untuk mencari koleksi tersebut. Kemudian yang terakhir laporan kinerja yang terdiri dari form laporan kinerja sebagai bahan pertimbangan akhir tahun tentang kinerja Ruang Baca Sistem Informasi. Kesimpulan hasil dari penggunaan sofware tersebut adalah Dokumen Tata Laksana menghasilkan sepuluh buah dokumen prosedur untuk aktifitas yang dijalankan RBSI, sepuluh form, sepuluh menu aplikasi terkait serta sebuah matrik tata laksana. Penyempurnaan prosedur aktifitas RBSI menggunakan Senayan Library Management System.