Anda di halaman 1dari 22

PROJECT MANAGEMENT

( week 2 )

Materi
2

1. Pengantar Manajemen Proyek


a. Definisi proyek b. Fungsi dan peranan manager proyek c. Rincian tugas manajer proyek

2. Proses penyusunan Proposal Proyek


a. Tahapan-tahapan proyek b. Perumusan tiga dimnensi tujuan proyek c. merumuskan ruang lingkup proyek d. Menyusun Work Break Down

3. Perencanaa Proyek
a. Teknik-teknik perencanaan proyek
b. metoda penggambaran network proyek c. Menentukan waktu pelaksanaan proyek e. Penjadwalan dan pengalokasian sumber-sumber. f. Penetapan lintasan kritis

Materi ( lanjutan )
3

4. Penyusunan Anggaran Proyek


a. Struktur biaya proyek b. Penetapan biaya setiap aktivitas dan kurva c. Penyusunan anggaran biaya proyek d. Penyusunan kurva dan cash flow biayanya

5. Pengorganisasian Proyek
a. Struktur organisasi proyek dalam perusahaan b. Struktur organisasi matriks dan fungsional c. Struktur organisasi proyek pembangunan infra struktur telekom

Materi ( lanjutan )
4

6. Pengendalian Proyek
a. Pengertian pengendalian b. Sistem monitoring c. Crash program d. Evaluasi dan progres proyek

7. Presentasi/Diskusi
a. Urain RFP

b. Penggunaan MS Project, c. Diskusi tanya jawab dan d. Presentasi

Menyusun Work Breakdown Structure (WBS)


5

Bahwa dalam kegiatan suatu proyek selalu ada keterkaitan antara perencanaan dan pengendalian, dan hal ini dapat dilihat dari apa yang kita kenal dengan WBS. Scope of Work proyek yang telah disusun dipecah-pecah menjadi komponen-komponen kegiatan yang kemudian menyusun kembali komponen tersbut sesuai dengan stuktur hirarki tertentu. WBS yang berfungsi sebagai kerangka pembagian kerja, juga biasa digunakan untuk perencanaan, pengawasan dan pengendalian. Hirarki tersebut makin lama makin detail/rinci dengan lingkup yang makin kecil namun tetap dapat dimanage.

Paket kerja terkecil sebagai WBS memenuhi sifat-sifat sbb: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Dapat dikelola sebagi satuan unit kerja. Dapat diberi kode identifikasi misalnya kode akuntansi biaya. Dapat direncanakan jadwal pelaksanaan dan anggarannya. Mudah diukur progresnya dan penyerapan anggarannya. Dapat dikaji kualitas kerjanya dan hasil akhirnya. Bila WBS diintegrasikan satu sam lain maka akan diperoleh Scope of Work seluruh proyek WBS dibuat sesuai dengan jadwal pelaksanaan yang telah direncanakan yang akan dilengkapi dengan semua yang dibutuhkan oleh proyek menurut hirarkinya.

Struktur WBS dapat terdiri dari berbagai alternatif, tergantung penggunaannya dan tempatnya. Cara yang paling umum, adalah dengan membagi proyek atau produk yang diinginkan menjadi beberapa komponen utama dan selanjutnya dibagi menjadi sub assembly dan komponen terkecil. Tingkat yang paling bawah dari penguraian tadi terdiri dari kegiatan- kegiatan yang akan dilaksanakan oleh seluruh SDM proyek terkait.

User dari setiap kegiatan yang telah disusun tersebut mempunyai tanggung jawab untuk menidentifikasikan, membuat estimasi, merencanakan, implementasi, dan membuat laporan progres atau kemajuan dari setiap kegiatan/pekerjaan yang terkait dengan Project plan. Untuk setiap kegiatan yang ada dalam SOW, dibutuhkan detail kegiatan yang cukup agar tidak terjadi kesalah penegertian dengan tujuan proyek itu sendiri yang dibuat oleh Mangement.

Rincian dimaksud antara lain : Durasi dari setiap kegiatan. Kebutuhan sumber daya. Biaya yang dikelurkan/dibutuhkan Pengukuran kinerja termasuk kualitas yang diinginkan. Resiko yang dihadapi Hal-hal yang menyangkut ketidak pastian. Proyek Manajer dan Penanggung jawab kegiatan harus selalu melakukan kordinasi, konsultasi, diskusi dan lain-lain kegiatan agar diperoleh ketepatan waktu, kendali biaya serta progress fisiknya.

The WBS
Drawings Estimate

Facility Services

WBS Element/ Work Package

Bill of Materials

Schedule

Cost Reports

Contracts

10

Successful Work Breakdown


11

Status and completion is easily measured Definite beginning and end It is familiar with prior experience Manageable work assignments One continuous stream of work from start to finish

12

Steps for constructing a WBS


1. 2. 3.

4.

5.

Divide the project into major objectives Partition objectives into activities Divide activities with missing characteristics into subactivities Repeat #3 until all subactivities have desired characteristics Lowest subactivities are the basis of work packages

13

WBS Work Breakdown Structure


A statement of all work that has to be completed. A list of all activities or tasks that constitute the project.
Project Major tasks in the project Subtasks in the major tasks Activities (or work packages) to be completed

Project Scheduling
Identifying precedence

relationships Sequencing activities Determining activity times & costs Estimating material & worker requirements Determining critical activities
1995 Corel Corp.

14

Hierarchical Breakdown of the WBS


Level
15

Hierarchical breakdown

Description Complete project

Project Deliverable Subdeliverable Lowest subdeliverable Cost account* Work package

Major deliverables Supporting deliverables Lowest management responsibility level Grouping of work packages for monitoring progress and responsibility Identifiable work activities

3 4

Irwin/McGraw-Hill

The McGraw-Hill Companies, 2000

Tingkatan dalam WBS


Secara garis besar tingkatan dalam WBS terdiri dari :

Tingkat
1
2 3 4

Deskripsi
Proyek
Tugas Sub-Tugas Paket pekerjaan

Work Breakdown Structures


1 Phase 1 of the project 2 Phase 2 of the project 2.1 Activity 1 of Phase 2 2.2 Activity 2 of Phase 2 2.2.1 Task 1 of Activity 2.2 in Phase 2 2.2.2 Task 2 of Activity 2.2 in Phase 2 2.2.3 Task 3 of Activity 2.2 in Phase 2 2.3 Activity 3 of Phase 2
0
PROJECT GOAL

2
PHASE

3
PHASE

PHASE

2.1
ACTIVITY

2.2
ACTIVITY

2.3
ACTIVITY

2.2.1
TASK

2.2.2
TASK 17

2.2.3
TASK

Work Breakdown Structure


Level 1 19
2
Vendor, software, applications ~ Mouse, keyboard, voice

Personal computer prototype


Disk storage units Optical Hard Internal memory unit Microprocessor unit

More items

~ Floppy
~

BIOS (basic input/output system)

ROM ~
Lowest manageable subdeliverables

RAM ~

I/O ~

File ~

Utilities ~

Motor

Circuit board WP-1 CB WP-2 CB WP-3 CB WP-4 CB WP-5 CB WP-6 CB WP-7 CB

Chassis frame WP-1 CF WP-2 CF WP-3 CF

Read/write head WP-1 RWH WP-2 RWH WP-3 RWH WP-4 RWH WP-5 RWH

WP-1M

Work packages

Irwin/McGraw-Hill

The McGraw-Hill Companies, 2000

WBS/Work Packages to Network


20

Lowest element
O r g a n i z a t i o U n i t s

Circuit board Design cost account Production cost account Test cost account Software cost account

B P-10-1

Design
WP D-1-1 Specifications WP D-1-2 Documentation

A D-1-1 D-1-2 C S-22-1

D P-10-2

F S-22-2

K T-13-1

Production
WP P-10-1 Proto 1 WP P-10-2 Final Proto 2 B Proto 1 5 A Specifications and documentation 2 C Preliminary software 3 D Final proto 2 4 F Final software 2 K Test 3

Test systems
WP T-13-1 Test

Software
WP S-22-1 Software preliminary WP S-22-1 Software final version

Irwin/McGraw-Hill

The McGraw-Hill Companies, 2000

SELAMAT BELAJAR

Tugas buat WBS-nya :


Pengelompokan proyek :
1. Proyek engineering-konstruksi (jembatan, gedung, jalan dll) 2. Proyek engineering manufacture (produk baru / product development, misalnya mesin, generator). 3. Proyek penelitian-pengembangan (penelitian dan pengembangan untuk menghasilkan produk tertentu). 4. Proyek pelayanan manajemen (sistem informasi, program efisiensi, merger dll). 5. Proyek kapital (investasi, alat produksi)