Anda di halaman 1dari 14

Analisis, Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Pembayaran pada Sekertariat Direktorat Jenderal Perkebunan Departemen Pertanian

Gatot Fajar Setiadi


2

Yuki Istianto

Jl. Kebagusan Wates Rt003/04 No.15A


2

Jl. M.H Thamrin, Jakarta

fajarsetiady@yahoo.com ukiistianto@yahoo.com

ABSTRAK

Sistem informasi atas pembayaran pada Sekertariat Direktorat Jenderal Perkebunan Departemen Pertanian masih menggunakan sistem informasi manual atas pembayaran. Selain itu banyaknya dokumen yang digunakan mengakibatkan proses tidak berjalan dengan efektif. Oleh karena itu penelitian ini bertujuan untuk merancang sistem informasi terkomputerisasi atas pembayaran guna meningkatkan pengendalian internal pada sistem informasi atas siklus pembayaran. Jenis data yang dikumpulkan adalah data kualitatif yang diperoleh dari hasil observasi dan wawancara dengan pihak terkait. Unit yang dianalisis adalah sistem informasi atas siklus pembayaran. Penelitian ini berhasil merancang sistem informasi terkomputerisasi atas siklus pembayaran yang berguna bagi Sekertariat Direktorat Jenderal Perkebunan Departemen Pertanian.

Kata kunci : Pembayaran, Biaya, Sistem, Informasi

PENDAHULUAN Perkembangan teknologi informasi yang sedemikian pesat dan cepatnya telah membawa dunia memasuki era baru yang lebih cepat dari yang pernah dibayangkan sebelumnya. Menurut Dr. Richardus Eko Indrajit dalam bukunya yang berjudul Pengantar Konsep Dasar Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi, 2000, ditinjau dari segi pengertiannya, sistem informasi dapat dianalogikan sebagai sebuah demand (permintaan) dari masyarakat industri, ketika kebutuhan akan sarana pengolahan data dan komunikasi yang cepat dan murah (menembus ruang dan waktu). Didalam suatu instansi pemerintah dengan berbagai macam kegiatan operasional memerlukan suatu sistem yang sangat diperlukan, terutama pada sistem informasi yang digunakan untuk pengeluaran pada instansi pemerintahan akibat dari kegiatan yang dilakukan oleh instansi tersebut dalam melayani publik. Instansi menghadapi banyak jenis transaksi baru, alat keuangan baru dan situasi yang sebelumnya belum pernah diperhitungkan, yang kesemuanya perlu dipertimbangkan dalam proses informasi. Dalam melakukan semua kegiatan tersebut diperlukan pengawasan yang sangat ketat, hal ini disebabkan karena makin kompleksnya kegiatan yang dilakukan diinstansi tersebut, sehingga makin kompleks pula data dan informasi yang dibutuhkan. Data dan informasi merupakan sumber daya yang sangat berharga bagi suatu instansi, jika suatu instansi tidak mempunyai informasi yang sesuai dengan kebutuhan, maka dikhawatirkan instansi tersebut akan terganggu. Informasi yang dibutuhkan oleh suatu instansi adalah informasi yang cepat, lengkap, dan benar. Oleh sebab itu maka kegiatan di Sekertariat Direktorat Jenderal Perkebunan Departemen Pertanian memerlukan pengeluaran kas, seperti belanja perjalanan dinas, belanja pengadaan barang dan persediaan vaksin, dan belanja jasa lainnya untuk memantau pelayanan masyarakat yang merupakan suatu kegiatan penting untuk kelangsungan kehidupan masyarakat. Tujuan yang ingin dicapai adalah : Merancang dan mengimplementasikan siklus pengeluaran untuk membantu mempermudah dalam mengolah dan menyimpan data dengan informasi yang cepat, tepat,pasti dan memberikan alternatif sistem informasi pembelanjaan serta dapat dipertanggung jawabkan untuk memperlancar kegiatan dan memudahkan dalam menghemat waktu pembuatan laporan nantinya. Kegunaan yang akan didapatkan adalah : Dapat menghasilkan suatu

sistem informasi yang secara cepat, mudah, lengkap, dan tepat tentang data informasi yang relevan yang berkaitan dengan permasalahan siklus pengeluaran.

TINJAUAN PUSTAKA Sistem Informasi merupakan suatu sistem yang tujuannya menghasilkan suatu informasi. Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu (Jogiyanto, 2005:34). Akuntansi merupakan bahasa bisnis yang menyediakan cara untuk menyajikan dan meringkas kejadian kejadian bisnis dalam bentuk informasi keuangan kepada para pemakainya ( Jogiyanto, 2005:227 ). Informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat (Jogiyanto, 2005:35). Jadi dengan demikian sistem informasi akuntansi dapat didefinisikan sebagai kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data transaksi keuangan dan data transaksi bisnis lainnya menjadi informasi keuangan yang berguna bagi pemakainya (Jogiyanto, 2005 ; 227 ). Pengendalian internal adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan (Romney dan Steinbart, 2004:229).

Analisis Sistem Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian bagian komponennya dengan maksud untuk menidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan permasalahan, kesempatan kesempatan, hambatan hambatan yang terjadi dan kebutuhan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan perbaikannya (Jogiyanto, 1999:129). Tujuan utamanya adalah untuk memahami sistem dan masalah yang ada, untuk menguraikan kebutuhan informasi dan untuk menetapkan prioritas pekerjaan sistem selanjutnya.

Terdapat empat tahap atau langkah umum dalam analisis sistem : 1. Survei sistem berjalan. 2. Mengidentifikasi kebutuhan informasi pemakai. 3. Mengidentifikasi kebutuhan sistem yang perlu untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai. 4. Penyajian laporan analisis sistem. Dalam memahami kerja dari sistem yang ada dari beberapa tugas yang perlu dilakukan, sebagai berikut : a. Menentukan Jenis Penelitian b. Merencanakan Jadwal Penelitian c. Membuat Penugasan Penelitian d. Membuat Agenda Wawancara e. Mengumpulkan Hasil Penelitian

Desain Sistem Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analisis sistem telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tahap desain sistem mempunyai dua tujuan utama, yaitu : 1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem. 2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli ahli teknik lainnya yang terrlibat. Untuk mencapai tujuan ini, analis sistem harus dapat mencapai sasaran sasaran sebagai berikut : a. Desain sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah digunakan. b. Desain sistem harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan. c. Desain sistem harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi, pelaporan manajemen dan mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, termasuk tugas tugas lainnya yang tidak dilakukan oleh komputer.

d. Desain sistem harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masing masing komponen dari sistem informasi yang meliputi data, informasi serta pengendalian intern. Desain sistem merupakan formulasi spesifikasi rinci dari sistem yang diusulkan. Terdapat tiga tahap atau langkah umum dalam perancangan sistem. 1. Evaluasi rancangan alternatif dari sistem yang diusulkan. 2. Penyajian spesifikasi rancangan rinci. 3. Penyajian laporan perancangan sistem.

Implementasi Sistem telah dianalisis dan didesain secara rinci dan teknologi telah diseleksi dan dipilih. Tiba saatnya sekarang sistem untuk diimplementasikan. Tahap implementasi sistem dapat terdiri dari langkah langkah sebagai berikut ini : 1. Menerapkan rencana implementasi. 2. Melakukan kegiatan implementasi. 3. Tindak lanjut implementasi Konsep siklus hidup mempunyai implikasi bahwa setiap proyek pengembangan sistem harus dibagi dalam tahap tahap berbeda dengan titik pengendalian manajemen yang formal diletakkan diantara tahap tahap. Prinsip pengendalian dasar adalah setiap tahap harus menghasilkan dokumentasi secara formal ditelaah dan disetujui sebelum memulai tahap berikutnya dari siklus hidup proyek.

METODE PENELITIAN Data yang diteliti adalah data yang berhubungan dengan proses pembuatan siklus pengeluaran. Penelitian yang dilakukan adalah deskriptif aplikasi. Penelitian deskriptif adalah penelitian yang memberi gambaran kepada pembaca dan mengungkapkan suatu masalah, keadaan, peristiwa sebagaimana adanya atau mengungkapkan fakta secara detail. Dari penelitian yang berhubungan dengan penentuan suatu sistem yang baik, maka diperlukan adanya data. Data harus digolongkan menurut jenis dan sumbernya untuk dapat lebih menitikberatkan pada tujuan yang diinginkan.

Sumber data berasal dari internal Sekertariat Direktorat Jenderal Perkebunan Departemen Pertanian, karena semua data yang diperoleh berasal dari direktorat tersebut.

Tehnik Analisis Data Tehnik analisis data yang digunakan adalah analisis deskriptif kualitatif. Dimana tehnik ini menganalisa data penelitian untuk memecahkan masalah yang ada, dengan mengikuti tahapan tahapan dalam sistem siklus pengembangan sistem, yaitu : 1. Perencanaan System, pada tahap ini di lakukan rincian biaya pembuatan sistem pengeluaran manual yang ada. Rencana biaya yang di keluarkan untuk merancang dan mengimplementasikan sistem ini, sebesar Rp 10,000,000. 2. Menganalisis sistem, pada tahap ini dilakukan survei dan investigasi ke sistem pengeluaran manual yang ada, sehingga dapat dirumuskan informasi apa saja yang dibutuhkan dan diperlukan sistem. 3. Merancang secara konseptual, pada tahap ini dilakukan evaluasi terhadap berbagai alternatif rancangan dan menyiapkan spesifikasi rancangan yang sesuai dengan permintaan dan kebutuhan sistem. Sedangkan merancang secara fisik meliputi perancangan formulir dan laporan, prosedur serta pengendalian. 4. Implementasi Sistem, pada tahap ini di lakukan penerapan software yang telah selesai. Kemudian Software tersebut di pakai di Sekertariat Direktorat Jenderal Perkebunan Departemen Pertanian.

HASIL DAN PEMBAHASAN Analisis Sistem Investigasi Awal Sekertariat Direktorat Jenderal Perkebunan merupakan suatu direktorat yang bergerak dalam bidang pertanian khususnya bibit tanaman baru, perluasan lahan

perkebunan, dan lain-lainnya. Berdasarkan wawancara yang dilakukan, bahwa bibit dan benih tanaman baru, dari tahun ke tahun makin bertambah terutama terhadap perluasan lahan perkebunan, sehingga mengakibatkan kebutuhan akan barang barang dan perjalanan dinas tersebut meningkat. Berdasarkan observasi yang dilakukan peningkatan barang ini khususnya bibit dan benih ini disebabkan makin banyaknya area lahan perkebunan yang timbul dimasyarakat, sehingga dapat menimbulkan permasalahan permasalahan yang khususnya dalam pengadaan barang. Permasalahan permasalahan yang terjadi adalah sebagai berikut : Dalam melakukan proses pembayaran membutuhkan waktu yang lama. Dalam melakukan pembibitan tanaman baru masih sedikit tenaga yang ada di kesehatan yang ada didaerah sehingga direktorat tersebut sering melakukan perjalanan dinas untuk mengadakan pelatihan pelatihan. Dokumen dokumen seperti SPPD dan kuintansi kuintansi lainnya kadang kala dalam penyimpanannya tidak dapat diketahui keberadaannya. Akibatnya dalam penyusunan laporannya sering mengalami kesulitan. Pencatatan pada dokumen dokumen kadang mengalami kesalahan dan baru disadari beberapa lama kemudian. Dalam pembuatan laporan banyak mengalami kesalahan kesalahan nilai dan sering terlambat dibuat dan dilaporkan.

Survei terhadap Sistem Beberapa penyebab permasalahan yang timbul didalam internal perusahaan seperti yang telah disebutkan dalam investigasi awal antara lain : Proses pembayaran yang dilakukan lama. Sumber daya manusia yang ada di direktorat tersebut terbatas maka sering diadakan pelatihan oleh direktorat tersebut keberbagai dinas kesehatan yang ada didaerah. Dokumen dokumen penting sering hilang akibat dari kurang baiknya administrasi. Pencatatan yang salah pada dokumen dapat mengakibatkan informasi yang dihasilkan juga salah dan tidak akurat. Kesalahan baru disadari beberapa lama

kemudian karena sistem manual didirektorat tidak memungkinkan untuk mengadakan pengecekan satu per satu mengingat banyaknya data yang masuk. Banyaknya data yang harus diolah dalam membuat laporan tersebut membuat laporan sering terlambat dan banyak mengalami kesalahan nilai.

Kebutuhan Kebutuhan Informasi dan Sistem. Dari permasalahan permasalahan yang ada di direktorat, dapat diketahui bahwa permasalahan itu timbul akibat tingkat efisiensi dan efektifitas yang masih kurang dan banyak terjadi kesalahan manusia ( human error ). Pemrosesan data diperusahaan masih menggunakan cara manual sehingga dibutuhkan waktu yang lama untuk menghasilkan suatu informasi. Adapun kebutuhan sistem informasi adalah sebagai berikut : 1. Dapat melakukan pembayaran dengan cepat dan lebih baik. 2. Mengurangi kesalahan yang diakibatkan kurang baiknya administrasi. 3. menyediakan laporan yang akurat dan tepat waktu. Dengan sistem informasi yang terkomputerisasi, banyak permasalahan di direktorat yang dapat ditangani, selain itu sistem informasi terkomputerisasi juga dapat menguntungkan direktorat dalam melakukan pembayaran yaitu dengan cara sebagai berikut: 1. Sistem informasi yang terkomputerisasi akan menyediakan pelayanan yang lebih baik, dengan mempercepat proses pembayaran dan mengurangi kesalahan kesalahan yang terjadi. 2. Sistem informasi akan menyediakan informasi informasi yang dibutuhkan oleh direktorat untuk mengatasi dalam pembuatan laporan nantinya. 3. Sistem informasi akan dapat meningkatkan produktifitas kerja pegawai sehingga pelayanan direktorat tersebut meningkat. Apabila dikaitkan dengan permasalahan yang terjadi didalam internal Sekertariat Direktorat Jenderal Perkebunan seperti yang disebutkan dalam investigasi awal, maka sistem informasi yang terkomputerisasi dapat menangani masalah yang timbul dengan cara sebagai berikut :

1. Dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi maka rata rata waktu yang dibutuhkan untuk menangani pembayaran pada perusahaan dan pegawai menjadi berkurang karena pengolahan data menggunakan komputer dapat lebih cepat. 2. Sistem informasi terkomputerisasi dapat mengusahakan adanya pengendalian kesalahan yang dapat berupa berikut ini : a. Pencegahan kesalahan. b. Pendektesian kesalahan. c. Pembetulan kesalahan. Dengan pengendalian kesalahan seperti diatas, kesalahan karyawan dalam memasukkan data dapat dikurangi dan apabila memang terjadi kesalahan, maka pegawai dapat menyadarinya dengan cepat sehingga kesalahan nilai dalam memasukkan data dan laporan laporan yang dihasilkan dapat dikurangi. 3. Sistem pengolahan data yang baik. Agar data tidak mudah hilang, keamanannya terjaga, mudah untuk diakses dan dapat mengurangi kesalahan yang dilakukan pegawai maka Sekertariat Direktorat Jenderal Perkebunan memerlukan suatu sistem manajemen database yang baik. Penggunaan sistem manajemen database ini akan memudahkan direktorat dalam mengolah datanya sehingga waktu yang dibutuhkan dalam pengolahan data menjadi lebih singkat. Dengan demikian waktu yang dibutuhkan untuk menangani pembayaran menjadi lebih cepat.

Desain Konseptual Prosedur Pembayaran Belanja Vaksin dan Bahan Lainnya. Prosedur pembelanjaan vaksin dan barang lainnya di Sekertariat Direktorat Jenderal Perkebunan adalah dengan melalui pihak ke tiga dengan cara penunjukkan langsung dan lelang terbuka oleh direktorat tersebut, yaitu sebagai berikut : 1. Dibuat terlebih dahulu surat penerbitan pembayaran oleh Sekertariat Direktorat Jenderal Perkebunan, melalui surat perintah pembayaran langsung yang ditujukan kepada pihak ketiga. 2. Kemudian diajukan kepada pejabat pengeluaran untuk dilakukan penandatanganan oleh pejabat tersebut.

3. Setelah diajukan dan ditandangani, kemudian dibuat surat perintah pembayaran (SPN). 4. Setelah dibuat surat perintah pembayaran kemudian diajukan kepada Kantor Pembayaran Pembendaharaan Negara ( KPPN ) untuk ditandangani oleh Bendahara dan Kepala KPPN. 5. Setelah ditanda tangani oleh Kepala dan Bendahara KPPN, kemudian dilakukan pembayaran dilakukan transfer ke nomor rekening yang diajukan kepada pihak ke 3.

Prosedur Pembayaran Belanja Perjalanan. Adapun prosedur pembayaran belanja perjalanan adalah sebagai berikut : 1. Meminta surat tugas kepada Kasubdit yang bersangkutan dan nota perjalanan dinas kepada Pejabat Pengeluaran, yang kemudian ditandatangani. 2. Setelah disetujui oleh Kasubdit dan Pejabat Pengeluaran maka diajukan kepada Sekertaris Direktur Jenderal Perkebunan, untuk ditandangani. 3. Setelah disetujui kemudian dibuatkan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) untuk diberikan kepada pegawai yang berangkat. 4. Setelah SPPD selesai dibuat pegawai berangkat bertugas ke daerah yang dituju. 5. Setelah sampai didaerah yang dikunjung kemudian distempel dan ditanda tangani oleh Kepala Dinas daerah yang bersangkutan pada saat dikunjung. 6. Setelah selesai pegawai bertugas kembali ke Sekertariat Direktorat Jenderal Perkebunan,kemudian membuat laporan SPPD. 7. Setelah membuat laporan perjalanan dinas kemudian dilaporkan dan ditandangani oleh kepala Sub Direktorat pegawai tersebut. 8. Setelah selesai kemudian dilaporkan ke KPPN, kemudian setelah disetujui dan ditandangani oleh bendahara KPPN, maka ditanda tangani oleh pejabat pengeluaran Sekertariat Direktorat Jenderal Perkebunan.

DFD ( Data Flow Diagram )


Laporan pembayaran
Pemasok

Faktur pembelian

Sekertaris Direktur

Sistem Pembayaran
Kuintansi dan cek pembayaran Form surat tugas Pegawai C dan nota dinas Kuintansi dan uang perjalanan Laporan perjalanan
Bendahara Pengeluaran

Gambar 1. Diagram konteks prosedur pembayaran belanja vaksin dan bahan lainnya serta pembayaran belanja perjalanan.
Pemasok Faktur pembelian
faktur valid

Pemeriksaa n Validasi Faktur

data pemasok
Data pesanan brg

file pemasok
file pesanan brg

Pembuatan Surat Perintah KPPN

surat perintah pembayaran yg blm acc

Validasi dan ACC Surat Perintah Pembayaran


data surat pembayrn surat perintah pmbyrn yg sdh acc file surat pmbyrn

surat perintah pembayaran yg blm acc surat perintah pembayaran yg sdh acc

Sekertaris Direktur

Lap. pembayaran

Kuintansi dan cek pembayaran


Kuintansi dan uang perjalanan

Proses Pembayaran
Data Surat perintah pmbyrn yg sdh acc file pembayaran

Validasi Surat belanja

Surat belanja perjalanan Yg sdh acc

Lap.perjalanan

surat belanja perjalanan


Buat surat belanja perjalanan
data dinas

Bendahara Pengeluaran
file dinas

form surat prjlnn dan nota dinas

Pegawai

Proses validasi data

data pegawai

pegawai

Gambar 2. Diagram zero prosedur pembayaran belanja vaksin dan bahan lainnya serta pembayaran belanja perjalanan.

Desain Program Setelah melakukan desain secara konsep, yang dilakukan selanjutnya adalah mengembangkan konsep tersebut kedalam desain secara fisik. Perancangan fisik ini dimulai dengan desain terhadap input kemudian desain output yang akan dihasilkan dalam sistem informasi atas transaksi pembayaran. Langkah utama adalah mendesain bentuk bentuk input yang dibutuhkan oleh pihak direktorat tersebut. Form Menu Utama dan Resume Kontrak

Gambar 3. Form Menu Utama dan Resume Kontrak Form Data Pemasok dan Surat Permintaan Pembayaran

Gambar 4 Form Data Pemasok dan Surat Permintaan Pembayaran

Form Data Pegawai dan Surat Perintah Membayar

Gambar 5 Form Data Pegawai dan Surat Perintah Membayar Form Nota Perjalanan Dinas dan Surat Perintah Perjalanan Dinas

Gambar 6. Form Nota Perjalanan Dinas dan Surat Perintah Perjalanan Dinas Sumber : Hasil pengolahan penulis

KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Berdasarkan analisa dan penelitian yang dilakukan pada Sekertariat Direktorat Jenderal Perkebunan, Sistem informasi terkomputerisasi atas siklus pengeluaran dirancang dengan mengikuti beberapa tahap dalam SDLC dan output yang telah terancang. Input yang telah terancang berupa format form pada layar komputer. Form tersebut antara lain form

pemasok, form pegawai, form barang, serta form transaksi pembayaran. Komputerisasi terhadap sistem informasi atas siklus pengeluaran diharapkan dapat mengurangi permasalahan yang dihadapi oleh Sekertariat Direktorat Jenderal Perkebunan, seperti kesalahan dalam pencatatan transaksi pembayaran dan dapat menyediakan informasi yang memadai dan tepat waktu bagi user dalam rangka mengambil keputusan yang baik.

Saran Saran yang dapat diberikan oleh penulis setelah melakukan penelitian dan pembahasan terhadap Direktorat Surveilans Epidemiologi Imunisasi dan Kesehatan Matra, Sistem informasi yang manual atas siklus pengeluaran sebaiknya diubah menjadi sistem informasi atas pengeluaran yang terkomputerisasi.

DAFTAR PUSTAKA George H.Bodnar dan William S. Hopwood. 2003. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Kedelapan. Jilid 1. PT. Indeks, Kelompok Gramedia. Jakarta. George H.Bodnar dan William S. Hopwood. 2003. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Kedelapan. Jilid 2. PT. Indeks, Kelompok Gramedia. Jakarta. Jogiyanto, HM. 1999. Analisis Dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur. Edisi Kedua. Cetakan Pertama. PT Andi. Yogyakarta. Jogiyanto, HM. 2005. Sistem Teknologi Informasi. Edisi Kedua. PT Andi. Yogyakarta. Mardiasmo. 2004. Akuntansi Sektor Publik. PT Andi. Yogyakarta Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart. 2005. Accounting Information Systems. 9th Edition. Buku Satu. Salemba Empat. Jakarta. Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart. 2005. Accounting Information Systems. 9th Edition. Buku Dua. Salemba Empat. Jakarta. Raymond Mcleod, Jr. 2001. Sistem Informasi Manajemen. Edisi Ketujuh. Jilid 1. PT.Prenhallindo. Jakarta. Raymond Mcleod, Jr. 2001. Sistem Informasi Manajemen. Edisi Ketujuh. Jilid 2. PT.Prenhallindo. Jakarta.